МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ для выполнения практических занятий по междисциплинарному курсу ОП.04Документационное обеспечение управления среднего профессионального образования по специальности 43.02.01 Организация обслуживания в общественном питании

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА»

(ОБПОУ «КГТТС»)

СОГЛАСОВАНА

«___»__________201____год

МЕТОДИЧЕСКИЕ РЕКОМЕНДАЦИИ

для выполнения практических занятий

по междисциплинарному курсу

ОП.04Документационное обеспечение управления

среднего профессионального образования по специальности

43.02.01 Организация обслуживания в общественном питании

Курск, 2020г.

ПЗ № 3 Оформление сложных реквизитов.

Цель: Изучение требований к оформлению документов.

Оснащение: методические указания, основная и дополнительная литература.

Порядок выполнения работы:

1. Краткие теоретические сведения

При оформлении документов соблюдают ряд требований, которые придают документу юридическую силу и повышают оперативность его подготовки, обработки и исполнения.

1. Реквизит «Название вида документа». Он пишется прописными буквами до 8 знаков через пробел, от 0 положения табуляции.

2. Реквизит «Дата». В документах оформляется цифровым способом: 01.08.2011, а в документах, содержащих сведения финансового характера, словесно - цифровым способом: 03 сентября 2012г.

3. Реквизит «Регистрация номера документа». Индекс документа пишется от второго положения табуляции. На против даты.

4. Реквизит «Ссылка на регистрационный номер и дату». Пишется от 0 положения табуляции и включает N входящего документа и дату его отправления. На N_______от________

5. Реквизит «Место составления или издания документа». Означает место нахождения данного документа. Пишется от 0 положения табулятора.

6. Реквизит «Гриф ограничения доступа к документу». Проставляется без кавычек в правом верхнем углу первого листа документа. Например: Секретно, Конфиденциально и т.п.

7. Реквизит «Адресат». Пишется от 4 положения табуляции в верхнем правом углу. При адресовании в организацию

8. Реквизит «Гриф утверждения документа». Оформляется от 5 положения табуляции в правом верхнем углу и стоит.

УТВЕРЖДАЮ

Директор

И.О.Ф.

00.00.00.

9. Реквизит «Резолюция». Наносится руководителем предприятия, после реквизита «Адресат» или на свободном поле листа параллельно тексту документа.

10. Реквизит «Заголовок к тексту». Пишется двумя способами: центрованным и флаговым. Центрованный располагается по центру листа, а флаговый от границы левого края. Отступив 3 межстрочных интервала предыдущих реквизитов. В одной строке заголовка должно быть не более 28 знаков.

11. Реквизит «Отметка в контроле» Наносится буквой «К» на левом поле документа.

12. Реквизит «Текст». Пишется через 1,5 интервала на бумаге формата А4, а на формате АЗ текст более 7 строк через 1,0 интервал. Соблюдайте красные строки 5 знаков. Разделы подразделены и пункты нумеруются арабскими цифрами. Например: 2. 1. 5.

13. Реквизит «Отметка о наличии приложения». Пишется после текста через 2 интервала. Текст приложения оформляется через 2 положения табулятора, отделяя каждое приложение на 1,5 интервала. Если текст приложения не вмещается на одной строке, то на другой он пишется от 2 положения табулятора через 1 межстрочный интервал. Например: Приложение: на 1л. в 3 экз.

14. Реквизит «Подпись». Отделяется от текста 3 интервалами. Состоит из должности лица, подписавшего документ, личной подписи и расшифровки подписи.

Директор личная подпись И.О.Ф.

Если документ подписывается комиссией, то сначала указывают председателя, а потом членов комиссии в алфавитном порядке.

15. Реквизит «Гриф согласования» Оформляется после подписи и состоит из слов: СОГЛАСОВАНО, наименование должности, личной подписи, расшифровки подписи, даты. Оформляется от 0 п.т. расшифровка подписи от 2 п.т.

Например: СОГЛАСОВАНО

Главный инженер

_________И.О.Ф

00.00.00

16. Реквизит «Визы согласования документа». Оформляются от 0 п.т. и содержат в себе наименование должности и расшифровку, через 3 интервала после подписи или грифа согласования.

17. Реквизит «Печать». Ставится захватывая наименование должности и личную подпись.

18. Реквизит «Отметка о заверении копии». Наносится при изготовлении копии документа. Состоит из слов: Верно, наименование должности, личной подписи и даты заверения документа.

Оформляется от 0 п.т. слово «Верно», от 6 п.т. - расшифровка подписи, дата от 0 п.т.

Задание 1. Оформите следующий реквизит в соответствии с требованиями ГОСТ Р.6.30-97.

1. Ул. Суслова, д. 171, кв. 12, Москва, 121054, Поповой Л.Н.

2. Директору Магнитогорского металлургического завода И.И. Иванову.

3. Государственный комитет РФ по народному образованию, Сидорову П.Н. начальнику отдела труда и зарплаты.

4. Утверждаю, Ермаков Н.И., Заместитель директора по учебно- производственной работе. 00.00.00.

5. Согласовано. Начальник отдела кадров. 17.09.00 Иванов И.И.

6. Режков Е.Г., ректор института, подпись.

7. 15.08.00 Инспектор отдела кадров. Сидоров С.С. Верно. Копия

8. Приложение. Инструкция по делопороизводству на 7 листах в 3 экз.

9. Председатель комиссии. Л.В. Трофим. Члены комиссии. С.С. Сергеев, В.А. Антонов, К.Л. Якуш.

10. Утверждено. Протокол заседания правления. 12.05.00. № 10.

11. Заголовок к тексту: О реорганизации структура предприятия и организации.

12. Приложение. 1. План работы секции. 2. Отчет работы комиссии. Задание 2. Укажите правила оформления реквизитов: «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования», «Текст», «Адресат», «Заголовок к тексту», «Регистрационный номер документа».

Сделать вывод о проделанной работе.

Литература:

1.Румынина Л.А. Документационное обеспечение управления : учебник для

студ. учреждений сред. проф. образования / Л.А.Румынина. – 9-е изд.. – М.:

Издательский центр «Академия», 2011. – 224 с.

ПЗ № 4 Изучение устава предприятия и его оформление.

Цель занятия: совершенствование навыков составления и оформления документов в соответствии с требованиями.

Устав – правовой акт, определяющий статус, организационную структуру, цели, характер и порядок деятельности созданного юридического лица.

Общие положения об уставе содержатся в части 1-й Гражданского кодекса РФ. Устав разрабатывается и утверждается учредителями юридических лиц. Структура устава меняется в зависимости от его разновидности, т. е. устав организации имеет отличительные особенности от устава акционерного общества. Устав предприятий, учреждений и организаций утверждается высшими органами (министерствами, администрацией субъектов федерации) и подлежит государственной регистрации в установленном порядке. Устав относится к обязательным учредительным документам при создании негосударственных коммерческих организаций.

Организация считается утвержденной и приобретает права юридического лица со дня государственной регистрации. В соответствующие государственные органы представляют учредительный договор и устав.

Задание 1. Составить устав организации (предприятия) любой организационно-правовой формы по вашему выбору.

ПЗ № 5 Составление и оформление положения о персонале.

ПЗ № 6 Составление и оформление положения о персонале.

Цель работы: научиться составлять и оформлять положение о структурном подразделении.

Ход работы

1. Изучить методические рекомендации

Положение о структурном подразделении является докумен­том, определяющим:

-  порядок создания подразделения;

-  правовое положение подразделения в организационной струк­туре предприятия;

-  задачи и функции подразделения;

-  права подразделения;

-  взаимоотношения с другими подразделениями предприятия;

-  ответственность подразделения.

