Требования ГОСТ Р 7.0.97-2016 к оформлению реквизитов документов

ТРЕБОВАНИЯ ГОСТ Р 7.0.97-2016 К ОФОРМЛЕНИЮ РЕКВИЗИТОВ ДОКУМЕНТОВ

№

ГОСТ Р 7.0.97-2016

01

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования)

02

Эмблема

03

Товарный знак (знак обслуживания)

04

Код формы документа

05

06

Наименование организации – автора документа

07

Наименование структурного подразделения – автора документа

Наименование должности лица – автора документа

08

Справочные данные об организации

09

Наименование вида документа

10

Дата документа

11

Регистрационный номер документа

12

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа

13

14

Место составления (издания) документа

15

Гриф ограничения доступа к документу

Адресат

16

Гриф утверждения документа

17

Заголовок к тексту

18

Текст документа

19

Отметка о приложении

20

Гриф согласования документа

21

22

Виза

Подпись

23

Отметка об электронной подписи

24

Печать

25

Отметка об исполнителе

26

Отметка о заверении копии

27

Отметка о поступлении документа

28

29

Резолюция

30

Отметка о контроле

Отметка о направлении документа в дело

ГОСТ Р 7.0.97-2016 установлен перечень реквизитов, используемых при подготовке и оформлении документов

Однако, весь набор реквизитов при подготовке одного документа не применяется.

01 – Герб (Государственный герб РФ,

Герб субъекта Российской Федерации)

Свердловская область

Воронежская область

Костромская область

Ярославская

область

Город Рыбинск

01 - Расположение Герба

Продольный бланк

Угловой бланк

ПРИМЕРЫ:

02 - Эмблема организации

Эмблема – это символическое графическое изображение, отражающее направления деятельности организации, предприятий или фирмы

Расположение эмблемы на документах

Продольный бланк

Угловой бланк

03 - Товарный знак

(знак обслуживания)

Товарный знак - обозначение, служащее для индивидуализации товаров, юридических лиц или индивидуальных предпринимателей, на которое признается исключительное право, удостоверяемое свидетельством на товарный знак

Понятие «Товарный знак» используют в отношении товаров

Понятие «Знак обслуживания» – в отношении услуг

Расположение товарного знака на документах

Продольный

бланк

Угловой бланк

04 - Код формы документа по ОКУД

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с  Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД)  или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов "Форма по" (наименование классификатора) и цифрового кода.

Пример:

Форма по ОКУД 0211151

05 - Наименование организации

Наименование организации - автора документа на бланке документа должно соответствовать наименованию юридического лица, закрепленному в его учредительных документах.

Под наименованием организации в скобках указывается сокращенное наименование организации, если оно предусмотрено уставом.

Например,

05 - Наименование организации

Над наименованием организации - автора документа указывается полное или сокращенное наименование вышестоящей организации (при ее наличии).

06 – Наименование структурного подразделения

- автора документа используется в бланках писем и бланках конкретных видов документов соответствующих подразделений и указывается под наименованием организации.

07 – Наименование должности лица – автора документа

используется в бланках должностных лиц и располагается под наименованием организации или наименованием территории

(края, области и др.).

08 - Справочные данные об организации

указываются в бланках писем и включают:

• почтовый адрес организации,
• номер телефона,
• факса,
• адрес электронной почты,
• сетевой адрес.

09 - Наименование вида документа

указывается на всех документах, за исключением деловых (служебных) писем, располагается под реквизитами автора документа.

10 - Дата документа

Дата документа соответствует дате подписания (утверждения) документа или дате события, зафиксированного в документе. Дата документа записывается в последовательности - день месяца, месяц, год - одним из двух способов: арабскими цифрами, разделенными точкой: 05.06.2019;

5.06.2019 словесно-цифровым способом:

5 июня 2019 г.

11 - Регистрационный номер документа

• цифровой или буквенно-цифровой идентификатор документа, состоящий из порядкового номера документа

• Например:

1.Простая порядковая регистрация:

№ 105, №106 и т.д.

2.Регистрация с применением цифровых и буквенных кодов:

№ 480 В; №45/08- 52

12 - Ссылка на регистрационный номер и дату документа

Ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа включает регистрационный номер и дату входящего инициативного документа, на который дается ответ.

Например:

На № 54/04-123 от 07.08.2019

13 - Место составления или издания документа

указывается во всех документах, кроме деловых (служебных) писем.

