Порядок обращения с конфиденциальной информацией

Об утверждении Положения о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Чебоксарском электромеханическом колледже

В целях приведения нормативных правовых актов в сфере обращения и защиты конфиденциальной информации в соответствие с требованиями действующего законодательства Российской Федерации

постановляю:
1. Утвердить прилагаемое Положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в Чебоксарском электром еханическом колледже .
2 .Заместителю директора по информационным технологиям утвердить перечни сведений конфиденциального характера, в том числе перечни персональных данных, обрабатываемых в Чебоксарском электромеханическом колледже, а также перечни должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к ним, закрепить в должностных регламентах (должностных инструкциях) лиц, обрабатывающих сведения конфиденциального характера, обязанность по соблюдению конфиденциальности информации.

Положение о порядке обращения с конфиденциальной информацией и мерах по обеспечению ее защиты и сохранности в МЦК – ЧЭМК Минобразования Чувашии

УТВЕРЖДЕНО
приказом МЦК – ЧЭМК

Минобразования Чувашии

от «___» июня 2016 года N ___

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение определяет общие требования по защите информации, содержащей сведения конфиденциального характера (далее - конфиденциальная информация), обрабатываемой в МЦК – ЧЭМК Минобразования Чувашии (далее колледж) и порядок организации работы по обеспечению ее защиты.

1.2. Отнесение информации к конфиденциальной осуществляется в порядке, установленном Конституцией Российской Федерации, законодательством Российской Федерации.
1.3. К конфиденциальной информации относится информация, не являющаяся сведениями, составляющими государственную тайну, используемая в повседневной деятельности колледжа, к которой нет свободного доступа на основании требований федеральных законов, обладающая действительной или потенциальной ценностью в силу ее неизвестности лицам, не имеющим права доступа к ней, и по отношению к которой в органах исполнительной власти края принимаются правовые, организационные, технические и иные меры защиты.

1.4. Конфиденциальная информация фиксируется на бумажных (документы, издания, книги, брошюры, буклеты и др.), магнитных (дискеты, магнитные диски, цифровые запоминающие устройства, аудио-, видеопленки и др.), оптических (лазерные диски и др.) и других носителях информации.

1.5. Электронный документ, электронное сообщение, подписанные электронной подписью или иным аналогом собственноручной подписи, признаются равнозначными документу, подписанному собственноручной подписью, в случаях, если иное не установлено федеральными законами.

1.6. В настоящем Положении используются основные понятия, равнозначные по смыслу понятиям, установленным федеральным законодательством.

2. Порядок работы с конфиденциальной информацией

2.1. Лица, обрабатывающие конфиденциальную информацию, обязаны соблюдать конфиденциальность информации в соответствии с требованиями законодательства.
2.2. Руководителями подразделений утверждаются перечни сведений конфиденциального характера (далее - Перечень).
При составлении Перечня необходимо учитывать:
- не составляют ли сведения государственную тайну;
- не относятся ли сведения к информации о деятельности государственного органа, доступ к которой не может ограничиваться в соответствии с федеральным законом;
- иные установленные законодательством случаи, когда не могут быть установлены требования конфиденциальности информации.
2.3. Носителям конфиденциальной информации присваивается пометка "Для служебного пользования".
Необходимость проставления пометки "Для служебного пользования" определяется в соответствии с утвержденным Перечнем.
2.4. Обработка документов, содержащих сведения конфиденциального характера (далее - конфиденциальный документ), в информационных системах колледжа (системе электронного документооборота, региональной системе межведомственного электронного взаимодействия, защищенном терминальном комплексе, иных системах) разрешается при условии соответствия автоматизированных рабочих мест требованиям безопасности информации, что подтверждается аттестатом соответствия органа по аттестации или иными документами в соответствии с действующим законодательством.
2.5. Конфиденциальный документ на бумажном носителе, создаваемый в колледже, должен отвечать следующим требованиям:
- первая страница основного документа и первая страница каждого из его приложений должны иметь в правом верхнем углу пометку "Для служебного пользования", а под ней номер экземпляра;
- при наличии приложений к основному документу на каждом приложении должны быть указаны: номер приложения, его наименование, номер экземпляра и количество листов в нем;
- между центром и нижней частью последнего листа основного документа, ближе к левому краю, указываются по порядку в каждой отдельной строке: количество отпечатанных экземпляров, адрес рассылки каждого экземпляра, фамилия исполнителя и номер его телефона, дата печатания документа. Данные сведения указываются на обороте последнего листа каждого экземпляра основного документа и на обороте последнего листа каждого экземпляра всех его приложений.
Сведения, указанные в настоящем пункте, указываются также в конфиденциальных документах в электронном виде, создаваемых в органах исполнительной власти края.
2.6. Распечатывание конфиденциальных документов производится исполнителем документа.
После распечатывания или сканирования конфиденциального документа исполнитель должен убедиться в невозможности получения повторных несанкционированных копий.
2.7. Все конфиденциальные документы подлежат регистрации.
Распечатанные документы регистрируются в установленном порядке в соответствующих журналах учета или электронной базе данных.
При регистрации входящих конфиденциальных документов в порядковом номере документа добавляется индекс в соответствии с утвержденной номенклатурой дел и пометка "Для служебного пользования".
2.8. Если в сопроводительном письме к документу с пометкой "Для служебного пользования" нет конфиденциальной информации, то сопроводительное письмо оформляется в соответствии с требованиями пункта 2.5 настоящего Положения, но под пометкой "Для служебного пользования" делается надпись "(с приложением)".
Регистрация сопроводительного письма осуществляется в соответствии с требованиями пункта 2.7 настоящего Положения. При этом в журналах учета или в электронной базе данных делается отметка о том, что без приложения сопроводительное письмо не содержит конфиденциальной информации.
2.9. Прием входящих и отправка исходящих конфиденциальных документов осуществляется в:
- первом корпусе МЦК – ЧЭМК Минобразования Чувашии -____;

