ТЕКСТЫ ЛЕКЦИЙ по дисциплине ОГСЭ.03 «Иностранный язык» для студентов специальности 09.02.03 «Программирование в компьютерных системах»

Федеральное казенное профессиональное образовательное учреждение

«Кинешемский технологический техникум-интернат»

Министерства труда и социальной защиты Российской Федерации

ТЕКСТЫ ЛЕКЦИЙ

по дисциплине ОГСЭ.03 «Иностранный язык» для студентов специальности 09.02.03 «Программирование в компьютерных системах»

Кинешма 2016

Осокин А.К. Тексты лекций по дисциплине ОГСЭ.03 «Иностранный язык» для студентов специальности 09.02.03 «Программирование в компьютерных системах»

В настоящем пособии изложены сведения об основных правилах ведения деловой переписки на английском языке. – г. Кинешма, ФКПОУ «КТТИ» Минтруда России, 2015. - _с.

СОДЕРЖАНИЕ

Пояснительная записка

Орфография

Пунктуация

Лексика

Синтаксис

Лексические сокращения

Виды деловых писем

Общие рекомендации

Структура

Приветствие

Прощание и формулы этикета

Библиографический список

ПОЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА

В последнее время на рынке труда растет спрос на сотрудников, которые владеют так называемым бизнес-английским - Business English. Сюда входит и знание специальной лексики и терминологии, и составление деловых документов на английском языке, в том числе и составление деловых писем.

На данный момент существует огромное количество видов деловых писем, каждый из которых имеет свою цель написания, которая диктует определенную структуру, выбор клишированных фраз, формул этикета. В англоговорящем мире очень важно соблюдать все правила при написании деловых писем - от этого зависит, как будет воспринят отправитель, какое мнение о нем сложится у адресата. Данное пособие знакомит студентов с основными и самыми важными аспектами написания делового письма: орфографией, пунктуацией, лексикой, синтаксисом и выбор соответствующих клише для формул приветствия, прощания, и этикета.

Лексический пласт деловых писем значительно отличается от лексики разговорного английского. В деловых письмах неуместны просторечия, эмоционально окрашенные слова, сленг и жаргон. Кроме того, язык деловых писем изобилует иностранными заимствованиями: из латинского и французского языков, например (to commence вместо to conclude). Одна из характеристик делового стиля и стиля деловой переписки - множество самых разнообразных акронимов и аббревиатур. В деловых письмах используются и особые синтаксические конструкции - это причастные обороты (Participle I и Participle II), пассивные конструкции, условные предложения.

В целом деловая корреспонденция характеризуется официальным и формальным характером, но существуют вариации в степени формальности, зависящие от региональных вариантов английского языка. В лекциях рассмотрен преимущественно британский вариант, однако также приводятся и нормы американского английского.

ОРФОГРАФИЯ

Язык делового письма может многое сказать о том, кто его написал. Орфография, или правильное написание слов, - первое, что бросается в глаза при чтении любого документа, будь то письмо коллеге или бизнес-план. В деловой переписке орфографические ошибки недопустимы. Проверить орфографию своего делового письма поможет не только орфографический словарь, но и разнообразные интернет-сервисы. Первый сервис, с которого мы начнём, - это advego.ru. В разделе "Проверить орфографию" вверху страницы можно ввести или вставить скопированный текст для проверки и выбрать язык текста. Однако, при использовании сервиса Адвего следует учитывать тот факт, что сервис не предлагает возможности выбора между региональными вариантами английского языка.

Сайт http://www.spellcheck.net/ позволяет проверить орфографию английского текста, а также загрузить специальную программу для проверки написания без подключения к Интернету. На сайте http://www.grammarly.com можно проверить не только орфографию, но и грамматику, лексическую сочетаемость, и даже уникальность текста - достаточно перетащить текст в окошко или подгрузить документ. Проверка на лексическую сочетаемость - очень полезный сервис, особенно для тех, кто только начинает изучать любой иностранный язык, не только английский. Итак, что же такое лексическая сочетаемость?

Лексическая сочетаемость слова - "это его способность вступать в сочетания не с любым словом из какого-либо семантического класса, а только с некоторыми". Примером лексической сочетаемости может быть употребление таких слов как табун и стая. В русском языке допустимы словосочетания: табун лошадей и стая птиц, но не бывает стаи лошадей и табуна птиц. Также и в английском: flock of birds and herd of horses, но не наоборот. Такое употребление зависит не от особенностей слова или от грамматики - в этом случае употребление обусловлено языковой традицией, то есть принятыми нормами употребления тех или иных слов. Лексическая сочетаемость - одна из основных трудностей, с которой сталкиваются люди, изучающие иностранный язык. Для того, чтобы правильно сочетать слова иностранного языка, полезно читать газеты и обращать внимание на то, как употребляются те или иные слова (то есть, в каком контексте: какие глаголы, предлоги, прилагательные окружают эти слова).

Текстовые редакторы Word и OpenOffice также исправляют орфографические и грамматические ошибки. Но бывает и такое: вы твёрдо уверены, что в школе вас учили писать слово цвет через u: colour, а Word упорно исправляет на color. Word ошибается? Дело в том, что существует несколько региональных вариантов английского языка: британский английский, американский английский, австралийский английский и так далее. Каждый из вариантов имеет свои особенности произношения, грамматики, написания. Лексика региональных вариантов также отличается. Стоит отметить, что у английского языка нет единого центрального института, следящего за его развитием (как, например, Французская академия для французского языка), поэтому не существует официально "правильного" или "неправильного" вариантов.