Разработка такого документа является обязанностью отдела организации и оплаты труда. Однако данное структурное подразде­ление создается не на всех предприятиях. Поэтому обязанности по разработке положений могут быть возложены на отдел кадров, юри­дический отдел и др.

Законодательством не установлены требования к составлению и оформлению положения о структурном подразделении. Предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделе­ниях предприятия. Одной из наиболее распространенных, является модель, которая содержит следующие разделы:

1.  Общие положения.

2.  Основные задачи.

3.  Функции подразделения.

5.  Права и обязанности подразделения.

6. Ответственность подразделения.

7.  Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с дру­гими подразделениями предприятия.

8. Организация работы

Положения об основных структурных подразделениях предпри­ятия утверждает генеральный директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, склад ЗИП в составе производственного филиала сервисного предприятия) может утверж­дать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглав­ляемом им подразделении.

В разделе «Общие положения» отражаются:

1.  Место подразделения в структуре предприятия. Подразделе­ние может быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки).

2.  Порядок создания и ликвидации подразделения. Как правило, подразделение создается по приказу директора предприятия. Однако решение о создании подразделения может приниматься и учредите­лями. В первом случае распорядительным документом является при­каз, во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение.

3.  Подчиненность подразделения. В зависимости от того, насколь­ко самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность.

Как правило, технические подразделения подчиняются техни­ческому директору (главному инженеру); производственные - замес­тителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделе­ния - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком «раскладе» непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых воз­лагается обязанность управления отдельными группами подразделе­ний, то ему подчиняются все основные структурные единицы.

Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководи­телю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и др.)

.4. Руководство подразделением. Руководству может быть посвящен только один пункт, например «финансовый отдел возглавляет начальник».

5.Основополагающие организационно-правовые документы, которыми руководствуется подразделение в своей деятельности. В за­висимости от того, какие функции выполняет подразделение, опре­деляется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный
закон «О бухгалтерском учете», а для отдела по защите информации - Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации». Подразделение предприятия также должно руководс­твоваться внутренними документами (уставом предприятия, поло­жением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.

6. Иное. В положениях о структурных подразделениях может приводиться перечень основных понятий и определений. Это харак­терно для подразделений, выполняющих специфические функции. Гак, в положение об отделе по защите информации следует вклю­чить пояснения основных терминов «утечка информации», «объект информации», «противодействие» и т. д. Такая расшифровка осо­бенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы, не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).

В разделе  необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формиро­вания и утверждения. Первоначальное предложение о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как пра­вило, следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представля­ется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напря­мую директору предприятия для утверждения.

В процессе деятельности подразделения структура может пере­сматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упраз­днения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подраз­деление, и оформляться в виде приложения к положению.

Структуру подразделения можно отразить различными спосо­бами. Прежде всего, это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветери­нарные препараты, может быть следующим:

«В состав отдела главного механика входят следующие подразде­ления: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслужива­нию санитарно-технических систем».

Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними.

Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе «Структура и штатная численность» указы­ваются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по долж­ностному наименованию в данной группе.

В этом же разделе следует отразить порядок утверждения поло­жений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников и т. д.

В разделе «Основные задачи» перечисляются основные проблемы, решае­мые подразделением и определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовав­шими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предус­матривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразде­лений на предприятиях, в организациях и учреждениях.

Если в состав подразделения входят структурные единицы, отве­чающие за отдельные направления, то задачи регламентируются под­робно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.

В разделе «Функции» перечисляются основные действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для решения поставленных перед ним задач. Его содержание может в полной мере основываться на разделе «Должностные обязанности» квалифика­ционной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подраз­деления, а соответственно использование квалификационной харак­теристики только поможет определить функции отдела в целом.

В то же время именно в этом разделе положения должна отра­жаться специфика предприятия. Поэтому наряду с общими функци­ями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия.

Раздел «Функции» может создаваться не только как «генераль­ная определяющая» деятельности предприятия, но и как управлен­ческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следит подробно расписать и каждую функцию и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой фун­кции.

В разделе «Права и обязанности» приводится перечень прав и обязанностей подразделения.

Среди общих прав подразделения следующие:

1.  Давать структурным подразделениям и отдельным специалис­там указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

2.  Требовать и получать от других структурных подразделений предприятия необходимые документы и материалы (информацию) по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

3.  Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию под­разделения, а также по другим вопросам, не требующим согласова­ния с руководителем предприятия.

4.  Представительствовать от имени предприятия по вопросам, относящимся к компетенции подразделения, во взаимоотношениях государственными и муниципальными организациями, а также дру­гими предприятиями, организациями, учреждениями.

5.  Проводить и участвовать в совещаниях по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

6.  В необходимых случаях, при решении вопросов, связанных с поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.

7.  Давать разъяснения, рекомендации и указания по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

Специальные права подразделения зависят от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем, довольно часто возникают слож­ности в тех случаях, когда, скажем, одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому. Очень редко можно услышать «это не в компетенции финансового отдела», зато гораздо чаще звучит «финансовый отдел не имеет права».

Для того чтобы избежать таких ситуаций, разработчики положе­ний о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности.

Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые про­тиворечат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора пред­приятия и начальника юридического отдела. Однако это не столько право, сколько обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализо­вать. Целью, прежде всего, является устранение возможности воз­никновения конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассмат­ривать как функциональные обязанности.

В разделе «Права» можно отразить и такой вопрос, как согласо­вание с подразделением отдельных документов. Например, в Поло­жении о планово-экономическом отделе:

«Проекты приказов, положений, инструкций и других докумен­тов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласова­нию с планово-экономическим отделом».

Содержание раздела «Взаимоотношения (служебные свя­зи)». В процессе решения задач, поставленных перед подразделе­нием, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи).

Определение служебных связей или схем взаимодействия струк­турных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи «шлифуются» и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствую­щие изменения и дополнения.

Конечно, можно ограничиться фразой «Подразделение взаимо­действует с другими подразделениями предприятия». Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием. Как правило, взаимодействие между подразделениями может выражаться в следующем:

1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка проектов документов, проведение научно-исследователь­ских работ. Для этого из каждого подразделения выделяются работ­ники и они совместно выполняют определенные работы.

2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается одним структурным подразделением и передается в другие структурные подразделения для согласования.

3.В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный отдел) представляет другому подразделению (канцелярии) в распоряжение и пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использова­нии материальных ценностей.

4. В совершении действий, обусловленных функциональными особенностями подразделений. Например: предоставление финансовому отделу отчетов о расходовании средств, выделенных на содер­жание подразделения; планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов; главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.

Если в разделе «Взаимоотношения (служебные связи)» отразить вопросы «получения» и «предоставления», то вопросы «совместной разработки (работы, проведения)» можно оформить в виде отде­льных решений руководителей структурных подразделений.

С целью исключения дублирования и «параллелизма» функций положение о структурном подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с другими подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных под­разделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Этим достигается главная цель управления предприятием - четкая регла­ментация функций каждого подразделения.

В том случае, если разрабатывается положение о структурной единице подразделения, порядок определения взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель отдела дол­жен знать, что «творится» на участках, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными едини­цами легче, чем предусмотреть схему взаимодействия сектора бюд­жетирования в составе финансового отдела с коммерческим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о секторе бюджетирования, и там же отражается порядок согласования «вне­шних» действий с руководителем финансового отдела.

Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе можно отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей, порядок разре­шения разногласий, возникающих между подразделениями. При разработке раздела «Ответственность» следует помнить о том, что ответственность руководителя структурного подразделе­ния определяется положением о подразделении. В первую очередь руководитель несет ответственность за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

На него также возлагается персональная ответственность за:

-  соответствие законодательству издаваемых подразделением и подписываемых руководителем инструкций, указаний и других пра­вовых актов;

-  организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях;

-  своевременность и качество исполнения документов и поруче­ний руководства предприятия;

-  создание условий для производственной деятельности сотруд­ников подразделения;

-  обеспечение сохранности имущества, находящегося в подразде­лении и соблюдение правил пожарной безопасности;

-  соблюдение сотрудниками отдела трудовой и производствен­ной дисциплины.

Не всегда следует разделять ответственность отдела и ответствен­ность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целе­сообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государствен­ную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и конт­рагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер.

Для большинства подразделений предприятия в Положении сле­дует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.

Рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения. Например: «Настоящее Положение дове­дено до (Ф. И.О. сотрудников отдела; дата)».

Текст положения о структурном подразделении может не разде­ляться на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотноше­ния с другими подразделениями, ответственность.

1. Выполнить практическое задание.

А) Разработать положение о структурном подразделении в соответствии со своеё курсовой работой ( Например, положение о горячем цехе, положение о кулинарном цехе и т.п.)

Б) Найдите в сети информацию о подразделении предприятия.

В) Подготовьте положение о структурном подразделении, в соответствии с требованиями ГОСТ и макета (Приложение1). Необходимые данные дополните самостоятельно.

Приложение 1

Макет положения о структурном подразделении

КОМИТЕТ ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ КУРСКОЙ ОБЛАСТИ

ОБЛАСТНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

«КУРСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИКУМ ТЕХНОЛОГИЙ И СЕРВИСА»

(ОБПОУ «КГТТС»)

УТВЕРЖДАЮ Руководитель предприятия Директор ОБПОУ «КГТТС» ____________________Е.Н.Брежнев «____»____________20____ год

ПОЛОЖЕНИЕ

об отделе

I. Общие положения

1.1.Настоящее "Положение " (далее - Положение) государственного бюджетного образовательного учреждения среднего профессионального образования «Курский государственный техникум технологий и сервиса» (далее - ОБПОУ «КГТТС»), техникум) определяет назначение, цели, задачи, функции и основы деятельности отдела

1.2. Отдел является структурным подразделением техникума, создается, реорганизуется и ликвидируется приказом директора техникума, в своей деятельности руководствуется __________________ и иными актами, содержащими нормы _____________ права, настоящим Положением, соглашениями, коллективным договором, и другими локальными нормативными актами, распорядительными документами по профилю деятельности.

1.3. Руководство отделом осуществляет его начальник, назначаемый и освобождаемый от должности приказом директора техникума. На должность начальника отдела назначается лицо, имеющее высшее профессиональное образование и стаж работы по ________________ не менее ______-х лет.

1.4. Во время отсутствия начальника отдела его обязанности выполняет сотрудник отдела, назначаемый начальником отдела по согласованию с директором техникума.

1.5. Деятельность сотрудников отдела регламентируется соответствующими должностными инструкциями, разработка которых осуществляется начальником отдела на основе квалификационных требований, предъявляемых к сотрудникам. Должностные инструкции подписываются начальником отдела, визируются юрисконсультом, согласовываются с профсоюзным комитетом и утверждаются директором колледжа. Должностные инструкции подлежат переработке в случае изменений в задачах отдела или содержании обязанностей его сотрудников, но не реже чем один раз в 5 лет.

1.6. Для обеспечения повседневной деятельности отдел имеет круглую печать с обозначением своего полного и сокращенного наименования и указанием на принадлежность к ГБОУ СПО ПАПТ (на правах одного из ее структурных подразделений), а также необходимые штампы, используемые в строгом соответствии с предназначением.

1.7. Организационно-штатная структура и численный состав отдела определяются, исходя из содержания и объема возлагаемых на него задач и утверждаются решением директора. Изменения в организационно-штатной структуре и численном составе отдела производятся приказом директора.

1.8. Численный состав сотрудников распределяется по категориям (руководитель, специалисты, исполнители) исходя из содержания и объема задач, возлагаемых на отдел.

III. Основные задачи

Основными задачами отдела являются:

3.1.Осуществление…

3.2. Контроль за…

3.3.. Организация…

3.4. Документальное оформление…

3.5. Организация и ведение…

3.6. Организация …

3.7. Обеспечение соблюдения…

IV. Функции

4.1. Разработка локальных нормативных актов по своему профилю деятельности (положения, правила, инструкции и т.п.).

4.2. Подготовка. ..

4.3. Подготовка материалов. ..

4.4.. Выдача справок о

V Права и обязанности

5.1.Подразделение имеет право:

-запрашивать… .

-требовать…

-давать разъяснения и рекомендации по вопросам, входящим в компетенцию отдела…

-давать руководителям структурных подразделений техникума обязательные для исполнения указания по вопросам, относящимся к компетенции отдела…

-вносить на рассмотрение руководства колледжа предложения по вопросам ...

-вести переписку по вопросам…, а также по другим вопросам, входящим в компетенцию отдела и не требующим согласования с руководителем колледжа.

-

-

5.2.Подразделение выполняет следующие обязанности:

-обеспечение деятельности отдела техническими, материальными и иными средствами осуществляется в соответствии с единым порядком всестороннего обеспечения деятельности, установленным в техникума;

-выполнение мероприятий по обслуживанию компьютерной и оргтехники отдела возлагается на информационно-вычислительный центр техникума.

_

_

VI. Ответственность

8.1.Отдел несет коллективную ответственность за:

- своевременное, полное и качественное выполнение задач, возложенных на отдел;

- соблюдение требований нормативно-правовых документов, регламентирующих вопросы ___________ работы.

8.2. Индивидуальная (персональная) ответственность работников отдела устанавливается должностными инструкциями.

VII.  Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с дру­гими подразделениями предприятия.

5.1. Взаимодействие отдела с другими отделами и должностными лицами колледжа предполагает согласованность выполнения определенных действий (операций, процедур и т. п.) по ______________ деятельности колледжа.

5.2. Организационное взаимодействие достигается на основе согласования выполнения _____ мероприятий по срокам, продолжительности и месту их осуществления.

5.3. Документационное взаимодействие достигается на основе согласования порядка исполнения документов.

5.4.отдел в процессе своей деятельности взаимодействует:

5.4.1.Со всеми отделами и подразделениями техникума -

по вопросам получения:

- заданий по…

- предложений по…

- информации о…

по вопросам предоставления:

- …

5.4.2. С учебной частью очного отделения - по вопросам …;

5.4.3. С заочным отделением - по вопросам …;

5.4.4. С отделом воспитательной работы - по вопросам…;

5.4.5. С бухгалтерией -

по вопросам получения:

- документов о …;

по вопросам предоставления:

- …,

5.4.6. С отделом административно-хозяйственного персонала - по вопросам…

5.4.7. С информационно-вычислительным центром - по вопросам программно-технического обслуживания (обеспечения).

IX. Заключительные положения

9.1. Изменения, дополнения и уточнения к настоящему Положению подготавливаются начальником отдела, в необходимых случаях согласовываются с другими должностными лицами техникума и представляются начальником отдела на рассмотрение директору техникума.

9.2. Настоящее Положение подлежит пересмотру не реже, чем один раз в 5 лет.

Начальник отдела Ф. И. О.

Юрист

___________ ФИО

дата

С положением ознакомлены:

дата ФИО

ФИО

ФИО

ПЗ № 7 Составление оформление штатного расписания.

