Лекция "Сервисы Google в образовании"

Как работать в Google Docs: большая подборка инструкций со скриншотами

Функции «Google Документов» — основные и неочевидные

«Google Документы» (Google Docs, «Гугл-документы») — текстовый редактор, разработанный компанией Google. В нём можно работать в онлайн-режиме с любого устройства: создавать документы, редактировать их, пересылать другим пользователям и просматривать их правки.

«Google Документы» — аналог Microsoft Word. Похожи и интерфейсы этих программ, и принципы их работы. Однако «Google Документы» удобнее для командной работы, чем Word. Например, в «Google Документах» можно вносить изменения в один рабочий файл одновременно со всеми коллегами из отдела. А чтобы показать документ, его не нужно скачивать и пересылать по почте — можно открыть доступ и отправить ссылку на файл в мессенджере.

А ещё «Google Документы» бесплатны, в отличие от Word.

Материал пригодится и тем, кто только знакомится с «Google Документами», и уверенным пользователям.

Как начать работу с Google Docs

Начать работу в «Google Документах» можно двумя способами:

• через главную страницу «Google Документов»;

• через «Google Диск».

Для того чтобы работать в любом сервисе Google, нужен Google-аккаунт. При переходе по ссылкам выше система предложит войти в аккаунт с существующим логином и паролем либо создать новые.

Чтобы создать новый документ с главной страницы сервиса, нужно нажать на окно «Пустой файл» в верхнем левом углу или выбрать любой шаблон документа — например, «Резюме», «Письмо», «Брошюра». В первом случае новый документ будет пустым, во втором — частично оформленным.

Чтобы создать документ через «Google Диск», нужно кликнуть кнопку «Создать» в левом верхнем углу и выбрать «Google Документы» — пустой файл или шаблон.

После того как новый документ создан, его нужно назвать — так будет проще искать его в дальнейшем. Для этого нужно выделить «Новый документ» в левом верхнем углу и вписать своё название.

Отдельно сохранять данные в «Google Документах» не нужно. Сервис автоматически сохраняет в облаке каждое изменение. Можно просто закрыть файл — все данные останутся в нём. Чтобы изменить их в дальнейшем, нужно снова зайти на свой Google-диск или на главную страницу «Google Документов» и выбрать нужный документ.

Все созданные документы можно открыть или удалить тоже двумя способми — на главной странице «Google Документов» или через «Google Диск».

В «Google Диске» можно создавать папки и перемещать документы между ними. Это удобно, когда файлов становится много и нужно их структурировать, чтобы не запутаться.

Чтобы удалить документ, нужно нажать на три точки рядом с его названием и выбрать «Отправить в корзину» или «Удалить».

Как открыть документ MS Word в Google Docs

В «Google Документах» можно работать с документами, которые созданы в Microsoft Word: открывать их, редактировать, сохранять и так далее.

Для этого нужно зайти в меню «Файл» и выбрать действие «Открыть». В появившемся окне выбрать пункт «Загрузка» и либо перетащить файл из папки компьютера, либо нажать на кнопку «Обзор» и указать путь к документу.

Документ откроется в новой вкладке браузера и автоматически сохранится на «Google Диске» и на главной странице «Google Документов».

Как работать с текстом в Google Docs

Панель инструментов для работы с текстом в «Google Документах» похожа на аналогичную панель в MS Word.

С помощью кнопок на панели можно:

• отменить или повторить действие;

• распечатать документ;

• проверить грамматику и орфографию;

• копировать форматирование — оформить выбранные участки текста одинаково;

• изменить масштаб окна;

• изменить стиль текста — например, визуально выделить название текста или заголовки разных уровней;

• выбрать шрифт и его размер;

• изменить начертание текста — полужирный, курсив или подчёркнутый;

• изменить цвет текста и цвет фона;

• вставить ссылку — например, на участок текста этого документа, на другой Google-документ или на любую интернет-страницу;

• добавить комментарий;

• вставить изображение;

• поменять выравнивание текста — по левому краю, по центру, по правому краю или по ширине страницы;

• изменить интервалы между абзацами и строками;

• добавить список — маркированный, нумерованный или контрольный;

• уменьшить или увеличить расстояние от края листа до текста;

• очистить форматирование — удалить все визуальные настройки текста;

• выбрать способ ввода — например, если нет доступа к физической клавиатуре, можно выбрать экранную и вводить символы с неё;

• выбрать режим работы с документом — просматривать, советовать или редактировать.

Когда на экране не хватает места для всех кнопок панели инструментов, часть из них скрыта за кнопкой «Развернуть» — визуально она выглядит как три точки.

