Методическое пособие "Тайм-менеджмент удаленной работы"

«Тайм-менеджмент удаленной работы»

Управление временем для современного человека – центральное понятие любой системы личной эффективности и продуктивности, Святой Грааль для каждой амбициозной личности, будь то студент, предприниматель или домохозяйка. Быстрый темп жизни, особенно в крупных городах, и огромные массивы данных затрудняют достижение важных для каждого из нас целей, не важно повышение это по службе, воспитание ребёнка или создание собственного предпринимательского проекта.

Само понятие «тайм-менеджмент» происходит от английского «time management» и означает технологию организации человеком своего времени и увеличения эффективности его использования. Если говорить более конкретно, то тайм-менеджмент подразумевает под собой действие или совокупность действий по тренировке осознанного контроля над количеством времени, которое затрачивается на определённые виды деятельности и посредством которого можно существенно увеличивать свою продуктивность и результативность.

Тайм-менеджмент включает в себя широкий спектр деятельности, в числе которых:

• Постановка целей

• Планирование и распределение времени

• Делегирование задач и управление ресурсами

• Анализ затрат времени

• Фиксация времени

• Приоритизация

• Составление списков

• И многие другие.

В начале своего появления управление временем касалось только сферы трудовой деятельности или бизнеса. Но, по мере развития, термин стал расширяться и включил в себя и различные аспекты личной деятельности человека. Сегодня тайм-менеджмент является необходимой составляющей развития абсолютно любого проекта, т.к. служит определяющим фактором при расчёте его масштаба и времени, требуемого для его реализации.

В современном мире личное время – это ключевой ресурс человека, зачастую имеющий гораздо более высокую стоимость, чем деньги, поскольку оно, в отличие от них, не может быть накоплено или восстановлено. Именно поэтому умение наилучшим образом использовать своё время и управлять им представляет существенную ценность для любого человека. И важно научиться применять этот навык во всех сферах жизни: работе, бизнесе, творчестве, семейных отношениях и т.д.

Навык управления временем предоставляет человеку огромное количество самых разных преимуществ. Ниже мы перечислим лишь некоторые из них.

Итак, человек, умеющий управлять своим временем:

• Значительно чаще остальных достигает поставленных целей

• Достигает своих целей в разы быстрее, чем люди, не обладающие таким навыком

• Способен достичь успеха в любой сфере деятельности

• Имеет гораздо больше времени на отдых, нахождение с близкими и занятие любимыми делами

• Способен выполнять множество различных дел в течение короткого промежутка времени

• Имеет возможность увеличить свои доходы, создать капитал и отойти от дел как можно скорее

• Может избавиться от ощущения постоянной усталости и укрепить своё здоровье

• Гораздо меньше подвержен влиянию стрессов и негативных факторов

• Позитивно воспринимает окружающий мир и происходящие в нём события

• Может уделять больше времени на духовное развитие и самосовершенствование

• Всегда имеет чёткий план действий

• Обладает внутренней свободой и имеет возможность выбора

• Способен создавать благоприятные условия и самостоятельно контролировать свою жизнь.

В современных условиях жизни многие организации и работники столкнулись с необходимостью работы в удаленном режиме. Организация работы на дому – это совсем другая история, чем организация работы в учреждении, офисе. Тайм-менеджмент для фрилансера отличается от офисного тайм-менеджмента.

Плюсы удаленного режима работы:

• Повышенная продуктивность. Многим сотрудникам комфортнее работать в домашних условиях.

• Более гибкий рабочий график. Членам команды легче подстраиваться под расписание друг друга.

• Сокращение расходов. В компании снижаются затраты на содержание офиса, у сотрудников – на транспорт и питание.

Минусы удаленного режима работы:

• Меньше взаимодействия. Коллеги не могут обсудить важные вопросы лично.

• Необходимость в дополнительном контроле. С командой удаленных специалистов всегда существует риск провала проекта или задачи только потому, что сотрудники не выполнили вовремя поставленные задачи.

• Информационная безопасность в зоне риска. Без надлежащего контроля из дома команда может взаимодействовать через незащищенные онлайн-каналы.

• Сложность сосредоточения сотрудника на рабочих моментах в домашней обстановке.

Домашняя обстановка изначально не подразумевает, что мы будем напрягаться, выполнять какие-то дела и задачи, принимать важные деловые звонки и т.п. Дома мы можем готовить, играть с детьми, решать семейные вопросы, смотреть фильмы или отдыхать, но не работать. Изначально наш мозг так воспринимает наш дом.