Например:

Москва

ИЛИ

г.Рыбинск

Ярославской области

14 - Гриф ограничения доступа к документу

Проставляется в правом верхнем углу первого листа документа на границе верхнего поля,

при наличии в нем информации доступ к которой ограничен в соответствии с законодательством РФ.

В состав грифа ограничения доступа к документу входит ограничительная надпись

"Для служебного пользования", "Конфиденциально" и др.

Например,

Коммерческая тайна

Экз. № 2

15 - Адресат

Адресат используется при оформлении деловых (служебных) писем, внутренних информационно-справочных документов (докладных, служебных записок и др.).

Реквизит "адресат" проставляется в верхней правой части документа или справа под реквизитами бланка.

Директору института

им.В.П.Докучаева

Грачеву И.В.

15 - Адресат

При адресовании документа руководителю (заместителю руководителя) организации, наименование должности руководителя (заместителя руководителя), включающее наименование организации, фамилию, инициалы должностного лица, указываются в дательном падеже.

Пример:

15 - Адресат

При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование в именительном падеже.

Пример:

15 - Адресат

При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите "адресат" указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения.

Пример:

15 - Адресат

При адресовании письма руководителю структурного подразделения указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - в дательном падеже наименование должности руководителя, включающее наименование структурного подразделения, фамилию, инициалы.

Пример:

15 - Адресат

Перед фамилией должностного лица допускается употреблять сокращение "г-ну" (господину), если адресат мужчина, или "г-же" (госпоже), если адресат женщина.

Пример:

15 - Адресат

При рассылке документа группе организаций одного типа или в структурные подразделения одной организации адресат указывается обобщенно.

Пример:

15 - Адресат

При рассылке документа не всем организациям или структурным подразделениям под реквизитом "Адресат" в скобках указывается:

"(по списку)".

Пример:

15 - Адресат

В состав реквизита "Адресат" может входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указываются в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи.

Пример:

15 - Адресат

Почтовый адрес может не указываться в документах, направляемых в высшие органы власти, вышестоящие организации и постоянным корреспондентам При адресовании документа физическому лицу указываются: фамилия, инициалы, почтовый адрес.

Пример:

15 - Адресат

При отправке письма по электронной почте почтовый адрес не указывается.

При необходимости может быть указан электронный адрес.

Пример:

16 – Гриф утверждения

Гриф утверждения проставляется на документе в случае его утверждения должностным лицом, распорядительным документом (постановлением, решением, приказом, распоряжением) или решением коллегиального органа.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Директор департамента гуманитарной сферы

Подпись В.И. Синицкий

12.09.2019

ИЛИ

УТВЕРЖДЕН

Советом директоров АО «Профиль»

(протокол 12.09.2019 №13)

16 – Гриф утверждения

Гриф утверждения размещается в правом верхнем углу первого листа документа. Строки реквизита выравниваются по левому краю или центрируются относительно самой длинной строки.

Пример:

УТВЕРЖДАЮ

Хххх

хххххххх

УТВЕРЖДАЮ

Хххх

ххххххх х

ИЛИ

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Пример:

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа распорядительным документом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНЫ или УТВЕРЖДЕНО), согласованного с наименованием вида утверждаемого документа,

наименования распорядительного документа в творительном падеже, его даты и номера.

Пример:

16 – Гриф утверждения

При утверждении документа коллегиальным органом, решения которого фиксируются в протоколе, в грифе утверждения указываются наименование органа, решением которого утвержден документ, дата и номер протокола (в скобках).

Пример:

17 - Заголовок к тексту

• краткое содержание документа. Заголовок к тексту формулируется с предлогом "О" ("Об") и отвечает на вопрос "о чем?":

Пример:

Приказ (о чем?):

о создании аттестационной комиссии;

об утверждении штатного расписания; Письмо (о чем?):

о предоставлении информации.

17 - Заголовок к тексту

Заголовок к тексту оформляется под реквизитами бланка слева, от границы левого поля.

Пример:

ООО «КАРАТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

11.06.2015 № 04

г.Самара

О проведении ремонтных работ

17 - Заголовок к тексту

В указах, постановлениях, решениях, приказах, издаваемых органами власти, заголовок к тексту может оформляться над текстом посередине рабочего поля документа и центрируется относительно самой длинной строки.

