Виды деловых писем. жанровая структура деловых писем. язык и стиль деловых писем

Министерство образования и науки Российской Федерации

Частное учреждение образовательная организация высшего образования «Омская гуманитарная академия»

Кафедра Коммерции, маркетинга и рекламы

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по учебной дисциплине: Технологии выступления перед аудиторией

Выполнил:

Тарасов Сергей Петрович

Направление подготовки:

38.04.01 «Экономика»

Форма обучения: заочная

Оценка:______________________

Должность, Фамилия И.О.

“____”________________20___ г.

Омск, 2017

Содержание контрольной работы

РЕФЕРАТ НА ТЕМУ: «ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ЖАНРОВАЯ СТРУКТУРА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ. ЯЗЫК И СТИЛЬ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ»

ВВЕДЕНИЕ

Переписка - обобщенное название различных по содержанию документов (служебное письмо, телеграмма, телекс, телефонограмма, факсограмма, электронное сообщение и др.), обеспечивающих оперативный информационный обмен между организациями. Переписка пользуется для реализации информационных связей между организациями, как состоящими, так и не состоящими в отношениях соподчинения.

Переписку отличает широкое видовое разнообразие: от имеющих нормативный характер писем и телеграмм государственных органов до обращений граждан и типовых заявок. Содержанием переписки могут быть: запрос, уведомление, согласие, претензия, напоминание, звание, разъяснение, подтверждение, просьба, рекомендация, гарантия, приглашение, предложение и др.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

Деловое письмо – одно из средств обмена информацией и оперативного

управления разнообразными процессами деятельности организаций и учреждений.

С помощью писем ведутся предварительные переговоры перед заключением сделки. Выясняются отношения между предприятиями и организациями, в письмах излагаются претензии, выражаются просьбы, оформляются приглашения принять участие в тех или иных мероприятиях. Письма могут сопровождать материальные ценности и важные документы. 

Преимущества писем не сводятся только к тому, что в них можно более четко зафиксировать необходимую информацию. Важен и психологический фактор: хорошо оформленное письмо на фирменном бланке производит более яркое впечатление, чем устное сообщение, и подчеркивает уважение автора к адресату. 

Цель реферата – изучить сущность, значение и виды деловых писем.

В соотвтствии с поставленной целью сформулированы следующие задачи реферата:

- во-первых, дать характеристику современному деловому письму;

- во-вторых, изучить классификацию и разновидности деловых писем;

- в-третьих, рассмотреть правила оформления и реквизиты делового письма;

- в-четвертых, проанализировать язык и стиль деловых писем;

- в-пятых, сделать вывводы.

Методологической основой выполнения реферата послужили труды отечественных и зарубежных ученых, статьи и монографии, опубликованные в средствах массовой информации.

1 ОБЩАЯ ХАРАКТЕРИСТИКА СЛУЖЕБНОЙ ПЕРЕПИСКИ

1.1 Современное деловое письмо в условиях унификации

Официальное письмо - один из важнейших каналов связи предприятия, организации, учреждения с внешним миром. Через письма ведутся преддоговорные переговоры, выясняются отношения между предприятиями, излагаются претензии. Письма сопровождают материальные ценности в пути и т.д.

Несмотря на наличие современных форм связи: телефона, телеграфа, факса, модемной связи и т.п., - объем переписки даже на небольшом предприятии весьма велик. Однако диапазон управленческих ситуаций, дающих повод для составления деловых писем, далеко не беспределен и поддается сравнительно четкой классификации. Огромное количество писем при однотипности управленческих ситуаций, требующих их составления, вызывает острую необходимость в унификации делового письма. К сожалению, анализ современной деловой переписки показывает отсутствие у многих управленческих работников навыков составления писем. Между тем неправильное оформление письма затрудняет работу с ним. Эксперты единодушны в том, что деловое письмо должно занимать не более страницы.

Очень важно, чтобы текст официального письма не допускал нескольких толкований. Ввиду правовой зависимости официальных писем их язык и стиль должны удовлетворять тем же требованиям, что и язык законов. Всегда, во все века однозначность языка деловой бумаги, строгая его формализованность рассматривались людьми как средство ограничения произвола власти. Сегодня во многих странах активно идет процесс унификации делового письма. Сейчас, когда компьютеризация охватывает все новые и новые сферы информационной деятельности учреждений, предприятий, организаций, факт преднамеренной эволюции американского делового письма служит убедительным доводом в пользу того, что весь состав информации в служебной документации настолько стандартен, что его выражение через индивидуальную исполнительскую технику совершенно не оправданно.

