Лекция по дисциплине

Формирование и ведение личных дел

Формирование личных дел работников

Личное дело – совокупность документов, содержащих сведения о работнике и его трудовой деятельности, помещенных в специальную папку.

Цель формирования личного дела – сосредоточение и хранение всей информации о работнике в одном месте. Личные дела в обязательном порядке ведутся только на государственных служащих (Федеральный закон от 27.07.2004 № 79-ФЗ, Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609), остальные же организации или индивидуальные предприниматели могут вести их по желанию. Но, несмотря на это, личные дела ведутся практически везде. Это связано с тем, что наличие личного дела упрощает доступ к необходимой информации о работниках и помогает систематизировать все данные об их трудовой деятельности.

Состав личного дела сотрудника

В личное дело помещаются как оригиналы документов, так и копии. При этом все копии должны быть надлежащим образом заверены. В личное дело следует помещать документы, которые имеют постоянный или временный (свыше 10 лет) срок хранения. Сроки хранения документов установлены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. Однако на практике в делах хранятся практически все документы, относящиеся к сотруднику, так как это удобно.

Документы, включаемые в личное дело, можно условно разбить на три группы .

Во-первых, документы, предоставляемые сотрудниками, и документы, фиксирующие прием на работу. К ним относятся:

анкета; резюме; рекомендации и характеристики с предыдущих мест работы (при наличии); копии паспорта, СНИЛС, ИНН (если имеется), документов об образовании, документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу); справка о наличии (отсутствии) судимости или факта уголовного преследования либо о прекращении уголовного преследования по реабилитирующим основаниям (при поступлении на работу, связанную с деятельностью, к осуществлению которой не допускаются лица, имеющие или имевшие судимость, подвергающиеся или подвергавшиеся уголовному преследованию); заявление о приеме на работу; медицинские справки (при трудоустройстве несовершеннолетних и иных лиц в случаях, предусмотренных ТК РФ); трудовой договор; личная карточка по форме Т-2 (утв. Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1); копия приказа

Во-вторых, документы, возникающие в процессе трудовой деятельности работников. В данный перечень могут входить:

копии свидетельства о браке (разводе), свидетельств о рождении детей, водительских удостоверений; договор (его копия) о материальной ответственности (для материально ответственных лиц); должностные инструкции; дополнительные соглашения к трудовому договору; копии приказов о переводе, поощрении, применении и снятии дисциплинарных взысканий, повышении и т. п.; справки о результатах периодических медицинских осмотров (обследований); копии документов об установлении инвалидности и ограничении способности к трудовой деятельности (для работников, имеющих данные показания); соглашение о неразглашении информации (если сотрудник имеет доступ к конфиденциальной информации); аттестационные листы; докладные, объяснительные записки, служебные записки, заявления о предоставлении отпуска работнику; различные акты и уведомления; копии документов о повышении квалификации и т. д.

В-третьих, документы о прекращении трудовой деятельности, например:

заявление работника об увольнении; копия приказа об увольнении. 

Стоит отметить, что в личное дело можно поместить копию трудовой книжки, но не саму книжку. 

Формирование и ведение личного дела

Личные дела могут вестись на всех сотрудников или только на определенных (например, на руководящий состав, сотрудников бухгалтерии, материально ответственных лиц и т. п.). Оформлением личного дела в большинстве случаев занимается сотрудник отдела кадров, назначенный ответственным за их ведение и хранение. В обязанности данного работника обычно входит формирование личного дела, внесение в него различных записей, помещение и изъятие документов, заверка копий, ведение внутренней описи, периодическая проверка состояния дел и т. д.

Формирование личного дела начинается в момент приема сотрудника на работу и ведется в течение всей его трудовой деятельности в данной организации. Каждое личное дело должно храниться в отдельной папке, на титульном листе которой указываются: Наименование организации; структурное подразделение, в котором сотрудник работает; номер личного дела; заголовок, то есть Ф. И. О. сотрудника; дата начала ведения личного дела (обычно это дата издания приказа о приеме на работу); дата окончания его ведения (дата издания приказа об увольнении); количество листов самого дела (лучше всего данную графу заполнять при сдаче личного дела в архив); срок хранения (прописывается при закрытии личного дела).

После заполнения титульного листа в папку помещаются все необходимые документы в хронологическом порядке. Однако очень часто возникают вопросы о порядке расположения документов, предъявляемых работником, и бумаг, фиксирующих факт трудоустройства. Связано это с тем, что на них практически всегда стоит одна и та же дата. В большинстве случаев данные бумаги располагаются следующим образом: Личная карточка по форме Т-2; анкета; резюме; заявление о приеме на работу; копия приказа о приеме на работу; трудовой договор; копии паспорта, СНИЛС, ИНН (при наличии), документов воинского учета (для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу) и т. д.

Одновременно с личным делом начинают вести его внутреннюю опись, которая составляется на отдельном листе и прикрепляется к делу. Опись составляется для учета документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения. Внутренняя опись заполняется на протяжении всего времени ведения личного дела. В ней фиксируются поступления новых документов либо изъятие бумаг (например, срок хранения закончился), а также замена подлинников копиями. Бланк внутренней описи приведен в приложении 10 к Правилам и должен содержать: номер и заголовок (Ф. И. О. работника) личного дела, к которому она составляется; графу «порядковый номер документа»; графу «индекс документа» (заполняется при наличии);

графу «дата документа»; графу «заголовок документа»;

графу «дата включения документа в личное дело»; графу «примечание», в которой обычно отражается изменение состава документов дела (изъятия, замена копиями и т. д.).

Все личные дела регистрируются в журнале учета. Форма журнала не утверждена, и его можно изготовить самостоятельно. Чаще всего в графы заносятся номера личных дел, даты их заведения, заголовки, даты закрытия.

Спасибо за внимание!