ЦЕЛЬ РАБОТЫ: приобрести навыки в составлении и оформлении реквизитов организационных документов, руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Оснащение занятия:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Образцы документов

Порядок проведения занятия:

 

В начале занятия следует повторить порядок составления и оформления организационного документа «Штатное расписание».

Форма штатного расписания N Т-3 используется для оформления структуры, штатного состава и штатной численности организации в соответствии с ее действующим уставом. Штатное расписание из перечня структурных подразделений, должностей, сведения о количестве штатных единиц, должностных окладах, надбавках и месячном фонде заработной платы предприятия. Штатное расписание утверждается приказом  руководителя организации или уполномоченным им лицом. Код формы по классификатору ОКУД 0301017.

Порядок заполнения

В графе 4 "Количество штатных единиц" по соответствующим должностям, для которых предусматривается содержание неполной штатной единицы с учетом особенностей работы по совместительству в соответствии с действующим законодательством РФ, штатная единица указывается в долях, например, 0,25; 0,5; 1,5 и т.д.

Заполняя графу  5 "Тарифная ставка и пр." необходимо указать  месячную заработную плату по тарифной ставке (окладу), тарифной сетке, проценту от выручки, доле или проценту от прибыли, коэффициенту трудового участия (КТУ), коэффициенту распределения и т.д. в рублевом исчислении, в зависимости от системы оплаты труда, принятой в организации в соответствии с действующим законодательством РФ, коллективными договорами, трудовыми договорами, соглашениями и локальными нормативными актами предприятия.

Заполняя графы 6 - 8 "Надбавки" указываются стимулирующие и компенсационные выплаты (премии,  доплаты, поощрительные выплаты,  надбавки), установленные действующим законодательством РФ (например, северные надбавки, надбавки за ученую степень и т.д.), а также введенные на усмотрение организации (например, связанные с режимом или условиями труда).

Если заполнение организацией граф 5 - 9  в рублевом исчислении невозможно в связи с применением в соответствии с действующим законодательством РФ иных систем оплаты труда (например бестарифная, смешанная и т.д.) указанные графы заполняются в соответствующих единицах измерения (например, в процентах, коэффициентах и т.д.).

Корректировки в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

Задание:

Составить штатное расписание д\с № 3 «Аленушка». Заведующая - 1, оклад - 1000 руб., бухгалтер - 1, оклад - 900 руб., методист - 1 , оклад - 800 руб., мед.работник - 1, оклад - 700 руб., муз.руководитель - 1, оклад - 600 руб., воспитатель - 7, оклад - 500 руб., кладовщик - 1, оклад - 400 руб., пом. воспитателя - 7, оклад - 350 руб., повар - 3, оклад - 300 руб., ночной сторож -2, оклад - 250 руб. Районный коэффициент - 10%.

Контрольные вопросы:

1. Каково содержание понятий «система документации», «унифицированная система документации»? Приведите примеры унифицированных систем документации.

2. В чем заключается суть унификации и стандартизации в делопроизводстве?

3. Характеристика и состав документа «Штатное расписание». Его назначение в комплексе документации организации.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник/М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 6-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 375, (1) с. – стр. 39-51, 130-132

ПЗ № 8 Составление совместного распорядительного документа (приказа).

Цель работы: приобрести навыки в составлении и оформлении реквизитов распорядительных документов, руководствуясь ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Оснащение занятия:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Образцы документов

Порядок проведения занятия:

В начале занятия следует повторить порядок составления и оформления распорядительного документа «Приказ».

Задание:

Составьте приказ по открытому акционерному обществу «Новосибирский завод химконцентратов» об утверждении инструкции по делопроизводству на заводе. В констатирующей части укажите, что в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству в министерствах, ведомствах Российской федерации, утвержденной распоряжением Правительства Российской федерации от 24.06.1992 № 1118-р, и с ГОСТ Р 6.30-2003 канцелярией завода разработаны порядок прохождения документов и стандарты на организационно-распорядительную документацию. В распорядительной части утвердите инструкцию и поручите заведующей канцелярией обеспечить методическое руководство организацией делопроизводства на предприятии и установить контроль за соблюдением требований инструкции, остальные реквизиты укажите самостоятельно.

Контрольные вопросы:

1. Каковы основные функции распорядительных документов?

2. Перечислите стадии подготовки распорядительных документов.

3. Приказ. Понятие и виды приказов. Значение, структура и содержание приказа по основной деятельности.

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник/М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 6-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 375, (1) с. – стр. 135-141

                                                                                Образец

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Справочные данные об организации

(индекс предприятия связи, почтовый

адрес, № телефона, факса и т. д.

окпо окуд)

ПРИКАЗ

00 00.0000                 № 00

место составления

Заголовок к тексту начинается

с предлога «о», отвечает на вопрос «о чем»

В констатирующей части излагаются основания, цели, побудившие руководство организации издать приказ. В некоторых случаях, когда основания очевидны, констатирующая часть опускается. Распорядительная часть начинается со слова ПРИКАЗЫВАЮ:

1. В начале пункта приводится наименование должности исполнителя, его Ф. И.О., или наименование структурного подразделения (в дательном падеже), затем четко излагается содержание предлагаемых действий (начинается с глагола неопределенной формы) и указывается срок исполнения.

2. Структура последующих пунктов аналогична. Пункты могут разбиваться на подпункты (1.1, 2.3 и т. д.). В отдельных случаях текст может представляться в виде таблицы.

3. В последнем пункте приказа приводится указание о контроле за исполнением приказа: Контроль за исполнением приказа возложить на… (указывается должность, Ф.И.О. или наименование структурного подразделения).

Наименование должности

руководителя                                         (подпись)                         И. О. Фамилия

Визы заинтересованных лиц

Должность

подпись И. О. фамилия

00.00.00

ПЗ № 9 Составление служебного письма.

Цель работы: приобрести навыки в составлении и оформлении реквизитов информационно-справочных документов, руководствуясь
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

Оснащение занятия:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Образцы документов

Порядок проведения занятия:

В начале занятия следует повторить порядок составления и оформления информационно-справочного документа «Письмо».

Задание:

1. Составьте письмо – приглашение объединения «Экспоцентр» с предложением принять участие в российской выставке на международной общеотраслевой ярмарке в г. Измире (Турция), которая будет проходить с 20 ноября по 10 декабря 2013 года Измирская ярмарка является одним из крупнейших торговых мероприятий стран среднего и ближнего Востока. В тексте надо указать, что участие в этой ярмарке позволяет широко представить экспортную продукцию организации, продать экспонаты со стенда, изучить особенности рынка, обменяться с другими участниками ярмарки научно – технической информацией и заключить выгодные сделки.

2. Оформите инициативное письмо, расположив реквизиты в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003:

Директору рекламного агентства «Эра» Н.И. Черкасову, пр. Строителей, 5/2, г. Энск 29.05.2001 № 58/03-05. Об изготовлении и размещении растяжки. Уважаемый Николай Иванович Просим Вас изготовить и разместить растяжку через проезжую часть по ул. Садовой в районе магазина «Цветы» на 23 дня (с 18 июля по 11 августа). Оплату изготовления, размещения и арены гарантируем. С уважением. Генеральный директор И.А. Павлов. Антонова 45-83-98.

Контрольные вопросы:

1. Что такое служебное письмо?

2. Какие требования  необходимо соблюдать при ведении переписки?

3. Значение делового письма?