Как делать списки в Google Docs

В «Google Документах» можно создавать контрольные, маркированные или нумерованные списки. На рисунке ниже показали, как они выглядят.

Контрольные списки напоминают списки задач. Если кликнуть в квадрат рядом с пунктом списка, в нём появится галочка, а сам пункт зачеркнётся.

Вид маркированных и нумерованных списков можно менять — для этого нужно кликнуть на стрелку вниз правее от кнопки списка. Например, можно выбрать арабские или римские цифры, точки, звёздочки или галочки.

Новые пункты в списке делают так же, как новые абзацы, — в конце строки последнего пункта нажимают клавишу Enter. Если после списка нужно написать текст, не создавая новый пункт, клавишу Enter нажимают два раза.

Уровни списка можно менять. Для этого нужно выбрать пункт, который вы хотите сдвинуть, и нажать на кнопку «Увеличить отступ» или «Уменьшить отступ» на панели инструментов.

В нумерованных списках можно сбросить счётчик на любом пункте и начать нумерацию заново. Для этого нужно нажать правой кнопкой мыши на цифру списка и выбрать «Начать нумерацию заново». Здесь же можно изменить вид списка.

Как работать с таблицами в Google Docs

Чтобы вставить таблицу в документ, нужно нажать на выпадающее меню «Вставка» и выбрать «Таблица». Появится сетка, где можно задать количество столбцов и строк таблицы. Изначально она ограничена 20 столбцами и 20 строками, но после вставки таблицы в документ можно добавить дополнительные.

Для того чтобы добавить дополнительные строки и столбцы, нужно кликнуть правой кнопкой мыши по таблице и в появившемся меню выбрать нужное действие. Например, можно добавить строку выше и ниже выбранной ячейки или столбец справа и слева от выбранной ячейки.

Через это же меню можно удалить выбранную строку, столбец или таблицу.

Несколько ячеек можно объединить в одну. Для этого нужно выбрать нужные ячейки, кликнуть правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать «Объединить ячейки».

Когда курсор стоит в таблице, на панели инструментов появляются новые кнопки для настройки таблицы — чаще всего они скрыты кнопкой «Развернуть». Например, здесь можно выбрать цвет фона ячеек таблицы, ширину, стиль и цвет границ таблицы.

Если в этом же меню кликнуть «Настройка таблицы», справа на экране появится панель для дополнительных настроек.

Ещё с помощью «Вставка» → «Таблица» можно выбрать готовые шаблоны таблиц. Например, «План выпуска проекта» или «Отслеживание запуска контента». Такие таблицы будут предоформлены под выбранные задачи. Дальше их можно редактировать.

Как работать с изображениями в Google Docs

Чтобы вставить изображение, нужно нажать «Вставка» → «Изображение». Дальше нужно выбрать, откуда вставлять изображение. Например, можно загрузить его с компьютера, добавить с «Google Диска», найти в интернете или вставить его URL.

Ещё можно скопировать картинку там, где она у вас хранится, и вставить её в документ с помощью быстрых клавиш.

После загрузки изображения можно изменять его размеры, обрезать, вращать и так далее. Всё это делается с помощью левой кнопки мыши.

Если нажать на загруженное изображение, на панели инструментов появятся дополнительные кнопки для его настроек. С помощью них можно, например, изменить цвет, толщину и стиль границ изображения. А если нажать на кнопку «Параметры изображения», справа на экране появится дополнительная панель для настройки параметров изображений. В ней можно, например, настроить обтекание картинки текстом или сделать цветокоррекцию.

Как написать формулу в Google Docs

В «Google Документах» можно вставить символы, которые используют для написания формул. Но полученные формулы не будут проводить расчёты самостоятельно — как это происходит, например, в Excel или «Google Таблицах».

Для того чтобы написать формулу, нужно нажать «Вставка» → «Формула».

В месте, где стоял курсор, возникнет небольшая рамка — формулу нужно вводить в неё. Символы формулы можно вводить с клавиатуры или вставлять из дополнительной панели, которая появится справа под панелью инструментов.

В этой панели можно выбрать буквы греческого алфавита, математические символы и операции, знаки отношений, стрелки.

Как сделать оглавление в Google Docs

Оглавление — список всех заголовков документа в виде гиперссылок. Обычно его вставляют в начале документа. Чтобы попасть в нужный раздел, читатель кликает по соответствующей гиперссылке.

Чтобы добавить оглавление, нужно нажать «Вставка» → «Оглавление» и выбрать нужный вид списка.

Так выглядят доступные в «Google Документах» виды оглавлений.

