Конспект лекции по теме 4.2. Требования к тексту служебных документов по дисциплине "Основы деятельности кредитных организаций"

Тема 4.2. Требования к тексту служебных документов

План:

1. Правила составления документов

2. Общие требования, предъявляемые к текстам документов.

3. Стиль служебных документов

4. Языковые формулы официальных документов

5. Структура текста служебных документов

6. Особые требования предъявляются к составлению бухгалтер­ских документов

1. Правила составления документов

Текст — главный реквизит, ради которого составляется и оформляется весь документ. Пункт 5.18 ГОСТ Р 7.0.97-2016, посвя­щенный тексту документа, начинается с указания на язык тек­ста. Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик. В деятельности государственных органов, организаций, предприятий и учреждений Российской Федерации используются государственный язык Российской Федерации, государственные языки республик и иные языки народов Российской Федерации.

При составлении документа руководствуются следующими правилами.

Сначала уточняются целесообразность, цель документа и круг вопросов, подлежащих разрешению. Это позволяет пра­вильно выбрать для фиксации управленческого решения вид документа, его форму, во многом определяющие стиль и харак­тер изложения текста.

Затем необходимо изучить законодательные акты, ведомственные нормативные акты, регулирую­щие порядок решения вопросов такого рода. Это самый глав­ный этап, показывающий профессиональные знания готовящего документ, особенно, если подобный вопрос решается составите­лем впервые. Знание законодательно-нормативных актов обес­печит соответствие содержания документа компетенции данного учреждения, правильный выбор адресата для решения вопроса, грамотную его постановку.

В тексте документа, подготовленном на основании законодательных или иных нормативных правовых актов, ранее изданных распорядительных документов, указываются их реквизиты:

- наименование документа, наименование организации - автора документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту или наименование вида документа;

- наименование организации или должностного лица, утвердившего документ, дату утверждения документа.

Далее изучаются ранее изданные документы как вышестоя­щей, так и своей организации, чтобы избежать противоречия с ними и дублирования, заострить внимание на нерешенных сто­ронах проблемы. Этот этап особенно важен при подготовке рас­порядительных документов.

Затем приступают к сбору информации по существу поставлен­ного в документе конкретного вопроса. Для этого могут быть при­влечены справки, отчеты, служебные записки, акты, письма и т.д. Как правило, сначала составляют проект документа.

1. Общие требования, предъявляемые к текстам документов.

В практике документирования сложились общие требования, предъявляемые к текстам документов.

Прежде всего следует помнить, что чаще всего служебный документ призван побудить к какому-либо действию, убедить. Это достигается аргументированностью и логичностью приво­димых фактов и доводов. Формулировки служебного документа должны быть безупречны в юридическом отношении.

Важнейшими являются требования достоверности и объек­тивности информации, фиксируемой в документе, максималь­ной краткости документа при полноте информации, точности, исключающей возможность двоякого понимания текста.

Под достоверностью информации понимается отражение фактического состояния дела, непредвзятое описание и оцен­ка событий.

Полнота информации предполагает, что в документе изло­жена вся информация, необходимая для решения вопроса, по­ставленного в документе. Именно неполнота информации чаще всего заставляет запрашивать недостающие сведения, порождает переписку и задерживает решение вопроса.

Краткость достигается прежде всего отбором необходимой и достаточной информации, исключением повторений и излиш­них подробностей. Второстепенные факты, не влияющие на ре­шение вопроса, лучше отбросить. Каждое слово в тексте доку­мента должно нести смысловую нагрузку.

Точность, правильность понимания информации, изложенной в документе, предопределяются краткостью и ясностью изложе­ния. Четкость изложения обеспечивает однозначность понимания документа, адекватность восприятия текста автором и адресатом, что является одним из основных условий управленческой деятельности. Неточно понятый распорядительный документ, пись­мо и т.д. могут привести к нежелательным последствиям.

Достичь ясности в изложении помогают тщательный подбор слов, правильная композиционная структура текста, продуман­ность формулировок и прямой порядок слов в предложении, когда сказуемое следует за подлежащим, определение стоит пе­ред определяемым словом.

Если поводом для создания какого-либо документа послу­жил другой документ или доказательством служат сведения из другого документа, в тексте приводятся полные его данные, т.е. указываются вид документа, наименование организации-автора, дата документа, регистрационный номер документа и заголовок к тексту.

