Трудоустройство секретаря

Государственное профессиональное образовательное учреждение

Ярославской области

Ярославский торгово-экономический колледж

МЕТОДИЧЕСКАЯ РАЗРАБОТКА

по проведению деловой игры «Трудоустройство секретаря»

по МДК 01.03 «Организация секретарского обслуживания»

для студентов очного отделения,

обучающихся по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение»

ЯРОСЛАВЛЬ-2022

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

Методическая разработка по проведению деловой игры «Трудоустройство секретаря» разработана для студентов очного отделения, обучающихся по специальности 46.02.01 «Документационное обеспечение управления и архивоведение».

Потребность рынка труда в высокопрофессиональных секретарях для руководителей постоянно возрастает. Вакансии на эту должность предлагают организации и малого, и среднего, и крупного бизнеса независимо от форм собственности и направлений деятельности.

Этот факт легко объясняется значимостью для любой фирмы должности секретаря, в определенном смысле уникальностью выполняемых секретарем функций. Отбор и прием секретаря в организацию должен быть четко спланирован и производиться тщательно и объективно.

Первое и весьма существенное условие успешного трудоустройства – это четкая стратегическая установка претендента на будущую деятельность. Он должен иметь мотивированное желание занять именно эту должность.

Вторая рекомендация. Рецепты менеджеров, психологов и исследователей по поведению в различных ситуациях при приеме на работу, имея несомненную практическую значимость, не освобождает кандидата от критического осмысления обстановки, принятия собственного решения.

Третья. Имея о себе представление, кандидат должен хорошо понимать банальную, но важную мысль: свой сложившийся характер принципиально изменить невозможно. Но у любого есть много положительных черт. В процессе отбора не следует «выстраивать» образ, который должен всем понравиться. Необходимо быть собой во всех ситуациях, стараясь показать лучшие черты характера, деловые качества. Лицемерие, лукавство, ложь относительно легко распознать людьми с большим жизненным опытом.

И последний психологический совет претенденту: не надо рассматривать вакантную должность как последний в жизни шанс. Такая установка чревата для испытуемого неадекватными реакциями, нервозностью, плохо провоцировать претендента острыми, нелицеприятными вопросами для создания конфликта, поскольку именно в стрессовой ситуации более всего выявляется человеческая сущность. Не стоит забывать и о потребностях рынка рабочей силы, а поскольку должность секретаря востребована многими организациями, возможности удачного трудоустройства значительны.

Обычно на вакантную должность претендуют несколько кандидатов. Их первичный отбор осуществляется в процессе анализа присланных резюме, заполненных анкетных данных. Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность. В российской практике составляется обычно основной тип (базовый) резюме, который содержит следующие данные:

- фамилия, имя, отчество;

- домашние адрес и телефон;

- должность, на которую претендует кандидат;

- образование (указывается наименование всех учебных заведений, даты поступления и окончания);

- список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;

- список публикаций (если есть);

- патенты (если есть);

- квалификация по должности, на которую претендует;

- военная служба;

- общественная деятельность;

- личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность и желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей). В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле.

Базовым, типовым документом для отбора претендентов служит квалификационная характеристика и разработанная на ее основе должностная инструкция.

Для предварительной оценки кандидата службой персонала с привлечением специалистов разрабатывается модель должности. В нее включаются критерии (деловые и личные качества), по которым выбирается наиболее подходящая для фирмы кандидатура.

Общение с претендентом на должность на предварительном этапе ограничивается телефонными переговорами и предложением приехать на собеседование.

В зарубежной практике найма персонала находит все большее распространение такой метод бесконтактного общения, как графологическая экспертиза.

Графологическая экспертиза – один из древних методов познания человека путем изучения его почерка.

Технология проведения экспертизы такова: если руководство фирмы решает в силу важности вакантной должности не ограничиваться традиционными методами отбора, но обращается к специалисту-графологу.