Унификация затрагивает все уровни и аспекты языка: его словарный состав, морфологию, синтаксис, графику, пунктуацию и стиль. В частности, поскольку деловые письма отражают в основном не индивидуальные, а групповые интересы – интересы государственных учреждений, фирм, компаний и т.д., практически во всех странах письма сегодня составляются чаще всего от имени коллективного субъекта. Иными словами, унифицированный стиль изложения в деловой переписке в сфере промышленности и торговли имеет свою социальную базу – коллективный характер производственных отношений.

1.2 Классификация деловых писем

Существует несколько видов классификации деловых писем, в основе их лежат не различные подходы, а различные классификационные признаки.

По тематическому признаку проводится в достаточной мере условное разделение корреспонденции на деловую и коммерческую. Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческой сделки от имени юридических лиц и часто имеют правовую силу. Деловые письма решают организационные вопросы, правовые проблемы, а также вопросы экономических отношений корреспондентов. Многообразие форм и тематических разновидностей деловых писем отражает многообразие рассматриваемых в них вопросов – от коротких сообщений, расписок, приглашений до многостраничных протоколов.

По функциональному признаку деловые письма делятся на инициативные письма и письма-ответы: 1) письма, требующие письма-ответа; 2) письма, не требующие письма-ответа.

По признаку адресата деловые письма делятся на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

По форме отправления можно выделить наряду с традиционным почтовым отправлением электронную деловую корреспонденцию и факсовые отправления.

По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные (стандартные) и нерегламентированные (нестандартные).

Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Нерегламентированное деловое письмо представляет собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического повествования или этикетного текста.

По композиционным особенностям деловые письма делятся на одноаспектные и многоаспектные. Одноаспектное письмо рассматривает одну проблему, вопрос, а многоаспектное – несколько.

Таким образом, сложность предмета отражается во множестве подходов к его изучению и во множестве классификационных подходов.

Разновидности служебных писем:

1. Сопроводительное письмо. В некоторых случаях составляются сопроводительные письма, когда направляемый адресату основной документ требует дополнительного поясне-ния. В сопроводительном письме указывается, с какой целью направляется основной документ, что с ним необходимо сделать и в какие сроки. Сопроводительное письмо - служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами:

«Представляем Вам…» (в вышестоящую организацию);

«Направляем Вам…» (в подведомственную организацию);

«Высылаем Вам…» (в стороннюю организацию).

Одновременно с этим может содержаться дополнительная информация, отражающая характер управленческой ситуации, в которой осуществляется деловое общение:

«В соответствии с предварительной договоренностью высылаем Вам…»

«В соответствии с дополнительным протоколом высылаем Вам…»

«В подтверждении нашей договоренности высылаем Вам…»

Текст сопроводительного письма может содержать просьбы, пояснения, связанные с теми материалами, которые составляют приложение к сопроводительному письму. В этом случае сначала говорится о направлении документов, затем излагаются просьбы и пояснения.

Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

2. Письмо-просьба. Письмо-просьба – служебное письмо, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых организации-автору. Огромное количество управленческих ситуаций дают повод для составления писем-просьб.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснование должно предшествовать изложению просьбы.

Обоснование может отсутствовать в случаях очевидности просьбы, ее типовой характера, а также в случае, если осуществление действий, составляющих просьбу, является обязанностью организации, подразделения, должностного лица. Просьба излагается с помощью глагола «просить»:

«Просим Вас провести…»

«Просим Вас предоставить…»

«Просим Вас сообщить…»

Просьба может формулироваться и без глагола «просить», например:

«Надеемся на положительное решение вопроса…»

«Надеемся, что Вы сочтете возможным рассмотреть наше обращение».

В одном письме может содержаться несколько просьб. В этом случае используются следующие языковые обороты: «Также просим Вас рассмотреть (предоставить, провести…)… Одновременно просим Вас…».

3. Письмо-запрос. Письмо-запрос – служебное письмо, направляемое с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости представления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы, так как организация не имеет права запрашивать сведения, не обусловленные ее функциональной деятельностью.

В целом письма-запросы составляются так же, как письма-просьбы.

Письма-запросы, как правило, подписываются руководителем организации илиофициально уполномоченным на это должностным лицом.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

4. Письмо-ответ. Письмо-ответ – служебное письмо, составляемое как ответ на письмо-просьбу или письмо-запрос. Ответ может быть положительным или отрицательным (письмо-отказ).

