Делопроизводство в первичной профсоюзной организации ШКОЛЫ И 62

Делопроизводство

в первичной профсоюзной организации

Профсоюзный комитет – это коллегиальный руководящий орган, который несёт ответственность за организацию всей профсоюзной работы и правильное оформление документов. Делопроизводство в первичных профсоюзных организациях ведется самостоятельно, отдельно от делопроизводства предприятия, учреждения, организации.

Что такое профсоюзное делопроизводство?

Профсоюзное делопроизводство –

оформление

учет

хранение

Д

О

К

У

М

Е

Н

Т

О

В

Профсоюзное делопроизводство – это оформление, учет и хранение профсоюзной документации в организации Профсоюза, ее выборных профсоюзных органов.

Делопроизводство в профсоюзных комитетах ведется

самостоятельно, отдельно от делопроизводства работодателя и включает в себя:

— регистрацию входящей и исходящей корреспонденции;

— формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на

хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком;

— ведение протокольного хозяйства;

— контроль за исполнением документов.

Регистрация

входящей и

исходящей

корреспонденции

Передача

по назначению

корреспонденции

Уничтожение

документов

Ведение

протокольного

хозяйства

Делопроизводство

ППО

Подготовка дел

к передаче

на хранение

в архив

Рассылка

принятых

постановлений

Учет и

хранение этих

документов

Делопроизводство включает в себя: регистрацию входящей и исходящей корреспонденции, контроль за исполнением документов, ведение протокольного хозяйства, формирование документов в дела, обеспечение их сохранности до передачи на хранение и к уничтожению в соответствии с установленным порядком.

На хранение документы профкома передаются как одного из структурных подразделений предприятия, учреждения, вместе с их документами.

Контроль

за исполнением

документов

Формирование

документов

в дела

Кто должен вести делопроизводство?

• Член профкома
• Специальный работник

!!!

Председатель является

ответственным лицом

Ведение делопроизводства поручается, как правило, одному из членов профкома, либо специально назначенному работнику. Но ответственность за организацию и ведение делопроизводства возлагается на председателя профсоюзного комитета.

Документы первичной профсоюзной организации

Организационные

Управленческие

Информационно

-справочные

Организационные документы

Протоколы

профсоюзных

собраний

Положение

о первичной

профсоюзной

организации

Организационно-

уставные документы

рекомендации,

инструкции

Протоколы

заседаний

профсоюзного

комитета

Положения о

постоянных

комиссиях

Положение о ППО –это юридический документ первички и его отсутствие может привести к нарушению организационной деятельности профсоюзной организации. Положение о ППО надо обязательно утвердить на профсоюзном собрании, предварительно ознакомив каждого члена Профсоюза с его содержанием. Зарегистрируйте Положение в вышестоящей профорганизации.

Положение о ППО разрабатывается в соответствии с примерным Положением, предложенным ЦК Профсоюза работников народного образования и науки РФ.

Управленческие документы

Постановления

вышестоящих профсоюзных

органов, резолюции

Съездов,

конференций

Решения

собраний, заседаний

выборного профсоюзного

органа

Распоряжения

председателя

организации

Профсоюза

Планы работы профсоюзного

комитета, постоянных комиссий.

Коллективный договор.

Информационно-справочные документы

• Справки, аналитические и докладные записки, акты, письма, заявления, обращения..
• Финансовые документы (сметы, отчёты, акты).
• Статистические отчёты.
• Журнал учёта членов Профсоюза.
• Заявления о приёме в Профсоюз; копии заявлений о безналичной уплате членского профсоюзного взноса.
• Тетрадь входящей и исходящей корреспонденции.
• Информационные листки, подшивки газет «Солидарность».
• Акты передачи дел при смене председателя профсоюзной организации.

Информационно-справочные документы:

Справки, аналитические и докладные записки, акты, письма, заявления, обращения.

Номенклатура дел, которая утверждается на заседании районного комитета профсоюза.

Протоколы профсоюзных собраний.

Протоколы заседаний профсоюзного комитета.

Планы работы профсоюзного комитета, постоянных комиссий.

Коллективный договор.

Справки и другие рабочие документы по подготовке собраний, заседаний профсоюзного комитета.

Финансовые документы (сметы, отчёты, акты).

Статистические отчёты.

Социальный паспорт.

