Презентация на тему: "Ознакомление с табличным процессором Excel"

Р А Б О Т А

С

ЭЛЕКТРОННОЙ

ТАБЛИЦЕЙ

Ознакомившись с этой презентацией вы узнаете как:

• Запустить Microsoft Excel

• Ввести информацию на рабочий лист

• Осуществляются операции над ячейками

• Создать и использовать простые формулы

• Производится сортировка данных

• С оздать диаграмму на приведенном примере

• Работать с несколькими книгами одновременно

• Готовый документ отправить на печать

Запуск Excel

Запустить электронную таблицу Excel можно из главного меню, пункт Программы .

При частом обращении, удобно поместить ярлык на рабочий стол.

При запуске окно Excel имеет вид

Стандартная панель инструментов

Панель форматирования

Кнопка «Выделить всё»

Поле имени

Строка формул

Маркер разделения окна по горизонтали

Активная ячейка

Заголовки столбцов

Это «помощник», в принципе, он не очень то и нужен и его всегда можно убрать.

Заголовки строк

Курсор мыши

Маркер разделения окна по вертикале

Кнопки прокрутки листов

Ярлыки листов

Строка состояния

Листы книги могут содержать различную информацию: таблицы, диаграммы. По умолчанию каждая книга содержит 16 листов.

Переход от одного листа к другому осуществляется щелчком на его ярлыке либо с помощью кнопок перехода.

К первому листу

К следующему листу

К последующему листу

К предыдущему листу

Структура листов одинакова: каждый из них разбит на столбцы и строки, на пересечении которых находятся ячейки. Для обозначения значения используются латинские буквы от A до Z и их двухбуквенные сочетания от АА до IV. Всего на листе 256 столбцов. Строки обозначаются числами 1, 2, 3 …

Рассказ о листах книги

Заголовки столбцов

Заголовки строк

В строке формул выводится содержимое активной ячейки. Эта строка может использоваться для ввода данных.

Одна из ячеек выделена. Она называется активной или текущей. Адрес активной ячейки выводится в поле имени, которое находится в левом конце строки формул.

Строка формул

Активная ячейка

Пользователь может работать с диапазоном столбцов, диапазоном строк и блоком клеток.

Диапазон столбцов – это вертикальная полоса таблицы. Она задается именами столбцов, ограничивающих её справа и слева. Например, диапазон В:Е – это вертикальная полоса шириной 4 столбца от В до Е включительно.

Диапазон строк – это горизонтальная полоса таблицы. Она задается номерами строк, ограничивающих её сверху и снизу.

Например , диапазон 3 : 8 – это горизонтальная полоса шириной 6 строк от третьей до восьмой включительно.

Блок ячеек – это прямоугольник, задаваемый адресом левой верхней и правой нижней ячеек. Например, блок В3:Е8 находится на пересечении вертикальной полосы В:Е и горизонтальной полосы 3:8 (он содержит 4х6 = 24 ячейки).

Содержимое ячеек

Разные таблицы могут содержать разную информацию. Некоторые ячейки таблицы содержат текст, некоторые числовые данные.

Текстовые данные представляют собой строку текста производной длины. Ячейка, содержащая текстовые данные, не может использоваться в вычислениях.

Числовые данные – это отдельное число, введенное в ячейку. Ячейки, содержащие числовые данные, могут использоваться в вычислении.

Если ячейка содержит формулу, значит эта ячейка вычисляемая , то есть, значение ячейки может зависеть от других ячеек таблицы. Содержимое ячейки рассматривается как формула, если оно начинается со знака равенства (=). Все формулы дают числовой результат.

Ввод информации на рабочий лист

Данные в программе всегда вносятся в текущую ячейку.

Нажатие клавиш с буквами, цифрами или знаками препинания автоматически начинает ввод данных в ячейку.

Вводимая информация одновременно отображается и в строке формул.

Закончить ввод можно нажатием клавиши

По окончании ввода программа Excel автоматически выравнивает текстовые данные по левому краю, а числовые – по правому. В случае ввода формулы в таблице появляется вычисленное значения.

Формула, содержащаяся в текущей вычисляемой ячейке

Текстовые данные выравниваются по левому краю

Текущая вычисляемая ячейка

Числовые данные выравниваются по правому краю

Операции с ячейками

• Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.