В данном курсе мы будем иметь дело с двумя самыми основными и самыми распространёнными региональными вариантами английского: британским и американским. Именно с этими вариантами вам придется столкнуться при ведении деловой переписки с иностранными партнерами. В целом, американский английский менее формален, чем британский, он содержит большее количество разговорных выражений и идиом (даже в деловой устной и письменной речи) и использует не такую замысловатую грамматику. Некоторые слова американского и британского английского пишутся абсолютно по-разному, хотя и обозначают одно и то же:

Что же касается различий в написании, то есть две большие группы слов, которые необходимо запомнить. Это слова, оканчивающиеся на -our / -tre в британском варианте и на -or / -ter - в американском. Так, такие слова как colour, rumour, flavour, labour, neighbour в американском варианте теряют гласную u и превращаются в color, rumor, flavor, labor, neighbor; a cлова на -tre (сentre, litre, theatre, metre, spectre) в британском варианте оканчиваются на -ter (сenter, liter, theater, meter, specter) в американском.

ПУНКТУАЦИЯ

Английская пунктуация (punctuation, пунктуация - правила расстановки знаков препинания) очень сильно отличается от русской: правил меньше, и многие из них совсем не обязательны. Кроме того, в английском языке, намного чаще, чем в русском, используется точка с запятой. Так, например, в английских сложно-сочиненных предложениях будет скорее стоять точка с запятой (semicolon), нежели запятая:

She looked in the window; it was raining.

Так называемая оксфордская запятая (Oxford comma) ставится перед последним однородным членом с союзом и (американский вариант английского не требует обязательного употребления запятой в этом случае): accountants, managers, and doctors. Однако, всё же существует ряд правил, описывающих обязательное употребление запятой. Эти правила особенно строго соблюдаются в деловой переписке на бумажных носителях.

Итак, запятая необходима:

1. после линкеров (linking words) In addition, Moreover, However, Therefore, Thus, By the way

Thus, the final proposal draft should be printed out and sent to the headquarters via expedited shipping.

1. после предложений, вводимых линкерами Although, In spite of, Despite:

Although the payment was made in advance, the delivery was made later than it was agreed.

1. после придаточных предложений, начинающихся с when и if

If you intend to lead a workshop, please contact Maria Rey, [email protected].

1. после оборотов с Participle I, например: bearing this in mind, considering the situation, speaking of (эта грамматическая конструкция подробно рассмотрены в Лекции 3)

Bearing this in mind, our team is ready to offer you the following functions.

1. после (или перед) некоторых инфинитивных конструкций (эти грамматические конструкции подробно рассмотрены в Лекции 3):

The invoices should be sent back by the end of October, money transfer to be made by the end of September (в данном случае инфинитивная конструкция переводится на русский язык при помощи слова причем - причем деньги должны быть переведены к концу сентября).

1. После формул приветствия и прощания: Dear Ms Cornell, Sincerely, Best regards, etc.

Краткие итоги

1. В деловой переписке орфографические ошибки недопустимы. Проверить орфографию своего делового письма можно при помощи разнообразных интернет-сервисов.

2. Лексическая сочетаемость - одна из основных трудностей, с которой сталкиваются люди, изучающие иностранный язык. Для того, чтобы правильно сочетать слова иностранного языка, полезно много читать на изучаемом языке.

3. Существует несколько региональных вариантов английского языка (британский английский, американский английский, австралийский английский), каждый из них имеет свои особенности произношения, лексикона, грамматики, написания.

4. Слова, оканчивающиеся на -our / -tre в британском варианте, преимущественно оканчиваются на -or / -ter - в американском.

5. Пунктуация английского языка отличается от пунктуации русского тем, что содержит множество правил, соблюдение которых не является обязательным.

6. Запятая необходима после линкеров Although, In spite of, Despite; после предложений, вводимых линкерами Moreover, However, Therefore, Thus, By the way; после придаточных предложений, начинающихся с when и if; после оборотов с Participle I и Participle II; перед некоторыми инфинитивными конструкциями.

7. Запятая необходима после формул приветствия и прощания (например, Dear Mr White, Yours faithfully,)

ЛЕКСИКА

Ещё один важный момент в написании делового письма - это лексическая составляющая. Лексика делового стиля английского языка, а, следовательно, и деловой корреспонденции, значительно отличается от лексики разговорного английского. В деловом английском принято использовать большое количество специальной лексики и терминов, клишированных фраз, сокращений. Клише, или клишированные фразы, будут рассмотрены в лекциях, посвященных структуре делового письма, так как для каждого типа делового письма характерны свои клише. Кроме того, деловой английский не допускает использования слов в их переносных значениях - в тексте деловых документов не должно быть двусмысленности и художественной образности. Недопустимо и использование жаргона, сленга, просторечий. В этой лекции мы рассмотрим лексику, необходимую в деловой переписке, а также ту лексику, использование которой в деловой корреспонденции неуместно.

Синонимы

Несмотря на то, что английский язык намного более толерантно подходит к вопросу тавтологии (в теории, одно и то же слово можно повторять в каждой третьей строчке), злоупотреблять этим не стоит. Зачастую мы затрудняемся подобрать синонимы (синонимы - слова, близкие по значению, но отличающиеся написанием) к самым простым и частотным словам, таким как, например, show - показывать.
У английского слова show существует ряд синонимов, которые можно смело использовать в большинстве контекстов: show - present - demonstrate- indicate - portray (показывать, демонстрировать, представлять).

Ниже приведен небольшой список синонимов распространенных в деловой речи слов:

Данные синонимы взяты из книги Линн Винсон "Практикум по синхронному переводу с русского языка на английский".

Идиомы

Идиома (idiom) - это "лингвистически устойчивый оборот речи, значение которого не определяется значением входящих в его состав слов; неразложимое словосочетание". Существует огромное количество идиом, многие из которых мы используем в повседневной жизни и даже не замечаем этого. В деловом английском также существует ряд идиом, многие из которых можно употреблять и в деловой переписке. В данном курсе мы рассмотрим ограниченное количество идиом, которые вошли в список 52 самых популярных бизнес-идиом по версии New York Times.

Congratulations on your business success! I remember how your tiny start-up grew to a large international company...

Dear Bob, I am writing to tell you that this new project implementation turned out to be a win-win situation...

И еще несколько полезных идиом:

Dear Mr Grey, My name is Angela Fry, I am a sales manager in charge of payments documentation...

Dear Ms Doo, We are happy to inform you that the chairs you have ordered yesterday are currently in stock. You can pick them up...

