Лекция "Основы организации делопроизводства"

.1ОСНОВЫ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Информация как свет, если её слишком много

Она может ослепить!

С.Паркинсон

В основе деятельности организации, будь то министерство или малое предприятие, находятся:

- процессы получения и обработки информации;

- принятие решения, доведение его до исполнителей;

- исполнение, контроль и подведение итогов.

Информация является основой управления. Каждая организация представляет собой узел коммуникационной сети, в котором пересекаются потоки информации от многих источников.

От оперативности, устойчивости и оптимальности информационных потоков во многом зависят качество управления, эффективность всех его звеньев.

Дефицит объективной информации может привести к ошибочным решениям, запаздывание или неполнота информации становятся причиной неверных или несвоевременно принимаемых решений, которые могут вызвать даже социальное потрясение.

Делопроизводство можно рассматривать как одну из важнейших сторон деятельности организации, которая обеспечивает успех выполнения её функциональных задач. Современный работник вынужден затрачивать на работу с документами до 75% своего рабочего времени. Несмотря на массовую компьтеризацию документы не могут устареть.

Электронные документы должны оформляться аналогично таким же документам на бумажном носителе.

Определение основных понятий документационного обеспечения управления содержаться в национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, по библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.», утверждённом приказом Федерального агенства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 №1185-ст (далее ГОСТ Р 7.08.8-2013).

Делопроизводство – это документационное обеспечение управления, самостоятельная отрасль административно-управленческой деятельности организации, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами, создание документационной информационной базы на различных носителях для использования управленческим аппаратом в процессе реализации его функций.

Документирование – регламентированный процесс фиксации на различных носителях и оформления на основании установленных требований и норм всей необходимой для осуществления управленческой деятельности информации.

В зависимости от средств документирования различаются способы документирования:

- текстовое;

- кино-, фото-, видеодокументирование;

- электронное документирование.

В результате закрепления информации на различных носителях, появляется документ, отличительными признаками которого, являются:

- обязательность смыслового содержания;

- закреплённая на материальном носителе форма, обеспечивающая его сохранность, возможность многократного использования и передачи в пространстве;

- завершённость сообщения;

Документ – это зафиксированная на носителе информация, с реквизитами позволяющими её индентифицировать.

Документ как способ общения и передачи информации появился вместе с письменностью. С латинского «documentum»- способ доказательства, свидетельство. Он служит основанием для принятия управленческих решений. Он обеспечивает сохранение, накопление, передачу и использование управленческой информации, служит для наведения справок, уточнения архивных данных.

Любой документ полифункционален, что позволяет ему удовлетворять различные потребности и выступать средством и способом реализации возложенных на аппарат управления функций.

Общие функции документов:

1. Информационная, т.е. любой документ является носителем информации.
2. Социальная – всякий документ является выражением той или иной социальной потребности.
3. Функция фиксации – документ является средством фиксации информации управленческих решений.
4. Коммуникативная – документ является информативным средством передачи, обмена, общения, выступая средством прямой и обратной связи между управляющей и управляемой системой.
5. Кумулятивная – с помощью документа информация не только передаётся, но и накапливается, упорядочивается с целью её сохранения для нынешнего и будущего поколений.
6. Культурная – это письменный исторический источник, выступающий средством закрепления и передачи культурных традиций.

Специфические функции документов:

1. Организация системы и процессов управления (такие документы как устав, положение)
2. Планирование – плановые документы.
3. Правовая функция – законодательные и нормативно-правовые документы, фиксирующие правоотношения в обществе. Например, любой документ выступающий в качестве судебного доказательства.
4. Научно-историческая функция – документы поступившие в архив.

Всё многообразие документов можно классифицировать по различным основаниям:

По способу документирования:

- рукописные письменные документы

- изобразительные (изображение объекта)

- графические (выполненные графическим способом)

- фотодокументы

- фонодокументы (звуковые)

- кинодокументы (с помощью кино- и видеотехники)

- документы созданные с помощью компьютерной техники.

В зависимости от источника поступления:

- исходящие (отправляемые из организации) Письма, телеграммы, справки.

- входящие (поступившие в организацию)Правительственные, ведомственные, обращения граждан.

- внутренние (созданные внутри организации и используемые для внутренней связи) Приказы, распоряжения, служебные записки.

По критерию гласности:

- открытая информация

- ограниченная информация (военная, государственная или коммерческая тайна, только для служебного пользования). Использование таких документов происходит по особой технологии и требует разрешения, оформленного специальным актом.

По характеру изложения содержания:

- постоянное хранение

- долговременного (свыше 10 лет)

- временного (до 10 лет) хранения.

В зависимости от уровня юридической регламентации:

- национальные стандарты

- стандарты организации

В зависимости от языка:

- неформализованные (традиционный литературный текст)

- полуформализованные (документы с трафаретным текстом, анкеты)

- формализованные (матричные документы типа перфокарт, дискет, магнитных лет).

По содержанию:

- личные (личная переписка, дневники)

- официальные (обязательное оформление или удостоверение в установленном порядке)

По форме представления:

- подлинники, оригиналы (документ в окончательной редакции, оформленный и подписанный в соответствии с требованиями)

- копии и дубликаты (могут воспроизводить часть документа или весь документ не имеют юр. Силы).

По способу получения копии:

- факсимальные (воспроизводит все детали подлинника, подписи, отметки)

- свободные (второй экземпляр без графического соответствия)

В зависимости от обслуживаемой сферы деятельности:

- управленческие

- научные

- технические

- технологические

- производственные