Анализ работы по мотивации профсоюзного членства.

Журнал учёта членов Профсоюза.

Заявления о приёме в Профсоюз; копии заявлений о безналичной уплате членского профсоюзного взноса.

Тетрадь входящей и исходящей корреспонденции.

Материалы ревизионной комиссии.

Постановления, нормативные и методические документы вышестоящих органов Профсоюза.

Информационные, методические бюллетени, листки, подшивки газет «Солидарность».

Акты передачи дел при смене председателя

Чем руководствоваться?

ФЗ «О порядке

рассмотрения

обращений

граждан

Российской

Федерации»

от 02.05.2006г.

№ 59-ФЗ

1. Инструкция

по ведению

делопроизводства

в профсоюзе _______

2. Индивидуальная

инструкция

(на основе

типовой

инструкции)

Для делопроизводства в профсоюзной организации можно использовать Типовую инструкцию по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденную Приказом Минкультуры России № 536 от 08.11.2005 года, введенную в действие 18.02.2006 года, оформив это решением профкома либо разработав на ее основе индивидуальную инструкцию для данной профорганизации

Порядок работы с входящей корреспонденцией

• Регистрация в журнале.

• В правом нижнем углу документа (его первого листа) проставляется дата поступления и регистрационный номер.

• Рассмотрение председателем профкома.
• Передача на исполнение под роспись.
• Ставится отметка на документе об исполнении и заверяется подписью с проставлением даты.

Поступающая в профсоюзную организацию (профком) корреспонденция должна быть зарегистрирована в журнале или карточке и после этого рассматривается председателем профкома или заместителем в его отсутствие.

Журнальная или карточная форма регистрации поступающей корреспонденции осуществляется в зависимости от принятой системы учета и контроля в делопроизводстве на предприятии, учреждении, организации.

Нумерация документов, начиная с № 1 ведется в пределах календарного года.

Допускается в одном журнале регистрация в течение 2-3 лет, но нумерация каждый год начинается с № 1.

В тех случаях, когда документы адресованы одновременно руководителю предприятия, учреждения и профсоюзному комитету, их регистрация осуществляется в службе делопроизводства той организации, которая обозначена в адресате первой.

На всех документах, поступивших в профсоюзную организацию, в правом нижнем углу документа (его первого листа) проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции.

На всех документах, поступивших в профсоюзную организацию, в правом нижнем углу документа (его первого листа) проставляется дата поступления и регистрационный номер по журналу или карточке регистрации входящей корреспонденции.

Все контрольные документы передаются на исполнение под роспись с указанием даты получения документа исполнителем с проставлением отметки «К» (контроль) на документах и в журнале (карточке) регистрации.

Документ считается исполненным после направления ответа корреспонденту по существу. При решении вопросов, поставленных в документе, в оперативном порядке (в личной беседе, по телефону, на совещании) необходимо сделать отметку на нем об исполнении и заверить подписью с проставлением даты.

Не реже чем два раза в квартал делается выверка не исполненных в срок документов, а по итогам работы за год проводится анализ документооборота в профкоме, в том числе и исполнения документов.

Информация заслушивается на заседании профсоюзного комитета

Что можно не регистрировать

• Документацию статистического и информационного характера, поступающую от цехкомов, профгрупп

• Периодические издания (газеты, журналы)

• Поздравительные телеграммы, открытки

• Сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки заседаний,

• Пригласительные билеты.

Документация статистического и информационного характера, поступающая от цехкомов, а также периодические издания (газеты, журналы), поздравительные телеграммы, открытки, сообщения о совещаниях, заседаниях, повестки заседаний, пригласительные билеты могут не регистрироваться.

Форма регистрационного журнала для входящей документации

Отдельная регистрация

• Письменные и устные предложения
• Заявления членов профсоюза

вх. № 9-М (Медведев).

Письменные и устные предложения, заявления членов профсоюза, поступившие в профсоюзную организацию, регистрируются отдельно, от остальной корреспонденции. Нумерация также ведется в пределах календарного года, но к номеру обращения добавляется алфавитная буква фамилии заявителя, например: вх. № 9-М (Медведев).