Политкорректность

Политкорректность - "(политическая корректность, от англ. political correctness) - культурно-поведенческая и языковая тенденция, нацеленная на замену устоявшихся терминов, могущих задеть чувства и достоинство того или иного индивидуума эмоционально нейтральными и/или положительными эвфемизмами".

В деловой корреспонденции следует, по возможности, придерживаться принципов политкорректности. Список возможных вариантов "неполиткорректных" слов и выражений приведен ниже (левый столбец - "неполиткорректные" слова, правый столбец - политкорректные замены):

To whom it may concern, Our project is aimed at physically challenged and indigent people from the mid parts of Africa.

Лексика, неприемлемая в деловой переписке

Профессиональный жаргон

Профессиональный жаргон - это "разновидность жаргона, используемого группой людей, объединенных по профессиональному признаку". Так, свой профессиональный жаргон есть у моряков, строителей, и многих других профессиональных групп. Свой жаргон есть и у офисных работников. Этот жаргон включает не только идиомы, но и неологизмы - недавно появившиеся или вновь образованные слова и словосочетания. Жаргонная лексика отличается живой образностью, а иногда и некоторой сниженностью. Подобная лексика недопустима в деловых письмах. Если у вас возникают сомнения о стилевой принадлежности того или иного слова или словосочетания, то лучше отказаться от его использования в деловом письме. Ниже приведены примеры офисной жаргонной лексики - office jargon:

Стоит отметить, что использование профессионального жаргона в устной деловой речи уместно только в общении среди коллег. Исключение составляют слова и выражения, которые прочно вошли в лексикон работников той или иной компании и признаются нормой.

Просторечия

Просторечия - это "слова, выражения, ..., не входящие в норму литературной речи, характеризующиеся оттенком упрощения, сниженности, грубоватости, ..". Лексический пласт английского языка (чаще всего имеется ввиду американский английский), сопоставимый с просторечием в русском языке, - это сленг (slang). Сленг - это "1) то же, что жаргон, преимущественно в англоязычных странах. 2) Вариант разговорной речи (в т. ч. экспрессивно окрашенные элементы этой речи), не совпадающий с нормой литературного языка"(Современный толковый словарь). К просторечиям, или сленгу, относятся такие слова и выражения как:

buddy (друган), man (чувак), gotta (нужно, I've got to go = I gotta go), gonna (собираться, I am going = I gonna), Jee! (Боже мой!) Bingo! (Есть!) cops (полицейские), ace (кореш), drop a line (написать), eager beaver (усердный работник), goof off (бездельничать, отлынивать от работы).

Просторечные выражения и сленг нельзя использовать в деловой переписке, особенно это правило касается строго официальных традиционных писем на бумаге. Сленг допустим в неформальном общении в устной речи, в чатах, в неформальной дружеской переписке. При составлении деловых писем стоит помнить, что многие выражения с глаголом get носят сниженный, разговорный характер. Такие выражения следует заменять синонимами из среднего регистра (средний регистр - другое название средний слог - совокупность выразительных средств языка, соответствующих норме литературной речи), например:

Однако, существует ряд выражений, которые уже давно перешли из сленга в разряд общеупотребительных. Таковы, например, выражения

brain drain (утечка мозгов), dark horse (темная лошадка), fall asleep (заснуть), fall behind (отставать), traffic jam (пробка на дороге), feel sorry for sb (жалеть кого-либо), rat race (крысиные бега), red tape (бюрократия, волокита) и т.д.

Эти выражения допустимы в личной деловой переписке и во внутренней деловой переписке (неофициальной). Тем не менее, не следует злоупотреблять такими выражениями.

Краткие итоги

1. Лексика делового стиля английского языка, как и лексика деловой корреспонденции, значительно отличается от лексики разговорного английского.

2. Несмотря на то, что английский язык намного более толерантно, чем русский язык, подходит к вопросу тавтологии, следует употреблять синонимы.

3. В деловом английском существует ряд идиом, многие из которых допустимы в деловой переписке.

4. В деловой корреспонденции следует, по возможности, придерживаться принципов политкорректности.

5. Выражения, носящие сниженный характер, следует заменять синонимами из среднего регистра, или вовсе избегать.

6. Также следует избегать использования в деловой переписке офисного жаргона, сленга, просторечий.

7. Следует помнить, что существует ряд выражений, которые уже давно перешли из сленга в разряд общеупотребительной лексики. Такие выражения допустимы в деловой переписке.

СИНТАКСИС

В деловом стиле английского языка используются длинные (длинной до нескольких абзацев) предложения, в состав которых может входить сразу несколько придаточных предложений. Синтаксический строй электронных деловых писем отличается использованием более коротких и простых предложений. В этой лекции мы рассмотрим три вида наиболее частотных в деловой переписке синтаксических конструкций.

Participle I - так называемое Причастие Первое. Оно образуется при помощи добавления окончания -ing к глаголу, например: doing, getting. Следует помнить, что обе части предложения с Participle I относятся к одному подлежащему (субъекту действия): Considering the situation, I must say that... (Учитывая ситуацию, я должен сказать, что... - я учитываю ситуацию и я должен сказать).

Причастие Первое на русский язык чаще всего переводится деепричастным оборотом (например: doing - делая). В деловой переписке Причастие Первое используется, в основном, в устоявшихся выражениях - клише. К первой группе таких клише относятся выражения having/bearing this in mind (имея это ввиду), omitting the details (опуская все детали), considering the situation (учитывая/принимая во внимание ситуацию). После них ставится запятая. Клише assuming that (считая, что), allowing for (принимая во внимание), speaking of (говоря о) относятся ко второй группе - запятой отделяется целое предложение, которое они вводят.

Инфинитивные конструкции

Инфинитивные конструкции являются одной из характерных черт синтаксического строя деловых писем. Инфинитивная конструкция - это глагольная конструкция, которая содержит в себе инфинитив и которая обладает как именными, так и глагольными свойствами, например: To make an order please contact Miss James. To make an order - инфинитивная конструкция, где to make - инфинитив. Инфинитив может употребляться с частицей to (to do), такой инфинитив будет называться to-infinitive. Однако, некоторые грамматические конструкции требуют bare infinitive - инфинитива без частицы to (do). Также модальные глаголы can, could, may, might, shall, must требуют после себя bare infinitive:

You may submit your paper as early as June 26th.

