Лекция : "Отдел запасов"

Тема №16

«Организация работы отдела запасов в аптеке»

.

Содержание:

Введение

1Задачи и функции о/з

2.Штат отдела запасов .

3.Размещение помещений отдела.

4.Составление заказов на склад и поступление товара в аптеку.

Заключение

Для российского фармацевтического рынка характерно то, что розничные аптечные предприятия имеют широкую свободу выбора времени и периодичности осуществления заказов продукции у поставщиков. Обычно аптека может сократить интервал заказа до одного рабочего дня, что позволяет поддерживать товарный запас на уровне, соответствующем локальному спросу, и при этом не вкладывать денежные средства в создание крупного резервного запаса, предназначенного для своевременного «гашения» колебаний этого спроса.

Современная аптека - высоко мобильная структура; она может и должна функционировать как гибкая экономическая система, оперативно реагирующая на все изменения окружающей среды (в данном случае, изменения величины и структуры спроса) без создания крупных собственных запасов.

Контроль товарного запаса и оптимизация системы заказов каждой из позиций ассортимента аптечного предприятия - трудоемкий и довольно сложный процесс, но он приносит высокие дивиденды. Расчет товарного запаса позволяет обеспечить компромисс между недостатком продукции на складе, вызывающим излишние отказы покупателю, и чрезмерным затовариванием, вызывающим «замораживание» оборотных средств. Таким образом, оценка и оптимизация величины товарного запаса повышает оборачиваемость денежных средств аптечного предприятия и позволяет использовать имеющиеся ресурсы более эффективно.

Прием поступающих медикаментов, их хранение и выдачу в другие отделы, мелкорознич-

ную сеть, отпуск ЛПУ осуществляют отделы запасов. В производственных

аптеках отделы запасов выполняют и такую функцию как изготовление концентриро-

ванных растворов, полуфабрикатов, в/а заготовок.

Самостоятельно отдел запасов функционирует в производственных аптеках I и II групп (в

аптеках 2-й группы т/о и рецептура должны быть свыше 350.0 тыс. в год), который возглавляют 3 материально-ответственные лица (заведующий аптекой и два заместителя заведующего аптекой).

В аптеках 2, 3, 4 и 5 групп (т/о свыше 70.0 тыс. рублей) этот отдел объединен с рецептурно- производственным.

Основные функции отдела запасов :

Составляют заказы-требования на товары для подачи их поставщикам.

Занимаются определением потребности в лекарствах на уровне аптеки.

Заполняют штангласы медикаментами для ассистентской комнаты.

Контролируют сроки годности и качество лекарственных средств.

Принимают накладные-требования и комплектуют заказы для отделов аптеки, ЛПУ и других покупателей мелкорозничной сети.

Ведут лабораторно-фасовочные работы.

Штат отдела запасов

На заведующего отделом или его заместителей в отделе запасов возложены следующие обязанности:

1) следить за наличием в аптеке всего ассортимента медицинских товаров и организовывать правильное хранение запасов товаров;

2) составлять заказы и требования на необходимые товары и представлять их на аптечные склады;

3) осуществлять прием товаров от поставщиков, проверять его доброкачественность, а также контролировать правильность сопроводительных документов;

4) составлять отчетность о движении товаров в отделе;

5) отпускать товары в отдел безрецептурного отпуска, в ОГФ, в РПО;

6) осуществлять оптовый отпуск товаров в лечебные учреждения;

7) выдавать товары в мелкорозничную сеть (аптечные пункты, киоски, ларьки);

8)оформлять накладные и счета-фактуры на отпущенный товар.

В штате отдела запасов предусмотрены также должности провизоров-технологов, фармацевтов и фасовщиков. Обязанности указанных работников регламентируются специальными положениями, утвержденными Министерством здравоохранения.

Провизор-технолог, работающий в отделе запасов или в материальных комнатах, обязан выполнять следующее:

1.) проводит качественный и количественный анализ лекарств, концентратов, полуфабрикатов, скоропортящихся и нестойких препаратов, оформляет журналы с результатами качественного и количественного анализов.

