Практическая работа "Оформление различных документов служебного характера ".

Дата 11.04.2020 Группа: 927 Преподаватель: А.В. Каркин

Междисциплинарный курс: МДК 05.01 Эксплуатация основного и вспомогательного турбинного оборудования атомных электрических станций"

Практическая работа: «Оформление различных документов служебного характера».

Цель работы: овладеть основными навыками оформления различных документов служебного характера.

Уровень освоения: 3

Тип занятия: закрепление и совершенствование знаний, умений и навыков.

Вид занятия: Практическая работа.

Оборудование и методическое обеспечение:

ПК, интерактивная доска, проектор, локальная сеть.

Студент должен в соответствии с ФГОС СПО:

У 10 - оформлять различные документы служебного характера.

Основные сведения.

Понятие о служебном документе

Служебный документ - официальный документ, используемый в текущей деятельности организации.

Служебными называют документы, которые составляются от имени предприятия или учреждения, подписанные полномочными представителями. В служебных документах должен использоваться исключительно официально-деловой стиль. Эти документы должны быть краткими, последовательными, в них должна присутствовать точность изложения фактов и принятых решений.

Формы служебных документов.

Форма служебного документа - это совокупность элементов его оформления и содержания, оцениваемых с точки зрения их состава, объема, последовательности расположения и взаимной связи. К элементам оформления документа относятся: наименования, различные адреса, даты, регистрационные номера и т.д. Элементы содержания - это структурные части основного текста - обращения, мотивировки, выводы, цифровые перечни, схемы и т.д.

Язык служебных документов

Язык служебных документов должен удовлетворять следующим требованиям:

1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

В качестве нормы нередко выступают и такие варианты языка, которые наиболее целесообразны, уместны, а потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа «оказать помощь – помочь», «допускать ошибку – ошибиться» надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа «надлежащий», «должный», «вышеуказанный», «нижеподписавшийся» и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;

4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: «в целях оказания помощи», «в порядке оказания помощи» ;

5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений – предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

Качества служебных документов

Служебные документы обладают следующими обязательными качествами:

• достоверность и объективность;

• точность, исключающая двоякое понимание текста;

• максимальная краткость, лаконизм формулировок;

• безупречность в юридическом отношении;

• стандартность языка при изложении типовых ситуаций делового общения;

• нейтральный тон изложения;

• соответствие нормам официального этикета, который проявляется в выборе устойчивых форм обращения и соответствующих жанру слов и словосочетаний, в построении фразы и всего текста.

Документы должны составляться и оформляться на основе правил, изложенных в Единой государственной системе делопроизводства (ЕГСД).

Главной особенностью композиции служебных документов является то, что к ней существуют единые требования и правила, которые установлены государственными нормативными актами. Соблюдение этих правил обеспечивает их юридическую силу, оперативное и качественное составление и исполнение документов, организацию быстрого поиска документов, а также более активное использование ПЭВМ в составлении служебных документов.

Виды служебных документов

Виды служебных документов:

служебная записка;

докладная записка;

заявление;

отчет;

акт;

договор;

трудовое соглашение;

распоряжение.

Оформление всех этих документов унифицировано, но по содержанию они могут быть совершенно разными:

– по месту составления: внутренние (документы, составляемые работниками данного предприятия) и внешние (документы, поступающие из других предприятий, организаций и от частных лиц);

- по содержанию: простые (посвященные одному вопросу) и сложные (охватывающие несколько вопросов);

- по форме: индивидуальные, когда содержание каждого документа имеет свои особенности (например, докладные записки), трафаретные, когда часть документа отпечатана, а часть заполняется при составлении, и типовые, созданные для группы однородных предприятий.

Как правило, все типовые и трафаретные документы печатаются типографским способом или на множительных аппаратах.

- по срокам исполнения: срочные, требующие исполнения в определенный срок, и несрочные, для которых срок исполнения не установлен;

- по происхождению: служебные, затрагивающие интересы предприятия, организации, и личные, касающиеся конкретного лица и являющиеся именными;

- по виду оформления: подлинные, копии, выписки, дубликаты;

- по средствам фиксации: письменные, графические, фото кино документы и т.д.

Контрольные вопросы и задания:

1. Что такое служебный документ?

2. Что понимается под формой служебного документа?

3. Чему должен удовлетворять язык служебных документов ?

4. Какими обязательными качествами должны обладать служебные документы?

5. Какие бывают виды служебных документов?

6. Самостоятельно составить несколько видов служебных документов.