Литература:

1. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»

2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебник/М.И. Басаков, О.И. Замыцкова. – Изд. 6-е, испр. и дополн. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 375, (1) с. – стр. 153-170

                                                                Образец

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ		Адресат: наименование должности
Справочные данные об организации		Фамилия И.О. (все в дательном падеже)
(индекс предприятия связи, почтовый		Почтовый индекс, адрес
адрес, № телефона, факса и т. д.
окпо окуд)

00.00.0000 № 00

на № 00 от 00.00.0000

Заголовок к тексту, (отвечает

на вопрос «О чем?», начинается

с предлога «О»)

Если текст письма состоит из двух и более абзацев, то письмо печатается с 5-го знака (от 1-го положения табулятора). Текст без абзацев может печататься непосредственно от левого поля (от 0-го положения табулятора).

Текст письма должен включать три структурных элемента: вводную часть, излагающую повод для написания письма; доказательную часть, приводящую доводы, ссылки на нормативные документы; заключительную часть, в которой излагается просьба, согласие, отказ и пр.

Возможен обратный порядок построения письма: заключительная часть приводится перед доказательной. Этот порядок характерен для писем вышестоящих организаций.

Приложение: на …л., в …экз.

Наименование должности

руководителя                                 (подпись)                         И. О. Фамилия

Визы:

Должность

(подпись) И.О. Фамилия

Исполнитель (Фамилия или Фамилия, имя, отчество)

телефон 000-00-00

В дело 00-00

идентификатор                                                                 Отметка о поступлении

электронной копии                                                         документа в

документа                                                                        организацию

ПЗ № 10 Составление и оформление телеграммы.

Цель работы: Научиться правильно составлять и оформлять телеграммы.

Теоретический материал

Телеграмма - краткое текстовое сообщение, передаваемое средствами телеграфной сети. Могут быть посланы несколькими текстами в один пункт или с одинаковым текстом — в разные пункты. Телеграммы бывают следующих категорий: простая, срочная, правительственная и международная. Текст должен быть предельно кратким без союзов, предлогов, знаков препинания, используются сокращения типа: ТКЧ — точка. ЗПТ — занятая. Исправления не допускаются, цифры и числа пишут прописью. Текст печатается в 2-х экз. на одной стороне листа, заверяется печатью. Текст ответной телеграммы начинается с индекса документ, на который дается ответ, а инициативная — заканчивается номером. Разновидности телеграмм: фототелеграмма, телеграмма-доверенность, телеграмма с оплаченным ответом, телеграмма с заверенной подписью.

Образец телеграммы:

ТЕЛЕГРАММА

СРОЧНАЯ ДВА АДРЕСА

ДНЕПРОПЕТРОВСК ПРОФИНТЕРН СИРЕНКО РИМСКИЙ ВАГОНОСТРОИТЕЛЬНЫЙ ПОЧТОЙ

УСКОРЬТЕ ОТГРУЗКУ КОЛЮЧЕЙ ПРОВОЛОКИ ЗАКАЗУ 600231 НОРМЫ ФЕВРАЛЯ РИЖСКОМУ ВАГОНОСТРОИТЕЛЬНОМУ ТЧК ИСПОЛНЕНИИ СООБЩИТЕ

СОЮЗГЛАВМЕТАЛЛ РАЕВ

Задание 1

Напишите телеграмму по образцу:

Телеграмма. Срочная. Свердловский леспромхоз, Савельеву.

Срочно отгружайте круглый лес в восемь вагонов в счет договора 123456 HP 85. Колхоз «Партизан», Демидов.

399059, колхоз "Партизан", Белореченского района, Краснодарского края. Председатель колхоза С.Н.Демидов. 19.02.2015.

Задание 2

Напишите международную телеграмму:

Телеграмма. Международная. Максимов атташе по торговле. Посольство РФ в Болгарии. Ул.Красова, 5, София Болгария.

Представители министерства Анисимов, Кондратьев приедут 16 мая 2015 года в Софию для проведения переговоров.

Зам министра ВЭС, 100121, Москва, ул.Краснопресненская, 20, МВЭС, 16-23-08/12, 19.02.2015 Разина 235-41-38

ПЗ № 11 Составление и оформление телефонограммы.

Цель работы: Научиться правильно составлять и оформлять телефонограммы.

Теоретический материал

Телефонограмма - оперативная информация, передаваемая по телефону, записывается от руки. Реквизиты: наименование учреждений адресанта и адресата; реквизит «от кого» и «кому» с указанием должности, фамилии, имени и отчества должностных лиц; номер, дата и время передачи и приема телефонограммы; должности и фамилии передавшего и принявшею документ; номера телефонов; текст и подпись. Текст пишут кратко, четко, простыми предложениями. В первой части констатируются факты, во второй - предпринимаемые действия. Излагаются от первою лица. Объем - не более 50 слов.

Форма телефонограммы:

Адресант ТЕЛЕФОНОГРАММА Адресат

/наименование учреждения/ /наименование учреждения/

от кого кому.

/должность, ф.и.о./ /должность, ф.и.о./

№ дата № дата

время передачи час мин время передачи час мин

Передал/а/ Принял/а/.

/фамилия/ /фамилия/

Номер телефона Номер телефона

Заголовок Текст /подпись/

Телефакс — получаемая на бумажном носителе копия документа (письменного, графического, изобразительного), передаваемого факсимильной связи. С помощью факса может быть послан любой документ форматом А4. Текст должен быть понятен и иметь все необходимые реквизиты.

Макет факса:

Наименование организации Адресат:

Должность. И.О.Фамилия

00.00.0000 № 00 телефон

На № от факс

Заголовок к тексту

ТЕКСТ

Должность подпись И.О. Фамилия

Справочные данные об организации: адрес, телефон, факс, номер счета в банке и т.п.

Задание 1

Напишите телефонограмму по образцу:

Телефонограмма. От начальника железнодорожного депо №7 Рогова Б.Ю. № 12/9 24.06.14 10 час 05 мин, директору ММЗ Силину К.И. №76/4 24.06.2014 10 час 06 мин. Передала Миронова по телефону 284-17-87, приняла Смирнова по телефону 546-56-12. О поставке деталей объекту 333.

Срочно изготовьте и поставьте детали тележки 02 агрегата ВТО-177 объекту 333. об исполнении доложите. Б.Ю. Рогов

Задание 2

Напишите телефонограмму по образцу:

Телефонограмма. Научно-производственное объединение «Прибор» №23/15 24.06.14 10 час 35 мин, производственному ремонтно-техническому объединению .Передал Верхоянский по телефону 456-78-90, принял Зимин по телефону 356-22-11. О внедрении новой технологии.

30.06.2014 в 15:00 в НПО «Прибор» состоится совещание по вопросу внедрения в производство новой технологии. Адрес: Кавказский бульвар, 57. О.П. Долинин.

Задание 3

Напишите факс по образцу:

Г(0)БОУ СПО Грязинский технический колледж 19.02.2015 отправляет факс №12/7 на №123 в Липецкий институт развития образования ректору Ротобыльской И.А. 8(474)2 22 33 41 по факсу 22-34-78. О направлении на курсы повышения квалификации.

Направляем с 24.02.2015 на курсы повышения квалификации по теме «Мониторинг в сфере внедрения новых федеральных образовательных стандартов» Романову Н.И. и Клименко Е.В.

Замдиректора по УР Савишина И.В.

399059, Грязи, ул. МРасковой, дом 21, тел. 2-41-15, факс 2-56-58, номер счета РТ№123456789123/565

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ:

1. С помощью каких средств передастся телеграмма, телефонограмма, телефакс?

2. Общее и различие в этих документах.

ПЗ № 12 Оформление и заполнение трудовой книжки.

