Бланки документов

БЛАНКИ ДОКУМЕНТОВ

Цель:

изучить виды бланков документов и требования к их оформлению

Работа с нормативной литературой.

Ответьте на вопросы, используя ГОСТ Р 6.30 – 2003 :

• Назовите дату введения ГОСТ Р 6.30 – 2003.
• Назовите область распространения стандарта.
• Что устанавливает стандарт?
• Что такое формуляр документа?
• Что такое реквизит?

Бланк  (в переводе с фран. «белый; чистый») – стандартный лист бумаги с нанесенными на нем постоянными реквизитами, предназначенный для составления документа по определенной форме.

Формат бланков  документов:

А4 (210х297) ,

А5 (148х210),

A3 (420x297) для документов с таблицами

Поля документа: 20 мм – левое (30-35);  10 мм – правое;  20 мм – верхнее;  20 мм – нижнее;

Изготовление бланков

Все виды бланков или отдельные виды бланков организации могут изготавливаться типографским способом, средствами оперативной полиграфии. Организация может принять решение об использовании электронных шаблонов бланков

Требования к бланкам

и составу реквизитов бланка, их расположению, так же как и правила оформления реквизитов документов, установлены ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов »

Расположение реквизитов на бланке :

Продольное Угловое

Бланк с угловым размещением реквизитов считается более выгодным

• позволяет сэкономить до 20% площади формата;
• рационален для оформления писем, т.к. в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя;
• удобен для документов, которые требуют утверждения (гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу, 16 реквизит).

ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

МЕДИЦИНСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В.Ф. Войно-Ясенецкого

Министерства здравоохранения и социального развитияРФ

КрасГМУ Минздравсоцразвития РФ

ул. Партизана Железняка, 43, г.Красноярск , 166022, тел. (3912) 20-13-95, факс (3912) 23-78-35 E-mail: rector @ krsk . info

Угловое расположение реквизитов

ГБОУ ВПО КРАСНОЯРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

МЕДИЦИНСКИЙ

УНИВЕРСИТЕТ имени профессора В.Ф. Войно-Ясенецкого

Министерства здравоохранения и социального развития РФ КрасГМУ Минздравсоцразвития РФ ,

ул. Партизана Железняка, 43, г. Красноярск, 166022, тел. (3912) 20-13-95, факс (3912) 23-78-35 E-mail: rector @ krsk . info

Продольное расположение реквизитов

Классификация бланков документов

Общий бланк

• Для изготовления любых документов
• Общий бланк в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 06.

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД )

______________ № ______________

Москва

Бланк письма

• Указываются адресные данные организаций – получателей писем.
• Бланк письма в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 04, 06, 07 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 14, 15, 16, 17, 18, 19

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

Милютинский пер., д.7а, Москва, 101000

тел. 923-00-54, факс 923-23-60

ОКПО 02842708; ОГРН 342516798, ИНН/КПП 123456789/9876543211

______________ № ______________   +                   +

На № _________от ______________

Бланк конкретного вида документа

Бланк конкретного вида документа, кроме письма, в зависимости от учредительных документов организации включает реквизиты 01, 02, 03, 05, 06, 08, 12, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 09, 10, 11, 12, 17, 18

ФЕДЕРАЛЬНАЯ АРХИВНАЯ СЛУЖБА РОССИИ

Всероссийский научно-исследовательский институт

документоведения и архивного дела

(ВНИИДАД)

ПРИКАЗ

___________________ № _______________     

Москва

+                   +

Шрифт –

Times New Roman, 14 (12), обычный;

заголовки – Arial, 18 … 15, по центру (левому краю); 

отступ первой строки абзаца 1,25;

межстрочный интервал 1,5 (1,2 или 1).

Номера страниц   проставляют посередине верхнего поля листа. Номер пишется арабскими цифрами без знаков препинания

Требования к изготовлению, учету и хранению гербовых бланков

• Гербовые бланки изготавливают только полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.
• Гербовые бланки в организациях подлежат учету. На гербовых бланках типографским способом или нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и серии этих номеров. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в регистрационно-учетной форме.
• Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.
• Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в регистрационно-учетной форме.
• Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на подразделение организации, ответственное за делопроизводство.
• Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются приказом руководителя организации.

Пример гербового бланка

Использование бланков с изображением герба

• регламентировано законодательством, разрешено не только органам исполнительной власти и иным государственным органам, организациям и учреждениям, но и организациям независимо от формы собственности, наделенным отдельными государственно-властными полномочиями

Журнал учета поступления гербовых бланков

№

п/п

1

Наименование вида бланка

2

3

Дата поступления

4

Номер сопроводительного документа

5

Наименование предприятия - изготовителя

6

Серия и номер

бланка

Документы должны не только иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения, но и оформляться на бланках .

Домашнее задание

• Повторить изученную тему.
• Оформить 3 вида бланков документов с разным расположением реквизитов на компьютере.