Основные требования к структуре документов

Структура документа Word

Цель пользователя — создать документ Word определенной структуры, определенного содержания и, соответственно, определенным образом изображаемый на экране монитора или на принтере.

Документ Word в своей основе содержит компьютерный текст, но структура этого документа намного богаче «плоского» текста. Такой текст, следуя дословному переводу Rich Text, называют «богато оформленным». Простой плоский текст состоит из символов, текст документа Word состоит из знаков. Знак Word имеет сложную структуру. Помимо собственно символа, каждый знак содержит параметры форматирования символа, т. е. значения свойств, определяющих способ изображения. Программа Word использует специальные знаки для того, чтобы выделять в тексте различные структурные элементы: абзацы, секции, таблицы, рисунки. Причем каждый из этих элементов несет собственный набор параметров, влияющих на отображение текста. Например, параметры форматирования абзаца определяют, как Microsoft Word будет располагать слова, составляющие абзац, на строках изображения текста.

Структура документа Microsoft Word приведена на схеме рис. 14.1.

Для каждого класса задач обработки текста, стоящих перед автором, в текстовом процессоре Word используется соответствующий набор структурных элементов документа.

Структура текста небольшого документа простая: обычно заголовок и текст, разбитый на абзацы по смыслу.

Многостраничные документы имеют сложную структуру с многоуровневой иерархией. Структурные элементы такого документа называют по-разному: главы, параграфы, разделы, подразделы, пункты, подпункты и т. д. Каждый структурный элемент имеет заголовок, который снабжен каким-либо текстовым обозначением или номером.

При построении структуры документа Word использует набор встроенных стилей заголовков. При повышении или понижении уровня Word подбирает соответствующий стиль заголовка. В Word имеется специальный режим работы со структурой документа — режим СТРУКТУРА.

Рис. 14.1.Схема документа Word

К документу можно добавить специально оформленную первую страницу титульного листа. Для этого во вкладке ВСТАВКА в группе СТРАНИЦЫ выбирается кнопка ТИТУЛЬНАЯ СТРАНИЦА, а затем в появившемся списке — один из предлагаемых вариантов (рис. 14.2).

Добавляемая страница может иметь рисунки и другие графические объекты, подсказки с указанием вводимой информации. Некоторые поля титульной страницы заполняются автоматически, при этом информация берется, например, из свойств файла. Некоторые поля надо заполнять самостоятельно. При заполнении полей не обязательно следовать имеющимся в них подсказкам. Можно изменять содержимое автоматически заполненных полей. Незаполненные поля оставлять нельзя; их следует удалить. Содержимое полей можно оформлять как обычный текст. На титульную страницу можно добавлять текст, таблицы, графические объекты.

Для удаления титульной страницы во вкладке ВСТАВКА в группе СТРАНИЦЫ выбирается кнопка ТИТУЛЬНАЯ СТРАНИЦА, а затем в появившемся меню — команда УДАЛИТЬ ТЕКУЩУЮ ТИТУЛЬНУЮ СТРАНИЦУ.

Создание и форматирование оглавления в текстовом процессоре Word

Наличие заголовков, отформатированных с использованием стилей, позволяет автоматически вставлять оглавление. Оглавление документа представляет собой список заголовков документа с указанием

с траниц, где эти заголовки располагаются. Оглавление может размещаться как в начале издания на 3-й или 5-й полосе, следом за оборотом титула, так и в конце издания, перед выпускными данными. Второй способ предпочтительнее.

У оглавления три основные задачи:

1)справочно-поисковая — упростить и ускорить поиск составных частей издания (глав, параграфов, примечаний и т. д.);

2)информационно-пояснительная — дать чита елю общее представление о содержании и структуре издания, подготовить его тем самым к чтению или к выбору материала, помочь восстановить в памяти прочитанное при перерыве в чтении;

3) рекламно-пропагандистская — завлечь читателя, вызвать у него интерес к просматриваемой книге, желание его прочитать.

Строгих правил оформления оглавления нет.

Оглавление является переменным и вычисляется каждый раз на основании текущего состояния документа. Обычно при написании документа, чтобы разбить его на части, пользуются стилями Заголовок 1, Заголовок 2 и т. д. Word находит такие заголовки, определяет номер страницы и записывает заголовок и номер страницы в оглавление. Оглавление вставляется в документ в виде поля. Несмотря на то, что оглавление является полем, форматировать и целый абзац, и отдельные символы можно. Но после того как оглавление обновится (нажатие клавиши [F9]), все внесенные изменения будут утеряны. Настроить формат оглавления можно, изменив стили Оглавление 1, Оглавление 2 и т. д.

Для построения оглавления используются опции раскрывающейся кнопки ОГЛАВЛЕНИЕ, которая расположена на вкладке ССЫЛКИ

(рис. 14.3).