Как посмотреть историю изменений в Google Docs

«Google Документы» автоматически сохраняют все действия, которые выполняют пользователи. В любой момент можно открыть перечень предыдущих версий документа и посмотреть, какие пользователи с ним работали и какие изменения они вносили.

Чтобы посмотреть историю изменений, нужно нажать на значок часов в верхней панели справа.

Появится новое окно. В основной области экрана будет документ, где цветом выделены участки текста, в которые пользователи вносили изменения. Каждому пользователю соответствует свой цвет.

В области «История версий» показано время изменений и имена пользователей, которые их внесли. Чтобы вернуть старую версию документа, нужно выбрать её на панели справа и в верхней панели слева нажать кнопку «Восстановить эту версию».

Как настроить совместный доступ в Google Docs

По умолчанию в файле «Google Документов» может работать только его владелец — тот, кто этот файл создал. Чтобы другие пользователи тоже могли его читать, комментировать или вносить изменения, нужно открыть доступ.

Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки доступа» в правой части верхнего меню.

В появившемся окне можно добавить людей, набрав их email-адреса, или выбрать группы пользователей — например, открыть доступ всем, у кого есть ссылка на файл.

Здесь же нужно выбрать уровень доступа:

• Уровень «Читатель» позволит только просматривать документ.

• Уровень «Комментатор» позволит просматривать документ и добавлять комментарии.

• Уровень «Редактор» даст полный доступ к документу: выбранные пользователи смогут просматривать, комментировать и редактировать его.

Как добавлять комментарии в Google Docs

К тексту в «Google Документах» можно оставлять комментарии. Это удобно при работе в команде — допустим, в комментарии можно поставить задачу коллеге. Комментарии можно оставлять и для себя — например, чтобы вернуться к выбранной части документа позже.

Для того чтобы оставить комментарий, нужно выделить фрагмент текста и кликнуть на кнопку «Комментарий» на панели инструментов. То же самое можно сделать с помощью команды «Вставка» → «Комментарий» или кликнув по выделенному участку текста правой кнопкой мыши.

Все комментарии отображаются в правой части экрана. Пользователи, у которых есть доступ к документу, смогут отвечать на них или закрывать.

Как скачать файл из Google Docs

Документ, созданный в «Google Документах», можно скачать и просматривать или редактировать в других программах. Например, в Adobe Acrobat Reader, Microsoft Word и других.

Чтобы скачать созданный файл, нужно нажать «Файл» → «Скачать» и в появившемся меню выбрать нужный формат.

Документы можно скачать в форматах DOCX, ODT, RTF, PDF, TXT, HTML или EPUB. Скачанные файлы сохраняются в папку загрузок на устройстве.

Быстрые клавиши в Google Docs

Быстрые клавиши — комбинации клавиш, при нажатии которых в программе выполняются какие-либо действия. За каждое действие отвечает своя комбинация клавиш. Их использование ускоряет работу с документом.

Вот несколько комбинаций клавиш для системы Windows, которые ускорят работу в «Google Документах». Чтобы эти комбинации работали на macOS, нужно Ctrl заменить на ⌘, а Alt — на Option:

• Ctrl + C — копировать выделенные данные;

• Ctrl + X — вырезать выделенные данные;

• Ctrl + V — вставить выделенные данные;

• Ctrl + Enter — вставить разрыв страницы;

• Ctrl + Z — отменить последнее действие;

• Ctrl + Y — повторить последнее действие;

• Ctrl + K — вставить или изменить ссылку;

• Alt + Enter — открыть ссылку;

• Ctrl + P — распечатать документ;

• Ctrl + F — вызвать поиск по документу;

• Ctrl + Alt + Shift + Z — перейти в режим редактирования;

• Ctrl + Alt + Shift + X — перейти в режим советов;

• Ctrl + Alt + Shift + C — перейти в режим просмотра;

• Ctrl + Alt + M — оставить комментарий;

• Ctrl + Alt + F — вставить сноску.

Полный перечень горячих клавиш для своей операционной системы можно посмотреть в справке Google Docs: меню «Справка» → «Быстрые клавиши». То же самое можно сделать с помощью горячих клавиш Ctrl + /.

Обзор «Google Презентаций»: как создать презентацию и работать с ней

«Google Презентации» (Google Slides, «Гугл-презентации», «Гугл-слайды») — разработанный Google онлайн-инструмент для создания и редактирования презентаций. В нём можно работать совместно с другими пользователями в режиме онлайн. Например, готовить проект с несколькими коллегами одновременно — вносить свои идеи и сразу обсуждать их.

Сервис «Google Презентации» похож на программу Microsoft PowerPoint — в нём тоже есть все базовые функции для создания презентаций. Главное различие этих платформ в том, что «Google Презентации» не нужно устанавливать на компьютер — с ними можно работать с любого устройства, подключённого к интернету. Кроме того, «Google Презентации» — бесплатный сервис.

