Практическая работа по Аccess

Практическая работа №1. Создание базы данных, состоящей из одной таблицы.

Цели урока:

• Познакомиться с основными понятиями баз данных;

• Научиться создавать таблицы баз данных в режиме Конструктор;

• Освоить переход из режима Конструктор в режим таблицы;

• Освоить основные приемы заполнения и редактирования таблиц;

• Познакомиться с простой сортировкой данных и с поиском записей по образцу;

• Научиться сохранять и загружать базы данных.

Ход работы.

1. Вызвать программу Access 2007.

2. В окне системы управления базы данных щелкнуть по значку Новая база данных. Справа в появившемся окне дать имя новой базе данных Анкета группы ОС-31 и щелкнуть по значку папки, находящемуся справа от окна названия . Откроется окно сохранения, найдите папку базы данных Access на своём носителе и сохраните в нее новый файл базы данных Анкета группы ОС-31. Затем нажмите на кнопку Создать.

3. Появится окно Таблица (Рисунок1).

Рисунок 1

1. В появившемся окне откройте меню команды Режим и выберите вариант Конструктор и сохраните будущую таблицу под названием Ведомость успеваемости. Появится окно Конструктора.

2. Заполните поля в Конструкторе данными из таблицы 1 (). Тип данных можно выбрать из меню, появившемся при нажатии на кнопку в ячейке справа.

О братите внимание: ключевое поле «Счетчик» внесен в таблицу автоматически. Если напротив поля отсутствует значок ключа, то на панели инструментов щелкните по значку Ключевое поле.

Таблица 1.

(Рисунок 2)

1. Перейдите в режим таблицы, щелкнув по кнопке Режим на панели инструментов, Введите данные в этом режиме, заполняя клетки таблицы. Значение поля Код будет меняться автоматически.

2. Заполните базу данных значениями из таблицы 2 (). Напротив каждой фамилии выставьте по всем дисциплинам оценки от 2 до 5

Таблица 2

(Рисунок 3)

1. Выполните редактирование ячеек:

• Замените фамилию Иванова на Ивашова.

1. Отсортируйте:

а) фамилии – по алфавиту (поставьте маркер на любую фамилию в столбце Фамилия и щелкнете мышкой по кнопке на панели инструментов или произведите сортировку с помощью контекстного меню)

б) имя – по алфавиту

1. Сохраните текущую таблицу, щелкнув по кнопке «крестик» в правом верхнем углу окна таблицы.

2. Откройте снова свою базу данных.

3. Выполните поиск записей по образцу: найти студентку по фамилии Смирнова. Для этого установите курсор в поле фамилия, щелкните на кнопке Бинокль на панели инструментов меню Главная и в появившемся диалоговом окне введите в поле Образец фамилию Смирнова и щелкните по кнопке Найти.

Примечание: Если требуется найти следующую подобную запись, то щелкните мышкой по кнопке Найти далее. По окончании работы щелкните по кнопке Отмена.

1. Переименуйте поле Математика на Информатика и ИКТ с помощью контекстного меню. (Верните все как было назад).

2. Скройте столбец Пр н/пр., потом отобразите его назад.

3. Войдите в режим Конструктора и назначьте полю Пр н/пр и Пр ув/пр Маску ввода

00 (часов). Заполните эти поля данными от 0 до 99.

1. Завершите работу с Access.

Результат выполнения работы – Рисунок 4

Таблица «Ведомость успеваемости»

(Рисунок 4)

Практическая работа №2. Создание базы данных, состоящей из двух таблиц.

Цели работы:

• научиться создавать таблицы базы данных в Режиме таблицы и с помощью Шаблона таблиц;

• научиться самостоятельно создавать ключевое поле; закрепить навыки по удалению, добавлению, заполнению и редактированию таблиц;

• познакомиться с свойством таблицы Мастер подстановок и научиться им пользоваться;

• научиться использовать фильтр в таблице.

Ход работы.

1. Откройте учебную базу данных Анкета группы ОС-31.

