Автоматизированное рабочее место в СУБД

Автоматизированное рабочее место (АРМ) в Microsoft Access

Понятие и назначение АРМ

АРМ – это человеко-машинная система, комплекс технических средств рассчитанный на профессионального пользователя и ориентированный на решение задач из выделенных проблемных областей.

Основное назначение АРМ – автоматизированное представление информации на ПЭВМ в удобной для пользователя форме, формирование и ведение локальной информационной базы предметной области, предоставление различных сервисных услуг пользователю.

К АРМ предъявляются следующие требования:

• своевременное удовлетворение информационных и вычислительных потребностей,
• приспособленность к уровню подготовки пользователя и его профессиональным запросам,
• простота общения с системой,
• возможность обучения пользователя.

Классификация АРМ:

• по функциональному назначению ( АРМ административных работников )
• по технологическому способу ( АРМ руководителя )
• по характеру оснащенности техническими и программными средствами: ( АРМ общего назначения, АРМ специального назначения )
• обрабатывающие АРМы используются для сбора, подготовки, обработки первичной документации.

Базы данных: понятие, основные элементы.

База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные.Программное обеспечение, предназначенное для работы с базами данных, называется система управления базами данных (СУБД).

Классификация баз данных:

По характеру хранимой информации:

— Фактографические (картотеки),

— Документальные (архивы)

По способу хранения данных:

— Централизованные (хранятся на одном компьютере),

— Распределенные (используются в локальных и глобальных компьютерных сетях).

По структуре организации данных:

— Табличные (реляционные),

— Иерархические,

В иерархической базе данных записи упорядочиваются в определенную последовательность, как ступеньки лестницы, и поиск данных может осуществляться последовательным «спуском» со ступени на ступень

Реляционная база данных, представляет собой двумерную таблицу.

Элементы реляционной БД:

• Столбцы таблицы называются полями : каждое поле характеризуется своим именем и типом данных (текст, число, дата, логическое, счетчик )
• Строки таблицы являются записями об объекте. Запись БД – это строка таблицы, содержащая набор значения определенного свойства,

Этапы построения базы данных

Построение базы данных - это сложный процесс, который можно разделить на несколько этапов, включающих проектирование и создание БД

Этапы проектирования:

• Определение предметной области базы данных, подбор информации.
• Структуризация данных ( разработка схемы данных и нормализация таблиц)

Этапы создания БД в MS Access

• Создание таблиц согласно схемы (задание ключей, типов данных, и параметров)
• Создание схемы данных (установка связей, параметров целостности данных)
• Создание запросов (определение полей, условий и параметров)
• Создание форм (определение вида форм, типов полей)
• Создание отчетов (выбор запроса, структуры отчета, вставка полей данных)

Определение предметной области базы данных важный этап проектирования при котором определяется основные объекты-сущности (человек, автомобиль) относительно которых будет строится база данных.

Структуризация данных

Этапы структуризации

• Выделение сущностей (студенты, родители, преподаватели и т.д.). Сущность должна однозначно называть объект.
• Нормализация таблиц(приведение к виду 3НФ):

1НФ – атомарность (одно слово в записи)

2НФ – избыточность (неповторяемость),

3НФ – транзитивность (независимость друг от друга)

Позволяет исключить ошибки и аномалии обновления и удаления

3. Назначение ключевых полей однозначно определяющих экземпляр сущности (КодСтудента)

4. Определение типа связей между ключевыми полями

• один – к - одному , каждой записи из одной таблицы соответствует одна запись в другой таблице;
• один – ко - многим , каждой записи из одной таблицы соответствует несколько записей другой таблице;
• многие – к - одному, множеству записей из одной таблице соответствует одна запись в другой таблице;
• многие – к - многим , множеству записей из одной таблице соответствует множество записей в другой таблице ( надо разбивать)

5. Построение информационно-логической схемы данных

Пример информационно-логической схемы

Создание новой базы данных Access

БД Access создает один файл, который содержит все таблицы, запросы, формы, отчеты и другие объекты,

Для создания базы данных необходимо выполнить следующие шаги:

• Откройте Microsoft Access и выберите Новая база данных, затем щелкните на кнопке ОК.
• Задайте имя новой базы данных

Создание таблиц

Существует три способа создания: путем ввода данных, в режиме конструктора, с помощью мастера.