При составлении писем-ответов должен соблюдаться принцип языкового параллелизма: в тексте письма-ответа следует использовать те же языковые обороты, лексику, которые использовал автор в инициативном письме, при условии, что письмо-просьба было составлено грамотно. Допущенные автором письма-просьбы ошибки переносить в письмо-ответ не допускается.

Не следует ссылку на поступившее письмо включать в текст письма-ответа («На Ваше письмо от_______ №_____…»). Для ссылки на поступившее письмо в составе реквизитов бланка есть реквизит«Ссылка на дату и номер поступившего документа», куда и вносятся сведения об инициативном письме.

Отрицательный ответ должен быть обоснован, нельзя просто отказать в просьбе без объяснения, поэтому письмо-отказ целесообразно начинать с обоснования отказа: «В связи с…».

В случае отрицательного ответа рекомендуется сообщить адресату информацию о том, кто, на каких условиях, когда может дать положительный ответ на данную просьбу или запрос, если автор письма такой информацией располагает.

5. Письмо-сообщение. Письмо-сообщение – служебное письмо, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос. Как правило, письма-сообщения – небольшого объема, нередко состоящие из одного-двух предложений.

Письмо-сообщение может начинаться с обоснования или непосредст-енно с изложения сообщаемой информации:

Сообщаем Вам, что…

Доводим до Вашего сведения, что…

Считаем необходимым поставить Вас в известность о…

6. Письмо-подтверждение

Письмо-подтверждение – служебное письмо, в котором адресат подтверждает получение сведений, документов или других материалов, ранее достигнутые договоренности, намерения и т.п. Если подтверждается предварительная договоренность, в тексте письма следует коротко изложить ее суть, если подтверждается получение документов, необходимо назвать их, и т.д.

Ключевой языковой формулой этой разновидности писем является:

«Подтверждаем (получение документов, предварительную договоренность, со-гласие на…)».

Письмо-подтверждение может заканчиваться просьбой, пожеланием, предложением.

7. Информационное письмо. Информационное письмо – служебное письмо, в котором адресату сообщаются сведения официального характера.

Информационные письма нередко носят типовой характер и рассылаются органами власти и управления различных уровней подведомственным организациям или организациям определенного типа. В информационных письмах могут дословно приводиться отдельные рекомендации и предложения.

Информационные письма могут содержать приложения. Объем информационного письма колеблется от одного абзаца до нескольких страниц.

Как правило, информационные письма подписываются руководителем организации.

8. Гарантийное письмо. Гарантийное письмо – служебное письмо, содержащее обязательство или подтверждение.

Гарантийные письма адресуются организациям. Гарантироваться может оплата работы, продукции, услуг, аренды, качество и сроки выполнения работы и др.

В тексте гарантийного письма содержится просьба в адрес корреспондента и юридически значимая формула: «Оплату (предоставление услуг и т.д.) гарантируем». Эта фраза является юридически значимым компонентом текста.

Если в письме гарантируется произвести оплату, автор сообщает свои банковские реквизиты.

Гарантийные письма всегда подписываются двумя лицами: руководителем организации и главным бухгалтером. Гарантийные письма также удостоверяются печатью организации.

9. Письмо-извещение. Письмо-извещение – служебное письмо, информирующее о публичных мероприятиях (совещаниях, семинарах, выставках, конференциях и т.п.).

Письма-извещения, как правило, рассылаются широкому кругу организаций, учреждений, предприятий с целью их привлечения или приглашения к участию в проводимых мероприятиях. В зависимости от конкретной ситуации письма-извещения могут только сообщать о проводимом мероприятии, времени и месте проведения, но могут одновременно приглашать к участию, сообщать об условиях участия в мероприятии и содержать другую вспомогательную информацию.

Письмо-извещение может иметь приложения, содержащие карту участника, анкету участника, программу мероприятия и другие информационные материалы.

Письмо-извещение может быть одновременно письмом-приглашением, а приглашение – отдельным документом.

Письма-извещения, как правило, рассылаются по списку, поэтому реквизит «Адресат» оформляется обобщенно или не оформляется вообще.

Подписывают письма-извещения руководитель организации или заместитель руководителя, отвечающий за организацию и проведение мероприятия.

Письма-извещения могут подписываться и несколькими руководителями, если мероприятие проводится совместно несколькими организациями.

10. Письмо-приглашение. Письмо-приглашение – служебное письмо, разновидность письма-извещения. Отличается от письма-изведения те, что может оформляться не на бланке, иметь различный формат, цвет. При оформлении писем-приглашений могут использоваться различные элементы украшения текста – орнамент, рисунки и т.п.