В чём преимущества «Google Презентаций» перед аналогами

«Google Презентации» просты в использовании и мобильны. Можно работать в них совместно с другими пользователями и интегрировать сервис с другими сервисами Google. Разберёмся в преимуществах этого инструмента подробнее.

Бесплатность и доступность. Как мы уже говорили, «Google Презентациями» можно пользоваться бесплатно. Их не нужно устанавливать на компьютер и в дальнейшем обновлять.

Презентации в сервисе можно создавать на любых устройствах с доступом в интернет — на компьютерах, планшетах или смартфонах. А если в браузере Chrome подключить расширение «Google Документы офлайн», можно пользоваться «Google Презентациями» и без доступа к интернету.

Совместная работа в режиме реального времени. В «Google Презентациях» над одной презентацией может работать одновременно несколько пользователей. При этом все изменения видны мгновенно — это позволяет быстро обмениваться идеями.

Облачное хранение. Презентации автоматически сохраняются в облачном хранилище «Google Диск». Поэтому нет риска их потерять, если с компьютером что-то случится. Все изменения синхронизируются — пользователь может продолжить работу с места, где остановился, даже если переключится на другое устройство.

Интеграция с другими сервисами Google. Например, с «Google Документами» и «Google Таблицами». Благодаря этому можно добавлять в презентацию таблицы, графики, рисунки и другие элементы, созданные на этих платформах, и экономить время на создание и редактирование слайдов.

Поддержка разных форматов. Презентации можно экспортировать и сохранять в разных форматах. Например, в PPTX, ODP, TXT, PDF, PNG, JPG, SVG. Это позволяет делиться презентациями с другими пользователями, у которых нет доступа к сервису или которые предпочитают работать в других программах.

Совместимость с Microsoft PowerPoint. Например, можно открыть слайды PowerPoint в «Google Презентациях» и продолжить редактировать их там. Для этого не нужно конвертировать презентацию в другой формат.

Это работает и в обратную сторону — можно сохранить слайды, созданные в «Google Презентациях», в формате PPTX, и открыть их в Microsoft PowerPoint для дальнейшей работы.

Как создать и сохранить новую презентацию

Создать новую презентацию в Google Slides можно двумя способами:

• через главную страницу сервиса;

• через «Google Диск».

Чтобы пользоваться любым сервисом Google, нужен Google-аккаунт. На входе система предлагает ввести действующие логин и пароль или создать новые, если аккаунта ещё нет.

Перед работой в системах Google нужно войти в свой аккаунт или создать новый
Чтобы создать новую презентацию с главной страницы сервиса, нужно нажать на окно «Пустой файл» в верхнем левом углу.

Создаём новую презентацию с главной страницы «Google Презентаций»
Чтобы создать новую презентацию через «Google Диск», нужно нажать кнопку «Создать» в верхнем левом углу страницы и выбрать «Google Презентации».

Создаём новую презентацию через «Google Диск»

После того как создали презентацию, её нужно переименовать. Так будет проще её находить в дальнейшем. Для переименования нужно выделить «Презентация без названия» в верхнем левом углу и вписать своё название.

Для сохранения презентации ничего делать не нужно. Сервис автоматически сохраняет каждое действие пользователя. Можно просто закрыть файл с презентацией — все данные останутся в нём. Чтобы изменить их в дальнейшем, нужно снова зайти на «Google Диск» или на главную страницу «Google Презентаций» и в меню выбрать файл с нужной презентацией.

Как выбрать шаблон презентации

Шаблоны — готовые макеты презентаций с разными дизайнами. Они помогают структурировать контент и собирать презентации быстрее. Среди шаблонов есть, например, макет презентации проектного предложения и шаблон презентации портфолио.

Выбирать шаблон нужно при создании презентации — с главной страницы «Google Презентаций» или с «Google Диска». Также можно кликнуть по кнопке «Галерея шаблонов» на главной странице, и сервис предложит больше готовых вариантов.

В шаблоне предложена готовая структура презентации. Пользователю остаётся внести свои данные и при необходимости скорректировать структуру и состав слайдов.

Также в правой части экрана можно выбирать готовые темы слайдов. В отличие от шаблонов, которые применяются сразу ко всей презентации, темы применяются только к выбранному слайду.

Как изменить макет слайда

Макет слайда — набор полей, которые отображают места расположения информации на слайде.

Макет презентации можно менять вручную — двигать или удалять текст, графики и другие элементы — или через панель меню. Для этого нужно нажать «Слайд» → «Выбрать макет» и затем нажать на нужный макет. Либо нажать на кнопку «Макет» на панели инструментов.

