ЛЕКЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ по теоретической части ОП.04 Документационное обеспечение управления среднего профессионального образования по специальности 43.02.01 Организация обслуживания в общественном питании

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА»

(ОБПОУ «КГТТС»)

«___»__________201____год

ЛЕКЦИОННЫЕ МАТЕРИАЛЫ

по теоретической части

ОП.04 Документационное обеспечение управления

среднего профессионального образования по специальности

43.02.01 Организация обслуживания в общественном питании

Курск, 2020 г.

Тема 1.1. Общее понятие о делопроизводстве, цели, задачи, принципы делопроизводства.

ЛЗ№ 1 «Понятие, цели делопроизводства».

План лекции:

1. Понятие, цели делопроизводства.

2. Задачи и принципы делопроизводства.

3. Нормативно-правовая база делопроизводства.

4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

1. Понятие, цели делопроизводства.

Документационное обеспечение управления – это сфера деятельности, которая обеспечивает документирование и организацию работы с документами официального назначения.

Документационное обеспечение управления является разновидностью деятельности, направленной на обеспечение управления необходимыми сведениями в форме документов. Документационное обеспечение управления включает в себя ряд процессов с документами, к числу которых относятся:

- во-первых, фиксация информации;

-во-вторых, передача информации;

-в-третьих, хранение информации.

Данный вид обеспечения управления представляет собой важнейший аспект функционирования любого органа государственного или муниципального управления. В процессе осуществления государственного или муниципального управления создаются документы, которые отражают процесс и результаты управление страной, регионом, муниципальным образованием, специфику работы с государственными и муниципальными служащими, уровень материально-технического обеспечения данных процессов и прочее.

Документация призвана обеспечить реализацию функций управления, в ней конкретизируются планы социально-экономического развития государства, региона, муниципального образования, осуществляется фиксация учетных и отчетных показателей и иные сведения. В зависимости от того, каким образом организована работа с документацией, находятся качество и оперативность управленческих решений, эффективность их реализации.

Организационные аспекты работы с документацией составляют важный элемент процесса управления, напрямую оказывающий влияние на качество и оперативность управленческих действий.

Процесс принятия государственного и муниципального управленческого решения можно разделить на следующие этапы:

- во-первых, получение информации;

- во-вторых, переработка информации;

- в-третьих, анализ информации, подготовка и принятие управленческого решения.

Этапы процесса принятия государственных и муниципальных управленческих решений находятся в тесной взаимосвязи с документационным обеспечением процесса управления. Получение социальных и экономических эффектов от принятия и реализации управленческих решений определяется качеством исходной информации, которая включает в себя такие составляющие как количество информации, ее оперативность, стоимость, степень сложности.

При отсутствии четкой работы с документацией качество и результат управления существенно ухудшается, в связи с тем, что достоверность информации, оперативность находятся в зависимости от организации ее получения и передачи, налаженности работы информационно-справочной службы, четкости поиска и хранения документации, оказывающих влияние на процесс управления.

1. Задачи и принципы делопроизводства.

Документационное обеспечение управления призвано решать три главные задачи, к числу которых относятся следующие:

- во-первых, осуществление документирования управленческих процессов в форме составления, оформления, согласования и изготовления документации;

- во-вторых, организация процесса работы с документацией в ходе осуществления управления. Решение этой задачи обеспечивает движение документации, контролирует ее исполнение, хранение и использование;

- в-третьих, организация систематизированного хранения документации в архиве.

Организация документационного обеспечения управления возлагается на специальную службу, которая включается в структуру органов государственного и муниципального управления в качестве структурного подразделения, наделенного самостоятельностью. Примером такой службы могут выступать канцелярия, управление делами, секретариат, общий отдел.

Данная служба решает комплекс задач, в число которых входят:

- во-первых, документационное обеспечение управленческой деятельности;

- во-вторых, организация работы с документацией в органе муниципального управления или в органе государственного управления;

- в-третьих, совершенствование методов и форм работы с документацией.

3. Нормативно-правовая база делопроизводства.

Любая сфера деятельности обязательно должна основываться на законодательной, нормативной базе и методических документах, ДОУ – не исключение.

Нормативную базу ДОУ составляют законы и нормативные правовые акты. Они регламентируют создание и продвижение документов в процессе деятельности организаций, учреждений и предприятий.

Нормативная база делопроизводства:

1. правовые акты РФ;

2. ГОСТы;

3. нормативные документы;

4. классификаторы;

5. ГСДОУ.

1. Правовые акты РФ:

- Конституция РФ;

- Гражданский Кодекс РФ;

- Трудовой Кодекс РФ;

- Уголовный Кодекс РФ;

- ФЗ РФ «Об информации, информатизации и защите информации» № 24-ФЗ от 20.02.1995 г.;

- ФЗ РФ «Об участии в международном информационном обмене» № 85-ФЗ от 04.07.1996 г.

- ФЗ РФ «Об электронной цифровой подписи» № 1-ФЗ от 10.01.2002 г.;

- Закон РФ «О государственной тайне» № 5485-1 от 21.07.1993 г. (в редакции от 06.10.1997 г.);

- Закон РФ «О языках народов РФ» № 1807-1 от 25.10.1991 г (в редакции от 24.07.1998 г.);

- ФКЗ «О государственном гербе РФ» от 20.12.2000 г.;

- ФЗ РФ «О техническом регулировании» № 184-ФЗ от 27.12.2002 г.

2. ГОСТы:

- Государственная система стандартизации РФ, включающая ГОСТ Р 1.0-92, ГОСТ Р 1.2-92, ГОСТ Р 1.4-93 и др. Одновременно с вступлением в силу ФЗ «О техническом регулировании» введен в действие ГОСТ Р 1.5-2002 «Государственная система стандартизации РФ». Стандарты. Общие требования к построению, изложению, оформлению, содержанию и обозначению»;

- ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированная система организационно-распорядительной документации. требования к оформлению документов № 65-ст от 03.03.2003 г.;

3. Нормативные документы:

- Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ, утв. Госархивом РФ 06.07.1992 г.;

- Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. Приказом Федеральной архивной службой России № 68 от 27.11.2000 г.;

- Унифицированные системы документации (УСД);

- Основные правила работы ведомственных архивов, разработанные и введенные в 1988 г. Росархивом.

- Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный Росархивом в 2000 г.;

- Основные правила работы архивов организаций от 06.02.2002 г.

4. Классификаторы.

Современное делопроизводство отличает высокая степень автоматизации и компьютеризации. Для использования при сортировке, поиске и обработке разнообразных документов автоматизированных информационных систем, документам должны быть присвоены специальные коды. Для этого созданы классификаторы технико-экономической и социальной информации.

Классификаторы – нормативные документы, содержащие систематизированный перечень наименований объектов и их кодов.

Все классификаторы, а также нормативные и методические документы по их разработке составляют Единую систему классификации и кодирования технико-экономической и социальной информации (ЕСККТЭИ).

Классификации и кодированию подвергаются объекты в таких областях, как экономика, статистика, банковское и таможенное дело и др. наличие классификаторов приводит к сокращению количества применяемых форм, упрощению их регистрации и контроль, обеспечивает учет и систематизацию.

В настоящее время действует более 30 общероссийских и общесоюзных классификаторов. По области действия классификаторы подразделяются на общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий.

Примеры различаются по содержанию классификаторов, относящихся к сфере делопроизводства:

1. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД) – ОК 011-93 утвержден постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 г. № 299.

2. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО);

3. Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов (ОКПДТР) – ОК 016-94 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 26.12.1994 г. № 367.

ОКУД Объектами классификации в ОКУД являются унифицированные формы документов, утверждаемые министерствами (ведомствами) РФ. В ОКУД приведены кодовые обозначения этих форм и наименования соответствующих форм документов (объектов классификации).

Код формы документа в ОКУД состоит из 7 десятичных цифр и контрольного числа: в качестве примера приведен протокол общего собрания (конференции) трудового коллектива о ликвидации предприятия: 0213161 1.

Класс форм Подкласс форм Регистрационный номер КЧ

02 13 161 1

Класс форм указывает на принадлежность формы документа к соответствующей унифицированной системе документации (ОРД);

Подкласс форм содержит коды, указывающие на разновидности форм документов внутри класса и направление их использования (документация о ликвидации организации, предприятия);

Регистрационный номер – это № формы документа внутри подкласса (Протокол общего …);

КЧ содержит контрольное число.

5. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документами и службам документационного обеспечения управления (ГСДОУ), утв. приказом Главархива СССР в 1991 г. № 33, а затем доп. Главархивом СССР в 1991 г.;

В 1990 г. появилась ГСДОУ. Она является наиболее полным документом по организации делопроизводства.

ГСДОУ устанавливает единые требования к организации работы с документами (в т.ч. создаваемыми средствами вычислительной техники) в органах государственного управления, суда, прокуратуры, арбитража, на предприятиях, в учреждениях и общественных организациях.

Основные цели ГСДОУ:

- совершенствование работы аппарата управления;

- упорядочение документооборота и повышение качества документов;

- сокращение количества документов;

- построение информационно-поисковой системы;

- создание условий для применения современных технологий сбора, хранения и обработки информации.

По положениям ГСДОУ создает инструкции по делопроизводству, методики, рекомендации по различным аспектам делопроизводства.

В 1993 г. положения ГСДОУ получили дальнейшее развитие в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах РФ.

4. Унификация и стандартизация в делопроизводстве.

Приведение документов к оптимальному единообразию по составу и формам называется унификацией документов. Также, унификация – это установление максимального единообразного набора реквизитов, формата бумаги и фиксации реквизитов на бумаге.

Унифицированная форма документа – это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.
Унифицируют не только отдельные документы, но и системы документации в целом.

Унифицированная система документации – это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. В состав УСД входят:

- УС организационно-распорядительной документации;

- УС банковской документации;

-УС финансово-учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;

- УС отчетно-статистической документации;

- УС учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятия;

- УС документации по труду;

- УС документации пенсионного фонда;

- УС внешнеторговой документации.

Унификация документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

Работа по унификации включает:

- разработку унифицированной системы документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

- внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских и отраслевых УСД;

- ведение УСД и Отраслевого классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

- разработку комплексов отраслевых унифицированных форм документов, отражающих специфику отрасли и не вошедших в УСД, а также их государственную регистрацию;

- разработку отраслевых классификаторов технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли. Организационное и методическое руководство унификацией и стандартизацией документов, координацию соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли. Унификация документов является одним из методов их стандартизации.

Стандартизация – это деятельность по установлению правил и характеристик в целях их добровольного многократного использования, направленная на достижение упорядоченности в сфере производства и обращения продукции и повышение конкурентоспособности продукции, работ или услуг.

Стандартизация – это процесс установления и применения правил с целью упорядочения деятельности в делопроизводстве на пользу и при участии всех заинтересованных сторон. Стандартизация основывается на результатах науки, техники и практического опыта.

Стандарт – типовой вид, образец, которому должно удовлетворять что-нибудь по своим признакам, свойствам, качествам.

В стандартах на управленческую документацию устанавливается состав отдельных элементов документа (реквизитов), их расположение и правила оформления.

Стандартизация документов — это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ).

Документ – основной объект труда в сфере управления. Для удобства ежедневной работы с одинаково функционирующими документами, созданными различными организациями, и придания им юридической силы, необходимо предъявлять единые требования к их оформлению. Именно поэтому оформление служебных документов строго регламентировано стандартами.

В соответствии с законом РФ «О стандартизации» от 10.06.1993 г. государственные стандарты принимает Госстандарт.

В настоящее время процесс создания и ведения делопроизводства регулируется стандартами:

ГОСТ 6.10.3-83 Унифицированные системы документации. Запись информации унифицированных документов в коммуникативном формате.

ГОСТ 6.10.4-84 Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

ГОСТ 6.01.1-87 Единая система классификации и кодирования технико-экономической информации.

ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов (принят постановлением Госстандарта РФ от 03.03.2003 г. № 65-ст и введен в действие с 01.07.2003 г.).

Требования, устанавливаемые стандартами, обязательны для всех государственных органов управления и субъектов хозяйственной деятельности. Госстандарт и другие государственные органы управления в пределах их компетенции осуществляют контроль за соблюдением требований ГОСТа.

Контрольные вопросы:

1. Какие два процесса включает в себя современное делопроизводство?

2. Что понимают в стандарте под документооборотом?

3. В чем заключается разница между значением терминов «делопроизводство», «документационное обеспечение управления» и «информационно-документационное обеспечение управления»?

4. Назовите, что входит в состав нормативной базы по делопроизводству?

5. Дайте определения понятиям «унификация» и «стандартизация».

ЛЗ №2 Классификация деловой документации. Системы документационного обеспечения управления.

План лекции:

1. Классификация деловой документации.

2. Системы документационного обеспечения управления.

1. Классификация деловой документации.

Все документы (документные образования), обращающиеся на предприятии, в организации, классифицируют по следующим признакам: видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, месту составления, степени сложности, степени гласности (секретности), срокам исполнения, юридической силе, стадиям создания, по происхождению, срокам хранения, степени обязательности, степени унификации, характеру содержания.

По видам деятельности (или назначению) документы подразделяются на научно-технические, конструкторские, технологические, проектно-сметные, нормативные, управленческие (организационно-распорядительные), по личному составу, плановые, финансово-расчетные, отчетно-статистические, бухгалтерскому учету, по торговле, ценообразованию, изобретениям и открытиям, социальному обеспечению и др.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: научные отчеты, чертежи, схемы, графики, технологические и другие карты, приказы, распоряжения, указания, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, факсы, телеграммы, анкеты, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности, исковые заявления, авторские свидетельства и т. д. и т. п.

По способу фиксации информации документы бывают: письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, электронные), графические и фото-, фоно-, кинодокументы. Основным материальным носителем деловой информации на сегодня является бумага.

По месту составления документы подразделяются на документы, используемые для решения внешних и внутренних вопросов. Внешняя документация, в свою очередь, делится на поступающую (входящую) и отправляемую (исходящую) корреспонденцию.

По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые — это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных рассматривается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности (совершенно секретные, секретные и др.) и документы для служебного пользования (ДСП), конфиденциальные документы.

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроком исполнения, установленным законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По стадиям подготовки документы подразделяются на черновики и подлинники (оригиналы). Черновик — документ, подготовленный для дальнейшего оформления. Подлинник (беловой документ) — единственный экземпляр документа, оформленный и подписанный с черновика в соответствии с установленными требованиями.

С подлинника могут быть изготовлены копии, отпуск, выписки из документа и дубликат подлинника.

Копия — идентичное, заверенное должностным лицом воспроизведение подлинника. Отпуск — копия документа, остающаяся в делах предприятия, как правило, отпуск не заверяется подписью. Выписка из документа — заверенная часть текста подлинника. Дубликат — второй экземпляр документа, имеющий одинаковую силу с подлинником.

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб.

По срокам хранения документы делятся на документы постоянного и документы временного хранения. Документы временного хранения, в свою очередь, подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные — обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные (образцовые) и унифицированные в виде анкет и таблиц.

Индивидуальные документы по содержанию являются специфическими, носящими характер разового документа.

Типовыми являются документы, рассчитанные на изложение однородных процессов и явлений: типовой технологический процесс, типовые правила внутреннего распорядка и т. п.

Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации.

Анкета — способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, строками друг под другом, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа. Анкетным методом смоделированы, например приказы по приему, переводу и увольнению персонала и др. документы.

Таблица — форма подачи материала, когда постоянная информация размещается в заголовках граф и боковике (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) — на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные.

Примерные документы (образцы) носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

По характеру содержания документы бывают первичные и вторичные.

Первичный документ содержит исходную информацию, которая суммируется, обобщается во вторичных документах.

В хозяйственной деятельности предприятий и организаций кроме того используются различные документы, оформляющие взаимоотношения сторон, вступающих в деловое сотрудничество и коммерческо-хозяйственные связи. Это, в частности, договоры (договоры поставки, выполнения работ или услуг, аренды и др.), контракты, трудовые соглашения и т. п.

2. Системы документационного обеспечения управления.

Во многих организациях служба ДОУ не является самостоятельным подразделением, а входит в состав административно-хозяйственной службы, службы управления персоналом или бухгалтерии. Однако организация работы с документами – это вполне самостоятельный вид деятельности, ничего общего не имеющий с хозяйственным обеспечением или бухгалтерским учетом.

Поскольку служба ДОУ фактически управляет документацией и документационными потоками всей организации, она должна быть самостоятельным подразделением, пусть и с небольшой штатной численностью (это может быть 2–3 чел.). При этом служба ДОУ должна подчиняться непосредственно руководителю организации или его заместителю.

В пункте 5.1 пятого раздела Государственной системы документационного обеспечения управления, одобренной коллегией Главархива СССР 27 апреля 1988 г., закреплено следующее положение: «Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации».

Такое место службы ДОУ в структуре организации можно объяснить следующими причинами:

1. Представляя самостоятельное структурное подразделение и непосредственно подчиняясь руководству организации, служба ДОУ будет иметь больше компетенции. А это, в свою очередь, позволит организовать более эффективную работу с документами.

2. Специалистам и руководителю службы ДОУ приходится непосредственно работать с руководством организации: решать вопросы рассмотрения входящих документов, контролировать исполнение документов, обобщать результаты контроля исполнения документов и докладывать о них руководству организации, вести информационно-справочную работу по документам и т.д.

Контрольные вопросы:

1. Назовите документы, относящие к классификационному признаку по видам деятельности.

2. В чем отличие копии документа от дубликата?

3. К какому классификационному признаку относятся секретные документы?

4. По каким признакам классифицируются документы?

Тема 1.2. Общие нормы и правила оформления документов

ЛЗ № 3 Документ и его функции. Требования к составлению и оформлению документов. 

План лекции:

1. Документ и его функции.

2. Требования к составлению и оформлению документов.

1. Документы и их классификация.

Документ по ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», - материальный объект с информацией, закрепленной созданным человеком способом, для ее передачи во времени и пространстве.

Способами закрепления информации являются следующие: письмо; рисунок; графика; фото; звукозапись; видеозапись.

Чтобы выработать определенные принципы составления, оформления документов, формы и методы работы с ними, производится их классификация по целому ряду признаков.

Классификация документов – это деление документов на классы по наиболее общим признакам сходства и различия.

Целью классификации является повышение оперативности работы по их унификации, является важной предпосылкой документационного обеспечения автоматизированных систем управления.

Документы классифицируются по таким признакам, как способ фиксации, содержание, способ изготовления, степень сложности, место составления, сроки исполнения, происхождение, степень гласности, юридическая сила и назначение.

По способу фиксации:

-          письменные (созданные рукописным или машинописным способом);

-          графические (чертежи, карты, рисунки, схемы, планы);

-          фото- и кинодокументы (на специальных носителях);

-          акустические (позволяют производить точную запись и передачу звуковой информации).

По содержанию:

- организационные (устав предприятия, штатное расписание, правила внутреннего распорядка, должностные инструкции…);

- распорядительные (приказы, распоряжения, решения по основной деятельности);

- информационно-справочные (письма, факсы, докладные записки, телефонограммы...).

По наименованию:

Приказы, справки, акты, инструкции, протоколы, контракты и др.

По видам:

- типовые (разрабатываются вышестоящими органами для подведомственных организаций и носят обязательный характер);

-          примерные (разрабатываются вышестоящими организациями, но носят рекомендательный характер);

-          индивидуальные (разрабатываются конкретными органами для внутреннего пользования).