Как правило, письма-приглашения адресуются конкретному лицу, поэтому в них используется формула личного обращения к адресату:

«Уважаемый…!»

11. Письмо-предложение. Письмо-предложение – служебное письмо, направляемое потенциальному партнеру с предложением различных форм сотрудничества. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Если письмо-предложение направляется адресату впервые, оно содержит не только собственно предложение, но и информацию об организации-авторе, что отчасти сближает письмо-предложение с рекламным письмом.

Письмо-предложение может быть направлено одному корреспонденту или сразу нескольким. Предложение партнеру может содержать конкретную детальную информацию, так что следующим шагом может быть заключение договора, или общую информацию, являющуюся фактически предложением к началу переговоров.

12. Письмо-напоминание. Письмо-напоминание – служебное письмо, используемое в случаях, когда организация-партнер не выполняет взятые на себя обязательства или принятые договоренности.

Текст письма-напоминания, как правило, состоит из двух частей: ссылки на официальный документ, в котором зафиксированы обязательства сторон или обстоятельства, в связи с которыми организация обязана предпринять определенные действия, и просьбы выполнить те или иные действия.

Ключевой фразой письма-напоминания является:

«Напоминаем Вам…»

«Вторично напоминаем Вам…»

«Обращаем Ваше внимание на то, что…»

«Ставим Вас в известность, что…»

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства, например: «В случае невыполнения взятых на себя обязательств Вам будут предъявлены штрафные санкции» и т.п.

13. Письмо-требование. Письмо-требование – служебное письмо, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письма-требования, как правило, письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со сылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуаций, формулируется требование о необходимости выполнения обязательств и предупреждения о мерах, которые будут приняты, если обязательства не будут выполнены. Ключевыми фразами в письмах-требованиях могут быть:

«Требуем выполнить взятые на себя обязательства…»

«Срочно требуем выполнить (выслать, предоставить, перечислить)…»

«Требуем незамедлительно выполнить… и т.д.»

Угрозы в адрес корреспондента могут формулироваться следующим образом:

«В противном случае дело будет передано в Арбитражный суд…»

«В противном случае Вам будут предъявлены штрафные санкции…»

«В противном случае мы не несем ответственность за последствия…»

14. Письмо-благодарность. Письмо-благодарность – служебное письмо, направляемое организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Эти письма, как правило, составляются в более свободной форме, чем

другие разновидности писем. Ключевыми фразами письма могут быть следующие выражения:

«Благодарим за оказанную помощь в…»

«Выражаем Вам свою благодарность за…»

«Позвольте Вас поблагодарить за…»

«Позвольте выразить Вам искреннюю благодарность за…»

15. Письмо-поздравление. Письмо-поздравление – служебное письмо, составляемое в торжествен-ных случаях, связанных со значительными событиями в положении должност-ного лица, организации, учреждения, предприятия.

Письма-поздравления, как правило, составляются в свободной форме, могут быть как небольшими по объему – одно-два предложения, так и достаточно развернутыми. В последнем случае в письме-поздравлении излагаются основные этапы жизни, деятельности лица, к которому обращено поздравление, наиболее важные его достижения. Если письмо обращено к организации или ее структурному подразделению, в нем излагаются наиболее важные и значимые достижения организации или подразделения.

В письмах-поздравлениях используются следующие ключевые фразы:

«Поздравляем Вас в связи с…»

«Искренне поздравляем Вас с…»

«Примите наши искрение поздравления в связи с…»

«Сердечно поздравляем Вас с…»

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенной орнаментом, водяными знаками, имеющей большую плотность и т.п.

2 ОФОРМЛЕНИЕ И СТИЛИСТИКА ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

2.1 Правила оформления и реквизиты делового письма

Официальные письма пишутся на специальных бланках, соответствующих стандарту. Для таких бланков установлен комплекс обязательных элементов (реквизитов), которые должны располагаться в определенном порядке.

Бланк официального письма представляет собой лист бумаги с воспроизведенными типографским способом постоянными элементами. Можно сказать, что официальное письмо состоит из«рамы» письма и основного текста и содержит помимо основного текста информацию об адресате: полное и сокращенное название организации-отправителя, ее почтовый и телеграфный адрес, номер телефона, факса и телетайпа, номер того письма или телеграммы, которые послужили поводом для переписки, и многое другое. Бланки могут быть как с угловым, так и с продольным расположением реквизитов.

Оформление бланка, соответствующее принципам технической эстетики, положительно влияет на восприятие его содержания. Например, учитывая свойство человеческого глаза легче фиксировать верхнюю часть любого объекта, при оформлении документов следует их верхнюю часть делать более насыщенной, а нижнюю – более«устойчивой».

