Предмет: ПМ 02 МДК 0201
Дата проведения: 23.03.2020г.
Преподаватель: Керимова Д.Н.
Группа № 2-14
Тема программы: Организация документов Архивного фонда РФ
Тема урока: Архив негосударственной организации
Тип урока: комбинированный урок
Цели и задачи:
формирование знаний студентов по теме, знания основных понятий по учету документов.
развитие умений пользоваться профессиональной терминологией; умения анализировать количественные показатели при учете документов, развитие внимания и грамотности при заполнении учетных документов.
формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями.
Основные понятия изучаемые на уроке:
Характеристика негосударственной части Архивного фонда РФ
При каких условиях соблюдаются, комплектуется и функционирует Негосударственная часть архивного фонда РФ
Используемые на уроке средства:
Лекционный материал, персональный компьютер, экран.
Особенности изложения, содержания темы урока:
Ход урока:
Изучение нового материала:
Характеристика негосударственной части Архивного фонда РФ
Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с государственный частью Архивного фонда РФ они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ.
Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий:
• негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, негосударственных объединений, физических лиц;
• отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения, договора после экспертизы их ценности;
• собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ;
• при смене собственника или места хранения документов собственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов;
• собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций, предприятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива;
• собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов;
• в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в госархивы;
• государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хранение в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;
• в случае продажи документов государство имеет преимущественное право на их приобретение, собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи;
• по просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.
Закрепление изученного материала:
Что составляет негосударственную часть Архивного фонда РФ?
Кем осуществляется отнесение документов к составу Архивного фонда РФ.
Для чего собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах?
Могут ли быть уничтожены документы собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива?
Куда собственники документов могут передавать свои документы?
В каком случае государство имеет право на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда РФ?
Предмет: ПМ 02 МДК 0201
Дата проведения: 23.03.2020г.
Преподаватель: Керимова Д.Н.
Группа № 2-14
Тема программы: Архив негосударственной организации
Тема урока: Договор между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ
Тип урока: комбинированный урок
Цели и задачи:
формирование знаний студентов по теме, знания основных понятий по учету документов.
развитие умений пользоваться профессиональной терминологией.
формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями.
Основные понятия изучаемые на уроке:
Договор
Предмет договора
Порядок реализации договора
Обязанности собственника
Обязанности госархива
Ответственность сторон
Используемые на уроке средства:
Лекционный материал, персональный компьютер, экран.
Особенности изложения, содержания темы урока:
Ход урока:
Изучение нового материала:
| Главным документом, определяющим взаимоотношения между собственниками негосударственной части Архивного фонда РФ и Государственной архивной службой РФ, является договор. В нем оговариваются следующие основные условия: • предмет договора: — собственник безвозмездно передает, а госархив принимает на постоянное государственное хранение документы, образовавшиеся в процессе деятельности собственника, имеющие историческое, научное, социально-культурное значение; — собственник сохраняет за собой авторское право на переданные документы, учитываемое при публикации, экспонировании, копировании, выдаче документов исследователям; — стороны договариваются не передавать своих прав и обязательств третьей стороне без их письменного согласия; • порядок реализации договора: — отбор на госхранение документов собственника осуществляется госархивом по согласованию с собственником; — отбор и передача документов производятся ежегодно в согласованные с собственником сроки; — подготовка документов собственника к передаче на госхранение, включая их отбор, научно-техническую обработку, описание, осуществляется госархивом на платных условиях в соответствии с заключаемым с собственником отдельным договором; — описи документов постоянного хранения и по личному составу представляются на одобрение экспертной комиссии собственника, после чего направляются на рассмотрение экспертнопроверочной комиссии госархива; — документы, включенные в утвержденную госархивом опись, ставятся на государственный учет; — передача документов собственника в госархив производится по описи, утвержденной экспертно-проверочной комиссией госархива, по истечении срока, указанного в договоре, и оформляется актом приема-передачи дел; 180 • собственник обязуется: — в согласованные сроки представить госархиву для экспертизы ценности и отбора полный комплекс документов, образовавшихся в его деятельности за соответствующий период, кроме документов, составляющих коммерческую тайну, а в дальнейшем передавать в госархив все отобранные на постоянное хранение документы по описи в подлинниках или заверенных копиях не позднее оговоренного срока после утверждения описи; — оплатить работу госархива по отбору, обработке, описанию документов; — в случае самоликвидации или ликвидации собственника