Архивное хранение документов

Архивное хранение документов

Содержание

Введение ...................................................................... 3

1. Экспертиза ценности документов.................................

2. Оформление дел................................

3. Составление описей................................

4. Сроки хранения документов ............................

5. Передача документов в архив

6. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

7. Каким может быть архив школы

Заключение .................................................................

Литература ..................................................................

Приложение

Введение

Дела хранятся по месту формирования. Формирование дел закан­чивается после завершения года, когда подшиты последние доку­менты за прошедший год. После окончания формирования дел они минимум еще год хранятся в структурных подразделениях, затем передаются в архив учреждения.

Подготовка документов к архивному хранению это завершающий этап работы с документами в текущем делопро­изводстве.

Порядок, согласно которому хранят документы, регламентируется такими документами:

- Закон «Об архивном деле», который действует, начиная с 2004 года;

- Правила, которые были одобрены Росархивом, начиная с 2002 года;

- Приказ №558 относительно архивных документов, который был одобрен в 2010 году;

Хранить и вести учет документов, которые были переданы в архив, необходимо опираясь на следующие законы и нормативные акты:

- Закон «О ведении бухгалтерского учета»;

- Закон «Об акционерных обществах»;

- Постановление № -03-33пс, в котором указано в каком порядке и какой

период хранить документы.

Архивное хранение документов предусматривает сохранение государственных, любых бухгалтерских документов. Это важно, ведь информация о прошлой деятельности или о проводимых операциях может понадобиться в самое неожиданное время. Поэтому документы стоит хранить с учетом всех правил, которые были сформированы в законодательном порядке.

Подготовка дел к сдаче их в архив включает: проведение экспер­тизы научной и практической ценности документов; оформление дел; составление описей дел с постоянным и долговременным сро­ками хранения.

1. Экспертиза ценности документов

Экспертиза ценности документов - это изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения отбора их хранения и сроков хранения.

Экспертиза ценности документов проводится в соответствии с нормативно-методическими документами, утвержденными архивной службой. Порядок проведения экспертизы ценности документов изложен в следующих документах:

- Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 06 февраля 2002 г. – Глава 2;

- Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденные приказом Росархива от 23 декабря 2009 г. № 76. – Раздел 3.5.3;

- Государственная система документационного обеспечения управления, одобренная коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г. – Раздел 3.4.1.

Экспертиза ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап начинается в текущем делопроизводстве при состав­лении номенклатуры дел, когда предопределяются сроки хранения создаваемых документов.

Второй этап — экспертиза ценности самих документов, которая проводится при подготовке документов к сдаче их в архив учреждения.

Третий этап — уточнение ценности документов при передаче их на постоянное хранение из архива учреждения в государствен­ный архив.

Экспертиза ценности документов в ОУ осуществляется посто­янно действующей экспертной комиссией (ЭК).(Приложение №1)

Экспертная комиссия создается приказом руководителя учрежде­ния из числа наиболее квалифицированных работников. В ее состав включают не менее трех специалистов. Назначается секретарь ЭК. Экспертная комиссия является коллегиальным орга­ном, ее заседания протоколируются. Протоколы подписываются председателем и секретарем комиссии.

В начале года лицо, ответственное за формирование и хране­ние дел, просматривает и отбирает документы для дальнейшего хранения, а с истекшими сроками хранения к уничтожению. Члены ЭК проверяют правильность проведения этой работы. Они должны просматривать не только описи и акты о выделении дел к уничтожению, но обязательно полистно проверять наиболее важные дела и документы, срок хранения которых вызывает какие-либо сомнения.

В течение года члены ЭК должны проверять правиль­ность ведения дел в соответствии с номенклатурой. Экспертиза научной и практической ценности документов должна проводиться систематически.

Нельзя проводить экспертизу ценности документов только по заголовкам дел, указанным на обложках, так как в течение года при формировании дела в него могли попасть и другие катего­рии документов. Поэтому при экспертизе ценности документов проводится анализ фактического содержания дела путем его полистного просмотра.

