«документационное обеспечение организации руководства и управления мдоу»

ОТДЕЛ ОБРАЗОВАНИЯ АДМИНИСТРАЦИИ ПЕТРОВСКОГО РАЙОНА ГОРОДА ДОНЕЦКА РАЙОННЫЙ МЕТОДИЧЕСКИЙ КАБИНЕТ

Семинар для руководителей муниципальных дошкольных образовательных учреждений

«ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ РУКОВОДСТВА И УПРАВЛЕНИЯ МДОУ»

Подготовила: Старовойтова И.В., методист районного методического кабинета

отдела образования администрации

Петровского района города Донецка

2017 год

Система делопроизводства – это совокупность организационных, информационных, технических, технологических мер, обеспечивающих документирование деятельности организации (создание документов), получение или отправку документов, их обработку, хранение и использование.

В функции системы делопроизводства входят:

• грамотная организация документооборота, обеспечивающая оперативную передачу документов по наиболее короткому пути с минимальными затратами времени, позволяющая контролировать прохождение любого документа и его исполнение в назначенные сроки;

• автоматизированная система регистрации и учета всей входящей, исходящей и внутренней документации;

-архивация документов, позволяющая систематизировать их по формальным признакам и формировать их в дела;

- создание номенклатуры дел – системы кодов по перечням заголовков дел, облегчающей их систематизацию и определяющую сроки хранения архивов, установленные законодательными или отраслевыми нормативными актами.

Система документационного обеспечения управления включает три взаимосвязанных составных части:

- подготовка управленческих документов,

- технология работы с документами,

- систематизация документов в течение календарного/учебного года и организация их архивного хранения.

Юридическая сила документа — это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Любая организация или должностное лицо, выпускающее документ, обязано:

– соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

– издавать документы только в пределах своей компетенции;

– соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Документирование деятельности организации (создание документов) – деятельность, которой в той или иной степени заняты практически все работники организации.

Организация работы с документами (обработка документов, их хранение, использование) – это виды деятельности, которые выполняются специализированным подразделением организации или, если организация небольшая, – работником (делопроизводителем), выполняющим функции организатора работы с документами или управляющего документами.

Title

В организации существует система делопроизводства, в том случае, если:

● между работниками организации распределены функции управления документами (создание, обработка, хранение и использование документов) и определена ответственность за их несоблюдение;

● организован документооборот, т.е. движение документов с момента их создания или поступления в организацию до завершения исполнения, отправки документа и/или передачи в дело на хранение;

● налажена система регистрации (учета) документов (поступающих, внутренних, исходящих) и обеспечивается поиск документов;

● исполненные документы помещаются на хранение в дела в соответствии с номенклатурой дел.

• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Vivamus et magna. Fusce sed sem sed magna suscipit egestas.
• Lorem ipsum dolor sit amet, consectetuer adipiscing elit. Vivamus et magna. Fusce sed sem sed magna suscipit egestas.

Правила делопроизводства в органах исполнительной власти основаны на:

• Постановлении Совета Министров Донецкой Народной Республики № 1-2 от 10.01.2015 г.;

• Инструктивно-методическом письме МОН ДНР от 16.08.2017 г. № 4013/21-21 «Об организации образовательного процесса в общеобразовательных организациях Донецкой Народной Республики в 2017-2018 учебном году»;

• Приказе от 30 декабря 2015 года № 311 «об утверждении инструкции по ведению делопроизводства в отделе образования»;

• Инструкция по делопроизводству отдела образования администрации петровского района города. донецка, утвержденной приказом начальника отдела образования от 29.02.2016 № 222.

ОСНОВНЫЕ ДОКУМЕНТЫ УПРАВЛЕНИЯ

• нормативные документы государственных органов – документы, поступающие от государственных и муниципальных организаций, регулирующие различные вопросы деятельности учреждения;
• организационные документы –устав, учредительный договор, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции, правила внутреннего трудового распорядка;
• стратегические документы –общеобразовательная программа МДОУ, бюджетная смета;
• распорядительные документы – приказы по основной деятельности, распоряжения, решения;
• документы по личному составу – кадровые приказы , трудовые договоры (при их наличии), личные дела, личные карточки ф Т.2, трудовые книжки;
• информационно справочные документы – акты, письма, факсы, справки, телефонограммы, докладные записки, протоколы и т.д.;
• финансово-бухгалтерские документы – отчеты, балансы и т.д.;
• контрольно-ревизионные документы ;
• технико-технологические документы ;
• предложения, заявления, жалобы граждан.