1. Стиль служебных документов

Официально-деловой стиль - один из так называемых «книжных» стилей русского литературного языка (наряду с науч­ным и поэтическим).

Каждый текст этого стиля имеет характер документа, поэтому официально-деловой стиль использует строгие стандарты способов выражения, начиная с расположения частей текста (например, дата и подпись в заявлении ставятся в конце текста, а дата и номер документа в официальном письме — в начале). Стандартные языковые формулы и термины не терпят синонимических замен, а также стремятся к абсолютной полноте выражения, предотвращающей инотолкование.

Все тексты официально-делового стиля имеют предписывающий характер, выражают модальность долженствования. Эта общая модальность документальных текстов предполагает понимание всех языковых единиц как имеющих модальный компонент значения нужно, должно вне зависимости от их словарного или общего грамматического значения. Например, в формулировке статьи 8-й Закона Российской Федерации о средствах массовой информации: Редакция средства массовой информации осуществляет свою деятельность после его регистрации - глагол осуществляет не имеет значения постоянного действия в настоящем времени, а приобретает значение должно осуществлять.

К особенностям делового стиля относится широкое приме­нение устойчивых языковых формул — языковых оборотов, ис­пользуемых в неизменном виде. Они вызваны прежде всего по­вторяемостью управленческих ситуаций и сравнительной огра­ниченностью деловой речи.

Для стиля служебных документов характерно также употреб­ление устойчивых словосочетаний, так как в деловой докумен­тации большинство слов употребляется только с одним или ог­раниченной группой слов. В методических рекомендациях по унификации текстов управленческих документов приведен об­ширный алфавитный список наиболее употребляемых в деловой речи глагольно-именных словосочетаний по второму (именно­му) компоненту. Например: акт — совершать, составлять, подписывать, утверждать; заявка — выполнять, давать, делать, по­давать, принимать, отклонять, удовлетворять и т.д.

Большое внимание нужно уделять отбору слов. Следует из­бегать тавтологии — использования в одном предложении одно­коренных слов. Например: следует отметить следующее, май месяц, пять человек детей, памятный сувенир и т.п.

Трудности в восприятии текста документа часто вызывает наличие профессиональных терминов. Их употребление должно быть ограничено. В том случае, если термин может оказаться непонятным адресату, а его заменить нельзя, следует в скобках дать его объяснение.

Недопустимо употребление в служебных документах разговор­ных и устаревших слов, архаизмов. Например: канцелярист и т.д.

Служебные документы отличает нейтральный тон. Пере­писка ведется от третьего лица, единственного или множест­венного числа, местоимения заменяются существительными (организация просит, банк не возражает, завод направляет или на­правляем, считаем возможным, перечисляем и т.п.). 

В распоря­дительных документах, отражающих принцип единоначалия, текст излагается от первого лица. Так же пишутся объясни­тельные записки, заявления, большая часть докладных записок (приказываю, предлагаю, прошу).

В распорядительных документах, издаваемых на принципах коллегиальности, используется форма изложения от третьего ли­ца единственного числа (совет постановляет, правление решило).

В совместных документах текст излагается от первого лица множественного лица (постановили, решили, предлагаем).

В протоколах используется форма изложения текста от третьего лица множественного лица (слушали, выступили, поста­новили), а запись выступлений ведется от третьего лица единст­венного числа (Иванов возражает ... и предлагает).

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание ситуаций, анализ фактов или выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции...", "в состав управления входят...", "комиссия провела проверку...").

Широко применяются в служебных документах сокращенные слова и словосочетания, что уменьшает объемы документов и ус­коряет восприятие информации. Например: военно-морские силы — ВМС; абсолютный — абс.; страни­ца — с.; так далее — т.д.; смотри — см. и т.д. Сокращения должны быть понятны адресату, поэтому применяются общепринятые сокращения. Кроме того, рекомендуется при первом употребле­нии сокращения в тексте в скобках давать его расшифровку. На­пример: ОРД (организационно-распорядительная документация). Написание сокращений ведется в соответствии с классификато­рами технико-экономической информации, требованиями госу­дарственного стандарта и правилами русской орфографии.

1. Языковые формулы официальных документов

   За многолетнюю практику деловых отношений были выработаны многочисленные языковые нормы (формы) позволяющие ясно и лаконично излагать различную информацию. Начало документа, как правило, представляет собой изложение мотивов, причин и целей создания документов.