По степени сложности:

-          простые (содержащие один вопрос);

-          сложные (несколько вопросов).

По месту составления:

- внутренние (документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения);

- внешние – входящая и исходящая корреспонденция учреждения (входящие документы – документ, которые поступили в учреждении от других организации; исходящие документы – документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям).

По срокам исполнения:

-            весьма срочные;

-            срочные;

-            несрочные.

По происхождению:

-          служебные;

-          официально-личные.

По степени гласности:

-          обычные;

-          для служебного пользования;

-          конфиденциальные;

-          секретные.

По юридической силе:

-          подлинные;

-          подложные.

По назначению:

- подлинники (первоначальный документ, содержащий исходящую информацию, надлежащим образом оформленной);

- копия (точное воспроизведение реквизитов подлинника, соответствующим образом заверенная).

Виды копий:

-          отпуск – полная копия исходящего документа, оставшаяся у отправителя;

-          выписка – это копия части документа;

-          дубликат – 2 экз. документа, выданный в связи с утратой подлинника.

2. Требования к составлению и оформлению документов.

Под оформлением документов понимается проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования. Состав реквизитов соответствует типовым действиям, связанным с созданием документов, их согласованием, подписанием, утверждением, пересылкой и т.п.

Реквизиты напрямую влияют на юридическую силу документов, выполняют информационные функции, т.е. указывают на состав должностных лиц, участвующих в подготовке документов, и на порядок работы с документацией. Поэтому они должны оформляться с соблюдением норм и правил, установленных в законодательных актах и нормативно-методических документах.

Требования к составлению и оформлению управленческих документов, входящих в систему организационно-распорядительной документации (ОРД), закрепляются в государственном стандарте ГОСТ Р 6.30—2003, который устанавливает состав реквизитов документов, входящих в систему, правила их расположения и оформления. Порядок расположения реквизитов приведен в приложениях 2 и 3.

Документы, относящиеся к одной унифицированной системе документации, формируются по единой модели, которая называется «формуляр-образец».

Формуляр-образец — это модель построения документа, устанав-ливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты документов системы. Как уже говорилось, совокупность реквизитов, свойственных документам, входящим в систему ОРД, определена

Государственным стандартом Р 6.30—2003 и характеризует формуляр-образец системы. Все 30 реквизитов, закрепленные стандартом, не встречаются вместе ни в одном виде документов.

Каждый документ имеет индивидуальный набор реквизитов, которые отражают его особенности, связанные с назначением в управленческих процессах. Совокупность реквизитов, расположенных в определенной последовательности, является формуляром документа. Формуляр каждого вида документов (приказа, акта, протокола и др.) характеризуется определенным составом реквизитов и строгой последовательностью их расположения.

В соответствии с ГОСТ Р 6.30—2003 при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации должны использоваться следующие реквизиты:

• 01 — Государственный герб Российской Федерации.

• 02 — Герб субъекта РФ.

• 03 — Эмблема организации или товарный знак (знак обслужива

ния).

• 04 — Код организации.

• 05 — Основной государственный регистрационный номер (ОГРН)

юридического лица.

06 — Идентификационный номер налогоплательщика/код при

чины постановки на учет (ИНН/КПП).

• 07 — Код формы документа.

• 08 — Наименование организации.

• 09 — Справочные данные об организации.

• 10 — Наименование вида документа.

• 11 — Дата документа.

• 12 — Регистрационный номер документа.

• 13 — Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

• 14 — Место составления или издания документа.

• 15 — Адресат.

• 16 — Гриф утверждения документа.

• 17 — Резолюция.

• 18 — Заголовок к тексту.

• 19 — Отметка о контроле.

• 20 — Текст документа.

• 21 — Отметка о наличии приложения.

• 22 — Подпись.

• 23 — Гриф согласования документа.

• 24 — Визы согласования документа.

• 25 — Оттиск печати.

• 26 — Отметка о заверении копии.

• 27 — Отметка об исполнителе.

• 28 — Отметка об исполнении документа и направлении его в

дело.

• 29 — Отметка о поступлении документа в организацию.

• 30 — Идентификатор электронной копии документа.

Все перечисленные реквизиты можно разделить на три группы.

• 1. Реквизиты бланка (01; 02; 03; 04; 05; 06; 07; 08; 09; 10; 11; 12; 13; 14).

• 2. Реквизиты, придающие документам юридическую силу (01; 02; 08; 11; 12; 16; 22; 23; 24; 25; 26).

• 3. Реквизиты, отражающие движение документов и порядок их обработки (делопроизводственные отметки — 11; 12; 13; 15; 16; 17; 19; 22; 23; 24; 25; 26; 27; 28; 29; 30).

Такое деление достаточно условно. Как видно, большая часть реквизитов бланка также определяет юридическую силу документа, а порядок его обработки находит отражение не только в делопроизводственных отметках, но и других реквизитах, проставляемых, например, при подписании документа, его регистрации и т.п.

Отдельный порядок оформления документов установлен для федеральных органов исполнительной власти. Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти (далее — Правила делопроизводства) установили следующий состав реквизитов документов:

• • Государственный герб Российской Федерации;

• • наименование федерального органа исполнительной власти;

• • должность лица, подписавшего документ;

• • подпись должностного лица;

• • вид документа;

• • место составления (издания) документа;

• • справочные данные о федеральном органе исполнительной власти;

• • адресат;

• • дата документа;

• • регистрационный номер документа;

• • наименование документа;

• • текст документа;

• • ссылка на исходящий номер и дату документа адресанта;

• • отметка о наличии приложений;

• • гриф согласования;

• • гриф утверждения;

• • виза;

• • оттиск печати;

• • отметка о заверении копии;

• • отметка об исполнителе;

• • указания по исполнению документа;

• • отметка о контроле документа;

• • отметка об исполнении документа;

• • отметка о конфиденциальности.

Кроме перечисленных реквизитов, при подготовке документов допускается использование и других реквизитов, например могут проставляться: «Отметка о поступлении документа в федеральный орган исполнительной власти» или отметки «Срочно», «Оперативно», «Подлежит возврату» и др.

Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и назначением. Электронные документы, как и документы, изготовленные на бумажном носителе, должны иметь установленный состав реквизитов, расположенных и оформленных в определенном порядке.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение понятия документ.

2. По каким признакам классифицируются документы?

3. Перечислите виды копий документов.

4. В соответствии с каким документом при подготовке и оформлении организационно-распорядительной документации должны использоваться реквизиты?

5. Какой состав реквизитов документов установлен правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти?

ЛЗ № 4 Организационно-распорядительные документы и их виды. Состав реквизитов, схемы расположения. Понятие и виды бланков документов.

План лекции:

1. Общая характеристика организационных документов.

2. Основные виды организационных документов.

1. Общая характеристика организационных документов.

Организационные документы – это комплекс взаимоувязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности специалистов предприятия (например: устав, положение, инструкция, правила, регламент, штатное расписание и др.).

Организационные документы обладают повышенной юридической силой и могут использоваться в случае разрешения конфликтных ситуаций.

По своему содержанию организационные документы являются сложными документами, они велики по объему. Создаются они обычно отделом или специальной комиссией (выбираемой или назначаемой) при участии юристов.

Организационные документы имеют длительный срок действия, они перерабатываются только лишь в случае реорганизации, развития нового направления в деятельности предприятия.

2. Основные виды организационных документов.

Устав  предприятия – это свод правил, регулирующих деятельность организации, ее взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности (например, Устав добровольного спортивного общества, Устав железных дорог, Ветеринарный устав, устав организации и т.п.) (см. приложение к уроку 1 – образец формуляра устава предприятия).

Общие уставы утверждаются высшими органами государственной власти и управления, а уставы общественных организаций принимаются и утверждаются их съездами. Уставы предприятий, учреждений и организаций утверждаются их вышестоящими органами (министерствами, администрацией субъектов РФ), устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Уставы подлежат обязательной регистрации в финансовых органах. После регистрации вновь созданная организация может начинать свою деятельность.

Уставы могут быть типовыми и индивидуальными. Типовые уставы разрабатываются для ряда однородных предприятий, на их основе составляются индивидуальные уставы.

Общие требования к порядку составления, оформления и содержания устава юридического лица даны в I части Гражданского кодекса РФ.

Реквизиты формуляра устава:

1. наименование министерства или ведомства;

2. название организации;

3. название вида документа;

4. дата, индекс;

5. место издания;

6. гриф утверждения;

7. текст;

8. подпись руководителя.

Основные разделы текста устава:

1. общие положения;

2. основные функции предприятия;

3. права и обязанности;

4. руководство;

5. взаимоотношения и связи;

6. производственно-хозяйственная, коммерческая деятельность;

7. имущества и средства;

8. контроль, проверка и ревизия;

9. реорганизация или ликвидация;

10. порядок образования имущества;

11. порядок распределения прибыли;

12. порядок образования организации, порядок управления и прекращения деятельности;

13. органы управления.

Устав служит основой для разработки положения.

Положение – это организационно-правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений (например, Общее положение о министерствах, Положение о государственной автомобильной инспекции, Положение комиссии) (см. приложение к уроку 2 – образец формуляра положения о службе доставки и реализации товара).

Положения бывают общими, типовыми и конкретными (индивидуальными).

Общие положения разрабатываются для однородных организация.

Типовые положения действуют обычно в пределах одной отрасли, одной системы и утверждаются вышестоящими органами управления.

Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых, в них отражается специфика данного органа или должностного лица. Утверждаются руководителями организаций и предприятий.

Под положением может пониматься также свод правил, регулирующих определенное направление деятельности, например Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях и др.

Наиболее часто встречаемой разновидностью положения является Положение о структурном подразделении. Оно должно быть разработано на каждое подразделение организации.

Положения разрабатываются по указанию руководителей предприятия, по инициативе руководителей структурных подразделений.

Исполнитель составляет проект положения. Положение подписывает руководитель структурного подразделения (деятельность которого регламентируется), вышестоящий руководитель, которому подчиняется данное подразделение и разработчик.

Проект согласовывается с юридическим отделом.

Проект положения представляется на утверждение руководителю предприятия. положение об организации утверждается распорядительным документом вышестоящей организации.

Реквизиты формуляра положения:

1. наименование ведомства;

2. наименование организации;

3. наименование структурного подразделения;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста положения:

1. общие положения;

2. основные задачи;

3. структура;

4. функции;

5. права и обязанности;

6. ответственность;

7. руководство;

8. контроль, проверка и ревизия деятельности;

9. реорганизация и ликвидация.

Правила – документ, устанавливающий определенный порядок и единообразие при осуществлении какой-либо деятельности, определяющий, как и в каждой последовательности должна вестись работа на том или ином участке.

Правила подразделяются на:

Общие, имеющие значение для всех отраслей (например, Правила по технике безопасности).

Отраслевые, относящиеся только к одной отрасли (например, Правила приема в высшие учебные заведения).

 В каждой организации существуют Правила внутреннего трудового распорядка (Положение о персонале), ст. 189 Трудового кодекса РФ – это локальный нормативный акт организации, регламентирующий порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, меры поощрения и взыскания и другое (см. приложение к уроку 3 – правила внутреннего трудового распорядка).

Реквизиты формуляра правил внутреннего распорядка:

1. наименование ведомства;

2. наименование организации;

4. гриф утверждения;

5. наименование вида документа;

6. дата, индекс;

7. место издания;

8. заголовок;

9. текст;

10. подписи;

11. виза;

12. печать.

Основные разделы текста правил внутреннего распорядка:

1. общие положения;

2. порядок приема и увольнения работников;

3. основные права и обязанности работников;

4. основные права и обязанности работодателя;

5. режим труда и отдыха;

6. поощрения за успехи в труде;

7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины.

Инструкция – правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные, научно-технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, организаций, предприятий (их подразделений и служб), должностных лиц и граждан.

Инструкция издается также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов и разъяснительных документов, например, приказов.

Инструкции могут быть индивидуальными и типовыми.

При составлении инструкции по делопроизводству в конкретных организациях используются Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти.

Отдельной разновидностью инструкции является должностная инструкция.

Должностная инструкция – организационный документ длительного или постоянного срока действия, в котором определены научно-технические, финансовые деятельности должностных лиц (см. приложение к уроку 4 – формуляр должностной инструкции товароведа).

На основании должностной инструкции разрабатывается контракт с работником.

Должностная инструкция разрабатывается начальником структурного подразделения, согласовывается с юристом и утверждается руководителем предприятия.

При ее разработке необходимо опираться на классификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих (берется соответствующая квалификационная характеристика), Трудовой кодекс РФ, Положение организации и структурного подразделения.

Условиями пересмотра должностной инструкции могут быть изменения в структуре организации, вызвавшие перераспределение обязанностей работников, изменение видов работ, внедрение компьютерных технологий и другое. Но чаще указывают срок обязательного пересмотра или переутверждения инструкции (через 3 года или 5 лет).

Реквизиты формуляра должностной инструкции:

1. наименование организации;

2. название вида документа;

3. гриф утверждения;

4. заголовок к тексту;

5. дата;

6. индекс;

7. место издания;

8. текст;

9. подпись;

10. визы;

11. отметка об ознакомлении работника с инструкцией.

Основные разделы текста должностной инструкции:

1. общие положения;

2. должностные обязанности;

3. функции;

4. права;

5. ответственность;

6. связи по должности;

7. оценка работы.

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы (см. приложение к уроку 5 – образец штатного расписания).

Штатное расписание оформляется по унифицированной форме, в которой указывается перечень должностей с указанием фонда заработной платы.

Подписывается штатное расписание руководителем предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

В грифе утверждения указывается общая штатная численность предприятия и месячный фонд заработной платы.

Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность – организационный документа, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей (см. приложение к уроку 6 – образец структуры и штатной численности).

Данный документ составляется на бланке предприятия, подписывается заместителем руководителя предприятия, согласовывается с главным бухгалтером, утверждается руководителем предприятия.

Изменения в этот документ вносятся приказом руководителя предприятия.

 Контрольные вопросы:

1. Перечислите основные виды организационных документов.
2. Дайте определение понятия организационные документы.
3. В каких случаях организационные документы перерабатываются?
4. Какие виды уставов вы знаете?
5. Дайте определение штатного расписания. 

Тема 1.3. Требования к оформлению отдельных видов информационно-справочных и организационных документов.

ЛЗ № 5 Нормы и правила оформления информационно-справочных и организационных документов. 

План лекции:

1. Общая характеристика и основные виды информационно-справочных документов.

2. Классификация служебных писем.

3. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов.

4. Документы срочного характера.

1. Общая характеристика и основные виды информационно-справочных документов.

Информационно-справочные документы – это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений, издания распорядительных документов.

Виды информационно-справочных документов:

протокол, акт, докладная записка, служебная записка, предложение, объяснительная записка, справка, сводка, заключение; перечень и список, письма, телеграмма, телефонограмма, доклад.

Документы этой системы играют служащую роль по отношению к организационно-правовым и распорядительным документом. Справочно-информационные документы не содержат поручений, не обязывают действовать строго определенным образом, как распорядительные документы, но сообщают сведения, побуждающие принимать определенные решения.

Особенность этих документов являются то, что они идут снизу вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю предприятия, от подведомственной организации в вышестоящую.

Протокол – документ, содержащий запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях, конференциях, деловых встречах.

Существует два вида протоколов: полный и краткий.

Вид протокола выбирается в зависимости от вида заседания или статуса коллегиального органа.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

Полный протокол (см. приложение к уроку 2 – образец полного протокола).

В вводной части протокола после заголовка приводятся:

1. сведения о председателе и секретаре заседания;

2. сведения о присутствовавших, перечисляются фамилии, инициалы постоянных членов коллегиального органа (в алфавитном порядке), а также приглашенных на заседание, с указанием должностей. Если число присутствовавших больше десяти, то указывается общее количество;

3. повестка дня – краткое содержание документа, она должна содержать оптимальное количество вопросов и устанавливать последовательность их рассмотрения и фамилии основных выступающих (докладчиков) по каждому вопросу. Каждый пункт должен отвечать на вопрос «о чем?», в конце пункта указывается фамилии и должность докладчика, например: О перспективах развития завода. Доклад директора В.Р. Аксакова.

 Основная часть протокола содержит столько разделов, сколько пунктов включено в повестку дня и строится по схеме: СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) – по каждому вопросу отдельно.

В разделе «СЛУШАЛИ» приводится фамилия и инициалы докладчика, содержание его доклада (сообщения, информации, отчета). Если текст доклада представлен докладчиком в письменном виде, допускается после указания темы выступления в скобках делать отметку: (Текст доклада прилагается). Например:

1. СЛУШАЛИ:

З.Е. Константинова о принятых мерах ликвидации последствий аварии на стройке.

В разделе «ВЫСТУПИЛИ» и со следующей строки с абзаца указывают должность, инициалы и фамилию каждого выступающего и через тире запись его выступления. После записи каждого выступления приводятся вопросы и ответы на них в порядке их выступления. Фамилии задававших вопросы выступающему, ответы на них печатаются с новой строки, например:

В.К. Смирнов – Были ли приняты меры для ликвидации аварии на стройке?

К.П. Лысов – К 8 ч. утра следующего дня вода была полностью откачана и последствия аварии ликвидированы.

В разделе «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)» записывается принятое решение. Оно строится по схеме: действие-исполнитель-срок. Например:

РЕШИЛИ:

1.1 Доценту Б.С. Илизарову организовать на кафедре выставку (…) к 11.05.2012.

Наряду с решением указывается количество голосов, поданных «за», «против», «воздержавшихся», а также список лиц, не участвовавших в голосовании.

Участник совещания или заседания может представить особое мнение по принятому решению, оно излагается на отдельном листе и присоединяется к протоколу. О наличии особого мнения делается запись в протоколе после записи решения.

Датой протокола является дата проведения заседания. Если оно продолжалась несколько дней, то через тире указывают даты начала и окончания заседания, например: 21-24.01.2012.

Номером (индексом) протокола является порядковый номер заседания. Нумерация протоколов ведется в пределах календарно года или срока полномочий коллегиального органа.

В пятидневный срок протокол уточняется, добавляется, выверяется и оформляется.

К протоколу подшиваются все представленные на рассмотрение материалы, которые оформляются как приложения, об этом делается запись после первой части протокола: Заседание ученого совета стенографировалось, стенограмма прилагается.

Протокол подписывает председатель и секретарь. Секретарь редактирует текст, знакомит каждого выступившего с записью его выступления и получает подпись.

Краткий протокол (см. приложение к уроку 3 – образец краткого протокола).

Краткий протокол фиксирует вопросы, которые обсуждались на заседании, фамилии докладчиков и выступавших и принятые решения. Текст краткого протокола не содержит сведений о ходе обсуждения основного доклада, о замечаниях, вопросах, мнениях по поводу доклада.

Такой протокол рекомендуется вести в том случае, когда заседание стенографируется, доклады и тексты будут предоставлены секретарю, или тогда, когда ведется протокол заседаний оперативного характера.

Выписка из протокола (см. приложение к уроку 4 – образец выписки из протокола).

Представляет собой точную копию части текста подлинного протокола, относящуюся к одному из вопросов повестки дня. При этом воспроизводят все реквизиты бланка, вводная часть текста, вопрос повестки дня, по которому готовится выписка, текст, отражающий ход обсуждения вопроса и принятое решение, инициалы и фамилию председателя и секретаря (без подписи). В конце составляется заверительная надпись.

Деловое письмо – обобщенное название различных по содержанию документов, служащих для связи и передачи информации между адресатами (см. приложение к уроку 5 – образец письма).