По мнению известного специалиста Штоппа, возможность графологической экспертизы распространяется на сферу следующих оценочных критериев:

- личностный портрет кандидата, т.е выявление таких свойств, как эгоизм. Терпение, веселый нрав, холодность, чувство низкой самооценки и т.д.;

- рабочий портрет кандидата: умение приспосабливаться, сообразительность, выдержка, чувство долга;

- рабочие помехи: агрессивность, высокомерие, небрежность, нервозность, педантизм и др.

К основным графологическим критериям относят:

- гармоничность почерка (степень гармоничности письма определяется гармонией в сочетаниях составных элементов письма);

- геометрическую выдержанность (степень геометрической выдержанности письма определяется ровностью линий, строк и полей, равномерностью интервалов между словами и строками, равномерностью нажима и общей выдержанностью письма). Именно степень геометрической выдержанности определяет собою степень волевого развития человека, запаса нервно-психической энергии, работоспособности.

- графологичность письма (определяется степенью отклонения от эталона, и чем ярче у испытуемого выражаются отклонения от эталона, тем больше право специалист имеет думать о неординарности, инициативности пишущего, о его стремлении изменить жизнь, а просто приспособиться к ней.

Называют и другие существенные критерии: величина букв, наклон, нажим, конфигурации и т.д.

В зависимости от того, в какой комбинации выступают отдельные признаки, графолог делает заключение об определенных качествах кандидата.

После первого, предварительного, этапа отбора на вакантную должность секретаря остаются, как правило, несколько кандидатов. С ними проводится собеседование. Обычно оно проходит индивидуально, с каждым претендентом в отдельности, но существуют и технологии отбора с несколькими кандидатами одновременно.

Установочное собеседование представляет собой беседу претендента с представителем кадровой службы и(или) менеджером, при которой в процессе обмена информацией, с одной стороны, осуществляется сбор данных о профиле и потенциале пригодности будущего работника: квалификации, способностях, интересах, характере, дается заключение о его мотивах и ценностных установках, анализируются способности к ведению беседы, контактированию, коммуникабельность; с другой стороны, претендент получает сведения о рабочем месте, перспективах своего личностного роста в случае трудоустройства и стратегии предприятия.

Личное интервью остается признанным лидером в комплексе всех используемых способов отбора персонала.

Личное общение дает возможность многосторонне оценить социальное поведение претендента. Как он реагирует на острые вопросы. на критические замечания. Такое качество как личное обаяние, выявляется в полной мере только при непосредственном общении.

Специалистами выработан ряд рекомендаций по технологии ведения собеседования с целью уменьшения влияния субъективного фактора:

- формирование комиссии;

- собеседование строится по заранее разработанному плану, с минимальным и максимальным набором типовых вопросов;

- обработка результатов должна происходить сразу после собеседования.

Окончательные выводы относительно претендента можно сделать, проверив его в практических ситуациях. Для этого используют такие методы, как деловые игры, тестирование, профессиональные испытания.

Деловые игры – эффективное средство определения уровня квалификации, практических навыков и отчасти социально-психологических характеристик.

Тестирование широко применяется для всех категорий управленческого персонала. Тест выявляет в стандартных условиях, равных для всех испытуемых, индивидуальные черты и реакции человека. В первую очередь оцениваются такие личные качества, как интерес, мотив, способности.

Существует несколько видов тестов, характеризующих:

- профессиональные знания и навыки;

- интеллектуальный уровень;

- личностные качества;

Секретарю руководителя могут предложить, с учетом функциональных способностей его деятельности, ряд тестов. Могут использовать тест Айзенка; опросник Т.Лири; личностный опросник; тесты локального содержания, выявляющие отдельные свойства личности: память, внимание.

Профессиональные испытания. По мнению большинства специалистов, надежный метод, который направлен на установление уровня квалификации претендента.

Для отбора претендента на должность секретаря необходим комплекс практических задач, отражающих основные направления его деятельности.

1. По технологическим элементам системы ДОУ: регистрация, контроль, формирование дел, создание номенклатуры дел, экспертиза ценности документов, хранение информации; набор задач – ситуаций по оформлению управленческой документации.

2. По организационной деятельности секретаря: прием посетителей; подготовка совещаний, переговоров, презентаций, приемов; телефонные переговоры; организация бизнес-поездок руководителя, планирование рабочего времени. Для анализа, обобщения и подведения итогов профессиональных испытаний секретаря используется матричный метод.