2) распределять работу между фасовщиками и принимать от них расфасованную продукцию;

3) соблюдать правила хранения медикаментов в материальных комнатах в точном соответствии с требованиями Фармакопеи и утвержденными инструкциями;

4) следить за правильным оформлением штангласов с запасами медикаментов;

5) пополнять запасы медикаментов и комплектовать заказы для отделов аптеки и прикрепленных учреждений здравоохранения;

6) при отпуске медикаментов и других медицинских товаров соблюдать установленный график для каждого отдела аптеки и прикрепленных учреждений;

7) в случае сомнения в качестве какого-либо медикамента сообщать об этом заведующему отделом или заведующему аптекой, задерживая отпуск этого медикамента до проверки его качества;

8) принимать участие в составлении заявок на медикаменты и другие медицинские изделия, вести учет отсутствующих, а также вновь поступивших товаров;

9) принимать участие в приемке поступивших в аптеку медикаментов и медицинских изделий и контролировать правильное размещение их по местам хранения;

10) контролировать соблюдение фармацевтического порядка и санитарно-гигиенического режима в материальных комнатах.

Он несет также ответственность за правильное оформление документации по учету лабораторных и фасовочных работ в отделе. По поручению руководства аптеки или отдела выполняет и другие виды работ.

^ Фармацевт - участвует в распределении товара по местам хранения, соблюдает фармацевтический порядок и правила техники безопасности.

Фасовщики в своей работе руководствуются соответствующими положениями и правилами внутреннего трудового распорядка.

Они обязаны:

1) выполнять работу по расфасовке и дозированию лекарственных средств и других медицинских изделий;

2) принимать участие в приемке и распределении товаров между отделами аптеки;

3) правильно использовать и содержать в надлежащем порядке и чистоте оборудование, измерительные приборы, расфасовочные машины и прочие приспособления;

4) выполнять, указания провизора и фармацевта, связанные с производственной деятельностью;

5) нести ответственность за качество выполняемой работы и санитарное состояние рабочего места;

6) систематически повышать уровень своего мастерства, используя передовой опыт.

Для проведения лабораторных и фасовочных работ в аптеках выделяются специальные помещения.

В целях совершенствования производственных процессов и повышения производительности труда провизоров-технологов и фасовщиков, занятых на работах в отделе запасов, предложено оснащать их рабочие места средствами механизации: дозаторами для фасовки жидкостей, дозирующими пипетками, дозаторами и приспособлениями для расфасовки порошков, приспособлениями для расфасовки драже и таблеток, обжима колпачков на флаконах, заполнения желатиновых капсул и облаток, расфасовки мазей, аппаратами для фильтрования растворов, измельчения и смешивания порошков, магнитными мешалками и т. д.

В отделе запасов ведется предметно-количественный учет соответствующих групп препа-

ратов.

В отделе также ведется картотека или журнал учета движения препаратов с ограниченным

сроком годности (не более 2-х лет).

 Отдел запасов должен располагать следующими помещениями:

Заготовочная.

Распаковочная.

Материальные комнаты.

Помещения для обслуживания прикрепленных ЛПУ и других учреждений и организаций.

Фасовочная.

В заготовочной - в ассептических условиях выполняют лабораторные работы. Заготовочные работы обычно организуются в крупных аптеках. В аптеках, где такие помещения отсутствуют, лабораторные работы проводят в ассистентской комнате. Лабораторные работы: приготовление концентратов, полуфабрикатов для бюреточной установки, внутриаптечных заготовок.

В распаковочной – распаковывают полученный товар.

В материальных– хранятся товарно-материальные ценности аптеки. Могут быть материальные:

перевязочных материалов; лекарственных трав; минеральной воды; легковоспламеняющихся жидкостей;

В помещении для обслуживания прикрепленных ЛПУ и других учреждений и организаций – принимают и оформляют накладные-требования, комплектуют заказы и отпускают товар для ЛПУ и других учреждений и организаций.

В фасовочной – фасуется внутриаптечная заготовка.

В соответствии с требованиями пожарной безопасности помещения под материальные для хранения легковоспламеняющихся веществ (спирт, эфир, хлороформ) оборудуются только после согласования с органами пожарной охраны. Перекрытие таких комнат осуществляется из несгораемых материалов, пол цементируется

с уклоном от двери. Входная дверь так же покрывается огнеупорными материалами. В небольших аптеках вместо комнат предусмотрены встроенные шкафы из огнеупорного материала 0.7 м на 1.2 м. Наиболее рационально подобную материальную размещать в несгораемом отдельно стоящем строении.