Стандарты на формуляры-образцы устанавливают форматы и размеры полей документов, входящих в состав унифицированной системы документации, а также требования к построению конструкционной сетки формуляра-образца, реквизиты и правила их расположения. Документы, входящие в состав унифицированных систем документации, состоят из трех основных частей, которые располагаются в пределах четко разграниченных зон.

Такая «геометрия» документа обеспечивает необходимую быстроту восприятия его текста.

Реквизиты – это обязательные признаки, установленные законом или положениями для отдельных видов документов. Состав и расположение реквизитов на бланках организационно-распорядительных документов должны соответствовать ГОСТ6.30-97.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов в редакции от 21.01.2000 г. (вступившим в действие с 1 апреля2000 г.).

Установление стандарта на формуляр-образец, который в свою очередь, определяет требования к бланку официального письма, вызвано необходимостью унифицировать процесс его оформления, что позволяет:

- организовать централизованное изготовление бланков для писем;

- уменьшить стоимость машинописных работ;

- сократить трудозатраты на составление и оформление писем;

- облегчить визуальный поиск необходимой информации;

- расширить возможности применения вычислительной и

организационной техники при обработке писем.

Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формулярам-образцам для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках.

Согласно ГОСТ 6.30-97.Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов в редакции от 21.01.2000 г. (вступившим в действие с 1 апреля 2000 г.) документы могут содержать (в зависимости от назначения) до29 реквизитов.

Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Для каждого вида документа определен их состав в зависимости от назначения документа. Так, для официального письма рекомендуется следующих состав реквизитов:

1 государственный герб;

2 эмблема организации;

3 код предприятия по ОКПО

4 код документа по ОКУД;

5 наименование организации(полное и сокращенное);

6 почтовый и телеграфный адрес;

7 номер телефона;

8 номер факса, телетайпа;

9 номер счета в банке;

10 дата;

11 индекс документа;

12 ссылка на индекс и дату входящего документа;

13 адресат;

14 заголовок к тексту;

15 текст;

16 подпись;

17 фамилия и телефон исполнителя.

Обязательными реквизитами официального письма являются наименование организации – адресанта письма, почтовый и телеграфный адрес, дата, индекс письма, заголовок, текст, подпись, адресат, отметка об исполнителе письма и направлении письма в дело.

Совокупность реквизитов официального письма называется формуляром.

Реквизиты (1-9) печатаются, как правило, типографским способом.

Официальное письмо является единственным документом, на котором не ставится название его вида.

Почтовый и телеграфный адреса относятся к обязательным реквизитам официального письма. Порядок и форма записи сведений о почтовой и телеграфном адресах организации должны соответствовать Почтовым правилам.

Номер телефона, факса, номер счета в банке также необходимо указывать на бланке письма.

Дата – обязательный реквизит письма, который проставляется в левом верхнем углу. Датой письма считается дата его подписания. Она служит поисковым признаком и используется при ссылке на письмо. Даты в письме должны оформляться цифровым способом. Элементы даты приводятся в одной строке арабскими цифрами в такой последовательности: число, месяц, год.

Число, месяц и год записываются тремя двухзначными цифрами.

Индекс исходящего документа – номер письма и его условное обозначение – обычно состоит из нескольких частей. Сначала может быть записан индекс структурного подразделения, индекс по номенклатуре дел классификатора корреспондентов, исполнителей, а последней частью будет порядковый номер исходящего письма. Ссылка на индекс и дату входящего документа включает индекс и дату письма, на которое дается ответ, и располагается ниже индекса и даты исходящего документа. Этот реквизит присутствует только на бланке для писем. Сопоставление дат отправки и получения писем дает представление о степени оперативности работы учреждения с корреспонденцией.

Адресат – наименование и адрес получателя письма(наименование и адрес организации, структурной части организации, фирмы или фамилия и адрес лица, которому направляется письмо, указывается на верхней правой стороне бланка письма. Это внутренний адрес письма. В адресате название организации-получателя пишется в именительном падеже.

Отчасти это делается с учетом машинной обработки. В целях ускорения исполнения письма, если известна фамилия лица, которое будет его рассматривать, рекомендуется указывать и эту фамилию. Согласно ГОСТ при направлении письма должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия – в дательном.

Если письмо адресуется руководителю организации, то наименование организации должно входить в состав наименования должности адресата.

Знаки препинания во внутреннем адресе могут быть опущены.

Наименование организации, имя и фамилию лица, которому письмо адресовано, следует писать так, как они даны на исходящей от этой организации корреспонденции или как в справочнике.