Существует целый ряд классификаций деловых писем.

По тематическому признаку корреспонденция разделяется на деловую и коммерческую.

Деловые (служебные) письма – письма, оформляющие организационные, экономические, правовые, финансовые и другие виды деятельности организаций (письма - просьба, приглашение, напоминание, подтверждение, отказ, гарантийные, сопроводительные, информационные, рекламные).

Коммерческие письма – составляются при заключении и выполнении контрактов, при решении вопросов покупки и продажи, сбыта и снабжения (запросы, предложения (оферты), рекламации (претензии) и др.

На основе функционального критерия выделяются:

1. письма, требующие ответа (просьба, требование, обращение, предложение, запрос, представление);

2.письма, не требующие ответа (предупреждение, напоминание, приглашение, подтверждение, отказ, извещение, сопроводительное письмо, гарантийное письмо, информационное письмо, рекламное письмо).

По этой классификации письма также делятся на инициативные и ответные.

По структурному признаку письма подразделяются на регламентируемые и нерегламентируемые.

Регламентируемые письма, составляемые по определенному образцу, решают вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуются в виде стандартных текстов.

Нерегламентируемые письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста (инструктивные письма, письма-объяснения, рекомендации, письма-претензии, письма-объявления и др.).

По признаку адресности служебные письма разделяются на обычные и циркулярные. Последние направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций.

Структура текста делового письма – это последовательность расположения его составных частей.

Письмо обычно начинается с обращения: «Уважаемый господин (госпожа) господа». При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение: Уважаемый господин президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр! В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Игорь Михайлович!Подобное обращение обычно используется в письмах к лицам, с которыми установлены тесные партнерские отношения. При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Наиболее рациональна структура текста официального письма, состоящая из двух частей.

В первой части излагаются факты и события, решения вышестоящего учреждения и другие факторы, послужившие основанием для составления документа.

Во второй части содержатся выводы, просьбы, предложения, решения, распоряжения.

В конце текста перед подписью, необходимо написать: С Уважением, с надеждой на плодотворное сотрудничество и т.п.

Требования к тексту письма следующие: краткость, лаконичность, последовательность, убедительность, корректность, одноаспектность, ясность.

Реквизиты формуляра письма:

1. наименование организации;

2. справочные данные об организации;

3. дата, индекс;

4. ссылка на регистрационный номер и дату;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. отметка о наличии приложения (если они имеются);

9. подпись руководителя;

10. отметка об исполнителе.

Название вида документа в письме не указывается, за исключением гарантийного письма.

 

2. Классификация служебных писем.

 

Письмо-просьба – документ, цель которого – получение информации, услуг, товаров, необходимых предприятию-автору.

Письмо-просьба должно содержать обоснование просьбы и изложение самой просьбы. Обоснованию должно предшествовать изложению просьбы.

Письмо-ответ – документ, является реакцией и обусловленный содержанием инициативного документа.

Ответа требуют письма-запросы, просьбы, обращения, требования, предложения, претензии.

Письмо-ответ должно содержать ссылку на индекс и дату инициативного письма. В тексте излагается решение, принятое по инициативному документу: принятие предложения, отказ от предложения, выполнение просьбы, ответ на запрос.

Письмо-подтверждение – документ, уведомляющий отправителя о получении документов, ценностей, подтверждающих факты, действия.

Письмо-подтверждение начинается словами: «Подтверждаем условия поставки…».

Сопроводительное письмо – служебное письмо, используемое для отправки документов, не имеющих адресной части.

Текст сопроводительного письма начинается словами: «Представляем Вам…», «Направляем Вам…», «Высылаем Вам…». Обязательным реквизитом сопроводительного письма является отметка о наличии приложения.

Информационное письмо – документ, в котором сообщается о каких-либо фактах или мероприятиях, пропагандирующих деятельность организаций, продукцию.

К информационным письмам относятся:

Рекламное письмо – документ, содержащий описание рекламируемых услуг, товаров.

Текст рекламного письма должен содержать полную, четкую, конкретную информацию.

Письмо-извещение – документ, являющийся ответом на запрос; может информировать о публичных мероприятиях.

Письмо-извещение составляется для конкретного адресата, начинается словами: «Ставим Вас в известность…».

Письмо-сообщение – документ, которым автор информирует адресата о каких-либо событиях, фактах, представляющих взаимный интерес.

Письмо-сообщение может быть инициативным или являться ответом на письмо-просьбу или письмо-запрос.

Гарантийное письмо – документ, в котором гарантируется оплата выполненной работы или предоставление чего-либо (работы, помещения, денежных средств).

В гарантийном письме предприятие-адресат берет на себя определенные обязательства, поэтому такое письмо имеет правовую нагрузку.

Например: «Просим изготовить и выслать комплект мебели. Оплату гарантируем».

Такие письма подписывает директор и главный бухгалтер предприятия. Гарантийное письмо удостоверяется печатью предприятия.

Письмо-приглашение – документ, содержащий приглашение на заседание, совещание, конференцию и т. д.

Текст письма-приглашения может начинаться словами: «Приглашаем Вас на заседание…».

При оформлении писем-приглашений могут использоваться элементы украшения текста – орнамент, рисунки, шрифты и т. п.

Письмо-напоминание – документ, сообщающий о приближении, ускорении, истечении срока исполнения какого-либо действия, когда не удается получить ответ с помощью личного контакта или телефонных переговоров.

Например: «Напоминаем, что срок аренды зала истекает 16.02.2013 г….».

Письмо-напоминание может заканчиваться указанием на санкции, к которым вынуждена будет прибегнуть организация – автор письма, если адресат не выполнит взятые на себя обязательства.

Письмо-запрос – документ, направляемый с целью получения каких-либо официальных сведений или документов.

Текст письма-запроса содержит обоснование необходимости предоставления сведений или материалов и собственно изложение запроса. В обосновании могут содержаться ссылки на законодательные и иные нормативные акты, организационно-правовые документы.

Письмо-запрос требует письма-ответа.

Письмо-предложение (оферта) – документ, направляемый потенциальному партнеру с предложением и сотрудничестве в различной форме. В коммерческой деятельности используется как коммерческое предложение.

Письмо-предложение о совместном сотрудничестве – письмо состоит из двух частей: изложения сути вопроса и предложения о сотрудничестве.

Письмо-благодарность – документ, направляемый организации, должностному лицу или гражданину с выражением благодарности за совершенные действия.

Письмо-поздравление – документ, составленный в торжественных случаях, связанных со значительными событиями в положении должностного лица, предприятия.

Письма-поздравления могут оформляться не только на бланках организации, но и на специальной бумаге различной цветовой гаммы, украшенное орнаментом, водяными знаками, имеющего большую плотность и т. д.

К письмам-рекламациям относятся:

Письмо-претензия – документ, в котором указываются требования, предъявляемые автором претензии, оснований требований.

Письмо-претензия подписывается руководителями предприятий и визируется главным бухгалтером.

Письмо-требование – документ, цель которого – заставить адресата выполнить взятые на себя обязательства в условиях, когда имеются серьезные нарушения ранее принятых договоренностей.

Письмо-требование, как правило, - письма сложной структуры. В них обязательно излагаются условия заключенных договоренностей со ссылкой на конкретные документы, излагается существо сложившейся ситуации, формулируются требования о необходимости выполнения обязательств и угрозы в адрес корреспондента, если обязательства не будут выполнены.

 

3. Особенности оформления докладных (служебных) и объяснительных записок, справок, актов.

 

Акт – документ, составленный для подтверждения установленных фактов, событий, действий (образец 6).

Различают акты законодательные (решения, облеченные в форму законов, указов, постановлений) и административные (подтверждение фактов в деятельности организации).

Разновидности актов: сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов); обследования (состояния технической безопасности, противопожарной безопасности, условий труда, результатов деятельности); испытаний (образцов, схем, технологий); приема-сдачи (материальных ценностей, документов); приема-передачи (дел, денежных средств и иных ценностей); ревизии, инвентаризации, расследования аварий, несчастных случаев, ликвидации организации и т. д.

Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя предприятия. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.

В некоторых случаях акт составляет одно должностное лицо: при ревизии финансово-хозяйственной деятельности, проверке наличия товара и т.д. Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и правильное отражение их в документе.

В необходимых случаях акты подлежат утверждению распорядительным документом или руководителем.

Акт может содержать выводы, рекомендации и предложения, если они не оформлены распорядительным документом.

Текст акта делится на три части: введение, констатирующая часть и выводы.

В вводной части акта указывается основание (документ, послуживший причиной проверки) для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствовавшие при этом.

Констатирующая часть текста акта содержит описание проделанной работы (сущность, характер, методы, сроки); в ней фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей актов. Текст акта может быть разделен на пункты, составленные в виде таблицы. Если есть приложения, то отметка о их наличии проставляется после текста.

Выводы, предложения, заключения комиссии печатаются с абзаца, они также могут состоять из нескольких пунктов.

В конце текста акта указывается количество составленных экземпляров и их местонахождение.

Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении. Лицо, несогласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

Некоторые акты обретают юридическую силу после утверждения руководителями вышестоящей организации (следовательно, такие документы должны содержать реквизит «гриф утверждения документа»).

Реквизиты формуляра акта:

1. наименование организации;

2. наименование структурного подразделения;

3. название вида документа;

4. дата, индекс;

5. место составления;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись

Докладная записка – это информационно-справочный документ, адресованный руководителю предприятия, содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

В докладной записке может быть информация по следующим вопросам: о сложившейся ситуации; явлениях или фактах, имеющих место; выполненной работе; сделанных выводах; предложениях.

Информация документа либо принимается руководителем к сведению, либо побуждает к определенным действиям.

По содержанию докладные записки бывают: инициативные, информационные, отчетные (по результатам командировок и т. д.).

Инициативные докладные записки составляются по личной инициативе составителя с целью побуждения адресата к принятию определенных решений. Текст такой докладной записки как правило, делится на две части:

1. констатирующую, или описательную, в которой описывается ситуация или излагаются имеющиеся факты;

2. изложение выводов и предложений.

Информационная докладная записка составляется регулярно, например еженедельно или ежемесячно, чаще всего по указанию руководителя. Они содержат информацию о ходе работы, о деталях или методах выполнения работы.

Отчетная докладная записка информирует о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.д.

В зависимости от адресата докладные записки бывают: внешние и внутренние.

Внешние докладные записки – это записки, которые направляются в вышестоящую организацию (образец 7).

Внутренние докладные записки – это записки, которые адресованы руководителю учреждения или структурного подразделения (образец 8).

Датой записки является дата ее подписания.

Реквизиты формуляра докладной записки:

1. наименование учреждения;

2. название вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись, расшифровка подписи.

Разновидностями докладной записки являются предложение (содержит перечень конкретных предложений по определенному вопросу), служебная записка (составляется работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения).

Служебная записка – документ, по назначению близкий докладной записке, но составляемый работником или руководителем подразделения на имя руководителя или специалиста другого подразделения (см. приложение к уроку 9 – образец служебной записки).

Служебные записки составляются по вопросам материально-технического, информационного, хозяйственного обеспечения и др.

Текст служебной записки, как правило, состоит из двух частей – обоснования (изложение причин составления) и предложения, просьбы, заявки и т.п.

Служебная записка подписывается составителем или руководителем подразделения.

Реквизиты формуляра служебной записки:

1. наименование структурного подразделения;

2. название вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат;

6. заголовок к тексту;

7. текст;

8. подпись, расшифровка подписи.

 

Объяснительная записка – документ, объясняющий причины какого-либо действия, факта, происшествия, составляемый работником предприятия и представляемый вышестоящему должностному лицу (образец 10).

Объяснительные записки по содержанию можно разделить на две группы:

1. приложения к основному документу (плану, отчету), они объясняют и дополняют его. Такие записки оформляются на общих бланках, подписываются руководителем;

2. записки, в которых объясняются причины поведения, поступка, ситуации. Они составляются и подписываются отдельными работниками.

Такие записки оформляются аналогично, как и внутренняя докладная записка.

Справка – документ, содержащий описание и подтверждение тех или иных фактов или событий. Справки отражают основную деятельность предприятия или подтверждают сведения биографического или служебного характера (образец 11).

Различают справки личного характера и служебно-информационного.

Личные справки выдаются гражданам с целью подтверждения места проживания, работы или учебы, заработной платы, трудового стажа и т.п.

Текст информационной справки обычно составляется в индивидуальных ситуациях. Во вступительной части указываются причины ее составления (ссылки на запрос лиц и организация; на даты, послужившие основанием для составления справки и др.). Текст может делиться на разделы и пункты.

Текст справки состоит из двух частей: в первой указываются факты, послужившие поводом для ее написания, во второй – приводятся конкретные данные. Выводы и предложения в справке не даются. В справке фиксируются сведения определенного периода времени.

Датой справки является дата ее подписания.

Справки составляются для удостоверения юридических фактов: подтверждение места работы, учебы, занимаемой должности и т. д.

Если в справку включаются сведения по нескольким вопросам, текст ее делится на разделы, количество которых определяется количеством освещенных вопросов.

Справки могут быть внешними и внутренними.

Внешние справки подписываются руководителями предприятия или его заместителями. Если справка содержит сведения финансового характера, она подписывается руководителем предприятий и главным бухгалтером и заверяется печатью.

 Внутренние справки подписываются руководителями структурных подразделений или специалистом-составителем.

Реквизиты формуляра справки:

1. наименование организации;

2. наименование вида документа;

3. дата, индекс;

4. место составления;

5. адресат (только на справках информационного характера);

6. заголовок к тексту (может включать указание на период времени, например: О наличии документов о трудовом стаже за 2004 г);

7. текст;

8. подписи;

9. оттиск печати

4. Документы срочного характера.

Различают типовые и индивидуальные сроки исполнения.

Сроки исполнения исчисляются в календарных днях с момента подписании (утверждения) документа, а поступивших из других организаций – с даты их поступления.

Типовые сроки исполнения документов устанавливаются актами высших органов государственной власти и управления субъектов федерации, а также центральных функциональных и отраслевых органов управления:

- Указом Президента РФ «О мерах по совершенствованию организации контроля и проверки исполнения поручений Президента РФ» № 1536 1996 г.;

- Указом Президента РФ «О мерах по укреплению дисциплины в системе государственной службы» № 810 1996 г.;

- Постановлением Правительства РФ № 604 от 18.06.1998 (в ред. Постановления Правительства РФ № 760 от 05.10.2000), утвердившем Регламент Правительства РФ, где определен порядок оформления поручений, содержащихся в актах Правительства, протоколах заседаний Правительства, поручений Президента РФ;

- другими нормативными актами, в том числе ГСДОУ.

В нормативном документе ГСДОУ предусмотрен Перечень типовых сроков исполнения документов:

- акт приемки: подписание не позднее 45 дней с момента отправки (передачи) проектной продукции;

- акт о наличии недостатков: составление не позднее 10 дней по получении продукции;

- договор на поставку товаров: подписание и возврат не позднее 10 дней (для долгосрочных – 20 дней) после получения проекта договора;

- ответ на предложение о заключении договора – в 10-дневыный срок после получения предложения;

- заявления и жалобы граждан – в срок до одного месяца со дня поступления; не требующие дополнительного изучения и проверки – безотлагательно, не позднее 15 дней;

- письма – поручения и письма – запросы вышестоящих учреждений и организаций – к указанному в них сроку или в течение 10 дней;

- письма предприятий (объединений), учреждений, организаций – 10 дней;

- протокол разногласий: составление и направление – в 10-дневный срок; рассмотрение – в 20-дневный срок;

- телеграммы, требующие срочного решения, - до двух дней, остальные в течение 10 дней;

- платежные поручения – не позднее следующего дня после получения товара.

На контроль должны быть поставлены все документы, поступающие от Президента РФ, Федерального собрания и Правительства РФ, требующие исполнения.

Индивидуальные сроки устанавливаются руководителями.

В рамках конкретной организации могут быть установлены типовые сроки исполнения и для документов, не нашедших отражения в нормативных актах, путем их включения в Табель форм документов или Инструкцию по делопроизводству. таким образом, они тоже становятся типовыми.

Как правило, типовой срок исполнения основной массы документов – 10-15 дней. Для документов, не указанных в перечне, сроки исполнения не должны превышать 10 дней.

Документы должны рассматриваться руководителем и передаваться на исполнение в день их поступления. Решения по сложным документам принимаются им в течение двух дней.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

1. с конкретной датой исполнения – в конкретный срок;

2. без указания конкретной даты:

- имеющие в тексте пометку «срочно» - исполняются в трехдневный срок;

- имеющие пометку «оперативно» - в десятидневный срок;

3. остальные – до месяца.

Изменение срока исполнения производится только по указанию руководителя в следующем порядке: типовые сроки – принятием нового акта, индивидуальные – руководителями, которые их устанавливали.

Следует учитывать, что если последний день срока исполнения поручения приходится на нерабочий день, оно подлежит исполнению в предшествующий ему рабочий день.

 В тех случаях, когда для рассмотрения и разрешения обращения необходимо проведение сложной проверки, истребование дополнительных материалов или принятие других мер, сроки рассмотрения обращения могут быть в порядке исключения продлены, но не более чем на один месяц.

Ходатайство о продлении срока рассмотрения обращения оформляется не позднее чем за 3 суток до истечения срока.

Контрольные вопросы:

1.   Какие документы относятся к группе информационно-справочных?

2.   Для каких случаев применяется протокол и какие бывают виды протоколов?

3.   Дайте определение понятия «деловое письмо».

4.   Назовите признаки классификации деловых писем.

5.   Какие требования предъявляются к тексту письма?

6.   Какие существуют сроки исполнения документов?

7. Из каких частей состоит текст справки?

1.4 Контроль за исполнением управленческих документов

ЛЗ №6 Значение контроля в управлении. Исполнение управленческих документов.

План лекции:

1. Значение контроля в управлении.

2. Исполнение управленческих документов.

1. Значение контроля в управлении.

Контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141-98 определяется как совокупность действий, обеспечивающих своевременное исполнение документов. Функция контроля - одна из важнейших управленческих функций, в осуществлении которой принимают участие как работники службы ДОУ, так и руководители всех уровней. Это обусловлено тем, что в контроле выделяются два аспекта: контроль, включающий анализ существа и полноты исполнения решений, и контроль за сроками исполнения.

Контроль по существу решения вопроса, т.е. фактически контроль за качеством исполнения, - одна из должностных обязанностей руководителей всех уровней, начиная от руководителя любого структурного подразделения и кончая руководителем организации.

При большом объеме документооборота такой контроль также могут осуществлять специально уполномоченные лица или специальное контрольное подразделение, например инспекция при руководителе.

Такой контроль может осуществлять и вышестоящая организация путем проведения ревизий, проверок, анализом представленных отчетов, справок, однако такой контроль не всегда проводится систематически и планомерно.

Контроль за сроками, как правило, осуществляют работники службы ДОУ или при небольшом объеме документооборота эту работу выполняет секретарь или специально назначенный работник.

Целью контроля является содействие своевременному и качественному исполнению документов, получению информации, которая поможет оценить качество работы структурных подразделений, их руководителей и конкретных исполнителей. Оценка качества работы управленческих работников включает в себя много факторов, и показатель, характеризующий исполнительскую дисциплину, - один из важнейших.

Наиболее часто в состав службы ДОУ включается подразделение, осуществляющее контроль за сроками исполнения документов, в виде группы контроля (отдела), состоящее из нескольких сотрудников и руководителя подразделения.

