Группа 2-14 МДК 01.01.

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 24.03.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Нормативные документы для организации работы по формированию дел.

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Разобрать понятия «Дело» и «Формирование дел»

2. Изучить что должно быть указано на обложке дела

3. Изучить для каких видов документов установлены свои правила систематизации

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Дело

2. Формирование дел

3. Сроки хранения дел

4. Индекс дела

5. Заголовок дела

6. Дата дела

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Деятельность предприятия сопровождается оформлением большого количества документов, многими из которых пользуются длительное время. Чтобы быстро найти необходимые документы, их нужно правильно систематизировать, сгруппировать в дела. Эта работа осуществляется либо параллельно с составлением номенклатуры дел, либо производится в соответствии с уже существующей номенклатурой.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

Дела могут формироваться централизованно (в канцелярии) и децентрализовано (в структурных подразделения). Оформление дел производится работниками службы делопроизводства. Контроль за формированием дел в структурных подразделениях осуществляет заведующий архивом учреждения.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения): до 21.10.2014г. старое название.

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку с строгом соответствии с номенклатурой дел организации. В заголовках дел, содержащих копии документов, должна указывается их копийность. Если данные о копийности документов относятся ко всем документам дела, то их указывают после заголовка (в строку, после точки, с прописной буквы), а если данные относятся к части документов или к одному из них, то их указывают после описания документов (в скобках со строчной буквы). При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).

· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

В зависимости от сроков хранения производится полное или частичное оформление дел. Полному оформлению подлежат дела постоянного и долговременного сроков хранения. Дела временного срока хранения подлежат упрощенному оформлению, их допускается хранить в скоросшивателях, без внутренней пересистематизации документов, без нумерации листов, а также без составления заверительной надписи.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

Закрепление изученного материала:

1. Дайте определение делу и формированию дел

2. Что должно быть указано в обложке дела?

3. Какие правила установлены для различных видов документов?

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 25.03.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема урока: Инструкции по делопроизводству их назначение, порядок разработки

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Разобрать понятия «инструкция по делопроизводству» и из чего он состоит

2. Разобрать понятия «документооборот», «объем документооборота». Основные требования к организации документооборота в органах государственного и муниципального управления

3. Прием и регистрация документов.

4. Изучить формы регистрации документов

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. инструкция по делопроизводству

2. документооборот

3. объем документооборота

4. журнальная форма регистрации

5. карточная система 

6. автоматизированная форма

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Инструкция по делопроизводству— основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации.

Инструкция по делопроизводству устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними. Практически инструкция закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации.

Инструкция оформляется на общем бланке.

Она утверждается специальным распорядительным актом или непосредственно руководителем.

На инструкции может быть сделана пометка о том, что она является приложением к распорядительному документу.

При утверждении инструкции распорядительным документом (приказом, распоряжением и т.д.) в нем устанавливается срок введения инструкции, перечисляются необходимые организационные мероприятия, указываются ответственные исполнители.

Если в тексте распорядительного документа не указан срок введения инструкции, таковым считается день подписания и регистрации документа.

Инструкция утверждается нормативным правовым актом (приказом, распоряжением и др.), издаваемым руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности. Гриф утверждения располагается в правом верхнем углу титульного листа Инструкции и состоит из слова УТВЕРЖДЕНА, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕНА

Приказом Федеральной

архивной службы России

от 27.11.2000 № 68

К числу обязательных разделов Инструкции можно отнести следующие:

· Общие положения;

· Подготовка и оформление документов;

· Организация документооборота и исполнения документов;

· Контроль исполнения документов;

· Формирование дел и хранение документов.

Понятия «документооборот», «объем документооборота». Основные требования к организации документооборота в органах государственного и муниципального управления

документооборот: Движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления

объем документооборота: Количество документов, поступивших в организацию и созданных ею за определенный период

Процессы документооборота в государственных и муниципальных организациях имеют особенности. Делопроизводство функционирует строго в соответствии с государственными требованиями и регламентами, на основе которых четко описаны правила и порядок рассмотрения, обработки, маршрутизации документов, жизненный цикл документа, уровень исполнения, должностные обязанности и т.д. Действует регламентированное описание всех процессов, которое осуществляется строго в соответствии с документационным обеспечением. Система документационного обеспечения должна быть адекватно вписана в действующую СЭД.

