Компьютерное делопроизводство. Организация работы с документами в учреждении.

Типовое положение о канцелярии учреждений

1. Общие положения

1.1. Канцелярия осуществляет функции делопроизводственного обслуживания в учреждении и является его самостоятельным структурным подразделением.

1.2. Канцелярию возглавляет начальник канцелярии, подчиненный непосредственно руководителю учреждения.

1.3. Начальник канцелярии назначается и освобождается от занимаемой должности руководителем учреждения.

1.4. Канцелярия в своей деятельности руководствуется:

• действующим законодательством;

• постановлениями и распоряжениями Совета Министров СССР и союзных республик;

• распорядительными материалами вышестоящих организаций;

• положением о данном учреждении;

• основными положениями ЕГСД;

• правилами и указаниями Главного архивного управления при Совете Министров СССР по постановке документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений;

• инструкцией по ведению делопроизводства, утвержденной руководством учреждения;

• положением о канцелярии.
  
  

1.5. Канцелярия имеет круглую печать с обозначением своего наименования.

2. Основные задачи и функции

2.1. Основной задачей канцелярии является обеспечение четкой организации делопроизводственного обслуживания в учреждении в соответствии с основными положениями ЕГСД.

2.2. Для осуществления указанной задачи на канцелярию возлагаются следующие функции:

• обеспечение своевременного рассмотрения входящей, исходящей и внутренней документации, представляемой для доклада руководству учреждения;

• организация работы заседаний коллегии учреждения и контроль за выполнением принятых ею решений;

• осуществление систематического контроля за своевременным исполнением документов;

• оформление и рассылка распорядительных документов, контроль за правильным и своевременным составлением и оформлением документов, формирование их в дела, рациональная организация переписки;

• осуществление приема, регистрации, хранения, учета, доставки по подразделениям и рассылки поступающей, исходящей и внутренней корреспонденции, а также подготовка дел к сдаче на государственное хранение;

• обеспечение методического руководства по организации ведения делопроизводства в учреждении и подведомственных ему организациях;

• организация подготовки и повышения квалификации работников делопроизводства;

• организация работы по приему руководством учреждения посетителей по личным вопросам.
  
  

2.3. Функции между структурными подразделениями канцелярии распределяются следующим образом:

секретариат 

• рассматривает и подготавливает к докладу руководству учреждения поступающую корреспонденцию;

• подготавливает по указанию руководителя учреждения проекты отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласовывает их со структурными подразделениями;

• осуществляет анализ справок и докладов структурных подразделений и дает заключения и предложения по ним;

• составляет проекты планов работы коллегии на основе предложений членов коллегии и начальников структурных подразделений учреждения и представляет их на рассмотрение и утверждение коллегии учреждения;

• готовит материалы к заседаниям коллегии, а также соответствующие предложения руководству учреждения, разрабатываемые структурными подразделениями;

• обеспечивает своевременную рассылку материалов, подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии, и извещает о времени их проведения;

• производит оформление протоколов заседаний коллегии, рассылку протоколов и выписок из них;

• осуществляет контроль за исполнением решений коллегии;

• обеспечивает подготовку соответствующих материалов к совещаниям, созываемым руководством учреждения;
  
  подразделение по рационализации делопроизводства 

• разрабатывает и внедряет мероприятия по совершенствованию службы делопроизводства в аппарате учреждения;

• организует работу по повышению квалификации работников, занятых в сфере делопроизводства;

• разрабатывает инструкцию о ведении делопроизводства в своем учреждении и обеспечивает ознакомление с ней сотрудников аппарата учреждения;

• разрабатывает перечень нерегистрируемых документов;

• разрабатывает классификатор участков работы и вопросов, решаемых должностными лицами, структурными подразделениями и учреждением в целом;

• составляет сводную номенклатуру дел учреждения и представляет ее руководству на утверждение;
  
  подразделение по контролю исполнения

• осуществляет контроль за своевременным исполнением документов и информирует руководство учреждения о ходе исполнения документов;

• осуществляет контроль за сроками исполнения структурными подразделениями поручений руководства учреждения;

• анализирует контроль исполнения документов и составляет соответствующие справки для руководства;
  
  подразделение по учету и регистрации корреспонденции 

• осуществляет учет и регистрацию документов,

• подготавливает для доклада руководству учреждения поступающую в его адрес корреспонденцию;

• наблюдает за правильностью составления и оформления документов, проверяет качество подготовки документов, представляемых на подпись руководству учреждения;

• осуществляет учет документов "Для служебного пользования", находящихся в структурных подразделениях учреждения;

• производит оформление и рассылку распорядительных документов по указанию начальника канцелярии и его заместителей,

• составляет номенклатуру дел канцелярии, формирует дела в соответствии с номенклатурой, подготавливает дела, законченные делопроизводством, к сдаче в архив учреждения;

