Приемка, проверка и бухгалтерская обработка  документов

Тема 6. Приемка, проверка и бухгалтерская обработка  документов

На предприятиях документы проходят несколько этапов:

• 1. приемка документов к учету;
• 2. проверка документов;
• 3. обработка документов в бухгалтерии;
• 4. сдача документов в архив.

• Приемка документов . Составляют документы ответственные лица в определенные сроки в соответствии с установленным графиком документооборота. После использования документов в оперативной работе их сдают в бухгалтерию. При приемке документов необходимо обратить внимание на правильность оформления документов, их соответствие установленным требованиям.

Ошибки, выявленные в результате проверки , можно разделить на несколько групп:

• ü  по причинам возникновения  – небрежность, бухгалтерская неграмотность, переутомление, неисправность вычислительной техники и т.п.;
• ü  по месту возникновения  – в тексте или цифрах первичных документов, при разноске в регистры;
• ü  по значению  – локальные ошибки (например, в дате) и транзитные (вызывающие автоматические ошибки в нескольких местах).

Наши эксперты обращают внимание на типичные ошибки обработки первички:

• Документ отсутствует.  Достаточно распространенная ситуация. Особенно там, где большое количество операций или формы составляются не в момент проведения сделки. В зоне особого риска — торговые, строительные, транспортные организации.
• Ошибки в заполнении или применение нетиповой формы, когда это необходимо.  Среди наиболее распространенных — обобщение приобретенного товара, например, «1740» вместо указания каждого изделия. Отсутствие дат, подписей, других обязательных реквизитов.
• Документ испорчен.  Чаще всего касается кассовых чеков или самокопирующихся бланков. С течением времени чернила выцветают, и информация «исчезает» с документа. Нередки случаи уничтожения документов из-за неправильной организации хранения  или небрежного обращения.
• Исправления в кассовой документации.  Законодательством запрещено исправлять документы, связанные с движением денег по кассе или расчетному счету.

Чтобы исключить утерю, порчу или ошибки в бумагах, рекомендуем работу с ними разделить на несколько циклов :

• Сотрудник передает бумажные экземпляры в отдел делопроизводства. Там оригиналы сканируют и подшивают в отдельные папки-регистраторы. По мере заполнения или по окончании налогового периода папки опечатываются и передаются на хранение. Электронные копии размещаются в архиве на сервере.
• О том, что скан документа поступил на сервер, формируется извещение, которое направляется бухгалтеру, закрепленному за участком работы. Его основная задача — определить вид бумаги, установить ее взаимосвязь с другими документами и конкретной сделкой, а также проверить качество документа.
• Если в системе уже есть подобный документ, для предотвращения ошибок в учете сканированные копии сравниваются. Все ошибочные или некорректные формы удаляются. В программе остается только верный документ.
• Ежемесячное проведение отчета по взаимосвязям позволяет выявить отсутствующие документы и своевременно, до окончания налогового периода, запросить их у контрагентов.
• Если у организации были убытки, следует увеличить нормативные сроки хранения архивов. Это позволяет доказать правомерность уменьшения налогооблагаемой базы по прибыли даже по прошествии значительного периода времени.

Основные требования, предъявляемые к организации архива:

• 1.  Обеспечение сохранности документов и возможность их быстрого нахождения. Для хранения документов отводят специальные помещения или закрытые шкафы.
• 2.  Документы постоянного и временного сроков хранения необходимо группировать в дела раздельно.
• 3. Подлинники должны быть отделены от копий.
• 4.  Годовые сметы и отчеты должны быть отделены от квартальных и месячных.
• 5.  В дело должно быть включено по 1 экземпляру каждого документа.
• 6.  В дело группируют документы одного периода.
• 7.  Приложения к документам независимо от даты их утверждения или составления присоединяют к документам, к которым они относятся..