Тема. Р. Р.19. Оформление деловых бумаг (заявление, доверенность, расписка, объяснительная записка).
Цели:
1. Познакомить с нормами и правилами оформления деловой бумаги – заявления. Закрепить теоретические знания об официально-деловом стиле речи.
1. Сформировать умение оформлять заявление в соответствии с его структурой и формой; развивать навыки редактирования заявления; обогащение словарного запаса учащихся.
2. Воспитывать культуру деловой письменной речи, аккуратность выполнения работ; социально адаптировать к современной жизни посредством материала урока.
Оборудование:
1. Информационные листы для учащихся.
2. Образцы заявлений
3. Листы для корректировки заявления
4. Образец доверенности
5. Образец автобиографии
6. Листок с автобиографией для корректировки
7. Бланк расписки (незаконченный)
8. Образец объяснительной записки
Ход урока.
Организационный момент.
Работа по теме урока. Лекционно-практическая работа
Лекция
С древних времен дошли до нас различные виды документов. Документы возникли вместе с письменностью вначале как средство закрепления имущественных отношений, а затем, с развитием письменности, стали средством общения, передачей информации. Документы являются одним из важнейших хранилищ человеческой памяти.
Частная собственность и основанный на ней индивидуальный труд вели к имущественному и социальному неравенству, закреплявшемуся в документах. В конце IXв. Этот процесс привел к образованию классов. Всё это отражено в замечательном документе, памятнике древнерусского права – Русской Правде.
Деловые тексты появляются вместе с зарождением государственно-правовых отношений; первоначально это тексты «духовных грамот» - завещание, например Мстиславова грамота, грамота Варлама Хутырского, написанные в XIIв; «договорных грамот» - межгосударственных соглашений например, Смоленская грамота, Рижская грамота, написанные в XIIIв; самый ранний свод законов – «Русская Правда» - дошел до нас в составе Новгородской кормчей, созданной в XIIIв. Применительно к этому историческому периоду ещё трудно говорить о формировании делового стиля; но можно утверждать, что именно древнерусский язык обслуживал сферу деловых и государственно-правовых отношений. В XVI-XVIIв. в связи с укреплением Московского государства расширяются и укрепляются государственные институты власти, функционируют множество приказов, так тогда назывались органы государственного управления в 1469г. издаётся Соборное Уложение – первый печатный свод законов российского государства. В течение этих лет совершенствуется язык документов появляются особые стандартные фразы – речевые клише; оформляются основные жанры. Деловой язык Московского государства не только лег в основу современного русского литературного языка, но и явился наиболее рано обособившейся функциональной разновидностью русского литературного языка. В течение последних столетий (XVIII-XXвв.) официально-деловой стиль постоянно совершенствовался под воздействием литературного языка вырабатывались особые жанровые формы стандарты стиля.
Деловой стиль - это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т.е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри них, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности.
1. Прочитайте текст и скажите, каковы особенности деловых бумаг. Какие требования предъявляются к их оформлению?
Каждый человек должен уметь составить и написать заявление, доверенность, автобиографию, протокол, характеристику, план работы, правильно заполнить анкету, составить текст телеграммы, приглашения и т. п. Для всех этих деловых бумаг присущи ясность, точность, компактность, предельная сжатость изложения.
В деловой переписке широко используются термины, отымённые предлоги (ввиду, в связи, в целях, вследствие ипр.), отглагольные существительные (разрешение, согласование), глагольные сочетания (произвести оплату, оказать поддержку, принять участие).
Деловой речи свойствен преимущественно прямой порядок cлов. Ей присущи причастные и деепричастные обороты; страдательные конструкции; безличные предложения; конструкции, осложнённые обособленными приложениями, однородными членами и вводными словами.
Деловая речь отличается пояснительным характером изложения, слабой индивидуализацией стиля пишущего, полным отсутствием художественно-изобразительных средств. Лаконичность деловой речи достигается компактностью слов, использованием специальных форм деловых бумаг.