Кладовые для хранения лекарств растительного сырья, дезсредств и других пахучих жид-

костей должны иметь самостоятельные вентиляционные каналы. В них необходимо установить

вытяжной шкаф для расфасовки нашатырного спирта.

В крупных аптеках (I - IV группы) оборудуется специальная холодильная камера. Ёе стены покрывают глазурованной плиткой. Камера может быть заменена комнатой с холодильными шкафами. В остальных аптеках для хранения данной группы препаратов используют бытовые холодильники (0 - 40 С).

Полы материальных основного запаса покрывают керамической плиткой, а стены и пото-

лок водостойкими эмалями.

Для их оснащения ВНИИФ разработаны типовые материальные шкафы для хранения товаров с различными физико-химическими свойствами, аптечные рабочие столы и стулья. В зависимости от конфигурации помещения материальные шкафы могут наращиваться по бокам с отдельными выдвижными ящиками, расположенными не выше уровня глаз человека среднего роста. В верхней части шкафов имеются полки. Для весовых медикаментов, находящихся в штангласах, в шкафы вмонтированы вращающиеся вертушки. На вертушках или полках эти штангласы располагают не более чем в 2 ряда. Для жидкостей, находящихся в баллонах в нижней части шкафов мон-

тируются баллоноопрокидователи. Для лекарственных трав предусмотрены специальные вентилирующиеся шкафы. Для хранения тары и упаковок готовых ЛС используются стеллажи. Необходимо учитывать, что стеллажи размещаются на расстоянии 0.6 - 0.7м от наружных стен, 0.5 м от потолка и не менее 0.25 м от пола.

В соответствии со строительными нормами и правилам и хозрасчетных аптек (СНиП 69-

78), утвержденными постановлением Госстроя СССР № 92 от 17.05.1978г., состав и размеры помещений для хранения медицинских товаров зависит от объема работы аптеки и возложенных на нее функций (например, обслуживает лечебное учреждение).

Для приема и распаковки товаров выделяется специальное помещение - распаковочная. В

ней оборудован спускной люк с наклонной площадкой или устанавливается ленточный транспортер. Для доставки товаров на другой этаж необходим грузовой подъемник - лифт. Материальные комнаты не должны быть проходными. Они изолируются от других помещений. Ключи - у материально-ответственного лица.

Для рациональной организации труда СНиП и приказом МЗ РФ № 80 от 04.03.2003г.

предусмотрены проемы для встроенных шкафов поворотного или проходного типа (товары можно загружать из материальной прямо в шкафы соответствующего отдела. размещенного в зале обслуживания)

При наличии прикрепленных лечебных учреждений СНиП предусмотрены

отдельные материальные для хранения текущего запаса и изделий медицинского назначения для больниц.

В составе материальных - кладовых основного запаса предусмотрены:

а) материальная ГЛС;

б) –«- перевязочных материалов;

в) –«- лекарственного растительного сырья;

г) –«- дезсредств и кислот;

е) холодильная камера;

з) –«- минеральных вод;

и) –«- вспомогательных материалов;

к) –«- транспортной тары.

Составление заявок и поступление товара в аптеку

С учетом имеющейся дефектуры аптечные организации составляют , на основании прайс-листов, соответствующие заявки-заказы. Поставки осуществляются на основании договоров-поставок по мере необходимости. Практикуются и ежедневные поставки.

Прием товара в аптеке

Нормативные документы, регламентирующие прием товара в аптеку:

1. Федеральный закон №61-ФЗ от 12.04.10 года, «Об обращении лекарственных средств»

2. Приказ Министерства здравоохранения Российской Федерации №214 от 16.07.97 года, «О контроле качества лекарственных средств, изготовленных в аптеке»

3. Постановление правительства Российской Федерации №55 от 19.01.98 года, в редакции постановления правительства РФ №1222 «Об утверждении правил продажи отдельных видов товара»

Алгоритм приема товара:

1. Товар принимается по следующим документам – товарная накладная, счет-фактура, протокол согласования цен для ЖНВЛП, документы качества – реестр сертификатов.

2. Прием товара осуществляется по количеству мест и качеству упаковки.