Например, можно оставить на слайде только один заголовок, или заголовок и два столбца для текста и графика, или полностью пустой слайд, который пользователь заполнит самостоятельно.

Как добавить текст

Если в макете слайда предусмотрено текстовое поле, можно нажать на него и начать вводить текст.

Для того чтобы добавить текст на пустой слайд, нужно в панели инструментов выбрать кнопку «Текстовое поле» и затем нажать на любой участок слайда. На слайде появится рамка, в которую можно будет ввести текст.

Добавленный текст можно форматировать по своему вкусу — например, изменять шрифт, размер, цвет и выравнивание. Нужно поместить курсор мыши в текстовое поле, чтобы вызвать дополнительное меню на панели инструментов.

Также текст можно перемещать в разные части слайда, поворачивать его, накладывать на другие элементы слайда.

Как добавить изображение

Чтобы добавить изображение, в панели меню нужно выбрать «Вставка» → «Изображение». Либо сразу нажать на кнопку «Вставить изображение» на панели инструментов.

Дальше нужно выбрать, откуда вставлять изображение. Например, можно загрузить его с компьютера и «Google Диска» или вставить его URL-адрес.

Также можно найти картинку с помощью поисковика Google прямо из интерфейса «Google Презентаций». Для этого нужно нажать «Вставить изображение» → «Найти в интернете» и в правой части экрана ввести в поиске запрос, по которому требуется найти картинку. Затем выбрать подходящий вариант из предложенных и нажать кнопку «Вставка». Картинка перенесётся на слайд.

Аналогично можно добавлять на слайды разные геометрические фигуры, линии, таблицы или диаграммы. Для этого нужно во вкладке «Вставка» в меню выбрать нужный элемент. Некоторые элементы можно найти на панели инструментов.

Как добавить аудио и видео

Аудио на слайд «Google Презентации» можно добавить только с «Google Диска». Для этого, как и в примерах выше, нужно во вкладке «Вставка» в меню выбрать «Аудио». В появившемся окне выбрать нужный трек с диска и нажать на кнопку «Вставка».

Если вы хотите добавить аудиофайл, который хранится на компьютере или другом устройстве, сначала нужно будет загрузить его на «Google Диск».

Аудиофайл добавляется на презентацию в виде значка проигрывания — его можно двигать в разные участки слайда. Справа на панели форматирования можно изменить настройки воспроизведения аудио. Например, выбрать, в какой момент оно будет включаться и с какой громкостью, нужно ли его выключать при смене слайдов.

Видео в презентации можно добавить с диска — так же, как аудио, — или с видеохостинга YouTube. Для этого нужно нажать «Вставка» → «Видео» и в появившемся окне выбрать вкладку «YouTube».

Дальше в строке поиска нужно ввести свой запрос — какое видео нужно найти на YouTube, чтобы добавить в презентацию. Также можно сразу вставить URL-адрес видео, если уже нашли его ранее.

Видеофайл появляется в презентации в виде отдельного элемента с кнопкой Play по центру. Его, так же как и аудиофайл, можно передвигать по слайду, можно изменять размер и справа на панели «Параметров форматирования» менять настройки воспроизведения.

Как добавить анимацию

Анимация в презентациях — это движение объектов на слайде. Например, появление и исчезание элементов слайда, их перемещение по слайду, изменение размера, вращение и другие эффекты.

Анимацию можно добавить ко всему слайду или к его отдельным элементам — например, к тексту или диаграммам.

Чтобы настроить анимацию для всего слайда, в панели меню нужно выбрать «Слайд» → «Переход».

Справа на экране появится панель для настройки анимации. Она позволяет выбрать, каким образом будут меняться слайды — перелистываться вправо, влево, затемняться и так далее.

По умолчанию переход настраивается только для выбранного слайда. Но можно настроить такой же переход для всех слайдов презентации. Для этого на этой же панели настроек анимации нужно нажать кнопку «Применить ко всем слайдам».

Чтобы настроить анимацию отдельного элемента, нужно нажать на этот элемент правой кнопкой мыши и в появившемся меню выбрать команду «Анимировать». Справа на экране появится панель для настройки анимации.

Как настроить совместный доступ

По умолчанию в файле «Google Презентаций» может работать только его владелец — тот, кто этот файл создал. Чтобы другие пользователи тоже могли его просматривать, комментировать или вносить изменения, нужно открыть доступ.

Для этого нужно нажать на кнопку «Настройки доступа» в правой части верхнего меню.