Чтобы правильно оформить разнообразные деловые документы, нужно учитывать особенности официально-делового стиля речи, соблюдать основные требования, предъявляемые к любому документу, а именно:
1) составлять документы в соответствии с принятыми в данном обществе формами деловых бумаг;
2) соблюдать нормы литературного языка, использовать языковые средства, свойственные деловой речи; избегать двусмысленности и многословия;
3) добиваться логической завершённости, чёткости выражений, точности и лаконичности изложения, полноты и убедительности обоснований;
4) следить за правильным расположением материала в документе (слева оставлять поля для подшивки бумаг; не отрывать инициалы от фамилии, перенося её на другую строку, и др.);
5) правильно употреблять знаки препинания, единообразно писать различные знаки и числовые обозначения.
2. Вспомните, как составляются заявления. Когда и по поводу чего они пишутся? Назовите компоненты, составляющие заявление. Ознакомьтесь с текстами приведённых заявлений и скажите, какое из них простое, а какое — сложное. Чем они различаются? Ответ обоснуйте.
Директору СШ №19 г. Севастополя
Герасиной Нелли Ивановне
ученицы 11-го класса Голдиной Марины,
проживающей по ул. Бажова, 3, кв. 125,
заявление
Прошу зачислить меня в 11-й класс школы №19 в связи с переездом семьи на постоянное местожительство в данный район.
Необходимые документы прилагаю.
15 апреля 2002 г (подпись) Голдина М.
Ректору Национального педагогического
университета им. М. П. Драгоманова
Боярского Дмитрия Петровича,
проживающего по адресу: г. Яготин,
Киевской области, ул. Шевченко, 13, кв. 20,
заявление.
Прошу допустить меня к вступительным экзаменам на филологический факультет по специальности «Иностранный язык». В 2002 году я закончил 11-й класс СШ №4 г. Яготина.
К заявлению прилагаю: 1) автобиографию; 2) свидетельство об образовании за №17156 от 25 июня 2002 года, выданное СШ №4 г. Яготина; 3) характеристику для поступающих в вузы; 3) справку о состоянии здоровья (форма №286); 4) 4 фотокарточки.
6 июля 2002 года (подпись) Боярский Д. П.
3. Прочитайте текст и скажите, что нового вы узнали об оформлении заявления.
Довольно часто возникают споры о том, как следует писать в заявлении: Захаровой М. И. или от Захаровой М. И. И в этом споре нет правых. Обычно авторы пособий по деловой речи предпочитают первую, более традиционную форму, без предлога. Но допускается и форма с предлогом. Полагают, что применение предлога соответствует обычной грамматической связи: заявление кому от кого.
В отношении стилистическом представляет некоторое неудобство применение традиционной формы в тех случаях, когда рядом оказываются две фамилии и обе в родительном падеже: Начальнику цеха Сидоровой А. С. Захаровой М. И. заявление. Но с точки зрения правил составления деловых бумаг и грамматики это абсолютно правильно. Однако не будет ошибкой и преодоление стилистического неудобства: Начальнику цеха Сидоровой А. С. от Захаровой М. И. заявление.
Но есть здесь еще один предмет для спора: как следует писать слово заявление — со строчной буквы или с прописной? На этот вопрос тоже нельзя ответить однозначно.
Если исходить из грамматики — из того, что вся начальная часть документа представляет собой одно предложение, то справедливо ответить: слово заявление следует писать со строчной буквы. Но если обратить внимание не только на грамматическую сторону, а ещё и на зрительную форму документа, то слово заявление оказывается заголовком. Ведь его обычно пишут в центре строки, отдельно, после имени автора заявления, которое всегда пишется справа (иногда с дополнительными сведениями). А если слово заявление — заголовок, то его можно написать и с прописной буквы. И это не будет ошибкой.
(Из книги «Беседы о русском слове».)
2. Редактирование заявления из сценки.
НЕПРАВИЛЬНОЕ ЗАЯВЛЕНИЕ.