ОРГАНИЗАЦИЯ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ

Организация работы с документами –

это обеспечение оптимальных условий для всех видов работ с документами (с момента создания или получения документа до его уничтожения или передачи на архивное хранение).

В документационном обеспечении учреждения можно выделить три группы документов :

• Поступающие (входящие) документы,
• Отправляемые (исходящие) документы,
• Внутренние.

Работа с документами может представлена в виде технологической цепочки операций:

Входящие

документы:

Внутренние и исходящие документы:

Приём входящих документов

Регистрация документов

Отправка исходящих документов

Составление проектов документов

Рассмотрение документов, подписание

Согласование проектов документов

Направление документов на исполнение

Контроль исполнения

Исполнение документов

Формирование документов в дела

Передача в архив

Использование документов в справочно-информационной работе

Определение сроков хранения документов

Дальнейшее использование

Уничтожение документов

ОБРАБОТКА ПОСТУПАЮЩИХ ДОКУМЕНТОВ

Поступившие документы проходят следующие этапы:

• – первичную обработку;
• – предварительное рассмотрение;
• – регистрацию;
• – рассмотрение документов;
• – направление на исполнение;
• – подшивку документов в дела.

ОБРАБОТКА ОТПРАВЛЯЕМЫХ ДОКУМЕНТОВ состоит из следующих операций: - составление проекта документа исполнителем; - проверка правильности оформления документа; - согласование проекта документа; - подписание документа руководителем; - регистрация документа; - отправка по адресу; - подшивка второго экземпляра документа в дело.

ПОРЯДОК РАБОТЫ С ВНУТРЕННИМИ ДОКУМЕНТАМИ

такой же, как с входящими и исходящими.

ТРЕБОВАНИЯ, КОТОРЫЕ РАССМАТРИВАЮТ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РУКОВОДСТВА И УПРАВЛЕНИЯ МДОУ

1. Руководство дошкольным учреждением осуществляется в соответствии с Уставом МДОУ и законодательством ДНР.

2. Заведующий МДОУ выполняет свои функции в соответствии с должностной инструкцией.

3. В МДОУ соблюдается исполнительская и финансовая дисциплина:

3.1. Имеется номенклатура дел.

3.2. Регистрируется входящая и исходящая документация.

3.3. Осуществляется работа по изучению и реализации нормативных документов (приказов, инструкций и т.д.

3.4. Распределены обязанности между руководителями структурных подразделений.

3.5. Обеспечивается целевое расходование средств, предусмотренных сметой.

3.6. Имеются данные о последней инвентаризации материальных ценностей.

ТРЕБОВАНИЯ, КОТОРЫЕ РАССМАТРИВАЮТ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РУКОВОДСТВА И УПРАВЛЕНИЯ МДОУ

4. В МДОУ имеется нормативно-правовая документация, регулирующая деятельность образовательного процесса:

4.1. Свидетельство Государственной регистрации изменений юридического лица.

4.2. Реестр статистических единиц.

4.3. Справка из Единого государственного реестра юридических лиц и физических лиц предпринимателей.

4.4. Разрешение на осуществление образовательной деятельности.

4.5. Устав МДОУ.

4.6. Правила внутреннего трудового распорядка МДОУ.

4.7. Коллективный договор МДОУ.

4.8. Договоры между муниципальным дошкольным образовательным учреждением и родителями (законными представителями).