Ситуация, предлагаемая студентам во время проведения деловой игры, максимально приближена к реальным условиям. Им предлагается пройти все основные этапы и методы, используемые при трудоустройстве на вакантную должность.

Тема игры: «Трудоустройство секретаря».

Цель игры:

Обучающая:

- закрепить на практических занятиях теоретический материал, полученный обучающимися в ходе изучения темы «Основные технологии подбора кадров на примере секретаря. Организация процесса отбора секретаря и используемый метод»;

- научить самостоятельно определять деловые и личные качества кандидатов на вакантную должность, оценивать их поведение, мотивацию и т.п. в процессе собеседования;

- научить обучающихся оформлять необходимые документы, составлять предварительный план проведения интервью; логично и обоснованно отвечать на вопросы отборочной комиссии.

Развивающая:

- развить у студентов навыки и умения трудоустройства и найма персонала, которые необходимы для их будущей деятельности.

Воспитательная:

- привить будущим специалистам нормы и правила поведения, которые необходимо соблюдать при трудоустройстве и найме персонала.

При подготовке деловой игры преподаватель учитывает умение ориентироваться в материале дисциплины «Психология общения», «Эффективное поведение на рынке труда».

МЕТОДИКА ПРОВЕДЕНИЯ ИГРЫ

Описание игры

Игра представляет собой моделирование ситуаций, возникающих при приеме на работу. Участники игры исполняют роли сотрудников предприятия, принимающих на работу, и претендентов на вакантные должности.

Время проведения игры: 2-4 академических часа.

Количество участников: от 12 до 30 человек.

Описание внешней среды фирмы

Предприятия "Монитор" зарегистрировано как общество с ограниченной ответственностью около 5 лет. Фирма занимается куплей-продажей компьютерной техники разных стран-производителей.

Имеет сеть магазинов в своем городе и в других городах России.

В фирме работает около 500 человек.

ФАЗЫ ИГРЫ

Фаза 1. Подготовительная.

Продолжительность 2 часа.

Вступительное слово преподавателя

Инструкция для студентов:

Нужно смоделировать процесс отбора персонала в фирме, которая работает в Ярославле. Это фирма называется "Монитор". Она продает компьютерную технику. В настоящий момент фирме требуется секретарь руководителя.

Группа студентов делится на две группы:

Группа А - 3 человека и группа Б - все остальные.

В группу А входит директор фирмы, менеджер по кадрам, психолог фирмы.

Инструкция для группы А

На время игры группа "А" становится сотрудниками фирмы. Фирме нужно отобрать 1 человека на должность секретаря руководителя.

Ваша задача:

1. Составить требования к должности;

Примерные требования в соответствии с профстандартом:

- знание офисных программ, работа на ПК;

- составление и оформление организационно-распорядительной документации;

- разработка номенклатуры дел;

- организация документооборота (регистрация входящих, исходящих и внутренних документов);

- умение работать в СЭД;

-использование электронной почты;

- разработка должностных инструкций;

-формирование дел и передача на архивное хранение.

2. Определить критерии отбора:

- профессиональные критерии (образование, практический опыт и необходимые умения, навыки; специальные знания и подготовка);

- физические критерии;

- психические критерии (способность быстро адаптироваться к окружающей среде, концентрироваться на решении поставленных задач, надежность, внимательность и др.);

- социально-психологические критерии (социальное взаимодействие, толерантность, коммуникабельность, устойчивость к стрессам и т.п.);

3. Ознакомиться с резюме претендентов на вакантные должности и отобрать пятерых для интервью;

4. Продумать план интервью: что вы хотите узнать о претенденте, какие вопросы позволяет вам это сделать.

Примерные вопросы для интервью представлены в приложение А.

После интервью вам предстоит выбрать одного из претендентов для занятия вакантной должности и объяснить, почему именно он был выбран, а также, почему был отвергнут другой.

Инструкция группе "Б"

На время игры группа "Б" становится претендентами на вакантную должность в фирме.