В процессе экспертизы ценности документов выделяют четыре группы дел:

1) постоянного хранения, подлежащие в последующем передаче в государственный архив;

2) длительного хранения в архиве учреждения (свыше 10 лет);

3) временного хранения (до 10 лет);

4) подлежащие уничтожению в связи с истечением сроков хране­ния.

Для того чтобы определить, какой период хранить тот или иной документ, можно зайти на бесплатный сервис «Архивист Онлайн». Данный сервис осуществляет поиск документов по трем основным параметрам. Помимо этого хранить документы следует не только в бумажном виде, но и в электронном.

Обычно практически все документы стараются сохранять на протяжении 5 лет. Однако существуют такие документы, которые не подлежат уничтожению. К примеру, документы, в которых указана информация о работниках, которые работали на предприятии, в организации и т.д. Также существуют бухгалтерские документы, срок хранения которых превышает 10 лет.

В том случае, если было принято решение ликвидировать учреждение, все документы передаются в государственный или муниципальный архив.

Без данного действия ликвидировать учреждение не удастся, так как акт не будет подписан. Классификация архивных документов

К документам временного хранения относятся:

Приказы на отпуск;

Приказы на командировку;

Приказы по административно-хозяйственной деятельности;

Любые договоры, которые были заключены с юридическими лицами;

Различные бухгалтерские документы;

Путевые листы;

К документам длительного хранения относятся:

Журнал регистрации приказов о деятельности предприятия;

Штатное расписание работников;

Опись каждого дела;

Номенклатура каждого дела;

Акты, в которых указанно по каким причинам уничтожают дело либо по каким причинам были утрачены документы;

Годовой налоговый, бухгалтерский и финансовый отчет;

Годовая смета;

Другие документы.

К документам, которые необходимо хранить 10 лет относятся:

Годовая отчетность, которую составляет бухгалтер предприятия;

Книга, в которой ведется учет по технике безопасности сотрудников предприятия;

Статистический отчет, который сформирован за год.

К документам, которые необходимо хранить 5 лет относятся:

Квартальная отчетность деятельности предприятия;

Рабочий план счетов;

Квартальный отчет по налогам;

Счет-фактура;

Книга осуществляемых покупок;

Различные первичные документы;

Документ, в котором отражается выдача заработной платы каждому сотруднику;

Исполнительные документы;

Документы, в которых отражается дебиторская задолженность;

Документы, в которых отражается недостача, а также хищение;

Документы, в которых отражаются амортизационные отчисления;

Документы, в которых отражаются проводимые инвентаризации;

Договоры, а также соглашения;

Акты;

Договоры о материальной ответственности сотрудника предприятия;

Существуют документы, которые необходимо хранить от 50 до 75 лет.

После того, как экспертиза будет окончена, необходимо все документы описать и составить соответствующие акты. После документы передают в архив.

2. Оформление дел

После проведения экспертизы ценности доку­ментов и отбора дел с документами постоянного и длительного хранения приступают к их оформлению.

Оформление дела — это комплекс работ по его переучету, нумерации листов, составлению заверительной надписи (Приложение№2), внутренней описи документов(Приложение№3). Начинается оформление дела с момента заведения дела в делопроизводстве и завершается в процессе подготовки его к передаче в ведомственный архив после окончания календарного года, в течение которого дело было заведено. В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи

Оформление дел проводит лицо, ответственное за их формирование и хранение.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственных, отраслевых стандартов и других актов;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключения составляют переходящие дела;

- дело должно содержать не более двухсот пятидесяти листов, при толщине не более 4 см. (рекомендуют 110 -140 листов для того, чтобы можно было делать копии, потому что бумага сейчас плотная.).

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие – по датам поступления, исходящие – по датам отправления) или в алфавитном порядке.

Распорядительные документы группируются в дела по видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанием документа. Если же они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности – отдельно от приказов по личному составу.

Утвержденные планы, отчеты, сметы и другие группируются отдельно от их проектов.

Переписка – как правило, за период календарного года (с января по декабрь) и систематизируется в хронологической последовательности; документ – ответ помещается за документом – запросом.

Электронная почта – в дела в соответствии с номенклатурой дел.