Основными этапами, осуществляемыми последовательно в таком подразделении, являются:

получение данных постановки документа на контроль;

проверка своевременности доведения контрольного документа до всех исполнителей и напоминание об установленном сроке исполнения;

получение информации о ходе исполнения и регулирование при необходимости хода исполнения;

снятие документа с контроля с одновременной проверкой правильности оформления документов в части соответствия подписей их расшифровкам, соответствия подписи на ответном документе, подписи в резолюции на контрольном документе и др.;

обобщение результатов контроля исполнения, составление аналитических справок (сводок) о состоянии исполнительской дисциплины в организации, доведение их до руководителя.

Все документы, требующие исполнения, должны быть поставлены на контроль. Однако не всегда это реально осуществить технически и, кроме того, в силу сложившейся практики на контроль ставятся документы, содержащие наиболее важную для деятельности конкретной организации информацию.

Учитывая данный фактор, в каждой организации разрабатывается перечень документов, подлежащих контролю исполнения с указанием сроков исполнения. Данный перечень является, как правило, приложением к инструкции по ведению делопроизводства. Иногда он издается в виде самостоятельного документа.

2. Исполнение управленческих документов.

Сроки исполнения большинства управленческих документов регламентируются действующим законодательством (поэтому они называются типовыми сроками исполнения) - указами Президента, постановлениями Правительства, законами РФ. Значительное количество типовых сроков установлено в ведомственных подзаконных актах, например о предоставлении статистической отчетности, о сроках подачи апелляций на решение судебных инстанций и др. Типовой срок исполнения таких распространенных видов документов, как служебное письмо, телеграмма, установлен ГСДОУ. Если в организации есть специфические виды документов, для которых не установлены типовые сроки упомянутыми выше документами, то организация устанавливает для таких документов сроки исполнения и включает их в перечень, после утверждения которого они становятся типовыми.

Индивидуальный срок исполнения документа - это срок исполнения, установленный резолюцией руководства.

Срок исполнения входящих документов должен исчисляться с момента поступления документа в организацию (реквизит 28). Однако с момента фиксации факта поступления до проставления резолюции руководителя, определяющей исполнителей, характер исполнения и сроки, иногда проходит несколько дней, поэтому в некоторых организациях срок исполнения документа исчисляют от даты резолюции.

Сроки исполнения внутренних документов исчисляют, как правило, с момента доведения их до исполнителей.

Срок исполнения может корректироваться только руководителем - автором резолюции, но не сотрудниками, осуществляющими контроль за сроками исполнения. Фактически руководитель, рассматривающий документ, и определяет: подлежит ли данный документ контролю за исполнением. На левом поле контрольного документа на уровне заголовка предусмотрено проставление реквизита 18 «Отметка о контроле» в виде буквы «К» или слова «контроль». Эту отметку могут проставить и работники службы ДОУ перед отправкой к исполнителю, исходя из резолюции руководителя или текста документа (приказа, указания, распоряжения и др.).

При необходимости контроля устных поручений руководства на них заполняется контрольный экземпляр РКК. Также заполняются несколько экземпляров РКК на документы, содержащие ряд заданий с различными сроками исполнения, выполнение которых поручено нескольким исполнителям. Чаще всего это относится к распорядительным документам, текст которых состоит из отдельных пунктов, содержащих разные поручения.

Необходимость заполнения отдельного экземпляра РКК на конкретное поручение обусловлена тем, что при формировании контрольного массива РКК основным признаком группировки РКК является срок исполнения.

Контроль исполнения всегда строится на базе регистрационных данных: регистрационных карточек или автоматизированных данных. Введение специальных форм контрольных карточек не рекомендуется.

Форма контроля выбирается в зависимости от объема документооборота, принятой системы регистрации, возможностей организации.

Контроль можно проводить в ручном режиме с помощью контрольно-сроковой картотеки, что чаще всего встречается в небольших организациях (фирмах) при незначительном объеме документооборота. В других случаях рационально применение автоматизированной системы контроля исполнения документов с помощью вычислительной техники.

Проверка хода исполнения в соответствии с ГСДОУ должна проводиться:

по заданиям последующих лет - не реже одного раза в год;

по заданиям следующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц;

по заданиям текущего месяца - каждые 10 дней и за 5 дней до истечения срока.

Если задание должно быть исполнено в срок от 2 до 10 дней, проверка хода исполнения осуществляется чаще, как правило раз в 2-3 дня.

Если документ пересылается на исполнение в подведомственную организацию с последующим информированием о результатах рассмотрения, то вместе с документом пересылаются два экземпляра регистрационной карточки. После исполнения один экземпляр карточки возвращается с информацией об исполнении.

Проверка хода исполнения осуществляется либо по телефону, либо путем личного опроса. Если исполнение задания срывается и необходим перенос срока исполнения, то об этом должно быть доложено руководителю, давшему задание, исполнителем или работником контрольной службы.

Ежедневно контрольная служба не только проверяет, будут ли исполнены документы, срок которых истекает, т.е. проводит текущий контроль, но ведет предупредительный контроль. Выбирая карточки на задания, срок исполнения которых истекает через 3-5 дней, карточки на задания с более длительными сроками исполнения, контрольная служба делает напоминания исполнителям как в устной форме (при ручном контроле), так и в письменной (при автоматизированном контроле) путем вывода необходимой информации на экран дисплея.

Систематическая проверка хода исполнения заданий, содержащихся в документах, повышает исполнительскую дисциплину работников, позволяет своевременно их руководителям скорректировать ход выполнения заданий, принять меры к своевременному выполнению.

Все перемещения контрольного документа от одного исполнителя к другому проходят с извещением контрольной службы и отметкой в РКК.

Результаты исполнения должны быть в письменной форме в виде ответного документа или справки об исполнении, если задание выполнено в устной форме (по телефону или путем личной встречи).

Снять документ (задание) с контроля согласно ГСДОУ может либо руководитель, поставивший его на контроль, либо ответственный исполнитель после выполнения задания, сообщения результатов исполнения заинтересованным лицам или организациям. Подписывая ответный документ или справку об исполнении контрольного задания, руководитель, который определял это задание, подтверждает, что он провел контроль за исполнением документа по существу и что исполнение проведено качественно.

Однако в практике случаются ситуации, когда контрольная служба устанавливает, что содержание, форма и процедура исполнения не соответствовали заданию. Это часто бывает при смене руководителей, определявших задание, смене исполнителей. В этом случае контрольная служба имеет право вернуть документ исполнителю, считая его неисполненным.

Для снятия документа с контроля исполнитель обязан предоставить в контрольную службу следующие документы:

1. Контрольный документ с проставленным в левом нижнем углу реквизитом 27 «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело». В данную отметку согласно ГОСТ Р,6.30-97 включают следующие данные:

ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового документа, краткие сведения об исполнении;

слова «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

2. Ответный документ или любое другое документированное подтверждение исполнения (справка об исполнении, например). Эти документы должны быть подписаны тем руководителем, который давал задание. Они также до предъявления контрольной службе должны быть зарегистрированы на участке регистрации, т.е. иметь регистрационный номер и дату.

Контрольная служба знакомится с представленными документами, перенося необходимые данные об исполнении контрольного задания в РКК. Если представленные документы не вызывают вопросов у контрольной службы и в РКК внесены все необходимые отметки, документы возвращаются исполнителю, РКК изымаются из контрольно-сроковой картотеки. Фактически контроль за данным заданием (поручением) окончен.

В конце каждого месяца контрольная служба переформировывает контрольно-сроковую картотеку:

карточки на задания, срок исполнения которых истек в текущем месяце, изымаются из всех ячеек и устанавливаются в 33-ю ячейку;

карточки на задания следующего месяца изымаются из своей ячейки и расставляются по срокам исполнения.

Одновременно контрольная служба подбирает данные о состоянии исполнительской дисциплины в текущем месяце. Они анализируются и обобщаются в виде справки (сводки), содержащей следующую информацию:

общее количество документов (заданий), находящихся в момент составления сводки в работе у исполнителей, в том числе со сроками исполнения в данном месяце. В крупных организациях это количество может быть представлено по видам документов, по потокам (входящие, внутренние, исходящие), по другим признакам;

количество документов (и процент), выполненных с опережением сроков, в срок, с нарушением сроков;

количество неисполненных документов (и процент) с указанием выходных данных этих документов.

Также справки (сводки) обычно делаются в разрезе структурных подразделений, конкретных исполнителей.

Контрольная служба должна представить такую сводку в первый день нового месяца руководителю службы ДОУ, который знакомит с ней руководителя учреждения. Также сводки рассылаются руководителям всех уровней - заместителям руководителя, руководителям всех структурных подразделений.

Контрольная служба путем проведенного анализа выявляет, что является характерными причинами неисполнения документов в срок - недостатки в организации документооборота, недостаточное техническое обеспечение или недисциплинированность сотрудников, их перегрузка, нерациональное распределение их обязанностей и др. Таким образом, создаются необходимые предпосылки для совершенствования работы по документационному обеспечению управления и работы организации в целом.

В случае применения автоматизированного контроля исполнения документов, который наиболее рационален сегодня, цели, последовательность контрольных операций, нормативные документы, регламентирующие эту работу, естественно, остаются прежними. С применением компьютеров возрастают скорость работы контрольной службы и объемы контролируемых массивов. Для внедрения автоматизированного контроля исполнения необходимы наличие автоматизированной системы регистрации, применение единых РКК, разработка внутренних классификаторов (структурных подразделений, исполнителей, корреспондентов и др.). Автоматизированный контроль, как указано в Типовой инструкции по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации, строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование о состоянии исполнения всех видов документов, поручений и изданий, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения документов, анализ исполнительской дисциплины.

Контрольные действия осуществляются в контрольной службе, местах регистрации документов с использованием автоматизированных рабочих мест или автоматизированных пунктов обработки информации. Напоминание исполнителям о сроках исполнения, сводки состояния исполнения, сведения о переносе сроков, завершение исполнения выводятся на экран дисплея; рассылка машинограммы допускается лишь при отсутствии в структурных подразделениях соответствующих технических средств.

После завершения исполнения и внесения всей необходимой информации в банк регистрационных данных изготавливается машинограмма полностью заполненной карточки, которая используется в справочном дублирующем массиве. Эти карточки могут передаваться в ведомственный архив одновременно с документами.

Контрольные вопросы

1. Как определяется контроль исполнения документов по ГОСТ Р 51141 -98?

2. Какие два аспекта выделяются в контроле исполнения документов?

3. Кто осуществляет в организации контроль исполнения документов?

4. Какова цель контроля исполнения документов?

5. Каковы основные этапы работы подразделения, осуществляющего контроль исполнения документов?

6. Какие документы должны быть поставлены на контроль?

7. Что представляет собой типовой срок исполнения?

8. Чем индивидуальный срок исполнения отличается от типового срока?

9. Кто имеет право корректировать срок исполнения?

10. Как оформляется отметка о контроле и где она помещается?

11. Подлежат ли постановке на контроль устные поручения руководства?

12. В чем особенность проведения контроля за исполнением распорядительных документов?

13. Как осуществляется контроль исполнения документов с использованием контрольно-сроковых картотек?

14. Как часто должна осуществляться проверка хода исполнения документов?

15. Кто имеет право снять документ с контроля?

16. Когда документ считается исполненным?

17. Что должен представить исполнитель в контрольную службу для снятия документа с контроля?

18. Что должна делать контрольная служба в конце каждого месяца?

19. Каковы преимущества проведения автоматизированного контроля исполнения документов?

20. Что является необходимым для внедрения автоматизированного контроля исполнения документов?

Тема 1.5 Требования к оформлению документации по трудовым отношениям.

ЛЗ № 7 «Классификация документов по личному составу. Оформление документов при поступлении на работу. Состав документации, оформляемой при увольнении работника».

План лекции:

1. Классификация документов по личному составу.

2. Оформление документов при поступлении на работу.

1. Классификация документов по личному составу.

Документы по личному составу – архивные документы, отражающие трудовые отношения работника с работодателем (Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» ст. 3, п. 3).

Документы по личному составу хранятся в государственных, муниципальных архивах, в т.ч. архивах по личному составу, архивах организаций.

Правовой основой работы с документами по личному составу являются: Гражданский Кодекс Российской Федерации; Трудовой Кодекс Российской Федерации; Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» и аналогичные законы субъектов Российской Федерации; Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в государственных и муниципальных архивах, музеях и библиотеках, организациях Российской Академии наук (М., 2007); Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения (М., 2010) и аналогичные перечни за предыдущие годы (1943, 1957, 1967, 1989, 2000 гг.), а также другие нормативные и методические документы по архивному делу.

Сроки хранения документов по личному составу были установлены перечнями типовых документов, соответствовавшими времени образования документов. До 1967 г. основные виды документов по личному составу (личные дела, лицевые счета, карточки учета работников) имели постоянный срок хранения. С 1967 г. до середины 90-х гг. ХХ века срок их хранения соответствовал «75 лет–Возраст ЭПК». С середины 90-х гг. ХХ века по настоящее время срок хранения установлен «75 лет ЭПК», документы работников руководящего состава (высшего и среднего звена), работников, имеющих награды, звания, степени отнесены, как и ранее, к постоянному сроку хранения, т.е. включены в состав Архивного фонда Российской Федерации.

Классификация документов по личному составу включает следующие группы:

документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников;

документы о награждении работников;

учетные документы работников;

документы по выплате заработной платы и другим денежным выплатам;

документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

отчетные документы по кадровому составу;

трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

Состав видов документов в указанных группах, отраженный в соответствующих перечнях типовых документов, имеет различия. Перечни типовых документов закрепляют состав видов документов как существовавших ранее, так и возникающих вновь в системе управления.

Включение видов документов в указанные группы в определенной степени условно, т.к. некоторые из них могут быть отнесены к управленческой документации и могут включаться в соответствующие описи.

Документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников включают:

приказы, распоряжения, постановления, указания;

трудовые договоры (контракты), дополнительные трудовые соглашения, не вошедшие в состав личных дел (с 2000 г.);

личные дела работников (во все хронологические периоды особо выделялись документы руководящих (номенклатурных) работников; участников революционного движения и гражданской войны; работников, имеющих награды; научных сотрудников и профессорско-преподавательского состава, имеющих ученые степени и звания; творческих работников);

личные карточки рабочих и служащих (при отсутствии личных дел);

уведомления работодателя об увольнении работников с указанием причин, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

переписка о приеме, перемещении, увольнении работников (во все хронологические периоды особо выделялись переписка о предоставлении работы участникам Великой Отечественной войны, переписка о переквалификации участников Великой Отечественной войны; переписка о мобилизации специалистов по постановлениям правительственных органов и списки мобилизованных;

документы (заявление работника о согласии на обработку персональных данных, сведения, уведомления) о субъекте персональных данных (с 2010 г.);

акты приема-передачи личных дел государственных гражданских и муниципальных служащих при переходе на другую работу (с 2010 г.);

сведения о доходах, об имуществе и обязательствах имущественного характера государственных гражданских и муниципальных служащих, не вошедшие в состав личных дел (с 2010 г.);

выписки из постановлений аттестационных, квалификационных комиссий, документы к ним.

Документы о награждении работников включают:

документы о представлении к награждению государственными и ведомственными наградами, присвоению почетных званий, присуждению премий (в отдельные хронологические периоды особо выделялись стахановцы, ударники труда, отличники и победители соцсоревнования, новаторы; лица, имеющие звание «Мать-героиня», орден «Материнская слава», «Медаль материнства», медаль «Ветеран труда»;

документы о награждении иностранными орденами и медалями (с 2010 г.);

ходатайства о выдаче дубликатов документов к государственным наградам взамен утраченных (с 2000 г.).

Учетные документы работников включают:

личные карточки рабочих и служащих, в т.ч. на временных работников (с 1967 г.);

книги и карточки учета приема, перемещения, увольнения рабочих и служащих;

штатные расстановки, штатные расписания (штатно-списочный состав).

Документы по заработной плате и другим денежным выплатам включают:

лицевые счета рабочих и служащих;

расчетные листки;

унифицированные коды оплаты труда и удержаний;

расчетно-платежные ведомости, ведомости на выдачу заработной платы, других выплат (при отсутствии лицевых счетов);

табуляграммы;

списки на премирование работников (с 1957 г.)*;

протоколы для выплаты надбавки за выслугу лет (с 2000 г.)*;

индивидуальные сведения застрахованного лица о трудовом стаже, заработной плате и уплате страховых взносов;

налоговые декларации, карточки по учету доходов и налогов на доходы (с 2010 г.);

реестр сведений о доходах физических лиц*.

2.1.5. Документы о трудовой деятельности на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда включают:

списки профессий, производств и рабочих мест на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда на конкретном предприятии*;

списки и перечни работников и должностей, занятых на работах с вредными, опасными и иными особыми условиями труда;

должностные инструкции работников, связанных с вредными условиями труда;

табели учета рабочего времени и наряды работников;

книги записи работ и отработанного времени в цехах с вредными условиями труда;

документы (акты, заключения, отчеты, протоколы, справки) об авариях, несчастных случаях на производстве;

документы о расследовании несчастных случаев*;

акты расследования профессиональных отравлений и заболеваний.

Отчетные документы по кадровому составу:

отчеты по наличию, учету, текучести и распределению кадров;

документы о состоянии и проверке работы с кадрами;

тарифно-квалификационные справочники, сетки, ставки;

утвержденные размеры оплаты труда по должностям работников;

сведения о составе работников, замещающих государственные должности, по полу, возрасту, образованию и стажу работы (с 2010 г.).

Отчетные документы по кадровому составу непосредственно не относятся к документам по личному составу. Однако, в них содержится информация, позволяющая уточнить сведения общего характера, и конкретно о кадровом составе организаций (количество работников, пол, возраст, профессия и др.).

Особую категорию документов составляют трудовые книжки и вкладыши к ним, другие невостребованные личные документы (дипломы, аттестаты, свидетельства).

1. Оформление документов при поступлении на работу.

Порядок оформления приема на работу.

1. Получение необходимых для приема на работу документов.

2. Ознакомление работника с локальными нормативными актами организации.

3. Заключение трудового договора.

4. Издание приказа о приеме на работу.

5. Заполнение личной карточки формы N Т-2.

6. Оформление личного дела работника.

7. Внесение записи в трудовую книжку.

Документы, предъявляемые при заключении трудового договора

Перечень документов, которые работник кадровой службы вправе потребовать от претендента на вакантную должность, закреплен в ст. 65 ТК РФ. К ним относятся:

- паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

- трудовая книжка, за исключением случаев, когда трудовой договор заключается впервые или работник поступает на условиях совместительства;

- страховое свидетельство государственного пенсионного страхования;

- документы воинского учета - для военнообязанных и лиц, подлежащих призыву на военную службу;

- документ об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

3. Состав документации, оформляемой при увольнении работника.

Контрольные вопросы:

1. Назовите группы документов в классификации по личному составу:

2. Что включают в себя документы о приеме, перемещении, аттестации, увольнении работников?

3. Перечень документов о награждении работников.

4. Перечислите учетные документы работников.

5. Порядок оформления приема на работу.

6. Документы, предъявляемые при заключении трудового договора.

7. Перечислите основания для прекращения действия трудового договора.

ЛЗ № 8 «Состав документации, оформляемой при увольнении работника».

План лекции:

1. Состав документации, оформляемой при увольнении работника.

2. Перевод работника на другую работу.

1. Состав документации, оформляемой при увольнении работника.