Инфинитивные конструкции принято делить на группы по функции, которую инфинитив выполняет в предложении. Ниже мы рассмотрим самые основные и самые частотные инфинитивные конструкции с примерами использования в деловой переписке.

1. Инфинитив может выступать в функции обстоятельства цели; такой инфинитив отвечает на вопрос для чего? С какой целью?

To order our new great office chairs, please contact Ms Grey at [email protected].

1. Инфинитив может выступать в функции обстоятельства следствия; в этой функции инфинитиву часто сопутствуют выражения enough, sufficient, not enough:

I regret to inform you that the documents you have forwarded are not sufficient for us to make the decision. (К сожалению, документы, которые Вы нам направили, не являются достаточным основанием для принятия решения).

1. Инфинитив также может выступать в функции определения:

Here are some figures to be discussed later (Вот некоторые цифры, речь о которых пойдет позже).

1. Инфинитив в функции дополнения:

I would highly recommend you to make all the documents ready by Friday.

The committee has made a decision to reject your proposal.

1. Кроме того, инфинитив употребляется после модальных глаголов. Модальные глаголы - это глаголы, которые выражают не само действие, а отношение говорящего к нему: may, might, can, could, must, need, have to. После глаголов may, might, can, could, must, shall используется bare infinitive, а после глаголов need, to have to, to be to, ought to - to-infinitive.

I must inform you on the latest changes in the committee.

In order to receive the payment Mr Smith has to arrive early in the morning.

В остальных функциях, таких как функции подлежащего и сказуемого, инфинитив довольно редко встречается в деловой переписке. Инфинитивные конструкции очень полезны и удобны, так как позволяют сделать речь лаконичной и избежать сложных придаточных предложений.

Пассивный залог

Пассивный, или страдательный, залог (Passive voice) - это форма залога, которая указывает на то, что лицо или предмет (которые выражены подлежащим) испытывают на себе действие другого лица или предмета:

The documents were sent yesterday by Dr White (Документы были отправлены вчера доктором Уайетом).

В электронной деловой переписке пассивный залог не является частотной грамматической конструкцией. Однако, в строго официальных деловых письмах на бумажных носителях он бывает необходим. Пассивный залог позволяет переместить акцент с конкретного лица на действие или предмет, например:

Во втором случае упор делается на тот факт, что о ситуации сообщили. Именно поэтому пассивные конструкции часто используются тогда, когда субъект действия (тот, кто выполняет действие) неизвестен или есть необходимость не упоминать его:

I am writing to inform you that the shop was robbed 3 days ago.

Краткие итоги

1. В деловой переписке принято использование определенных синтаксических конструкций. В деловых письмах на бумажных носителях возможно использование длинных сложноподчиненных и сложносочиненных предложений.

2. Синтаксический строй электронных деловых писем отличается использованием более коротких и простых предложений.

3. Причастие Первое (Participle I) на русский язык чаще всего переводится деепричастным оборотом (например: doing - делая). В деловой переписке Причастие Первое используется, в основном, в устоявшихся выражениях - клише (allowing for, speaking of).

4. Инфинитивные конструкции являются одной из характерных черт синтаксического строя деловых писем. Самые частотные в деловых письмах инфинитивные конструкции - инфинитив в функции обстоятельства, дополнения, определения, а также инфинитив с модальными глаголами.

5. Пассивный залог позволяет переместить акцент с конкретного лица на действие или предмет.

ЛЕКСИЧЕСКИЕ СОКРАЩЕНИЯ

Общим для всех разновидностей делового стиля является наличие разного рода сокращений, аббревиатур, сложносокращенных слов и т.д..

Интересно! Эта характерная черта деловых документов была подмечена Диккенсом, который в сатирическом виде использовал ее в протоколе заседаний Пиквикского клуба .

В деловой переписке, как и в любом другом стиле речи, приняты определённые акронимы, которые позволяют экономить время как адресанта, так и адресата. Акронимы, или сокращения, - это сокращенные буквенные и/или цифровые обозначения полной формы слова. Для строго официальных деловых писем и традиционных писем на бумаге сокращения являются крайне нежелательными, если только речь не идет о банковских реквизитах, адресе, обращениях, и т.д.

В электронной деловой переписке сокращения не являются табу, а наоборот приветствуются. Тем не менее, стоит следить за тем, чтобы ваши электронные письма не превращались в строчные объявления.

Все сокращения можно условно разделить на несколько больших групп: 1) общепринятые сокращения - общепринятые сокращения, которые используются в любом стиле речи, например, mm, oz, a.m., p.m., km, e.g, etc; 2) сокращения из различных сфер бизнеса; 3) и, наконец, сокращения, принятые в электронной переписке. Они характерны также и для менее формального общения в сети Интернет: asap (as soon as possible - как можно скорее), tia (thank you in advance - заранее спасибо), и т.д. Одни из самых распространенных сокращений - сокращения названий месяцев:

Jan (January), Feb (February), Mar (March), Apr (April), May, Jun (June), Jul (July), Aug (August), Sep (September), Oct (October), Nov (November), Dec (December);

и сокращения названий дней недели:

Mon (Monday), Tue (Tuesday), Wed (Wednesday), Thu (Thursday), Fri (Friday), Sat (Saturday), Sun (Sunday).

Ниже приведены некоторые общеупотребительные сокращения по группам с примерами использования в деловых письмах.

