Группа 2-14 МДК. 01.01

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 1.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Способы оформления дел

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Узнать как осуществляется формирование дел.

2. Ознакомление подготовки дел к передаче в архивное дело

3. Изучить сроки хранения дел.

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Формирование дел

2. дело

3. группы дел

4. необходимые требования при формировании дел

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Формированием дел – это группировка исполненных документов в дела.

Дело – это совокупность документов, сформированных по какому-либо признаку, помещенных в твердую обложку, оформленную по определенным правилам.

Правильное формирование дел способствует оперативному поиску необходимых документов, обеспечивает их сохранность, устанавливает порядок в организации делопроизводства.

Формирование дел осуществляется в соответствии с заголовками дел по заранее составленной номенклатуре предприятия.

На большинстве предприятий формирование дел проводится по названиям видов документов, например, акты, приказы, контракты. При большом объеме документов необходимо вводить другие признаки классификации.

Группы дел:

- устав и другие учредительные документы

-нормативные акты государственных органов

-приказы по основной деятельности

-приказы по личному составу

-личные карточки

-входящие письма, факсы

-исходящие письма

-протоколы Совета директоров

-протоколы общих собраний акционеров

-трудовые контракты

-коммерческие контракты.

При формировании дел необходимо соблюдать следующие требования:

- в дело помещаются документы, работа по которым завершена;

- документы, подшитые в дело, являются подлинниками или заверенными копиями;

- документы разных сроков хранения формируются в разные дела;

- документы, касающиеся одного вопроса, помещаются в одно дело;

- в дело включается, как правило, один экземпляр документа;

- в дело формируются документы одного года;

- документы внутри дела чаще всего располагаются в обратной хронологической последовательности;

- Устав предприятия и другие учредительные документы формируются в самостоятельное дело.

При формировании дел используются отечественные скоросшиватели, рассчитанные в среднем на 200 листов, и папки-файлы, позволяющие подшивать в 2-3 раза больше.

1. Подготовка документов к передаче на архивное хранение.

Для долговременного хранения документов создается архив организации.

Для ведения архива выделяется штатная должность "архивист" или его функции приказом руководителя возлагаются на одного из работников предприятия, компетентного в вопросах

делопроизводства и архивного дела. Архив подчиняется непосредственно руководителю предпри­ятия или его заместителю.

В задачи архива входят:

- прием, учет и хранение документов, законченных делопроизводством;

- информационно-справочная работа по архивным документам пред­приятия;

- организационно-методическая помощь по ведению делопро­изводства.

Специалистами установлен оптимальный срок использования документов в делопроизводстве — 3 года (некоторые организации сократили его до 2 или 1 года). После истечения этого срока решается дальнейшая "судьба" документов:

1. оставить их для дальнейшего использования в делопроизводстве,

2. передать их в архив,

3. уничтожить.

Для определения сроков хранения документов, подготовки документов к архивному хранению и отбора документов для уничтожения на предприятии создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК), назначаемая приказом руководителя предприятия. Комиссия совместно с архивистом должна проводить ежегодный отбор документов для архивного хранения и уничтожения тех документов, сроки хранения которых истекли.

Определение сроков хранения конкретных документов проводится по "Перечню документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предпри­ятии, с указанием сроков хранения". - М., 1989 г.

Устанавливать сроки хранения дел только по их заголовкам нельзя, необходимо полистное рассмотрение документов.

В зависимости от значимости документов устанавливаются следующие сроки хранения: 6 мес., 1 г., 3 г., 5 л., 10 л., 15 л., 50 л. и 75 л. Срок хранения "ДМН" (до минования надобности) означает, что документ имеет ограниченное практическое значение. Срок хранения документа в этом случае определяет само предприятие, исходя из практической ценности документа.

Документы, поступившие из вышестоящих органов (инструкции, правила, решения и т. п.), хранятся на предприятии до истечения их актуальности или замены новыми.

При исчислении сроков хранения учитываются только годы.