-

2.10. При обнаружении недостачи вложений поступившего конфиденциального документа составляется акт, в котором перечисляются все вложения, оказавшиеся в наличии, а также недостающие, их тематика, наличие или отсутствие повреждений на конверте, другие необходимые, по мнению составителей акта, сведения.
2.11. Конфиденциальный документ, поступивший в колледж, минуя структурные подразделения, указанные в пункте 2.9 настоящего Положения, должен быть передан в установленном порядке для регистрации и оформления в соответствии с настоящим Положением.
2.12. При необходимости направления конфиденциального документа нескольким адресатам составляется указатель рассылки, в котором поадресно проставляются номера экземпляров. Указатель рассылки подписывается исполнителем и руководителем структурного подразделения органа исполнительной власти края и подшивается в дело вместе с основным документом.
2.13. Отправка конфиденциальных документов средствами факсимильной связи не допускается.
Пересылка конфиденциальных документов на материальных носителях может осуществляться только заказными почтовыми отправлениями, спецсвязью и фельдсвязью.
2.14. Пересылка конфиденциальных документов в электронном виде в органах исполнительной власти края может осуществляться с использованием системы электронного документооборота Правительства края, региональной системы межведомственного электронного взаимодействия, защищенного терминального комплекса, иных систем, предназначенных для обработки информации ограниченного доступа, за исключением сведений, составляющих государственную тайну.
При пересылке конфиденциальных документов в электронном виде по каналам связи, выходящим за пределы контролируемой зоны, необходимо использовать защищенные каналы связи, а при использовании открытых каналов связи применять сертифицированные криптографические средства.
2.15. Передача конфиденциальных документов и их копий на бумажных носителях сотрудникам органов исполнительной власти края для использования в работе, а также передача их в другие структурные подразделения органов исполнительной власти края осуществляются под роспись в реестре выдачи-приема конфиденциальных документов.
2.16. Сотрудник колледжа, получивший для работы конфиденциальный документ на бумажном носителе, обязан располагать его так, чтобы исключить возможность ознакомления с ним других лиц.
2.17. Сотрудник колледжа, обрабатывающий конфиденциальный документ, обязан принимать меры для обеспечения его сохранности и не разглашать содержащиеся в нем сведения, за исключением случаев, установленных законодательством.
Сотрудники колледжа не могут использовать в личных целях конфиденциальную информацию, ставшую им известной вследствие выполнения служебных (трудовых) обязанностей.
2.18. При обработке конфиденциальных документов на средствах вычислительной техники, то есть совокупности программных и технических элементов систем обработки данных, способных функционировать самостоятельно или в составе других систем (далее - СВТ), они должны располагаться таким образом, чтобы исключить возможность ознакомления с ними посторонних лиц.
2.19. При отлучении с рабочего места сотрудник колледжа обязан закрывать все конфиденциальные документы в электронном виде.
В нерабочее время, а также в случае временного неиспользования конфиденциальных документов и (или) съемных носителей, содержащих конфиденциальные документы в электронном виде, они должны храниться в местах, недоступных для посторонних лиц (в запираемых шкафах, сейфах и т.п.).
2.20. При увольнении, переводе в другое подразделение сотрудник колледжаобязан сдать все числящиеся за ним конфиденциальные документы, в том числе в электронном виде, начальнику своего структурного подразделения. Указанные действия должны быть произведены до наступления дня увольнения (перевода).
2.21. Копирование (размножение) конфиденциальных документов осуществляется сотрудником колледжа с разрешения руководителя структурного подразделения на основании бланка-заказа установленной формы с указанием количества экземпляров (копий) (приложение N 1). Новые экземпляры (копии) конфиденциальных документов регистрируются в установленном порядке с присвоением копиям очередных номеров экземпляров основного документа. Копирование (размножение) производится на специально предназначенных для этих целей СВТ.
2.22. Копирование (размножение) конфиденциальных документов для сторонних организаций производится в случаях, предусмотренных законодательством, только при наличии от них обоснованного (мотивированного) письма, регистрационный номер которого указывается в бланке-заказе в соответствующей графе, и разрешения руководителя подразделения колледжа. Копия письма с разрешением прилагается к бланку-заказу.
2.23. Конфиденциальные документы группируются для хранения согласно номенклатуре дел по функциональному направлению. На обложке каждого дела (тома), в котором подшит хотя бы один конфиденциальный документ, проставляется пометка "Для служебного пользования".
2.24. Уничтожение конфиденциальных документов, утративших практическую ценность, производится комиссией, назначенной приказом директора колледжа и состоящей не менее чем из трех человек, с составлением акта уничтожения. При этом в регистрационных документах делается соответствующая ссылка на акт уничтожения, который хранится по правилам, применяемым к документам с пометкой "Для служебного пользования". Письменное разрешение на уничтожение по представляемому списку документов дает директор колледжа. Уничтожение конфиденциальных документов на бумажных носителях производится путем их резки на бумагорезательной машине, или путем сожжения.

