МДК 02.01 группа 2-14 на 13.04

Предмет: ПМ 02 МДК 0201

Дата проведения: 13.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14 Делопроизводители

Тема: Критерии экспертизы ценности документов: происхождения, содержания, внешних особенностей документа.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

В основе проведения экспертизы ценности документов лежат принципы историзма, всесторонности, комплексности.

Принцип историзма, который требует рассматривать любое явление в процессе развития и дает ключ к раскрытию закономерностей развития тех или иных общественных явлений, отношений и т.п.

Принцип всесторонности при экспертизе требует изучения и оценки документов с учетом их внутренних и внешних особенностей, то есть требует многоаспектного изучения каждого документа.

Принцип комплексной оценки документов довольно широко применяется в экспертизе. Документы оцениваются не как единичный факт, не изолированно, не в отрыве друг от друга, а в комплексе с другими документами, так как одни документы дополняют другие, третьи повторяют первые, а четвертые могут быть полностью поглощены вторыми.

На основе данных принципов сложилась система критериев, то есть система научно-обоснованных признаков, на основании которых определяется степень ценности документов.

Система делится на три группы комплексно применяемых критериев: происхождения, содержания, внешних особенностей документов.

К критериям происхождения относятся:

· роль и место организации в системе государственного управления или конкретной отрасли, значимость выполняемых ею функций;

· значение физического лица в жизни общества;

· время и место образования документа.

К критериям содержания:

· значимость события (явления), отраженного в документе;

· значение имеющейся в документе информации;

· повторение информации документа в других документах;

· вид документа;

· подлинность документа.

А к критериям внешних особенностей документов:

· форма фиксирования и передачи содержания, удостоверения, оформления документа;

· физическое состояние документа;

· подлинность документа.

Теперь рассмотрим основные критерии, в наибольшей степени обеспечивающие экспертизу ценности документов на первом и втором этапах ее проведения. Так как экспертиза ценности в делопроизводстве проводится не архивистами, которые оценивают документы с позиций историков, источниковедов и др., а документоведами и специалистами экономической, социально-культурной и других сфер деятельности, то основной посылкой должна быть большая степень формализации экспертизы на основе внешних признаков документов.

Одним из ведущих критериев, определяющим должны или не должны документы данной организации подлежать постоянному хранению, является первый критерий из группы критериев происхождения.

На его основе определяются группы учреждений, от которых документы поступают либо на постоянное хранение в полном объеме (имеется в виду ценная документация этих учреждений), либо выборочно (при этом решаются вопросы о формах выборочного приема), либо вообще не поступает на вечное хранение. При этом учитывают значение деятельности организации для развития отрасли, ее место в ведомственной системе.

На этих этапах экспертизы могут применяться и такие критерии, как время и место образования документов. Эти два критерия взаимосвязаны. В деятельности каждого учреждения есть периоды, имеющие большое значение. Это периоды организации и реорганизации (с изменением функций), выполнение особых заданий и т.п. Документы за этот период требуют повышенного внимания при их оценке, и на постоянное хранение их отбирается большее количество, чем в обычные годы. Важную роль играет и место создания источников.

На основе критерия значения имеющейся в документе информации документацию современных учреждений делят на 3 группы:

· документы, отражающие основные направления деятельности организации,

· с постоянным сроком хранения;

· документы вспомогательного, оперативного, справочного характера, хранящиеся временно;

· документы по личному составу. В этой группе может быть представлена как основная, так и вспомогательная документация. При оценке этой группы документов следует учитывать не только значение информации, но и значение лица, которого эти документы непосредственно касаются. Как правило, срок хранения - 75 лет по заключению ЭПК.

Критерий повторяемости информации широко используется в экспертизе ценности документов, так как «природа» государственного управления порождает явление повторяемости информации в создаваемых документах.

В связи с этим учитываются виды и формы повторяемости документной информации путем сопоставления документов как источников первичной и вторичной информации. Документы, на основании которых были созданы новые документы, являются источником первичной информации.