К документам долговременного хранения, передаваемым в архив, относятся прежде всего документы по личному составу предприятия, устав и учредительный договор, протоколы заседаний Совета директоров, протоколы общих собраний, годовые планы и отчеты' предприятия и т. п.

Бухгалтерские документы (за исключением лицевых счетов по зарплате, годовых отчетов, балансов) и переписка предприятия, за редким исключением, на архивное хранение не передаются. Следует учитывать, что запрещается выделять к уничтожению бухгалтерские документы, не прошедшие ревизию, даже если срок их хранения (5 лет) истек.

Сроки хранения документов по личному составу (личные дела, личные карточки ф. Т-2, лицевые счета по зарплате) вычисляются по формуле 75 л. — "В", что означает 75 лет минус возраст работника, на которого составлен документ. '

Дела, отобранные на архивное хранение, требуют дополнительного оформления:

- документы в деле необходимо расположить в хронологическом порядке

- произвести нумерацию листов дела в правом верхнем углу простым карандашом или нумератором;

- подшить в конце дела заверительный лист, в котором указать количество листов в деле;

- на наиболее важные документы (по личному составу или содержащие коммерческую тайну) составить внутренние описи дел и подшить их в начале дела ;

- переплести дело или прошить его в четыре прокола;

- дополнительно указать на обложке дела количество листов согласно заверительному листу, срок хранения дела, уточнить заголовок и крайние даты дела.

Дела временного хранения (до 10 лет включительно) разрешается хранить в скоросшивателях без прошивки и нумерации листов и без уточнения крайних дат документов.

Все дела, подготовленные на архивное хранение, делятся на две группы:

- дела по личному составу предприятия (для большинства фирм это основные документы, передающиеся в архив);

- дела по основной (производственной) деятельности.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно.

Закрепление изученного материала:

1. Каковы этапы работы с входящими, исходящими и внутренними документами?

2. В чем сущность регистрации и контроля исполнения документов?

3. Что такое номенклатура дел?

4. В чем значение формирования документов в дела?

5. Какие требования предъявляются при подготовке дел к сдаче в архив?

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 02.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Оформление обложки дела

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Узнать как оформляется обложка дела.

2. Формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Как оформляется обложка дела

2. Что должно быть на обложке дела в обязательном порядке

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Как оформляется обложка дела

Когда дело сформировано, все его внутренние компоненты сгруппированы и папка готова к передаче в архив, происходит финальное оформление обложки дела.

В обязательном порядке обложка должна содержать:

Название организации;

Название структурного подразделения;

Индекс дела;

Номер тома или части дела (если дело состоит из нескольких томов или частей);

Срок хранения.

Если дело относится к категории постоянного хранения, то на нем ставиться надпись: "Хранить постоянно"

Количество листов дела. Данная информация должна соответствовать данным, представленным на листе-заверителе, находящимся внутри папки); Крайние даты компонентов дела (они определяются следующим образом: дата самой ранней бумаги является первой крайней датой, дата последней по времени бумаги является второй крайней датой).

Организация или отдел за период, к которому относятся бумаги, входящие в состав дела, могла изменить свое наименование. В таком случае старое наименование компании заключается в скобки, а под ним дается новое наименование.  

Иногда возникает необходимость в качестве приложения включить в состав папки бумаги, выходящие за крайние даты. В таком случае, под строкой "Крайние даты" делается следующая запись: «в деле имеются документы за… год(ы)».  

Если папка содержит годовые планы или отчеты, то в ее заголовке уже будет указание на год. В таких папках даты могут не указываться.  

Обычно на обложку дела переносится заголовок, взятый из номенклатуры дел предприятия. Если возникает необходимость, в него могут быть внесены уточнения (номера протоколов или приказов).  

В том случае, если дело состоит из нескольких томов или частей, то общий заголовок должен присутствовать на каждом томе.  

Если в папке содержатся копии деловых бумаг, то в заголовке должно быть это указано. Специальных указаний на подлинность деловых бумаги делать не следует.  

