Деловая переписка

Письменная форма коммуникации и деловая переписка

Выполнила : Толстова Л.А. 11 ф

Проверила: Ткаченко Н.С.

Виды деловой переписки

Внешняя

Официальная

Адресат: внешний контрагент.

Внутренняя

Личная

Примеры: гарантийное письмо, информационное письмо, коммерческий запрос, пресс-релиз.

Адресат: внешний контрагент.

Адресат: сотрудник Вашей организации.

Примеры: приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Примеры: приказ, распоряжение, служебная записка, объяснительная.

Адресат: сотрудник Вашей организации.

Примеры: письмо-ответ, информационное письмо, приглашение, поздравление, соболезнование, рекомендательное письмо, благодарность.

Все виды деловой переписки могут вестись двумя способами:

на бумажных носителях

по электронной почте.

Структура делового письма

1.Обращение

2. Преамбула

3. Основной текст

4. Заключение

5. Подпись

6. Постскриптум

7. Приложения 

Обращение

Обращение находится в «шапке» письма и содержит должность и ФИО адресата.

Стандартным считается обращение Уважаемый, которое пишут с большой буквы и по центру листа.

Преамбула

Преамбула составляет первый абзац письма, в котором изложена его цель, причина, побудившая Вас его написать. Прочтя преамбулу, адресат должен понять суть письма.

Основной текст

Основной текст В 2х – 4х абзацах должна быть изложена ситуация, выражены Ваши личные мысли и чувства по этому поводу и озвучена просьба о конкретных действиях либо предложениях

Заключение

Заключение Необходимо для краткого подведения итогов всего написанного и логичного завершения письма.

Подпись

Письмо завершается подписью (должность + ФИО) адресанта, которую предваряет стандартная вежливая форма «С уважением».

При подписании письма важно учесть ранг адресата и адресанта.

Постскриптум

Постскриптум (P.S.) служит для того, чтобы сообщить адресату о важном событии, которое произошло уже после написания письма, или передать ему информацию, которая имеет косвенное отношение к теме письма.

Приложения

Приложения являются необязательным дополнением к основному тексту письма и поэтому оформляются на отдельных листах – каждое приложение на своём листе. Какие-либо правила их написания отсутствуют.

Оформление делового письма

Бланк.

Деловое письмо должно быть оформлено на официальном бланке организации.

В колонтитулах бланка должна содержаться следующая информация:

• название организации;

• физический адрес организации;

• телефон и факс;

• web-сайт .

Оформление делового письма

Поля.

Деловое письмо обязательно должно иметь поля:

слева – около 3 см, справа – около 1,5 см.

Оформление делового письма

Регистрационный номер письма, включающий в себя дату подписания письма руководителем.

Регистрационный номер ставится в верхнем левом углу письма.

Пример: Исх. 546 от на вх. 321 от

Оформление делового письма

• Шапка письма Содержит обращение к адресату,

• Размещается чуть ниже регистрационного номера

• Должность и ФИО адресата пишутся в верхнем правом углу письма.

• Непосредственно обращение оформляется по центру письма и заканчивается восклицательным знаком.

• Шапка может быть выделена жирным шрифтом.

Оформление делового письма

Шрифт письма

Шрифт должен быть одинаковым на всём протяжении письма.

Стандартной практикой является использование шрифта Times New Roman с 12-м размером кегля и единичным интервалом между строками.

Этические нормы деловой переписки

При составлении деловых писем НЕ рекомендуется:

• начинать послание с констатации отказа;

• навязывать адресату ожидаемый исход вопроса;

• побуждать адресата к спешке при вынесении решения словами срочно, незамедлительно, в более короткие сроки;

• намекать адресату на его мнимую невнимательность, некомпетентность, вводя в текст письма формулировку типа Предлагаю внимательно изучить….

Этические нормы деловой переписки

Для получателя деловых писем обязательными требованиями являются:

• отказ от формы ответа, при которой письмо-запрос или письмо-предложение возвращаются автору с размещенной на них ответной информацией;

• оперативный и четкий ответ организации- отправителю. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать.

Виды деловых писем

• Благодарность
• Сопроводительное письмо
• Гарантийное письмо
• Письмо-запрос
• Письмо-предложение
• Письмо-ответ
• Сообщения, извещения, уведомления
• Информационное письмо
• Письма-напоминания и письма-требования
• Претензионное (рекламационное) письмо
• Рекламное письмо