Тайм-менеджмент современного педагога

Тайм-менеджмент современного педагога.

Цель: раскрыть всё разнообразие возможностей рационального использования и экономии собственного времени, ознакомить с методикой сокращения непроизводительных расходов временного ресурса.

Задачи: выяснить причины дефицита времени, практическое осуществление различных этапов.

Ход мероприятия

- Лучший совет по тайм-менеджменту – это игнорировать идиотов…

- Отличная цитата! Кто автор?

- Представлять, что их не существует…

- Ну, а кто автор-то?

- И продолжать делать своё…

Для грамотного распределения времени и создан тайм-менеджмент (ТМ), который позволяет эффективно использовать время: успевать делать все самые важные дела, при этом хорошо себя чувствовать, и уметь планировать свое развитие на будущее. Сегодня проблема управления собственным временем для педагогов становится актуальной. Поэтому каждому специалисту необходимо учиться ТМ.

Педагогу, постоянно организующему детский коллектив, необходимо прежде всего организовать самого себя. Педагогам хронически не хватает времени, не только на отдых, но и на труд. Ведь время является сильнейшим стрессогенным фактором.

Рабочий день педагога насыщен мероприятиями, как плановыми, так и внеплановыми: совещания, педсоветы, работа с коллегами и детьми, консультации, родительские собрания и т.д. Постоянное пребывание в состоянии «не знаю, за что хвататься» вряд ли можно назвать подходящим, когда речь идет о личной эффективности.

Всем известно выражение «Время – деньги», но, похоже, эта истина начинает менять свое значение, время становится дороже денег. Время – сегодня более необходимый ресурс для достижения жизненного успеха, который имеет особое специфическое свойство: он является необратимым, то есть упущенное время невозможно вернуть, как невозможно вернуть и утраченные возможности.

При этом специфичность времени заключается в том, что каждый человек неидеален им в равной степени, а именно 1440 минут в день – не б ольше и не меньше. Однако кому-то этого времени вполне хватает для реализации определенных задач, а кому-то катастрофически не хватает.

Упражнение. «Пирог времени» (20 минут) 

Цель: Осознание понятия «капитал времени» через визуальную технику. 
- Рассмотрим еще одну картинку (см. схема «Пирог времени»). Попробуем заштриховать пирог времени в соответствии с нашими временными ресурсами, который у нас еще есть. Итак, поставьте на окружности точку и от этой точки. 
Отсчитайте количество секторов, равное вашему возрасту. Заштрихуйте. Это то, что вы уже прожили. В этом круге 60 секторов (средняя продолжительность энергичности человека до пенсионного возраста). А теперь давайте посмотрим на то, что у нас еще впереди. Если мы тратим на сон – 8 часов. Это треть суток. Не правда ли? В сутках 24 часа, 8 часов это 1/3часть. Итак, треть нашей жизни мы тратим на сон. 
Отсчитайте и заштрихуйте 1/3часть секторов на сон. А теперь давайте посмотрим, сколько мы примерно потратим нашего времени на какие-то бесцельные ожидания, в течение которых нельзя ни почитать, ни послушать музыку. Это, к сожалению, могут быть периоды болезни. 
Отсчитайте на это еще 3 года. Тоже заштрихуйте.(Обсуждение в круге.) 
Посмотрите сколько остается. Весьма и весьма небольшой кусок пирога. На пару чашек чая. Наша задача растянуть этот пирог. Сделать его максимально вкусным, максимально питательным и полезным. Максимально нужным нам и вот этим мы будем сейчас заниматься. 

Итак, управление временем – это, по сути, есть самодисциплина, самоорганизация, которые ускоряют решение проблем, осуществление планов, действий и замыслов. Это технология рационального использования времени.

Тайм-менеджмент включает в себя несколько элементов, которые значительно сокращают время, необходимое для осуществления различных планов человека. К этим элементам относятся:

1. Анализ использования рабочего времени – это процесс, позволяющий выявить нерациональное использование рабочего времени, его причины.

Упражнение «Поглотители времени»

Цель: выявление препятствий, мешающих в достижении профессиональных целей.

В предложенном списке найдите и отметьте все занятия, которые можно определить, как «поглотители времени». Проранжируйте их.