   Языковые формулы, выражающие мотивы создания документа:
   …в подтверждении нашей договоренности…
   …в ответ на ваш запрос о…
   …в соответствии с письмом заказчика…
   …согласно постановлению (приказу)…
   …в порядке оказания помощи…

   Языковые формулы, выражающие причины создания документа:
   …в виду особых обстоятельств…
   …в связи с нарушением срока поставки…
   …по причине задержки оплаты…
   …в связи с проведением совместных работ…
   …в связи с финансовыми трудностями…

   Языковые формулы, выражающие цели создания документа:
   …в целях обмена опытом…
   …в целях увеличения товарооборота…
   …во избежание конфликтных ситуаций для согласования вопросов…

   Главная информация документа излагается с помощью глагольных конструкций.

Выделяют следующие типы речевых действий письменного делового общения:
   а) Сообщение: …сообщаем…, …уведомляем…, …ставим в известность…
   б) Предложение: …предлагаю…
   в) Просьба, требование, распоряжение: …просим…, …требуем…, …обязываем…, …постановляю…, …разрешаю…
   г) Подтверждение и заявление: …Подтверждаю…, …заверяю…, …заявляем…, …объявляем…
   д) Обещание: …обязуемся…, …гарантируем…
   е) Напоминание: …напоминаем…, …ставим в известность…
   ж) Отказ: …вынуждены отказать…, …не можем выполнить…, …не располагаем возможностью…
   з) Выражение отношения: …с сожалением сообщаем…, …приносим извинения…, …выражаем признательность…, …благодарим…, …желаем успехов…

   Языковые формулы, выражающие просьбу, требование, распоряжение:
   …прошу рассмотреть возможность…
   …обращаюсь к вам с просьбой…
   …убедительно прошу решить вопрос о…
   …прошу направить в мой адрес…

   Языковые формулы, выражающие напоминание или предупреждение:
   …напоминаем, что срок соглашения истекает…
   …организация уведомляет вас о том, что…
   …считаем необходимым ещё раз напомнить о том, что…
   …вторично ставим вас в известность…

   Языковые формулы, выражающие предложения:
   …по вашей просьбе предлагаем вам…
   …в ответ на ваш запрос мы можем предложить вам…
   …просим вас принять заказ на…
   …подтверждая получение вашего запроса, предлагаем вам…

   Языковые формулы отказа от предложения:
   …к сожалению, удовлетворить вашу просьбу не предоставляется возможным, т.к. организация не имеет возможности выполнить данную задачу, т.к…
   …ваше распоряжение не может быть выполнено в виде…
   …мы не можем предоставить вам, т.к…

   Языковые формулы, выражающие гарантии:
   …гарантируем, что…
   …организация обязуется…
   …безопасность гарантируется…
   …конфиденциальность информации гарантируется…

   Языковые формулы, выражающие сообщение или уведомление:
   …сообщаем, что…
   …извещаем вас о том, что…
   …считаем необходимым поставить вас в известность…
   …докладываю о…
   …доводим до вашего сведения, что…
   …нам приятно сообщить, что…

   Языковые формулы, выражающие приказ, распоряжение:
   …приказываю назначить на должность…
   …обязать руководителей всех подразделений…
   …обеспечить доставку…
   …утвердить временное положение о…
   …контроль за исполнением возложить…
   …назначить расследование по факту…

   В тексте документа заметную роль играют устойчивые обороты речи. Например:
   …произвести проверку…
   …организация не возражает…
   …обеспечить выполнение…
   …руководитель считает возможным…
   …оказать помощи…

1. Структура текста служебных документов

 Документы делятся в зависимости от количества затронутых в них вопросов на простые и сложные. Простые, т.е. содержащие один вопрос, документы значительно легче в обработке (регистра­ция, постановка на контроль, формирование в дела), направлении на исполнение. Сложные документы чаще всего касаются несколь­ких самостоятельных вопросов и исполнителей или даже разных структурных подразделений. С них приходится снимать копии или устанавливать очередность исполнения. Их обработка вызывает некоторые трудности (при регистрации вносится несколько вопро­сов, при постановке на контроль выделяется каждый вопрос и т.д.). Сложно решить вопрос о помещении такого документа в де­ло. Поэтому при составлении наиболее многочисленных видов информационно-справочных документов (письма, служебные за­писки, справки) рекомендуется включать в них по одному вопросу.

Протоколы, приказы, постановления обычно бывают слож­ными по содержанию. Они формируются в отдельные дела, на обложках которых содержание не раскрывается, а указываются лишь вид документа, автор и дата.