Задача группы Б:

1. Составить резюме;

2. После все резюме передаются руководителям фирмы для анализа и на его основе будут отобраны претенденты, которых пригласят на собеседование;

3. Ознакомиться с требованиями;

4. Составить перечень вопросов, которые могут быть вам заданы во время интервью, и ваши ответы на них.

5. Составить перечень вопросов, которые вы будете задавать во время интервью.

Примерные вопросы кандидата представлены в приложение Б.

Эта фаза заканчивается объявлением фамилий тех претендентов, которые приглашаются на собеседование.

Фаза 2. Проведение интервью

Продолжительность 30 минут.

Группа А проводит интервью по следующей схеме:

- собеседование с претендентами;

- составление матрицы (приложение В);

- проведение графологической экспертизы.

Тест по проведению экспертизы представлен в приложении Г.

Участники группы Б, неприглашенные для собеседования, получают задание отслеживать вербальные и невербальные компоненты поведения, характер задаваемых вопросов и ответов на них (приложение Д).

Фаза 3. Анализ и обсуждение результатов игры.

Продолжительность 30 минут.

1. Участники игры, проводившие интервью, объявляют, кого они выбрали на вакантное место, и объясняют причины.

2. Участники игры, наблюдавшие за проведением интервью, представляют результаты наблюдений и выводы по ним.

ПРИЛОЖЕНИЕ А

Примерные вопросы для интервью.

1. Каковы Ваши ближние и дальние цели и задачи, когда и почему Вы поставили эти цели и каким образом Вы предполагаете их достичь?

2. Какие цели, не связанные с Вашей работой, Вы установили для себя на ближайшие 10 лет?

3. Собираетесь ли Вы продолжить образование?

4. Как Вы переносите тяжелые условия работы?

5. Какие карьерные цели Вы ставите перед собой?

6. Почему Вы выбрали именно этот вид деятельности?

7. Что Вам известно о нашей компании?

8. Какими качествами Вы обладаете, чтобы чувствовать себя уверенно в выбранной вами профессии?

9. Какую зарплату Вы хотели бы получать?

10. Как Вы думаете, что определяет продвижение человека по служебной лестнице?

11. Какие личные качества необходимы человеку, чтобы быть успешным в выбранном вами виде деятельности?

12. Вы предпочитаете работать в коллективе или Вам лучше работать в одиночестве?

13. Какого начальника Вам хотелось бы иметь?

14. Способны ли Вы следовать жестким указаниям и не чувствовать себя при этом не в своей тарелке?

15. Чему Вы научились на предыдущем месте работы?

16. Что Вы думаете о наших услугах?

17. Вам нравится рутинная работа?

18. Что является Вашим слабым местом?

19. Пофантазируйте. Какую должность Вы бы хотели занять в нашей фирме, если бы это зависело только от Вашего желания?

20. Вы предпочитаете работать в малой и крупной фирме? Почему?

21. Как Вы относитесь к ненормируемому рабочему дню?

22. Чем Вы можете доказать Вашу инициативность и желание работать?

23. Почему мы должны выбрать именно Вас на это место?

24. Что бы Вы изменили на своем предыдущем месте работы?

25. Чему Вы научились на своих ошибках?

26. Какие первые шаги Вы предпримете, получив эту работу?

27. Почему Вы хотите оставить настоящую работу?

28. Почему Вас заинтересовала предлагаемая работа?

29. Что является для Вас наиболее важным в Вашей работе?

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

Примерные вопросы кандидата

1. Какую продукцию или услуги предлагает фирма?

2. Где и кому реализуется продукция или услуги?

3. Сколько лет существует организация?

4. Как изменились главные задачи организации со времени ее основания?

5. Достаточно ли стабилен штат сотрудников или наблюдается текучесть кадров?

6. Какова форма собственности организации?

7. Какую прибыль получает организация?

8. Какие новые изделия и услуги разрабатываются в организации?

9. Есть ли связи с зарубежными организациями?

10. Какие перспективы имеет отрасль, к которой относится организация?

11. Каковы критерии отбора кадров?

12. Какова система оплаты труда?

13. Какие выплаты и льготы входят в пакет льгот и компенсации?