2. Создайте таблицу Преподаватели в Режиме таблицы. Для этого в меню Создание выберите кнопку Таблица. В появившейся таблице сделайте следующее:

• Добавьте два поля – Поле 1 и Поле 2, выполнив команду через контекстное меню.

• Переименуйте Поле 1 на Предмет. Для этого поставьте курсор в любую ячейку столбца Поля 1 и выполните команду Переименовать столбец из контекстного меню. Или щелкните два раза по имени поля, удалите старое название и впечатайте новое.

• П ереименуйте аналогично Поле 2 на Преподаватель.

1. Сохраните таблицу с именем Преподаватели, щелкнув по кнопке Сохранить (кнопка на

панели инструментов).

1. П ерейдите в режим Конструктор и удалите строку с ключевым словом Счетчик. Посмотрите как заданы поля. Сделайте поле Предмет ключевым, поместив курсор на имя этого поля и щелкнув по кнопке - Ключевое поле. Тип данных поля задайте текстовым.

2. Перейдите в Режим таблицы и заполните таблицу Преподаватели записями из Таблицы3 ().

(Рисунок 5)

1. Закройте таблицу Преподаватели, сохранив все изменения.

2. Используя Шаблон таблиц, создайте таблицу Личные данные студентов с ключевым полем. Для этого:

• Находясь на закладке Создание щелкните по кнопке Шаблоны таблиц, Контакты. Появится таблица уже с готовыми полями.

• Переименуйте предложенные поля на следующие поля: Код студента, Фамилия, Имя, Город, Адрес, Телефон, Дата рождения, Фотография, Любимый предмет, лишние поля удалите.

Замечание. Поля можно переставлять – для этого выделите поле и мышкой перетащите в нужное место.

• Сохраните полученную таблицу под названием Личные данные. Ключевое поле задано автоматически.

1. Внесите данные в новую таблицу, заполнив поля Фамилия, Имя, Город, Адрес, Телефон, Дата рождения.

ПРИМЕЧАНИЕ. Поля Фамилия и Имя можно скопировать из таблицы Ведомость успеваемости.

В поле Город внесите четыре разных города (например, Москва, Нарафоминск, Троицк, Люберцы)

1. Перейдите в режим Конструктор и назначьте типы данных: для поля Телефон - числовой, для поля Дата рождения - дата/время, для поля Фотография – поле объекта OLE, для остальных – текстовый.

Д ля поля Любимый предмет выполните свойство выбор предмета из списка с помощью Мастера подстановок. Для этого в строке Любимый предмет в поле Тип данных – текстовый щелкните по кнопке и в ниспадающем меню выберите команду Мастер подстановок.

Для этого:

• В диалоговом окне Создание подстановки поставьте флажок напротив способа Будет введен фиксированный набор значений и нажмите Далее.

• В следующем окне внесите в столбец все предметы (предметы из таблицы Преподаватели), нажмите Далее.

• В последнем окне, не изменяя имени столбца нажмите Готово.

1 0) Перейдите в режим таблицы и выберите для каждого студента с помощью кнопки из списка любимый предмет.

11) Создайте схему данных, т.е. установите связи между таблицами. Для этого:

• Щелкните по кнопке - Схема данных на панели инструментов меню Работа с базами данных. В окне Отобразить таблицу выделите таблицу Ведомость успеваемости и щелкните по кнопке Добавить. Также добавьте таблицы Преподаватели и Личные данные. В окне Схема данных () появится условный вид этих таблиц. Закройте окно Добавление таблицы.

(Рисунок 6)

• Поставьте мышку на имя поля Предметы в таблице Преподаватели, и, не отпуская кнопку мыши, перетащите его на поле Любимый предмет таблицы Личные данные. Отпустите мышку. Появится диалоговое окно Связи, в котором включите значки «Обеспечение целостности данных», «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей». Щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-ко-многим».