В состав реквизита «адресат» может входить почтовый адрес. Почтовый адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные организации и постоянным корреспондентам – в этих случаях целесообразно применять конверты с заранее напечатанными адресами.

Если письмо адресуется официальному лицу, то сначала указывается должность, затем фамилия и инициалы, затем адрес организации.

Если письмо адресуется частному лицу, то сначала указываются почтовый индекс и адрес, а затем фамилия и инициалы получателя. Согласно ГОСТ инициалы ставятся после фамилии во всех случаях, кроме подписи. В подписи инициалы предшествуют фамилии.

Если лицо, на имя которого пишется письмо, имеет ученое звание (ученую степень), то следует указывать его перед фамилией. В этом случае сокращение «т» не употребляется:

Текстовое сокращение «гр.» (от слова «гражданин») применяется тогда, когда лицо, которому адресуется письмо, рассматривается как субъект гражданских правоотношений. В переписке с организациями и фирмами других стран слова «господин», «господину» передаются сокращение «г», «г-ну».

Заголовок к тексту должен отражать основной вопрос, затронутый в письме, и быть кратким и емким, сформулированным в одной фразе. Заголовок помещается перед текстом письма. Содержание письма выражается в нем формой предложного падежа с предлогом «о» («об»). Кавычками заголовок не выделяется, пишется с прописной буквы и начинается сразу от левого поля листа.

Заголовок не должен превышать двух строк; если же строе две, то употребляется абзац.

Заголовок должен составлять непосредственный исполнитель, который лучше, чем кто-либо другой, знает содержание документа. Сотруднику, разбирающему почту, должно быть достаточно прочитать заголовок, чтобы определить, к какой категории писем относится данное письмо и куда его следует направить, что особенно важно в тех случаях, когда в адресате не указывается конкретное лицо, которому адресовано письмо. Кроме того, беглый взгляд на заголовок может избавить сотрудника от необходимости перечитывать письмо полностью.

Не рекомендуется в заголовке употреблять слова «касательно», «касается». Также не следует писать «по делу», так как данное выражение принято в юридической практике.

Текст – основной реквизит делового письма. Максимальная длина стандартной строки официального письма равна 64 печатным знакам, что составляет около 17 см. Обычно строка вмещает 60-62 знака. Выбор такой длины строки объясняется наиболее употребимым форматом А4, а также тем, что, читая текст, мы, как правило, держим его на расстоянии 3-35 см от глаз, а угол сектора наилучшей восприимчивости человеческого глаза равен 30 градусам.

Отметка о наличии приложения делается, если к письму приложены какие-либо документы. В левом нижнем углу письма сразу от поля ставится слово «Приложение», затем помещаются названия прилагаемых документов в цифровой последовательности с указанием количества экземпляров и листов.

Каждое название располагается на отдельной строке. Под словом «Приложение» никакая запись не производится.

В сброшюрованном приложении количество листов не указывается.

Сами документы, входящие в состав приложения, должны иметь все необходимые реквизиты: наименование вида документа, заголовок, дату, подпись. Кроме того, на приложениях в верхнем углу справа делается отметка, указывающая на связь приложения с основным документом. Если приложение является самостоятельным документом, то оно направляется с сопроводительным письмом.

Подпись помещается слева под текстом письма сразу от поля. В состав подписи входят наименование должности лица, подписывающего письмо, личная подпись и ее расшифровка. Поскольку деловые письма пишутся на бланках учреждений, то название учреждения в подписи не указывается.

Две подписи ставятся в том случае, когда необходимо подтвердить действительность первой подписи, а также в особо ответственных документах, например в письмах по финансово-кредитным вопросам, направляемым финансово-банковским учреждениям. В таких письмах всегда ставится подпись главного (старшего) бухгалтера предприятия.

При подписании письма несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании письма несколькими лицами, занимающими одинаковые должности, их подписи располагаются на одном уровне.

Все экземпляры писем, остающиеся в делах организаций, должны содержать подлинные подписи должностных лиц.

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте письма, отсутствует, то письмо подписывает лицо, исполняющее его обязанности, или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего письмо (например, «и.о.», «зам») и его фамилия. Не рекомендуется подписывать письма с предлогом «за» или проставлением косой черты перед наименованием должности.

Подписание документа является одним из способов удостоверения его.

Официальное письмо без подписи не имеет юридической силы.

Отметка об исполнителе (составителе письма) включает фамилию исполнителя и номер его служебного телефона и помещается на лицевой стороне письма.