В появившемся окне можно добавить людей — ввести их email-адреса в верхней строке. Или выбрать группы пользователей — например, открыть доступ всем, у кого будет ссылка на файл.

Здесь же нужно выбрать уровень доступа:

• Уровень «Читатель» позволит только просматривать презентацию.

• Уровень «Комментатор» позволит просматривать презентацию и добавлять комментарии.

• Уровень «Редактор» даст полный доступ к презентации: выбранные пользователи смогут просматривать, комментировать и редактировать её данные.

Как создать комментарии

К слайдам в «Google Презентациях» можно оставлять комментарии. Это удобно при работе в команде — например, с их помощью можно поставить задачу другому пользователю. Также комментарии можно оставлять и для себя — например, чтобы позже не забыть внести изменения в слайд.

Чтобы оставить комментарий, нужно нажать на любом участке слайда правой кнопкой мыши и в появившемся окне выбрать «Комментарий». То же самое можно сделать с помощью команд «Вставка» → «Комментарий» или с помощью кнопки комментария на панели инструментов.

Все внесённые комментарии отображаются в правой части экрана.

Как запустить демонстрацию и включить сеанс вопросов и ответов в прямом эфире

Итак, вы подготовили презентацию. Теперь нужно продемонстрировать её аудитории. Чтобы запустить демонстрацию, нужно нажать кнопку «Слайд-шоу» в верхней правой части экрана.

Презентация начинает проигрываться в полноэкранном режиме. Перелистывать слайды можно с помощью кнопок вперёд и назад в нижней левой части экрана или стрелок вперёд и назад на клавиатуре.

При демонстрации слайдов в «Google Презентациях» можно запустить сеанс вопросов и ответов в прямом эфире. Эта функция позволяет организовать интерактивное общение с участниками презентации. Например, во время вебинара преподаватель может включить эту функцию, чтобы слушатели могли задавать ему вопросы по ходу презентации.

Чтобы запустить сеанс вопросов и ответов, нужно кликнуть на стрелку вниз, находящуюся справа от кнопки «Слайд-шоу», и выбрать функцию «Режим докладчика».

В появившемся окне нужно выбрать вкладку «Инструменты аудитории» и нажать на кнопку «Начать новый».

Появится окно настроек доступа. В нём нужно выбрать, кто сможет задавать вопросы — все пользователи или избранные. Здесь же появится ссылка на страницу, где можно будет эти вопросы оставлять.

Когда слушатели перейдут по полученной ссылке, у них откроется окно для отправки вопроса. Оставить вопрос можно от своего имени или анонимно.

Как сделать опрос в «Google Формах»: скриншоты и лайфхаки

Разбираемся, как настроить вопросы, изменить дизайн, создать тест и собрать email‑адреса.

«Google Формы» — онлайн-инструмент от Google, с помощью которого можно составлять опросы, проводить голосования, собирать отзывы и информацию о пользователях. Чтобы создать свою форму, нужно только иметь почту в Gmail.

Для чего можно использовать «Google Формы»

Обычно формы создают для опросов. Но функциональность инструмента гораздо шире. Вот несколько вариантов того, как можно использовать «Google Формы».

Проводить исследования. В «Google Формах» доступны закрытые и открытые вопросы, а также вопросы с выбором одного или нескольких готовых ответов. С помощью инструмента можно собирать, например, данные для расчёта NPS — индекса лояльности клиентов.

Искать новых сотрудников. Через формы можно собирать отклики на вакансии. Там же можно задать соискателям вопросы, чтобы проверить их знания, и попросить выполнить тестовое задание. Ещё можно закрыть приём резюме и тестовых после определённой даты, чтобы вам не писали после дедлайна.

Проверять знания. В «Google Формах» можно создавать тесты, автоматически считать баллы, показывать или скрывать правильные ответы. Можно ограничить время выполнения задания. Чтобы иллюстрировать вопросы, можно добавлять картинки.

Регистрировать участников мероприятий. Все телефоны и электронные адреса сохраняются в одном месте. Потом по этим данным можно приглашать на платформы для вебинаров и делать email‑рассылки с напоминаниями и рекламой.

Собирать отзывы. Многие стесняются писать отзывы от своего имени, но в «Google Формах» можно собирать мнения анонимно. А если отзывов всё равно не оставляют, можно создать опрос о качестве услуг или товара. Отвечать на вопросы проще, чем придумывать рассказ о продукте самостоятельно. Результаты опроса — это материал для отзыва.

Почему «Google Формы» удобны

За «Google Формы» не нужно платить. Это бесплатный инструмент, который можно использовать в браузере на компьютере и на смартфоне. Интерфейс интуитивно понятен, его можно освоить за полчаса.