Порядок работы с конструктором таблиц

(согласно составленной схемы)

• Заполняем поля (заполняем название и тип данных)
• Задаем свойства полей (размер, значение по умолчанию и т.д.)
• Задаем ключевое поле (щелчок правой кнопкой мыши слева от названия
• Называем и сохраняем таблицу

Создание схемы данных

Меню Сервис команда схема данных

Порядок работы со схемой данных

(согласно составленной схемы)

• Добавляем таблицы в схему (правой кнопкой щелчок на схеме команда добавить таблицу)
• Устанавливаем связи между ключевыми полями (щелкаем по полю и удерживая мышь ведем на ключевое поле другой таблицы)
• Устанавливаем параметры отношения
• Устанавливаем тип связей (кнопка объединение 1к1, 1кМ, Мк1)
• Проверяем установленный тип связей

Создание запросов

Существует два способа создания запросов:

• С помощью мастера (удобно создавать)
• В режиме конструктора (можно редактировать)

Создание с помощью мастера

• Выбор таблиц и полей
• Перенос полей в выборку
• Нажать далее
• Ввести название запроса
• Выбрать изменить макет для дальнейшего редактирования запроса

Типы запросов

Запросы в Access создаются на языке высокого уровня SQL

Тип запроса можно изменить открыв созданный запрос в конструкторе.

Открыть меню Запрос и выбрать тип запроса

• Выборка данных select (выбор данных по условиям и параметрам)
• Перекрестный запрос transform (сводные данные в запросе)
• Создание таблиц select into (создание таблицы на результатам запроса)
• Добавление данных insert into (добавление данных в таблицу или запрос)
• Обновление данных update (обновление данных в таблице или запросе)
• Удаление данных delete ( удаление данных в таблице)
• Объединение данных union (объединение однотипных данных в таблицах

Редактирование запросов

Запросы предназначены для выбора данных из таблиц по заданным критериям. Существует два способа задания критериев отбора:

• Условия отбора
• Установка параметров

Порядок редактирование

• Установка условий отбора (если в строке то объединение по «И», если в разных строках то объединение по «ИЛИ»
• В тех случаях когда критерий отбора устанавливается во время выполнения запроса задаем параметр в скобках [ ]

Создание и редактирование форм

Формы предназначены для удобства внесения и просмотра данных пользователем. Существует два способа создания форм:

• С помощью мастера
• В режиме конструктора

Создание форм с помощью мастера

• Выбор полей формы из запроса или таблицы
• Выбор типа формы (в один столбец - по одной записи, ленточный и табличный - все записи.
• Выбор типа оформления
• Название формы и сохранение

Редактирование форм в конструкторе

• Открываем форму
• Выбираем объект на панели элементов и вставляем в форму
• Щелкаем на объекте правой кнопкой мыши и задаем свойства объекта

Создание отчетов

Отчеты предназначены для просмотра и распечатки данных запроса в удобном виде.

Создание отчета с помощью мастера

• Выбор полей формы из запроса или таблицы
• Создание группировки данных
• Создание сортировки данных
• Выбор типа макета
• Выбор типа оформления
• Название формы и сохранение

Редактирование отчета в конструкторе

Аналогично редактированию форм

Обслуживание и защита БД

Для обеспечения сохранности и быстродействия базы данных необходимо периодически производить операции обслуживания

Операции обслуживания

Меню Сервис

• Сжатие/восстановление – позволяет уменьшить размер и увеличить быстродействие базы данных за счет дефрагментации данных.
• Резервное копирование – позволяет создавать резервные копии баз данных и в случае повреждения восстанавливать копию из архива

Параметры защиты

Меню Сервис

• Защите на открытие базы данных
• Распределение прав пользователей БД

Домашнее задание

Предметная область: «Библиотека сварщика, токаря, монтажника», составить описание, нормализовать сущности и составить информационно-логическую схему базы данных для выполнения практической работы

(3 - 4 таблицы с разными типами связей )