Компьютерное делопроизводство. Служебные письма.

Образец оформления делового письма

Задание

Составьте и оформите деловое письмо в соответствии с образцом оформления служебных писем и сохраните оформленный вами документ в вашей рабочей папке.

Сначала оформите бланк для писем Научно-исследовательского института чародейства и волшебства. Используйте в качестве эмблемы, предлагаемую здесь картинку.

Бланк лучше оформлять с использованием технологии текстовых таблиц. Вспомните, в каком состоянии должен находиться флаг "Поверх текста",  когда вы будете вставлять картинку в таблицу.

Реквизиты для оформления бланка:

Российская акадмия неестественных наук (РАНН) Научно-исследовательский институт чародейства и волшебства (НИИЧАВО). Почтовый адрес института: 102030 г. Китеж ул. Лысой Горы, 13. Телефон института: 12-34-56. Расчетный счет N 1234567890 в Китежском отделении банка "Лукоморье".

Прочитайте текст  этого задания до конца и оформите деловое письмо на созданном вами бланке. Самостоятельно сформулируйте текст   реквизита заголовок к тексту и оформите этот реквизит. Затем сформулируйте и оформите текст письма, пользуясь оборотами из Рекомендаций к составлению служебных писем

Ученый секретарь НИИЧАВО Игорь Иванович Выбегалло направляет для ознакомления работу научного сотрудника института Антона Андреевича Забегалло "Об использовании плазмы для обработки металлических деталей избушек на курьих ножках" председателю Комитета   Оборонной Техники (КОТ)  Модесту Матвеевичу Горыныч и приглашает его принять участие   в обсуждении этой работы на заседании Научно-технического совета НИИЧАВО. Заседание должно состояться 29 апреля 2003 года в 12 часов в зале заседаний НИИЧАВО по адресу г. Китеж ул. Лысой Горы ,13.

Почтовый адрес Комитета оборонной техники 123456 г. Соловец  ул. Ивана Купалы, 25.

Практическая работа

Тема «Составление и оформление писем»

Цель работы: Научиться составлять и оформлять служебные письма в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003

Порядок выполнения работы

1. Записать номер практической работы, тему и цель работы

2. Записать коротко предложенные задания

Практическая работа состоит из 3-х заданий по составлению служебных писем. Чтобы оформить документы необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.

Задание 1.

Составьте письмо – приглашение № 544 от 10.07.20__ по сл. данным:

Институт точных приборов посылает письмо – приглашение директору ЦНИИ «Прометей» Константину Сергеевичу с приглашением посетить международную специализированную выставку «Экономия материальных и топливно – энергетических ресурсов в строительстве и промышленности». Выставка состоится в г. Москва в павильоне выставочного центра на Красной Пресне 18 августа 20__ года с 9.00 до 20.00. Адрес института точных приборов г. Москва ул. Плеханова 36, тел. 237-87-77. Директор института точных приборов С. К. Сергеев.

Используйте приложение 1.

Задание 2.

Составьте гарантийное письмо № 589 от 23.09.20__ по следующим данным:

ООО «Миг» гарантирует АО «Восторг» отгрузку аккумуляторных батарей на сумму 324000 (Триста двадцать четыре тысячи) рублей 00 копеек в течение 2-х недель с момента поступления денежных средств на расчетный счет.

Адрес ООО «Миг» г. Москва ул. Садовая 36, тел. 237-87-87. Директор ООО «Миг» М. К.Максимов.

Используйте приложение 1.

Задание 3.

Составьте информационное письмо № 59 от 12.09.20__ по следующим данным:

Московский полиграфический техникум сообщает директору школы № 12 В.С. Антоновой о том, что в новом учебном году техникум открывает два новых факультета:

1. Лазерные технологии в полиграфии

2. Юридический

Правила приема общие для всех.

Адрес Московского полиграфического техникума г. Москва ул. Мира 86, тел. 337-87-87. Директор техникума М.С.Игнатьева.

Используйте приложение 1.

Приложение 1.

Наименование организации Реквизит «Адресат»

отправителя

Справочные данные организации-

отправителя

№ от

Текст письма. Письма – приглашения начинаются со слов «Уважаемый ...........! »

Текст гарантийного письма начинается со слов «Настоящим гарантируем …»

Текст информационного письма начинается со слов «Администрация техникума сообщает, что …»

Должность отправителя И. О. Фамилия

Начало письма или факса может иметь следующие варианты обращения:

 Уважаемый Игорь Леонидович!

 Господин Зорин!

 Игорь Леонидович!

 Уважаемый господин Зорин!

 Уважаемые господа! (употребляется, когда неизвестны имена получателей письма)

Затем уместны были бы слова благодарности:

 Мы были рады получить Ваше письмо

 Большое спасибо за факс от 04.06.00

 Подтверждаем с благодарностью получение Вашего письма

Большинство писем продолжается далее словами:

 В связи с ...

 Согласно контракту от ... N ...

 В соответствии с ...

Если в заголовочной части письма-ответа заполнен реквизит "ссылка на номер и дату входящего документа", то не следует повторять ссылку на документ в тексте письма.

В зависимости от темы письма (факса) используются следующие обороты:

Отправка груза, документа

 Отправляем Вам ...

 Ставим Вас в известность ...

 Высылаем Вам ...

Напоминание

 Напоминаем Вам ...

 По истечении ... срока предложение нашей фирмы теряет силу

Подтверждение

 Концерн ... подтверждает получение ...

 Подтверждаем, что партия ТНП получена ...

