Практикум по Microsoft Office Access 2010
ПРАКТИЧЕСКАЯ РАБОТА №1
«СОЗДАНИЕ, ЗАПОЛНЕНИЕ, РЕДАКТИРОВАНИЕ БАЗЫ ДАННЫХ»
Цели работы:
познакомиться с основными понятиями базы данных;
научиться создавать таблицу базы данных в режиме Конструктор;
освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;
освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц базы данных;
научиться удалять таблицы;
научиться создавать формы для ввода данных.
Этапы работы:
Проектирование структуры базы данных.
Создадим базу данных, где вся информация хранится в одной таблице.
Конструирование структуры будущих таблиц базы данных. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор. В ней будет 7 полей (код, фамилия, имя, отчество, год рождения, школа, класс) и 10 записей. Поле код - уникальный ключ записи (обычно используется для связи записей из разных таблиц).
Ввод данных в таблицы.
В данном варианте будет только одна таблица. Таблицу будем создавать в режиме Конструктор, а заполнять - в режиме таблицы, передвигаясь по ячейкам с помощью стрелок, клавиши табуляции или мышки.
Создание формы.
Создадим форму для ввода данных и воспользуемся ею.
Ход работы:
Задание 1. Создайте новую базу данных и изготовьте структуру таблицы с информацией о студентах «Компьютерной школы».
Порядок работы:
• Вызовите программу Access. Для этого дважды щелкните по пиктограмме Microsoft Access. Перед вами откроется окно системы управления базами данных, в котором появится меню, представленное на рисунке ниже:
Нажмите на кнопку Новая база данных. В появившемся поле Имя файла в качестве имени базы данных введите свою фамилию. Это будет название вашей личной базы данных. И щёлкните по кнопке Создать.
В верхней строке вы увидите надпись Код/Счётчик – это Ключевое поле, поэтому мы переходим к следующей строке. В левой клетке введите имя поля (набирайте слово "Фамилия", а не свою фамилию) и нажмите на клавишу [Enter], В соседней клетке появится тип данных, по умолчанию он задается Текстовый. Любой другой выбирается с помощью ниспадающего меню.
Напоминание. Переход от клетки к клетке осуществляется одним из способов: мышкой; нажатием на клавишу [Enter]; стрелками; клавишей [Tab].
Заполните поля в Конструкторе данными из табл. 1. Общие свойства поля оставляем по умолчанию (какие задает сама программа).
Таблица 1.
Сохраните таблицу, щелкнув по кнопке пиктографического меню.
Замечание. Выбор режима работы: таблица или конструктор - осуществляется кнопкой
.
Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Вид. Ввод данных вы будете производить в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически. Если закончить ввод в ячейку нажатием на клавишу [Enter], то маркер перейдет в следующую ячейку.
Заполните базу данных значениями из табл. 2.
Таблица 2
Код | Фамилия | Имя | Отчество | Год рождения | Школа | Класс |
1 | Иванникова | Анна | Ивановна | 1984 | 1 | 9 |
2 | Баранова | Ирина | Алексеевна | 1983 | 3 | 10 |
3 | Корнилова | Ольга | Владимировна | 1984 | 5 | 9 |
4 | Воробьев | Алексей | Петрович | 1983 | 1 | 10 |
5 | Воробьев | Алексей | Иванович | 1984 | 3 | 9 |
6 | Воробьев | Олег | Григорьевич | 1985 | 5 | 8 |
7 | Скоркин | Александр | Евгеньевич | 1982 | 1 | 11 |
8 | Володина | Анна | Алексеевна | 1984 | 3 | 9 |
9 | Новоселов | Алексей | Антонович | 1983 | 5 | 10 |
10 | Александрова | Елена | Алексеевна | 1984 | 1 | 9 |
Сохраните введенные данные, щелкнув по кнопке .В результате вы получили таблицу, с которой можно будет работать.
Замечание. Передвижение по таблице можно производить с помощью клавиш со стрелками на клавиатуре, клавишей табуляции, а также щелчком мыши. Можно пользоваться стандартными для Windows комбинациями клавиш для быстрого продвижения по таблице.
Задание 2. Выполните редактирование ячеек.
Порядок работы:
Замените фамилию Иванникова на Иванова. Для этого выделите редактируемую ячейку и наберите новую фамилию.
Замените год рождения на 1983. Для этого следует щелкнуть мышкой по нужной ячейке, и она откроется для редактирования. Удалите цифру 4 и введите вместо нее цифру 3.
Самостоятельное задание. Внимательно просмотрите таблицу и исправьте свои ошибки.
Задание 3. Выполните поиск записей по образцу.
Порядок работы:
Установите текстовый курсор в поле Фамилия;
Щелкните по кнопке , которая позволяет найти запись по
введенному значению. В результате появится диалоговое окно, представленное на рисунке ниже:
Замечание. Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. Поиск осуществляется в текущем поле, если установлен соответствующий флажок. В противном случае поиск идет по всем полям. При этом можно учитывать регистр. По окончании работы щелкните по кнопке Закрыть.
Задание 4. Создайте формы для ввода данных.
Порядок работы:
Выделите таблицу Список.
Выберите закладку Создание – Форма.
Появится пустая форма ввода, представленная на рисунке ниже.
Замечание. Значения кнопок работы с записями:
- переход к первой записи;
- переход к предыдущей записи;
- переход к следующей записи;
- переход к последней записи;
Задание 5. Добавьте в базу данных записи, используя форму.
Порядок работы:
Заполните базу данными, представленными в табл. 5.
Замечание. Переход от поля ввода к следующему полю производится клавишей [Tab], [Enter] или мышкой. Для перехода к
новой записи следует щелкнуть по кнопке . Значения поля Код будут заполняться автоматически. Значения поля Учебная группа выбирайте из ниспадающего списка(либо набрать, но только существующие группы).
Таблица 5
Код | Фамилия | Имя | Отчество | Год рождения | Школа | Класс |
1 | Чернова | Кристина | Ивановна | 1984 | 1 | 9 |
2 | Терещенко | Инна | Алексеевна | 1983 | 3 | 10 |
3 | Истратов | Максим | Владимирович | 1984 | 5 | 9 |
4 | Бондарь | Ольга | Петровна | 1983 | 1 | 10 |
5 | Новоселов | Алексей | Иванович | 1984 | 3 | 9 |
Сохраните введенные данные. Имя формы - Список. Закройте форму.
Откройте таблицу Список. Убедитесь, что в таблице появились новые записи.
Сохраните текущую таблицу.
Щелкнув по нижней кнопке в правом верхнем углу, закройте таблицу.
Задание 7. Предъявите преподавателю: таблицу Список.
Задание 11. Завершите работу с программой Access.
Порядок работы:
Выполните команду Файл - Выход.