Организация делопроизводства в ДОУ

Муниципальное казённое дошкольное образовательное учреждение

детский сад № 7 комбинированного вида г.Россоши

Сообщение на тему:

«Делопроизводство с учётом ФГОС»

Подготовили:

воспитатель В-КК Катунина Г.В.

воспитатель В-КК Уварова Т.В.

г. Россошь

2017 год

Делопроизводство – это деятельность, охватывающая документирование и организацию работы с документами.

Основные задачи делопроизводства в дошкольном учреждении - это сокращение информационных потоков до оптимального минимума и обеспечение упрощения и удешевления процессов сбора, обработки и передачи информации.

Государственная система документационного обеспечения управления, устанавливает единые требования к документированию и организации работы с документами, а также государственные стандарты на документацию и работу с документами.

Важнейшими нормативными документами, используемыми в делопроизводстве дошкольных образовательных учреждений, являются: Закон Российской Федерации "Об образовании", Письмо Министерства образования Российской Федерации "О направлении пакета образцов документов, реализующих новое положение о ДОУ в РФ", Положение о порядке лицензирования образовательных учреждений и др.

Раскроем более полно ведение делопроизводства в ДОУ.

В управленческой деятельности учреждения можно выделить следующие виды документов:

• информационно-справочные документы информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или лишь принята к сведению;

• организационные документы - документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников;

• распорядительные документы – документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению;

• документы по личному составу (личные дела).

Ответственность за хранение документов руководитель ДОУ возлагает на руководителей подразделений (старшего воспитателя, старшую медицинскую сестру, Заместителя заведующего по хозяйственной части).

Все бланки, как и документы, должны иметь поля не менее:

- левое – 20 мм

- правое – 10 мм

- верхнее – 15мм

- нижнее – 20мм

Рассмотрим особенности оформления некоторых документов в ДОУ.

1. ЗАЯВЛЕНИЕ

• Стандартно заявление пишется на бумаге формата А4 белого цвета, синей (черной) пастой или набирается в печатном виде;

• Заполнение начинается с «шапки». В правом верхнем углу вписываются данные сторон. Сначала в дательном падеже (кому) вписывается должность ответственного руководителя, его ФИО и название организации, именно в такой последовательности. Если конкретное лицо неизвестно, то вписывается только название. Ниже указываются ваши данные в родительном падеже (от кого), должность (если имеет значение) ФИО, почтовый адрес проживания, контактный телефон (при необходимости). Иногда могут потребоваться и паспортные данные в шапке. Каждая строка должна иметь одинаковый отступ друг от друга;

• Посередине строки пишется слово «заявление». И здесь есть несколько способов написания:

1. «Заявление», где первая буква заглавная, в конце слова точка не ставится;

2. «ЗАЯВЛЕНИЕ», все буквы в слове заглавные. Такой вариант используется при печатной форме, в конце точка не ставится;

• «заявление», все буквы строчные, а в конце ставится точка.

• Далее излагаются требования или просьбы с новой строки. Подробно опишите суть обращения в зависимости от ситуации;

• В конце ставится подпись и дата написания заявления.

1. ДОКЛАДНЫЕ ЗАПИСКИ

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА – документ, адресованный руководителю, содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями.

Докладная записка составляется в случае необходимости поставить руководителя в известность о каких-либо фактах, событиях и может содержать предложения составителя по излагаемому вопросу.

Докладная записка может быть составлена с помощью компьютера или рукописным способом.

Она должна иметь заголовок к тесту, раскрывающий ее содержание. В первой части текста излагаются факты или события, послужившие поводом к написанию Докладной записки. Вторая часть должна содержать выводы и предложения о конкретных действиях, которые, по мнению составителя, необходимо принять в связи с изложенными фактами.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем.

Внешние докладные, направляемые в вышестоящие органы должны быть подписаны руководителем.

Датой докладной записки считается дата ее подписания.

1. ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА – составляется по производственным вопросам и трудовым правоотношениям.

Текст объяснительной записки составляется в произвольной форме, как правило, с указанием причин, которые привели к каким-либо нарушениям. Объяснительные записки должны иметь дату, указание адресата и подпись составителя.

1. ПРОТОКОЛЫ

ПРОТОКОЛ - документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, заседаниях.

Протокол ведётся во время заседания секретарём, который конспектирует или записывает выступления участников заседания.

Оформление протокола имеет ряд особенностей: указываются реквизиты: вид документа, дата, номер и заголовок. Дата – день проведения, а номер порядковый с начала года.

В заголовке протокола указывается название коллегиального органа, например:

• ПРОТОКОЛ заседания родительского комитета

Далее указываются председатель и секретарь.

В графе «Присутствовали» –указывается общее количество присутствующих.

Повестка дня содержит вопросы, вынесенные на обсуждение. Каждый пункт повестки дня нумеруется, записывается с новой строки и отвечает на вопрос «о чём?» например:

• Об итогах работы за первое полугодие

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

• СЛУШАЛИ:

• ВЫСТУПИЛИ:

• ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)

После двоеточия на следующей строке с абзаца пишутся ФИО выступавших и через тире – краткое изложение текста выступления.