3. Особенности обработки персональных данных

3.1. Обработка персональных данных в колледже осуществляется в связи с реализацией трудовых отношений, а также в связи с оказанием государственных услуг и осуществлением государственных функций с учетом соблюдения прав и свобод человека и гражданина, в том числе на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну.
Перечни персональных данных, обрабатываемых в органах исполнительной власти края, утверждаются актом директором колледжа.
3.2. Обработка документов, содержащих персональные данные, в колледже осуществляется в соответствии с федеральными законами от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ "О персональных данных", от 27 июля 2004 г. N 79-ФЗ "О государственной гражданской службе Российской Федерации", от 02 мая 2006 г. N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", указами Президента Российской Федерации от 30 мая 2005 г. N 609 "Об утверждении Положения о персональных данных государственного гражданского служащего Российской Федерации и ведении его личного дела", от 07 сентября 2010 г. N 1099 "О мерах по совершенствованию государственной наградной системы Российской Федерации", иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.
3.3. В случае обработки документов, содержащих персональные данные, допускается не проставлять на них пометку "Для служебного пользования".
3.4. Мероприятия по обеспечению безопасности персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных (далее - ИСПДн) проводятся в соответствии с требованиями к защите персональных данных при их обработке в информационных системах персональных данных, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 01 ноября 2012 г. N 1119.
Используемые для обеспечения безопасности персональных данных в ИСПДн средства защиты информации должны иметь действующие сертификаты соответствия по требованиям безопасности информации.
Обеспечение функционирования средств защиты информации ИСПДн осуществляется лицом, назначенным ответственным за обеспечение безопасности персональных данных в информационной системе.
3.5. Обработка персональных данных без использования средств автоматизации производится в соответствии с Положением об особенностях обработки персональных данных, осуществляемой без использования средств автоматизации, утвержденным постановлением Правительства Российской Федерации от 15 сентября 2008 г. N 687.
3.6. Актом директора колледжа утверждается перечень должностей, замещение которых предусматривает осуществление обработки персональных данных либо осуществление доступа к ним.
3.7. В колледже должны быть реализованы меры по раздельному хранению персональных данных (материальных носителей), обработка которых осуществляется в различных целях.
3.8. Хранение документов, содержащих персональные данные, должно быть организовано так, чтобы был исключен доступ и ознакомление с ними посторонних лиц.
3.9. Защита персональных данных от неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, предоставления, распространения, а также от иных неправомерных действий в отношении персональных данных обеспечивается за счет средств колледжа в порядке, установленном федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

4. Передача конфиденциальной информации третьим лицам

4.1. Передача конфиденциальной информации третьим лицам (юридическим лицам и физическим лицам, не являющимся сотрудниками колледжа) запрещается, за исключением случаев, предусмотренных трудовым законодательством Российской Федерации.