Различают два вида повторяемости информации, каждому из которых присущи свои формы:

· формальный (когда происходит простое воспроизведение документной информации во вторичных источниках), с такими формами, как дублетность, цитирование, суммирование;

· аналитико-синтетический (когда происходит преобразование документной информации первичных источников во вторичных источниках информации), с такими формами, как обобщение, реферирование, изложение.

Как форму повторяемости информации выделяют вариантность, которая может относиться к формальному или аналитико-синтетическому виду повторяемости документной информации. Все зависит от степени переработки вариантов документа. В практике экспертизы ценности документов и при выделении дел к уничтожению учитывается формальный вид повторяемости информации.

Наиболее распространенной формой повторяемости информации является дублетность.

Следует четко разграничивать дублетные документы (документы, размноженные при помощи множительной техники и имеющие ту же форму удостоверения, что и подлинники) и копии документов (выполненные на пишущей машинке).

Дублетные документы, как правило, в фондах организаций представлены постановлениями, решениями, циркулярами вышестоящих учреждений, которые при описании указываются как копии. Это объясняется тем, что копийность считается проявлением дублетности.

Вполне реально на стадии делопроизводства учитывать и вариантность, отдавая предпочтение при формировании в дела постоянного хранения тем вариантам документа, которые несут существенные информационные различия.

Значительно сложнее оценивать документы, в которых информация повторяется в разных формах и объемах.

Большую роль при проведении экспертизы в делопроизводстве играет критерий вида документа. Этот критерий значительно облегчает ориентирование на ценные источники. Однако даже в таком виде документов, как приказы, могут быть отражены как основные, так и второстепенные функции учреждения. Более того, даже в рамках основных функций может быть отражен незначительный вопрос. Таким образом, критерий вида документа должен применяться в сочетании с критерием значения информации (имея в виду в первую очередь ее содержательную сторону).

В делопроизводстве всегда учитываются критерии юридической достоверности документа и наличие резолюций, помет. Причем резолюции, пометы рассматривать можно в двух аспектах: во-первых, оценивать их содержание, смысловую нагрузку, во-вторых, оценивать их авторство, как ранее считалось - авто-графичность.

Критерий подлинности документа имеет важное значение, так как именно подлинникам отдается предпочтение при отборе документов на постоянное хранение. При определении подлинности документа устанавливается наличие бланка, печати, штампа, подписи и т.д., что непосредственно связано с формой удостоверения документа.

Если подлинники имеют особое государственное значение для использования в читальном зале или если есть расхождения в текстах подлинников и копий документов, 1-2 экземпляров копий оставляются на постоянное хранение. Копии документов подведомственных учреждений оставляются и в тех случаях, когда нет гарантии, что в фонде подведомственного учреждения сохранились подлинники этих документов.

Закрепление изученного материала:

Задание № 1

Вопрос:

Экспертиза ценности документов - это

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) процесс изучения документов на основе критериев ценности

2) оформление дел, завершенных в делопроизводстве

3) назначенная приказом директора комиссия из наиболее опытных работников

Задание № 2

Вопрос:

Ценность документа по критерию происхождения определяется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) значимостью функций, выполняемых организацией

2) значимостью информации, содержащейся в документе

3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)

Задание № 3

Вопрос:

Ценность документа по критерию содержания

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) значимостью функций, выполняемых организацией

2) значимостью информации, содержащейся в документе

3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)

Задание № 4

Вопрос:

Ценность документа по критерию внешних особенностей определяется

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) значимостью функций, выполняемых организацией

2) значимостью информации, содержащейся в документе

3) юридической достоверностью документа (наличием подписей, печатей)

Задание № 5

Вопрос:

Целями экспертизы ценности документов являются

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1) определение сроков хранения документов

2) отбор документов на государственное хранение

3) упорядочение и хранение исполненных документов

4) создание условий для использования архивных документов

Задание № 6

Вопрос:

Результатом экспертизы ценности документов является

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) комплектование архивного фонда РФ

2) оформление дел, завершенных в делопроизводстве

3) составление описей дел, завершенных в делопроизводстве

Задание № 7

Вопрос:

Задачами экспертизы ценности документов являются

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1) отбор наиболее ценных документов на архивное хранение

