MS Access деректер қоры

MS Access деректер базасы. Деректер базаның құрылымы.

Қызметтің кез келген саласында жиі деректердің үлкен көлемдерімен жұмыс жасау қажет. Бұл кездегі негізгі операциялар – бұл ақпаратты жинау, оны өңдеу (қажет деректерді іздеу, сұрыптау және т.б.), деректерді қарап шығуға және баспаға шығаруға арналған формаларды құрастыру болып табылады. Осы барлық функцияларды қамтамасыз ететін ең таңымалды программалық құрал MS Access деректер базасын басқару жүйесі болып табылады.

Деректер базасы – бұл ақпарат, яғни деректер арнайы форматта (*.mdb) сақталынатын файл (құжат).

• Деректер базасын басқару жүйесі – бұл программа. Ол арқылы ақпарат деректер  базасына енгізілінеді, сұрыпталынады, сүзбеу жүргізілінеді, қажет ақпарат ізделінеді, қажет ақпарат басқа программаларға көшірілінеді.

• Деректер базасындағы бағандар өрістер деп аталады, ал жолдар – жазулар. Жазулар саны қатты дисктің сыйымдылығымен шектеледі. Өрістердің максималды саны – 255.

• Өрістер мен олардың қасиеттерінің жиынтығы деректер базаның құрылымын анықтайды. Жазуы жоқ деректер базасы да деректер базасы болып табылады, өйткені оның құрылымы бар.

Деректер базасын құрастыру:

1 қадам. Оның құрылымын құрастыру. 2 қадам. Құрылымды ақпаратпен толтыру.

• Access-ті жүктеген кезде деректер қорының объектілерімен жұмыс жасауға арналған мәзір пайда болады.

Жұмыс жасаудың режимдері және объектілері

Кестелер – жазулар жиынтығы болып табылады. Деректер базасында

не сақталынады соның бәрі оның кестелерінде сақталынады. Олардың

құрылымы және мазмұны бар. Кестенің құрылымын құрастырғанда

өрістердің атауларын, өрістердің типтерін және олардың өлшемдерін

анықтау қажет. Кестенің әрбір өрісіне ерекше ат беріледі. Содан кейін 

қандай типті деректер әрбір өрісте орналасады екендігін шешу. Өріс

типінің мәні Конструктор режимінде ғана көрсетілінеді.

Сұраныстар – толтырылған деректер базасымен жұмыс жасауға

арналған негізгі объект. Деректерді өзгерту, таңдау және талдау

құралы болып табылады. Олар бойынша бірнеше кестенің деректерін

өзгертуге, талдауға және қарауға болады. Базаның байланысқан

кестелерінен деректердің күрделі таңдауын орындауға және оларды

нәтижелі кестелер түрінде көрсетуге мүмкіндік береді. Нәтижелі кестелер

тек жедел жадыда сақталынады, ал бірақ оларды сақтауға болады.

Формалар – кестенің деректерін енгізу және бір жазуды

көру үшін және т.б. мақсаттары үшін қолданылатын

экранның арнайы форматы болып табылады. Формалар

деректерді енгізуге, оларды түзетуге, қосуға және жазуларды

жоюға мүмкіндік береді. Бір уақытта өз ара байланысқан

кестелермен операциялар істеу үшін формаларды

құруға болады.

Есептер – бұл деректерді ұйымдастыру және баспаға

пайдаланушыға қажетті түрде шығарудың ең тиімді құралы.

Макростар – бұл белгілі бір операцияларды орындайтын

макрокомандалар жиынтығы. Ол базамен жұмыс жасауын

автоматтандырудың құралы болып табылады.

Модуль – бұл Visual Basic for Application (VBA) програм-

малау тілінде жазылған программа.

Деректер түрлері.

Мәтіндік – мәтін немесе есептеулерді жүргізуге талап

етпейтін сандар (255 таңбаға дейін).

Сандық – есептеулер жүргізуге арналған әр түрлі форматты

сандық деректер.

Мерзім/уақыт – мерзім және уақыт туралы ақпарат сақтау.

Ақшалы – ақшалық мәндер және бүтін бөлігінде 15 таңбаға

дейін, бөлшек бөлігінде 4 таңбаға дейін дәлдікпен

жүргізілінетін математикалық есептеулерде қолданылатын

сандық деректер.

MЕМО – көп көлемді мәтінді сақтау.

Санауыш – арнайы сандық өріс. Мұнда Access

әрбір жазуға автоматты түрде арнайы реттік нөмерін береді.

Логикалық – екі мүмкін мәндерден тек біреуін

ғана қабылдай алады (иә, жоқ).

OLE объекттің өрісі – Access кестесіне ендірілген

немесе байланысқан объект.

Гиперсілтеме - әріп және цифрлардан құрылған

және гиперсілтеме адресін көрсететін жол.

Алмастыру шебері – тұрақты мәндер жиынтығы

немесе басқа кестеден қажет мәндерді тізімнен

немесе тізімі бар өрістен таңдауға мүмкіндік беретін өріс.

Кестелерді құру.

Access-ті жүктегеннен соң экранда сұхбат терезесі

пайда болады. Ол арқылы дайын деректер базасын

ашуға, жаңа деректер базасын құрастыруға немесе

ол үшін ендірілген шеберді пайдалануға болады.

Біз Новая база данных ауыстыру қосқышын таңдаймыз

және OK батырмасын шертеміз. Файл новой базы данных

сұхбат терезесі пайда болады. Мұнда файлдың атын

және оның орналасуын көрсетеміз. Сохранить батырмасын

шертеміз. Деректер базаның терезесі пайда болады.

Мұнда 6 астарлы бет орналасқан. Кестені құрастыру үшін

Таблицы астарлы бетін таңдаймыз. Создать батырмасын

шертеміз. Новая таблица сұхбат терезесі пайда болады.

Мұнда кестені құрастырудың 3 мүмкін тәсілі көрсетілген.

1.    Режим таблицы – кесте өрістердің атауларын

бағандардың тақырып жолдарына енгізу арқылы

құрылады. 2.    Конструктор – кесте өрістердің атаулар тізімін және

бірден әрбір өрістің қасиеттерін көрсету арқылы

құрылады. 3.    Мастер таблиц – автоматты түрде шебердің көмегімен.

Ол дайын тізімнен өрістерді таңдауға мүмкіндік береді

және мұнда жүзден аса әр түрлі кестелердің түрлерінің

шаблондары берілген.