Системы документации

Системы документации

Понятие и основные типы системы документации

Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в нѐм информации – массовой, специальной или личной, является элементом более крупной документной системы.

Вся совокупность документов той или иной страны, находящихся в оперативной и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную систему. Эта система состоит из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению к их структурным составляющим. Такая системная классификация документированной информации, базирующаяся на основе комплекса признаков, чрезвычайно важна для решения практических задач. Количество таких систем весьма велико и многообразно, не позволяет охарактеризовать каждую по отдельности. Поэтому рассмотрим их на примере специальной документации – обширной по объѐму, разнообразной по своему составу и играющей важнейшую роль в развитии общества в целом, функционировании всех его сфер, структур, социальных институтов.

Системой документации называется «совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению».

В основе классификационных схем, именуемых системами

документации, лежит совокупность признаков.

В самом общем виде всѐ многообразие систем документации можно разделить на два основных типа

Функциональные

Корпоративные

• Функциональные системы являются наиболее долговечными и универсальными поскольку положенные в их основу в качестве главных признаков основные функции документа остаются, как правило, неизменными в течение длительного времени. К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

 система организационно-распорядительной документации;

 система плановой документации;

 первичная учѐтная документация;

 отчѐтно-статистическая;

 документация по труду;

 система бухгалтерской документации;

 система финансовой и расчѐтно-денежной документации;

 система статистической и ведомственной отчѐтности.

В число функциональных систем входят также комплексы документации, в которых находит отражение специфическая деятельность целого ряда организаций и учреждений. По оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует в настоящее время более 40 крупных функциональных систем документации. Это системы проектно-конструкторской документации; документации оперативного управления;

медицинской; учебной и др. документации.

2. Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных для реализации управленческих функций в определѐнной сфере государственной деятельности, отрасли хозяйства, а также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской структуры). К ней же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. Количество корпоративных систем несоизмеримо больше, нежели функциональных. В корпоративной системе документации может быть объединѐн ряд функциональных систем, предстающих в этом случае как еѐ подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем организационно-распорядительную, отчѐтностатистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. Определѐнный набор функциональных подсистем документации и видов документов в совокупности называется документальным фондом. Каждая из функциональных либо корпоративных систем документации может рассматриваться как подсистема общенациональной системы документации. В свою очередь, корпоративные системы документации в качестве подсистем включают документацию подведомственных им учреждений, организаций и предприятий. Подобная иерархия может быть присуща и функциональным системам. Таким образом, для систем документации характерны не только взаимосвязь и взаимообусловленность, но нередко и взаимное проникновение друг в друга, поскольку в обществе и государстве взаимосвязаны, взаимообусловлены все сферы жизнедеятельности и прежде всего процессы управления, обслуживаемые этими системами.

https://fir.bsu.by/images/departments/dcs/dcs-materials/dcs-studyprocess/kupreychik/Theme%202%20Systems.pdf