Сроки исполнения документов

по заявлениям граждан

до 15 дней

не более 10 дней

по письмам организаций

по документам

до 30 дней

Установлены следующие сроки исполнения документов:

по письмам организаций - не более 10 дней;

по заявлениям граждан (безотлагательно) - до 15 дней;

по документам, требующим изучения и проверки, подготовки справок и обоснований, а также рассмотрения профсоюзного комитета – до 30 дней:

В случае, когда срок исполнения документа не указан, он также должен быть исполнен не более, чем в месячный срок.

не более 30 дней

срок исполнения

документа не указан

Форма журнала регистрации исходящей корреспонденции

• Все документы, исходящие из профкома, после их подписания председателем или его заместителем регистрируются в журнале исходящей корреспонденции

-На всех экземплярах исходящего документа проставляется дата отправления и регистрационный номер, присвоенный по журналу (карточке).

Нумерация исходящих документов ведется также в течение календарного года, начиная с № 1.

Ответы на заявления, жалобы трудящихся имеют тот же регистрационный номер, который был им присвоен при поступлении (№ 9- М) и регистрации в журнале исходящей корреспонденции не подлежат.

Протоколы и постановления, направляемые в вышестоящую организацию, регистрируются в журнале, но отправляются за теми же порядковыми номерами, которые им были присвоены.

Ведение номенклатуры и формирование дел,

подготовка их к хранению

и уничтожению .

Профсоюзный комитет ежегодно до 15 декабря составляет перечень дел по установленной архивными органами форме и передает в службу делопроизводства предприятия, учреждения для включения в сводную номенклатуру дел, которая вводится с 1 января

Документы , подтверждающие наличие и дееспособность ППО

Заявления работников о постановке на учет.

Заявления членов профсоюза о перечислении взносов в профсоюз.

Решения о создании ППО (решение профсоюзного собрания и вышестоящего органа).

Общее положение о первичной организации профсоюза.

• Заявления работников о постановке на учет. Заявления членов профсоюза о перечислении взносов в профсоюз. Решения о создании ППО (решение профсоюзного собрания и вышестоящего органа). Общее положение о первичной организации профсоюза.

Личные заявления работников о вступлении в профсоюз или постановке на учет.

Заявления членов профсоюза о перечислении взносов в профсоюз.

Решения о создании ППО (решение профсоюзного собрания и вышестоящего органа).

Общее положение о первичной организации профсоюза.

• Личные заявления работников о вступлении в профсоюз или постановке на учет. Заявления членов профсоюза о перечислении взносов в профсоюз. Решения о создании ППО (решение профсоюзного собрания и вышестоящего органа). Общее положение о первичной организации профсоюза.

Номенклатура дел (примерная)

№

Наименование документа

1

Срок хранения

Закон о Профсоюзах, Устав Профсоюза , Положение первичной профсоюзной организации

2

постоянно

Коллективный договор

3

4

на срок действия

План работы профсоюзного комитета

5

Протоколы профсоюзных собраний

2-3 года

Протоколы заседания профкома

6

постоянно

постоянно

Постановления и материалы вышестоящих профсоюзных органов

7

до минования надобности

8

Протоколы и материалы отчетно-выборных профсоюзных собраний

постоянно

Смета профсоюзного бюджета

9

постоянно

Журнал учёта членов профсоюзной организации

постоянно

Номенклатура дел – это перечень документов, сгруппированных по направлениям работы и сроки их хранения в профкоме. Такой перечень устанавливается самим профсоюзным комитетом с учетом рекомендаций вышестоящих органов Профсоюза. Примерную номенклатуру дел первичной организации Профсоюза см. в таблице

Примерный перечень дел цехкома (профбюро)

1

Постановления профсоюзного комитета (копии)

2

ДМН

Протоколы собраний профсоюзной организации и заседании цехкома материалы к ним

3

4

ДМН

Списки членов цехкома (профбюро), комиссий и профгрупоргов

5

Книга учета предложений, высказанных на профсоюзных собраниях, производственных совещаниях

ДМН

3 года после регистрации

Материалы комиссий цехкома

6

3 года (дела заводятся по комиссиям)

Учетные карточки членов профсоюза

7

До снятия с учёта

(не востребованные – 1 год.)

Акты об уничтожении учетных карточек

8

1 год

Протоколы профсоюзных собраний структурных подразделений

3 года по истечении срока полномочий

Профгрупорги, как правило, ведут делопроизводство в дневнике

Оформление материалов профсоюзных

собраний,

конференций и заседаний

профкома

Пример оформления протокола профсоюзного собрания (конференции), заседания профкома

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

21.08.2010г.