2.2 Язык и стиль деловых писем

Языком делового общения является официально-деловой стиль – функциональная разновидность языка, предназначенная для общения в сфере управления. Под функциональной разновидностью языка понимается система языковых единиц, приемов их отбора и употребления, обусловленных социальными задачами речевого общения.

Речевое общение в сфере управления обладает рядом специфических особенностей, объясняемых условиями делового общения. Особое значение в этом плане имеет то, что участниками делового общения, по существу, являются юридические лица– организации, учреждения, предприятия, должностные лица, работники. Характер и содержание информационных связей, в которые они могут вступать, зависят от места организации в иерархии органов управления, ее компетенции, функционального содержания деятельности и других факторов. Отношения между организациями устойчивы и регламентируются правовыми нормами, вследствие чего информационные потоки организации имеют «запрограммированный» характер, отвечающий потребностям организации и соответствующий ее месту в системе органов управления и организаций.

Специфика делового общения выражается и в том, что автором и

адресатом документа почти всегда является организация в целом – «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним лицом – руководителем организации. То же можно сказать и об адресате документа.

Другая важная характеристика документного общения – адресность информации. Управленческая информация не может быть информацией «вообще» (как, скажем, теле-, радио-, газетная информация и некоторые другие виды). Управленческий документ всегда имеет точный адрес. Более того, управленческий документ почти всегда «узко направлен», т.е. адресован конкретной организации или кругу организаций, должностных лиц и работников.

Существенный фактор делового общения – повторяемость управленческих действий и ситуаций, поскольку управленческая деятельность – это всегда «игра по правилам», что обусловливает использование одних и тех же языковых средств в сходных ситуациях.

Другая характерная особенность делового общения – тематическая ограниченность круга решаемых организацией задач. Функции учреждения поддаются описанию, классификации, регламентации. В результате круг вопросов, относительно которых создаются управленческие документы, носит достаточно стабильный характер.

Следовательно, условия делового общения формируют следующие свойства управленческой информации:

- официальный характер информации;

- адресность информации;

- повторяемость информации;

- тематическая ограниченность.

Условия делового общения, кроме того, предъявляют и определенные требования к управленческой информации, от соблюдения которых зависит эффективность делового общения.

Одно из важнейших требований к управленческой информации обусловлено самой сущностью управленческой деятельности, которая заключается в принятии управленческих решений с целью воздействия управляющего органа на управляемые объекты. Принятие решений основано на получении, переработке и использовании информации. Следовательно, эффективность управленческой деятельности только в том случае является достаточно высокой, когда для принятия используется информация актуальная, информация новая, необходимая, важная для деятельности организации.

Только получая актуальную информацию, орган управления может принимать оптимальные управленческие решения. Актуальность информации обеспечивается как самим содержанием документа, так и своевременностью его передачи, обработки, доведения до заинтересованных подразделений и должностных лиц.

Актуальность информации связана с целым рядом других свойств управленческой информации, в частности:

- достоверность (объективность);

- убедительность (аргументированность);

- полнота (достаточность информации) и др.

Требование достоверности (объективности) означает, что деловое

сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий.

Убедительность (аргументированность) информации вызвана необходимостью побудить адресата совершить(или не совершить) определенные действия; от того, насколько обоснован документ, будет зависеть и его исполнение.

Требование полноты предполагает, что документ должен содержать всю необходимую информацию для принятия обоснованного решения. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты или события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызывать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку.

В тексте документа должен использоваться определенный язык и стиль документа. В результате многовекового развития в официально-деловом стиле выработались такие языковые средства и способы выражения содержания, которые позволяют наиболее эффективно фиксировать управленческую информацию, отвечая всем требованиям, которые предъявляются к ней.

Основными особенностями официально-делового стиля являются:

- нейтральный тон изложения;

- точность и ясность изложения;

- лаконичность, краткость текста.

Нейтральный тон изложения – это норма официального делового общения, которая свидетельствует о деловой основе взаимоотношений между автором и адресатом документа, их неличном характере, наличии определенной дистанции между ними. Кроме того, поскольку участники делового общения действуют от имени учреждений, организаций, предприятий, фирм, т.е. от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов сводится к минимуму. Из языка документов исключаются слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).

Точность изложения необходима для обеспечения однозначности понимания текста документа и исключения двусмысленностей. Адекватность восприятия текста автором документа и его адресатом чрезвычайно важна в деловом общении на всех этапах управленческой деятельности. При этом скорость восприятия текста не имеет особого значения, поскольку текст документа – это письменный текст, рассчитанный на зрительное, а не слуховое восприятие, и при необходимости он может быть перечитан. Главное, чтобы содержание было передано максимально точно.