До подшивки дела из него удаляются металлические скрепле­ния и в конце дела вкладывают чистый бланк формы листа заверителя для заверительной надписи. Полное оформление включает: переплет или подшивку дела, нумерацию листов, оформление всех реквизитов обложки.

Дела постоянного хранения подшивают в твердую обложку суро­выми нитками в три прокола. Листы (не более 250) нумеруют в правом верхнем углу простым карандашом. В конце дела на отдель­ном, установленной формы листе-заверителе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и оговариваются все особен­ности (пропуски или ошибки) нумерации.

После подшивки и нумерации оформляется обложка дела. Ее элементы определены ГОСТом 17.914-72 «Обложки дел длитель­ного хранения. Типы, размеры, технические требования».(Приложение№4)

В заголовки дел, содержащих распорядительные документы (приказы, протоколы), вносятся их номера.

Если в деле имеются особо ценные документы, документы — приложения к основному документу и др., наличие которых не может быть определено по заголовку дела, то к таким документам составляется аннотация. Она пишется после заголовка с красной строки и составляется в порядке, установленном Правилами работы государственных архивов: вид документа, от кого он исходит, кому адресован, его дата и краткое содержание:

Годовой отчет о работе школы за 2010-2011 учебный год. К отчету приложена докладная записка с ретроспективным анализом развития школы с момента ее создания в 1903 году.

Если дело состоит из нескольких томов, в каждом томе указы­ваются дата начала (число, месяц, год) и дата окончания данного тома.

Надписи на обложках дел постоянного и долговременного хра­нения следует производить четко, светостойкими чернилами.

При упрощенном оформлении дел они не подшиваются (оста­ются на скоросшивателях), листы в них не нумеруются, уточне­ния на обложках не производятся, описи на дела не составляются. Учет и проверка их наличия ведется по номенклатуре дел.

Те документы, которые подлежат уничтожению, отбирают после того, как каждый документ подвергнется описи. Все документы, подлежащие уничтожению, описываются и на них составляются акты. Комиссия на заседании определяет, какие именно документы подлежат уничтожению. Все акты должны быть подписаны руководителем учреждения.

Следует особо отметить, что архивный шифр на обложках дел постоянного хранения проставляется чернилами в ведомственном архиве только после включения дел в годовые разделы сводных описей дел (до этого он проставляется карандашом). Архивные шифры на обложках дел долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу проставляются чернилами после включения дел в годовые разделы сводных описей дел, одобренных ЭК учреждения, утвержденных руководителем учреждения.

При заполнении реквизитов обложки дела необходимо соблюдать следующие требования: название учреждения пишут полностью с указанием подчиненности в именительном падеже или указывают его официально принятое сокращенное наименование; заголовок и номер дела переносят на обложку из номенклатуры (последний целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

В конце делопроизводственного года в оформление обложки дела постоянного или долговременного (свыше 10 лет) хранения вносятся необходимые уточнения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или дело передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке дописывают название этого учреждения структурного подразделения). В необходимых случаях (например, если заголовок на обложке не отражает содержания документов в деле) в него вносятся дополнительные сведения и уточнения. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указываться их копийность. Подлинность документов дела в заголовке не оговаривается. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их помещают за заголовком (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их пишут после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов (частей) на обложку каждого тома (части) выносятся общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части).

Важным реквизитом обложки дела является дата дела, т.е. годы заведения и окончания дела в делопроизводстве. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дела, содержащего распорядительную, творческую и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), для которых точная датировка имеет важное значение, а также дела, состоящие из нескольких томов (частей), являются крайние даты документов, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело.

Датой дела, содержащего протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела являются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

В конце каждого дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения для учета количества и фиксации особенностей нумерации листов на отдельном листе составляется заверительная надпись, в которой цифрами и прописью указывается количество пронумерованных листов и отдельно через знак «+» (плюс) — количество листов внутренней описи (при ее наличии). Заверительная надпись пишется разборчиво, с указанием должности составителя, даты составления и подписывается составителем с расшифровкой подписи. Последующие изменения в составе и состоянии дела (недостача документов, присоединение новых замена подлинных документов копиями и т.д.) отмечаются заверительной надписью со ссылкой на соответствующий акт.

