Понятие «информационная система», особенности складского учета

Понятие «информационная система», особенности складского учета торговой организации

Комплекс, включающий вычислительное и коммуникационное оборудование, программное обеспечение, лингвистические средства, информационные ресурсы, а также персонал, обеспечивающий поддержку динамической информационной модели предметной области для удовлетворения информационных потребностей пользователей можно назвать информационной системой.

В информационных системах часть функций управления и обработки данных выполняется компьютерами, а часть человеком.

Информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

Под системой понимают любой объект, который одновременно рассматривается и как единое целое, и как объединенная в интересах достижения поставленных целей совокупность разнородных элементов какого-либо объекта.

Информационные системы обеспечивают сбор, хранение, обработку, поиск, выдачу информации, необходимой в процессе принятия решений задач из любой области. Они помогают анализировать проблемы и создавать новые продукты. В качестве основного технического средства переработки информации используют персональный компьютер.

Информационная система является системой информационного обслуживания работников управленческих служб и выполняет технологические функции по накоплению, хранению, передаче и обработке информации. Она складывается, формируется и функционирует в регламенте, определенном методами и структурой управленческой деятельности, принятой на конкретном экономическом объекте, реализует цели и задачи, стоящие перед ним. Информационные системы разнообразны и могут классифицироваться по нескольким признакам.

Виды информационных систем показаны на рисунке 1.

Рисунок 1 — Виды информационных систем

Внедрение информационных систем в работу организации, в частности в работу складского учета, способствует следующим результатам:

• повышение качества и увеличение скорости комплектации заказов - одно из важнейших условий высокой конкурентоспособности продукции, достигаемое путем увеличения эффективности производства;

• исключение ошибок при фиксировании складских остатков - наличие обработок появления минусовых остатков в режимах отчетов;

• быстрая и удобная инвентаризация - своевременное выявление недостач и излишков товаров на складах организации;

• актуальность складских остатков - отражение фактических остатков на складах в информационной системе;

• сокращение времени обслуживания клиентов - повышение качество работы с клиентами, рост клиентской базы;

• автоматическое формирование управленческих отчетов - создание отчетов, сводок для принятия управленческих решений;

• повышение производительности работы персонала - автоматизация работы организации по средствам внедрения информационной системы обеспечивает рост производительности труда.

Основной и определяющей составляющей любой системы являются функционально-взаимосвязанные комплексы данных и процедур их обработки.

Практически все современные информационные системы включают в свой состав вычислительные комплексы, которые составляют физический компонент системы. Физическими компонентами являются как внешняя память, так и технические и вычислительные средства, обеспечивающие непосредственно обработку и взаимодействие пользователя с системой. Вторым компонентом можно отметить программные средства (процедуры) и технологии, обеспечивающие функционирование системы. Здесь обычно отдельно выделяют подсистему общего управления данными, а также процедуры специализированной функциональной обработки, отражающие требования предметной области.

Термин информационные системы также используется для описания организационной функции, которая применяет это знание в промышленности, государственных учреждениях и для некоммерческих организаций. ИС часто сводятся к взаимодействию между алгоритмическими процессами и технологиями. Это взаимодействие может происходить в пределах или за пределами организационных границ. Информационная система является технологией, которую различные организации использует в своих целях.

Автоматизированная система складского комплекса должна позволяет существенно повысить эффективность его работы, а именно:

• оптимизировать использование площади склада (каждая категория товаров должна принадлежать к своей складской зоне, это позволяет сэкономить время работы с грузом на складе);

• сократить затраты на хранение товара на складе (зонирование склада требуется отладить в такой механизм, который сможет на постоянной основе приносить вам прибыль, не отнимая у вас большое количество драгоценного времен);

• сократить время проведения всех складских операций (любой склад, независимо от размера, является сложным механизмом, который в своей работе использует большое количество ресурсов);

• сократить количество ошибочных складских операций;

• повысить точность учета товара (разработка информационной системы склада помогает актуализировать данные, в том числе актуальность о самом товаре);

• избежать потерь, связанных с ограниченным сроком реализации товара (правильная комплектация и отгрузка определенной степени регламентирует работу всего склада и помогает выполнять работу в максимально короткие сроки без потери качества);

• уменьшить зависимость от «человеческого фактора» (внедрение информационной системы позволить исключить переизбыток рабочего ресурса персонала отдела склада).