• Поставьте мышку на имя поля Код студента в таблице Личные данные и перетащите его, не отпуская мышки, на поле Код таблицы Ведомость успеваемости. В появившемся окне Связи включите значок «Обеспечение целостности данных» и щелкните по кнопке Создать. Появится связь «один-к-одному». (Рисунок7)

(Рисунок 7)

• Закройте схему данных, сохранив ее.

12) Произведите фильтрацию данных в таблице Личные данные по выделенному. Для этого:

• Откройте таблицу в режиме таблицы.

• В ыберите студентов, проживающих в Троицке. Для этого поставьте курсор в одну из первых записей, где есть город Троицк и щелкните по кнопке - Выделение на панели инструментов. Выберите команду Равно «Троицк» Рисунок8 .

(Рисунок 8)

Access отобразит все записи, удовлетворяющие критерию фильтрации.

• Для отображения всех записей выполните команду Удалить фильтр - для этого щелкните по соответствующей кнопке на панели инструментов - Фильтр. Выбрать команду «Снять фильтр с Город».

13) Закончите работу с базой данных Access.

Практическая работа №3. Создание и использование запросов.

Цели работы:

• закрепить навыки по редактированию таблиц;

• познакомиться с основными видами запросов;

• научиться создавать запросы на выборку различными способами;

• научиться создавать сложные запросы;

• научиться создавать перекрестные запросы.

Теоретическая часть.

Запрос – это средство, с помощью которого извлекается из базы данных информация, отвечающая определенным критериям. Результаты запроса представляют не все записи из таблицы, а только те, которые удовлетворяют запросу.

Запросы состоят из ряда условий, каждое условие состоит из трех элементов:

1. поле, которое используется для сравнения;

2. оператор, описывающий тип сравнения;

3. величина, с которой должно сравниваться значение поля.

Выражения и операторы, применяемые в условиях отбора.

Запросы могут быть простые, сложные, перекрестные.

Практическая часть

Ход работы:

1. Откройте свою учебную базу данных Анкета группы ОС-31.

2. С оздайте запрос на выборку студентов, у которых по всем предметам только хорошие оценки с помощью Мастера запросов. Для этого:

• На панели инструментов выберите команду Создание -Мастер запросов.

• В появившемся диалоговом окне выберите Простой запрос и щелкните по кнопке OK.

• В следующем окне выберите таблицу, по которой строится запрос (Ведомость успеваемости), и те поля, которые участвуют в запросе. Перенесите их в правую часть окна с помощью кнопки , нажмите Далее. В следующем окне тоже нажмите Далее.

• В другом окне дайте название запроса «Хорошисты» и нажмите Готово.

• Появится таблица Хорошисты, в которой отражены фамилии всех студентов и изучаемые предметы.

• Откройте таблицу «Хорошисты», перейдите в режим Конструктор. Здесь в поле Условия отбора под каждым предметом поставьте условие =4 или 4OR5.

Примечание: Галочки в каждом поле означают, что по вашему выбору можно включить или убрать любое поле на выборку.

Запросы будут иметь значок (слева от названия)

• Перейдите в режим таблицы, ответив Да на вопрос о сохранении запроса. (В таблице должны остаться фамилии «хорошистов»).

1. С помощью Конструктора запросов создайте запрос на выборку по таблице Личные данные.

Для этого:

• Щелкните по таблице Личные данные, зайдите в меню Создание, выберите команду Конструктор запросов.

• Добавьте нужную таблицу в поле запроса. Выделите её в списке и щелкните по кнопке Добавить. Закройте окно Добавление таблицы.

• Выберите студентов, чьи фамилии начинаются на букву «В» и которые проживают в Люберцах. Для этого:

• добавьте в строку Поле два поля Фамилия и Город;

• в строке Условия отбора в первом столбце укажите значение
  Like “B * ”, а во втором столбце с названием Город - «Люберцы»;

• закройте запрос, сохранив его под названием “ВВВ” (у вас должны остаться в списке студенты, проживающие в Люберцах). Рисунок 9.