3. Составление описей

На оформленные и подготовленные к сда­че в архив дела составляется опись.

Опись — архивный справочник, содержащий систематизи­рованный перечень единиц хранения. Предназначена для учета и закрепления систематизации дел и служит основным учетным и справочным пособием в делопроизводстве и архиве. Опись ведется в единой валовой нумерации и состоит из годовых разделов. Внутри года дела располагаются по степени значимости с учетом номи­нального принципа (так же построена примерная номенклатура дел ОУ). Годовой раздел описи на дела постоянного хранения, предназначенные для последующей передачи в государственный архив, подлежит утверждению экспертно-проверочной комиссией этого архива.

На дела постоянного хранения, дела со сроками хранения более 10 лет и дела по личному составу описи составляются раздельно.

Перед внесением дел в опись их систематизируют, т.е. распола­гают в порядке значимости содержащихся в них документов, или пользуются номенклатурой дел. Личные дела, личные карточки уволенных работников и невостребованные трудовые книжки систе­матизируются строго по алфавиту.

Дела вносятся в опись в том порядке, в котором они были систе­матизированы. Каждое дело в описи получает номер, который сразу же проставляется и на обложку дела. Если дело состоит из несколь­ких томов, каждый том в описи получает самостоятельный номер.

По каждому делу в опись вносятся: порядковый номер, индекс дела, заголовок дела (в том числе аннотация), дата, количество листов, примечания. В опись дел со сроками хранения свыше 10 лет перед примечанием включается графа «Срок хранения дела». Все данные переписываются с обложки дела.

С момента заведения и до сдачи в ведомственный архив дела хранятся в рабочих комнатах или в специально отведенных для этой цели помещениях. Дела помещают в закрывающиеся шкафы, которые должны обеспечивать сохранность документов, и ставят корешками наружу.

Изымать и выдавать документы из дел постоянного хранения можно лишь в исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) с разрешения руководителя учреждения. При этом в дело обязательно вкладывают точную заверенную копию документа и акт о причинах изъятия подлинника. Копии и выписки из документов для использования в работе учреждения или в интересах отдельных граждан делают с разрешения руководства или должностных лиц, которым такое право предоставлено соответствующими ведомственными инструкциями.

В течение делопроизводственного года из дела разрешается выдавать документы для работы сотрудникам учреждения. При выдаче документа на его место помещают лист-заместитель, на котором указывают, какой документ, кому и на какое время выдан. После завершения делопроизводственного года документы из дел не выдаются. При необходимости выдают дело, в котором находится документ. На выданное дело заполняют карточку-заместитель, и ней указывают структурное подразделение, в которое выдано дело, номер дела, дату выдачи и возвращения, фамилию и должность лица, получившего дело, а также предусматриваются графы для расписок в получении и приеме дела.

За сохранность документов, находящихся в стадии делопроизводства, несут ответственность заведующий канцелярией, секретарь, делопроизводитель и т.д. Они должны обеспечивать контроль за сохранностью документов в структурных подразделениях и у отдельных исполнителей, своевременно докладывать руководству учреждения об имеющихся нарушениях.

Структурные подразделения учреждения передают в ведомственный архив дела постоянного, долговременного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные карточки делопроизводственной службы учреждения (канцелярии, секретариата, общего отдела и т.п.). Заголовок каждой картотеки включается в опись.

Передача дел в ведомственный архив осуществляется, как правило, по графику, составленному заведующим ведомственным архивом (или лицом, ответственным за архив), предварительно согласованному с руководителями структурных подразделений и утвержденному руководителем учреждения.

4. Сроки хранения документов

Устанавливаются с помощью специально разработанных и утвержденных архивными учрежде­ниями перечней документальных материалов с указанием сроков хранения документов различных категорий. Архивными учреж­дениями разработаны типовые перечни, которые устанавливают сроки хранения документации, типичной для большинства учреж­дений, организаций и предприятий. Поскольку типовые перечни не могут полно охватить всю документацию различных отраслей, министерствами и ведомствами на базе типовых перечней разра­батываются перечни, охватывающие документацию учреждений их системы. Наряду с перечнями, при проведении экспертизы можно пользоваться номенклатурой дел, так как в ней указаны сроки хранения каждого дела и даны ссылки на соответствующие статьи перечней.