Причины потерь времени:

• нечеткая постановка цели;

• отсутствие приоритетов;

• попытка слишком много сделать за один раз;

• не планирую предварительно свой день;

• не умею отделить важные дела от второстепенных;

• личная неорганизованность, недисциплинированность (беспорядок на письменном столе, в комнате и т. п.);

• отсутствие самодисциплины;

• не всегда знаю, что нужно делать;

• «расплывчатые» должностные обязанности, отсутствие понимания зон ответственности;

• отвлекаюсь на телефонные звонки (и надолго);

• не умею сказать «нет»;

• не довожу начатое до конца;

• долго раскачиваюсь в начале каждого дела;

• много времени трачу на мелкую и рутинную работу, а до важных дел руки не доходят;

• не знаю своего личного ритма физической и умственной активности;

• спешка, нетерпение;

• медлительность;

• недостаточный контроль за перепорученными делами;

• очень легко отвлекаюсь (например, на шум).

Пусть вас не смущает большое количество отмеченных вами слабых мест. Определите «свои» 3 наиболее дорогостоящие и придумайте способ, как их устранить. Одолев три важнейших «поглотителя» времени, вы сможете значительно сократить потери времени (домашнее задание «Я больше никогда не буду это делать»).

1. Постановка целей, которые хочет достичь человек – необходимый этап в тайм-менеджменте, он помогает ориентироваться в том, какие методы управления следует применять, а какие не стоит.

Планирование любых дел начинается с постановки цели. 

Цель должна быть конкретной, четко сформулированной. Очень важно представить себе ее конечный результат. А еще необходимо установить предполагаемый срок ее реализации.

При планировании сложных дел можно разбить цель на отдельные задачи. 

Например, ваша цель — аттестация.

Цель довольно сложная, необходимо разделить ее достижение на множество небольших этапов:

• сначала — сбор необходимой информации об особенностях аттестации (сроки, требования, условия);

• конкретизация временных рамок;

• выработка собственной стратегии прохождения аттестации и т.д.

Точно таким же образом надо поступать с любыми сложными задачами, разбивая их на мелкие до тех пор, пока не станет ясно, что именно для выполнения своего плана вы сможете сделать уже сегодня и прямо сейчас.

Важно правильно рассчитать свои возможности (ресурсы)

Вы хотите получить высшую категорию, проработав в школе три месяца? Рискованная цель и очень труднодостижимая. Но если вы верите в себя настолько, то почему бы и нет. Здесь главное, как вы оцениваете себя и свои возможности, а не мнение окружающих.

Итак,

- Цель должна быть ориентирована на результат! (Ради чего я приложил все эти усилия, стоит ли результат затраченных ресурсов?);

- Цель должна быть значимой для меня! (Все-таки это моя цель);

- Любая цель должна быть выполнима в определённом временном измерении (например, к родительскому собранию я должен быть готов до 12 октября).

- Не нужно ставить такие цели, которые наоборот приводили бы к увеличению стрессов в вашей жизни (труднодостижимые, практически «нереальные» цели).

1. Планирование рабочего времени – это процесс, во время которого происходит составление перечня задач, которые необходимо выполнить за определенный промежуток времени. Планирование ежедневной работы означает выигрыш во времени.

Л. Зайверт, специалист по менеджменту, на основе исследований сформулировал правило: «Кто регулярно в течение 10 минут планирует свой рабочий день, тот сможет сэкономить 2 часа, а также правильнее и лучше справиться с важными делами».

Давайте проверим, хорошо ли вы умеете рационально использовать время.

Анкета

0 – почти никогда;

1 – иногда;

2 – часто;

3 – почти всегда.

1. Я резервирую в начале рабочего дня время для подготовки работы планирования

2. Я перепоручаю другим всё, что может быть перепоручено

3. Я письменно фиксирую задачи и цели, сроки реализации

4. Каждый официальный документ я стараюсь обрабатывать за один раз окончательно

5. Каждый день я составляю список дел, которые нужно сделать, упорядоченным по приоритетам. Важные дела я делаю в первую очередь

6. Свой рабочий день я пытаюсь освободить от посторонних телефонных разговоров, незапланированных посетителей и неожиданно созываемых совещаний

7. Свои дневные нагрузки я стараюсь распределить в соответствии с графиком моей работоспособности

8. В моем плане времени есть «окна», которые позволяют реагировать на актуальные проблемы (непредвиденные беседы с коллегами, администрацией, родителями)

9. Я стараюсь направлять свою активность таким образом, чтобы в первую очередь сконцентрироваться на «жизненно важных» проблемах

10. Я умею говорить «нет», когда на мое время хотят претендовать другие, если мне необходимо выполнить более важные дела.

Теперь сложите полученные результаты.