обеспечить концентрацию и передачу в госархив всех оставшихся документов; — при проведении реорганизации, перерегистрации, изменении названия собственника преемственно продолжить передачу отобранных на постоянное хранение документов в соответствии с договором; — разрешить госархиву организовать использование переданных на госхранение документов в научных, исследовательских, информационных и иных общественно значимых целях; • госархив обязуется: — принять в согласованные сторонами сроки документы собственника на постоянное госхранение по акту с приложением описи на основе договора, обеспечить полную их сохранность и организацию работы с ними в соответствии с правилами работы государственных архивов; — проводить отбор, обработку, описание документов собственника на основании договора, по окончании обработки документов передать собственнику один экземпляр утвержденной описи дел постоянного хранения и акт о выделении документов к уничтожению; — принять меры для организации использования переданных документов в научных, информационных, иных общественно значимых целях через читальный зал госархива, публикацию, экспонирование документов; — оказывать собственнику безвозмездные консультации по вопросам организации документов в делопроизводстве и подготовки их для архивного хранения; — обеспечить приоритетное пользование собственником переданными им документами, включая право на первую публикацию; — предоставлять собственнику по его просьбе ксерокопии переданных на госхранение документов с учетом технических и финансовых возможностей госархива; — при ликвидации собственника, в случае отсутствия правопреемника, госархив берет на себя обязательство принять на госхранение образовавшиеся в его деятельности документы постоянного и долговременного срока хранения; • ответственность сторон: — невыполнение сторонами обязательств договора служит основанием для его расторжения, при этом документы, переданные собственником госархиву до момента расторжения договора, возврату не подлежат; — за утрату документов Архивного фонда РФ, включенных в опись, утвержденную экспертно-проверочной комиссией госархива, собственник несет ответственность вплоть до уголовной; — за утерю или утрату, нанесение физического ущерба переданным документам, нарушение установленных договором условий использования документов госархив несет ответственность вплоть до уголовной. Сохранение архивов негосударственных учреждений, организаций, предприятий, архивов частных лиц, имеющих научное и практическое значение, является одной из глобальных задач Росархива. Поэтому работа с такими фондообразователями является одним из главных направлений работы архивов, всей архивной службы. |
Закрепление изученного материала:
Что такое договор?
что является предметом договора?
Перечислите порядок реализации договора
Перечислите обязанности собственника
Перечислите обязанности госархива
Какую ответственность несет сторона за утрату документов?
Предмет: ПМ 02 МДК 0201
Дата проведения: 25.03.2020г.
Преподаватель: Керимова Д.Н.
Группа № 2-14
Тема программы: Организация документов Архивного фонда РФ
Тема урока: Понятие организации документов Архивного фонда Российской Федерации. Критерии организации документов в Российской Федерации.
Тип урока: комбинированный урок
Цели и задачи:
формирование знаний студентов по теме, знания основных понятий по учету документов.
развитие умений пользоваться профессиональной терминологией.
формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями.
Основные понятия изучаемые на уроке:
Правовые нормы федерального законодательства
Федеральный законы используемые в деятельности Архивов
Что входит в состав Архивного Фонда
Экспертиза ценности документов
Организацией хранения архивных документов
Разновидности архивного фонда
Используемые на уроке средства:
Лекционный материал, персональный компьютер, экран.
Особенности изложения, содержания темы урока:
Ход урока:
Изучение нового материала:
Правовые нормы федерального законодательства призваны обеспечить соблюдение на всей территории Российской Федерации единых принципов организации архивного дела, хранения, использования, комплектования и учета архивных документов.
Архивы в своей деятельности используют Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации», «Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук», «Положение об Архивном фонде Российской Федерации», другие нормативные акты федеральных органов государственной власти и субъектов государственной власти, а также нормативные акты, если они по законодательству имеют непосредственное отношение к деятельности архивов и хранимой документации.
В состав Архивного фонда РФ входят находящиеся на территории Российской Федерации архивные документы независимо от источника их происхождения, времени и способа создания, вида носителя, форм собственности и места хранения, в том числе юридические акты, управленческая документация, документы, содержащие результаты научно-исследовательских, опытно-конструкторских и технологических работ, градостроительная документация, кино-, фото-, видео- и фонодокументы, электронные и телеметрические документы, рукописи, рисунки, чертежи, дневники, переписка, мемуары, копии архивных документов на правах подлинников, а также архивные документы государственных организаций, находящихся в иностранных государствах.
Экспертиза ценности документов осуществляется уполномоченным органом исполнительной власти субъекта Российской Федерации в области архивного дела, государственным, муниципальным архивом совместно с собственником или владельцем архивных документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида, находящиеся в федеральной собственности, собственности субъекта Российской Федерации или муниципальной собственности. До проведения экспертизы ценности документов их уничтожение запрещается.