4.2. В случаях и порядке, установленных законодательством Российской Федерации, допускается использование конфиденциальной информации в документах открытого доступа, в интервью, публикациях, на выступлениях, конференциях, презентациях, проходящих вне помещений, предназначенных для обработки такой информации, исключительно с разрешения руководителя колледжа и обладателя данной информации.

4.3. В случае наличия разрешения директора и (или) иного обладателя данной информации на передачу конфиденциальной информации для публикации (оглашения) в открытых источниках пометка "Для служебного пользования" снимается, о чем ставится в известность подразделение по организации работы с документами.

5. Требования к помещениям, в которых обрабатывается и хранится конфиденциальная информация

_________________
*Наименование изменено Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.

5.1. Размещение помещений, в которых обрабатываются и хранятся конфиденциальная информация, и их оборудование должны исключать возможность бесконтрольного проникновения в эти помещения посторонних лиц и гарантировать сохранность находящихся в них носителей конфиденциальнойая информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
5.2. Помещения должны отвечать правилам техники безопасности, санитарным нормам, требованиям пожарной безопасности.
5.3. Входные двери оборудуются замками, гарантирующими надежное закрытие помещений в нерабочее время.
5.4. Доступ в помещения, в которых обрабатывается и хранится конфиденциальная информация, осуществляется в порядке, утвержденном актом руководителя органа исполнительной власти края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
5.5. По окончании работ помещения закрываются, опечатываются и сдаются службе охраны или ответственному дежурному органа исполнительной власти края с указанием времени приема (сдачи) под охрану помещений (приложение N 2).

6. Особенности обращения и учета машинных носителей информации, содержащих конфиденциальные документы в электронном виде

_________________
*Наименование изменено Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.

6.1. Машинные носители информации (дискеты, магнитооптические диски, CD- и DVD-диски, жесткие магнитные диски, флеш-накопители и т.д.), содержащие конфиденциальные документы в электронном виде, регистрируются в подразделении, которому поручен учет документов с пометкой "Для служебного пользования", с проставлением учетных реквизитов по журналу учета машинных носителей информации. Учетные реквизиты (учетный номер, дата регистрации, пометка "Для служебного пользования" и т.д.) проставляются на машинных носителях информации в удобном для просмотра месте. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
6.2. Порядок рассылки машинных носителей информации, проведения проверок наличия учтенных машинных носителей, служебных проверок по фактам их утраты, снятия пометки "Для служебного пользования" с машинных носителей является таким же, как и для конфиденциальных документов на бумажных носителях. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
6.3. При осуществлении ремонта или передачи СВТ в другое подразделение (иной орган исполнительной власти края) с машинных носителей необходимо произвести стирание конфиденциальной информации. Стирание информации производится таким образом, чтобы ее невозможно было восстановить.
6.4. Уничтожение машинных носителей или стирание конфиденциальной информации производится с составлением акта (приложение N 3).

7. Порядок передачи конфиденциальной информации в электронном виде

7.1. Передача конфиденциальной информации в электронном виде осуществляется с использованием машинных носителей, учтенных в несекретном делопроизводстве органа исполнительной власти края, имеющих пометку "Для служебного пользования", либо в соответствии с пунктом 2.14 раздела 2 настоящего Положения. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
7.2. Передача конфиденциальной информации в электронном виде с использованием накопителей на магнитных дисках (дискетах, флеш - носителях и т.д.) между сотрудниками одного структурного подразделения и между сотрудниками структурных подразделений органа исполнительной власти края осуществляется с письменного разрешения руководителя структурного подразделения или руководителя органа исполнительной власти края с записью в журнале передачи информации (файлов) (приложение N 4). (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
7.3. Передача конфиденциальной информации в электронном виде между органами исполнительной власти края путем пересылки учтенных машинных носителей информации осуществляется через структурные подразделения, ведущие общее делопроизводство, в порядке, установленном для отправки конфиденциальных документов на бумажных носителях. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.

8. Контроль за соблюдением установленного порядка обращения с конфиденциальной информацией и конфиденциальными документами

