Презентация на тему "Делопроизводство и его роль в работе учреждения"

Делопроизводство и его роль в работе учреждения

10 класс

Основные понятия

• Делопроизводство - это система документального оформления работы учреждения.
• Документирование - создание документов, отражающих деятельность учреждения.
• Документационное обеспечение управления - это работа с готовыми документами, созданными учреждением и полученными извне: прием, распределение, регистрация, исполнение, контроль исполнения, формирование дел, подготовка документальных материалов к архивному хранению и использованию.

В министерствах и ведомствах документационным обеспечением занимаются управления делами. В состав управления делами входят:

• секретариат (приемная, секретариат министра, секретариат заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
• инспекция при министре;
• канцелярия;
• бюро учета и регистрации;
• экспедиция;
• машинописное бюро;
• копировально-множительное бюро;
• телетайпная и др.
• отдел писем и жалоб;
• отдел совершенствования работы с документами и внедрения технических средств;
• центральный архив.

• Служба документационного обеспечения управления имеет свою печать. В организациях, не имеющих службы документационного обеспечения управления, работу с документами выполняет секретарь руководителя или другое специально назначенное лицо. Через секретаря проходят письма, жалобы граждан. Он ведет контроль за прохождением документов.

• Основной задачей службы документационного обеспечения управления является установление единого порядка документирования и работы с документами в отрасли или отдельной организации на основе использования современной ВТ.

К функциям службы документационного обеспечения управления относятся:

• разработка и внедрение нормативных актов и методических разработок по совершенствованию документационного обеспечения в организации и подведомственной системе;
• разработка табеля применяемых форм документов, унификация форм отраслевых документов;
• работа с письмами граждан;
• экспедиционная обработка, доставка и перемещение документов;
• регистрация документов, обеспечение документной информации, учет и анализ объема документооборота;
• контроль исполнения документов;
• оформление, выпуск и рассылка документов коллегиальных органов и распределительных документов;
• стенографирование, машинописное изготовление, копирование и размножение документов;
• организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях и организациях отрасли.