ТРЕБОВАНИЯ, КОТОРЫЕ РАССМАТРИВАЮТ ВОПРОСЫ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ РУКОВОДСТВА И УПРАВЛЕНИЯ МДОУ

5. Документация ведется в соответствии с Правилами делопроизводства в органах исполнительной власти (Постановлением Совета Министров Донецкой Народной Республики № 1-2 от 10.01.2015 г.) и инструктивно-методическим письмом МОН ДНР от 16.08.2017 г. № 4013/21-21 «Об организации образовательного процесса в общеобразовательных организациях Донецкой Народной Республики в 2017-2018 учебном году».

6. В МДОУ соблюдаются правила по охране труда и обеспе­чивается безопасность жизнедеятельности воспитанников и сотрудников.

7. В МДОУ соблюдаются правила пожарной безопасности.

8. Общее санитарно-гигиеническое состояние МДОУ (питьевой, световой, тепловой и воздушный режимы) соответствуют требованиям Госсанэпиднадзора.

Документы, регулирующие учебно-воспитательный процесс в образовательных учреждениях

4 . Документы по личному составу :

1. Организационные документы :

• Устав
• Штатное расписание
• Правила внутреннего трудового распорядка
• Договор
• Должностная инструкции

• Кадровые приказы
• Циклограмма кадровых приказов
• Книга приказов
• Личные дела

2. Стратегические документы :

5. Информационно справочные документы :

• Общеобразовательная программа МДОУ
• Программа развития
• Годовой план

• Справка
• Письмо
• Письмо-ответ
• Телефонограмма
• Докладная записка
• Служебная записка
• Объяснительная записка
• Представление
• Заявление
• Акт
• Протокол
• Выписка из протокола

3. Распорядительные документы :

6.   Стандартизирующие документы:

• Номенклатура
• Приказы по основной деятельности
• Циклограмма приказов по основной деятельности
• Распоряжения
• Решения

Положение

Инструкция

I. Организационная документация – документы, регламентирующие структуру, задачи и функции учреждения, организацию его работы, права и обязанности, ответственность руководителя и работников (устав, структура и штатная численность, штатное расписание, должностные инструкции и проч.)

УСТАВ МДОУ - является основным организационным документом. Это свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности. Устав является организационно-правовым документом, в котором закреплена структура, функции, права и обязанности МДОУ, вытекающие из Закона ДНР «Об образовании» и Типового положения о дошкольном образовательном учреждении, полномочия, дополнительно переданные учреждению учредителем, а также иные необходимые вопросы, не противоречащие действующему законодательству и необходимые для осуществления деятельности дошкольного учреждения.

Содержательная часть Устава заключает в себе следующие основные разделы:

• общие положения;
• цели и предмет деятельности;
• организация образовательного процесса;
• участники образовательного процесса;
• управление учреждением;
• финансовая и хозяйственная деятельность;
• регламентация деятельности;
• реорганизация и ликвидация.

В соответствии с Уставом учреждения разрабатывается его структура и штатная численность.

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ –

документ, закрепляющий должностной и численный состав дошкольного учреждения МДОУ с указанием фонда заработной платы. Указываются перечень должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладов, надбавках и месячном фонде заработной платы («О типовых штатных нормативах дошкольных образовательных учреждений» 26.05.2016 №694/02.12).

ПРАВИЛА ВНУТРЕННЕГО ТРУДОВОГО РАСПОРЯДКА -

один из важнейших документов, регламентирующих жизнь МДОУ, который сочетается с положениями Устава дошкольного учреждения. Организация работы учреждения, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, внутренний режим и другие вопросы отражаются в правилах внутреннего трудового распорядка .

Структура документа:

• - общие положения;
• - основные обязанности работников;
• - рабочее время и его использование;
• - поощрения за успехи в работе;
• - взыскания за нарушения трудовой дисциплины;
• - внутриобъектный режим;
• - организация работы.

Взаимоотношения между дошкольным образовательным учреждением и родителями (лицами, их заменяющими) регулируются родительским договором , включающим в себя взаимные права, обязанности и ответственность сторон, возникающие в процессе обучения, воспитания детей, присмотра и ухода за ними.

ДОГОВОР между муниципальным дошкольным образовательным учреждением и родителями (законными представителями)

состоит из следующих разделов:

• 1. Предмет Договора
• 2. Права и обязанности Сторон:

- Стороны обязуются на основе добровольности и сотрудничества действовать совместно для осуществления….