При чтении документа большое значение имеет последова­тельность представления информации, четкое выделение ее ос­новных частей, т.е. структура текста. Под структурой текста понимается совокупность текстовых компонентов, расположен­ных в определенной последовательности.

Обычно в тексте документа выделяются две смысловые час­ти: в одной излагаются причины, основания или цели составле­ния документа, в другой — выводы, предложения, просьбы, рас­поряжения, решения, рекомендации. Например:

В январе 2020 г. институт проводит конференцию «Проблемы развития предпринимательства в России». Будут обсуждены про­блемы структурных изменений в экономике и развития предприни­мательства.

Просим принять участие и подготовить свои предложения.

Декан факультета                                                                    И.А. Скокшина

Можно составлять документы только из заключительной части, например, письма и заявления с просьбой — без мотиви­ровки, приказы — с одной распорядительной частью. Например:

Прошу принять меня на работу оператором ГВМ на 1,5 став­ки с 15 августа 2019 года.

Для лучшего восприятия документа его текст делится на аб­зацы — простейшие компоненты текста, состоящие из одной или нескольких фраз (предложений) и характеризующиеся единством и относительной законченностью содержания. Обыч­но абзац содержит не более двух — трех предложений. С абза­ца начинается каждая новая мысль. Подобный прием помога­ет вдуматься в содержание документа, сделать небольшие ос­тановки при его чтении.

Текст документа может содержать разделы, подразделы, пункты, подпункты, нумеруемые арабскими цифрами. Уровней рубрикации текста не должно быть более четырех.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста. ГОСТ рекомендует абзацный отступ текста документа - 1,25 см.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

В США и Великобритании рекомендуется текст документов печатать через один интервал, а каждый новый абзац отделять от предыдущего двойным интервалом, но начинать от полей.

Структура текста отдельных видов документов может быть пре­допределена нормативными актами, в которых указывается, из ка­ких частей документ состоит. Так, например, составляются долж­ностная инструкция, положение о структурном подразделении.

1. Особые требования предъявляются к составлению бухгалтер­ских документов

Первичные бухгалтерские документы выполняются, как пра­вило, на унифицированных бланках, при их составлении лишь вписываются (заполняются) части текста. К их заполнению нормативные акты предъявляют особые требования.

Записи в первичных финансовых документах производятся чернилами, пастой шариковой ручки или при помощи компьютерной техники. Свободные строки прочер­киваются.

Информация в первичных документах фиксируется как в виде текста, так и в цифровом виде. В отличие от документов других систем документации, в бухгалтерских документах подчистки и неоговоренные исправления не допускаются.

Если допущена ошибка, то неправильный текст или сумма за­черкиваются одной чертой так, чтобы можно было прочитать зачеркнутое, и над зачеркнутым надписывается исправленный текст или сумма. Затем исправление оговаривается надписью «исправлено» и подтверждается подписью лица, подписавшего документ, и датой исправления.¹

В определенных видах финансовых документов исправления не допускаются. Об этом сказано в Федеральном законе «О бухгалтерском учете»: «Внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления могут вноситься лишь по согла­сованию с участниками хозяйственных операций, что должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений».

В первичных бухгалтерских документах показатели денежных сумм часто выражаются не только цифрами, но во избежание возможных ошибок даются и в словесном варианте. При их на­писании следует помнить, что количественные числительные склоняются, при этом изменяются все части сложных и состав­ных числительных. Например: с восьмьюстами тридцатью пя­тью рублями, до трехсот семидесяти тысяч рублей.

Источники литературы:

1. Федеральный закон от 6 декабря 2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»

2. Инструкция по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. М.: Министерство финансов РФ, 2000, с.7.

3. Документационное обеспечение управления [Электронный ресурс]: учебник для студентов вузов / А.С. Гринберг [и др.]. — Электрон. текстовые данные. — М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2017. — 391 c.— Режим доступа: ЭБС IPRbooks. http://www.iprbookshop.ru/71213.html

4. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения (ГСДОУ) [Текст]. - М. : Главархив СССР, 1991.

5. ГОСТ Р 7.0.97-2016. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов. Электронный ресурс. - Режим доступа: Информационно-правовая система «Консультант-Плюс», 2021.

1^ Инструкция по ведению бухгалтерского учета в бюджетных учреждениях. М.: Министерство финансов РФ, 2000, с.7.

4