Общепринятые сокращения

Dear Dr Grey; the next training session will be held at the HQ; our address is Green St., 6

Сокращения из различных сфер бизнеса

The shipment will be made on Monday, COD; We have several departments: HR, R&D

Сокращения, принятые в электронной переписке

Please contact my PA for further details; attn Mr Grin and Mrs Key

Также полезно знать и сокращенные названия известных организаций, учреждений, институтов - аббревиатуры. NATO и UNESCO не нуждаются в расшифровке, однако существует ряд организаций, названия которых на русском и на английском языках значительно отличаются:

Грамматические сокращения

Кроме лексических сокращений, рассмотренных выше, существуют и грамматические сокращения (contractions) - сокращенное написание грамматических форм, например (в скобках указаны полные формы): don't (do not), aren't (are not), isn't (is not), he'd (he would, he had), she'll (she will). Подобные сокращения могут быть уместны в деловой переписке с уже хорошо знакомыми людьми, а вот в традиционных деловых письмах на бумаге и в очень официальных письмах (официальных приглашениях, и т.д.) сокращать подобным образом категорически нельзя.

Сокращения стоит использовать очень аккуратно. Однако, эта рекомендация не относится к первой группе: большинство таких сокращений понятно не только всем носителям языка, но и тем, кто только начал изучать английский язык. Сокращения, заимствованные из различных сфер бизнеса, также являются общеупотребительными. Тем не менее, следует учитывать тот факт, что в каждой компании могут быть приняты свои сокращения для обозначения помещений, должностей, процессов и так далее. Избегайте таких сокращений, если только ваши сообщения не предназначены для внутреннего пользования. Сокращения, принятые в электронной переписке, не следует использовать в деловых письмах на бумажных носителях.

Если в деловом письме вам встретилось незнакомое сокращение, есть несколько способов узнать, что оно означает. Первый способ - это сервис http://www.acronymfinder.com/, который предлагает большую базу сокращений различных видов. В поле вверху страницы вводится необходимое сокращение, и система предлагает список возможных расшифровок. При нажатии на расшифровку вы попадаете на страницу словаря с объяснением значения сокращения и примерами использования.

Также существует ряд словарей, как бумажных, так и электронных, в которых приводятся не только расшифровки сокращений, но и их перевод на русский язык. Расшифровку и перевод сокращений можно найти в словаре на сайте http://acronym.net.ru/, база содержит около 5087 сокращений. Кроме того, существует ряд специализированных словарей сокращений: например, англо-русский словарь сокращений на сайте http://www.perfekt.ru/dict/med-abb.html или англо-русский словарь сокращений транспортно-экспедиторских и коммерческих терминов и выражений ФИАТА http://www.tks.ru/jur/0010000012. Последний способ - это поискать сокращение в неспециализированных онлайн словарях, таких как Мультитран (http://www.multitran.ru) или Лингво.

Краткие итоги

1. Акронимы, или сокращения, - это сокращенные буквенные и/или цифровые обозначения полных форм слова. Все сокращения можно условно разделить на несколько больших групп: 1) общепринятые сокращения - общепринятые сокращения, которые используются в любом стиле речи, например mm, oz, a.m., p.m., km, e.g, etc; 2) сокращения из различных сфер бизнеса; 3) и, наконец, сокращения, принятые в электронной переписке.

2. Использование сокращений в строго официальной традиционной деловой переписке на бумаге крайне нежелательно.

3. Использование сокращений в электронной деловой переписке приветствуется.

4. Полезно знать сокращенные названия известных организаций, учреждений, институтов - аббревиатуры.

5. Кроме лексических сокращений существуют и грамматические сокращения (contractions) - сокращенное написание грамматических форм, например: don't - do not. Грамматические сокращения не используются в официальной деловой переписке.

6. Если в деловом письме вам встретилось незнакомое сокращение, узнать его можно при помощи специальных словарей и Интернет-сервисов.

ВИДЫ ДЕЛОВЫХ ПИСЕМ

Существует огромное количество самых разнообразных деловых писем, соответствующих разным ситуациям в бизнесе: заказ товаров, отказ, приглашение, и т.д. Как уже отмечалось выше, самой яркой характеристикой официально-делового стиля английского языка является особый набор клише и устойчивых выражений, которые дают возможность без труда узнать каждый из подстилей. В деловой переписке также существует своя система клишированных фраз, которые и будут рассмотрены в этой лекции. Клишированная фраза (клише) - это стандартная и частотная формулировка, которую используют в готовом виде. Например, клишированные фразы используются в формулах этикета:

I am looking forward to hearing from you soon.

Мы разделим все деловые письма на группы по цели написания (цель написания может быть следующей: пригласить, информировать, извиниться, высказать жалобу и т.д.). После описания того или иного вида делового письма даётся список необходимых клишированных фраз. Обозначение (Б) рядом с клишированной фразой указывает на то, что данное клише можно использовать при составлении писем на бумажных носителях. Для данного курса мы будем использовать следующую классификацию деловых писем:

1. Информационное письмо, или письмо-уведомление

2. Письмо-жалоба и письмо-претензия

3. Письмо-приглашение и письмо-благодарность

4. Письмо-запрос (и ответ на запрос)

5. Письмо-заказ

6. Рекламное письмо

7. Письмо-рекомендация

8. Письмо-поздравление

9. Мотивационное письмо

10. Сопроводительное письмо

1. Информационное письмо, или письмо-уведомление - письмо, в котором сообщают некоторую информацию: о получении счёта или письма, о наличии определенных видов товара на складе, и так далее (цель - to inform).

Клишированные фразы

1. Письмо-жалоба и письмо-претензия - в таком письме покупатели или клиенты указывают на некоторое несоответствие полученных товаров или оказанных услуг (цель - to complain). При написании такого рода писем очень важно быть как можно более вежливым и тактичным. Жалобы и требования действий по исправлению сложившейся ситуации должны быть выражены корректно, лаконично и без эмоций.

Клишированные фразы:

1. Письмо-приглашение (invitation letter) и письмо-благодарность (letter of gratitude) - цель такого письма - пригласить кого-либо на конференцию, промо-акцию или любое другое мероприятие, или выразить благодарность за что-либо (цель - to invite/to express thanks). Также как и письма-поздравления, такие письма пишутся по определенному шаблону, что значительно упрощает задачу.