Цель: выработать практические навыки по оформлению записей в трудовой книжке.

Порядок выполнения практической работы:

1. Изучить порядок заполнения трудовой книжки и личной карточки работника.

2. Найти формы трудовой книжки и личной карточки работника, используя Интернет или ИПС «Гарант», «КонсультантПлюс».

3. Оформить трудовую книжку и личную карточку

Основными нормативными документами, регламентирующими работу по ведению трудовых книжек являются:

1. Трудовой кодекс РФ

2. Правила ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей», утвержденные постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 «О трудовых книжках»

3. Инструкция по заполнению трудовых книжек, утвержденная постановлением Минтруда России от 10.10.2003 № 69.

По общему правилу работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, в случае, когда работа у данного работодателя является для работника основной (ст. 66 ТК РФ). Таким образом, получается, что, если по каким-либо причинам работник проработал у работодателя менее пяти дней, запись в трудовую книжку работника делать не нужно.

Пример оформления записи о приеме на работу в трудовой книжке:

№ записи	Дата			Сведения о награждениях (поощрениях)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Открытое акционерное общество «Дом» (ОАО «Дом»)
1.	22	04	2014	Принята на должность инженер-технолог в плановый отдел.	Приказ № 135 от 22.04. 2014

Пример оформления записи о переводе работника на другую работу:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
1.	15	03	2014	Принята на должность секретаря в канцелярию	Приказ № 124 от 15.03.2014
2.	25	04	2014	Переведена на должность специалиста по кадрам в отдел кадров	Приказ № 156 от 25.04.2014

Пример оформления записи об увольнении по собственному желанию:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Уволена по собственному желанию, п.3 ст. 77 Трудового кодекса РФ	Приказ № 145 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, гербовая печать

Пример оформления записи об увольнении работника в связи с уходом на пенсию по возрасту:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Уволена по собственному желанию в связи с уходом на пенсию по возрасту, ст. 77 Трудового кодекса РФ Подпись руководителя, гербовая печать	Приказ № 145 от 30.09.2014

Пример оформления записи об увольнении в связи со смертью работника:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, п. 6 ст.83 Трудового кодекса РФ	Приказ № 123 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, гербовая печать

Пример оформления записи об увольнении в связи с появлением работника на работе в состоянии алкогольного опьянения:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении ( с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
2.	30	09	2014	Трудовой договор расторгнут по инициативе работодателя ввиду появления работника на работе в состоянии алкогольного опьянения, п.6, ст.81 Трудового кодекса РФ	Приказ № 145 от 30.09.2014
				Подпись руководителя, Гербовая печать

Пример оформления записи о поощрении работника:

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
				Общество с ограниченной ответственностью «Сарацин» (ООО «Сарацин»)
17.	20	01	2014	Награждена ценным подарком за выполнение годового плана	Приказ № 13 от 20.01.2014

Задание № 1 «Заполнение титульного листа трудовой книжки»

Заполните титульный лист трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к титульному листу список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

На работу в организацию Государственное бюджетное образовательное учреждение «Профессиональное училище № 1» был принят господин Корин Иван Иванович, 18 января 1982 года рождения. Имеющий среднее специальное образование по специальности продавец непродовольственных товаров. Дата заполнения трудовой книжки 22.08.2015.

1. 01.09. 2015 года Господин Корин изменил фамилию на Астапенко.

2. 29 .10.2015 господин Астапенко получил высшее образование.

Задание № 2 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Иванов А.А. служил В Вооруженных силах Российской Федерации с 01.04.2010 по 01.04.2011. Основание внесения записи: военный билет МК № 289302156. 20.05.2011 был принят в Унитарное предприятие «Я +» на должность охранника. Основание: приказ № 16 – к от 20.05.2011. Но Запись о приеме на работу после службы в Вооруженных Силах Российской Федерации ОШИБОЧНА. Срок службы указан неверно. Необходимо внести имения о дате начала и окончания службы на 10.04.2011 по 10.04.2011

Задание № 3 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Внесите запись о приеме на работу по окончанию колледжа. Госпожа Иванова А.А. прията на работу по окончанию колледжа на должность оператора ЭВМ в отдел рекламы Общества с ограниченной ответственностью «Кудым Хоту». Дата занесения записи 20 ноября 2014 года. Основание приказ № 11 – к от 20 ноября 2014 года.

В дальнейшем отмените данную запись, в связи с ошибочным занесением. Верная запись – принята в копировальный отдел оператором ЭВМ. Данные о названии организации, № приказа, дата заполнения остаются теми же.

Задание № 4 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Господин Петров П.О. был принят на работу в организацию Общество с ограниченной ответственностью «Заря» на должность охранник 14 апреля 2013 года. Основание приказ 2 – к от 14 апреля 2013. 25 мая 2014 он был переведен на должность старшего охранника в этой же организации. Основание приказ 2 – к от 25 мая 2014 года.

Задание № 5 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Господин Петров К.Л. Написал заявление на увольнение по собственному желанию. Дата внесения данных 15.10.2014 год. Основание приказ № 4 – К от 15.10.2014

Задание № 6 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Работник Иванов А.А. Обучался на курсах повышения квалификации «ЛОГОТ» по специальности «основы программирования » в основание: свидетельство № ол123456789 от 20.11.2012.

Задание № 7 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

20 мая 2013 года СИДОРОВ И.Р. был принят на работу в организацию Государственное унитарное предприятие «МУПР» слесарем 4-го разряда. В 2014 году, 20 мая, он получил 5-ый разряд. Основание приказ № 11 – к от 20 мая 2014 года

Задание № 8 «Заполнение сведений о работе»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Иванов И.М. Написал заявление на увольнение по собственному желанию. Дата официального увольнения 20 августа 2014 года. Основание : приказ № 11 – к от 20 августа 2014 года.

Задание № 9 «Заполнение сведений о награждениях»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Господин Петров И.Л. Перевыполнил план работ за 2014 год. Администрация предприятия премировала его за отличную работу. Основание: Приказ № 71 от 22 мая 2014 года. Директор Иванов И.Б.

Задание № 10 «Заполнение сведений о награждениях»

Заполните страницы «Сведения о работе» трудовой книжки согласно следующей предоставленной информации. Прикрепите к ним список для документационное обоснование внесений данной записи в трудовую книжку. Сделайте документ юридически правильным.

Запись в разделе о награждениях Иванова Т.Б., находящегося на службе в ООО «ИИИИИ» «награжден ценным подарком в связи с шестидесятилетием» не верна. Основание для данной записи: приказ № 17 – к от 11 ноября 2014 года. Необходимо внести изменения: изменить формулировку на «Премирован за перевыполнение плана работ».

Задание № 11

Создайте журнал движения и выдачи трудовых книжек организации «АО «Прометей»

Задание № 12

Проведите анализ правильности заполнения титульного листа трудовой книжки. Обозначьте красным цветом места ошибочных записей. Рядом приведите пример правильного заполнения.

Приложение № 1

ПРАВИЛА

ВЕДЕНИЯ И ХРАНЕНИЯ ТРУДОВЫХ КНИЖЕК, ИЗГОТОВЛЕНИЯ

БЛАНКОВ ТРУДОВОЙ КНИЖКИ И ОБЕСПЕЧЕНИЯ ИМИ РАБОТОДАТЕЛЕЙ

I. Общие положения

1. Настоящие Правила устанавливают порядок ведения и хранения трудовых книжек, а также порядок изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей.

2. Трудовая книжка является основным документом о трудовой деятельности и трудовом стаже работника.