Внедрения автоматизированной информационной системы учета на предприятиях показывают, что она может эффективно использоваться на складе любого размера и типа - от небольшого склада - магазина до крупного распределительного центра или склада готовой продукции промышленного предприятия в самых разных отраслях.

Главным в функционале информационной системы склада является введения учета любого количества складов, в любой момент точно определить местонахождение и количество товара на складе во всех возможных единицах хранения и серийных номеров.

Информационное обеспечение должно строго соответствовать следующим требованиям:

• доступность - программное обеспечение должно обеспечивать простой доступ к логистической информации, записанной в унифицированные базы данных, из любого звена логистической цепочки;

• точность - программное обеспечение должно оперировать только достоверной информацией о складском хранении грузов, оно должно гарантировать ее быстрое обновление и актуализацию;

• актуальность - информация о товарах и перемещениях грузов в базе данных должна соответствовать актуальным сведениям, и для этого она должна постоянно обновляться;

• выявление критических ситуаций - программное обеспечение должно помогать и при своевременном выявлении различных критических ситуаций, которые могут затруднить услуги или сделать их невозможными;

• гибкость - программное обеспечение логистического комплекса должно соответствовать потребностям и клиентов, и работников;

• удобный интерфейс - функциональность должна опираться на удобный и интуитивно понятный интерфейс программного обеспечения.

Информационные системы, используемые для решения частично структурированных задач, подразделяются на два вида (рисунок 2):

• создающие управленческие отчеты и ориентированные главным образом на обработку данных, (поиск, сортировку, агрегирование, фильтрацию) используя сведения, содержащиеся в этих отчетах, управляющий принимает решение;

• разрабатывающие возможные альтернативы решения - принятие решения при этом сводится к выбору одной из предложенных альтернатив.

Рисунок 2 — Классификация информационных систем по признаку структурированности решаемых задач

Методологией внедрения называется совокупность этапов, процессов, контрольных точек и документации, необходимых для успешной реализации проекта внедрения информационной системы. Стадии, которые включает методология внедрения информационных систем.

Первая стадия - определение требований. Один из самых важных этапов проекта, во время которого должны быть согласованы цели бизнес-деятельности компании и автоматизации, выявлены недостатки действующих бизнес-процессов и систем, сформированы рамки функциональности стандартного внедрения информационных систем, определены источники успешной реализации проекта.

Вторая стадия - системное проектирование. На этой стадии должны быть сформированы функциональные, организационные, эксплуатационные и информационные требования к системе на основе актуальных бизнес-требований. Также необходимо составить описание требований, которые будут утверждены заказчиком. Интегратор составляет предложение по переходу на новую автоматизированную систему, определяя требования к сотрудникам, регламенту и инфраструктуре. Определяются состав и порядок, назначаются исполнители работ и ответственные за создание системы специалисты. Формируются требования к уровню качества. В результате должно быть разработано техническое задание, в котором будут описаны все ранее сформулированные и формализованные требования и реализация их в результате внедрения.

Третья стадия -­­­ техническое проектирование. На данном этапе осуществляется разработка подробного технического проекта: для каждого содержащегося в техническом задании требования определяется проектное решение. Происходит проектирование приложений, определяются необходимые доработки. Создаётся прототип системы, на основе которого и пожеланий пользователей уточняются функциональные требования. Проводится настройка приложений, создаются профили безопасности.

Четвертая стадия - реализация проекта. Проводится окончательная доработка программных модулей и баз данных, также осуществляется настройка серверов и инсталляция ПО на рабочих местах пользователей. Создаются инструкции по дальнейшему использованию системы. Проводится её комплексная отладка.

Пятая стадия - ввод в эксплуатацию. Стандартное внедрение «1С: Предприятия» на своей заключительной стадии подразумевает проведение комплексного испытания установленной системы, в котором участвуют все пользователи, которые могут оценить работу программы. Также выявляются и ликвидируются возможные ошибки. Проводится обучение сотрудников компании работе с программным продуктом. Производится процесс конвертирования данных в новую систему, затем проводится тестирование их корректности.

Таким образом, информационная система - взаимосвязанная совокупность средств, методов и персонала, используемых для хранения, обработки и выдачи информации в интересах достижения поставленной цели.

На сегодняшний день нельзя представить современный склад, который не имеет автоматизированной системы контроля складскими процедурами. Автоматизированное управление складом позволяет наладить эффективные взаимосвязи с клиентами, значительно увеличить оперативность выполнения задач, осуществлять контроль операций в режиме реального времени.