Пример:

ООО «СТРОИТЕЛЬ»

ПРИКАЗ

08.01.2005 №02

• 08.01.2005 №02
• 08.01.2005 №02

Москва

О введении Инструкции по делопроизводству

18 - Текст документа

Текст документа составляется на русском языке как государственном языке Российской Федерации. В органах государственной власти, органах местного самоуправления, государственных учреждениях республик наряду с государственным языком Российской Федерации могут употребляться государственные языки республик.

18 - Текст документа

В приказах текст излагается от первого лица единственного числа ("ПРИКАЗЫВАЮ"). В документах коллегиальных и совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа ("коллегия ... ПОСТАНОВЛЯЕТ", "собрание ... РЕШИЛО"). Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа ("СЛУШАЛИ", "ВЫСТУПИЛИ", "ПОСТАНОВИЛИ", "РЕШИЛИ").

18 - Текст документа

Текст документа, как правило, состоит из двух частей.

В первой части указывают причины, основания, цели составления документа.

Во второй – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть.

19 – Отметка о приложении

Отметка о приложении содержит сведения о документе, прилагаемом к основному документу, или о том, что документ является приложением к основному документу.

В сопроводительных письмах отметка о приложении оформляется под текстом от границы левого поля следующим образом: - если приложение названо в тексте:

19 – Отметка о приложении

- если приложение не названо в тексте или если приложений несколько, указывают названия документов-приложений, количество листов и экземпляров каждого приложения:

19 – Отметка о приложении

- если приложение (приложения) сброшюровано:

- если документ, являющийся приложением, имеет приложения с самостоятельной нумерацией страниц:

19 – Отметка о приложении

• если приложением является обособленный электронный носитель (компакт-диск,

usb-флеш-накопитель и др.):

При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

• При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.
• При этом на вкладыше (конверте), в который помещается носитель, указываются наименования документов, записанных на носитель, имена файлов.

19 – Отметка о приложении

В распорядительных документах отметка о приложении оформляется следующим образом :

- в тексте документа в скобках указывается: ... (приложение) или ... (приложение 1); допускается ставить знак номера: ... (приложение N 2);

- на первом листе документа-приложения в правом верхнем углу указывается:

19 – Отметка о приложении

Если приложением к документу является нормативный правовой акт, то на первом листе приложения проставляется отметка о приложении и гриф утверждения, в котором указываются данные документа.

20 – Гриф согласования

Гриф согласования в зависимости от вида документа и особенностей его оформления может проставляться: - на первом листе документа в левом верхнем углу на уровне грифа утверждения или под наименованием документа ближе к нижнему полю); - на последнем листе документа под текстом; - на листе согласования.

20 – Гриф согласования

Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, его собственноручной подписи, инициалов, фамилии, даты согласования.

20 – Гриф согласования

Если согласование осуществляется коллегиальным органом, в грифе согласования указывают сведения об органе, дате и номере протокола, в котором зафиксировано решение. Если согласование осуществляется письмом, указывают: вид документа, организацию - автора документа, дату и номер письма.

21 – Виза

Виза свидетельствует о согласии или несогласии должностного лица с содержанием проекта документа. Виза включает должность лица, визирующего документ, подпись, расшифровку подписи и дату визирования.

21 – Виза

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНИЕ

ВНЕШНЕЕ

(с внешними организациями, должностными лицами)

ВНУТРЕННЕЕ

(с сотрудниками своей организации)

ГРИФ СОГЛАСОВАНИЯ

ВИЗА

22 – Подпись

Подпись включает: наименование должности лица, подписывающего документ, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия).

Генеральный директор ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

Если документ оформлен не на бланке, в наименование должности включается наименование организации.

Генеральный директор

АО «Профиль» ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи не указывается.

( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа несколькими должностными лицами, занимающими разное положение, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей иерархии занимаемых должностей.

Директор института ( подпись) И.О.Фамилия

Главный бухгалтер ( подпись) И.О.Фамилия

Кассир ( подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне

Заместитель директора

по финансовым вопросам

(подпись) И.О.Фамилия

Заместитель директора

по административным вопросам

(подпись) И.О.Фамилия

22 – Подпись

В документах, составленных комиссией, в подписи указывается статус лица в составе комиссии.

