Как написать электронное письмо

Как написать текст электронного письма

6 класс

урок развития речи

Электронное письмо

Существенным преимуществом электронной почты является ее бесплатность : автор письма и его получатель платят только за пользование Интернетом. Для отправки электронного делового письма не нужен посредник в лице обычной почты или службы курьерской доставки — достаточно компьютера, подсоединенного к Интернету, и соответствующего программного обеспечения.

При этом письмо — в случае временного отсутствия адресата — будет ожидать его в "почтовом ящике" столько, сколько потребуется, и качество информации от этого нисколько не пострадает.

Упоминание в качестве главного преимущества электронной почты ее оперативности не случайно. Пересылка информации от одного e-mail-абонента к другому происходит в режиме реального времени.

Что нужно знать каждому участнику электронной переписки

1. Сохраняйте конфиденциальность. Никто, кроме вас, не должен иметь доступа к вашему "почтовому ящику". Держите в тайне пароль

2. Ограждайте свой "почтовый ящик" от рекламного "мусора" — спама. Добиться этого можно, установив электронные фильтры. Кроме того, не спешите сообщать свой электронный адрес всем подряд. 

3. Содержите в порядке книгу электронных адресов. Это особенно важно в тех случаях, когда вам необходимо осуществить циркулярную рассылку какой-либо информации.

4. Избегайте пересылать по электронной почте конфиденциальную информацию. Не забывайте о возможных ошибках при указании адреса

5. Заранее готовьте текст электронного письма.Не забывайте, что это оперативный вид деловой коммуникации. Дополнительную информацию высылайте адресату вложенным файлом

Этикет пользования электронной почтой

Электронная почта — это, пожалуй, самая распространенная на сегодня услуга Интернета. Многие правила этикета для пользователей электронной почты сходны с принятыми в обществе нормами для почты классической. Имеющиеся отличия или дополнения обусловлены в основном применением новых технологий и способов передачи информации.

Пользователь электронной почты своим поведением сам во многом определяет конфиденциальность переписки.

Начните письмо с приветствия. Для деловой переписки «Здравствуйте, уважаемый господин Залихватский» или «Добрый день, уважаемая Алена Игоревна» то, что нужно. Заканчивать послание возможно традиционным «С уважением, …».

Подпись в электронном письме ставить обязательно – максимум 4-6 строк. Она непременно должна включать ваше имя (отчество, если хотите, чтобы к вам так обращались) и фамилию, а также можно указать должность, название и сайт компании, контактный телефон, адрес электронной почты и другие способы связи с вами.

Если вы не знакомы адресату, тогда укажите цель своего обращения («…видел Ваше рекламное объявление там-то, Вы заинтересованы получить то-то, могу предложить …»).

Текст не должен представлять собой длинную «простыню». Каждую тему своего послания отделяйте пустой строкой (играют роль абзацев) для лучшего восприятия информации.

Экономьте время свое и чужое – пишите кратко, но отвечайте на все поставленные вопросы в электронном письме с использованием разумного цитирования. Сокращайте длинные цитаты, оставляя главную мысль, ваш ответ не должен быть намного короче цитаты . При полном цитировании ваш текст должен быть вначале письма.

Не вставляйте в письмо мелкие подробности – для этого служат вложенные файлы или ссылки на полезные материалы с комментариями в тексте. Если же необходимо послать вложенный архивированный файл rar или zip

Образец подписи в электронном письме:

С уважением, Евгения Полоса kontakt @delo-ved.ru http://delo-ved.ru

Деловое предложен ие

Здравствуйте (Добрый день), [имя человека, к которому происходит обращение]!

Имя желательно указывать в любом письме при общении, потому как личное обращение настраивает человека на дружеский лад. Впрочем, если имени разузнать так и не удалось, достаточно будет шаблонного приветствия.

Разрешите представить Вашему вниманию новую услугу (новый продукт) от нашей компании [наименование компании].

Позвольте предложить сотрудничество в сфере [наименование сферы деятельности].

Далее кратко описываете преимущества вашего предложения в ценовом варианте, либо каких-то качественных характеристиках. Главное не переусердствовать. Мегабайты текста, да еще и дополненные яркими бессмысленными картинками только отпугивают людей. Если получатель письма заинтересуется Вашим предложением с первых строчек, то обязательно свяжется в Вами для дополнительной информации.

--- С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные] [собственный e-mail адрес] [адрес вашего сайта]

Деловой запрос

Здравствуйте (Добрый день)!

Либо, если известно имя адресата, то  (Уважаемый, [Имя, Отчество])!

Прошу предоставить информацию о товаре (услуге) [наименование товара/услуги] с описанием полных характеристик и конкурентных качеств.

Более строгая форма, рекомендуемая при обращении в государственные органы. При этом весьма не лишним будет ознакомиться с необходимыми действующими законами, которые свободно можно скачать в сети Интернет.

На основании Федерального закона РФ [номер и дата документа], прошу предоставить сведения [описываете необходимые для получения данные].

Можно также обратится к руководству того или иного сервиса в Интернете, при нарушении Ваших прав.

В связи с нарушением пункта [номер пункта в пользовательском соглашении] пользовательского соглашения, а именно: “[цитируете полный текст названного пункта]”, прошу провести проверку и принять соответствующие санкции в отношении виновного [ответственного (если речь идет о сотрудниках сервиса)] лица [сайта (наименование сайта)]. О результатах проверки и вмененных санкциях прошу сообщить по адресу [собственный адрес электронной почты].

--- С уважением, [Автор письма] [дополнительные контактные данные]

Домашнее задание

Прислать Деловое письмо или Деловой запрос на адрес электронной почты