Дорогой, милый, самый добрый в мире мой директор библиотеки
пишет Вам ученик 7 «А» класса Саша Петров.
Я серьёзно заявляю, что хочу записаться в библиотеку. Ну пусть меня примут. Я буду больше читать, обещаю Вам. Заранее спасибо.
Будьте здоровы! Саша.
- Какие ошибки Саша допустил в оформлении своего заявления? ( неверно расположены части заявления, наименования документа, даты и подписи нет)
- Какие ошибки допущены в содержании? (лишними являются слова благодарности, пожелания здоровья, излишне употребление эмоциональной лексики)
- Подумайте и составьте правильную форму заявления Саши.
4. Составьте самостоятельно заявление: 1) директору школы об освобождении от занятий в связи с какой-либо причиной (причину указать); 2) начальнику органа внутренних дел с просьбой выдать паспорт. Соблюдайте требования, предъявляемые к оформлению этого вида документа.
5. Вы, наверное, уже определили для себя, куда будете поступать после окончания школы. Выясните, какие документы необходимо сдавать при поступлении в это учебное заведение. Напишите мотивированное (сложное) заявление с просьбой допустить вас к вступительным экзаменам.
6. Прочитайте и скажите, что такое доверенность и в каких случаях она составляется. Каковы особенности оформления этого вида документа?
Доверенность — это документ, дающий кому-нибудь право (полномочия) действовать от имени лица, выдавшего доверенность. Она выдаётся одним лицом или учреждением другому лицу, которому доверяется ведение какого-либо дела, получение ценных предметов, денежных средств и т. п. В доверенности фигурируют два лица: доверитель (лицо, доверяющее что-либо) и доверенное лицо (тот, кому доверяется что-либо, кому выдана доверенность).
Доверенности бывают служебные (когда доверяет организация) и личные; одноразовые и на длительный срок. Если же срок действия доверенности не указывается, то она сохраняет силу в течение года. Служебная доверенность в большинстве случаев пишется на специальных бланках, которые заполняются от руки. Такая доверенность может быть оформлена и на печатной машинке.
Составляется доверенность обычно по следующей форме: 1) наименование документа; 2) фамилия, имя, отчество (иногда должность) доверителя; 3) фамилия, имя и отчество (иногда должность) доверенного лица; 4) содержание доверенности (что конкретно доверяется); сумма пишется цифрами и в скобках прописью; 5) подпись доверителя; 6) дата выдачи доверенности; 7) наименование должности и подпись лица, удостоверяющего подпись доверителя; 8) дата удостоверения подписи и печать.
При получении особо ценных вещей, оборудования и т. п. указывают адрес и некоторые данные паспорта получателя (серия, номер, когда и кем выдан). (По К. Щепиной.)
7. Ознакомьтесь с образцом доверенности. Определите, отвечает ли она требованиям, о которых вы узнали из предыдущего упражнения.
ДОВЕРЕННОСТЬ
Я, Львов Михаил Романович, учащийся 11-го класса СШ №114 г. Киева, доверяю учащемуся 11-го класса Власову Александру Ивановичу получить причитающийся мне гонорар за публикацию стихов в сборнике «Творчество юных» в сумме ... (сумма прописью) гривень.
12 апреля 2002 года (подпись) Львов М. Р.
Подпись Львова М. Р. удостоверяю
(печать) Директор школы (подпись) Ветров А. И.
8. I. Составьте документ, в котором 1) вы доверяете кому-нибудь из одноклассников получить деньги, заработанные вами во время летних каникул; 2) администрация школы доверяет вам получить в пункте кинопроката учебные фильмы. Соблюдайте правила оформления этого вида документа.
II. Ответьте, будет ли считаться действительным документ, в котором не указана дата и отсутствует подпись доверителя. Какое, по-вашему мнению, значение имеет удостоверение подписи?