3. Ставятся необходимые отметки в товарной накладной: роспись, печать в графе «принял»

4. Накладные регистрируются в «журнале учета прихода накладных» и заносятся компьютерную программу.

5. Розничные цены формируются с помощью компьютерных программ

В аптеке так же имеется карантинная зона.

Основная масса товаров поступает в аптеки из аптечных складов. Неко­торые товары могут закупаться аптеками у других поставщиков (на складах парфюмерных и галантерейных товаров и т. д.).

Прием товаров от поставщиков может иметь различные варианты. Одним из вариантов является прием товаров непосредственно на складе представителем аптеки или самим заведующим аптекой. Право на получение товаров оформляется разовыми или постоянными доверенностями.

На складе лицо, получающее товар, обязано проверить соответствие наименования, вида, цены и количества товара тем данным, которые указаны в сопроводительных документах. В случае, если нет возможности проверить при приеме на складе товар по количеству товарных единиц и массе нетто (когда товар уже упакован в ящики и другую тару), представитель аптеки принимает товар по количеству мест и массе брутто. Об этом делается отметка на счете-фактуре. С момента получения товара на складе до передачи его в аптеке материально ответственному лицу ответственность несет представитель аптеки, получивший и сопровождавший товар в пути.

Широкое применение находит доставка товаров в аптеки транспортом склада, когда за товары и сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные и т. д.) в пути несет ответственность шофер автомашины. При прибытии в аптеку он передает материально ответственному лицу товар по количеству мест и массе брутто.

При отгрузке товара со склада железнодорожным или водным транспортом за груз в пути ответственно транспортное ведомство.

Аптека принимает товар на станции или пристани в соответствии с транспортными накладными по количеству мест и массе брутто. В случае сомнения в сохранности товара аптека обязана вскрыть и принимать товар непосредственно на станции в присутствии пред­ставителя транспортной организации. При обнаружении недостачи (бой, порча товаров и т. д.) составляется коммерческий акт для предъявления иска транспортному ведомству. Товар, пришедший в негодность по вине транспортного ведомства, аптекой не принимается.

Каким бы способом ни был доставлен товар в аптеку, он обязательно проверяется по количеству и качеству и оприходуется в соответствующую учетную документацию. Принимая товар, материально ответственное лицо в аптеке по каждому наименованию тщательно проверяет количество, цену, общую стоимость данного товара и сверяет это с данными, указанными в сопроводительном документе.

В случае обнаружения недостачи, излишков, боя или порчи товара заведующий аптекой создает комиссию для составления акта, в котором отражаются обнаруженные расхождения с сопроводительными документами, а также выявленная недостача или излишки.

Акт составляется в трех экземплярах, из которых один направляется поставщику для возмещения ущерба, второй — в вышестоящую организацию и третий остается в аптеке. Излишки товара оформля­ются таким же актом, на основании которого оприходуются аптекой.

Претензии по возмещению стоимости недостающих товаров или других ценностей, а также по поставке товара ненадлежащего качества или некомплектного, в том числе по уплате штрафа за поставку таких товаров, должны быть предъявлены в соответствии с инструкцией в течение месяца.

При обнаружении в счетах-фактурах ошибок в ценах и суммах стоимости (несоответствие прейскурантным ценам) аптека обязана немедленно сообщить об этом поставщику. До получения от поставщика исправительного письма этот товар не подлежит реали­зации, но оприходуется по ценам и стоимости, указанным в счете-фактуре.

После окончания проверки и принятия товара материально ответственное лицо оприходует его, для чего на счете-фактуре делается запись: «По счету-фактуре № от товарно-материальные ценности по количеству и качеству мною проверены и полностью приняты. Подпись. Дата».

На обороте счета-фактуры отмечается стоимость каждой учетной группы принятых товарно-материальных ценностей: товара (по продажной стоимости и себестоимости), тары, вспомогательных ма­териалов, малоценных предметов и т. д. (по себестоимости). Счетный работник аптеки проверяет таксировку и подсчет сумм в счете-фактуре и делает за своей подписью отметку о проведении по учету стоимости принятых товарно-материальных ценностей.

Различные наценки, транспортные расходы и некоторые другие отчисления, включенные поставщиком в счет-фактуру сверх стоимости товара, аптекой в товарной документации не учитываются и относятся на соответствующие статьи издержек обращения. Стоимость самого товара всегда приходуется в полной сумме, указанной в счете-фактуре, независимо от того, что, например, в отношении части товара был составлен акт о недостаче и порче его.