Улан-Удэ

Председательствующий – _____________

Секретарь - _____________

Присутствовали (список прилагается): члены комиссии - 5 человек, приглашенные – 14 человек.

ПОВЕСТКА ДНЯ:

Председательствующий

№ 3

• О результатах финансово-экономической деятельности предприятия за первое полугодие 2003 года.
• О ходе выполнения коллективного договора в первом полугодии 2003 года.

Секретарь

СЛУШАЛИ:

Подпись

• ___________ (фамилия , инициалы, должность) - текст доклада прилагается на ___ л.
• ___________ (фамилия , инициалы, должность) - текст доклада прилагается на ___ л.

ВЫСТУПИЛИ:

Подпись

Расшифровка подписи

• ______________(фамилия , инициалы, должность) – (краткая запись выступления).
• ______________(фамилия , инициалы, должность) – (краткая запись выступления).

Расшифровка подписи

ПОСТАНОВИЛИ: ________________________________________

Оформление постановления

Образец

_____________________________________________________________

Наименование вышестоящего профсоюзного органа

_____________________________________________________________

Наименование профсоюзного комитета

ПОСТАНОВЛЕНИЕ

(№ протокола - пункт) Дата

Заголовок

Текст постановления .

Председатель профкома _______________ Расшифровка подписи.

Подпись

Постановления профсоюзных собраний, конференций подписываются председательствующим без указания должности, при их размножении подпись не воспроизводится, а для заверения их подлинности на всех экземплярах проставляется печать профсоюзного комитета.

По вопросам, принятым совместно с администрацией предприятия, учреждения, оформляются решения. Подписи руководителей располагаются на одном уровне.

Проекты постановлений (решений), по которым в ходе обсуждения были сделаны замечания, внесены дополнения или изменения, дорабатываются соответствующими исполнителями, но не более, чем в трехдневный срок или срок, установленный профсоюзным комитетом.

______________________________________________________

Наименование вышестоящего профсоюзного органа

______________________________________________________

Наименование профсоюзного комитета

Выписка из протокола 02.02.2009г.

заседания профсоюзного комитета (президиума)

Слушали: (наименование вопроса)

Выступили: (текст выступлений дается при необходимости)

Постановили: (текст постановления)

Председатель _____________ инициалы ,фамилия.

(подпись)

Иногда возникает необходимость делать выписку из протокола.

Выписки из протоколов и копии документов, направляемые в организации или трудящимся, а также документы финансово- хозяйственного порядка заверяются печатью профсоюзного комитета.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности и подписи.

-Копии документов должны быть также подписаны председателем (заместителем председателя) профкома.

УЧЁТ ЧЛЕНОВ ПРОФСОЮЗА

Что надо сделать :

• Уточните наличие членов профсоюза по учётным карточкам и фактически
• Сверьте свои данные с бухгалтерией (с кого перечисляются профвзносы)
• Составьте список членов профсоюза (журнал)
• Выясните наличие профсоюзных билетов у членов профсоюза

Учет членов профсоюза ведётся в ППО. Проведение этой работы целесообразно поручить зам.председателя профкома по орг.работе.

Что надо сделать:

Уточните наличие членов профсоюза по учётным карточкам и фактически

Сверьте свои данные с бухгалтерией (с кого перечисляются профвзносы)

Составьте список членов профсоюза (журнал)

Выясните наличие профсоюзных билетов у членов профсоюза (недостающие билеты и учётные карточки можно дополучить в рескоме).

УЧЁТ ЧЛЕНОВ ПРОФСОЮЗА

ЖУРНАЛ УЧЕТА

№

п\п

Фамилия, имя, отчество

1

Дата рожде-ния

2

Занимаемая должность

Год вступления в Профсоюз

Домашний адрес

Дата

В первичных профсоюзных организациях, насчитывающих менее 100 членов Профсоюза, учет членов Профсоюза ведется в журнальной форме

УЧЁТ ЧЛЕНОВ ПРОФСОЮЗА

Учет членов Профсоюза в крупных первичных организациях, насчитывающих более 100 человек, ведется по учетным карточкам.

• Учетная карточка члена Профсоюза, снявшегося с профсоюзного учета, остается в первичной профсоюзной организации и уничтожается по акту, составленному совместно с ревизионной комиссией по истечении 1 года.