АВТОБИОГРАФИЯ. РАСПИСКА
1. Вспомните, что такое автобиография. Когда и по поводу чего она пишется? Прочитайте текст и скажите, в чём состоит сходство автобиографии и биографии. Каковы особенности построения деловой автобиографии и какие реквизиты она включает?
Слово автобиография греческого происхождения и состоит из трёх частей autos, bios, grapho. В современном русском литературном языке употребляется в значении «описание своей жизни». Различают две разновидности автобиографии: автобиография — официальный документ и автобиография — литературное произведение.
В автобиографии — официальном документе человек описывает свою жизнь и деятельность. Она составляется и подаётся обычно при поступлении в учебное заведение или на работу. Форма деловой автобиографии включает, как правило, следующие элементы: 1) наименование документа; 2) текст автобиографии; 3) дата написания; 4) подпись составителя.
В тексте автобиографии указываются: 1) фамилия, имя, отчество того, кто составляет автобиографию; 2) основные факты из жизни: дата и место рождения, сведения об образовании, трудовой и общественной деятельности, награды (поощрения); 3) краткие сведения о составе семьи (где и кем работают или учатся члены семьи); 4) домашний адрес.
Пишется этот документ произвольно, от имени первого лица. При этом не следует злоупотреблять местоимением я основное внимание должен уделить фактам, не прибегая к рассуждениям по поводу отдельных жизненных ситуаций, описаний событий.
Все сведения в автобиографии располагаются в хронологическом порядке, чтобы можно было представить жизненный путь, деловую квалификацию и общественную активность человека.
2. Прочитайте автобиографию. Скажите, отвечает ли она по форме требованиям, предъявляемым к такому документу (см. материал предыдущего упражнения). Чем определяется последовательное расположение материала в автобиографии? С помощью каких средств достигается точность, сухость и официальность изложения?
АВТОБИОГРАФИЯ
Я, Короленко Вера Владимировна, родилась 3 августа 1983 года в г. Киеве в семье служащего.
В 1992 году поступила в первый класс средней школы № 4 г. Киева, которую окончила с отличием в 2002 году.
Во время учёбы в школе избиралась старостой класса, принимала участие в художественной самодеятельности, в школьных, районных и городских олимпиадах по разным предметам; имею грамоты.
Отец, Короленко Владимир Петрович, работает преподавателем в Национальном педагогическом университете им. М. П. Драгоманова.
Мать, Короленко Ольга Ивановна, работает учителем русского языка и литературы средней школы № 62 г. Киева.
Сестра, Короленко Екатерина Владимировна, учится в шестом классе средней школы № 4 г. Киева.
Домашний адрес: г. Киев, ул. П. Запорожца, 14, кв. 17.
10 июня 2002 г. Подпись Короленко В. В.
3. Прочитайте ученическую автобиографию. Какие ошибки в содержании, построении и языковом оформлении допущены? Отредактируйте текст документа и запишите его в исправленном виде.
Я, Степанченко Саша, родился в 1986 году в небольшой деревеньке Остролучье, которая находится в 7 км от пгт Барышевки.
Мой отец, Степанченко Алексей Сергеевич, тракторист МТС.
Моя мать, Степанченко Наталья Григорьевна, библиотекарша сельской библиотеки.
В 1993 году я поступил в первый класс Барышевской средней школы № 2, куда мне приходится добираться на попутных машинах каждое утро и по сей день, так как через нашу деревню не ходят рейсовые автобусы.
Наша семья состоит из восьми человек. Кроме меня, в нашей семье есть ещё четверо детей — два мальчика и две девочки. Свете — четыре года, Сереженьке — 6 лет. Люся и Коля учатся в той же школе, где учусь и я. Ещё с нами живёт мамина мама.
В октябре 1995 года я поступил в музыкальную школу, где учусь играть на баяне.
Самое любимое мое занятие — спорт. Несколько лет я занимал второе место на областных соревнованиях по лёгкой атлетике.
В данный момент я учусь в десятом классе.
12 мая 2002 г. Подпись Степанченко А.