Рисунок 9

Сохранение запроса:

Щелчок правой кнопкой мыши по ярлыку ; выбрать Сохранить; ввести имя запроса

Самостоятельное задание

а) Составьте запрос с названием Два предмета на базе таблицы Ведомость успеваемости, в котором будут указаны студенты, имеющие по первым двум предметам оценки не менее «4». (Выполните запрос или через Конструктор запросов, или через Мастер запросов)

Главная – Режим – Конструктор; в Условия отбора записать =4.

Потом перейти Режим – Режим таблицы

б) Составьте запрос Пропуски на базе таблицы Ведомость успеваемости, в котором будут указаны студенты, имеющие не более 10 часов пропусков по неуважительной причине (Условие отбора Пропуски по уважительной причине в интервале от 10 часов до 30 часов (Условие отбора =10And

в) Составьте запрос Возраст на базе таблицы Личные данные. Выведите список студентов, которым на данный момент, т.е. на сегодняшнее число, исполнилось уже 17 лет (в Условие отбора запишите Between#01.01.1995#And#01/02.2013#)

Лишние таблицы можно закрыть

Примечание: Дата записывается с использованием символа #, например, #01.02.02.#

4) Составьте запрос на базе трех таблиц Ведомость успеваемости, Личные данные и Преподаватель. Выберите студентов, которые проживают в Москве и у которых любимый предмет «Математика». Озаглавьте запрос Запрос из трёх таблиц. Используйте Конструктор запросов. Для этого:

• В меню Создание выберите Конструктор запросов.

• Добавьте все три таблицы в поле запроса. Закройте окно Добавление таблицы.

• В первый столбец в строку Поле перетащите из первой таблицы с помощью мышки Фамилия, из второй таблицы во второй столбец Город и из третей таблицы в третий столбец строки Поле - Предмет (Рисунок 10).

Рисунок 10

• В поле Условия отбора в столбце Город введите город Москва, в столбец Предмет введите Математика.

• Сохраните запрос (под именем Запрос из трёх таблиц).

• Откройте запрос и проверьте результат проделанной работы.

1. Выполните запрос на создание новой таблицы, в которой должны быть поля Фамилия, Имя, Пропуски по неуважительной причине, Город и Предмет. Для этого:

• В меню Создание выберите Конструктор запросов.

• Добавьте все три таблицы из списка окна Добавление таблицы. Закройте это окно.

• В первую строчку Поле из первой таблицы перенесите поля - в первый столбец Фамилия, во второй Имя и в третий Пропуски по уважительной причине, в четвертый столбец перетащите поле Город из второй таблицы и в последнем столбце будет поле Предмет из третьей таблицы.

• Закройте запрос, сохранив его с именем Новая таблица. Перейдите в Режим таблицы и просмотрите Новую таблицу

1. Создайте перекрестный запрос.

Допустим, нужно посчитать для ведомости, сколько в группе человек получили по предмету “троек”, “четверок” и “пятерок”. Для этих целей используется перекрестный запрос.

Для этого:

• В меню Создание выберите Мастер запросов.

• В диалоговом окне выберите Перекрестный запрос, щелкните по кнопке OK.

• В окне Создание перекрестных запросов выделите таблицу Ведомость успеваемости и щелкните Далее.

• Выберите поля, значения которого будут использоваться в качестве заголовок строк – это Фамилия и Имя. Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите поле, значение которого будут использоваться в качестве заголовков столбцов, например Математика. Щелкните по кнопке Далее.

• Выберите функцию, по которой будут вычисляться значения ячеек на пересечении столбцов и строк (в данном случае Count – количество). Щелкните по кнопке Далее.

• Задайте имя запроса Итог по математике и щелкните по кнопке Готово

После выполнения заданий работ 1, 2, 3 должны получиться таблицы, представленные на рисунке 11:

Рисунок 11

Выполните самостоятельно.

Составьте аналогичные запросы для оценок по трем другим предметам.

1. Предъявите преподавателю все запросы своей базы данных на экране дисплея.

2. Завершите работу с Access.