Как и в других инструментах от Google, здесь доступен режим совместной работы. К работе над формой можно подключить коллег.

В формах есть встроенная статистика. Можно получить данные по ответам на каждый вопрос. Если данных много или нужно построить графики, информацию из «Google Форм» можно экспортировать в «Google Таблицы».

Можно расширять возможности форм с помощью внешних приложений. Например, приложение Certify’em умеет автоматически выдавать сертификаты тем, кто прошёл тест.

Вопросы в «Google Формах»: какие форматы выбрать и как их настроить

Чтобы начать работу, нужно войти в аккаунт Google и перейти в «Google Формы». Нажмите на «Открыть Google Формы», а затем на «Пустой файл», и форма появится автоматически.

Теперь можно создавать опрос. Чтобы добавлять новые вопросы, нажмите на значок плюса справа от панели вопросов.

Рассмотрим, какие типы вопросов есть в «Google Формах».

Вопросы, на который нужно отвечать текстом. Ответы на них делятся на типы «текст (строка)» и «текст (абзац)». Другими словами, можно выбрать вопрос с коротким или длинным полем для ответа. Короткие подойдут для ответов в 2–3 слова — например, для имени или контактов.

Если это тест, можно указать правильный ответ, и форма автоматически проверит информацию. Чтобы указать правильный ответ, нажмите на три точки рядом с вопросом, а затем на «Проверка ответов».

Выберите формат ответа — «Число», «Текст», «Длина» или «Регулярное выражение». Если выбрать регулярное выражение, нужно будет настроить алгоритм, по которому форма проверит результат. У ответа могут быть синонимы, их тоже стоит учитывать.

Вопрос с развёрнутым ответом обычно используют, чтобы респондент поделился мнением или сделал тестовое задание. Можно подробнее пояснить, чего вы хотите от пользователя. Для этого используйте строку описания. Её можно добавить, нажав на три точки под вопросом и выбрав «Описание».

Один вариант из списка. Классический «тестовый» вопрос: пользователь увидит список вариантов, один из которых сможет выбрать. Чтобы добавлять варианты ответов, вводите текст и нажимайте Enter. Вариантами ответов могут быть не только тексты, но и картинки.

Несколько вариантов из списка. Тоже вопрос с готовыми ответами, только здесь пользователь сможет поставить несколько галочек. В вопрос этого формата можно добавить строчку для самостоятельного ответа.

Раскрывающийся список. Ещё один вариант выбора ответа из списка, только он занимает меньше места. Если вы хотите показать как можно больше вопросов на одном экране, используйте этот формат.

Загрузка файлов. Пригодится, если нужно, чтобы пользователи загрузили резюме или фото. Чтобы отправить файл, придётся войти в аккаунт Google. Иначе это сделать не получится.

Шкала. Это вопрос, в котором вы предлагаете пользователю поставить оценку в баллах. Например, можно спросить, понравился ли слушателям вебинар или как клиенты оценивают работу службы поддержки. Минимальный балл — 0 или 1. Максимальный — от 2 до 10.

Так выглядит готовая шкала:

Сетка с множественным выбором. Пользователю нужно будет сопоставить варианты в строках и столбцах: например, закон и дату его принятия. Вот как выглядит готовая сетка:

Чтобы создать её, нужно заполнить варианты в строках и столбцах:

Сетка флажков. Ещё один формат вопроса, когда пользователям нужно сопоставить информацию в строках и столбцах. Но здесь участники опроса смогут выбирать больше одного варианта. Вот как выглядит сетка флажков:

А вот так выглядит настройка сетки:

Дата и время. Формат вопроса, который позволяет пользователю выбрать дату или время.

Когда все вопросы готовы, нужно нажать на кнопку «Отправить» в верхней правой части страницы. Можно скопировать ссылку на опрос, послать его по электронной почте или встроить код с формой на свой сайт.

«Google Диск» сохраняет форму сразу, как только вы её создали, ничего делать не нужно.

Форму могут редактировать несколько человек. Чтобы выдать доступ коллегам, нажмите на три точки в верхней части страницы и выберите «Настройки доступа». После этого выберите «Изменить» и нажмите «Доступно пользователям, у которых есть ссылка». Ссылку нужно отправить коллегам, которые будут работать с формой.

Когда соберёте нужное количество ответов, форму можно закрыть вручную в разделе «Ответы», передвинув тумблер.

Как изменить дизайн формы

По умолчанию цвет формы — фиолетовый. Но вы можете оформить её, например, в корпоративных цветах.

Чтобы изменить шрифты, цвета, шапку формы, нажмите на значок палитры в верхнем правом углу.

