Как быстро заполнить грамоты и другие текстовые документы с помощью инструмента «Слияние»

Мастер-класс «Адаптация контента «Виртуальный наставник» к индивидуальным потребностям, возможности персонализации

в рамках цифрового наставничества»

Тема: Как быстро заполнить грамоты и другие текстовые документы с помощью инструмента «Слияние»

1.Создание списка награждаемых

Сначала необходимо сделать электронную таблицу в Excel. В нее заносим данные для дипломов, грамот или сертификатов. Сведения из этой таблицы будут подставляться в готовый шаблон грамоты, который выполняется в программе Word.

Для подготовки таблицы нам понадобятся следующие данные: фамилия и имя обучающегося, класс, номинация и т.п.

Сохраните файл под именем «Приложение к диплому.xls»

После переходим к заготовке шаблона диплома.

Поэтому возьмем на просторах Интернета готовый чистый бланк и вставим его на страницу в текстовый документ. Зададим рисунку положение ЗА ТЕКСТОМ  и приведем его размер к размеру страницы.

Теперь можно подготовить шаблон текста, который мы и будем печатать на грамотах, подставляя в него данные из нашего списка.

Установим размер шрифта 16-18 пт. и напишем, например, такой текст:

Награждается

Ф.И.

обучающийся 2 А класса

МАОУ СОШ № 25 г.Краснодар

за номинация

или

в номинации

«Номинация»

Классный руководитель: (напишите ФИО учителя)

Директор школы: (напишите ФИО директора)

Обратите внимание, что информация с фамилиями детей остается незаполненной, а ФИО классного руководителя и директора школы вписываются, так как эта информация повторяется на всех грамотах.

Сохраните этот документ-шаблон под названием «Диплом.doc», но не закрывайте!

Далее связываем наш документ со списком в электронной таблице. На вкладке Рассылки нажимаем Выбрать получателей -  Использовать существующий список. В открывшемся окне указываем нашу электронную таблицу и выбираем лист со списком участников.

Теперь в шаблоне расставляем переменные (названия столбцов в электронной таблице).

Указываем курсором место и выбираем команду Вставить поле слияния.

После расстановки выставляем нужные размеры и начертание  шрифта. Переменные величины выделены кавычками.

Укажите нужный файл «Приложение к диплому.xls»

Вставьте в нужные места документа Поля слияния (эти поля будут заполняться данными из файла списка).

Перед тем как печатать весь комплект копий грамот, каждую из копий можно увидеть в Предварительном просмотре.

Включаем режим Просмотреть результаты и прогоняем весь список участников, чтобы убедиться в правильности установленных параметров шрифта.

Теперь можно создать их электронные версии, сохранив в формате PDF.

Надеюсь данный материал поможет вам

сократить временные затраты

при работе с подобными документами.

Плутова Наталья Александровна – председатель ЦМК МиОЕНД, преподаватель высшей квалификационной категории