Председатель комиссии

Члены комиссии

(подпись)

(подпись)

(подпись)

(подпись)

(подпись)

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

И.О.Фамилия

22 – Подпись

При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с приказом

И.о.генерального директора

(подпись)

И.О.Фамилия

ИЛИ

Исполняющий обязанности генерального директора

(подпись)

И.О.Фамилия

23 – Отметка об электронной подписи

включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи.

23 – Отметка об электронной подписи

используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований: а) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;

23 – Отметка об электронной подписи

б) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;

23 – Отметка об электронной подписи

в) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;

23 – Отметка об электронной подписи

г) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии)

24 – Печать

Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами .

В учреждениях, как правило, печати бывают двух видов: одна гербовая печать и несколько простых.

24 – Печать

Гербовая печать изготавливается круглой формы. В центре печати изображается герб Российской Федерации, а по окружности наименование юридического лица, которое должно соответствовать наименованию, закрепленному в учредительных документах. 

24 – Печать

Простые печати бывают различной формы: круглая, квадратная, треугольная и прямоугольная. На них нет изображения герба, а воспроизводится название учреждения или структурной части.

24 – Печать

В учреждении таких печатей может быть несколько, их оттиски проставляются на справках, пропусках, копиях документов.

24 – Печать

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном "МП" ("Место печати").

Генеральный директор

М.П.

(подпись)

И.О.Фамилия

25 – Отметка об исполнителе

- включает фамилию, имя и отчество исполнителя, номер его телефона. - может дополняться наименованием должности, структурного подразделения и электронным адресом исполнителя.

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление,

Ведущий специалист

+7(495)924-45-67, Zabelin@gov.ru

25 – Отметка об исполнителе

- оформляется на лицевой стороне последнего листа документа от границы левого поля или на оборотной стороне внизу слева. - может оформляться как нижний колонтитул и печататься шрифтом меньшего размера.

Забелин Иван Андреевич, Контрольное управление,

Ведущий специалист

+7(495)924-45-67, Zabelin@gov.ru

26 – Отметка о заверении копии

• оформляется для подтверждения соответствия копии документа подлиннику.
• проставляется под реквизитом "подпись" и включает: слово "Верно"; наименование должности лица, заверившего копию; подпись; расшифровку подписи; дату заверения.

Верно

Инспектор службы кадров (подпись) И.О.Фамилия

Дата

26 – Отметка о заверении копии

Если копия выдается для представления в другую организацию, отметка о заверении копии дополняется надписью о месте хранения документа, с которого была изготовлена копия и заверяется печатью организации.

Подлинник документа находится в (наименование организации) в деле № … за… год

Верно

Инспектор службы кадров (подпись) И.О.Фамилия

Дата

26 – Отметка о заверении копии

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

верно

Инспектор отдела кадров

______________ Н.Л.Рудакова

«_____»________20___г.

27 – Отметка о поступлении документа

служит для подтверждения факта поступления документа в организацию и включает дату поступления и входящий регистрационный номер документа.

Канцелярия

Вх. № 209 от 24.10.2019 г.

27 – Отметка о поступлении документа

При необходимости отметка о поступлении может дополняться указанием времени поступления в часах и минутах и способа доставки документа.

Канцелярия

Вх. № 209 от 24.10.2019 г.

10.30 доставка курьером

27 – Отметка о поступлении документа

Отметка о поступлении документа может проставляться с помощью штампа.

28 – Резолюция

Содержит указание по исполнению документа. Оформляется на свободном месте рабочего поля документа.

Соловьевой Г.П., Орлову Н.А.

Отправить факс

согласования с фирмой до 03.11.2019

(подпись)

20.10.2019

28 – Резолюция

Включает: фамилию и инициалы, поручение по документу, срок исполнения, подпись и дату.

29 – Отметка о контроле

Свидетельствует о постановке документа на контроль, проставляется штампом "Контроль" на верхнем поле документа.

30 – Отметка о направлении документа в дело

Определяет место хранения документа после завершения работы с ним и включает: слова "В дело", индекс дела по номенклатуре дел, в которое помещается документ на хранение, с указанием года, должности лица, оформившего отметку, подписи, даты.

В дело № 01-18 за 2017 год

Зав. отделом корпоративных проектов

(подпись) Дата

30 – Отметка о направлении документа в дело

может дополняться краткими сведениями о характере исполнения документа.

Спасибо

за внимание