Как поменять дизайн? Для верхнего колонтитула можно выбрать одну из сотен уже загруженных тем или свою фотографию. Фон формы тоже может быть любым — можно взять его из цветовой палитры или вставить шестнадцатеричный код. Также можно выбрать один из четырёх стилей шрифта — «Стандартный», «Декоративный», «Официальный» или «Обычный».

Как поменять вопросы местами. Нужно навести курсор на вопрос — тогда в верхней части блока с вопросом появятся шесть маленьких кружочков. Нужно нажать на них левой кнопкой мыши и, не отпуская, перенести вопрос в нужное место.

Тестирование, сбор email-адресов и другие основные настройки формы

У форм есть глобальные настройки, их можно найти справа от вкладок «Вопросы» и «Ответы».

Настройка «Тест» подойдёт для оценки знаний. Если её активировать, можно будет выбрать:

• когда показывать оценку за тест — сразу после отправки или после ручной проверки;

• показывать ли правильные ответы, когда оценки уже выставили;

• показывать ли, на какие вопросы респонденты ответили неправильно;

• количество баллов за каждый правильный ответ.

В «Ответах» можно включить сбор электронных адресов тех, кто участвовал в опросе. При этом респондентам можно отправлять их ответы. Если функция сбора адресов отключена, отправить ответы не получится.

Чтобы пользователи не могли заполнить анкету больше одного раза, нужно включить соответствующую функцию, но тогда в опросе смогут участвовать только те, у кого есть аккаунт в Google.

В разделе «Презентация» можно изменить то, как форма предстанет перед респондентами, — например, перемешать вопросы. Эта функция подойдёт для учебных тестов, которые можно пройти несколько раз, чтобы студент не смог запомнить порядок правильных ответов.

Также можно изменить текст подтверждения. Например, написать, до какой даты пользователь получит ответ по заполненной анкете.

Есть функция отключения автосохранения, но чаще всего её рекомендуют не использовать. Человек может случайно закрыть страницу с опросом, и данные не сохранятся. Никто не захочет дважды заполнять одну и ту же анкету — соответственно, респондентов будет меньше, чем могло бы.

В «Значениях по умолчанию» можно включить автоматический сбор адресов электронной почты — они пригодятся для рассылки. Здесь же можно сделать все вопросы обязательными — подробнее мы рассказываем об этом в разделе с лайфхаками.

Несколько лайфхаков для «Google Форм»

Используйте шаблоны. На стартовой странице «Google Форм» находится галерея шаблонов. В ней есть, например, форма для сбора контактной информации. Отредактировать шаблон быстрее, чем создавать форму с нуля.

Можно менять вопросы в зависимости от того, что ответил пользователь. Для этого нужно создавать разделы, подробнее о них можно прочитать здесь. Система будет отправлять пользователей в тот или иной раздел в зависимости от того, какие варианты ответов они выбирают. Внутрь разделов нужно поместить вопросы.

Можно получать уведомления о том, что кто-то заполнил форму. Для этого нужно во вкладке «Ответы» в меню выбрать «Получать уведомления о новых ответах по электронной почте».

Все вопросы можно сделать обязательными. Чтобы не назначать обязательным каждый по отдельности. Это делается в настройках в разделе «Тест» — там же можно поставить для всех вопросов одинаковое число баллов за правильный ответ.

Перед отправкой формы обязательно просмотрите её в режиме превью. Даже если кажется, что ошибок в опросе нет. Чтобы увидеть превью, нажмите на иконку глаза в правой верхней части формы.

Что можно сделать с помощью внешних приложений для «Google Форм»

В Google Workspace Marketplace можно подключить приложения, которые позволят использовать в формах новые функции. Все эти приложения бесплатны. Вот несколько примеров дополнений, которые могут пригодиться в работе.

FormLimiter. Дополнение закрывает приём ответов после дедлайна — или если уже опрошено достаточно пользователей. Инструмент полезен для сбора откликов на вакансии или для организации конкурса с дедлайном.

Quilgo. Это таймер, который закрывает доступ к документу, когда время закончится. Дополнение обычно используют для тестов и экзаменов. Чтобы снизить процент списывающих, можно включить камеру и отслеживание действий на экране.

Certify’em. Дополнение автоматически выдаёт сертификат тем, кто успешно прошёл тестирование. Инструмент пригодится онлайн-школам и университетам.

QR Code Generator. Создаёт QR-код, по которому можно перейти на форму. Пригодится, если нужно распространить форму офлайн — например, раздать листовки на мероприятии.

Где найти функции приложений? Сначала нужно установить приложение, потом — кликнуть по трём точкам в правом верхнем углу страницы с формой. Здесь нужно выбрать «Дополнения».