3. Работодатель (за исключением работодателей - физических лиц, не являющихся индивидуальными предпринимателями) ведет трудовые книжки на каждого работника, проработавшего у него свыше пяти дней, если работа у данного работодателя является для работника основной.

Работодатель - физическое лицо, являющийся индивидуальным предпринимателем, обязан вести трудовые книжки на каждого работника в порядке, установленном Трудовым кодексом Российской Федерации и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации.

Работодатель - физическое лицо, не являющийся индивидуальным предпринимателем, не имеет права производить записи в трудовых книжках работников и оформлять трудовые книжки работникам, принимаемым на работу впервые.

(п. 3 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

4. В трудовую книжку вносятся сведения о работнике, выполняемой им работе, переводе на другую постоянную работу и об увольнении работника, а также основания прекращения трудового договора и сведения о награждении за успехи в работе.

5. Сведения о взысканиях в трудовую книжку не вносятся, за исключением случаев, когда дисциплинарным взысканием является увольнение.

6. Трудовые книжки ведутся на государственном языке Российской Федерации, а на территории республики в составе Российской Федерации, установившей свой государственный язык, оформление трудовых книжек может наряду с государственным языком Российской Федерации вестись и на государственном языке этой республики.

7. Работодатель обязан по письменному заявлению работника не позднее трех рабочих дней со дня его подачи выдать работнику копию трудовой книжки или заверенную в установленном порядке выписку из трудовой книжки.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

II. Ведение трудовых книжек

8, Оформление трудовой книжки работнику, принятому на работу впервые, осуществляется работодателем в присутствии работника не позднее недельного срока со дня приема на работу.

9. В трудовую книжку при ее оформлении вносятся следующие сведения о работнике:

а) фамилия, имя, отчество, дата рождения (число, месяц, год) - на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность;

б) образование, профессия, специальность - на основании документов об образовании, о квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки).

10. Все записи о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении, а также о награждении, произведенном работодателем, вносятся в трудовую книжку на основании соответствующего приказа (распоряжения) работодателя не позднее недельного срока, а при увольнении - в день увольнения и должны точно соответствовать тексту приказа (распоряжения).

11. Все записи в трудовой книжке производятся без каких-либо сокращений и имеют в пределах соответствующего раздела свой порядковый номер.

12. С каждой вносимой в трудовую книжку записью о выполняемой работе, переводе на другую постоянную работу и увольнении работодатель обязан ознакомить ее владельца под роспись в его личной карточке, в которой повторяется запись, внесенная в трудовую книжку.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Форма личной карточки утверждается Федеральной службой государственной статистики.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

13. Трудовая книжка заполняется в порядке, утверждаемом Министерству труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

14. Записи в трудовую книжку о причинах прекращения трудового договора вносятся в точном соответствии с формулировками Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

15. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи)), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт части первой указанной статьи.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

16. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации.

17. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации.

18. При прекращении трудового договора по другим основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующие статью, пункт Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.

19. При прекращении трудового договора с работником, осужденным в соответствии с приговором суда к лишению права занимать определенные должности или заниматься определенной деятельностью и не отбывшим наказание, в трудовую книжку вносится запись о том, на каком основании, на какой срок и какую должность он лишен права занимать (какой деятельностью лишен права заниматься).

20. Сведения о работе по совместительству (об увольнении с этой работы) по желанию работника вносятся по месту основной работы в трудовую книжку на основании документа, подтверждающего работу по совместительству.

21. В трудовую книжку по месту работы также вносится с указанием соответствующих документов запись:

а) о времени военной службы в соответствии с Федеральным законом "О воинской обязанности и военной службе", а также о времени службы в органах внутренних дел, Государственной противопожарной службе Министерства Российской Федерации по делам гражданской обороны, чрезвычайным ситуациям и ликвидации последствий стихийных бедствий, учреждениях и органах уголовно-исполнительной системы, органах налоговой полиции, органах по контролю за оборотом наркотических средств и психотропных веществ и таможенных органах;

(пп. "а" в ред. Постановления Правительства РФ от 19.05.2008 N 373)

б) о времени обучения на курсах и в школах по повышению квалификации, по переквалификации и подготовке кадров.

22. Соответствующие записи, внесенные в трудовую книжку лиц, освобожденных от работы (должности) в связи с незаконным осуждением либо отстраненных от должности в связи с незаконным привлечением к уголовной ответственности, установленными соответственно оправдательным приговором либо постановлением (определением) о прекращении уголовного дела за отсутствием события преступления, за отсутствием в деянии состава преступления или за недоказанностью их участия в совершении преступления, признаются недействительными. Работодатель по письменному заявлению работника выдает ему дубликат трудовой книжки без записи, признанной недействительной. Дубликат трудовой книжки выдается указанным лицам в порядке, установленном настоящими Правилами.

В трудовые книжки лиц, отбывших исправительные работы без лишения свободы, вносится по месту работы запись о том, что время работы в этот период не засчитывается в непрерывный трудовой стаж. Указанная запись вносится в трудовые книжки по окончании фактического срока отбытия наказания, который устанавливается по справкам органов внутренних дел.

При увольнении осужденного с работы в установленном порядке и поступлении его на новое место работы соответствующие записи вносятся в трудовую книжку в той организации, в которую он был принят или направлен.

23. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника вносится по последнему месту работы запись о восстановлении непрерывного трудового стажа с указанием соответствующего документа.

24. В трудовую книжку вносятся следующие сведения о награждении (поощрении) за трудовые заслуги:

а) о награждении государственными наградами, в том числе о присвоении государственных почетных званий, на основании соответствующих указов и иных решений;

б) о награждении почетными грамотами, присвоении званий и награждении нагрудными знаками, значками, дипломами, почетными грамотами, производимом работодателями;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

в) о других видах поощрения, предусмотренных законодательством Российской Федерации, а также коллективными договорами, правилами внутреннего трудового распорядка, уставами и положениями о дисциплине.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

25. Записи о премиях, предусмотренных системой оплаты труда или выплачиваемых на регулярной основе, в трудовые книжки не вносятся.

III. Внесение изменений и исправлений в трудовую книжку. Дубликат трудовой книжки

26. Изменение записей о фамилии, имени, отчестве и дате рождения, а также об образовании, профессии и специальности работника производится работодателем по последнему месту работы на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов.

27. В случае выявления неправильной или неточной записи в трудовой книжке исправление ее производится по месту работы, где была внесена соответствующая запись, либо работодателем по новому месту работы на основании официального документа работодателя, допустившего ошибку. Работодатель обязан в этом случае оказать работнику при его обращении необходимую помощь.

28. Если организация, которая произвела неправильную или неточную запись, реорганизована, исправление производится ее правопреемником, а в случае ликвидации организации - работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

Если неправильная или неточная запись в трудовой книжке произведена работодателем - физическим лицом, являющимся индивидуальным предпринимателем, и деятельность его прекращена в установленном порядке, исправление производится работодателем по новому месту работы на основании соответствующего документа.

(абзац введен Постановлением Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

29. Исправленные сведения должны полностью соответствовать документу, на основании которого они были исправлены. В случае утраты такого документа либо несоответствия его фактически выполнявшейся работе исправление сведений о работе производится на основании других документов, подтверждающих выполнение работ, не указанных в трудовой книжке.

Свидетельские показания не могут служить основанием для исправления внесенных ранее записей, за исключением записей, в отношении которых имеется судебное решение, а также случаев, предусмотренных пунктом 34 настоящих Правил.

30. В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание неточных или неправильных записей не допускается.

Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей.

В таком же порядке производится изменение записи об увольнении работника (переводе на другую постоянную работу) в случае признания увольнения (перевода) незаконным.