Клишированные фразы Invitation Letter:

Клишированные фразы для Letter of Gratitude:

В письмах-приглашениях важно правильно указать имя приглашенного, название мероприятия, дату и место проведения. Также стоит написать о любых дополнительных условиях и указать контактные данные человека, к которому можно обратиться с вопросом.

Письма - благодарности могут представлять собой пару строк, отправленных по электронной почте, а могут - официальное письмо на фирменном бланке компании. В зависимости от ситуации письма-благодарности могут не только выражать непосредственно саму благодарность, но и содержать некоторые элементы рекомендации, информацию о значимости того или иного события, а также выражать надежду на дальнейшее сотрудничество.

1. Письмо-запрос (и ответ на запрос) - в таких письмах содержится запрос на предоставление некоторых данных: о товаре, об услугах, и т.д. Сюда же входят и письма о бронировании и организации встреч (цель - to request)

Клишированные фразы:

1. Письмо-заказ (и ответ на заказ) - следом за письмом-запросом часто приходит письмо-заказ, в котором покупатель заказывает те или иные товары или услуги (цель - to order/to place an order). В таких письмах следует четко и ясно указывать всю необходимую информацию - номер заказа и количество заказываемых товаров, адрес и предпочтительные условия доставки и оплаты.

Клишированные фразы:

1. Рекламное письмо - это письмо рассказывает и предлагает товар или услугу (цель - to advertise). В таких письмах обычно содержатся изображения товаров, их характеристики и преимущества, доступные акции и специальные предложения. Так как написание рекламного текста (в том числе и письма) - это тема для отдельного курса, в данной лекции мы не будем подробно останавливаться на этом виде делового письма.

2. Письмо-рекомендация (reference letters, letters of recommendation) - эти письма содержат рекомендации самого разного рода (цель - to recommend). Обычно указывается, откуда рекомендующий знает кандидата, каков характер их сотрудничества, причины, почему кандидат (не)подходит на данную вакансию, преимущества кандидата.

Клишированные фразы:

1. Письмо-поздравление - название этого типа писем говорит само за себя (цель - to congratulate. Письмо-поздравление на английском языке составить совсем не так трудно, как кажется - достаточно знать традиционные формулировки.

Клишированные фразы:

1. Сопроводительное письмо (Cover Letter) - высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию. В сопроводительных письмах указывается образование, релевантный (имеющий отношение к конкретной позиции) опыт работы, навыки и умения. Также в сопроводительных письмах обосновываются ваши преимущества как кандидата, ваш интерес в данной вакансии, а также ваш возможный вклад. Довольно часто сопроводительные и мотивационные письма отличаются только названием: сопроводительные "сопровождают" резюме, а мотивационные - рассказывают о вашем интересе к чему-либо. На деле содержание таких писем примерно одно и то же.

Рекламные, мотивационные и сопроводительные письма и письма-рекомендации представляют собой отдельную большую группу писем с особыми правилами написания, поэтому в данной лекции мы ограничимся лишь общей характеристикой данных писем.

ОБЩИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

При составлении текста делового письма важно уважать время вашего адресата - письма на несколько страниц с множеством деталей не самая лучшая идея для бизнес-письма. В идеале, электронное деловое письмо должно "укладываться" в 80 слов, а деловое письмо на бумаге - в одну страницу, если не указано иное. Для мотивационных и сопроводительных писем данное правило может не действовать: вас могут попросить написать письмо примерно на полторы страницы или в 2000 слов.

Самое первое предложение в тексте письма (body of letter) должно содержать цель, с которой вы пишете. В последующих абзацах следуют необходимые детали. Рекомендуется не обсуждать более трёх вопросов в одном письме. Кроме того, текст письма должен состоять из 3 - 5 абзацев:

Подробно структура делового письма будет рассмотрена в следующей лекции.

Краткие итоги

1. В английском языке существуют деловые письма следующих видов: информационное письмо, или письмо-уведомление; письмо-жалоба и письмо-претензия; письмо-приглашение и письмо-благодарность; письмо-запрос (и ответ на запрос); письмо-заказ; рекламное письмо; письмо-рекомендация; письмо-поздравление; мотивационное письмо; сопроводительное письмо.

2. Сопроводительное письмо (Cover Letter) - высылается вместе с резюме; такое письмо помогает работодателю больше узнать о вас как о потенциальном кандидате на позицию.

3. В мотивационном письме вы объясняете, почему вы хотите принять участие в том или ином мероприятии (цель - to motivate).

4. Электронное деловое письмо должно "укладываться" в 80 слов, а деловое письмо на бумаге - в одну страницу, если не указано иное.

5. Самое первое предложение в тексте письма (body of letter) должно содержать цель, с которой вы пишете письмо.

СТРУКТУРА

Деловая переписка, как и официально-деловой стиль речи в целом, имеет устойчивую форму и структуру. Деловые письма разных видов (письма-запросы, письма-заказы, письма-приглашения) могут быть отнесены к разряду типовых документов - такие документы имеют строго определенный шаблон написания. Традиционное деловое письмо на бумаге состоит из заголовка, в котором указываются внутренний адрес отправителя (inside address) и дата; обращения, содержания самого письма, вежливой формулы заключения и, наконец, подписи. Электронное деловое письмо состоит из имени и электронного адреса отправителя, темы письма, обращения, основного текста, формулы этикета и прощания.

Деловые письма на бумажных носителях

Деловые письма на бумажных носителях отличаются от электронных деловых писем не только стилем (лексикой, синтаксисом), но и структурой. В самом общем виде структуру делового письма на бумажном носителе можно представить следующим образом:

Обычно такие письма печатаются на официальных бланках компании с "шапочкой" (терминологическое название - реквизиты или штамп). На английском "шапочка" называется official heading или letterhead. Текст письма располагается непосредственно под "шапочкой".

Date. Дата указывается в правом углу под "шапочкой". В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты. Это значит, что при указании даты месяц должен быть написан буквами, например: April 20, 1990. Давайте рассмотрим два самых распространённых варианта написания дат на английском. В письме, написанном на американском английском, дата будет выглядеть так: April 20, 1990. Общий формат даты: месяц/число/год. В европейском варианте число и месяц меняются местами: 20 April 1990. Такой вариант написания даты более привычен для русскоговорящих.