Срок хранения исчисляется на 1 января года, следующего за годом окончания дела. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в ведомственный архив не подлежат и должны храниться централизованно в канцелярии, секретариате или другой службе делопроизводства учреждения или в структурных подразделениях. В исключительных случаях по решению руководителя организации они могут быть переданы в ведомственный архив по описям или номенклатуре дел, что определяет ведомственный архив.

Правильность формирования и оформления дел, соответствие их количества описи и номенклатуре дел проверяется сотрудником архива предварительно, на стадии подготовки дел к передаче в ведомственный архив структурными подразделениями. Если в формировании и оформлении дел установлены недостатки, работники структурных подразделений обязаны их устранить.

5. Передача документов в архив

Дела принимает заведующий ведомственным архивом (специальный сотрудник архива) или лицо, ответственное за архив, в присутствии работника сдающего структурного подразделения, Передача дел производится по описи и в обоих ее экземплярах против каждого передаваемого дела делается отметка о его наличии конце описи в каждом ее экземпляре цифрами и прописью указывается количество фактически принятых в архив дел, приема-передачи дел, а также ставятся подписи сотрудников ведомственного архива и лица, передавшего дела. При приеме (ценных дел проверяется количество листов в деле (Приложение№5).

Долговременное хранение документов в архивохранилищах может осуществляться только при условии соблюдения установленного правилами (Главархива РФ) санитарно-гигиенического и темпера­турно-влажностного режима хранения и защиты документов.

Одной из важнейших задач любого хранилища документов явля­ется обеспечение их сохранности.

6. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения

На дела с истекшим сроком хранения, отобранные к уничтожению, состав­ляют акт. Форма акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, типизирована и приведена в Методических рекомендациях по работе с документами в общеобразовательных учреждениях (МО РФ 20.12.2000 г. № 03-51/64).

Акт рассматривается и одобряется на заседании экспертной комис­сии, утверждается руководителем организации.

Рассмотрение и утверждение актов о выделении документов к уничтожению проводится только одновременно с рассмотре­нием и утверждением описей дел постоянного хранения за этот же период.

Уничтожение дел проводится только после составления годовых разделов сводных описей дел и их утверждения руководителем данной организации.

7. Каким может быть архив школы

Работа архива школы определяется локальным актом (Приложение№6). Архив образовательного учреждения может состоять он из трех основных разделов.

Первый раздел – руководство и контроль, второй раздел - учебно-воспитательная документация и третий раздел – кадры.

Разделы составлены в соответствии с номенклатурой дел, в таком же порядке, речь идёт только о тех документах, которые прошли экспертизу научной и практической ценности и для школы имеют историческое значение.

А теперь рассмотрим каждый раздел по отдельности.

Первый раздел - Руководство и контроль (соответствует организационно - правовым нормам и действующему закону РФ «Об образовании»).

Устав образовательного учреждения (является организационно-правовым документом, разрабатывается учреждением самостоятельно и утверждается учредителем) - хранятся постоянно.

Приказы директора ОУ по основной деятельности (утверждение локальных актов, должностных инструкций, расписаний уроков, о создании комиссий, об организации экскурсий, соревнований и т.д.) - хранятся постоянно.

Приказы директора ОУ по основной деятельности личного состава (об утверждении тарификации, о педагогической нагрузки, об аттестации, об отпусках, о доплатах, о дисциплинарных взысканиях, о командировках, об обучении на дому и др.) – постоянно, за исключением некоторых документов.

Локальные акты утверждаться должны ежегодно приказом (распоряжение, решение, план, правила, распорядок, положение и т.д.) – постоянно.

