МДК 02.01 группа 2-14 с 6 по 10.04

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 06.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Правила формирования отдельных видов дела

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями

2. Изучить правила формирования отдельных видов дел

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Правила формирования дел

2. Документы постоянного и временного хранения дел

3. Запреты при формировании дел

4. Хронологический порядок документов в личных делах

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Правила формирования отдельных видов дел

Формируя дела, следует придерживаться следующих правил:

- помещать в дела только исполненные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

-помещать в дела только оригиналы, а в случае их отсутствия заверенные в установленном порядке копии только выполненных, правильно оформленных документов, не допуская включения черновых, личных, дублетных документов, различных вариантов документов, подлежащих возврату, размноженных копий;

- объединять в дела документы выполнены в течение одного календарного года, за исключением переходящих: личных, судебных дел. Личные дела ведутся в течение ряда лет, пока данное лицо работает в организации;

- группировать в дела отдельно документы постоянного и временного хранения. Как исключение, когда этого требует специфика работы учреждения, документы постоянного и временного сроков хранения, связанные с решением одного вопроса, могут объединяться в течение делопроизводственного года в одно дело. После окончания года или перед передачей дела в архив учреждения они должны быть разложены в отдельные дела согласно номенклатуре: в одном деле - документы постоянного в другой - временного хранения;

- включать в дело документы только по одному вопросу или группе родственных вопросов, составляющих единый тематический комплекс: сначала инициативный документ, а затем все остальные документы в их логической последовательности;

- если документы по своему содержанию и сроку хранения не могут быть оформлены в дела, предусмотренные номенклатурой, следует завести новое дело с обязательным внесением его наименования и срока хранения в действующую номенклатуру;

- документы, созданные средствами вычислительной техники, группировать в дела на общих основаниях;

- по объему дело не должно превышать 250 листов (30-40 мм толщиной).

Документы внутри дела вмешиваются в хронологической, логической последовательности или их сочетании.

Организационные документы, утвержденные распорядительными документами, группируются вместе с указанными документами. Уставы, положения, правила и инструкции, утверждены как самостоятельные документы, группируют также в самостоятельные дела.

Распорядительные документы (постановления, приказы, распоряжения и тому подобное) вместе с приложениями включают в дела по их видам и хронологии. Приказы по основной деятельности, кадровых и административно-хозяйственных вопросов размешивают в отдельные дела.

Документы заседаний коллегиальных органов группируются в два дела: а) протоколы и документы к ним (доклады, справки, проекты решений); б)документы по организации заседаний (повестка дня, макет размещения, список приглашенных, проекты и копии решений и т. п).

Протоколы заседаний или совещаний группируются в хронологическом порядке и с их порядковыми номерами. Документы к заседаниям указанных органов систематизируют по датам и номерам протоколы); внутри группы документов, относящихся к одному протоколу, систематизируют по их повесткой дня.

Поручение учреждений высшего уровня и документы, связанные с их выполнением, группируются в дела по направлениям деятельности учреждения или авторами инициативных документы). Если таких небольшое количество, то их формируют в одно дело. Внутри дела документы систематизируют по датам поручений. Утвержденные планы, отчеты, сметы группируют в делах отдельно от проекта) этих документов.

Переписка группируется по содержанию и корреспондентской признаку в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом.

Расчетно-платежные ведомости (лицевые счета) работников учреждения систематизируются в пределах года по фамилиям в алфавитном порядке, а ведомости на выплату денег (ведомости начисления заработной платы) должны быть сформированы ежемесячно за год.

При возобновлении переписки документы включаются в дело текущего года с указанием номера дела за предыдущий год, в которой хранятся документы по этому вопросу.

Документы-приложения, независимо от даты их создания, группируются в одно дело с документами, к которым они прилагаются. Приложение, которое имеет более 250 листов, формируется в отдельное дело. При этом на основном документе делается отметка о том, что приложение оформлено отдельным делом.

Невыполненные документы формировать в дела запрещается. Не допускается включать в дела документы не по назначению, лишние экземпляры.

Документы, имеющие гриф ограничения доступа, выдают и принимают под расписку.

Запрещается:

1. изымать документы из дел или перемещение их из одного дела к другому без санкции руководителя учреждения;

2. выносить из помещения без специального разрешения руководителя учреждения;

3. размножать документы без разрешения руководителя учреждения (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Документы в личных делах группируются в хронологическом порядке по мере их поступления в такой последовательности:

1. внутренняя опись документов, находящихся в деле;

2. заявление о приеме на работу;

3. анкета, листок по учету кадров;

4. автобиография;

5. документы об образовании;

6. выписки из приказов о назначении, перемещении или увольнении;

7. дополнение к личному листку;

8. справки и другие документы, имеющие отношение к лицу.

Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие аналогичные документы группируются в отдельные дела временного хранения, или размещают в "Кармашках" обложек личных дел.

Копии приказов о взыскании, поощрении, изменении фамилии и т. п. к личному делу не приобщают в связи с занесением сведений об этом в дополнение к листку учета кадров.

Лицевые счета сотрудников и другие учетно-статистические документы систематизируют в пределах года по алфавиту фамилий.

Работникам учреждения и ее структур разрешается формировать предусмотренные номенклатурой дела только по вопросам, относящимся к их компетенции.

После окончания календарного года руководитель учреждения своим приказом назначает специальную комиссию, которая обязана:

- проверить наличие всех документов;

- отобрать документы для хранения в архивном подразделении;

- определить документы для уничтожения.