2) определение сроков хранения

3) оформление дел, завершенных в делопроизводстве

4) обеспечение сохранности дел в архиве учреждения

Задание № 8

Вопрос:

Расставьте этапы экспертизы ценности документов в порядке их следования

Укажите порядок следования всех 3 вариантов ответа:

__ в делопроизводстве

__ в ведомственном архиве

__ в государственном архиве

Задание № 9

Вопрос:

Задачей экспертизы ценности на этапе делопроизводства является

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) определение сроков хранения документов

2) выделение дел постоянного хранения

3) отбор для уничтожения документов, срок которых истек

Задание № 10

Вопрос:

Задачей экспертизы ценности на этапе ведомственного архива является

Выберите несколько из 3 вариантов ответа:

1) определение сроков хранения документов

2) выделение дел постоянного хранения

3) отбор для уничтожения документов, срок которых истек

Предмет: ПМ 02 МДК 0201

Дата проведения: 16.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14 Делопроизводители

Тема урока: Архив негосударственной организации

Негосударственные образования (в том числе юридические лица) в процессе своей деятельности создают собственные архивы. В соответствии с Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах они относятся к негосударственной части Архивного фонда РФ. При аналогичности работ с государственный частью Архивного фонда РФ они имеют свою специфику. Эта специфика определена в Положении об Архивном фонде РФ.

Негосударственная часть архивного фонда РФ комплектуется и функционирует при соблюдении следующих условий:

• • негосударственную часть Архивного фонда РФ составляют архивные фонды и архивные документы, находящиеся в собственности общественных объединений и организаций, религиозных объединений и организаций, негосударственных объединений, физических лиц;

• • отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами и учреждениями Федеральной архивной службы РФ совместно с собственниками этих документов на основании соглашения, договора после экспертизы их ценности;

• • собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах с целью их государственного учета по запросам органов и учреждений Федеральной архивной службы РФ;

• • при смене собственника или места хранения документов собственники информируют органы и учреждения Федеральной архивной службы РФ о новом владельце или месте хранения документов;

• • собственники документов обеспечивают их постоянное хранение в создаваемых для этих целей архивах или структурных подразделениях объединений, учреждений, организаций, предприятий, документы не могут быть уничтожены собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива;

• • собственники документов могут передавать свои документы в собственность государства, на хранение в государственные архивы, музеи, библиотеки, при этом передача права собственности на документы оформляется соглашением, договором с уточнением в случае необходимости условий хранения и использования документов;

• • в случае ликвидации негосударственных учреждений, объединений, организаций, предприятий или смерти владельца при отсутствии правопреемников и законных наследников документы поступают в собственность государства и передаются на постоянное хранение в госархивы;

• • государственные архивы, музеи, библиотеки могут осуществлять временное, в том числе депозитарное, хранение документов, определяемое в соглашениях, договорах между собственниками документов и госархивами, музеями, библиотеками, при этом под депозитарным хранением документов понимается хранение в госархиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда РФ на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим госархивом, музеем, библиотекой, с сохранением за собственником права собственности на архивные документы;

• • в случае продажи документов государство имеет преимущественное право на их приобретение, собственники документов, организаторы аукционов, торгово-посреднические организации обязаны не позднее чем за 10 дней до предстоящей продажи сообщать о ней органам и учреждениям Федеральной архивной службы РФ с указанием точного времени и места продажи;

• • по просьбе собственников документов органы и учреждения Росархива оказывают методическую помощь в сохранении, комплектовании, использовании их архивов, по договоренности с ними органы и учреждения Росархива могут оказывать другое содействие негосударственным архивам, осуществлять их финансовую поддержку.

Закрепление изученного материала:

1. Что составляет негосударственную часть Архивного фонда РФ?

2. Кем осуществляется отнесение документов к составу Архивного фонда РФ.

3. Для чего собственники документов представляют сведения о своих фондах и документах?

4. Могут ли быть уничтожены документы собственниками без согласования с органами и учреждениями Росархива?

5. Куда собственники документов могут передавать свои документы?

6. В каком случае государство имеет право на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда РФ?