⇒ Поступление товаров и прочих материальных ценностей

Иногда товар может поступить раньше, чем поставщик пришлет сопроводительные счета-фактуры. В таких случаях заведующий аптекой создает комиссию с участием представителя незаинтересованной организации и составляет акт о приеме товара, поступившего без счета поставщика. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых прилагается к месячному отчету аптеки. Заведующий аптекой принимает меры к получению счетов-фактур и до их прихода не реализует эти товары.

Если поступили сопроводительные документы , а груз еще не прибыл, то такой товар не может быть оприходован. В этом случае на сопроводительных документах делается пометка « товар в пути»

Все оприходованные на законном основании товары учитываются в аптеке по двум ценам — продажным и оптовым (себестоимости) в суммовом выражении. Лишь отдельные виды медикаментов (яды, наркотические препараты, спирт, остродефицитные лекарственные средства) дополнительно учитываются в номенклатурно-количественных показателях в специальных журналах.

Заведующий аптекой отражает поступившие товары и другие материальные ценности в специальных ведомостях или журналах (в приходной части). Соответствующие графы приходной ведомости заполняются по каждому счету-фактуре в отдельности. Помимо этого, для контроля за своевременным оприходованием товаров рекомендуется вести журнал или книгу регистрации счетов-фактур или накладных.

Для оперативного учета поступивших медицинских препаратов, имеющих ограниченный срок годности, материально ответственные лица должны вести специальный журнал, в котором записывают дату поступления препаратов, количество, срок годности, номер серии.

На упаковках ГЛС поступивших в аптеку МОЛ, отвечающим за правильность расчета, взимаемых с покупателя цен проставляется цена реализации.

Заключение

В процессе организации коммерческой деятельности перед предприятием стоит ряд вопросов, и в том числе вопрос грамотного управления запасами. Основной задачей управления запасами является инвестирование в них средств таким образом, чтобы достигать стратегических целей бизнеса. Запасы создаются и в промышленности, и в розничной торговле, и в оптовой торговле и в любых других отраслях, на предприятиях любой формы собственности. Без запасов не может обойтись ни одно предприятие, однако их создание сопряжено с дополнительными финансовыми расходами. В частности происходит «омертвление» части финансовых средств, появляются расходы на содержание складов, постоянный риск порчи, не реализации просроченного товара и т.п. В то же время отсутствие необходимого объема запасов может повлечь за собой потери от простоя производства, упущенную прибыль из-за отсутствия товара на складе в момент возникновения повышенного спроса, потерю потенциальных покупателей и др.

Список литературы:

.Бирский В.В. Модели управления запасами на предприятии - 2012, 11с. (по материалам сайта www.forecyber.narod.ru )

.Бородин А.И. Разработка стратегий управления запасами фармацевтической фирмы. Журнал «Фармакоэкономика», 2012, №2, с. 33-36

.Бродецкий Г.Л. Проблемы многокритериальной оптимизации запасов с учетом рисков. - журнал «Логистика», 2010, №3, с. 12-15.

.Кандрашина Е.А. Финансовый менеджмент: Учебник. - М.: Дашков и К, 2012.

.Д.В. Лысенко. Финансовый менеджмент: Учеб. пособие. - М.: ИНФРА-М, 2012.

.Шиков В.О. Управление товарными потоками. Планирование запасов. // Логинфо, 2012, № 7,8,9,10. (информация с сайта www.loginfo.ru )

.Статья «Индивидуальная ассортиментная стратегия аптеки». Славкина А. - материалы с сайта .

.Статья «Заказ товара в аптеке». Славкина А. - материалы с сайта .

.

.Статья «Управленческие перспективы планирования ассортимента в розничной сети». П. Лисовский. // Справочник экономиста, 2012, №7

.Статья «Управление ассортиментом аптеки». Славкина А. - материалы с сайта .

.Статья «Автоматизация управления запасами ЛС в аптеке учреждения здравоохранения». Р.В. Насыров, Д.Ф. Нестерова, Г.Я. Ибрагимова, К.В. Рогачев. // Вестник росздравнадзора. 2011, №5, с 58-65