Последовательность увольнения работника осуществляется по схеме

Последовательность документирования увольнения работника

Трудовой договор, заключенный между работником и организацией (работодателем), может быть расторгнут по различным причинам. Общие основания для прекращения действия трудового договора установлены ТК РФ (с. 77). Перечислим основные из них:

- соглашение сторон;

- истечение срока трудового договора, кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;

- расторжение трудового договора по инициативе работника;

- расторжение трудового договора по инициативе работодателя;

- перевод работника, с его согласия, на другое предприятие, или переход на выборную должность;

- отказ работника от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества организации;

- отказ работника от перевода в связи с перемещением работодателя, а также отказ от продолжения работы в связи с изменениями существенных условий труда;

- призыв работника на военную службу;

- вступление в законную силу приговора суда, которым работник осужден к лишению свободы.

Каждое из оснований для прекращения действия трудового договора (увольнения) подробно освещается в ТК РФ. Здесь рассмотрим наиболее часто встречающее основание - расторжение договора по инициативе работника, т.е. увольнение по собственному желанию.

Увольнение по собственному желанию производится на основании письменного заявления работника. Заявление об увольнении работник пишет за две недели до предполагаемого срока увольнения с работы.

Заявление об увольнении подписывается руководителем организации, на основании чего издается приказ по форме №Т-8. В соответствии с приказом делается запись в трудовой книжке и в личной карточке по форме №Т-2 или №Т-2ГС (МС).

Бухгалтерия организации на основании приказа производит полный расчет с работником. Приказ вносится в личное дело работника, которое сдается в архив.

2. Перевод работника на другую работу.

Условия и порядок перевода работника на другую работу определяются ТК РФ.

Законодательство допускает три вида переводов на другую работу: перевод на работу на том же предприятии, перевод на другое предприятие, перевод в другую местность, в том числе вместе с предприятием. Все эти изменения трудового договора допускаются только с согласия работника, за исключением случаев, предусмотренных ТК РФ.

Исключение составляет временный перевод на другую работу в случае производственной необходимости, а также в случае простоя.

Не считается переводом на другую работу и не требует согласия работника перемещение его на том же предприятии, в учреждении, организации на другое рабочее место, в другое структурное подразделение в той же местности, поручение работы на другом механизме или агрегате в пределах специальности, квалификации или должности, обусловленной трудовым договором (контрактом). Администрация не вправе перемещать работника на работу, противопоказанную ему по состоянию здоровья.

Переводом на другую работу, требующим согласия работника, следует считать поручение ему работы, не соответствующей специальности, квалификации, должности, либо работы, при выполнении которой изменяются размер заработной платы, льготы, преимущества и иные существенные условия труда, обусловленные при заключении трудового договора.

Наиболее часто встречающимся вариантом перевода является перевод в другое подразделение организации на другую должность.

Перевод на другую должность может быть осуществлен в результате аттестации работника на предмет соответствия занимаемой должности или достаточности его квалификации.

В соответствии с рекомендацией аттестационной комиссии и с соблюдением действующего законодательства принимается решение о материальном или моральном поощрении отдельных работников за достигнутые ими успехи, изменении должностных окладов по соответствующей должности, установлении или отмене надбавок к должностным окладам, повышении или понижении в должности, об освобождении от занимаемой должности.

Перевод на другую должность оформляется приказом (распоряжением) по форме №Т-5 для одного работника и №Т-5а для группы работников (рисунок 3).

Последовательность документирования перевода работника на другую должность.

Рисунок 3. Последовательность документирования перевода работника на другую должность

Приказ (распоряжение) визируют начальники структурных подразделений прежнего и нового места и подписывает руководитель организации. На основании приказа (распоряжения) о переводе на другую работу отдел кадров делает отметки в личной карточке, трудовой книжке и других документах. Перевод на другую должность (продвижение по службе), как правило, влечет за собой изменение оплаты труда. Поэтому копия соответствующего приказа направляется в бухгалтерию.

Контрольные вопросы:

1. Что включают в себя документы увольнении, переводе работников?

2. Перечислите основания для прекращения действия трудового договора.

3. Назовите виды переводов на другую работу.

4. Последовательность документирования перевода работника на другую должность.

Тема 2.1. Нормы и порядок организации делопроизводства.

ЛЗ № 9 «Организационная структура службы делопроизводства».

План лекции:

1. Организационная структура службы делопроизводства.

2. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы.

1. Организационная структура службы делопроизводства.

Для документационного обеспечения работы любой организации, предприятия, фирмы в рамках организационной структуры управления предусматривается специализированное структурное подразделение (управление делами, общий отдел, канцелярия, делопроизводственная служба, секретарь-референт). В нормативных документах службу делопроизводства в настоящее время принято называть службой (подразделением) документационного обеспечения управления (ДОУ). Службу документационного обеспечения на разных уровнях управления и в зависимости от масштабов организации именуют по-разному: для министерств (ведомств) – управлением делами, для исполнительных органов власти – общим отделом, для предприятий, организаций, учебных заведений – канцелярией. На малых предприятиях функции канцелярии возлагаются на секретаря, секретаря-референта.

Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащенности современными техническими средствами, от учета при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Среди организационных проблем обычно выделяют следующие:

- выбор оптимальной организационной формы работы с документами;

- разработка внутренней организационной структуры службы делопроизводства;

- определение должностного и численного состава службы делопроизводства;

- регламентация задач и функций службы делопроизводства в целом, её структурных подразделений, а также сотрудников службы с целью определения их статуса и разграничения функций;

- выбор оптимальной технологии работы с документами, её регламентация;

- рациональная организаций рабочих мест и условий труда;

- повышение квалификации сотрудников службы.

Основой построения делопроизводственной службы является принятая в организации форма работы с документами – централизованная, децентрализованная или смешанная форма.

При централизованной форме все операции по обработке документов сосредоточиваются в едином центре (канцелярии, у секретаря-референта). Им выполняется полный цикл технологических операций по обработке документов от момента их получения (создания) до сдачи в архив: прием и обработка поступающих документов, их регистрация, контроль за исполнением, справочно-информационная работа, систематизация и хранение документов, их отправка и обработка для передачи в архив.

Централизация отдельных операций по обработке документов является наиболее рациональной формой организации делопроизводства, т.к. позволяет снизить затраты на обработку документов, улучшить организацию труда работников службы делопроизводства за счет специализации и взаимозаменяемости отдельных работников, эффективно использовать оргтехнику, достичь единства организационного и методического руководства документационным обеспечением. Однако полная централизация работы с документами возможна только в небольших учреждениях, на малых и средних предприятиях с объемом документооборота до 10 тыс. документов в год.

Децентрализованная форма предполагает рассредоточение делопроизводственных операций между структурными подразделениями организации, где создаются свои собственные службы для работы с документами и автономно выполняется весь цикл операций по созданию, хранению, систематизации документов данного структурного подразделения. Эта форма характерна для организаций и учреждений, аппарат которых территориально разобщен, а также для тех, в которых документирование деятельности имеет специфические особенности (исходя из соображений защиты информации или самостоятельности деятельности структурных подразделений)

При смешанной форме часть операций выполняют централизованно (прием, обработка, регистрация, контроль, тиражирование, архивное хранение документов), а часть – децентрализовано (создание документов, их систематизация документов, справочно-организационное обслуживание, формирование и хранение дел, их предархивная обработка). В большинстве учреждений используют смешанную форму.

1. Нормативная регламентация работы делопроизводственной службы.

К числу организационных задач, решаемых в процессе создания службы делопроизводства, относится задача нормативной регламентации работы самой службы. Структура, функции, задачи службы регламентируются внутренними документами — положениями, инструкциями, правилами, структурой и штатной численностью, штатным расписанием, приказами о распределении обязанностей. Важнейшими организационными документами, закрепляющими правовой статус работников службы делопроизводства, являются Положение о службе делопроизводства и должностные инструкции. Они разрабатываются на базе действующего законодательства, государственных нормативно-методических и организационных документов, определяющих деятельность самой организации (устав, учредительный договор).

Цель положений и должностных инструкций — распределение функций и обязанностей, регламентация принятой технологии работы с документами. В регламентации деятельности делопроизводственной службы важное значение имеет устав организации — правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию организации, ее функции, задачи, порядок работы. От разработки устава зависит общая постановка делопроизводства, поскольку четко определенные задачи, отражающие направления и специфику деятельности организации, порядок утверждения структуры, штатов руководства и прочие немаловажные вопросы, формируют организационную основу документооборота учреждения.

Положение о службе делопроизводства создается с той же целью, что и положения о других структурных подразделениях. Вопросы организационной деятельности в области документационного обеспечения аппарата управления взаимосвязаны с общими задачами организации (учреждения). Положения о службе делопроизводства разрабатываются на базе типовых положений, которые содержат максимальный набор функций службы. В индивидуальных положениях конкретизируется комплекс задач и функций службы, адекватный реальным условиям ее деятельности.

Главный организационный документ, регламентирующий разделение обязанностей и прав между сотрудниками, служащий основой для устранения параллелизма и дублирования в выполнении отдельных операций, установления взаимосвязей отдельных должностей, — должностная инструкция. Служебная должность — первичный элемент управленческой структуры. Формирование системы должностей определяется объемом, составом, характером функций, выполняемых в структурном подразделении, разделением и кооперацией труда. Должностная инструкция — эффективное средство управления, выполняющее организационную, регламентирующую и регулирующую роли. Должностные инструкции позволяют также объективно оценивать деятельность каждого работника службы и применять соответствующие меры воздействия.

Первый источник при составлении должностных инструкций — Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит регламентированный перечень требований к квалификации специалистов различных категорий. Формуляр должностной инструкции и структура текста закреплены в УСОРД и основных положениях ГСДОУ.

Второй источник — типовые должностные инструкции, разрабатываемые для отдельных категорий служащих однотипных учреждений или структурных подразделений (например, секретарей структурных подразделений). Наличие типовых инструкций упрощает составление индивидуальных, но не заменяет их. Поскольку должностные инструкции регламентируют организационно-правовое положение работника, их составление необходимо для каждой должности, предусмотренной штатным расписанием.

Третий источник — Положение о структурном подразделении. Должностные инструкции регламентируют задачи и функции, устанавливают их распределение между работниками структурных подразделений, определяют содержание, характер и порядок деятельности каждого работника. Положение и должностные инструкции — взаимосвязанные и взаимодополняемые документы, поскольку обязанности каждого работника устанавливаются исходя из распределения всего комплекса функций, выполняемых службой делопроизводства, вытекают из задач и функций службы в целом.

ЛЗ № 10 «Инструкция по документированию управленческой деятельности. Табель форм документов, применяемых в организации».

План лекции:

1. Инструкция по документированию управленческой деятельности.

2. Табель форм документов, применяемых в организации.

1. Инструкция по документированию управленческой деятельности.

Инструкция по документированию управленческой деятельности и работе архива организации устанавливает способы, приемы, процессы подготовки, обработки и хранения документов, является обязательным организационно-методическим документом для всех сотрудников организации в их повседневной работе.

При составлении Инструкции руководствуются основными положениями ГСДОУ L6J, государственными (национальными) стандартами, прежде всего ГОСТ Р 6.30—2003 [4], и примерными (типовыми) инструкциями по ДОУ в отраслях народного хозяйства. При этом учитывается специфика работы организации, масштабы ее деятельности, объем документооборота, штат сотрудников службы ДОУ и другие факторы, влияющие на процессы документирования (квалификация специалистов, техническое оснащение и др.).

Структура Инструкции включает в себя, как правило, следующие разделы (названия условные).

1. Общие положения. В разделе оговариваются цели и задачи ДОУ в организации, ответственность за нарушение требований Инструкции, порядок проведения проверок состояния ДОУ в аппарате управления, порядок корректировки и дополнения Инструкции и др.

2. Организационные формы ДОУ. В разделе устанавливаются структура процессов приема, обработки документов, функции работников организации в области ДОУ, взаимоотношения службы ДОУ и ее отдельных подразделений с другими службами организации, порядок контроля за использованием служебных документов, печатей, штампов и бланков документов.

3. Перечень вопросов, подлежащих документированию. В разделе перечисляются виды и разновидности документов, используемых в организации, правила их подготовки и оформления, приводится порядок приема и отправки корреспонденции, правила учета объема документооборота.

4. Регистрация документов. В разделе оговариваются вопросы организации, методы и правила регистрации документов, регистрационные формы, порядок заполнения форм, порядок построения учетных, справочных и контрольных картотек, порядок индексации документов.

5. Контроль исполнения документов. В разделе устанавливаются организационные, методические и технические вопросы контроля за исполнением документов и их отдельных групп (например, обращения и заявления граждан), излагаются обязанности работников по заполнению карт, информированию руководства, снятию документов с контроля.

6. Разработка номенклатур дел. В разделе оговариваются методика разработки дел и создания свободной номенклатуры дел организации, порядок утверждения и использования номенклатур дел подразделений. Описываются техника формирования дел, правила размещения документов в делах, приводится система индексации дел.

7. Работа экспертной комиссии организации и организация архивной работы. В разделе устанавливаются порядок организации работы экспертной комиссии, ее состав и процедура проведения экспертизы ценности документов. Особо выделяются вопросы хранения и использования исполненных документов, участия архива организации в решении методических и организационных вопросов ДОУ.

8. Принципы организации труда работников службы ДОУ в организации. В разделе описываются вопросы распределения обязанностей между отдельными подразделениями службы ДОУ и ее сотрудниками, перечисляются нормативные акты (инструкции, правила, требования), на основе которых осуществляются функции работников службы ДОУ.

9. Применение технических средств. В разделе оговариваются вопросы использования в процессах ДОУ организационной техники (оргтехники), включая средства для составления служебных документов, технику управленческой связи, копировально-множительную технику и др. Отдельный подраздел посвящен описанию автоматизации ведения архива электронных документов.

Инструкция по ДОУ в организации сопровождается рядом приложений. Приложения к Инструкции оформляются в виде самостоятельных документов и заполненных форм. При изложении процессов выполнения отдельных операций в приложениях приводятся рекомендации по использованию соответствующих технических средств и приемов их эксплуатации.

Приведем возможный состав приложений к Инструкции. Это могут быть: структура службы ДОУ организации; формы основных видов и разновидностей документов, используемых в организации; образцы типовых текстов; виды бланков и примеры их заполнения; схемы прохождения различных документов (приказов по вопросам основной деятельности, приказов по личному составу, входящих писем, протоколов заседаний и др.); формы учета документов (карточки, описи, номенклатуры дел и т.д.); формы, заполняемые работниками подразделений, данные об объеме документооборота и т.д.; формы, заполняемые в процессе контроля исполнения документов; перечни нерегистрируемых документов и документов, подлежащих контролю; список структурных подразделений с указанием их индексов; форма акта о выделении к уничтожению документов и дел; форма внутренней описи документов, хранящихся в деле; форма заказов на производство множительных и машинописных работ; памятки о правилах написания служебных документов и условностях, соблюдаемых в их тексте; перечни документов, на которых ставится печать и проставляется гриф утверждения, и др.

В конечном счете содержание Инструкции должно охватывать весь процесс документирования управленческой деятельности организации, чтобы каждый ее сотрудник в работе с документами мог руководствоваться четкими наставлениями по осуществлению той или иной операции по ДОУ.

В составлении Инструкции принимают участие в качестве консультантов юрист организации, работники службы по применению информационных технологий и средств автоматизации работы с документами, референты и помощники руководителей, наиболее опытные сотрудники службы ДОУ, работники местных архивных учреждений.

Инструкцию по ДОУ утверждает своим приказом руководитель организации. В приказе указываются: срок ввода Инструкции в действие; лица, ответственные за внедрение Инструкции в целом и отдельных ее положений, а также лица, осуществляющие контроль за ее внедрением и использованием; мероприятия по организационному, правовому и материально-техническому обеспечению внедрения Инструкции.

1. Табель форм документов, применяемых в организации.

Табель форм документов — это перечень документов, необходимых для управленческой деятельности конкретной организации, содержащий характеристику каждого документа, его юридического статуса и этапов документирования. В табель включаются только документы, создание которых необходимо, правомерно и периодически повторяется.

В текущей деятельности организации табель форм документов выполняет функцию справочника, позволяющего осуществлять оперативный поиск необходимых форм документов с указанием всех или основных этапов подготовки и оформления документа.

Применение табеля позволяет исключить возможность неоправданного создания новых форм, установить единую классификацию документов организации в соответствии с управленческими функциями и задачами, учесть количество видов и форм документов.

Наряду с разработкой табеля форм документов организации целесообразно разработать альбом форм документов, содержащий формы документов, включенные в табель, и закрепляющий результаты проведенной унификации состава и форм документов организации.

Поддержание табеля и альбома форм в рабочем состоянии осуществляет служба документационного обеспечения управления. Приведем примерную форму табеля (рис. 3.5).

Примерная форма табеля форм документов

Рис. 3.5. Примерная форма табеля форм документов

Документы могут быть систематизированы в табеле по структурным подразделениям организации или по функциям и задачам управления (система управления, руководство, планирование, учет и т.п.).

Табель может быть дополнен другими графами, например: адресат, ответственный за контроль исполнения, код формы по классификатору и т.п.

В графе «Примечание» табеля может помещаться дополнительная информация о форме документа, например о порядке подписания, согласования или утверждения документа.

Контрольные вопросы:

1. Охарактеризуйте нормативно-правовое обеспечение ДОУ в современных условиях на государственном уровне, на уровне организации.

2. Назовите организационные формы построения служб ДОУ организаций всех уровней управления. Опишите кратко организационную структуру служб ДОУ малых и средних форм бизнеса.

3. Изложите структуру содержания Положения о службе ДОУ организации, приведите функции основных звеньев службы.

4. Что собой представляет Инструкция по документированию управленческой деятельности и работе архива организации?

5. Каким организационно-правовым документом определяются функции каждого работника службы ДОУ? Изложите, в частности, функции секретаря руководителя организации.

6. Каково назначение табеля форм документов ?

Тема 2.2. Организация документооборота.

ЛЗ № 13 «Общие положения документооборота».

План лекции:

1. Общие положения документооборота.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

3. Прохождение исходящих документов.

4. Прохождение внутренних документов.

1. Общие положения документооборота.

Управленческая деятельность любого предприятия основана на обработке поступающих официальных документов независимо от способа их пересылки (получения) и видов носителей, а также на производстве документной информации и официальных документов, предназначенных как для внутреннего использования в самом предприятии, так и внешнего.

Это предполагает наличие технологии обработки.

В ГОСТ Р 51141-98 организация работы с документами включает в себя «Организацию документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения».

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

Документооборот как технологический процесс делится на несколько частей – потоков, обеспечивающих прямую и обратную связь в управлении.

Документопоток (поток документальной информации) – это сложившееся или организованное в пределах информационной системы движение данных в определенном направлении, при условии, что у этих данных общий источник и общий приемник.

Документопотоки различают:

1. по направлению;

2. по отношению к управленческому процессу.

По направлению документопотоки делятся на:

1.1. Горизонтальные потоки, связывающие организации одного уровня.

1.2. Вертикальные, связывающие организации различных уровней:

- восходящие потоки – это документы, получаемые вышестоящей организацией от подчиненных организаций;

- нисходящие потоки – это документы, направляемые вышестоящими органами власти и управления подчиненным организациям.

По отношению к управленческому объекту они делятся на:

2.1. Входящий документопоток - документ, которые поступили в учреждении от других организации.

2.2. Исходящий документопоток - документы, которые учреждение отправляет другим учреждениям.