При использовании числового формата даты будьте внимательны: в Америке принято сначала указывать месяц. Так, запись 4-30-2013 будет означать 30 апреля 2013. Вместо дефиса (-) возможно использование черты (/): 4/30/2013.

Inner address. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского. В британском варианте адрес обычно пишется в правом углу, телефон и электронный адрес не указываются. В американском варианте, который становится всё более и более распространённым, адрес пишется слева, над приветствием, телефон и электронный адрес указывать желательно. Последовательность указания данных одинакова: номер квартиры и дома (или а/я), улица, город, /графство, область, штат/, страна, индекс (возможен вариант, когда индекс указывается после области/штата и перед страной). Британские графства чаще всего указываются полностью, тогда как американские штаты обычно пишутся сокращенно.

В таблице приведены сокращения названий штатов США:

Salutation. Salutation - это приветствие, или приветственная формула. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.

Main body. Это основная часть письма - непосредственно сам текст. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице (с учетом, что на этой странице также располагаются official heading, date, address, salutation, closing, signature). Каждый блок письма следует отделять от предыдущего двойным пробелом. Предпочтительно выравнивать текст письма по ширине.

Closing and complimentary closes. Closing включает в себя формулы этикета (complimentary closes) и прощание. Формулы этикета - устойчивые вежливые фразы, которые пишутся в конце письма. Например: I am looking forward to hearing from you soon (С нетерпением жду Вашего ответа). Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.

Электронные деловые письма

Электронные деловые письма (business email) - самый распространенный тип деловой корреспонденции. Однако, как это ни странно, строгих правил по написанию business emails не существует. Мы рассмотрим некоторые общие рекомендации, касающиеся стиля, структуры и этикета.

Salutation. В американском варианте в электронных деловых письмах после приветствия возможно использование двоеточия (:) вместо запятой: Dear Mr Jones:.

Subject. Subject - это тема письма. Очень важно как можно точнее и конкретнее указать тему, чтобы получатель сразу имел представление о содержании письма. В теме можно указывать причину написания письма (жалоба, проблемы с доставкой, запрос информации), также можно включить номер заказа, название вашей компании, и т.д. Обязательно всегда указывайте тему письма, так как во многих почтовых сервисах письмо с пустым полем "тема" будет отправлено в спам.

Main body. Текст электронного письма обычно строится по следующей схеме: what, who, when, where, why and how much. Представьтесь (если необходимо) и укажите цель письма в первом предложении. Желательно, чтобы размер текста не превышал 80 слов. Электронные письма не требует частого использования этикетных формул - после приветствия можно переходить сразу к делу. Электронное письмо должно быть написано кратко, четко и понятно: один абзац - одна новая мысль.

Closing и формулы этикета. В электронных деловых письмах приняты следующие формулы этикета:

Signature. В электронных письмах нет блока "адрес отправителя" (inner address), поэтому информацию о компании и контактные данные можно указать в блоке "подпись". Практически во всех почтовых сервисах можно создавать автоматическую подпись, которую не нужно будет набирать заново каждый раз, когда вы пишите письмо. Примерная последовательность указания данных может быть следующая:

Краткие итоги

1. Деловая переписка, как и деловой, или официальный, стиль речи в целом, отличается от других тем, что имеет устойчивую форму и структуру.

2. Деловое письмо состоит из заголовка, в котором указывается место, откуда пишут письмо, даты; далее следует название адресата (inside address), затем последовательно обращение, содержание самого письма, вежливая форма заключения и, наконец, подпись.

3. Деловые письма на бумажных носителях обычно печатаются на бланках компании с "шапочкой".

4. В деловых письмах (и практически любой другой официальной документации, кроме особых типов документов) не используется числовой формат даты.

5. Указание адреса отправителя является обязательным только для деловых писем на бумажных носителях. Формат указания адреса также зависит от варианта английского.

6. Приветствие всегда пишется слева, с большой буквы и отделяется запятой. После приветствия следует двойной пробел.

7. Текст делового письма должен состоять из двух или трех текстовых блоков, не больше. В идеале ваше письмо должно уместиться на одной странице.

8. Формулы этикета выравниваются по левому краю, а прощания (Sincerely, Faithfully, Best regards) могут быть выравнены по левому краю или немного смещены к центру страницы. Прощания никогда не пишутся справа.

9. Строгих правил по написанию business emails не существует.

10. Очень важно как можно точнее и конкретнее указать тему, чтобы получатель сразу имел некоторое представление о содержании письма. В теме можно указывать причину написания письма, номер заказа и т.д.

11. Текст электронного письма обычно строится по следующей схеме: what, who, when, where, why and how much. Желательно, чтобы размер текста не превышал 80 слов.

12. В электронных письмах нет блока "адрес отправителя" (inner address), поэтому информацию о компании и контактные данные можно указать в блоке "подпись".

ПРИВЕТСТВИЕ

Приветственные формулы (salutation) - важный атрибут любого делового письма. Приветственные формулы - это устоявшиеся выражения, которые используются в начале письма для обращения к адресату. Выбор необходимой приветственной формулы зависит от ряда факторов: 1) степени вашего знакомства с адресатом, 2) пола адресата, 3) звания и должности адресата, 4) количества адресатов, 5) (не)известности пола и имени адресата, 6) степени формальности письма.

Обращение к одному адресату

В деловой переписке на английском языке существует ряд устоявшихся формул приветствия, употребление которых зависит в основном от степени официальности письма и степени вашего (не)знакомства с адресатом. Вопреки расхожему мнению, формула Dear Mr Smith является вполне официальной и приемлемой в деловой переписке. Обратите внимание, что в дружеской переписке используется формула Dear + имя без фамилии (Dear Bill). В обращении к мужчине используется префикс Mr, к замужней женщине - Mrs, к незамужней - Miss. В последнее время в американском варианте английского всё чаще стало употребляться обозначение Ms, которое не акцентирует внимание на семейном положении женщины (это связано с принципами политкорректности). Это обращение можно использовать, если вы не знаете семейного положения адресата.

