Чек-лист (шаблон) для подготовки мероприятия в школьном историко - краеведческом музее

ЧЕК-ЛИСТ ПОДГОТОВКИ МЕРОПРИЯТИЯ (ШАБЛОН)

I. Массовые открытые мероприятия.

II. Мероприятия с фиксированным количеством участников (закрытые).

I. Массовые открытые мероприятия: Лекция, дискуссия, дебаты, форум, презентация и т.д.

Выбор помещения:

 место проведения мероприятия должно быть удобным и доступным (транспортный доступ, отсутствие источников шума, наличие звукоизоляции, необходимого света, микрофонов, вентиляции);

 при выборе помещения учитывается формат мероприятия, количество участников и время проведения мероприятия;

 в помещении обязательно должны быть работающие розетки и выключатели;

 помещение должно хорошо проветриваться и освещаться;

 желательно иметь возможность (при необходимости) вывести материал на экран, распечатать текст на принтере, откопировать материалы, выйти в Интернет;

1. Определение даты проведения, информационное обеспечение и предварительная подготовка:

 за 14 дней до начала мероприятия определяется дата проведения, время начала (публичные мероприятия не планируются на раннее утро, поздний вечер и обед) и его продолжительность (желательно не превышать 2,5 часов);

 за 14 дней определяется круг приглашаемых на мероприятие лиц и ответственных за подготовку;

 за 2-3 дня до начала необходимо обзвонить наиболее значимых для данного мероприятия приглашенных лиц (СМИ и т.д.);

1. Подготовка помещения:

 за 30 минут до начала мероприятия в помещении расставляются должным образом столы, стулья и оборудование;

 доступ в помещение обеспечивается за 15-20 минут до начала мероприятия;

 необходимое оборудование (диктофон, фотоаппарат, микрофон, экран, и т.д.) должно быть удобно расположено и заранее проверено.

1. Деятельность непосредственно на мероприятии:

 на публичном массовом мероприятии регистрации участников не проводится, считается только общее количество присутствующих (отдельная регистрация проводится лишь в том случае, когда на мероприятии раздаётся какая-либо печатная продукция, требующая личных подписей за получение);

 после начала мероприятия вход в помещение контролируется кем-то из сотрудников (активистов, волонтёров) и обеспечивается соблюдение тишины вокруг помещения;

 заранее назначенные сотрудники (активисты, волонтёры) помогают ведущему мероприятия справляться с оборудованием и аппаратурой (включение/выключение микрофонов, перенос микрофона по аудитории между желающими выступить, включение/выключение света, настройка проектора, запись на диктофон или видеокамеру и т.д.).

1. Завершение мероприятия:

 если участникам раздавались какие-то анкеты – организуется сбор заполненных экземпляров;

 в случае необходимости, заранее назначенными сотрудниками (активистами, волонтёрами) организации проводится уборка помещения;

1. Фиксация мероприятия и отчётность:

 на мероприятии обязательно ведётся видеозапись всего мероприятия или отдельных фрагментов и фотосъемка;

 после проведения мероприятия аудио- и фото-файлы перемещаются в компьютер в отдельную папку, которая создаётся под каждое мероприятие в специально заведённой директории;

 по итогам мероприятия пишется краткая аналитическая справка, в которой должна быть отражена вся значимая информация по прошедшему мероприятию (эта информация потребуется для дальнейшей аналитики, отчётности и пр.);

 по итогам мероприятия пишется содержательный пресс-релиз, который вывешивается на сайте организации

II. Мероприятия с фиксированным количеством участников (закрытые). круглый стол, мозговой штурм, мастер-класс, тренинг и т.д.

1. Выбор помещения:

 место проведения мероприятия должно быть удобным и доступным (транспортный доступ, отсутствие источников шума, наличие звукоизоляции, необходимого света, микрофонов, вентиляции);

 при выборе помещения учитывается формат мероприятия, количество участников и время проведения мероприятия;

 помещение должно хорошо проветриваться и освещаться;

 желательно иметь возможность (при необходимости) вывести материал на экран, распечатать текст на принтере, откопировать материалы, выйти в Интернет;

1. Определение даты проведения, информационное обеспечение и предварительная подготовка:

 за 14 дней до начала мероприятия определяется дата проведения, время начала (публичные мероприятия не планируются на раннее утро, поздний вечер и обед) и его продолжительность (желательно не превышать 2,5 часов);

 за 14 дней определяется круг приглашаемых на мероприятие лиц и ответственных за подготовку;

 за 2-3 дня до начала необходимо обзвонить планируемых участников мероприятия (тех, кто не ответил на приглашение: не подтвердил своего участия или не отказался) и составить окончательный список участников;

3) Подготовка помещения:

 за 30 минут до начала мероприятия в помещении расставляются должным образом столы, стулья и оборудование;

 доступ в помещение обеспечивается за 25-30 минут до начала мероприятия;

 если мероприятие предусматривает кофейную паузу, то выделяется специальное место (от стола в уголке, то отдельной комнаты), где размещаются чайники, чай, кофе, печенье и пр.; желательно, чтобы за организацию кофе-брейка отвечал отдельный сотрудник (активист, волонтёр);

 необходимое оборудование должно быть удобно расположено и заранее проверено.

4) Деятельность непосредственно на мероприятии:

 регистрация участников начинается за 20-30 минут до начала мероприятия;

 заранее назначенные сотрудники (активисты, волонтёры) помогают ведущему мероприятия справляться с оборудованием и аппаратурой (включение/выключение микрофонов, перенос микрофона по аудитории между желающими выступить, включение/выключение света, настройка проектора, запись на диктофон или видеокамеру и т.д.).

5) Завершение мероприятия:

 если участникам раздавались какие-то анкеты – организуется сбор заполненных экземпляров;

 в случае необходимости, заранее назначенными сотрудниками (активистами, волонтёрами) организации проводится уборка помещения;

6) Фиксация мероприятия и отчётность:

 на мероприятии ведётся видеозапись всего мероприятия или отдельных фрагментов и фотосъемка;

 после проведения мероприятия аудио- и фото-файлы перемещаются в компьютер в отдельную папку, которая создаётся под каждое мероприятие в специально заведённой директории;

 по итогам мероприятия пишется краткая аналитическая справка, в которой должна быть отражена вся значимая информация по прошедшему мероприятию (эта информация потребуется для дальнейшей аналитики, отчётности и пр.);

 по итогам мероприятия пишется содержательный пресс-релиз, который вывешивается на сайте организации