Types of business letters (виды деловых писем)

Types of business letters

Виды деловых писем

• Letter of Congratulation
• Letter of Invitation
• Letter of Acceptance
• Application letter
• Commercial Offer
• Letter of Complaint
• Enquiry Letter

• Reply(Quotation)
• Counter – proposal
• Order
• Response to Order
• Invoice
• Statement

• 1) barter – бартер;
• 2) a quotation- расценки, стоимость;
• 3) an estimate - смета;
• 4) foreign trade – международная торговля;
• 5) currency – валюта;
• 6) exports – экспорт;
• 7) deficit – дефицит;
• 8) a statement – ведомость, выписка о состоянии счёта;
• 9) a reminder – письмо-напоминание;
• 10) a receipt - квитанция, напоминание об оплате

Practice 1. Найдите соответствующее определение словам

1. an invoice;

2. foreign trade;

3. a statement;

4. a receipt;

5. a quotation;

6. an estimate;

7. a counter – proposal (встречное

предложение).

a) an exchange of goods and services between nations;

b) the price given for goods or a piece of work;

c) a letter where the customer tries to get better terms;

d) a bill for goods sent or work done;

e) an approximate calculation of the cost of something;

f) a document that proves you have paid for some goods;

g) a list of amounts paid and still owed, sent every month.

Структура делового письма:

• 1. Sender’s address
• 2. Addressee’s name, title, company, address
• 3. Yourref / Ourref
• 4. Date
• 5. Salutation (Dear…)
• 6. Subject
• 7. Letter Content (Body of the Letter)
• 8. Complimentary close (Yours……)
• 9. Signature
• 10. Sender’s name and title
• 11. Enclosure.

Practice 2.

• Следующие фразы взяты из двух разных писем: приглашение на собеседование и письмо о приёме на работу. Фразы даны вразброс. Поставьте их в правильном порядке, и вы получите 2 разных письма (Letter of invitation and Letter of acceptance).

a) We would like to invite you to the interview on Thursday 28-th April at 2 p.m. Please, contact us either by fax, e-mail or by phone if this time suits you.

b) We are glad to inform you that we were very impressed by your qualifications and your work experience. We came to the conclusion to offer you the job you have applied for.

c) Dear Mr. Johnson,

Thank you for your letter of application for the post of a marketing manager.

d) Please, confirm your acceptance of the post within the next five days.

e) We look forward to meeting you.

Yours sincerely,

Simon Lavingston

Simon Lavingston

Personnel Manager

f) We look forward to welcoming you to our staff.

Yours sincerely,

Simon Lavingston

Simon Lavingston

Personnel Manager

g) Dear Mr. Johnson,

Thank you for attending the interview for the post of a marketing manager.

h) Please, bring your qualification certificates, if you have any, with you to the interview.

1. Sender’s Сompany. Sender’s Address

Например:

The Eagle Press Co Ltd

57 Leningradsky Prospect 119 487 Novosibirsk

Russia

Tel: (095) 246 17 30 Fax: (095) 245 35 20

eagle@mail.cnt.ru

Сокращения

• Flat - Fl
• Block – Apt
• Street - St
• Avenue - Ave
• Ulitsa - Ul
• Prospect - Pr
• Road - RD

2. Addressee’s name. Addressee’s Title. Addressee’s Company. Addressee’s Address

Miss E. Hughers

Sales Manager

Soundsonic Ltd

54 Oxford Road

London SE23 1JF UK

3. Yourref. Ourref

• “ Yourref или Ourref указывают в письме на случай, если понадобятся некоторые частности, а именно – входящий и исходящие номера.

4. Date

• В Великобритании пишут день, месяц, год

26 April, 2008

• В США указывают сначала месяц, за ним следует день, а затем год

April 26, 2008

• Другие цифровые формы, такие как: 8 – 11 – 08, 8 / 11 / 08 или 8. 11. 08 не должны быть в деловых письмах, так как они вносят путаницу:
• В Великобритании это означает 8 November, 2008, а в США 11 August, 2008

5. Dear

• Dear Mr. – обращение к мужчине
• Dear Mrs.– обращение к замужней женщине
• Dear Miss – обращение к незамужней женщине Dear Ms. – нейтральное обращение к даме, семейное положение которой вам не известно.

фамилия, без указания имени

Если вы не знаете имя адресата, то ваше обращение будет следующим:

• Dear Sir - по отношению к мужчине
• Dear Madam - по отношению к женщине

Если вы обращаетесь не к конкретному адресату, а к компании, ваше обращение будет звучать так:

• Dear Sirs
• После обращения ставится запятая.

6. Subject

• Строка Subject Line – (Тема письма / сообщения) информирует о содержании письма. Это может быть ,например, Счёт-фактура – Invoice 265 или Заказ и его номер – Order 439.

7. Body of a Letter

• Состоит из трёх частей:

1. The opening – начало.

2. The main message – основная часть.

3. The closing – заключительная часть.

8. Complimentary Close

• Окончание зависит от приветствия; если приветствие не было обращено к конкретному лицу, то письмо заканчивается словами: Yours faithfully, что означает –с совершенным почтением

Dear Madam,

Yours faithfully,

or Yours truly,

Dear Sir or Madam,

Dear Sir,

• Если вы в начале письма обращаетесь к адресату по имени, то закончить письмо нужно словами: Yours sincerely, - искренне Ваш.

Dear Mr. Blake,

Dear Ms. Levy, Yours sincerely,

Dear Mrs. Softheard,

• 9. Signature.
• Когда письмо закончено, не забудьте поставить свою подпись. Если вы пользуетесь компьютером, не забудьте поставить собственноручную подпись.
• 10. Sender’s name . Sender’s Title.
• За подписью следует полное имя, фамилия и должность автора письма.
• 11. Enclosure – вложение.
• В конце письма встречается приложение Encl. Это значит, что в письмо вложены дополнительные материалы, например, рекламный проспект, резюме или брошюра. Встречаются три варианта написания: Enc, Encl, Encis.

Пример письма на английском языке

SYSTEM FURNITURE plc

Brookfield Industrial Estate

TwylordWestshire TD3 2BS

England

Tel: 0193-384 1923 Fax: 0193-2196734

Telex: 342689

Our ref: RPL/ PE

Your ref:

Mr. W. Drake 24 October 2007

Chairman

The Drake and Sons Engineering Co. Ltd

Bristol 5

England

Dear Mr. Drake,

Order 439

Thank you very much for your order of 24 October 2007.

I enclose our latest price list and a new catalogue of our products. I will keep you fully inform about the progress of your order.

Yours sincerely,

Pauline Ellis

Pauline Ellis (Miss)

Secretary

Enc. 2