Если вы не знаете имени человека, которому вы пишите, то используйте формулу Dear Sir/Dear Madam. Однако, бывает и так, что отправитель не знает ни пол, ни имя адресата. Специально для таких случаев есть формула Dear Sir or Madam. В мотивационных и сопроводительных письмах, когда неизвестен конечный получатель письма, допустима формулировка To whom it may concern.

Если письмо адресовано человеку со степенью доктора (Dr), предпочтительно в обращении указывать степень вместо префиксов Mr, Mrs, Miss, Ms: Dr Black вместо Mr Black. Также возможны обращения Dear Colleague (Colleagues), Dear Mr Mayor, Dear Professor Smith, Dear General, Your Honour.

После любой приветственной формулировки всегда ставится запятая (восклицательный знак является ошибкой). В таблице систематизированы правила выбора формулы приветствия исходя из известности имени пола, степени, звания адресата:

Обращение к нескольким адресатам

Теперь рассмотрим случай, когда требуется обратиться сразу к нескольким адресатам:

1. Когда мы обращаемся к мужу и жене: Dear Mr and Mrs White,

2. Когда мы обращаемся к группе лиц и не знаем (или предпочитаем не перечислять) имена, используем Dear Sirs, Sirs, Dear Mesdames,

3. Когда всё-таки необходимо назвать адресатов по именам (для 2-3 человек), следует сначала указать того, кто занимает более высокую должность, или в алфавитном порядке (если должности равны, можно заменить на Dear Colleagues), например:

письмо для Mr Smith, CEO; Ms Kensly, department manager; Miss Looky, worker будет начинаться следующим образом: Dear Mr Smith, Ms Kensly, and Miss Looky,

письмо для работников отдела продаж Mr Cats, Mrs Kee, and Mr Chu можно начать так:

Dear Mr Cats, Mr Chu, and Mrs Kee или Dear Colleagues.

ПРОЩАНИЕ И ФОРМУЛЫ ЭТИКЕТА

Формулы вежливости и прощания

Заключительные формулы вежливости, формулы этикета и формулы прощания (Complimentary Close) - это фактически две последние строчки вашего делового письма. Сюда могут входить как клише типа I am looking forward to hearing from you soon, так и клише Yours sincerely, Best regards. Характер формулы вежливости определяется общим тоном письма и обращением, с которого оно начинается. Однако, сейчас многие практики склоняются к тому, что выбор формулы вежливости - это дело вкуса: All of the complimentary closes above are perfectly acceptable, and choosing one is a matter of taste and fit. В нашем курсе мы будет различать формулы этикета/вежливости и формулы прощания. Итак, формулы этикета - это предзаключительные клишированные фразы, которые употребляются непосредственно перед прощанием, например: Thank you in advance.

Формулы этикета могут быть следующие:

Также формулы вежливости могут включать фразы, сообщающие о прикрепленных документах (эти фразы можно использовать как в электронных письмах, так и в традиционных деловых письмах на бумаге):

Формула прощания - это заключительная фраза вашего письма. Ниже приведен список наиболее часто употребляемых формул прощания:

1. Respectfully (yours),

2. Yours truly,

3. Sincerely (yours),

4. Best/warm regards,

5. Regards,

6. Cordially,

7. With many thanks,

8. Warm wishes,

Формулы Sincerely yours и Yours faithfully являются наиболее официальными, тогда как best/warm regards, Regards, Warm wishes - наименее официальными из предложенного списка.

Формулы Sincerely и Regards являются самыми популярными на данный момент [14].

Строгих правил по выбору формул прощания не существует; однако, есть несколько рекомендаций:

Неформальные деловые письма коллегам уместно заканчивать при помощи Thanks again, Many thanks. Дальнейшие формулы прощания в таком случае не требуются.

Существуют формулы прощания, которые лучше оставить для электронных писем друзьям. Это прежде всего сокращенные формулы приветствия:

а также такие формулы приветствия как:

Краткие итоги

1. Заключительные формулы вежливости, формулы этикета и формулы прощания (Complimentary Close) - это фактически две последние строчки вашего делового письма.

2. Сейчас многие практики склоняются к тому, что выбор формулы вежливости - это дело вкуса.

3. Фразы, сообщающие о прикрепленных документах, можно использовать как в электронных письмах, так и в традиционных деловых письмах на бумаге.

4. Формулы Sincerely yours и Yours faithfully являются наиболее официальными, тогда как best/warm regards, Regards, Warm wishes - наименее официальными в деловой переписке.

5. Неформальные деловые письма коллегам уместно заканчивать при помощи Thanks again, Many thanks.

БИБЛИОГРАФИЧЕСКИЙ СПИСОК

1. Каушанская В.Л., Ковнер Р.Л., Кожевникова О.Н., Прокофьева Е.В. Грамматика английского языка. Пособие для студентов педагогических институтов М.: Айрисс-пресс, 2008.

2. Андрюшкин А.П. Business English. Деловой английский язык: Учебное пособие. - М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К», 2008. – 332 с.

3. Сапронов Ю.Г., Сыса А.Б., Шахбазян В.В. Безопасность жизнедеятельности – М.: Издательский центр «Академия», 2012.

4. Герасимов Б.И., Гливенкова О.А, Гунина Н.А., Коломейцева Е.М., Макеева М.Н., Никулышина Н.Л. Деловой английский для студентов-экономистов: учебное пособие – М.: ФОРУМ, 2008 – 184с.

5. http://www.talktocanada.com/blog/52-most-commonly-found-business-idioms-from-the-new-york-times-that-will-help-make-your-business-english-knowledge-spectacular/

6. http://www.binghamton.edu

7. http://www.classes.ru/grammar/30.Ocherki_po_stilistike_angliyskogo_yazyka/html/unnamed_39.html

8. http://writing.colostate.edu/guides/guide.cfm?guideid=71

29