• Для удаления ячеек надо выбрать диапазон и дать команду . При этом открывается диалоговое окно

2

1

• По команде или ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой.

• Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду . Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.

• Копирование перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания.

5

4

Форматирование ячеек

Для отображения текстовых данных, чисел, денежных сумм и календарных дат используются разные форматы.

• Изменить формат данных в отдельной ячейке можно с помощью панели инструментов Форматирование.

Шрифт

Размер

Начертание

Выравнивание

Объединить и поместить в центре

Денежный формат

Процентный формат

Формат с разделителями

1

Увеличить разрядность

Уменьшить разрядность

Выбор форматов записи чисел

Уменьшить отступ

Увеличить отступ

Границы

Цвет заливки

Цвет шрифта

• Чтобы произвольно отформатировать ячейки из определенного диапазона, надо выделить нужный диапазон и дать команду . При этом открывается диалоговое окно Формат ячеек, содержащее группу вкладок, позволяющих задать различные параметры форматирования.

2

Вкладка Число позволяет выбрать основной формат для отображения содержимого ячеек.

Вкладка Выравнивание позволяет задать способ вертикального и горизонтального выравнивания данных в ячейках.

Вкладка Шрифт предоставляет стандартное окно для выбора шрифта и его параметров.

Вкладка Рамка позволяет обрамить блок с некоторыми или со всех сторон линией подходящего типа, толщины и цвета.

Вкладка Вид позволяет выбрать цвет фона (заливку) ячейки и узор заполнения.

Вкладка Защита предназначена для защиты ячеек от записи.

Формулы и стандартные функции

Программа позволяет использовать большое число встроенных стандартных функций и способна выполнять весьма сложные вычисления.

1

2

1. Это диалоговое окно позволяет выбрать любую стандартную функцию.

2. В списке Категория выбирают ту категорию, к которой относится нужная функция, а в списке Функция - конкретную функцию.

Сортировка данных

Сортировка – это упорядочение данных по возрастанию или убыванию. На стандартной панели выбираем одну из ячеек и щелкаем на кнопке Сортировка по возрастанию или Сортировка по убыванию.

Параметры сортировки задают командой Данные Сортировка . При этом открывается диалоговое окно Сортировка диапазона .

Отсортированная таблица по столбцу «Место»

Создание диаграмм

• Для создания диаграммы необходимо выбрать диапазон данных и щелкнуть на кнопке Мастер диаграмм на панели инструментов Стандартная.

Пример построения диаграммы

Постановка задачи:

Построить диаграмму, отражающую фамилию человека и

сумму набранных им баллов.

Работа с книгами

Основные действия с файлами выполняются с помощью команд меню Файл Создать, откроется диалоговое окно.

Если какой-либо шаблон подходит для решения задачи, выделите его и нажмите кнопку ОК.

После создания книги, ее следует сохранить на диске командой при первом сохранении и командой для сохранения изменения, внесенных в уже существующий документ.

При выходе из Excel или закрытии книги по команде Excel «напомнит» о необходимости сохранить результаты работы.

В окне Excel можно открыть столько книг, сколько требуется. Для работы с открытыми окнами и быстрого перехода из одного в другое удобно пользоваться командами меню .

Команда Окно/Расположить позволяет выбрать способ размещения открытых окон на экране, так, чтобы было удобно обмениваться информацией между книгами.

Печать готового документа

Печать готового документа на принтере во многих случаях является заключительным этапом работы.

Печать готового документа на принтере осуществляется командой , которая открывает диалоговое окно . Где можно задавать номер страниц и количество копий документа.

Подведение итогов

• Основное назначение электронных таблиц состоит в хранении и обработке числовой информации.

• Документ Excel называется рабочей книгой. Рабочая книга может состоять из нескольких рабочих листов.

• Рабочая таблица состоит из ячеек, которые образуются в местах пересечения строк и столбцов.

• В ячейке могут храниться данные трех типов: числовые, текстовые и формулы.

• В случае необходимости таблицы можно представить в виде диаграмм. Программа Microsoft Excel обладает одним из самых удобных встроенных средств для создания диаграмм.

• Готовые документы Excel в распечатывают на принтере в виде таблиц.