Точность изложения достигается употреблением терминологической лексики, использованием устойчивых оборотов – языковых формул, отсутствием образных слов и выражений, ограниченной сочетаемостью слов, использованием уточнений, дополнений, оговорок в виде вводных слов и оборотов, причастных и деепричастных оборотов и др.

Ясность текста определяется, прежде всего, правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.

Лаконичность изложения текста – это экономное использование языковых средств, исключение речевой избыточности.

Рассмотренные особенности официально-делового стиля играют основную роль в формировании системы языковых единиц и приемов их употребления в текстах документов.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате теоретического рассмотрения темы реферата сделаны следующие выводы.

Для осуществления информационного обмена в управленческой деятельности наиболее широко используются служебные, или деловые, письма, пересылаемые по почте или факсимильной связью.

При составлении и оформлении служебных писем должны соблюдаться следующие требования:

- письмо оформляется на бланке письма формата А 4 или А 5 и подписы-вается руководителем организации или его заместителями в соответствии с предоставленной им компетенцией; письмо должно быть составлено грамотно, аккуратно, без грубых помарок и исправлений;

- независимо от содержания письмо должно быть изложено официально-деловым стилем, держать объективные сведения о событиях, иметь достаточную аргументацию, в необходимых случаях - разъясняющие и дополняющие материалы.

Для переписки используются бланки писем организации, структурных подразделений, должностных лиц. Бланк письма структурного подразделения используется в том случае, если руководитель структурного подразделения наделен правом подписывать письма.

Бланки для писем могут быть двух форматов- А 4 (210х297) или А 5 (148х210 мм) в зависимости от размера текста письма.

Обязательными реквизитами письма являются: наименование организа-ции-автора, справочные данные об организации, дата, регистрационный номер, ссылка на дату и номер поступившего документа, адресат, заголовок к тексту, подпись, отметка об исполнителе, в сопроводительных письмах- отметка о наличии приложений, в гарантийных письмах, письмах финансового содержания и некоторых других, требующих особого удостоверения, печать. Текст письма должен быть логичным, последовательным, убедительным и корректным по форме. Факты и события необходимо излагать объективно, лаконично, ясно.

Текст письма не должен допускать различного толкования.

В зависимости от типа письма и его содержания текст, может быть простым или сложным. Простые письма состоят из одной-двух частей: вступления и заключения. Сложные в композиционном плане письма содержат: вступление, основную часть (доказательство), заключение. Во вступлении дается обоснование вопроса: причина возникновения вопроса или его краткая история. Если поводом для составления письма послужил какой-либо документ, дается ссылка на него. В основной части (доказательстве) излагается существо вопроса, приводятся доказательства или опровержения. Основная власть должна быть убедительной, исключающей сомнения в правильности и обосновании предлагаемых решений.

Заключении формулируется основная цель письма(просьба, предложе-ние, напоминание, требование, мнение и т.д.).

В зависимости от назначения письма, от того, на чем его автор хочет сконцентрировать внимание, используются и другие схемы построения, в которых один из элементов может отсутствовать или порядок их расположения может быть иным. Особой композиционной структурой, как правило, обладают письма-приглашения, благодарности, рекламные письма.

Бланк письма содержит реквизиты:

- Государственный герб РФ (герб субъекта РФ или города);

- эмблему организации (при наличии герба не проставляется);

- код организации (предприятия) по ОКПО;

- наименование вышестоящей организации (если она имеется);

- наименование организации (предприятия);

- справочные данные об организации (почтовый адрес, номера телефонов, а также, по усмотрению организации, номера телефаксов, адрес электронной почты, банковские реквизиты, номер и дату лицензии).

На бланках письма допускается указывать трафаретные части следующих реквизитов: дата, регистрационный номер документа и ссылка на регистрационный номер и дату.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

1. Деревянкин Е.В. Деловое общение: учебное пособие / Е.В. Деревянкин. - Екатеринбург: Изд-во Урал. ун-та, 2015. - 48 с.

2. Зельдович Б.З. Деловое общение: Учебное пособие. - М: Издательство «Альфа-Пресс», 2007. - 456 с.

3. Спивак В. А. Деловые коммуникации. Теория и практика: учебник для бакалавров / В. А. Спивак. - М.: Издательство Юрайт, 2014. - 460 с.

ОТВЕТ НА ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 1

ОТВЕТ НА ПРАКТИЧЕСКОЕ ЗАДАНИЕ № 7

39