4. Вспомните, что такое расписка. В каких случаях она выдаётся и каково её назначение? Как пишутся в расписке числительные? Почему? Из каких элементов состоит этот документ? Сверьте свои суждения с приведённым материалом.
Расписка — это официальный документ, в котором составитель подтверждает факт получения чего-либо (денег, документов, ценных вещей и т. п.) от другого лица или организации.
Расписка имеет определённую форму, состоящую из следующих элементов: 1) наименование документа; 2) фамилия, имя, отчество, должность лица, дающего расписку; 3) наименование учреждения, предприятия (или лица), от которого получено что-либо; 4) наименование полученного с указанием количества и суммы (количество и сумма пишутся сначала цифрами, потом в скобках прописью); 5) дата составления расписки; подпись того, кто получает ценности.
5. Напишите расписку, по незаконченному бланку
Объяснительная записка - это документ, в котором работник предприятия или учреждения, организации объясняет причины невыполнения какого-либо распоряжения, приказа, инструкции.
Директору Александровской сред-ней школы № 15 Никитину С.А.
от Котова А.А., отца
учащегося 6 «А» класса, Котова Сергея.
Объяснительная записка
О пропуске занятий Котовым Сергеем 2 октября 2012 года.
Я, Котов Алексей Александрович, вместе со своей семьей – женой и сыном Сергеем, учащимся 6 «А» класса, 2 октября 2012 года ехал с дачного участка, где мы убирали урожай. Когда мы находились километров в 5 от города, моя машина заглохла. Завести автомобиль я не смог, пришлось вызывать эвакуатор. В результате этого происшествия, мой сын опоздал на занятия на 3 часа. В этот день у него только 4 урока, смысла идти на занятия уже не было. Я позвонил классному руководителю Анне Петровне Осиповой, объяснил, что сын пропустил уроки по уважительной причине.
5 октября 2012 года Котов Котов А.А.
III. Подведение итогов урока
1. Дайте определение понятия «официально-деловой стиль».
Назовите основные разновидности этого стиля.
Каковы основные черты официально-делового стиля?
Что такое «деловой документ»? Приведите примеры.
Определите понятие «реквизит документа».
Назовите основные реквизиты служебного документа.
Каковы общие правила оформления документов?
Что такое «бланк документа»? Каковы требования к бланкам документов?
На какие виды документы делятся по своему содержанию?
Назовите основные группы и жанры служебных документов.
Какие документы относятся к личным? Дайте их определения.
Каковы основные правила оформления личных документов: а) заявления; б) доверенности; в) расписки; г) объяснительной записки?
IV. Домашнее задание. Напишите свою биографию в форме официального документа. Не забывайте о предъявляемых к нему требованиях.
Заявление –документ, содержащий просьбу лица (лиц)учреждению или должностному лицу.
Реквизиты заявления: название вида документа, дата, адресат (кому), текст, подпись.
Доверенность – документ, дающий право доверенному лицу на совершение определенных действий или получение денежных (а также материальных) ценностей от имени доверителя. В доверенности фигурируют два лица: доверитель(лицо, доверяющее что-либо)и доверенное лицо (тот, кому выдана доверенность).
Реквизиты доверенности: название вида документа, дата выдачи доверенности и дата удостоверения подписи доверителя, текст, подпись доверителя и подпись должностного лица, заверяющего доверенность (т.е. удостоверяющего подпись доверителя), печать.
Расписка - документ, подтверждающий получение каких-либо материальных ценностей (денег, документов, ценных вещей и т.п.), заверенный подписью получателя.
Реквизиты расписки:название вида документа, дата, подпись лица, давшего расписку.
Объяснительная записка - документ, излагающий должностному лицу причины нарушения трудовой (учебной) дисциплины, каких-либо социально-общественных правил(например, общежития, поведения), невыполнения задания и т.п.
Реквизиты объяснительной записки:название вида документа,дата, адресат (кому), текст, отметка о наличии приложений (если необходимо подтвердить факт, указанный в тексте, подпись.