Книги, журналы регистрации поступающих и отправляемых документов. – временного хранения, 5 лет

Второй раздел – Учебно- педагогическая документация (документация, в которой отражается образовательный процесс учреждения)

Приказы директора ОУ по личному составу учащихся (о зачислении ребенка в ОУ, об исключении из списочного состава, о переводе из класса в класс и др. Книга приказов должна постранично, пронумерована, прошнурована, скреплена подписью директора и скреплена печатью) - 75 лет

Алфавитная книга записей учащихся (записываются все учащиеся школы в алфавитном порядке. Книга должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью директора и печатью школы) - 75 лет

Личные дела учащихся (ведется с момента поступления учащегося в школу и до её окончания. Личное дело имеет номер, соответствующий номеру в алфавитной книге, по окончанию школы личное дело учащегося хранится в архиве школы 3 года)

Классный журнал (является государственным документом, он рассчитан на учебный год и ведется в каждом классе по форме, утвержденной Министерством общего образования РФ) - 5 лет

По истечении 5 лет из классного журнала изымаются страницы с итогами учебной деятельности учащегося, листы сшиваются в книги по годам и хранятся в школе 25 лет)

Отчёты о работе учреждения (ф. ф ОШ-1, ОШ- 5, ОШ-9 и т.д.)

Протоколы (педагогического совета школы - постоянно, экзаменационных комиссий – 75 лет и т.д.)

Третий раздел – Кадры (отражает трудовую деятельность работников и подтверждает трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии)

Приказы по личному составу учреждения (прием, увольнения, изменение персональных данных, перемещение по должности, предоставления декретных отпусков, должны иметь обязательную ссылку на соответствующую статью Трудового кодекса РФ) - 75 лет

Личные карточки работников Т-2 (формируется сразу при приеме на работу, основанием для записи являются соответствующие документы: паспорт, трудовая книжка, военный билет, документы об образовании и др.) -75 лет

Личные дела работников (это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности, личные дела оформляются после издания приказа о приеме на работу) - 75 лет

Книга учёта личного состава работников – 75 лет.

Заключение

Подводя итог, напомним, что завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к архивному хранению. Но сначала экспертная комиссия организации должна произвести экспертизу ценности документов. Экспертиза ценности документов в делопроизводстве производится при составлении номенклатуры дел. Работу по организации и проведению экспертизы ценности документов должна проводить постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) организации. Затем следуют оформление дела и его опись

В ведомственный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителем структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Ответственность за сохранность документов ОУ несет директор школы.

Литература

1. Кирсанова М.В., Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2000.

2. Делопроизводство : Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А.; под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2001.

3. Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие/ Издание 9-е, исправленное и дополненное. – М.: ЗАО «Бизнес – школа «Интел – Синтез» совместно с ООО «Журнал «Управление персоналом», 2003.

Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. — М.: ВНИИДАД, 1991.

Основные правила работы ведомственных архивов. — М., 1988.

Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии организации. Утверждено Приказом Росархива от 19.01.1995 №2.

Теория и практика референтской деятельности: Учеб. пособие /О.Я. Гойхман, Т.В. Гордиенко, Т.М. Надеина и др.; Под ред. О.Я. Гойхмана. — М.: Инфра-М, 1999, 272 с.

Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-97 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. - М.: Дело,1999, 232 с.

Приложение №1

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Новониколаевская основная общеобразовательная школа»

Рассмотрено Утверждаю

На заседании педагогического Приказ № от__________2015

Совета Протокол № Директор школы__________

От______2015 И. И. Журбенко

Положение

об экспертной комиссии

1. Общие положения

1.1 Экспертная комиссия (ЭК) создаётся для организации и проведения работы по экспертизе ценности документов и подготовки их к передаче на архивное хранение.

1.2 ЭК является совещательным органом. Её решения вступают в силу после утверждения их директором.

1.3 Состав ЭК назначается директором в количестве 3 человек.

2. Функции экспертной комиссии

Экспертная комиссия осуществляет следующие функции:

2.1 Организует и проводит совместно с делопроизводственной службой и архивом ежегодный отбор документов для дальнейшего хранения и к уничтожению, осуществляет контроль за организацией документов в делопроизводстве МБОУ «Новониколаевская школа».