В большинстве российских государственных организаций уже автоматизированы процессы управления. При этом документационные базы данных представлены в сетевом или локальном вариантах, и могут быть едиными или независимыми. Однако, в отдельных случаях, до сих пор может полностью отсутствовать какая-либо электронная автоматизация делопроизводства, сотрудники могут пользоваться в своей работе исключительно старыми кустарными методами, или отдельными текстовыми программами.

Еще одной характерной особенностью структур органов государственной власти является наличие специализированных подразделений и специалистов, в функциональные обязанности которых включены вопросы делопроизводства. Одним из дополнительных требований часто может являться необходимость длительного хранения информации предыдущего периода обработки в базе данных.

Прием и регистрация документов. Формы регистрации.

регистрация документа: Запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения

регистрационный индекс документа; регистрационный номер документа: Цифровое или буквенно-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации

Существуют три формы регистрации документов:

Журнальная форма регистрации документов является исторически наиболее ранней регистрационной формой. В настоящее время она используется только в том случае, когда на первое место выступает надежность учета документов, что предотвращает конфликтные ситуации. Например, при выдаче документов об образовании, трудовых книжек, пропусков. Во всех остальных случаях журнальная форма регистрации устарела, т.к. затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Карточная система регистрации позволяет преодолеть эти недостатки, так как карточки можно располагать в картотеках в любой последовательности, да и регистрировать документы могут несколько человек одновременно, создавая под копирку нужное количество экземпляров регистрационной карточки. Форма регистрационной карточки может быть определена самим учреждением и записывается в инструкции по делопроизводству.

Автоматизированная форма. Она позволяет, ведя регистрацию на различных рабочих местах, объединить все сведения о документах в единую базу данных, на основе которой можно организовать централизованную информационно-справочную работу и контроль за исполнением документов.

Закрепление изученного материала:

1. Инструкция по делопроизводству это:

1. основной локальный нормативный акт, регламентирующий технологию работы с документами в пределах организации

2. официальный документ установленной формы, принятый в пределах компетенции уполномоченного государственного органа 

3. это зафиксированная на материальном носителе информация в виде текста, звукозаписи или изображения с реквизитами, позволяющими её идентифицировать.

2.Инструкция по делопроизводству :

1. устанавливает правила, приемы, процессы создания документов, порядок работы с ними

2. закрепляет систему делопроизводства, установленную в конкретной организации

3. действуют во времени, причем начало действия определяется моментом их вступления в силу

3. Кто утверждает инструкцию нормативным правовым актом?

1. руководителем организации или лицом, исполняющим его обязанности

2. ответственный за составление инструкции по делопроизводству

3. руководитель отдела делопроизводства

4.Что относится к числу обязательных разделов инструкции делопроизводства?

1. Организация документооборота и исполнения документов

2. Порядок ликвидации и реорганизации.

3. Учет и отчетность

5.Что такое документооборот?
1. движение документов в организации с момента их получения до завершения исполнения или отправки в комитет по делам несовершеннолетних
2. движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки
3. документ, не требующий особого внимания

6.Что включает в себя регистрация документа?
1. проставление регистрационного номера
2. проставление даты
3. все варианты правильные

7.Формы регистрации документа:

1. Журнальная форма

2. Карточная система 

3. Автоматизированная форма

4. Все ответы верные

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 26.03.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема урока: Требования к документам, формируемых в дело

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Узнать какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения

2. Разобрать правила оформления этих реквизитов

3. Узнать что включает в себя формирование дела

4. Разобрать правила формирования дел отдельных категорий документов.

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Номенклатура дела

2. Централизованное формирование дел

3. Децентрализованное формирование дел

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Формирование исполненных документов в дела, в организациях осуществляется в течение всего делопроизводственного года в соответствии с утвержденной на данный год номенклатурой дел. С начала делопроизводственного года должны быть оформлены обложки дела по правилам, оговоренным в Основных правилах работы архивов организаций. Форма обложки дел постоянного и временного (до 10 лет) хранения установлена также ГОСТ 17914-72 «Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, разновидности, технические требования».

На обложку каждого дела, заведенного в соответствии с номенклатурой дел, выносятся следующие сведения:

· наименование организации;

· наименование структурного подразделения;

· индекс дела;

· заголовок дела;

· дата дела (на данном этапе – год);

· срок хранения и статья по перечню.

Сведения, вынесенные на обложку дела в начале делопроизводственного года, могут уточняться и дополняться новыми данными. Так, только в конце делопроизводственного года можно уточнить заголовок и при необходимости дать подзаголовок, если сформировалось несколько томов дела. В этом случае рядом с индексом дела должно быть проставлено: «том 1», «том 2» и т.п.