2.3. Внутренний документопоток - документы, создаваемые в учреждении для решения своих вопросов и не входящие за пределы учреждения.

2. Прохождение и порядок исполнения входящих документов.

Этапы обработки входящих документов:

1. прием и первичная обработка;

2. предварительное рассмотрение и распределение;

3. регистрация;

4. рассмотрение документов руководством;

5. направление на исполнение;

6. контроль исполнения.

Обработка поступающих документов – операция в основном техническая. Проводится централизованно: в крупных учреждениях экспедициями или специально выделенным работников (экспедитором), в небольших – секретарем-референтом.

Документы могут быть получены по почте, доставлены курьером или посетителем приняты по телетайпу, факсу, электронной почте.

1. Прием и первичная обработка включает в себя:

- проверка правильности доставки и целостности вложений;

- вскрытие документов, в т.ч. заказных, не вскрываются те документы, на которых имеется надпись «лично» и «в адрес общественных организаций»;

- конверты от поступающих документов не уничтожаются, когда только по конверту можно определить адрес отправителя, время отправки и получения документа или от документов, поступивших с уже просроченным сроком исполнения, на такие документы составляется акт комиссией;

- проставление регистрационного штампа, на срочных документов дополнительно часов и минут;

- сортировка документов на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с перечными нерегистрируемых документов, срочные, не вскрываемые документы;

- обработка машиночитаемых документов, обрабатывается сопроводительное к ним, а машинные носители передаются в управление информационных технологий без вскрытия упаковки.

2. Предварительное рассмотрение и распределение.

Предварительное рассмотрение документов проводится квалифицированным работником службы ДОУ или секретарем-референтом руководителя.

Задача секретаря-референта на данном этапе – освободить руководителя от излишнего потока документов, рассмотрения второстепенных вопросов.

Для того чтобы квалифицированно рассмотреть и распределить документы, надо хорошо знать функции структурных подразделений и распределение обязанностей между исполнителями. В учреждении надо иметь классификатор вопросов деятельности с указанием исполнителей по каждому вопросу.

К руководителю должны поступить только документы, касающиеся основных вопросов деятельности учреждения, принципиальных вопросов или несущие новую информацию, распорядительные документы вышестоящих организаций.

Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению:

- структурным подразделениям;

- должностным лицам.

Передача документом руководству или непосредственным исполнителям должна осуществляться в день их поступления. Если документ предназначен к исполнению нескольким структурным подразделениям или лицам, то с него снимается копия или устанавливается очередность исполнения.

3. Регистрация.

Регистрация документа – запись основных сведений о документе в журнале (на карточке) или в памяти компьютера с последующим проставлением на документе номера и даты регистрации.

Цели регистрации документов:

1.учет документов;

2. контроль за их исполнением;

3. справочная работа по документам.

Системы регистрации:

1. централизованная (осуществление регистрации в одном месте);

2. децентрализованная (регистрация документов в местах их создания или исполнения);

3. смешанная (часть документов регистрируется централизованно, другая часть в структурных подразделениях).

Регистрация должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещении внутри предприятия. каждый документ получает свой регистрационный номер. Регистрация входящих документов осуществляется в день поступления документа.

Формы регистрации:

1. журнальная (см. приложение к уроку 1 – образцы журнала регистрации документов);

2. карточная (см. приложение к уроку 2, 3 – образец учетно-контрольной карточки);

3. автоматизированная электронная (см. приложение к уроку 3 – рисунок окна электронной программы регистрации документов).

В регистрационной форме отражаются следующие сведения:

1. дата получения;

2. регистрационный номер, присваиваемый документу учреждением-получателем;

3. дата документа;

4. регистрационный номер документа, присвоенный ему учреждением-автором;

5. автор (корреспондент);

6. заголовок;

7. резолюция;

8. срок исполнения;

9. исполнитель;

10. ход исполнения (фиксируются все передачи документа и его исполнение);

11. номер дела, куда документ помещен после исполнения.

4. Рассмотрение документов руководством.

Руководство, познакомившись с документов, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе.

На документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

Рассмотрение документов должно производиться в день поступления документа.

5. Направление на исполнение.

После рассмотрения документа руководителем его необходимо возвратить в канцелярию для перенесения текста резолюции в регистрационные формы, а затем доставлять по назначению исполнителю.

При наличии нескольких исполнителей документ передается ответственному исполнителю, а при отсутствии такового – первому из состава исполнителей.

Ответственным за исполнение документа является лицо, указанное в резолюции первым.

Соисполнители документа должны по требованию ответственного исполнителя представить все необходимые материалы. Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременную и качественную подготовку проектов документов.

Документ отдается исполнителю в день его получения и регистрации или в первый рабочий день при поступлении в нерабочее время.

В экстренных случаях, если руководитель отсутствует, документ может быть передан из службы ДОУ непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.

6. Контроль исполнения.

Контроль исполнения порученного задания – одна из функций управления, различают контроль по существу решения вопроса и контроль за сроками исполнения задания.

Контроль по существу выполнения поручения, решения вопроса осуществляют руководитель (учреждения или отдела) или специально уполномоченные лица, который подразумевает оценку, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба ДОУ или секретарь. Сроковый контроль можно разделить на текущий и предупредительный.

В документах, поступивших от вышестоящих организаций и содержащих какое-либо поручение, обычно указан срок исполнения. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции.

Форма контроля выбирается исходя из возможностей учреждения. Это может быть ручная сроковая картотека, однако чаще используется автоматизированная система контроля исполнения документа.

1. Прохождение исходящих документов.

Исходящий документопоток состоит из документов, создаваемых в данной организации и отправляемых за ее пределы.

Исходящие документы могут быть инициативными или ответными.

Инициативные документы всегда значительно превышают группу ответных документов. Исходящий документопоток, как правило, пронизывает всю управленческую структуру. Маршрут движения этих документов зависит от количества инстанций согласования, визирования, подписания документов.

Этапы обработки отправляемых документов:

1. составление проекта документа исполнителем;

2. согласование, визирование (в необходимых случаях);

3. проверка правильности оформления проекта документа секретарем;

4. подписание, утверждение документа руководителем;

5. регистрации документа;

6. отправка документа адресату;

7. подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

1. Составление проекта документа исполнителем.

Составление черного варианта документа – рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора.

Составление исполнителем проекта документа после необходимых рекомендаций, оформленного на бланке письма.

2. Согласование, визирование (в необходимых случаях).

При необходимости проект документа проходит процедуру внешнего согласования, например с посторонней организацией, в компетенции которой находится рассматриваемый вопрос в документе.

Внутренне согласование (визирование) со специалистами организации – это неизбежный этап подготовки исходящего документа. Такое согласование оформляется визой. Если оформляется лист согласования, он обязательно прилагается к проекту документа.

3. Проверка правильности оформления проекта документа секретарем.

На секретаря организации возлагаются обязанности проверки правильности оформления проекта документа, который включает в себя такие операции: наличие и правильное расположение реквизитов документа, грамотные формулировки текстовой части, полное и ясное отражение сути вопроса рассматриваемого в документе и т. п.

4. Подписание, утверждение документа руководителем.

Руководитель, ознакомившись с проектом документа, может сразу же удостоверить его своей подписью, а может и передать его на доработку, если увидит в этом необходимость. В этом случае исполнитель дорабатывает документ в соответствии с замечаниями и вновь собирает визы согласования. Возврат проекта может повторяться, и каждый раз исполнитель должен проводить всю процедуру подготовки проекта от начала до конца. Исходящие документы подписываются руководством учреждения или руководителями структурных подразделений.

Документы, не требующие подписи руководителя организации, следует отправлять за подписью руководителей структурных подразделений в соответствии с их компетенцией (например, письма родителям неуспевающих студентов, письма-вызовы студентам-заочникам и т. д.).

5. Регистрация документа.

Подписанные документы регистрируются и передаются в экспедицию для отправки.

Регистрация исходящих документов должна быть однократной, т.е. зарегистрированный документ не должен регистрироваться повторно при его перемещениях внутри предприятия.

Для регистрации применяется регистрационный журнал исходящей корреспонденции, карточки, специальные компьютерные программы регистрации документов.

В регистрационной форме отражаются следующие сведения:

- дата документа;

- индекс (номер) документа;

- краткое содержание документа (заголовок);

- количество листов документа, приложений (если имеются);

- адресат (корреспондент), кому будет доставлен документ;

- исполнитель (составитель документа);

- средство доставки (факсом, модемом, курьером, по почте и т. п.);

- примечание.

6. Отправка документа адресату.

Собственно экспедиционная обработка отправляемых документов включает в себя:

- сортировку почты по корреспондентам;

- упаковку и оформление почтового отправления;

- передачу корреспонденции в отделение связи.

7. Подшивка второго экземпляра (копии) документа в дело.

Второй экземпляр (отпуск) подписанного и зарегистрированного отправленного документа подшивается в дело с перепиской организации.

Рассмотрим более подробно технологию отправки документов:

1. Проверка правильности оформления документов (наличие даты, номера, подписи, отметку о категории отправления).

2. Наличие приложений, указанных в отправляемом документе, соответствие количества экземпляров количеству адресатов.

3. Проверка правильности адресования. Неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку.

4. Составление описи рассылки на заказанную корреспонденцию, в которой сотрудник экспедиции проставляет свою фамилию и дату отправку.

5. Отправка машиночитаемых документов производится в упаковке при наличии сопроводительного письма. Копия сопроводительного письма подшивается в дело на общих основаниях.

6. Документы, направляемые в один адрес, могут быть вложены в один конверт.

7. Сроки отправки – все документы, исходящие из организации, должны быть обработаны и отправлены в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

8. Телеграммы, составляемые в организации, принимаются сотрудниками службы ДОУ завизированными, подписанными, датированными и зарегистрированными с отметкой о категории и виде отправления.

9. Передача информации с помощью телефонограммы осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем.

10. Возможна передача информации с помощью средств электронной связи и в виде телетайпограмм, факсограмм, электронных сообщений.

11. При решении оперативных вопросов по телефону или лично на исполненном документе и в регистрационно-контрольной форме исполнитель делает отметку, содержащую исчерпывающие сведения об исполнении.

Например:

Вопрос решен по телефону 25-18-30

с зав. отделом маркетинга Д. В. Никитиным.

На совещании будет присутствовать заместитель – К. Т. Остяков.

Подпись В. Н. Волкова

17.08.2012

12. Упаковка и оформление корреспонденции осуществляется в соответствии с действующими почтовыми правилами и должны проводиться в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

13. Оформление и отправление служебных телеграмм осуществляется в течение часа после их регистрации в службе ДОУ.

4. Прохождение внутренних документов.

Внутренние документы готовятся, оформляются и используются в пределах самого учреждения.

Обработка внутренних документов на этапах их подготовки и оформления проходит путь подготовки исходящих документов:

1. составление черновика;

2. подготовка проекта документа;

3. согласование;

4. визирование;

5. удостоверение;

6. регистрация.

На этапе исполнения – путь входящих документов:

1. прием;

2. предварительное рассмотрение;

3. рассмотрение руководством;

4. передача на исполнение.

Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через секретарей структурных подразделений или лиц, ответственных за делопроизводство. Документы передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

5. Характеристика современных регистрационных форм.

В организациях, имеющих значительный документооборот, журнальная форма регистрации не применяется, так как устарела и имеет ряд недостатков:

- запись ведется в последовательности отправления, поэтому ее может вести один человек;

- приводит к дублированию этой операции в структурных подразделениях, где документ готовился;

- не дает возможности справочной работы с документами.

Преодолеть эти недостатки журнальной формы регистрации позволяет карточная форма.

Форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь форма А5 (148х210) или А6 (105х148).

Создание и ведение больших картотек – это трудоемкая работа, требующая хорошо организованную службу документационного обеспечения управления. В крупных организациях использование карточной системы нецелесообразно и неэффективно. На смену РКК пришли автоматизированные системы регистрации.

При использовании автоматизированных форм регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная заполняется на компьютере.

Регистрационная карточка, специальная программа на компьютере может иметь те же графы регистрационного журнала. По своему усмотрению можно выбрать во всех регистрационных формах оптимальный состав граф, исключив лишнее или что-либо добавив.

Тема 2.3 Регистрация документов.

ЛЗ № 13 «Общие положения регистрации. Формы и порядок регистрации документов. Индексация документов. Контроль за исполнением документов».

План лекции:

1. Общие положения регистрации. Формы и порядок регистрации документов.

2. Индексация документов.

3. Контроль за исполнением документов.

1. Общие положения регистрации.

Регистрация документа – присвоение документу регистрационного номера и внесение данных о документе в регистрационно-учетную форму.

Основная цель регистрации – придание документу юридической силы.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него.

В процедуре регистрации можно выделить три цели:

• учет документов,

• контроль их исполнения;

• справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях независимо от способа получения.

Документы регистрируются в организации один раз: создаваемые – в день подписания или утверждения, поступающие – в день поступления. При регистрации поступающих документов проставляется дата и индекс поступления в регистрационном штампе.

Каждый документ, отнесенный к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер.

Типовой Инструкцией по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, установлен следующий состав основных реквизитов регистрации:

• наименование организации (автора или корреспондента);

• наименование вида документа;

• дата и регистрационный номер документа;

• дата и индекс поступления;

• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

• резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

• срок исполнения документа;

• отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Состав вышеуказанных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен. При этом порядок расположения реквизитов на регистрационных формах определяется самой организацией.

Существует три формы регистрации документов:

• журнальная,

• карточная,

• автоматизированная электронная (СЭД).

1. Индексация документов.

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление их порядковых (регистрационных) номеров и определенных условных обозначений, указывающих место их составления, исполнения и хранения. Индексы используют при поиске, учете и систематизации документов. Индексы проставляют на документах; (место простановки определяет ГОСТ Р 6.30-2003, реквизит (12)) и регистрационных карточках.

Основу индексации документов составляют условные обозначения структурных подразделений, номера дел по номенклатуре, порядковые входящие или исходящие номера документов. Так, индекс 61/05/89 входящего документа включает:

01 — индекс структурного подразделения;

05 — номер дела по номенклатуре;

89 — индивидуальный порядковый номер входящего документа, присвоенный при регистрации.

В организациях с большим количеством корреспондентов дополнительно можно использовать их кодовые обозначения.

Инициативные и ответные документы имеют один индекс, который присваивается инициативному документа а затем переносится на ответный документ.

Исключение составляют индексы распорядительных документов (постановлений, распоряжений, приказов по основной деятельности, по личному составу), протоколов, а в отдельных случаях — предложений, заявлений и жалоб граждан. Их индексами являются регистрационные номера, которые присваиваются особо в пределах каждого вида документов.

Порядковый регистрационный номер присваивается начиная с номера 01, с 1 января до 31 декабря каждого года включительно.

1. Контроль за исполнением документов.

Контроль за исполнением документов и принятых решений – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения аналитической информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Различают:

контроль по существу решения вопроса, выполнения поручения;

контроль за сроками исполнения задания.

Контроль (за сроками) исполнения документов включает в себя несколько последовательных этапов:

постановку документов на контроль;

проверку своевременности доведения документов до конкретных исполнителей;

предварительную проверку и регулирование хода исполнения;

снятие документов с контроля;

учет и обобщение хода и результатов исполнения документов.

ЛЗ № 14 «Работа с конфиденциальными документами».

План лекции:

1. Работа с конфиденциальными документами.

2. Работа с письмами и обращениями граждан.

3. Прием, передача и доставка документов.

1. Работа с конфиденциальными документами.

Конфиденциальная информация, в том числе коммерческая тайна, как правило, содержится в виде каких-либо документов – традиционных, бумажных, либо электронных. Эти источники информации могут являться объектами неправомерных посягательств и, следовательно, нуждаются в защите. Конфиденциальная информация на крупных предприятиях, предприятиях имеющих нескольких собственников представляет собой более сложный объект защиты.

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходяшие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником). Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе.

Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламентируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: “Общие положения” - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческой тайны, устанавливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные за работу с документами, составляющими коммерческую тайну; “Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну” - определяются виды конфиденциальных документов, порядок их подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; “Организация работы с документами” – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну (подробнее см.: Шатина Н.В. Как работать с документами, составляющими коммерческую тайну // Предпринимательское право, 1997, № 9, с.19).

Процесс обеспечения сохранности информации в документах содержащих коммерческую тайну осуществляется в соответствии с основными стадиями “жизненного” цикла документа. Этими стадиями являются:

Получение (отправка) документа. Документ, поступающий в фирму и содержащий гриф конфиденциальной информации, должен быть передан только секретарю-референту или инспектору закрытого делопроизводства и зарегистрирован. Далее, он передается руководителю, а последний определяет непосредственного исполнителя по данному документу, имеющему допуск к этой категории документов, и адресует документ ему. Аналогичный порядок при отправлении документа – подготовка документа, подпись руководителя, регистрация в специальном журнале секретарем-референтом и отправка.

Хранение документа. Все документы, содержащие конфиденциальную информацию, должны храниться в специально отведенных, закрывающихся помещениях, в запертых шкафах, столах или ящиках. Документы же составляющие коммерческую тайну – только в металлических сейфах, оборудованных сигнализацией. Все помещения должны опечатываться. Следует иметь в виду, что при определении степени конфиденциальности документа производится также определение срока в течение которого она действует По истечении срока возможны различные действия: 1) гриф может быть продлен, 2) гриф может быть снят и документ становится открытым, 3) документ уничтожается.

Использование документа. Система доступа сотрудников, не имеющих соответствующих прав по должности, к конфиденциальным документам должна иметь разрешительный характер. Каждая выдача таких документов регистрируется (расписываются оба сотрудника – и тот кто берет документ и тот кто его выдает) и проверяется порядок работы с ними (например, нарушением считается оставление данных документов на столе во время обеда, передача другим лицам, вынос за пределы служебных помещений).

Уничтожение документа. Конфиденциальные документы, утратившие практическое значение и не имеющие какой-либо правовой, исторической или научной ценности, срок хранения которых истек (либо не истек), подлежат уничтожению. Для этого создается комиссия (не менее 3 человек) в присутствии которой производится уничтожение. Затем члены комиссии подписывают акт об уничтожении. Бумажные документы уничтожаются путем сожжения, дробления, превращения в бесформенную массу, а магнитные и фотографические носители уничтожаются сожжением, дроблением, расплавлением и др.

Контроль за соблюдением правил хранения и использования документов, содержащих конфиденциальную информацию, осуществляется с помощью проверок. Они могут быть как регулярными (еженедельными, ежемесячными, ежегодными), так нерегулярными (выборочными, случайными). В случае обнаружения нарушений составляется акт и принимаются меры, позволяющие в будущем предотвратить нарушения такого рода.

Следует контролировать не только документы, содержащие конфиденциальную информацию, но и бумаги с печатями, штампами, бланки. Бланк – лист бумаги с оттиском углового или центрального штампа, либо с напечатанным любым способом текстом (или рисунком), используемый для составления документа. Особое внимание следует уделять охране так называемых бланков строгой отчетности, содержащих номер (серию), зарегистрированных одним из установленных способов и имеющих специальный режим использования.

1. Работа с письмами и обращениями граждан.

Обращения граждан - устное и письменное, индивидуальное и коллективное - имеют формы заявления, предложения и жалобы.