И чтобы все дела, которые нам необходимо сделать, были выполнены, нам необходимо качественно подготовиться. Качественная подготовка - это основа успеха.

С какими сложностями может столкнуться работник во время работы дома:

• Как не срывать дедлайны и успевать то, что действительно важно?

• Как совмещать детей и работу?

• Как не перегореть от того, что у тебя постоянно рассеивается концентрация?

• Как создать рабочий настрой и добиваться эффективных результатов?

Можно выделить пять шагов, которые могут помочь решить эти пять вопросов:

Шаг 1. Создать правильную внешнюю обстановку.

Далеко не у каждого из нас есть возможность выделить отдельную комнату под рабочий кабинет. Но если есть – это идеальный вариант. Если нет то, подумайте где в вашем доме будет самое подходящее место для работы. Главное правило: на вашей рабочей поверхности должно быть достаточно места, чтобы там удобно мог разместиться ноутбук, документы и все, что вам необходимо для работы. Желательно чтобы из этого места у вас был хороший обзор на комнату. Это на тот случай, если у вас есть дети.

Шаг 2. Ваш внешний вид.

Даже если вам не надо никуда выходить на улицу, для работы дома тоже нужно правильно одеться, так как это создает определенный рабочий настрой и правильную рабочую атмосферу.

В первую очередь это относится к девушкам, так как мы устроены так, что нам необходимо нравится себе в зеркале. Если это не так, то у нас сразу падает концентрация внимания.

Шаг 3. Выстроить систему взаимоотношения с родственниками или с теми людьми, которые находятся дома пока вы работаете.

Необходимо выстроить график работы. Почти у каждого фрилансера работа занимает непомерное количество времени. Порой, даже очень сложно посчитать, какое количество часов в день мы работаем. Сегодня вы можете начать работу в 7, завтра в 11, закончить 5 вечера или в 1 час ночи.

Наша задача систематизировать этот процесс. Есть такой закон: работа занимает все время, которое мы на нее отводим. Поэтому четко обозначьте себе начало и конец рабочего дня, перерыв на обед и придерживайтесь его, Другими словами, вам необходимо наладить график рабочего времени.Обратное ведет к нарушению дедлайнов, переработке, снижению продуктивности.

Шаг 4. Систематизировать день ребенка.

У ребенка также должно быть расписание, включающее занятия, которые он может делать без вашего присутствия. Важно это делать в четкое конкретное время, чтобы все могли спланировать свой день.

Шаг 5: Составить правильный план на день.

Планирование своего дня особо важно, если вы работаете дома. Оно необходимо чтобы не расслабляться, не отвлекаться перекусы и домашние дела. Дома много причин чтобы отвлечься.

День можно планировать с утра или вечером. Можно использовать различные приложения для планирования. После того, как вы составили план, обязательно правильно выделите в нем приоритетные дела, дела которые приносят вам деньги.

Среди множества приемов тайм-менеджмента удаленщикам, как правило, идут на пользу следующие:

• Закон Парето. Это эмпирическое правило в условиях удаленки выглядит так: 80% трудового времени – работе, 20% – перерывам и отдыху;

• Прием «Поедание лягушек». «Лягушки» – это самые неприятные обязанности или задачи, которые делать не хочется, но нужно. Если выполнить такое дело в первую очередь, то оставшиеся воспринимаются легче, а мысль о неотвратимости выполнения задания, которое вызывает негатив, не будут довлеть в течение дня;

• Прием «Деление слона на бифштексы». Когда задача кажется необъятной, стоит задуматься, из каких более мелких шагов она состоит. Разделив масштабного «слона» на небольшие «бифштексы», справиться в крупным делом будет легче;

• Учет биоритмов. Все люди разные: кто-то активен утром, кто-то – вечером; одни могут переключаться между задачами в 5 минут, другим нужна долгая настройка. Если учитывать свои биологические пики активности, на них можно перенести самые сложные и требующие максимальной концентрации задачи. Так время будет потрачено максимально эффективно.

Говоря о тайм-менеджменте удаленной работе стоит обратить внимание на такое явление как прокрастинация – склонность откладывать дела. Некоторые сравнивают прокрастинацию с ленью; на самом деле, все гораздо сложнее. Прокрастинатор не отдыхает, а продолжает тратить энергию на ненужные действия, вместо того чтобы вложить ресурсы в то, чем необходимо заняться. С одной стороны, это нормальная реакция психики – избегать неприятных или кажущихся сложными задач. Но зачастую она перерастает в серьезные неприятности.