- Учреждение обязуется….

- Родитель (родители) обязуется…

- Учреждение имеет право….

- Родители имеют право….

• 3. Родительская оплата (согласно действующего законодательства)
• 4. Ответственность Сторон
• 5. Дополнительные условия.
• 6. Реквизиты и подписи Сторон.

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ  –

это внутренний организационно-распорядительный документ, регламентирующий полномочия, ответственность и должностные обязанности работника на занимаемой должности в определенной организации.

Должностные инструкции разрабатываются руководителем или его заместителями для своих подчиненных и согласовываются с юристами (юридическим отделом). Должностная инструкция составляется в трех экземплярах на каждого работника: один экземпляр хранится в отделе кадров (при его наличии), второй - у руководителя отдела (подразделения), третий - у работника.

Исходными данными для разработки должностных инструкций являются: - сфера деятельности, его организационная и функциональная структура; -  положения о структурных подразделениях ; - трудовое законодательство; -  единый классификационный справочник (ЕКС) должностей руководителей, специалистов и других служащих ; - и др.

II. Стратегические документы

– это документы, определяющие стратегический и тактический план развития МДОУ: общеобразовательная программа ДОУ; бюджетная смета.

ТИПОВАЯ ОБРАЗОВАТЕЛЬНАЯ ПРОГРАММА ДОШКОЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ « ОТ РОЖДЕНИЯ ДО ШКОЛЫ » под редакцией Арутюнян Л.Н., Сипачевой Е.В., Губановой Н.В., Бридько Г.Ф., Котовой Л.Н., Невольник Н.И., Голяевой Т.В., Горбачевой Л.В., Липановой Е.И. Рекомендовано Министерством образования и науки ДНР, приказ от 18 августа 2015 года №409.

ПРОГРАММА РАЗВИТИЯ МДОУ -

• это нормативная модель совместной деятельности группы или множества групп людей, определяющая исходное состояние дошкольного образовательного учреждения, образ желаемого будущего и структуру действий по преобразованию ( Приказ № 889 от 15.12.2015 Министерства образования и науки Донецкой Народной Республики «Об утверждении Временных лицензионных требований к условиям осуществления образовательной деятельности по программам дошкольного образования» ).

ГОДОВОЙ ПЛАН работы дошкольного учреждения –

это целеустремленная программа действий коллектива дошкольного учреждения, доведенная до необходимой конкретизации по содержанию, времени, исполнителям, организационным формам и путям ее реализации.

III. Распорядительная документация

– документы, издающиеся руководителем, содержащие информацию к обязательному исполнению (приказы по основной деятельности, распоряжения, указания, решения и проч.);

– документы, которые фиксируют решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности МДОУ.

НОМЕНКЛАТУРА – это систематизированный перечень определенных наименований дел, которые были заведены в делопроизводстве организации, с обязательным указанием сроков их сохранности.

ПРИКАЗ ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ - это нормативный акт учреждения, создающийся для решения конкретных оперативных и рабочих вопросов. Эти приказы касаются работников, но не затрагивают лично каждого.

РАСПОРЯЖЕНИЕ — это документ оперативного порядка, и действует оно до момента исполнения решения, которое легло в основу документа. Примером может служить распоряжение о создании рабочей группы, которая действует до решения порученного ей вопроса.

  РЕШЕНИЕ  — это распорядительный документ, издаваемый органами, действующими на основе коллегиальных принципов управления (му­ниципальные органы управления, ученые и методические сове­ты, советы директоров, правления кооперативов, общие собра­ния акционеров и др.).

IV. ДОКУМЕНТАЦИЯ ПО КАДРАМ

- совокупность документов, в которых зафиксированы этапы трудовой деятельности сотрудников (личному составу, персоналу).

К таким документам относятся:

• трудовые контракты (договоры), заключенные предприятием с работником;
• приказы по личному составу (о приеме, увольнении, переводе сотрудника);
• трудовые книжки;
• личные карточки формы Т-2;
• личные дела;
• лицевые счета по заработной плате.