Если дела, сформированные на вашем предприятии, впоследствии будут переданы в государственный или муниципальный архивы, то на обложке дела необходимо предусмотреть место для названия того архива, в который бумаги будут переданы.  

Формирование дел и оформление обложки осуществляется после окончания того календарного года, в который они были созданы. Передача дел в архив предприятия происходит в соответствии с описью дел.

Закрепление изученного материала:

1. Как оформляется обложка дела

2. Что должно быть на обложке дела в обязательном порядке?

3. Когда осуществляется формирование дел и оформление обложки?

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 07.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Правила формирования отдельных видов дела

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями

2. Изучить правила формирования отдельных видов дел

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Правила формирования дел

2. Документы постоянного и временного хранения дел

3. Запреты при формировании дел

4. Хронологический порядок документов в личных делах

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Правила формирования отдельных видов дел

Формируя дела, следует придерживаться следующих правил:

- помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

-помещать в дела только оригиналы, а в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии только выполненных, правильно оформленных документов, не допуская включения черновых, личных, дублетных документов, различных вариантов документов, подлежащих возврату, размноженных копий;

- объединять в дела документы выполнены в течение одного календарного года, за исключением переходящих: личных, судебных дел. Личные дела ведутся в течение ряда лет, пока данное лицо работает в организации;

- группировать в дела отдельно документы постоянного и временного хранения. Как исключение, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного сроков хранения, связанные с решением одного вопроса, могут объединяться в течение делопроизводственного года в одно дело. После окончания года или перед передачей дела в архив учреждения они должны быть разложены в отдельные дела согласно номенклатуре: в одном деле - документы постоянного в другой - временного хранения;

- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс: сначала инициативный документ, а затем все остальные документы в их логической последовательности;

- если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть оформлены в дела, предусмотренные номенклатурой, следует завести новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру;

- документы, созданные средствами вычислительной техники, группировать в дела на общих основаниях;

- по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

Документы внутри дела вмешиваются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Уставы, положения, правила и инструкции, утверждены как самостоятельные документы, группируют также в самостоятельные дела.

Распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и тому подобное) вместе с приложениями включают в дела по их видам и хронологии. Приказы по основной деятельности, кадровых и административно-хозяйственных вопросов размешивают в отдельные дела.

Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела: а) протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений); б)документы по организации заседаний (повестка дня, макет размещения, список приглашенных, проекты и копии решений и т. п).

Протоколы заседаний или совещаний группируются в хронологическом порядке и с их порядковыми номерами. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколы); внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, систематизируют по их повесткой дня.

Поручение учреждений высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности учреждения или авторами инициативных документы). Если таких небольшое количество, то их формируют в одно дело. Внутри дела документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируют в делах отдельно от проекта) этих документов.

Переписка группируется по содержанию и корреспондентской признаку в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников учреждения систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег (ведомости начисления заработной платы) должны быть сформированы ежемесячно за год.

При возобновлении переписки документы включаются в дело текущего года с указанием номера дела за предыдущий год, в которой хранятся документы по этому вопросу.

Документы-приложения, независимо от даты их создания, группируются в одно дело с документами, к которым они прилагаются. Приложение, которое имеет более 250 листов, формируется в отдельное дело. При этом на основном документе делается отметка о том, что приложение оформлено отдельным делом.

Невыполненные документы формировать в дела запрещается. Не допускается включать в дела документы не по назначению, лишние экземпляры.

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, выдают и принимают под расписку.

Запрещается:

1. изымать документы из дел или перемещение их из одного дела к другому без санкции руководителя учреждения;

2. выносить из помещения без специального разрешения руководителя учреждения;

3. размножать документы без разрешения руководителя учреждения (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Документы в личных делах группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности:

1. внутренняя опись документов, находящихся в деле;

2. заявление о приеме на работу;

3. анкета, листок по учету кадров;

4. автобиография;

5. документы об образовании;

6. выписки из приказов о назначении, перемещении или увольнении;

7. дополнение к личному листку;

8. справки и другие документы, имеющие отношение к лицу.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного хранения, или размещают в "Кармашках" обложек личных дел.

Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии и т. п. к личному делу не приобщают в связи с занесением сведений об этом в дополнение к листку учета кадров.

Лицевые счета сотрудников и другие учетно-статистические документы систематизируют в пределах года по алфавиту фамилий.

Работникам учреждения и ее структур разрешается формировать предусмотренные номенклатурой дела только по вопросам, относящимся к их компетенции.

После окончания календарного года руководитель учреждения своим приказом назначает специальную комиссию, которая обязана:

- проверить наличие всех документов;

- отобрать документы для хранения в архивном подразделении;

- определить документы для уничтожения.

Методическое руководство и контроль за формированием дел в учреждении и его структурных подразделениях осуществляется службой делопроизводства и архивом учреждения.

Закрепление изученного материала:

1. Перечислите правила формирования дел

2. Что означают, документы постоянного и временного хранения дел?

3. Перечислите запреты при формировании дел

4. Каков хронологический порядок документов в личных делах?

5. Что обязана сделать комиссия, после окончания календарного года и кто ее назначает?

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 07.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Формирование дел по обращениям граждан

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями

2. Рассмотреть как формируются дела по обращениям граждан

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Расположение документов самостоятельной группы документов

2. Реквизиты заносимые на обложку дела при его заведении

3. Сроки хранения документов с обращениями граждан

4. Что предусматривает полное оформление дел

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Формирование дел по обращениям граждан

После окончательного решения на каждом документе делается надпись «В дело» и ставится личная подпись лица, принявшего это решение.

Далее предложения, заявления и жалобы должны быть возвращены в службу Управления Делопроизводством(УД). Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник службы УД, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. Вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения.

Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу документов. Внутри дела этой группы документы располагаются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т. д.

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма подшиваются в отдельное дело. Предложения, заявления и жалобы по вопросам работы организаций группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в дела и в хронологической последовательности.

Дополнительные материалы, появившиеся по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к 1-й группе материалов. В дела группируются только исполненные документы.

Обложка дела с обращениями граждан оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72

На обложку дела при его заведении выносятся следующие реквизиты:

• • полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;

• • название структурного подразделения;

• • индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

• • номер тома, если дело имеет несколько томов;

• • заголовок дела;

• • срок хранения дела.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в учреждениях в справочных целях.

Ответственность за их сохранность несут руководители.

Сроки хранения этой категории документов определяются на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988):

• • обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет;

• • предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, хранятся постоянно. Все дела с обращениями, имеющими постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка обращений к сдаче в архив включает:

• • оформление дел;

• • проведение экспертизы ценности документов;

• • составление описей.

Оформлением дел занимается делопроизводитель, ответственный за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление предусматривает:

• • подшивку или переплет дела;

• • нумерацию листов в деле;

• • составление заверительной надписи документов дела;

• • внесение уточнений в реквизиты обложки (кратких дат, количества листов).

Обращения граждан, имеющие постоянный срок хранения, подшиваются в твердую обложку. Листы дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложением нумеруются, при этом каждое вложение в конверте помечается очередным номером вслед за конвертом.

Оформленные дела постоянного срока хранения передаются в архив организации. Передача производится по описям.

Дела, подлежащие временному хранению, после истечения этого срока уничтожаются. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Описи на дела постоянного хранения и акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются одновременно.

Одобренные акты утверждаются руководителем организации после утверждения архивным органом описи дел постоянного хранения. Далее дела могут быть уничтожены.

Закрепление изученного материала:

1. Как располагаются документы самостоятельной группы документов?

2. Как формируются дела при большом и малом количестве обращения граждан?

3. Какие документы группируются в дело?

4. Какие реквизиты заносятся на обложку дела при его заведении?

5. Каковы сроки хранения документов с обращениями граждан?

6. Что предусматривает полное оформление дел?