2.2 Рассматривает и выносит решения об одобрении и представлении на утверждение в установленном порядке:

· графиков по подготовке и передаче документов на государственное хранение;

· сводных описей дел постоянного и описей дел долговременного (свыше 10 лет) хранения;

· актов о выделении к уничтожению находящихся в архиве документов, сроки хранения которых истекли.

2.3 Принимает участие в подготовке и рассмотрении номенклатуры дел учебного заведения, экспертизе ценности документов и подготовке их для последующего хранения.

2.4 Обеспечивает проведение инструктажа и консультаций работников по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовке к передаче на дальнейшее хранение.

3. Права экспертной комиссии.

3.1 В соответствии с установленными требованиями давать указания структурным подразделениям, соответствующим работникам, отвечающим за ведение дел, по вопросам организации документов в делопроизводстве, экспертизы их ценности и подготовки к передаче на архивное хранение

3.2. Требовать от руководителей структурных подразделений розыска отсутствующих дел, подлежащих передаче на хранение в государственный архив, и представление письменного объяснения в случае их утраты

3.3. Запрашивать от структурных подразделений сведения и заключения, необходимые для определения ценности и сроков хранения документов.

3.4. Заслушивать на своих заседаниях информацию о качестве оформления документов и формировании дел в делопроизводстве, состоянии учёта и сохранности дел постоянного и долговременного хранения.

3.5 Приглашать на заседание экспертной комиссии в качестве консультантов и экспертов специалистов соответствующих организаций, а в случае необходимости - работников архивных учреждений.

3.6 Информировать руководство по вопросам, входящим в компетенцию экспертной комиссии.

4. Организация работы экспертной комиссии.

4.1 Экспертная комиссия осуществляет свою деятельность в непосредственном контакте с ЭПК соответствующего архивного учреждения и получает от неё необходимые организационно-методические указания.

4.2 ЭК работает по плану, утверждённому директором, и отчитывается перед ним о своей работе.

4.3 Вопросы, относящиеся к деятельности и компетенции ЭК, рассматриваются на её заседаниях, которые проводятся 1 раз в год.

4.4 Решения ЭК принимаются большинством голосов. Заседания ЭК протоколируются.

4.5 Обязательному утверждению соответствующим архивным учреждением подлежат: решения ЭК об одобрении описей на деле постоянного и долговременного (свыше 10 лет) хранения, предложения об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных действующими перечнями и примерными номенклатурами дел.

4.6 Ведение делопроизводства ЭК и хранение её документов возлагается на секретаря комиссии.

Приложение №2

Лист-заверитель дела №___________

В деле подшито и пронумеровано-__________________листа(ов)

(цифрами и прописью)

в том числе пропущенные номера__________________листа(ов) внутренней описи

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов

Дата____________

Форма листа-заверителя

Приложение№3

Внутренняя опись

документов дела

№___________

№	Заголовок дела	Дата документа	Индекс документа	Номера листов дела

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю

опись документов дела подпись расшифровка подписи

дата

форма внутренней описи документов дела

Приложение № 4

(наименование организации или структурного подразделения организации)

Опись _________________________

Единиц хранения _________________

Дело №__________________

Том №___________________

Начато__________________________

Окончено _______________________

На ______________________листах

Хранить ________________________

Форма обложки дела

Приложение № 5

Опись

документальных материалов __________________________хранения

(постоянного, временного)

Наименование организации

За________________________________год

№	Индекс дела	Заголовки единиц хранения(дел)	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание

Всего сдано _______________дел

Цифрами и прописью

Руководитель ______________ (расшифровка подписи)

Сдал: наименование должности лица, составившего опись _____________(расшифровка подписи)

Принял: ______________________(расшифровка подписи)

Форма описи документов

Положение № 6

Муниципальное бюджетное общеобразовательное учреждение

«Новониколаевская основная общеобразовательная школа»

Принято Утверждено

на заседании педагогического Приказ №

совета от__________2015г

Протокол № от_________2015г. директор школы

И. И. Журбенко

Положение об архиве

1. Общие положения.

1.1. Архив образовательного учреждения образован в целях учета, хранения и использования документов.