Если прокрастинация не достигла хронической формы, ее причины часто кроются в банальных вещах:

• неумение принимать решения;

• страх важных событий, изменений (в том числе позитивных);

• отсутствие внутренней мотивации;

• закрепленная идея успеха, что в последний момент всегда получается сделать работу быстро и качественно;

• отсутствие навыков планирования;

• непонимание негативный последствий;

• перфекционизм.

Иногда человек не умеет расставлять приоритеты или не определяет глобальные цели: для него нет разницы, чем сейчас заняться. Некоторые прокрастинируют из-за неуверенности, потому что не знают, как подступиться к намеченному делу, и боятся, что не справятся с ним. Это может быть как страх неудач, так и страх успеха – распространенная фобия, которая блокирует потенциальные достижения, ведь в привычном состоянии комфортно и спокойно.

Способы борьбы с прокрастинацией:

Обратное планирование

Чтобы не оставлять дела на последний момент, нужно научиться составлять график. Обратное планирование – это один из методов создания расписания, но, в отличие от стандартных списков дел, в нем надо делать упор на позитив. То есть вместо совещаний, оплаты счетов и неприятных звонков вы указываете в ежедневнике мероприятия, долгожданные встречи и дела, которые вам нравятся. Даже если график расписан по минутам, всегда можно внести в расписание обратного планирования крепкий сон, горячую ванну и вкусный ужин. Этот метод изобрел психолог Нейл Фьоре еще в 1988 году, но он работает и в современных реалиях.

Обратное планирование помогает сконцентрироваться на позитивных перспективах и возвращает интерес к жизни. В этом расписании, наполненном интересными событиями, уже проще находить время для обязательных, но не самых приятных задач. Таким образом, вы будете отвлекаться на важное и возвращаться к любимому делу, а не наоборот.

Простые цели

Одна из причин, по которой человек откладывает дела, заключается в том, что стоящая перед ним задача кажется слишком сложной. Намного легче начать работу над проектом, когда вы устанавливаете простые достижимые цели, а не большой, расплывчатый план. Вместо того чтобы говорить себе «Сегодня вечером я буду изучать английский», скажите: «Сегодня вечером я прочту пару страниц учебника и выполню одно задание». Это сделает цели менее пугающими и более достижимыми. Еще один способ – рассказать о своих планах окружающим. Так у вас появится дополнительная мотивация для выполнения поставленной задачи, ведь ответственность станет выше.

Отвлекающие факторы

Полезно заранее подготовиться к делу, предусмотрев, что может помешать. Если вы склонны отвлекаться на сообщения мессенджеров, выключите звук оповещений или оставьте телефон в другой комнате. Лучше сразу устранить внешние источники раздражения: закрыть окна, когда мешает шум с улицы, или включить музыку, которая расслабит и поможет сконцентрироваться. Иногда для начала работы достаточно сменить обстановку, помедитировать или перекусить, убедившись, что все готово для старта.

Правило 15 минут

Если методы планирования и подготовки не сработали, иногда приходится приступать к делу вопреки желанию. Но здесь, как и в любом сложном начинании, работает правило 15 минут. Договоритесь с собой, что посвятите это время неинтересной, но обязательной задаче. Если по истечении этого периода вы не захотите продолжать работу над ней, прервитесь и поищите причины в другом. Возможно, вы действительно устали, давно не выходили на прогулку или скучаете по телефонным разговорам с лучшим другом. Главное – не упрекать себя за «потерянное время», а научиться распоряжаться им с пользой. Крайне важно сделать продуктивность долгосрочной привычкой, чтобы предотвратить повторение прокрастинации.

Удовольствие от процесса

Сложно погружаться в дело, если вас волнует только его результат. Постарайтесь найти позитивные стороны в любой, даже простой бытовой задаче. Можно совмещать уборку со спортом, воспринимать приготовление ужина как креативный процесс, а общение с малоприятными людьми – как тренировку самообладания и укрепление силы воли. Когда вы концентрируетесь на процессе, а не только отложенном (часто пока неизвестном) результате, становится гораздо проще. К тому же, если исполнитель в хорошем настроении, с задачами он справляется быстрее, а результат приятно поражает.