Методическое руководство и контроль за формированием дел в учреждении и его структурных подразделениях осуществляется службой делопроизводства и архивом учреждения.

Закрепление изученного материала:

1. Перечислите правила формирования дел

2. Что означают, документы постоянного и временного хранения дел?

3. Перечислите запреты при формировании дел

4. Каков хронологический порядок документов в личных делах?

5. Что обязана сделать комиссия, после окончания календарного года и кто ее назначает?

Ответы присылать на почту:diana.k.94@mail.ru

(фото ответов на вопросы написанных от руки в тетрадях)

С указанием номера группы и ФИО

Предмет: ПМ 01. МДК 0101

Дата проведения: 09.04.2020г.

Преподаватель: Керимова Д.Н.

Группа № 2-14

Тема программы: Формирование дел.

Тема урока: Формирование дел по обращениям граждан

Тип урока: комбинированный урок

Цели и задачи:

1. Формирование интереса к специальности, воспитание желания овладевать новыми навыками и умениями

2. Рассмотреть как формируются дела по обращениям граждан

Основные понятия изучаемые на уроке:

1. Расположение документов самостоятельной группы документов

2. Реквизиты заносимые на обложку дела при его заведении

3. Сроки хранения документов с обращениями граждан

4. Что предусматривает полное оформление дел

Используемые на уроке средства:

Лекционный материал, персональный компьютер, экран.

Особенности изложения, содержания темы урока:

Ход урока:

Изучение нового материала:

Формирование дел по обращениям граждан

После окончательного решения на каждом документе делается надпись «В дело» и ставится личная подпись лица, принявшего это решение.

Далее предложения, заявления и жалобы должны быть возвращены в службу Управления Делопроизводством(УД). Формирование и хранение дел у исполнителей запрещается.

Работник службы УД, ведущий текущее хранение обращений, формирует их в дела, отдельно от общей переписки. Вместе с обращением подшивается копия ответа и все относящиеся к этому вопросу документы, собранные в процессе его рассмотрения.

Каждое обращение составляет в деле самостоятельную группу документов. Внутри дела этой группы документы располагаются в алфавитном порядке по фамилиям заявителей.

Если в учреждение поступает большое количество обращений граждан, то каждое дело заводится по одной или нескольким начальным буквам фамилий заявителей. Например, «Предложения, заявления, жалобы граждан на букву «А», «Б», «В» и т. д.

Если обращений мало, они могут быть сгруппированы в одно-два дела. Коллективные письма подшиваются в отдельное дело. Предложения, заявления и жалобы по вопросам работы организаций группируются отдельно от обращений по личным вопросам.

При небольшом количестве обращений их можно располагать в дела и в хронологической последовательности.

Дополнительные материалы, появившиеся по вопросу, связанному с обращением, или повторное обращение подшиваются к 1-й группе материалов. В дела группируются только исполненные документы.

Обложка дела с обращениями граждан оформляется в соответствии с требованиями ГОСТ 17914-72

На обложку дела при его заведении выносятся следующие реквизиты:

• • полное наименование учреждения с указанием его подведомственности;

• • название структурного подразделения;

• • индекс дела, который состоит из индекса структурного подразделения и номера дела по номенклатуре;

• • номер тома, если дело имеет несколько томов;

• • заголовок дела;

• • срок хранения дела.

Законченные дела с обращениями граждан хранятся в учреждениях в справочных целях.

Ответственность за их сохранность несут руководители.

Сроки хранения этой категории документов определяются на основании Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других организаций с указанием сроков хранения (утв. Главархивом СССР 15.08.1988):

• • обычные обращения личного и второстепенного характера, составляющие подавляющее большинство этой категории документов, хранятся 5 лет;

• • предложения, интересные для истории и имеющие практическое значение, хранятся постоянно. Все дела с обращениями, имеющими постоянный срок хранения, передаются через год после завершения по ним делопроизводства в архив учреждения, а затем в государственный архив.

Подготовка обращений к сдаче в архив включает:

• • оформление дел;

• • проведение экспертизы ценности документов;

• • составление описей.

Оформлением дел занимается делопроизводитель, ответственный за работу с предложениями, заявлениями и жалобами граждан.

В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полное оформление предусматривает:

• • подшивку или переплет дела;

• • нумерацию листов в деле;

• • составление заверительной надписи документов дела;

• • внесение уточнений в реквизиты обложки (кратких дат, количества листов).

Обращения граждан, имеющие постоянный срок хранения, подшиваются в твердую обложку. Листы дела нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу черным графитным карандашом. Листы дел, состоящих из нескольких томов, нумеруются отдельно.

Подшитые в дело конверты с вложением нумеруются, при этом каждое вложение в конверте помечается очередным номером вслед за конвертом.

Оформленные дела постоянного срока хранения передаются в архив организации. Передача производится по описям.

Дела, подлежащие временному хранению, после истечения этого срока уничтожаются. Составляется акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению

Описи на дела постоянного хранения и акты о выделении дел к уничтожению рассматриваются одновременно.

Одобренные акты утверждаются руководителем организации после утверждения архивным органом описи дел постоянного хранения. Далее дела могут быть уничтожены.

Закрепление изученного материала:

1. Как располагаются документы самостоятельной группы документов?

2. Как формируются дела при большом и малом количестве обращения граждан?

3. Какие документы группируются в дело?

4. Какие реквизиты заносятся на обложку дела при его заведении?

5. Каковы сроки хранения документов с обращениями граждан?

6. Что предусматривает полное оформление дел?