Извещение

 Сообщаем Вам, что ...

 Ставим Вас в известность, что ...

 Извещаем Вас, что ...

Просьба

 Пожалуйста, сообщите ...

 Просим оплатить в течение ... банковских дней ...

 Мы будем благодарны, если Вы ...

Гарантия

 Оплату гарантируем.

 Качество продукции наша фирма гарантирует.

Предложения

 Мы рады предложить Вам ...

 Предлагаем Вам ...

 Мы можем рекомендовать ...

 Мы уверены, что Вы заинтересуетесь ...

Отказ

 К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по следующим причинам ...

 К сожалению, удовлетворить Вашу просьбу в ближайшее время мы не можем из-за ...

 К сожалению, мы не можем принять Ваше предложение из-за ...

Предупреждение

 Фирма оставляет за собой право обратиться ... , если Вы ...

 Задержка поставок может привести к ...

 Данные Вами обещания, к сожалению, не выполняются, поэтому мы вынуждены ...

Приглашение

 Просим принять участие в  ...

 Приглашаем Вас ...

 Мы рады пригласить Вас ...

Письма можно закончить фразами:

 Надеемся, что наша просьба не будет для Вас затруднительной

 Мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

 Мы надеемся на Вашу заинтересованность в расширении связей

 С уважением

Составление и оформление служебных писем

11 класс

Понятие служебного письма

Служебные письма - это самый распространенный вид деловых документов. Составляются письма для осуществления оперативной связи с другими учреждениями  и предприятиями по различным вопросам.

Виды служебных писем

По содержанию и назначению письма могут быть 

• информационные ( содержат сообщения, просьбы, напоминания, предложения) гарантийные ( предназначены для извещения о гарантиях оплаты, сроков поставки или качества продукции и услуг)
• Рекламационные ( излагают требования возмещения убытков, нанесенных из-за нарушения условий контракта или договора другой стороной (контрагентом). Рекламация должна подтверждаться прилагаемыми к письму документами в виде актов, справок и т.д.
• Коммерческие ( составляют при заключении и выполнении контрактов, часто в них излагают просьбы о предоставлении информации о товарах и услугах у их продавцов, или напротив предлагают поставить товары или услуги)
• Письма –запросы ( просят у контрагента разъяснить какой-либо факт или действие)
• П исьма-приглашения   и т. д.

Правила оформления служебных писем

• Служебные письма оформляются на бланках для писем , на которых в отличие от бланков общего вида размещены почтовые и банковские реквизиты предприятия.

Правила оформления служебных писем

В состав служебного письма входят следующие реквизиты:

• адресат
• дата
• индекс документа
• ссылка на индекс и дату документа-запроса, если письмо является ответом
• заголовок к тексту
• текст
• возможно отметка о наличии приложения
• подпись
• фамилия и телефон исполнителя

Правила оформления служебных писем

• Письмо составляется только по одному вопросу , например просьба о чем-то или извещение о чем-то. Техническая обработка писем, в которых затрагивается несколько вопросов - и просьба, и извещение в одном письме - затруднена, поскольку разные вопросы могут быть адресованы разным исполнителям. Поэтому лучше по каждому вопросу составлять отдельное письмо.

Правила оформления служебных писем

• Рекомендуемый объем делового письма - не более 2-х страниц (в исключительных случаях - до 5 страниц).
• Письма оформляют в двух экземплярах, причем оригинал письма печатают на бланке учреждения, а копийный экземпляр на чистом стандартном листе бумаги. Копийный экземпляр не подписывается руководителем, а заверяется секретарем.

Правила оформления служебных писем

• Служебное письмо может быть  адресовано учреждению, его структурному подразделению, конкретному должностному лицу или частному лицу. Если письмо адресовано учреждению, то наименование учреждения в адресате печатают в именительном падеже, должность и фамилию должностного лица  - в дательном:

или

АО "Глория" Отдел сбыта

АО "Глория" Начальнику отдела сбыта О.И.Бендеру

После наименования адресата рекомендуется указывать его почтовый адрес:

АО "Глория" Начальнику отдла сбыта О.И.Бендеру 123100 Москва Краснопресненская, 12

Правила оформления служебных писем

• Если письмо одного содержания направляется нескольким адресатам, сначала оформляется адрес основного получателя, затем перечисляются другие.
• На одном письме можно размещать не более четырех реквизитов Адресат .
• Если документ направляется более, чем по четырем адресам, составляется список рассылки и на каждом экземпляре указывается лишь один адресат, которому направляется конкретный экземпляр.

Правила оформления служебных писем

• В письмах и факсах н азвание вида документа не указывается . В заголовочной части письма оформляют следующие реквизиты: Дата , Индекс и Ссылка на номер и дату документа-запроса , если письмо является ответом. 
• Заголовок к тексту письма должен быть максимально коротким и точным. 
• Он   формулируется обычно так: "Об изменении ...", "О создании ...", "О проведении ..." и т. д. В письмах, содержание которых не превышает 4 - 6 строк, заголовок можно не оформлять.

Правила оформления служебных писем

• Текст письма рекомендуется разбивать на две части - вводную и основную:
• - в вводной части указываются причины вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы;
• -  в основной части формулируется основная цель письма.

Правила оформления служебных писем

•   Оформление реквизита Подпись производится в соответствии с общими требованиями и включает в себя наименование должности лица, подписавшего документ, личную подпись и расшифровку подписи.
• Реквизит Фамилия и телефон исполнителя проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны бланка.