Как написать официальное письмо

1. Адрес отправителя письма

указывается в правом верхнем углу:

Flat 10

15 Lenin Street

Surgut 336745

Russia

2. Адрес получателя письма

26 Pobeda Street

Moscow 467329

Russia

3. Дата

пишется без точек и запятых в правом верхнем углу:

20 October 2012

4. Обращение

пишется с начала новой строки слева; после обращения ставится запятая:

Dear Ms …, / Mrs …,

Dear Mr …,

Dear Dr …,

Dear Prof …,

Dear Sir, / Madam, (если не знаете имени адресата)

5. Вводные фразы

пишутся на новой строке ниже. Первая фраза пишется с красной строки.

Возможна ссылка на предыдущие контакты:

Thank you for your kind letter of 10 March.

I came across an advertisement for your company in The Times today.

It was a pleasure meeting you at the conference this month.

I appreciate your patience in waiting for a response.

Following our conversation of …

In reference to your letter of …

In connection with the article …

After careful consideration we have decided …

6. Основная часть

Каждый пункт пишется с красной строки.

а) Цель письма:

I am writing to enquire / complain / apply / reply / ask / confirm …

I’d like to express my gratitude / dissatisfaction / worry …

I wish to inform you …

I hereby inform you …

б) Плохие / хорошие новости:

It is my pleasure to inform you …

We are delighted / pleased to inform you …

It is with great sadness that we inform you …

We regret to inform you …

в) Вложения:

Please find attached / enclosed …

I’m attaching / enclosing …

The following pages will give you an idea of …

7. Фразы в конце основной части:

Первая фраза пишется с красной строки.

I hope you will be able to assist me in this matter.

Thank you for your understanding / help / patience.

If I can be any further assistance, please do not hesitate to contact me.

If you have any queries, please get in touch.

Should you have any questions do not hesitate to contact me.

It was a pleasure working with you.

Thank you for taking this into consideration.

I appreciate any feedback you may have.

6. Завершающая фраза

пишется с красной строки, после нее всегда ставится запятая:

With thanks,

Yours sincerely,

Yours faithfully,

Sincerely,

7. Подпись автора

Официальное письмо завершается подписью с указанием имени и фамилии автора письма и его должности, которая пишется под завершающей фразой. Точка не ставится:

Daniel Mitchell

Headteacher

Susan Green

Salesmanager

Объем официального письма – 100-140 слов.

Formal Letter

Instructions