Включение документов, находящихся в частной собственности, в состав Архивного фонда Российской Федерации осуществляется на основании экспертизы ценности документов и оформляется договором между собственником или владельцем архивных документов и государственным или муниципальным архивом (органом местного самоуправления муниципального района, городского округа), музеем, библиотекой, либо организацией Российской академии наук.
В данном договоре указываются обязанности собственника или владельца архивных документов по хранению, учету и использованию документов Архивного фонда Российской Федерации.
В «Правилах организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской академии наук» (далее - «Правила») дано понятие «организация хранения архивных документов».
Под организацией хранения архивных документов в архивохранилище понимается система мероприятий, включающая в себя рациональное размещение архивных документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование архивных документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрацию) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков архивных документов, подвергшихся повреждению, либо разрушению.
В архиве документы Архивного фонда Российской Федерации и другие архивные документы организуются по исторически и (или) логически связанным совокупностям - архивным фондам.
По отношению к некоторым видам архивных документов допускается их нефондовая организация.
Среди разновидностей архивного фонда бывают:
- архивный фонд государственного органа, органа местного самоуправления, организации, состоящий из образовавшихся в процессе их деятельности документов Архивного фонда РФ и других архивных документов;
- объединенный архивный фонд, состоящий из документов АФ РФ и других архивных документов, имеющих между собой исторически и/или логически обусловленные связи, созданных в процессе деятельности двух или более организаций, а также граждан;
- архивный фонд личного происхождения (семьи, рода), состоящий из архивных документов, включенных в состав АФ РФ, созданных в процессе жизни и деятельности отдельного гражданина, семьи, рода.
Организация документов Архивного фонда РФ включает их классификацию и систематизацию.
Классификация — выработка научных основ организации документов, установление логических и исторических связей между ними.
Систематизация — физическая организация и упорядочение документов на основе схемы их классификации.
Организация документов осуществляется:
в пределах Архивного фонда РФ;
в пределах конкретного архива;
в пределах конкретного архивного фонда.
Организация документов — совокупность административно-правовых и научно-методических решений и технических операций, применяемых к этим документам с учетом их принадлежности к различным формам собственности, разным историческим периодам, видам носителей информации и других особенностей, в целях их упорядочения и рационального архивного хранения по обособленным совокупностям архивных фондов. В основе организации документов находится архивный фонд — совокупность архивных документов, исторически или логически связанных между собой.
До недавнего времени основными критериями организации хранения документов были:
принадлежность документов к историческим эпохам;
принадлежность документов к комплексам общесоюзного, республиканского, местного значения;
принадлежность документов к административно-территориальным единицам;
4. принадлежность документов к определенным отраслям государственной и общественной деятельности;
5. принадлежность документов к составу документации данного фондообразователя.
В настоящее время критериями организации хранения документов являются:
формы собственности — государственная часть Архивного фонда РФ, федеральная собственность в ведении РФ, муниципальная собственность, негосударственная часть Архивного фонда РФ;
виды носителей, способы и техника закрепления информации — письменные и графические документы на бумажных носителях, кинофотофонодокументы, видеограммы, электронные документы;
сроки хранения — постоянное хранение в госархиве, музее, библиотеке, архиве негосударственного учреждения; временное хранение до передачи документов в госархив в ведомственном архиве; временное и депозитарное хранение в ведомственных архивах и отраслевых фондах; временное и депозитарное хранение документов негосударственной части Архивного фонда РФ в госархивах.
Все критерии применяются в совокупности. Согласно им происходит организация документов в пределах Архивного фонда РФ.
Закрепление изученного материала:
Для чего нужны правовые нормы федерального законодательства
Кем осуществляется экспертиза ценности документов
Что такое организация хранения архивных документов?
Разновидности архивного фонда
Перечислите критерии организации хранения документов
Кем осуществляется экспертиза ценности документов?
Предмет: ПМ 02 МДК 0201
Дата проведения: 27.03.2020г.
Преподаватель: Керимова Д.Н.
Группа № 2-14
Тема программы: Организация документов Архивного фонда РФ
Тема урока: Архив негосударственной организации
Тип урока: комбинированный урок
Цели и задачи:
формирование знаний студентов по теме, знания основных понятий по учету документов.
развитие умений пользоваться профессиональной терминологией; умения анализировать количественные показатели при учете документов, развитие внимания и грамотности при заполнении учетных документов.
формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями.
Основные понятия изучаемые на уроке:
Фондообразование
Признаки фондообразования
Единица хранения
Признаки систематизации единицы хранения
Система документооборота
Используемые на уроке средства:
Лекционный материал, персональный компьютер, экран.