Заявление - обращения граждан по поводу реализации прав и свобод, закрепленных Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации. Заявление гражданина содержит обычно просьбы об удовлетворении его личных прав, законных интересов, оказания помощи материальными или иными способами, приеме на работу (службу), поступлении в профессиональное учебное заведение, вступлении в общественное объединение и т.д. Словом, реализация прав гражданина, которые являются только правами, а не обязанностями, осуществляются в основном через заявления.

Предложение - обращения граждан, направленные на улучшение деятельности органов внутренних дел и должностных лиц, на совершенствование правовой основы государственной и общественной жизни, решение вопросов экономической, политической, социально-культурной и других сфер деятельности общества и государства. Предложение содержит мнения автора, которые могут быть и обоснованными: по борьбе с правонарушениями, совершенствованию и улучшению хозяйственных дел и социальной жизни деятельности государственного аппарата и т.д., короче говоря, по любому вопросу государственной и общественной жизни в плане ее улучшения.

Жалобы - обращения граждан с требованием восстановления нарушенного действиями (бездействием) и решениями органов или должностных лиц, другими гражданами их прав, свобод или иных законных интересов.

Также выделяется еще 3 формы обращений, но менее распространенные, чем вышеперечисленные:

• ходатайства - письменные обращения граждан с просьбой о признании за физическими или юридическими лицами определенного статуса, прав, свобод.

• коллективные обращения граждан - обращения двух или более граждан, в том числе обращения, принятые на митингах и собраниях.

• петиции - коллективные обращения граждан в органы города о необходимости проведения общественных реформ или частичного изменения городского законодательства.

1. Прием, передача и доставка документов.

При получении документа работник службы ДОУ должен проверить целостность конверта, пакета или упаковки, правильность адресования документа. При вскрытии конверта (пакета) проверяется наличие документов, включая приложения. При недостаче вложений, повреждении документов или приложений к ним необходимо сообщить в тот же день отправителю в письменной форме.

Составляется акт в 3 экземплярах: первый остается в службе ДОУ, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается отправителю.

Конверты сохраняются и прилагаются к документам в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки, в остальных случаях конверты уничтожаются.

Конверты с пометкой «Лично» и грифами «Секретно», «Коммерческая тайна», «Конфиденциально» работниками службы ДОУ не вскрываются. На конверте нужно проставить штамп о поступлении и дату поступления, после чего закрытый конверт с документами передать в подразделение, отвечающее за работу с информацией ограниченного доступа, а с отметкой «Лично» – передать адресату.

Принятые факсограммы (факсы) регистрируются, рассматриваются и передаются на рассмотрение руководству или непосредственно исполнителю организации, которому был адресован факс. Прием и регистрация документов в электронном виде, поступивших на электронный адрес организации, осуществляется службой ДОУ, передаются по информационно-телекоммуникационной сети организации руководству или непосредственной исполнителю.

Существуют законодательно установленные сроки и способы обработки документов.

Документы, требующие срочного рассмотрения, передаются на регистрацию незамедлительно. Обработка остальной корреспонденции осуществляется в день ее поступления или в первый рабочий день при поступлении документов в нерабочее время.

Поступившие телеграммы принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Текст телефонограммы записывается или печатается получателем, регистрируется и оперативно передается руководителю, которому она адресована.

Если в организации необходимо разработать дополнительные условия сроков и способов обработки и передачи документов, то они указываются в локальном нормативном акте, который доводиться до всех работников с неукоснительным их выполнением.

Предварительное рассмотрение поступающих документов производится исходя из оценки их содержания, на основании установленного в организации распределения обязанностей между руководством. Документы, прошедшие предварительное рассмотрение, подлежат регистрации и только после этого передаются на рассмотрение руководству организации.

Документы, зарегистрированные службой ДОУ, передаются на рассмотрение руководству организации в день их поступления. Рассмотренные руководством документы с резолюциями возвращаются в службу ДОУ, где в регистрационно-контрольном журнале (карточке) (РКФ) вносится содержание резолюции, срок исполнения поручения, Ф.И.О. и должности исполнителей поручений, только после этого документ передается на исполнение. Если исполнителями являются несколько структурных подразделений, то подлинник передается ответственному исполнителю, а остальным передаются копии документа.

Передача документа, находящегося на исполнении, из одного подразделения в другое производится только с разрешения руководителя или по договоренности между руководителями подразделений.

Тема 2.4. Составление номенклатур и текущее хранение дел.

ЛЗ № 15 «Составление номенклатуры дел. Формирование и текущее хранение дел».

План лекции:

1. Составление номенклатуры дел.

2. Формирование и текущее хранение дел.

1. Составление номенклатуры дел.

Основным видом работы, обеспечивающим систематизацию документов в делопроизводстве и формирование их в дела, является составление номенклатуры дел.

Номенклатура дел – это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке (по ГОСТ Р 51141-98) (см. приложение к уроку 1 – образец номенклатуры дел).

Основное назначение номенклатуры дел – создание определенной системы и обеспечение порядка в процессе формирования дел, с ее помощью определяются срок хранения заводимых в организации дел и обеспечивается быстрый поиск документов по их содержанию и видам.

Номенклатура дел предназначена для:

- классификации документов;

- порядка формирования дел в делопроизводстве;

- учета дел;

- группировки исполненных документов в дела;

- систематизации дел;

- индексации дел;

- составления описей при сдаче документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения в архив;

- учета в архиве документов временного (до 10 лет) хранения документов.

Нормативные требования к систематизации документов

1. Основные правила работы ведомственных архивов;

2. ГСДОУ 1991 г.;

3. Типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти 2000 г.;

4. Основы законодательства РФ об Архивном фонде и архивах.

Требования к составлению номенклатур дел

1. Н. Д. предприятия составляется службой ДОУ на основе Н. Д. структурных подразделений.

2.Н. Д. предприятия, предварительно согласовывается с ЭК (ЦЭК), согласовывается в ЭПК государственного архива и утверждается руководителем предприятия.

3. Предприятия, не сдающие документы на государственное хранения, Н. Д. согласовывают с ЦЭК и ЭК вышестоящей организации.

4. В Н. Д. включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы предприятия.

5. Каждое дело, включенное в Н. Д., должно иметь индекс (например: 01-020, при наличии нескольких томов (частей), индекс проставляется на каждом томе с добавлением Т. 1, Т. 2, Т. 3 и т. д.

6. Н. Д. составляется в нескольких экземплярах, например: 1 экз. – хранится в службе ДОУ; 2 экз. – используется службой ДОУ в качестве рабочего; 3 экз. – в ведомственном архиве организации; 4 экз. – в государственном архиве. Выписки из номенклатуры дел рассылаются в структурные подразделения организации.

7. Н. Д. организаций, которые сдают документы на хранение, пересоставляется и согласовывается заново с архивным учреждением, в случае коренных изменений функций и структуры предприятия, но не реже 1 раза в 5 лет.

Ежегодно она уточняется, перепечатывается с соответствующими поправками, утверждается руководителем предприятия и вводится в действие с 1 января следующего года. В таком случае Государственный архив уведомляется, что номенклатура дел на следующий год остается без изменений.

8. В течении года в утвержденную Н. Д. вносятся сведения о заведении дел, о включении новых дел. По окончании года в нее вносятся итоговые сведения о категориях и количестве заведенных дел.

9. Утвержденный экземпляр Н.Д. является документов постоянного хранения и включается в раздел номенклатуры службы ДОК как самостоятельное дело.

Н. Д. составляется секретарем-референтом, специалистом, ответственным за работу с документами или архивом предприятия.

Виды номенклатур дел

Различают типовые, примерные и конкретные номенклатуры дел

Типовая Н. Д. составляется для предприятий, однородных по характеру деятельности и структуре. Является нормативным документов (например: Минобразование РФ может разрабатывать типовую Н. Д. для учебных заведений).

Примерная Н. Д. устанавливает примерный состав дел для предприятий, однородных по характеру деятельности, но разных по структуре, и носит рекомендательный характер.

Типовая и примерная Н. Д. – это методические пособия, которые предназначены для упрощения процесса составления Н. Д.

Конкретная Н. Д. – это систематизированный перечень заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одного предприятия (или его структурного подразделения) в определенном году.

При наличии типовой Н. Д. заголовки дел полностью переносятся в конкретную Н. Д. Из примерной Н. Д. при составлении конкретной выбираются названия тех дел, которые образуются в данной организации. Сроки хранения дел, предусмотренные типовой или примерной Н. Д., переносятся в конкретную Н. Д. без изменений.

2. Формирование и текущее хранение дел.

Дело – это совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, сформированных по какому-либо признаку и помещенных в отдельную твердую обложку.

Формирование дел – это отнесение документов к определенному делу и систематизация документов внутри него. Эта работа начинается с момента завершения дела в делопроизводстве и заканчивается в процессе подготовки его к передаче в архив.

На каждое названное в номенклатуре дело к началу года заводится папка, к папке оформляется обложка дела (рис. 9.3.), на которой указывается:

· Полное официальное наименование организации и его официально принятое сокращение с указанием непосредственной подчиненности, название структурного подразделения. Если название учреждения (вышестоящего ведомства, структурного подразделения) изменилось или передано в другое учреждение (структурное подразделение), на обложке в скобках дописывают название этого учреждения (структурного подразделения).

· Индекс дела, состоящий из индекса структурного подразделения и порядкового номера по номенклатуре дел, а также номер тома, если дело имеет несколько томов. Индекс дела переносят на обложку из номенклатуры (его целесообразно проставлять и на корешке дела для удобства поиска дел при вертикальном способе их хранения).

· Заголовок дела. Заголовок дела переносится на обложку в строгом соответствии с номенклатурой дел организации. При наличии в деле нескольких томов на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома.

· Аннотация к документам дела (для дел постоянного хранения, содержащих особо ценные документы).

· Дата дела, т.е. число, месяц, год регистрации (составления) самого раннего и самого позднего из документов, включенных в дело. Правильное датирование дел зависит от всестороннего учета характера и вида документов, которые в них сформированы. Датой дел, содержащих распорядительную, информационную и другую документацию (доклады, стенограммы, письма и т.д.), считаются крайние даты документов, т.е. дата первого и последнего документа. Датой дел, содержащих протоколы заседаний коллегиальных органов, комиссий и т.п., являются даты составления первого и последнего протоколов или даты их утверждения (если они утверждаются). Датой личного дела считаются даты подписания приказов о приеме и увольнении лица, на которое оно заведено.

· Срок хранения дела (для дел долговременного хранения) или надпись «хранить постоянно» (для дел постоянного срока хранения).

Рис. 9.3. Образец оформления обложки дела.

ЛЗ № 16 «Оперативное хранение документов. Подготовка дел к сдаче в архив».

План лекции:

1. Оперативное хранение документов.

2. Подготовка дел к сдаче в архив.

1. Оперативное хранение документов.

Оперативное хранение документов включает в себя размещение и использование всевозможных бумаг, начиная с момента их заведения и заканчивая архивированием. Согласно перечням типовых документов, у каждого из них имеется определенный срок хранения. Это означает, что размещение оперативного типа решает также задачи мониторинга сроков содержания и уничтожения просроченных документов.

Основные преимущества оперативного хранения документов

1. Быстрый доступ. Необходимо организовать хранение таким образом, чтобы можно было быстро найти нужный документ. Этой цели способствует план архива, а также подписи на папках, отражающие содержимое.

2. Сохранность. Чтобы документы сохранялись в приемлемом виде, необходимо поддерживать определенный температурный (17-19оС) и влажностный (50-55%) режим. В обязанности специалистов входит обеспечение отсутствия плесени, грызунов, пыли.

3. Размещение документов. Все бумаги, хранящиеся в архиве организации, имеют неодинаковую юридическую ценность. Следовательно, необходимо руководствоваться этими различиями при заполнении архива. Наиболее важные документы должны быть ограждены от всеобщего доступа, а также храниться более тщательно и бережно. Целесообразно составить список лиц, которые имеют право доступа к этим бумагам. Другой принцип разделения документов – на более часто и более редко используемые. Те, что требуются чаще, следует разместить ближе.

4. Уничтожение документов. Для выявления бумаг с истекшим сроком хранения и последующего их уничтожения необходимо проводить периодическую экспертизу их ценности. При выявлении документов, срок хранения которых закончился, составляется акт об их уничтожении. Обычно бумаги уничтожаются посредством шредирования, то есть измельчения.

5. Передача документов в архив. Это заключительный этап оперативного хранения документов. Все документы, подлежащие долговременному содержанию, передаются в государственный, ведомственный или другой архив.

Правильная организация оперативного хранения документов - отличный способ избежать проблем с архивным законодательством.

1. Подготовка дел к сдаче в архив.

Правилами подготовки документов к сдаче в архив предусмотрено полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление (в отдельных случаях) внутренней описи документов дела;

- оформление обложки дела (уточнение названия организации, делопроизводственного индекса и заголовка дела, даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в деле, листы дела не нумеровать, заверительной надписи не составлять.

Подшивка (переплет) дела. Документы, составляющие дело подшиваются на четыре прокола в твердую обложку из картона или переплетаются с учетом возможности свободного чтения текста всех документов, дат, виз и резолюций на них. При подготовке дел к подшивке (переплету) должны быть удалены металлические скрепления (булавки, скобки, скрепки)

При наличии в деле отдельных особо ценных документов, а также невостребованных личных документов (трудовых книжек, документов об образовании, паспортов и др.) эти документы вкладываются в конверт, который затем подшивается в данное дело. При наличии большого количества таких документов они могут изыматься из дел и на них составляется отдельная опись.

Личные карточки Т-2 на уволенных за год работников подбираются но алфавиту фамилий и переплетаются (подшиваются) в дело.

Личные дела уволенных за год работников формируются в одно дело (при большом объеме оно может состоять из нескольких томов). Дело подбирается по алфавиту фамилий, каждое личное дело отделяется от другого чистым листом бумаги с надписью фамилии, имени и отчества. К таким объединенным делам составляется внутренняя опись, где указаны фамилии, имена и отчества работников и соответствующие номера листов дела.

Невостребованные трудовые книжки в дела не подшиваются, а сдаются в архив в папках с клапанами (коробках), на которых указывается год и количество книжек.

В конце каждого дела подшиваются чистые бланки форм для заверительной надписи, а в начале дела, в необходимых случаях - бланки форм для внутренней описи документов дела.

Нумерация листов. Листы каждого дела при подготовке к сдаче в архив должны быть пронумерованы для обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов. Номеруются все листы (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) арабскими цифрами валовой нумерацией

и правом верхнем углу, не задевая текста документов, черным графитовым карандашом или нумератором. Употребление чернил и цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Листы внутренней описи документов дела нумеруются отдельно.

Листы дел, состоящих из нескольких томов или частей, нумеруются по каждому тому или части отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист; лист, сложенный и подшитый за середину, подлежит перешивке и нумеруется как один лист.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются; при этом вначале нумеруется конверт, а затем очередным номером каждое вложение.

Подшитые в дело документы с собственной нумерацией лисов (включая печатные издания) могут нумероваться в общем порядке или сохранять собственную нумерацию, если она соответствует порядковому расположению листов в деле.

Заверительная надпись. Заверительная надпись составляется на отдельном листе-заверителе дела, в книгах - на оборотной стороне последнего чистого листа, в картотеках - на отдельном чистом листе формата карточки.

Заверительная надпись составляется по установленной форме. Запрещается выносить заверительную надпись на обложку дела или чистый оборот листа последнего документа. Если дело подшито или переплетено без бланка листа-заверителя, он наклеивается на верхней части внутренней стороны обложи дела.

В заверительной надписи дела указывается цифрами и прописью количество пронумерованных листов дела и отдельно, через знак "+" (плюс), - количество листов внутренней описи (при ее наличии).

В заверительной надписи оговариваются следующие особенности нумерации документов дела:

- наличие литерных номеров листов и пропущенных номеров;

- номера листов с наклеенными фотографиями, документами вырезками из газет;

- номера крупноформатных листов;

- номера конвертов с вложениями и количество вложенных в нихлистов. I

Заверительная надпись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления.

Внутренняя опись документов. Для учета документов определенных категорий дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения (особо ценные, личные, судебные и следственные дела, дела о присуждении ученых степеней и присвоении ученых званий, дела на авторские свидетельства и патентные изобретения и т. д.) составляется внутренняя опись документов дела.

Внутреннюю опись необходимо также составлять в делах постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, сформированных по разновидностям документов, заголовки которых не раскрывают конкретного содержания документов.

Необходимость составления внутренней описи документов дела определяется инструкцией по ведению делопроизводства в учреждении. а также специальными инструкциями и положениями.

Внутренняя опись составляется на отдельном листе по установленной форме. Она содержит сведения о порядковом номере каждого документа дела, их индексах, датах, заголовках и номерах листов дела, на которых расположен каждый документ.

К внутренней описи дела составляется итоговая запись, в которой указывается цифрами и прописью количество документов и количество листов внутренней описи.

Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием расшифровки подписи, должности и даты составления описи.

Если дело переплетено или подшито без бланка внутренней описи документов, то она подклеивается к внутренней стороне лицевой обложки дела.

В делопроизводстве кадровой службы внутренняя опись составляется на личные дела. Кроме того, она ведется к книгам приказов по кадрам.

Тема 2.5. Организация оперативного хранения.

ЛЗ № 17 «Обеспечение сохранности документов. Группировка документов».

План лекции:

1. Обеспечение сохранности документов.

2. Группировка документов.

1. Обеспечение сохранности документов.

Обеспечение сохранности документов - комплекс мероприятий по созданию оптимальных условий, соблюдению нормативных режимов и надлежащей организации хранения документов, исключающих их утрату и обеспечивающих поддержание их в должном физическом состоянии.

Режимы хранения документов представляют собой совокупность условий их хранения и подразделяются на:

- температурно-влажностный, обеспечивающий предохранение документов от повреждающего действия температуры и влаги;

- световой, обеспечивающий предохранение документов от ненормативного воздействия света;

- санитарно-гигиенический, обеспечивающий предохранение документов от биоповреждений и загрязнения;

- охранный, обеспечивающий предохранение документов от хищений, утрат, несанкционированного выноса.

Организация хранения документов - система мероприятий, включающая рациональное размещение документов, контроль за их движением и физическим состоянием, копирование документов с целью создания страхового фонда и фонда пользования, восстановление (реставрация) первоначальных или близких к первоначальным свойств и внешних признаков документов, подвергшихся повреждению либо разрушению.

2. Группировка документов.

Группировка в дела отдельных категорий документов.

Распорядительные документы формируются в отдельные дела по названиям (приказы, распоряжения, указания, решения), которые уточняют авторской принадлежностью (приказы министерства, приказы организации и т.д.). Приказы организации группируются в отдельные дела исходя из вопросной направленности, т.е. отдельно группируются приказы по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственным вопросам, приказы по личному составу.

Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, как приложения к ним, группируются вместе с распорядительными документами. Если же при их утверждении распорядительные документы не издавались, то эти документы формируются в самостоятельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности организации.

Протоколы формируются в дела с учетом авторского признака (протоколы коллегии, протоколы совещания у директора, протоколы профсоюзного собрания и т.д.). Протоколы группируются, как правило, вместе с документами, на основании которых они готовились (повестка дня, доклады, проекты решений и др.). Эти документы помещаются после протоколов в последовательности рассмотрения вопросов. При значительном объеме таких документов их формируют в отдельное дело по номерам протоколов и в последовательности решения вопросов.

Стенограммы заседаний, как правило, формируются в отдельные дела.