14. Каковы будут обязанности?

15. С кем он будет работать?

16. Перед кем будет отчитываться?

17. Каковы перспективы служебного роста?

18. Каковы перспективы роста зарплаты?

19. По каким причинам эта должность стала вакантной?

20. Какие были претензии к предыдущему секретарю?

21. Скажите, какую зарплату Вы планируете платить человеку, работающему на этой должности?

ПРИЛОЖЕНИЕ В

Матричный метод оценки качеств претендентов на должность секретаря

ПРИЛОЖЕНИЕ Г

Тест. Проведите графологическую экспертизу

Чтобы провести эту экспертизу, нужен лист текста, написанный вами от руки, в нормальной обстановке и в спокойном состоянии духа. Лист бумаги должен быть для пишущих машин.

Какие особенности своего почерка вам необходимо проанализировать и какова «цена» каждого из них в баллах?

Диагноз:

Если в сумме у вас оказалось от 28 до 41 балла, знайте, что почерк имеют чаще всего пожилые люди с плохим здоровьем.

От 42 до 53 баллов. Так пишут робкие, пассивные или флегматичные люди.

От 54 до 65 баллов. Такой почерк характерен для нерешительных, мягких, кротких, с утонченными манерами людей. Они немного наивны, но не лишены чувства собственного достоинства.

От 66 до 77 баллов. Это почерк прямых и откровенных людей, которые отличаются общительностью и впечатлительностью.

От 78 до 88 баллов. Этот почерк свидетельствует о честности и добропорядочности, сильной, устойчивой психике, инициативности, решительности и расчетливости.

От 89 до 99 баллов. Почерк индивидуалистов. Они вспыльчивы, обладают быстрым и острым умом, отличаются независимостью в суждениях и поступках, но в то же время обидчивы, и часто с ними трудно общаться. Эти люди одаренные, склонные к творчествам.

От 100 баллов и выше. Такой почерк имеют люди без чувства ответственности, недисциплинированные, грубые, высокомерные.

ПРИЛОЖЕНИЕ Д

На что следует обратить внимание при анализе поведения претендента

До интервью:

1. Как ведет себя претендент в ожидании интервью:

- представился ли он;

- молчалив или болтлив;

- зажат или раскован;

- что делал в ожидании интервью.

2. Реакция при встрече с интервьюером:

- характер приветствия;

- характер рукопожатия;

- эмоциональное состояние.

Во время интервью:

1. Невербальное поведение.

1.1. В какой позе сидит претендент:

- открытая поза со свободными жестами;

- зажатая поза.

1.2. Как претендент смотрит на интервьюера:

- естественно;

- избегает взгляда собеседника.

1.3. Как слушает:

- дает понять, что слушает;

- внешне не реагирует.

1.4. Как говорит:

- использует ли жестикуляцию для усиления речи;

- слишком много жестов или отсутствие необходимых.

2. Вербальное поведение.

2.1. Как реагирует кандидат на жесткий, прямо поставленный вопрос:

- защищается;

- уклоняется от прямого ответа;

- спокойно отвечает на вопрос.

2.2. Какие вопросы вызывают затруднение при ответе.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Айслер-Мертц Кристиана Язык жестов. - М.: Фаир-Пресс, 2001

2. Басаков М.И. Справочник секретаря-референта: Практическое пособие. - Ростов н/Д: "Феникс", 2017.

3. Галахов В.В., Корнеев И. К. и др.Секретарское дело (образцы документов, организация и технология работы): учебно-практическое пособие. – М.: ТК Велби, Издательство Проспект, 2018.

4. Кашапов Р.К. Курс практической психологии - Ижевск: УДМ университета, 2017

5. Стенюков М.В. Секретарское дело. Практические рекомендации - М.: Издательство ПРИОР, 2020

6. Страхова О.А. Деловое администрирование. Практические ситуации, деловые игры, упражнения. - С-П.: Питер, 2019

7. Практикум по психологии профессиональной деятельности и менеджмента - С-П: Питер, 2017

8. Рогожин М.Ю. Документы делового общения - М.: Русская деловая литература, 2018

26