Порядок приёма в профсоюз

Работник пишет в профсоюзный комитет заявление о приёме в профсоюз

Заявление

рассматривается

на заседании профкома

Заявление рассматривается на собрании профгруппы (цеховой или первичной профорганизации)

Выписка из протокола собрания передаётся в профком

На основании решения собрания (профкома) члену профсоюза выписываются профсоюзный билет и учётная карточка

РАБОТНИК

при вступлении в профсоюз

1. В профсоюзный комитет

на вступление

2. Работодателю на

отчисление профсоюзных

взносов

2

З

А

Я

В

Л

Е

Н

И

Я

При вступлении в профсоюз работник пишет 2 заявления:

в профсоюзный комитет на вступление и нанимателю на отчисление профсоюзных взносов и хранится в личном деле каждого.

Заявление в профком

Председателю профкома

________________________________

от ______________________________

Заявление

Прошу принять меня на профсоюзный учет (в члены профсоюза) в первичной организации профсоюза работников ___________________________________

Дата _________ Подпись _________________

Заявление в бухгалтерию

Директору (Руководителю)___________________

(Наименование предприятия)

___________________________________________

(Фамилия, имя, отчество)

Председателю профсоюзного комитета

______________________________

(Наименование предприятия)

от ________________________________

(Фамилия, имя, отчество, должность)

Заявление

Прошу ежемесячно удерживать и перечислять из моей заработной платы денежные средства в размере 1%, предназначенные для уплаты членского профсоюзного взноса, на расчетный счет профсоюзной организации

Подпись______________ Число___________

Материальная помощь

Что необходимо?

• Положение об оказании материальной помощи
• Утвердить размер помощи
• Заявление члена Профсоюза

Выдача материальной помощи не допускается :

• с разрешения только председателя профкома,
• без заявления члена Профсоюза,
• без коллективного обсуждения на заседании профкома.

Член профсоюзной организации имеет право рассчитывать на получение материальной помощи в чрезвычайных ситуациях из средств профсоюзного бюджета.

Ассигнования на эти цели планируются в расходной части сметы по профсоюзному бюджету.

Основанием для оказания материальной помощи является заявление члена Профсоюза ( приложение 14 ), в котором излагаются причины, побудившие обратиться за помощью, и решение профкома ( приложение 9 ). Выдача материальной помощи с разрешения только председателя профкома, без заявления члена Профсоюза, без коллективного обсуждения на заседании профкома не допускается.

При рассмотрении вопроса об оказании материальной помощи члену Профсоюза важно помнить, что она не должна носить регулярный характер.

В профсоюзной организации рекомендуется разработать и утвердить на общем профсоюзном собрании Положение об оказании материальной помощи. В этом Положении нужно предусмотреть основные чрезвычайные жизненные обстоятельства, которые являются основанием для оказания материальной помощи члену Профсоюза. Также необходимо утвердить размер этой помощи.

Порядок передачи документов

Акт подписывается :

• сдающим
• принимающим
• представителем КРК
• казначеем.

НЕ

ПОЗДНЕЕ

5

РАБОЧИХ

ДНЕЙ

составляется

АКТ

После

ОВС

Если есть замечания,

то они указываются в акте.

Акт приёма-передачи

рассматривается

и утверждается

на заседании профкома

Приём-передача профсоюзных дел от прежнего председателя профкома производится не позднее 5-дневнего срока после проведения отчётно-выборного собрания

Акт приёма-передачи подписывается сдающим и принимающим дела, а также представителем КРК и казначеем.

• Если есть замечания, то они указываются в акте.

Акт приёма-передачи рассматривается и утверждается на заседании профкома. ПРИЕМО-СДАТОЧНЫЫЙ АКТ ДЕЛ ПРОФСОЮЗНОГО КОМИТЕТА СОСТАВЛЯЕТСЯ В 3-х экземплярах:

• Хранится в делах организации
• Высылается в выборный орган вышестоящей организации профсоюза
• На руки прежнему председателю

После принятия дел (папок) необходимо разобраться и навести порядок в делопроизводстве

Акт составляется в 3-х экземплярах :

• Хранится в делах организации
• В выборный орган вышестоящей

организации профсоюза

3.На руки прежнему председателю

ЖЕЛАЕМ УДАЧИ!!!