подразделение по учету и регистрации писем граждан 

• осуществляет прием и регистрацию предложений, заявлений, и жалоб граждан;

• готовит на рассмотрение руководству учреждения полученную корреспонденцию по наиболее важным вопросам;

• направляет корреспонденцию в структурные подразделения на исполнение;

• осуществляет контроль за соблюдением сроков исполнения писем, извещает о результатах их рассмотрения заявителю и организации, от которых поступили эти письма;

• изучает и обобщает материалы по рассмотрению писем граждан, разрабатывает и представляет руководству учреждения предложения по устранению имеющихся недостатков и улучшению этой работы;

• организует прием посетителей;
  
  подразделение по приему и отправке корреспонденции

• осуществляет прием поступающей корреспонденции и распределение ее по структурным подразделениям учреждения;

• ежедневно осуществляет количественный учет документов, на основе которого составляет по установленной форме сводки об объеме документооборота учреждения;

• производит отправку исходящей корреспонденции;

• осуществляет доставку корреспонденции в структурные подразделения учреждения и адресатам города;
  
  архив

• производит прием, учет, хранение и использование дел, законченных делопроизводством;

• осуществляет контроль за правильностью составления номенклатуры дел в структурных подразделениях учреждения;

• оказывает методическую помощь в оформлении дел, подлежащих сдаче в архив;

• осуществляет контроль за правильным формированием, хранением и использованием дел в структурных подразделениях;

• подготавливает дела для сдачи в государственный архив;

• ведет централизованный учет дел, хранящихся в архивах подведомственных организаций и оказывает методическую помощь подведомственным архивам;
  
  машинописное бюро с корректорской группой 

• осуществляет работу по перепечатке служебных документов для всех структурных подразделений учреждения с оригинала;

• осуществляет считку и правку перепечатанного материала;

• производит стенографирование выступлений участников заседаний коллегии и совещаний с последующей расшифровкой текста на пишущей машине.
  
  
  

3. Права, обязанности и ответственность начальника канцелярии

3.1. Начальник канцелярии руководит всей деятельностью канцелярии, осуществляет права и обязанности, вытекающие из настоящего положения, и несет ответственность за выполнение предусмотренных задач и функций.

3.2. Начальник канцелярии имеет право:

- требовать от работников аппарата учреждения и подведомственных ему организаций справки и другие материалы, необходимые руководству учреждения, а также информацию о выполнении заданий руководства учреждения;

- привлекать по согласованию с начальниками соответствующих структурных подразделений учреждения отдельных работников к участию в подготовке для руководства учреждения проектов документов;

- вносить руководству учреждения предложения по вопросам улучшения работы канцелярии учреждения и подведомственных ему организаций;

- представлять канцелярию во всех государственных и общественных организациях;

- утверждать должностные инструкции на работников канцелярии.

3.3. На начальника канцелярии возлагается:

- организация работы по делопроизводственному обслуживанию в аппарате учреждения;

- рассмотрение всей корреспонденции, поступающей в адрес руководства учреждения;

- проверка качества подготовки и оформления всех документов, представляемых на подпись руководителю учреждения;

- организация подготовки материалов, касающихся деятельности учреждения и подлежащих рассмотрению на заседаниях коллегии;

- проверка выполнения отдельных указаний руководителя работниками аппарата учреждения,

- организация подготовки по указанию руководителя учреждения проектов отдельных приказов, писем, справок и других документов и согласование их в структурных подразделениях.

3.4. Начальник канцелярии несет ответственность за осуществление возложенных на канцелярию задач, надлежащую организацию ее работы, правильный подбор и расстановку работников, за своевременное и квалифицированное выполнение порученных канцелярии заданий, за порядок и дисциплину в канцелярии.

3.5. Начальник канцелярии определяет круг вопросов, входящих в обязанности его заместителей, исходя из задач и функций канцелярии.

4. Управление службой

4.1. Начальник канцелярии осуществляет непосредственное руководство подразделением по рационализации делопроизводства и контролю исполнения. Руководство остальными подразделениями начальник канцелярии осуществляет через своих заместителей.

4.2. В непосредственном подчинении заместителя начальника канцелярии - начальника секретариата находятся: помощники руководителя учреждения, секретарь коллегии и секретари-стенографистки руководителя учреждения.

4.3. На заместителя начальника канцелярии - начальника общего отдела - возлагается организация работы по делопроизводственному обслуживанию в аппарате учреждения,

4.4. Руководители подразделений канцелярии выполняют свои обязанности в соответствии с функциями своих подразделений. Обязанности отдельных работников канцелярии закрепляются должностными инструкциями.

4.5. Указания начальника канцелярии по вопросам организации делопроизводства являются обязательными для всех сотрудников аппарата учреждения.

4.6. Начальник канцелярии и его заместители дают разрешение на размножение документов и устанавливают очередность их исполнения.