Электронный документооборот

Электронный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) - это современный подход к управлению документами в организациях. Он позволяет оптимизировать рабочие процессы, повысить эффективность и обеспечить более надежное хранение информации. В этой презентации мы рассмотрим основные аспекты электронного документооборота, его преимущества и особенности внедрения.

Базовые понятия и терминология

Делопроизводство

1

Комплекс мероприятий по организации документооборота предприятия или организации.

Электронный документ (ЭД)

2

Документ, созданный с помощью средств компьютерной обработки информации, который может быть подписан электронной подписью (ЭП) и сохранён на машинном носителе в виде файла соответствующего формата.

Документооборот

3

Система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их выполнением и защиты от несанкционированного доступа.

Электронный документооборот (ЭДО)

4

Совокупность автоматизированных процессов по работе с документами, представленными в электронном виде, с реализацией концепции «безбумажного делопроизводства».

Виды электронного документооборота

Производственный

Управленческий

Архивное дело

Кадровый

Документооборот для управления организацией.

Совокупность процедур архивного документооборота.

Процедуры кадрового учета.

Документооборот, связанный с производственными процессами.

Виды электронного документооборота

Бухгалтерский

Документооборот для бухгалтерского учета.

Складской

Документооборот для управления складом.

Секретное и конфиденциальное

Делопроизводство для секретных и конфиденциальных документов.

Технический и технологический

Документооборот для технических и технологических процессов.

Преимущества электронного документооборота

Экономия времени

Снижение затрат

Ведение истории документов

Служащие тратят меньше времени на поиск бумажных документов.

Экономия на распечатке, почтовых марках, конвертах и пересылке.

Централизованное управление взаимоотношениями с клиентами и поставщиками.

Эффективное использование пространства

Удовлетворенность сотрудников

Гибкость в работе

Оптимизация ежедневных задач позволяет получать больше удовольствия от рабочего процесса.

Освобождение ценных квадратных метров, занятых лишними серверами и устройствами для хранения документов.

Возможность удаленной работы благодаря электронному доступу и коммуникациям.

Повышение прозрачности

Повышение безопасности

Руководители могут наблюдать за статусом документа на всех этапах его согласования и утверждения.

Снижение риска потери файлов благодаря резервному копированию в центральной базе данных.

Задачи систем электронного документооборота

Эффективное управление

1

Обеспечение эффективного управления за счет автоматического контроля выполнения, прозрачности деятельности всей организации на всех уровнях.

Контроль качества

2

Поддержка системы контроля качества, соответствующей международным нормам.

Управление информацией

3

Поддержка эффективного накопления, управления и доступа к информации и знаниям. Обеспечение кадровой гибкости за счет большей формализации деятельности каждого сотрудника и возможности хранения всей предыстории его деятельности.

Протоколирование деятельности

4

Протоколирование деятельности предприятия в целом (внутренние служебные расследования, анализ деятельности подразделений, выявление "горячих точек" в деятельности).

Задачи систем электронного документооборота

Оптимизация бизнес-процессов

1

Оптимизация бизнес-процессов и автоматизация механизма их выполнения и контроля.

Безбумажный документооборот

2

Исключение бумажных документов из внутреннего оборота предприятия. Экономия ресурсов за счет сокращения издержек на управление потоками документов в организации.

Электронный архив

3

Исключение необходимости или существенное упрощение и удешевление хранения бумажных документов за счет наличия оперативного электронного архива.

Критерии аыбора системы электронного документооборота

Объем хранения

Необходимо выбрать систему документооборота, поддерживающую иерархическое структурное хранение (HSM - HierarchalStorageManagement).

Формализуемые процедуры

Наличие формализуемых процедур, требующих поддержки их выполнения и автоматизации контроля.

Структура организации

Необходимость автоматизации административного управления организацией. Степень сложности организационной структуры.

Географическое распределение

Наличие территориально распределенных подразделений. Этот фактор накладывает определенные требования к удаленному доступу, к репликации данных и т.д.

Классификация систем электронного документооборота

Электронные архивы

Системы электронного документооборота с развитыми средствами хранения и поиска информации (электронные архивы - ЭА).

Системы с развитым workflow

Системы электронного документооборота с развитыми средствами workflow (WF).

Системы управления и накопления знаний

Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку управления организацией и накопление знаний.

Системы совместной работы

Системы электронного документооборота, ориентированные на поддержку совместной работы (collaboration).

Проблемы внедрения системы электронного документооборота

Консерватизм персонала

1

Консерватизм персонала, низкая образованность, нежелание обучаться и переобучаться. Боязнь прозрачности собственной деятельности для руководства, которая возникает после внедрения системы электронного документооборота.

Фактор руководства

2

Фактор директора "советского типа" - нежелание непосредственно работать с компьютером, просматривать и редактировать документы.

Организационные изменения

3

Постоянные структурные изменения в организации, слабая формализация бизнес-процессов.

Юридические аспекты

4

Необходимость обеспечения юридической силы документов (после принятия закона об электронной подписи этот фактор начнет терять свою значимость).

Взаимодействие с внешней средой

5

Необходимость взаимодействовать с внешним "бумажным" миром, в особенности если это касается параллельных структур в ассоциированных организациях или ведомствах, с которыми идет постоянная работа.