0-15 баллов – вы не планируете свое время и находитесь под действием внешних обстоятельств. Некоторые из своих целей вы достигаете, если составляете список приоритетов и придерживаетесь его.

16-25 баллов – у вас хороший тайм-менеджмент.

26-30 баллов – вы можете быть образцом каждому, кто хочет научиться рационально использовать свое время. Позвольте окружающим ознакомиться вашим опытом.

1. Выработка различных методов борьбы с причинами нерационального использования временного ресурса.

Предлагаю провести упражнение «Золотая рыбка»

Цель: научить участников грамотно формулировать свои цели.

Предлагается участникам представить, что они поймали золотую рыбку и у них есть возможность у нее попросить исполнения трех желаний: одно желание личное (например, хочу в отпуск) и два для работы (например, хочу, чтобы Иванов написал отчет). 

Задается время на самостоятельную работу (1 минута).

Далее заслушиваются желания участников и записываются на флип. Услышав желание, тренер комментирует его, обещая исполнение. Например, участник говорит: «Хочу машину», тренер отвечает: «Так тому и быть: иметь тебе «Оку» последней модели!» или участник говорит «хочу, чтобы Иванов написал мне отчет», а тренер отвечает: «Так тому и быть: напишет тебе Иванов отчет, как потратил свою последнюю зарплату» и т.д. и т.п. После опроса нескольких человек, тренер задает вопрос участникам озвучившим свои желания: "Поднимите руки те из вас, кто удовлетворен тем, что пообещала ему «золотая рыбка»? (скорее всего, этих рук не будет, или их будет 1-2).

ВАЖНО: ни в коем случае на этапе сбора желаний не должны предлагать участникам переформулировать свои желания по ходу - эффект стирается.

• Что сейчас происходило?

• Как нужно было загадывать желания, чтобы они были исполнены?

Слушаются ответы, обобщается сказанное и выписывается на доску пять критериев правильности формулирования цели: конкретность, измеримость, определенность во времени, достижимость и значимость.

Избавляйтесь от «поглотителей времени».

Старайтесь тратить меньше времени на еду, перекусы и пустые разговоры с коллегами, а также «плавание» по Интернету в личных целях. Рабочий день закончится, а вы так ничего и не успеете. Не стесняйтесь просить других, чтобы не отвлекали вас от работы, особенно если у вас ее много.

Есть ситуации, когда вы должны сказать человеку твердое «Нет».

Учитесь отказывать и говорить «нет» задачам, не входящим в число избранных Вами приоритетов. Будьте тактичны и отказывайте так, чтобы человек понял, что Вы отвергаете не его лично, а задачу.

Четыре стратегии эффективного, но корректного отказа в просьбе:

• Отказывать всем подряд, просто говорить «Нет» и отправлять визитера восвояси.

Такое проще проделывать со своими подчиненными, труднее — с коллегами и практически невозможно, когда на пороге стоит директор. Хотя если отказ будет спокойным и аргументированным, то и директор среагирует на него адекватно.

• Попросить подождать.

​Сказать, что вы не можете принять человека прямо сейчас, но готовы ему назначить другое время, если у него есть что обсудить по существу. Многих ваших коллег это конечно удивит, но это того стоит.

• Свести разговор к минимуму, предупредив с самого начала: «У меня не более десяти минут для разговора с вами».

Самое главное в этом случае — строго придерживаться означенного времени и по истечении десяти минут дать понять, что разговор окончен.

Помните: это ваше время! Вы можете провести его со своей семьей, родными и близкими людьми, сделать что-то полезное и приятное для себя.

• Построить свой рабочий день таким образом, чтобы у вас был гарантированный от «вторжений» промежуток времени, когда никто из посетителей не имеет права входить к вам.

Есть один прием, дающий возможность спокойно поработать, без опасения, что вам помешают. Можно уйти в другое место, пересесть в другой кабинет или что-нибудь в этом роде. Например, вам надо срочно подготовиться к важному выступлению — вот и задержитесь дома на пару часов и поработайте над ним в тишине и спокойствии. При этом, конечно не забыв предупредить руководство.

Внимательно следите за тем, чтобы в Вашей жизни сохранялось равновесие. Работая до изнеможения, Вы не сможете обмануть организм, он все равно возьмет свое, и если Вы не остановитесь, он сделает это принудительно. А это явно не входит в Ваши планы.

Основной принцип равновесия: важно количество времени дома и качество времени на работе.

На первом месте всегда должны быть Вы и главные люди Вашей жизни, — ради этого и стоит работать над собственной эффективностью.

Всем спасибо за внимание! До новых встреч!