_________________
*Наименование изменено Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.

8.1. Осуществление систематического контроля за соблюдением в органах исполнительной власти края установленного порядка обращения с конфиденциальной информацией и конфиденциальными документами возлагается:
8.1.1. В аппарате Губернатора и Правительства края:
- в части получения, отправки, учета и хранения конфиденциальных документов на бумажных носителях - на управление по организации работы с документами Губернатора и Правительства края;
- в части обработки конфиденциальной информации специально предназначенными для этих целей объектами информатизации, в том числе с применением системы электронного документооборота, работоспособности установленных на них средств защиты информации - на министерство информационных технологий и связи края;
- в части обработки персональных данных - на ответственных за организацию обработки персональных данных, назначенных приказом заместителя Председателя Правительства края - руководителя аппарата Губернатора и Правительства края.
8.1.2. В органах исполнительной власти края:
- в части обработки конфиденциальных документов на бумажных носителях - на структурные подразделения, ведущие общее делопроизводство;
- в части обработки персональных данных - на ответственных за организацию обработки персональных данных, назначенных актом руководителя органа исполнительной власти края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
8.2. Проверки по соблюдению требований обращения с конфиденциальными документами, проводятся в соответствии с утвержденными планами работы и при выявлении случаев нарушения установленного порядка обработки конфиденциальной информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
8.3. О результатах проведенных мероприятий по контролю сообщается заместителю Председателя Правительства края - руководителю аппарата Губернатора и Правительства края, при этом отражается состояние дел в области выполнения установленного порядка обращения со сведениями, содержащими конфиденциальную информацию, выявленные недостатки и нарушения, а также вносятся предложения по их устранению.
8.4. В случае утраты конфиденциального документа на бумажном носителе или установленного факта утечки конфиденциальной информации, ставится в известность руководитель органа исполнительной власти края, а в случае нарушения правил эксплуатации объектов информатизации и установленных на них технических средств - дополнительно министерство информационных технологий и связи края. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
8.5. Для расследования обстоятельств утраты конфиденциального документа на бумажном носителе, утечки конфиденциальной информации, и определения возможного ущерба руководителем органа исполнительной власти края назначается служебная проверка, результаты работы которой докладываются руководителю, назначившему комиссию. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.

9. Ответственность

9.1. Требования настоящего Положения обязательны для исполнения всеми сотрудниками органов исполнительной власти края, которые несут персональную ответственность за сохранность конфиденциальной информации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
9.2. Руководители органов исполнительной власти края, структурных подразделений аппарата Губернатора и Правительства края несут ответственность за организацию работы с конфиденциальными документами, в подчиненных им подразделениях, в том числе за обоснованность проставления (непроставления) исполнителями - разработчиками документов пометки "Для служебного пользования". (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.
9.3. Сотрудники органов исполнительной власти края, допустившие разглашение конфиденциальной информации, либо нарушившие требования настоящего Положения и других распорядительных документов, устанавливающих порядок обращения с конфиденциальной информацией, а также по вине которых произошла утрата носителей конфиденциальной информации, несут ответственность, предусмотренную законодательством Российской Федерации. (Пункт изменен Постановлением Губернатора Хабаровского края от 20 мая 2013 года N 36.

Приложение N 1 к Положению. Бланк-заказ на копирование (размножение) документа с грифом "Для служебного пользования"

Приложение N 1
к Положению о порядке обращения
с конфиденциальной информацией и мерах
по обеспечению ее защиты и сохранности
в Правительстве Хабаровского края


Форма

БЛАНК-ЗАКАЗ
на копирование (размножение) документа с грифом "Для служебного пользования"

Приложение N 2 к Положению. Журнал приема (сдачи) под охрану служебных помещений, сейфов и ключей от них

Приложение N 2
к Положению о порядке обращения
с конфиденциальной информацией и мерах
по обеспечению ее защиты и сохранности
в Правительстве Хабаровского края


Форма

Приложение N 3 к Положению. Акт на уничтожение машинных носителей информации (стирание конфиденциальной информации)

Приложение N 3
к Положению о порядке обращения
с конфиденциальной информацией и мерах
по обеспечению ее защиты и сохранности
в Правительстве Хабаровского края

(в редакции
Постановления Губернатора Хабаровского края
от 20 мая 2013 года N 36


Форма

Приложение N 4 к Положению. Образец заполнения журнала передачи информации (файлов)

Приложение N 4
к Положению о порядке обращения
с конфиденциальной информацией и мерах
по обеспечению ее защиты и сохранности
в Правительстве Хабаровского края

(в редакции
Постановления Губернатора Хабаровского края
от 20 мая 2013 года N 36

ОБРАЗЕЦ
заполнения журнала передачи информации (файлов)

____________
Примечание. Журнал заводится несекретным порядком с регистрацией его в номенклатуре дел, книг и журналов на текущий год в делопроизводстве и выдается представителю объекта вычислительной техники. По окончании заполнения журнала он ставится на архивный учет и хранится в несекретном делопроизводстве 1 год, после чего уничтожается в установленном порядке.
В примере N 1 представлена регистрация передачи информации (файл "Titul") между пользователями одного структурного подразделения.
В примере N 2 представлена регистрация передачи информации (файл "План на 2011 год") между различными структурными подразделениями одного органа исполнительной власти края, которая производится с письменного разрешения руководителя.