Утвержденные планы, отчеты, лимиты, титульные списки группируются в дела отдельно от проектов этих документов и расчетов по ним. Плановые, отчетные документы хранятся в делах того года, к которому относятся по содержанию, независимо от времени составления Перспективные планы относятся к начальному году их действия, отчеты о выполнении перспективного плана - к последнему году действия плана.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в самостоятельные дела и располагаются в алфавитном порядке по фамилиям.

Статистическая документация, образующаяся в управленческой деятельности, группируется самостоятельно или в одном деле с другими документами поданному вопросу. Например, к отчету предприятия по основной деятельности за 1999 г. будут прилагаться формы статистической отчетности, характеризующие деятельность данного предприятия по основной деятельности.

В личных делах документы группируются в следующей последовательности: внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле; заявление о приеме на работу, направление или представление; анкета (личный листок по учету кадров); автобиография; документы об образовании; выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении; дополнения к анкете (личному листку по учету кадров), справки и другие документы, относящиеся к данному лицу. Внутри перечисленных групп документы располагаются в хронологическом порядке.

Документная информация на машинных носителях данных, имеющая долгосрочное значение, определяемое по соответствующим статьям Перечней на общих основаниях, также включается в номенклатуру дел.

Основной единицей организации учета и хранения документной информации на машинных носителях данных является файл данных. В номенклатуре дел систематизация файлов должна соответствовать внутренней структуре базы данных. При внесении изменений в структуру базы данных, количество и содержание файлов соответствующие изменения должны найти отражение и в номенклатуре дел.

При значительном объеме документов на машинных носителях, образовавшихся в процессе электронного документирования, для их хранения организуется самостоятельное (или в составе действующего архива) хранилище машиночитаемых (электронных) документов.

Тема 2.6 Технические средства, используемые в делопроизводстве.

ЛЗ № 18 «Классификация технических средств».

План лекции:

1. Классификация технических средств.

2. Средства для составления документов.

3. Персональный компьютер – основной инструмент совершенствования делопроизводства.

1. Классификация технических средств.

В современном делопроизводстве в настоящее время используется большое разнообразие отечественной и импортной оргтехники. В соответствии с назначением все технические средства можно разбить на следующие группы:

 средства для составления документов;

 копировальная и множительная техника;

 средства обработки документов;

 средства хранения, поиска и передачи документов;

 техника управленческой связи.

Наиболее важными среди технических средств являются средства для составления документов. Оргтехника – это технические средства, используемые в управлении и делопроизводстве.

Технические средства, используемые для составления документов, классифицируют по способу создания документов.

Черновые варианты документов составляют рукописным, машинописным способами и на персональных компьютерах. Рукописным способом зачастую набрасывают первый вариант будущего документа, ряд документов вообще составляют только от руки. Это всевозможные заявления, автобиографии, расписки, некоторые финансовые документы. Рукописным способом заполняют трафаретные документы: анкеты, личные листки по учету кадров, табели учета рабочего времени и т.п.

Исторически сложилось так, что основным техническим средством делопроизводства ушедшего столетия стала пишущая машинка – самый доступный и экономичный способ создания различного вида документов.

Основой современной организации рациональной и оперативной работы по созданию и обработке огромного потока документов в организациях стали персональные компьютеры (ПК). Компьютерные технологии радикально изменили сам характер труда в делопроизводстве и управлении.

2. Средства для составления документов.

Программное обеспечение, предназначенное для компьютерной разработки документов, разделяется на три основных вида: текстовые редакторы, текстовые процессоры, издательские системы.

Текстовые редакторы (text editor) представляют собой простейшие программы, предназначенные для создания, редактирования и просмотра простых текстовых (неформатированных) документов. Примером текстового редактора являетсяWindows Notepad (Блокнот).

Текстовые процессоры имеют специальные функции для ввода текста и представления его в напечатанном виде. Среди этих функций можно выделить следующие:

• ввод текста с одновременным форматированием, обеспечивающим вид страницы текста на экране и расположение слов на ней, давая представление о расположении текста на бумаге в напечатанном виде;

• предварительное описание структуры будущего документа с помощью специальных команд; в этом описании задаются такие параметры, как величина абзацных отступов, тип и размер шрифта для различных элементов текста, расположение заголовков, межстрочные расстояния, число колонок текста, расположение и способ нумерации сносок и тому подобное. Чтобы воспользоваться этим описанием при вводе текста, обычно нужно последовательно нажать на определенные клавиши или экранные кнопки, чтобы сообщить текстовому процессору, какой элемент текста вы вводите (заголовок, стандартный параграф или сноску). Комбинацию клавишей для указания каждого элемента текста выбирает пользователь;

• автоматическая проверка орфографии и получение подсказки при выборе синонимов;

• ввод и редактирование таблиц и формул с отображением их на экране в том виде, в каком они будут напечатаны;

• объединение документов в процессе подготовки текста к печати;

• автоматическое составление оглавления и алфавитного справочника.

В настоящее время наиболее широко распространен текстовый процессор Word, являющийся одним из основных составляющих пакета MS Office. Благодаря своим широким функциональным возможностям он может применяться как для создания и оформления документов в повседневной работе, так и в издательском деле для верстки книг различной сложности.

3. Персональный компьютер – основной инструмент совершенствования делопроизводства.

Перечислим основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве:

 помощь в создании документа (конструирование бланков для организации; подготовка документа и размещение его в памяти; использование шаблонов в создании документов; поиск, хранение и редактирование текста документов);

 передача документа на расстояние любому адресату, у которого есть факсимильная связь или ПК и модем (документ передается в электронном виде с компьютера на компьютер, в компьютерной локальной сети, а также с помощью электронной почты и сети Интернет);

 регистрация документа (заполняется регистрационная карточка на экране ПК, а регистрационный номер наносится на сам документ в штамп для отметки о получении документа);

 контроль за исполнением документа (в электронной карточке делается отметка о контроле, и это автоматически позволяет информировать руководство организации об уровне исполнительной дисциплины работающих сотрудников, а также составлять разного рода справки-отчеты по документообороту);

 перевод текста документа с одного языка на другой (осуществляется в автоматическом режиме при наличии соответствующего пакета программ и дополнительном редактировании текста);

 защита документов (от случайного доступа к информации в ПК; восстановление текста; антивирусная защита).

Таким образом, применение компьютерной техники позволяет практически автоматизировать основные функции делопроизводства. Умение работать на компьютере стало обязательным требованием к секретарю, экономисту, менеджеру.

Современные ПЭВМ и их программное обеспечение позволяют решать практически все задачи, связанные с организацией документооборота:

 пересылать корреспонденцию в диалоговом и пакетном режимах;

 ставить письма «на контроль»;

 отслеживать исполнение документов;

 вести иерархические «папки» для хранения документов;

 сортировать документы в папках по различным критериям;

 автоматизировать большую часть рутинных операций при создании документов, их редактировании и рецензировании;

 осуществлять контроль за работой исполнителей с документами и соблюдением ими временных графиков;

 обеспечивать конфиденциальное хранение и обработку документов с различными степенями защиты на рабочем месте и др.

Таким образом, внедрение электронного документооборота в организации позволяет повысить эффективность труда его сотрудников за счет сокращения времени на поиск, разработку, тиражирование и переписку документов.

Контрольные вопросы:

1. На какие группы делятся технические средства?

2. Основные возможности компьютерных технологий в делопроизводстве.

3. Назовите задачи решаемы при помощи ПВЭМ в документообороте.

4. Значение компьютерной техники в современном документообороте.

Тема 2.7 Компьютерные средства. Подготовка документов.

ЛЗ № 18 «Компьютерные средства создания документов. Порядок компьютерной подготовки. Электронный документ.»

План лекции:

1. Компьютерные средства создания документов.

2. Порядок компьютерной подготовки.

3. Электронный документ.

1. Компьютерные средства создания документов.

В настоящее время все офисы оснащены средствами вычислительной техники, позволяющими осуществлять подготовку и выдачу всех типов документов. Сами документы включают в себя текстовые, табличные и графические компоненты.

Различные компоненты документов могут готовиться разными программами, что ставит проблему их интеграции при подготовке сложных (составных) документов. Эта проблема эффективно решается в рамках офисных программных систем. Наиболее распространенными такими системами является пакеты приложений Microsoft Office и LibreOffice. Несмотря на схожесть программ, доступных пакетов, между ними есть одно существенное различие: LibreOffice бесплатен как для частного, так и для образовательного или коммерческого использования, тогда как для полного функционирования Microsoft Office понадобится лицензия, которая обойдется порядка нескольких тысяч.

Сравним данные пакеты программ (табл.):

Таблица Сравнение программ, входящих в пакеты Microsoft Office и LibreOffice

	Microsoft Office	LibreOffice
Текстовый редактор	Word	Writer
Табличный редактор	Excel	Calc
Средство для создания презентаций	PowerPoint	Impress
Система управления базами данных	Access	Base
Так же в пакеты входят:	Visio - для создания различных сложных схем электронный цифровой блокнот OneNote Project - для обеспечения организации и своевременного выполнения проектов Publisher - создание публикаций и различных маркетинговых материалов Outlook - работа с электронной почтой.	Векторный редактор Draw; Редактор формул Math.

Таким образом, пакет программ Microsoft Office гораздо функциональнее. Да и большинство предприятий предпочитают использовать именно данный пакет программ.

Так же используются следующие программные продукты:

- система автоматизации делопроизводства и документооборота «ДЕЛО», разработанная компанией «Электронные офисные системы»;

- система автоматизации конфиденциального документооборота и организации потоков работ «OPTIMA-Work Flow», разработанная фирмой «Оптима»;

- lotus Notes, который представляет собой гибрид систем управления документооборота и ряда возможностей структурированной коммуникации - форумы, календари и др.;

- «Консультант Плюс», разработанный компанией «КонсультантПлюс»;

- ряд программ, разработанных Adobe Systems (Acrobat, Export PDF, Acrobat Reader и др.);

- а также многие другие программы, предназначенные для планирования задач, работы с различными документами и т.д.

Порядок подготовки документа в любой из вышеперечисленных программ предполагает в определенном порядке последовательность следующих действий:

1. Создание документа и набор в нем теста.

2. Редактирование введенного текста.

3. Форматирование (оформление).

4. Сохранение документа в виде файла.

5. Печать или отправка файла.

1. Порядок компьютерной подготовки.

Алгоритм необходимых операций при включении компьютера.

Перед началом работы необходимо убедиться в отсутствии видимых повреждений на рабочем месте.

Затем надо включить монитор компьютера.

Включить кнопку включения на корпусе системного блока. Потом необходимо подождать, пока загрузится операционная система.

Это может занять несколько минут. После чего компьютер готов к работе.

Процесс подготовки компьютера к работе называется загрузкой.

Алгоритм необходимых операций при выключении компьютера.

Необходимо помнить, что включается компьютер обычно кнопкой на системном блоке, а выключается с помощью указателя мыши.

Необходимо выполнить последовательность команд:

ПУСК-ВЫКЛЮЧИТЬ КОМПЬЮТЕР-ВЫКЛЮЧЕНИЕ

Итак, для того, чтобы выключить компьютер, необходимо:

Закрыть все работающие программы.

Выключить компьютер с помощью кнопки ПУСК.

Подождать полного выключения: гаснет экран, гаснут световые идентификаторы на системном блоке.

Выключить монитор.

1. Электронный документ.

Разделение документов на бумажные и электронные — не более чем разграничение по виду носителя, форме документирования и представления информации.

Понятие электронного документа закреплено Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ (редакция от 18.03.2019) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и звучит так:

«Электронный документ — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах».

Таким образом, документ в электронном виде и изначально электронный документ — не одно и то же. В первом случае документ создается как бумажный и преобразуется в электронный документ, получается электронный образ документа. Во втором — изначально создаётся в форме электронного документа.

В электронном документообороте используются как образы документов, так и электронные документы. Но если для электронных образов в большинстве случаев можно использовать любой вид электронной подписи, то для электронных документов зачастую нужна усиленная квалифицированная электронная подпись.

Бумажные и электронные документы юридически равнозначны, если иное не установлено законом или договором. Исключения касаются только отдельных видов документов, к которым предъявляются повышенные требования к безопасности данных и условиям хранения.

Требования к документам в электронном виде

Требования к документам в электронном виде делятся на три категории и соблюдаются в порядке приоритетности:

Общие требования. Не отличаются от требований к документам в бумажном виде и в основном касаются формы и содержания.

Требования, предъявляемые к конкретному виду документов в электронном виде, в том числе электронным документам. Ключевые в этой категории — требования к электронной подписи. Именно она и соблюдение условий её применения делают документ юридически значимым.

Особые требования к конкретным документам в электронном виде, предъявляемые исходя из их назначения, условий создания, обработки, передачи и хранения. Эти требования всегда индивидуальны по отношению к категориям или видам документов. Они отражены в специальных нормативных актах или инструкциях.

Для каждого документа в электронном виде свои требования. Поэтому, когда вы собираетесь создать или передать документ, обращайтесь к требованиям, установленным конкретно для него.

Контрольные вопросы:

1. Какой пакет программ более функционален и почему?

2. Порядок подготовки документа.

3. Алгоритм необходимых операций при включении компьютера.

4. Алгоритм необходимых операций при выключении компьютера.

5. Дайте определение понятия электронный документ.

6. Бумажные и электронные документы юридически равнозначны?

7. Какие требования к документам в электронном виде вы знаете?

Тема 2.8. Сетевые технологии информационной работы.

ЛЗ № 19 «Назначение и возможности интернета. Организация взаимодействия в сети».

План лекции:

1. Назначение и возможности интернета.

2. Организация взаимодействия в сети.

1. Назначение и возможности интернета.

За последние несколько лет глобальная сеть Интернет превратилась в явление мирового масштаба. Сеть, которая до недавнего времени использовалась ограниченным кругом ученых, государственных служащих и работников образовательных учреждений в их профессиональной деятельности, стала доступной для больших и малых корпораций и даже для индивидуальных пользователей.

Изначально Интернет представлял собой достаточно сложную систему для рядового пользователя. Как только Интернет стал доступен для коммерческих фирм и частных пользователей, началась разработка программного обеспечения для работы с различными полезными сервисами Интернет. Специалисты также создали совершенно новый вид услуг, например, World Wide Web - систему, позволяющую интегрировать текст, графику и звук.

Интернет - это глобальная компьютерная сеть, в которой локальные, региональные и корпоративные сети соединены между собой многочисленными каналами передачи информации с высокой пропускной способностью.

Её назначение - обеспечить любому желающему постоянный доступ к любой информации. Интернет предлагает практически неограниченные информационные ресурсы, полезные сведения, учёбу, развлечения, возможность общения с компетентными людьми, услуги удалённого доступа, передачи файлов, электронной почты и многое другое. Интернет обеспечивает принципиально новый способ общения людей, не имеющий аналогов в мире.

Существует ряд функций, выполнение которых делает Интернет необходимым менеджеру или любому человеку, занимающемуся бизнесом:

- информационная, так как по сети можно получить любую интересующую специалиста неконфиденциальную биржевую и коммерческую, научную и политическую информацию и т.п.;

- коммуникационная, поскольку сетевые технологии позволяют пользователю поговорить по телефону со своим партнером в любом городе и стране, причем обойдется это дешевле обычной телефонной связи, а также послать ему факс или письмо с затратами, меньшими, нежели при использовании обычной почты, и к тому же существенно более оперативно;

- совещательная, ибо сеть Интернет — это место, где специалисты и пользователи компьютеров могут «встретиться» и обсудить интересующие их проблемы, в интерактивном режиме обменяться полезной информацией;

- коммерческая, обусловленная интенсивным развитием торговли по сети. Потенциальный покупатель просматривает на экране своего компьютера товары, заказывает и по кредитной карточке оплачивает их, а поступает товар к нему из ближайшего торгового пункта, естественно, уже не по сети;

- рекламная, связанная с тем, что реклама по Интернету весьма эффективна, в первую очередь из-за ее массовости и оперативности;

2. Организация взаимодействия в сети.

В зависимости от способа организации обработки данных и взаимодействия пользователей, который поддерживается конкретной сетевой операционной системой, выделяют два типа информационных систем:

- иерархические сети;

- сети клиент/сервер.

В иерархических сетях все задачи, связанные с хранением, обработкой данных, их представлением пользователям, выполняет центральный компьютер. Пользователь взаимодействует с центральным компьютером с помощью терминала. Операциями ввода/вывода информации на экран управляет центральный компьютер.

Достоинства иерархических систем:

· отработанная технология обеспечения отказоустойчивости, сохранности данных;

· надежная система защиты информации и обеспечения секретности.

Недостатки:

· высокая стоимость аппаратного и программного обеспечения, высокие эксплуатационные расходы;

· быстродействие и надежность сети зависят от центрального компьютера.

В системах клиент/сервер обработка данных разделена между двумя объектами: клиентом и сервером. Клиент - это задача, рабочая станция, пользователь. Он может сформировать запрос для сервера: считать файл, осуществить поиск записи и т.п. Сервер- это устройство или компьютер, выполняющий обработку запроса. Он отвечает за хранение данных, организацию доступа к этим данным и передачу данных клиенту. В системах клиент/сервер нагрузка по обработке данных распределена между клиентом и сервером, поэтому требования к производительности компьютеров, используемых в качестве клиента и сервера, значительно ниже, чем в иерархических системах. По организации взаимодействия принято выделять два типа систем, использующих метод клиент/сервер:

- равноправная сеть;

- сеть с выделенным сервером.

Равноправная сеть - это сеть, в которой нет единого центра управления взаимодействием рабочих станций, нет единого устройства хранения данных. Операционная система такой сети распределена по всем рабочим станциям, поэтому каждая рабочая станция одновременно может выполнять функции как сервера, так и клиента. Пользователю в такой сети доступны все устройства (принтеры, жесткие диски и т.п.), подключенные к другим рабочим станциям.

Достоинства: низкая стоимость (используются все компьютеры, подключенные к сети, и умеренные цены на программное обеспечение для работы сети); высокая надежность (при выходе из строя одной рабочей станции, доступ прекращается лишь к некоторой части информации).

Недостатки: работа сети эффективна только при количестве одновременно работающих станций не более 10; трудности организации эффективного управления взаимодействием рабочих станций и обеспечение секретности информации; трудности обновления и изменения ПО рабочих станций.

Сеть с выделенным сервером - здесь один из компьютеров выполняет функции хранения данных общего пользования, организации взаимодействия между рабочими станциями, выполнения сервисных услуг - сервер сети. На таком компьютере выполняется операционная система, и все разделяемые устройства (жесткие диски, принтеры, модемы и т.п.) подключаются к нему, выполняет хранение данных, печать заданий, удаленная обработка заданий. Рабочие станции взаимодействуют через сервер, поэтому логическую организацию такой сети можно представить топологией "звезда", где центральное устройство - сервер.

Достоинства: выше скорость обработки данных (определяется быстродействием центрального компьютера, и на сервер устанавливается специальная сетевая операционная система, рассчитанная на обработку и выполнение запросов, поступивших одновременно от нескольких пользователей); обладает надежной системой защиты информации и обеспечения секретности; проще в управлении по сравнению с равноправными.

Недостатки: такая сеть дороже из-за отдельного компьютера под сервер; менее гибкая по сравнению с равноправной.

Контрольные вопросы:

1. Дайте определение понятия интернет.

2. Назовите функции интернета.

3. Типы информационных систем.

4. Назовите достоинства и недостатки иерархических систем.

5. Дайте определение понятия равноправная сеть.

6. Назовите достоинства и недостатки равноправной сети.

7. Назовите достоинства и недостатки сеть с выделенным сервером.