1.2. Архив образовательного учреждения представляет собой совокупность принадлежащих образовательному учреждению документов, имеющих научное, социальное, экономическое или историческое значение.

1.3. В своей работе архив образовательного учреждения руководствуется законодательством Российской Федерации об архивном деле, нормативно - методическими документами по архивному делу и делопроизводству и настоящим Положение об архиве (далее Положение).

1.4. Документы архива с постоянным и временным сроком хранения хранятся в Образовательном учреждении.

1.5.Образовательное учреждение обеспечивает отбор, учет, сохранность, качество обработки, использование документов архивного фонда, образующихся в его деятельности.

1.6.Документы архива не могут быть объектами купли-продажи, иных сделок, нарушающих право государственной собственности на такие документы, и представляются только в пользование в соответствии с настоящим Положением.

Лица, виновные в совершении указанных сделок, а также в хищении, сокрытии, порче, бесхозяйственном хранении или незаконном уничтожении документов архивного фонда, привлекаются к уголовной, материальной и иной ответственности в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.7.Образовательное учреждение обеспечивает архив необходимым помещением и оборудованием.

1.8.Приказом директора школы назначается работник ответственный за архив и обеспечение сохранности документов.

1.9. Контроль за деятельностью архива осуществляет директор образовательного учреждения.

2. Состав документов архива.

2.1. Архив состоит из документов, образовавшихся в результате деятельности Образовательного учреждения.

2.2. В состав архива входят управленческая, статистическая, финансовая и другая специальная документация согласно номенклатуре дел, законченная делопроизводством.

3. Организация архива.

3.1. Хранение архивных документов осуществляется архивом Образовательного учреждения.

3.2. Состав документов, подлежащих передаче на хранение, и сроки хранения документов определяются номенклатурой дел.

Номенклатура дел с указанием сроков хранения утверждается директором образовательного учреждения.

3.3. При реорганизации или ликвидации образовательного учреждения для решения вопроса о дальнейшем хранении документов в состав комиссии, образуемой для передачи дел, включается представитель архивного отдела администрации Яйского муниципального района.

3.4. Для организации и проведения экспертизы ценности документов, их отбору и подготовке для передачи на хранение создается экспертная комиссия. Экспертиза ценности и уничтожение документов осуществляется постоянно действующий экспертной комиссией, которая создается на основании Положения о ней.

4. Задачи и функции архива.

4.1. Основными задачами архива являются:

4.1.1. Комплектование документов, состав которых предусмотрен разделом II настоящего Положения;

4.1.2. Учет, обеспечение сохранности, использование документов, хранящихся в архиве;

4.1.3. Осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве.

4.2. В соответствии с возложенными на него задачами архив осуществляет следующие функции:

4.2.1. Учитывает и хранит документы образовательного учреждения после завершения делопроизводства;

4.2.2. Принимает не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством, учитывает и хранит документы по основным направлениям деятельности образовательного учреждения;

4.2.3. Составляет и предоставляет не позднее чем через 2 года после завершения делопроизводством описи дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии образовательного учреждения;

4.2.4. Осуществляет учет и обеспечивает полную сохранность принятых на хранение дел;

4.2.5. Организует использование документов: информирует руководство и работников о составе, содержании документов архива, выдает в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки, исполняет запросы организаций, заявления граждан об установлении и подтверждении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера;

4.2.6. Ведет учет использования документов, хранящихся в архиве;

4.2.7. Проводит экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве, участвует в работе экспертной комиссии;

4.2.8.Ответственный за архив обязан повышать квалификацию по делопроизводству; участвует в разработке инструкции по делопроизводству, номенклатуры дел образовательного учреждения;

5. Права архива.

5.1. Для выполнения возложенных задач и функций архив имеет право:

5.1.1. Контролировать выполнение установленных правил работы с документами;

5.1.2. Запрашивает от администрации школы и работников сведения необходимые для работы архива;

5.1.3. Ходатайствовать перед руководителем о наказании и привлечении к ответственности работников, нарушающих правила работы с документами и настоящее Положение.

6. Ответственность.

6.6.1. Работник, ответственный за архив, несёт ответственность за выполнение возложенных на архив задач и функции.