Если представлен текст выступления, то указывается: «текст выступления прилагается (приложение1)»

Если в ходе выступления или в ходе обсуждения задавались вопросы, то они фиксируются вместе с ответами. Записи должны быть краткими в лаконичной форме.

Решение указывается в протоколе полностью.

Протокол подписывается председателем и секретарём.

Протоколы относятся к числу важных документов, поэтому хранятся 10 лет и могут передаваться на архивное хранение.

5.ТРУДОВАЯ КНИЖКА

ТРУДОВАЯ КНИЖКА – относится к числу основных документов, подтверждающих общий, непрерывный и специальный стаж работы (ст. 66 ТК РФ)

При приёме на работу трудовую книжку представляют лицу, ведущему документацию по персоналу.

На работника поступающего впервые заводится трудовая книжка в его присутствии не позднее недельного срока после приёма на работу. Записи в трудовую книжку вносятся на основании паспорта и документов, подтверждающих образование и профессию.

Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника, ведется на всех сотрудников, проработавших свыше пяти дней, если работа в этой организации является основной.

Прием на работу без трудовой книжки не допускается.

6. ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА

ЛИЧНАЯ КАРТОЧКА Т -2 – является основным документом по учёту персонала учреждения.

Личная карточка заводится на всех работников учреждения, принятых на постоянную или временную работу.

Все записи делаются на основании документов, предоставленных работником: паспорта, трудовой книжке, документов об образовании.

• Для заполнения раздела II «Сведения о воинском учёте» данные берутся из военного билета работника.

В обязательном порядке проставляется дата заполнения личной карточки и личная подпись работника.

• Главным разделом карточки является раздел III «Приём на работу», назначения, перемещения

Записи в этом разделе должны содержать ссылки на даты и номера приказов о назначении, перемещении или увольнении работника. В конце каждой записи в этом разделе должна стоять подпись работника, на которого заведена карточка.

Заполняются карточки рукописным способом. Все записи должны быть без сокращений. Личная карточка заводится в одном экземпляре, хранится в сейфе.

Карточки уволенных сотрудников хранятся 75 лет.

7. ЛИЧНОЕ ДЕЛО СОТРУДНИКА

ЛИЧНЫЕ ДЕЛА – представляют собой совокупность документов, содержащих сведения о работнике. Личные дела заводятся на всех работников учреждения. Оно оформляется после издания приказа о приеме на работу.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

• Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

• Анкета или личный листок по учёту кадров;

• Автобиография или резюме;

• Копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

• Трудовой договор;

• Выписка из приказа о приёме, заверенная заведующей;

• Копия паспорта работника;

• Копии документов об образовании;

• Аттестационный лист (для педагогических работников);

• Копия ИНН работника, Копия пенсионного свидетельства (СНИЛС) ;

• Копия свидетельства о браке;

• Копии свидетельств о рождении детей.

«Внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле» содержит сведения о порядковых номерах документов дела, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.

Внутренняя опись подписывается составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.

Основу личного дела составляет личный листок по учету кадров, который представляет собой перечень вопросов о биографических данных работников, образовании, выполняемой ими с начала трудовой деятельности работе, семейном положении и др. Личный листок заполняется от руки самим работником при поступлении на работу. Сокращения, прочерки, исправления и помарки не допускаются. При заполнении личного листка используются следующие документы: паспорт, трудовая книжка, диплом, удостоверения, свидетельства и пр. Особое внимание необходимо обращать на некоторые графы личного листка, при заполнении которых часто допускаются ошибки. Так, в графе "Образование" применяются следующие формулировки: "высшее", "незаконченное высшее", "среднее специальное", "среднее", "неполное среднее", "начальное" - в зависимости от того, какой документ об образовании имеется у работника.

В графе "Выполняемая работа с начала трудовой деятельности" сведения о работе отражаются в соответствии с записями в трудовой книжке.

Наряду с заполнением личного листка по учету кадров поступающий на работу пишет автобиографию - документ, содержащий краткое описание в хронологической последовательности основных этапов жизни и деятельности данного лица. Автобиография составляется работником собственноручно, в произвольной форме, без исправлений и помарок. В автобиографии должны быть указаны следующие сведения: фамилия, имя, отчество; число, месяц, год и место рождения; полученное образование; с какого времени началась самостоятельная трудовая деятельность; сведения о семейном положении и близких родственниках, паспортные данные; домашний адрес и телефон; дата составления автобиографии, подпись работника.

Копии документов об образовании помещают в личное дело при его формировании. Копии можно снимать только с подлинников.

Трудовой договор, заключенные с работником могут формироваться в личное дело или храниться отдельно.

Подшитая в личное дело выписка из приказа о приеме на работу конкретного сотрудника должна быть заверена заведующим.

Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления подшиваются в папку - скоросшиватель.

На ее обложке указывается полностью: фамилия, имя, отчество работника.

В целях обеспечения сохранности личных дел их регистрируют в книге учета, где предусматриваются следующие графы: порядковый номер дела, фамилия, имя, отчество работника. Дата постановки дела на учет, дата снятия с учета.

Личные дела не выдаются на руки работникам, на которых они заведены.

Все дела в Учреждении хранятся в кабинете заведующего.

При увольнении работника личные дела хранятся 75 лет.