КАДРОВЫЙ ПРИКАЗ

- это нормативный документ, затрагивающий права и интересы работников.

- издается как решения организационно-распорядительного или нормативного правового характера.

КНИГА ПРИКАЗОВ - один из самых важных видов номенклатурной до­кументации. Это практически единственный документ, по ко­торому, в случае необходимости, можно восстановить стаж ра­боты сотрудника.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО  

– это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности: информацию о приеме, перемещении и увольнении работника, возрасте, образовании, трудовом стаже, семейном положении, размере заработной платы и др. Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. 

V. Информационно-справочная документация ( Операционные документы ) содержит информацию о фактическом положении дел в учреждениях и служит основанием для принятия распорядительных документов. (справки, докладные, служебные и объяснительные записки, акты, письма, протоколы, телеграммы и телефонограммы).

Операционные документы – это документы, которые служат для упорядочивания операционной деятельности МДОУ (служебные записки; протоколы; отчеты; письма и т.д.).

СПРАВКА - документ, подтверждающий какие-либо факты, события. Справки составляются для описания и подтверждения фактов или событий в деятельности организации.

ПИСЬМО - обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами.

Функции письма:

-средство коммуникации,

-ретрансляции информации,

-уведомлений о чем-либо.

Виды служебных писем: письмо-просьба, письмо-претензия, письмо-запрос, письмо-извещение, письмо-отказ, письмо-напоминание, сопроводительное письмо, информационное письмо.

ПИСЬМО–ОТВЕТ - документ, являющийся реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют: письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

ТЕЛЕФОНОГРАММА – официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи.

ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА - это документ, адресованный руководству и излагающий какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Обычно докладная записка информирует руководство об имевших место событиях, фактах, сложившейся ситуации, выполненной работе, требующих принятия решения. 

СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА - это документ, содержащий информацию о выполнении какой-либо работы, направляемый должностным лицом другому должностному лицу. Она составляется работником или руководителем структурного подразделения на имя руководителя или специалиста другого структурного подразделения.

Близка к докладной записке по своему назначению служебная записка, но в отличие от нее имеет внутренний, служебный характер.

ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА - это документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта), а также сообщение должностного лица, поясняющее какое-либо действие, факт, происшествие, представляемое вышестоящему должностному лицу.

ПРЕДСТАВЛЕНИЕ - это документ, содержащий предложение о назначении, перемещении или поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения .

ЗАЯВЛЕНИЕ - это документ, содержащий просьбу или предложения лица (лиц) учреждению или должностному лицу. Заявление адресуется конкретному должностному лицу (руководителю организации, его заместителю или руководителю структурного подразделения).

АКТ - это документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или события.

Все акты можно разделить на три подгруппы: по производственным, хозяйственно-финансовым вопросам и вопросам, связанным с документированием трудовых отношений.

ПРОТОКОЛ - фиксируется информация о ходе проведения заседаний, принятия в учреждении решений комиссиями, совещательными органами, собраниями и тому подобное.

ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА - точная копия части текста подлинного протокола, относящегося к соответствующему вопросу повестки дня. Выписка воспроизводит все реквизиты бланка, вводную часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, и текст, отражающий обсуждение данного вопроса и принятое решение.

Стандартизирующие документы – документ, описывающий процессы, связанные с основной деятельностью МДОУ.

Существуют следующие виды стандартизирующих документов:

ПОЛОЖЕНИЕ -

это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы МДОУ в целом.

Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

ИНСТРУКЦИЯ -

это нормативный документ, с пошаговым описанием определенного небольшого процесса, действия.

Правовое положение педагогического, административного и обслуживающего персонала регламентируется должностными инструкциями, устанавливающими задачи, функции, права, обязанности и ответственность должностных лиц.

Наилучший руководитель – тот, кто обладает достаточным чутьем, чтобы выбрать подходящих людей, способных выполнить нужную работу, и достаточной сдержанностью, чтобы не путаться у них под ногами, пока они ее выполняют.   Теодор Рузвельт