Особенности изложения, содержания темы урока:
Ход урока:
Изучение нового материала:
Фондообразование
В пределах конкретных архивов документы организуются по исторически или логически связанным совокупностям — архивным фондам или архивным коллекциям. Нефондовая организация документов допустима для кинофотофоно доку ментов, видеограмм, электронных документов.
Вся совокупность документов, образующихся в деятельности юридического или физического лица — фондообразователя, составляет его документальный фонд.
Признаками фондообразователя являются:
• наличие правового акта о его образовании, регистрации, компетенции, порядке деятельности;
• самостоятельный баланс;
• расчетный счет в банке;
• штатное расписание, печать, собственные бланки;
• для физического лица — наличие создаваемых или собираемых в процессе его жизнедеятельности документов.
Из документального фонда фондообразователя выделяется его архивный фонд — часть документального фонда, имеющая историческое, научное, социальное, экономическое, политическое, культурное значение и подлежащая постоянному архивному хранению.
Архивный фонд может иметь следующие разновидности:
• архивный фонд организации, состоящий из документов, образовавшихся в ходе ее деятельности;
• архивный фонд личного происхождения, образовавшийся в ходе жизнедеятельности фондообразователя, его семьи, рода;
• объединенный архивный фонд, сформированный из документов двух и более фондообразователей, имеющих между собой исторически или логически обусловленные связи, а для физических лиц — родственные, профессиональные, творческие, деловые связи;
• архивная коллекция — совокупность документов, образовавшихся в деятельности различных фондообразователей, объединенных по тематическому, авторскому, хронологическому и другим общим признакам.
В основе первых двух комплексов находится признак происхождения, третьего и четвертого комплексов — признак логической связи.
Основными принципами фондообразования являются:
• недробимость фонда;
• единое название фонда;
• единый номер фонда;
• единое хранение фонда.
Организация документов внутри архивного фонда производится на основе единицы хранения документов как фондовой учетно-классификационной единицы. Единица хранения — учетная и классификационная единица, представляющая собой физически обособленный документ или совокупность документов, имеющая самостоятельное значение. Единицы хранения должны быть описаны, систематизированы, внесены в описи и оформлены в порядке, обеспечивающем их учет, поиск, использование.
Единицы хранения систематизируются в фонде по следующим признакам:
• структурному — в соответствии с принадлежностью единиц хранения к структурным подразделениям;
• хронологическому — по периодам или датам, к которым относятся документы;
• функциональному, отраслевому, тематическому, предметновопросному — в соответствии с функциями, отраслями, направлениями деятельности фондообразователя, темами и вопросами, которых касается содержание документа;
• номинальному — по делопроизводственной форме, видам и разновидностям документов;
• корреспондентскому — по организациям и лицам, в результате переписки с которыми образовались единицы хранения;
• географическому — в соответствии с определенными территориями, населенными пунктами и другими географическими наименованиями, с которыми связано содержание документов, их авторы, корреспонденты;
• авторскому — по названиям организаций или фамилиям лиц, являющихся авторами документов.
Единицы хранения внутри фонда группируются последовательно по признакам, применение которых является наиболее целесообразным. Как правило, применяются сочетания признаков, наиболее полно отражающие делопроизводственную и смысловую связь между единицами хранения и создающие условия для наиболее удобного их использования.
Систематизация документов – это приведение их к последовательному порядку для обеспечения качественного управления внутри компании. Такая процедура предполагает в будущем оперативное нахождение и обработку необходимой информации в архивах, которые могут находиться как на бумажном, так и на электронном носителях.
Система документооборота
Распределяются акты, протоколы, важные бумаги и другие типы документов по определенной системе, что означает:
типологическое разделение номенклатуры дел;
выявление методологии систематизации;
расшифровку библиографического описания;
оценку документации до ее архивации.
Если систематизация документов организации выполнена правильно, в результате достигается высокий показатель качества в делопроизводстве, а также происходит экономия ресурсов предприятия и оптимизация его персонала.
Методы приведения в систему
Развитие современных бизнес-проектов невозможно без информационного оснащения в виде документооборота и делопроизводства. Появилась потребность в классифицировании уже существующего огромного объема данных. Новый поток информации не должен затмить уже имеющиеся базы данных, а гармонично вписываться в работающую систему.
В классификацию систематизации документов включают: методики накопления и поиска; сортировку запросов; номенклатуру; способы доступа; индексирование; варианты предоставления. Распределение сведений происходит:
Структурированно (последовательное представление данных в виде стандартного формата, сведения переносятся на компьютер в текстовый редактор или на бумагу).
В свободной манере.
Закрепление изученного материала:
Что такое фондообразование?
Перечислите признаки фондообразования
Что такое единица хранения?
Перечислите признаки систематизации единицы хранения
Система документооборота
Что входит в классификацию систематизации документов?
38 784
651 
