MS Excel. Общие сведения

Электронные таблицы Табличный процессор MS Excel

Подготовила преподаватель Информатики

Сухомлинова Светлана Игоревна

Microsoft Excel

MS Excel – средство для работы с электронными таблицами, намного превышающее по своим возможностям существующие редакторы таблиц.

Первая версия данного продукта была разработана фирмой Microsoft в 1985 году.

Microsoft Excel – это программа управления электронными таблицами общего назначения, которая используется для вычислений, организации и анализа различных данных.

Microsoft Excel

Табличные процессоры – удобный инструмент для экономистов, бухгалтеров, инженеров, научных работников – всех тех, кому приходится работать с большими массивами числовой информации.

Эти программы позволяют создавать таблицы, которые являются динамическими, т. е. содержат так называемые вычисляемые поля, значения которых автоматически пересчитываются по заданным формулам при изменении значений исходных данных, содержащихся в других полях.

В дальнейшем ее можно просматривать, изменять, записывать на носители информации для хранения, печатать на принтере.

Возможности MS Excel:

1. Создание таблиц со сложным форматированием, включающих автоматический расчет данных

2. Вычисление различных функций f(x)

3. Построение диаграмм (более 104 видов)

4. Работа с базами данных

5. Написание макросов на языке Visual Basic

6. Работа с пакетом анализа, позволяющим обрабатывать данные эксперимента (Office – Параметры Excel – Надстройки – Перейти… - Пакет анализа, Поиск решения)

7. Решение систем уравнения и неравенств. Решение оптимизационных задач (Данные – Анализ «что-если» – Подбор параметра)

Интерфейс MS Excel

Интерфейс MS Excel

В строке заголовка отображается название программы ( Microsoft Excel ) и имя документа.

Документ Excel называется  Рабочей книгой .

При сохранении файлу по умолчанию присваивается имя  Книга1 , расширение – .xlsx

Кнопка «Office»

В левом верхнем углу окна расположена Кнопка " Office ".

При нажатии кнопки отображается меню основных команд для работы с файлами, список последних документов, а также команда для настройки параметров приложения.

Лента

Главный элемент пользовательского интерфейса MS Excel представляет собой ленту , которая идет вдоль верхней части окна каждого приложения MS Office, вместо традиционных меню и панелей инструментов.

С помощью ленты можно быстро находить необходимые команды (элементы управления: кнопки, раскрывающиеся списки, счетчики, флажки и т.п.). Команды упорядочены в логические группы, собранные на вкладках.

Содержание ленты для каждой вкладки постоянно и неизменно. Нельзя ни добавить ни удалить какой-либо элемент на вкладке.

Вкладки

По умолчанию в окне отображается семь постоянных вкладок: Главная ,  Вставка ,  Разметка страницы ,  Ссылки ,  Рассылки , Рецензирование ,  Вид .

Для перехода к нужной вкладке достаточно щелкнуть по ее названию (имени).

Каждая вкладка связана с видом выполняемого действия. Например, вкладка  Главная , которая открывается по умолчанию после запуска, содержит элементы, которые могут понадобиться на начальном этапе работы, когда необходимо набрать, отредактировать и отформатировать текст.

Элементы управления

Элементы управления на вкладках ленты объединены в группы, связанные с видом выполняемого действия.

Например, на вкладке Главная имеются группы для работы с буфером обмена, установки параметров шрифта, установки параметров абзацев, работы со стилями и редактирования.

Элементами управления являются обычные кнопки, раскрывающиеся кнопки, списки, раскрывающиеся списки, счетчики, кнопки с меню, флажки, значки (кнопки) группы.

Кнопки используются для выполнения какого-либо действия.

Пример:

На вкладке  Главная  в группе  Шрифт  кнопка Полужирный устанавливает полужирное начертание шрифта.

Чтобы нажать кнопку, надо щелкнуть по ней мышью.

Щелчок по кнопке в правом нижнем углу группы открывает соответствующее окно диалога, например, для группы  Шрифт  откроется окно диалога  Шрифт .

Панель быстрого доступа

Панель быстрого доступа по умолчанию расположена в верхней части окна Excel и предназначена для быстрого доступа к наиболее часто используемым функциям.

По умолчанию панель содержит всего три кнопки:  Сохранить ,  Отменить ,  Вернуть  ( Повторить ).

Настройка панели быстрого доступа

Панель быстрого доступа можно настраивать, добавляя в нее новые элементы или удаляя существующие.

Для этого надо проделать следующие действия:

1. Нажать кнопку  Настройка панели быстрого доступа

2. В меню выбрать наименование необходимого элемента

Элементы, отмеченные галочкой, уже присутствуют на панели.

Настройка панели быстрого доступа

Для добавления элемента , отсутствующего в списке, выберите команду  Другие команды .

В разделе  Настройка  окна Параметры Excel в раскрывающемся списке Выбрать команды из выберите вкладку, в которой расположен добавляемый элемент, затем выделите элемент в списке и нажмите кнопку  Добавить .

Настройка панели быстрого доступа

Для добавления на панель любого элемента из любой вкладки можно также щелкнуть по этому элементу правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду  Добавить на панель быстрого доступа .