Только в конце года можно проставить количество листов дела и внести уточнения в дату формирования, указав точные даты первого и последнего документов. При формировании дел в делопроизводстве на обложке не проставляется и архивный шифр дела, в который входят: наименование государственного архива, в который передает дела на постоянное хранение организация; номера фонда, описи, дела - эти сведения будут проставлены после передачи дел на хранение в архив организации.

Наименование организации на обложке дела указывается полностью в именительном падеже с указанием полного наименования организации, которой она непосредственно подчинена (также в именительном падеже). Если организация или вышестоящая организация имеют официально принятые сокращенные наименования, то они указываются в скобках после полного наименования, например:

· Комитет социальной защиты населения Москвы (Комсоцзащиты Москвы);

· Реабилитационный центр для инвалидов (РЦдИ).

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение делопроизводственного года или при передаче дела в другую организацию (структурное подразделение) на обложке дописывается новое наименование организации или организации-преемника (структурного подразделения), а прежнее заключается в скобки.

Индекс дела, заголовок дела, срок хранения и статья по перечню переносятся на обложки дела из номенклатуры дел.

Дело считается заведенным, если в него подшит первый исполненный документ. Формирование документов в дела должны осуществлять либо делопроизводственные работники, либо специально назначенные лица, знающие основные требования к формированию дел. Формирование дел включает в себя:

· получение исполненных документов,

· проверку правильности оформления и наличия на нем всех реквизитов, обеспечивающих их юридическую силу, и отметок, свидетельствующих об окончании работы с документами;

· распределение исполненных документов по делам в соответствии с номенклатурой дела – в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры, а также документы, подлежащие возврату.

В дело помещается по одному экземпляру каждого документа, и только для особо ценных документов могут быть сделаны исключения. Основное требование, которое всегда должно соблюдаться, – это формирование в отдельные дела документов постоянного и временного сроков хранения. Дело не должно быть более 4 см толщиной и содержать более 250 листов в одном томе, расположение документов внутри дела в определенной последовательности. В соответствии с Основными правилами работы архивов организации внутри дел документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы.

Обычно документы находятся в деле в хронологической последовательности, начиная от более ранних по датам документов и кончая более поздними. Документы могут быть расположены по их порядковым номерам (приказы), что также отражает хронологическую последовательность. Часто применяют и обратную хронологическую последовательность при формировании документов в дела, когда более ранний документ находится в конце дела, более поздний - в начале дела, например, при формировании личных дел. Это обеспечивает удобство в работе, избавляет от необходимости извлекать документы из дела при подшивке очередного документа. При передаче таких дел на архивное хранение их переформировывают, чтобы обеспечить обычную хронологическую последовательность.

При формировании дел отдельных категорий документов также руководствуются следующими правилами:

· распорядительные документы формируются в дела по видам с относящимися к ним приложениями;

· переписка группируется в дело таким образом, чтобы документ-ответ помещался сразу за документом-запросом;

· приложения к документам, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Приложения объемом более 250 листов формируются в отдельный том, о чем делается отметка на документе;

· утвержденные документы всегда формируются отдельно от их проектов;

· при формировании некоторых категорий документов необходимо сразу заполнять внутреннюю опись дела (личные дела; дела, содержащие особо ценные документы);

· дела с обращениями граждан формируются в алфавитном порядке заявителей. Все документы, относящиеся к одному заявителю, составляют самостоятельную группу. Повторные обращения подшивают к данной группе документов.

· внутри документы располагают в хронологическом порядке.

Формирование документов дела начинается с начала делопроизводственного года. Как уже отмечалось, для подшивки документов лучше всего использовать папки типа «Согопа». В организациях дела, как правило, формируются децентрализованно. Только в небольших организациях возможно централизованное формирование дел службой ДОУ. При децентрализованном формировании служба ДОУ обеспечивает сохранность наиболее важной части управленческих документов организации, а остальные документы фор­мируются в структурных подразделениях. За правильностью формирования дел следят служба ДОУ, архив организации и государственный архив.

Все изложенные выше требования относятся прежде всего к формированию дел традиционным способом.

Закрепление пройденного материала:

1. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.

2. Какие реквизиты выносятся на обложку дела в момент его заведения?

3. Расскажите о правилах оформления этих реквизитов.

4. Когда дело считается заведенным?

5. Что включает в себя формирование дела?

6. Перечислите правила формирования дел отдельных категорий документов.