Чтобы создать и отформатировать оглавление в соответствии с каким-либо другим шаблоном или установить необходимые параметры, следует выбрать опцию ОГЛАВЛЕНИЕ, которая откроет диалоговое окно ОГЛАВЛЕНИЕ (рис. 14.4). Нажатие кнопки ПАРАМЕТРЫ открывает диалоговое окно ПАРАМЕТРЫ ОГЛАВЛЕНИЯ, в котором можно выбрать, какие заголовки следует включать в оглавление

(рис. 14.5).

В большинстве изданий указатель набирается с новой полосы. Указатели с длинными заголовками лучше набирать в одну колонку. Если заголовки небольшие (в среднем 1–3 слова), то рекомендуется

заверстать указатель в две колонки (на больших форматах — в 3– 5 колонок). В зависимости от ширины полосы набора или колонки текст указателя выключается влево или на формат. Критерием выбора

выключки могут служить пробелы: если слишком много «дыр», то лучше текст выключить влево. Для лучшей наглядности вторые строки следует набирать с втяжкой, кратной абзацному отступу или его половине.

Указатель, как правило, набирается в алфавитном порядке. Заголовки (буквы), обозначающие смену первой буквы, рекомендуется набирать большим кеглем (14 пт и выше) и полужирным (если это вписывается в концепцию оформления), чтобы они не сливались с текстом указателя. Набираются они обычно по центру колонки или полосы набора с небольшими отбивками.

Применяется также другое оформление: перед заголовком ставится отбивка, первую букву этого заголовка набирают большим кеглем и/или полужирным.

Текстовый процессор Word позволяет автоматически формировать предметный указатель. Для этого сначала нужно пометить его будущие элементы, а затем собрать указатель.

Для пометки основного элемента указателя:

1) элемент выделяется и нажимается комбинация клавиш [Alt]+[Shift]+[X]. В окне ОПРЕДЕЛЕНИЕ ЭЛЕМЕНТОВ УКАЗАТЕЛЯ (рис. 14.6) в поле ОСНОВНОЙ будет введен выделенный текст.

Рис. 14.6. Пометка элементов текста для включения в предметный указатель

Для добавления дополнительного текста указателя он вводится в поле ДОПОЛНИТЕЛЬНЫЙ.

Чтобы добавить элемент третьего уровня вводится текст дополнительного элемента указателя, двоеточие (:),

а затем — текст элемента третьего уровня;

2)для выбора формата номеров страниц отображения в предметном указателе устанавливается флажок ПОЛУЖИРНЫЙ или КУРСИВ;

3)выбирается кнопка ПОМЕТИТЬ. Чтобы пометить все вхождения данного текста в документ, выбирается кнопка ПОМЕТИТЬ ВСЕ.

При пометке текста как элемента предметного указателя в документ добавляется поле XE, оформленное скрытым текстом.

Для работы со структурными частями документа предназначен режим просмотра документа СТРУКТУРА (вкладка ВИД – кнопка СТРУКТУРА). При переключении в режим структуры внешний вид документа изменится (рис. 14.10). Дополнительно появляется вкладка СТРУКТУРА. Абзацы разных уровней выводятся с отступами относительно левого поля в зависимости от стиля заголовка.

Символы структуры (символы, отображаемые слева от абзацев документа в режиме структура) и отступы в режиме структуры указывают на организацию документа и позволяют быстро изменять его структуру.

Их может быть четыре вида:

1)заголовок с подчиненным текстом (с плюсом);

2)основной текст (с квадратиком);

3)серая линия, которой подчеркнут заголовок, означает, что заголовок содержит свернутый подчиненный текст;

4)заголовок без подчиненного текста (со знаком минус).

В режиме СТРУКТУРА существуют следующие возможности для организации документа:

1)раскрытие (кнопка «–» на вкладке СТРУКТУРА) и свертывание текста заголовка (кнопка «+» на вкладке СТРУКТУРА), текстовый курсор при этом должен стоять на заголовке. Можно применить двойной щелчок мышью на знаке «+», расположенном рядом с заголовком. Чтобы свернуть текст под заголовком определенного уровня, можно использовать раскрывающийся список ПОКАЗАТЬ УРОВЕНЬ: например, чтобы отобразить заголовки 1–3 уровня, выбирается команда ПОКАЗАТЬ УРОВЕНЬ 3. Чтобы заново отобразить все уровни, используется параметр ПОКАЗАТЬ ВСЕ УРОВНИ;

2)вывод только первых строк абзаца (кнопка ПОКАЗАТЬ ТОЛЬКО ПЕРВУЮ СТРОКУ), текст заголовка должен быть развернут; многоточие (...) после первой строки указывает на то, что остальные строки свернуты. Чтобы заново отобразить весь текст, следует нажать эту кнопку еще раз;

3)перемещение заголовка и его подчиненного текста по документу (треугольники вверх и вниз), текст заголовка должен быть свернут;

4)повышение или понижение уровня заголовка (кнопки в виде стрелок влево или вправо).

При редактировании текста заголовков или обычного текста можно делать с ним все то же, что и в режиме разметки страницы. При выделении заголовка, содержащего свернутый текст, свернутый текст также будет выделен. Любые действия, произведенные над заголовком, в том числе перемещение, копирование и удаление, будут выполнены и со свернутым текстом.

3