Для удаления  элемента из панели достаточно щелкнуть по нему правой кнопкой мыши и в контекстном меню выбрать команду Удалить с панели быстрого доступа .

Мини-панель инструментов

Мини-панель инструментов содержит основные наиболее часто используемые элементы для оформления данных.

Она не отображается автоматически при выделении фрагмента листа.

Для отображения панели щелкните правой кнопкой по выделенной области.

Строка формул

Под панелями инструментов окна Excel расположена строка формул .

В левой части этой строки отображается адрес текущей ячейки (или ее имя),

В правой части – содержимое текущей ячейки .

Строка формул

Между полем адреса и полем содержимого расположены кнопки:

- открывает список именованных ячеек (для быстрого перехода к ним), а при вводе формулы – список 10 функций, использовавшихся последними

- вызывает окно Мастера функций

При начале ввода данных с клавиатуры в ячейку в строке формул появляются еще две кнопки:

- отмена ввода (эквивалентно клавише ESC)

- ввод данных в ячейку (эквивалентно ENTER)

Рабочая область

Рабочая область каждого листа представляет собой таблицу.

Столбцы таблицы озаглавлены латинскими буквами и, далее, двухбуквенными сочетаниями. Всего в рабочем листе – 16 384 столбцов (от А до XFD. После столбца Z идет столбец АА, после AZ — ВА и т.д.).

Строки нумеруются от 1 до 1 048 576 .

Книга состоит из  рабочих листов . Каждый рабочий лист имеет имя, которое отображается на его ярлыке. По умолчанию листы называются: Лист1, Лист2 и т.д. Для активизации листа нужно щелкнуть на его ярлыке.

При большом количестве листов используются кнопки прокрутки, расположенные слева от ярлыков.

Ячейки

Минимальным элементом хранения данных является  ячейка .

Адрес ячейки – это заголовок столбца и номер строки, на пересечении которых расположена ячейка (например, А2, В25, С65).

Одна из ячеек всегда является  активной (текущей) и выделена рамкой . Ее адрес, т.е. буква столбца и номер строки, указывается в поле  Имя .

Заголовки строки и столбца, на пересечении которых находится активная ячейка, выделены темным цветом. По этому признаку легко определить активную ячейку.

Операции ввода и редактирования данных всегда производятся в активной ячейке.

Диапазон ячеек

Две или несколько смежных ячеек называют диапазоном и обозначают, указывая через двоеточие адреса верхней левой ячейки и нижней правой.

Выделение фрагментов таблицы

Одну ячейку

Строку

Щелчок на ней или перемещаем выделения клавишами со стрелками

Столбец

Щелчок на номере строки

Щелчок на имени столбца

Диапазон ячеек

Несколько диапазонов

Протянуть указатель мыши от левого верхнего угла диапазона к правому нижнему

Всю таблицу

Выделить первый, с зажатой клавишей Ctrl выделить следующий

Щелчок на кнопке «Выделить все» (пустая кнопка слева от имен столбцов)

Ссылки

Ссылка в MS Excel — адрес ячейки или связного диапазона ячеек.

В каждом листе Excel может быть (В 16384 (2 в 14 степени) столбцов и 1048576 (2 в 20 степени) строк).

Адрес ячейки определяется пересечением столбца и строки.

Ссылки в Excel бывают 3-х типов:

• Относительные ссылки (пример: A1);
• Абсолютные ссылки (пример: $A$1);
• Смешанные ссылки (пример: $A1 или A$1, они наполовину относительные, наполовину абсолютные).

Знак $ здесь никакого отношения к денежным единицам не имеет, это лишь способ указать Excel тип ссылки.

Формулы в MS Excel

MS Excel - программируемый табличный калькулятор.

Все расчеты в Excel выполняют формулы, которые отображаются в строке формул.

В формуле можно использовать различные типы операторов (арифметические и т. п.), текст, ссылки на ячейку или диапазон ячеек, круглые скобки, именованные диапазоны.

В формулах соблюдается приоритет выполнения операций (умножение выполняется раньше сложения и т. п.).

Для изменения порядка выполнения операций используются круглые скобки.

Вычитание Умножение Пример: «=1-1» Больше / Пример: «=2*3» Меньше ^ = Деление Возведение в степень – Shift+6 Больше, либо равно Пример: «=1/3» % Пример: «=2^10» Меньше, либо равно = Процент Равно (проверка на равенство) Пример: «=3%» - преобразуется в 0,03 Неравно (проверка на неравенство) «=37*8%» - нашли 8% от 37 " width="640"

Операторы

Арифметические операторы

+

Сложение

Логические операторы

-

Пример: «=1+1»

*

Вычитание

Умножение

Пример: «=1-1»

Больше

/

Пример: «=2*3»

Меньше

^

=

Деление

Возведение в степень – Shift+6

Больше, либо равно

Пример: «=1/3»

%

Пример: «=2^10»

Меньше, либо равно

=

Процент

Равно (проверка на равенство)

Пример:

«=3%» - преобразуется в 0,03

Неравно (проверка на неравенство)

«=37*8%» - нашли 8% от 37