31. Лицо, утратившее трудовую книжку, обязано немедленно заявить об этом работодателю по последнему месту работы. Работодатель выдает работнику дубликат трудовой книжки не позднее 15 дней со дня подачи работником заявления.

32. При оформлении дубликата трудовой книжки, осуществляемом в соответствии с настоящими Правилами, в него вносятся:

а) сведения об общем и (или) непрерывном стаже работы работника до поступления к данному работодателю, подтвержденном соответствующими документами;

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

б) сведения о работе и награждении (поощрении), которые вносились в трудовую книжку по последнему месту работы.

Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения работодателя, периодов работы и должностей работника.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 №132)

Если документы, на основании которых вносились записи в трудовую книжку, не содержат полных сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в этих документах сведения.

33. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую работу, признанной недействительной, работнику по его письменному заявлению выдается по последнему месту работы дубликат трудовой книжки, в который переносятся все произведенные в трудовой книжке записи, за исключением записи, признанной недействительной.

Трудовая книжка оформляется в установленном порядке и возвращается ее владельцу.

В таком же порядке выдается дубликат трудовой книжки, если трудовая книжка (вкладыш) пришла в негодность (обгорела, порвана, испачкана и т.п.).

34. При массовой утрате работодателем трудовых книжек работников в результате чрезвычайных ситуаций (экологические и техногенные катастрофы, стихийные бедствия, массовые беспорядки и другие чрезвычайные обстоятельства) трудовой стаж этих работников устанавливается комиссией по установлению стажа, создаваемой органами исполнительной власти субъектов Российской Федерации. В состав такой комиссии включаются представители работодателей, профсоюзов или иных уполномоченных работниками представительных органов, а также других заинтересованных организаций.

Установление факта работы, сведений о профессии (должности) и периодах работы у данного работодателя осуществляется комиссией на основании документов, имеющихся у работника (справка, профсоюзный билет, учетная карточка члена профсоюза, расчетная книжка и т.п.), а в случае их отсутствия - на основании показаний двух и более свидетелей, знающих работника по совместной с ним деятельности у одного работодателя или в одной системе.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если работник до поступления к данному работодателю уже работал, комиссия принимает меры к получению документов, подтверждающих этот факт.

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

По результатам работы комиссии составляется акт, в котором указываются периоды работы, профессия (должность) и продолжительность трудового стажа работника.

Работодатель на основании акта комиссии выдает работнику дубликат трудовой книжки.

В случае если документы не сохранились, стаж работы, в том числе установленный на основании свидетельских показаний, может быть подтвержден в судебном порядке.

IV. Выдача трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)

35. При увольнении работника (прекращении трудового договора) все записи, внесенные в его трудовую книжку за время работы у данного работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью работодателя и подписью самого работника (за исключением случаев, указанных в пункте 36 настоящих Правил).

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

Если трудовая книжка заполнялась на государственном языке Российской Федерации и на государственном языке республики в составе Российской Федерации, заверяются оба текста.

Работодатель обязан выдать работнику в день увольнения (последний день работы) его трудовую книжку с внесенной в нее записью об увольнении.

При задержке выдачи работнику трудовой книжки по вине работодателя, внесении в трудовую книжку неправильной или не соответствующей федеральному закону формулировки причины увольнения работника работодатель обязан возместить работнику не полученный им за все время задержки заработок. Днем увольнения (прекращения трудового договора) в этом случае считается день выдачи трудовой книжки. О новом дне увольнения работника (прекращении трудового договора) издается приказ (распоряжение) работодателя, а также вносится запись в трудовую книжку. Ранее внесенная запись о дне увольнения признается недействительной в порядке, установленном настоящими Правилами.

36. В случае если в день увольнения работника (прекращения трудового договора) выдать трудовую книжку невозможно в связи с отсутствием работника либо его отказом от получения трудовой книжки на руки, работодатель направляет работнику уведомление о необходимости явиться за трудовой книжкой либо дать согласие на отправление ее по почте. Пересылка трудовой книжки почтой по указанному работником адресу допускается только с его согласия.

Со дня направления указанного уведомления работодатель освобождается от ответственности за задержку выдачи работнику трудовой книжки.

37. В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее соответствующей записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку или высылается по почте по письменному заявлению одного из родственников.

V. Вкладыш в трудовую книжку

38. В случае если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, в трудовую книжку вшивается вкладыш, который оформляется и ведется работодателем в том же порядке, что и трудовая книжка.

Вкладыш без трудовой книжки недействителен.

39. При выдаче каждого вкладыша в трудовой книжке ставится штамп с надписью "Выдан вкладыш" и указывается серия и номер вкладыша.

VI. Учет и хранение трудовых книжек

40. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, у работодателей ведутся:

(в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Формы указанных книг утверждаются Министерством труда и социальной защиты Российской Федерации.

(в ред. Постановлений Правительства РФ от 01.03.2008 N 132, от 25.03.2013 N 257)

41. В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовой книжки и вкладыша в нее, с указанием серии и номера каждого бланка.

В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши в них с указанием серии и номера, выданные работникам вновь.

При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей в них должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.

42. Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.

По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша в нее подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.

43. Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся до востребования у работодателя (в организации или у физического лица, являющегося индивидуальным предпринимателем) в соответствии с требованиями к их хранению, установленными законодательством Российской Федерации об архивном деле.

(п. 43 в ред. Постановления Правительства РФ от 01.03.2008 N 132)

44. Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее.

VII. Ответственность за соблюдение порядка ведения трудовых книжек

45. Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя.

Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя.

За нарушение установленного настоящими Правилами порядка ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек должностные лица несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации.

VIII. Изготовление бланков трудовой книжки и обеспечение ими работодателей

46. Изготовление бланков трудовой книжки и вкладыша в нее и обеспечение ими работодателей на платной основе осуществляются в порядке, утверждаемом Министерством финансов Российской Федерации.

Бланки трудовой книжки и вкладыша в нее имеют соответствующую степень защиты.

47. При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша в нее работодатель взимает с него плату, размер которой определяется размером расходов на их приобретение, за исключением случаев, предусмотренных пунктами 34 и 48 настоящих Правил.

48. В случае неправильного первичного заполнения трудовой книжки или вкладыша в нее, а также в случае их порчи не по вине работника стоимость испорченного бланка оплачивается работодателем.

Приложение № 1
к постановлению Минтруда России
от 10 октября 2003 года № 69

ИНСТРУКЦИЯ

по заполнению трудовых книжек

с изменениями на 31 октября 2016 года

Настоящая Инструкция в соответствии с пунктом 13 Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей (далее - Правила ведения трудовых книжек), утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 16 апреля 2003 года № 225 "О трудовых книжках", устанавливает порядок заполнения трудовых книжек, вкладышей в них, дубликатов трудовых книжек (далее - трудовые книжки).

1. Общие положения

1.1. Записи дат во всех разделах трудовых книжек производятся арабскими цифрами (число и месяц - двузначными, год - четырехзначными). Например, если работник принят на работу 5 сентября 2003 года, в трудовой книжке делается запись: "05.09.2003".Записи производятся аккуратно, перьевой или гелевой ручкой, ручкой-роллером (в том числе шариковой), световодостойкими чернилами (пастой, гелем) черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Например, не допускается писать "пр." вместо "приказ", "расп." вместо "распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.п.

1.2. В разделах "Сведения о работе" и "Сведения о награждении" трудовой книжки зачеркивание ранее внесенных неточных, неправильных или иных признанных недействительными записей не допускается. Например, при необходимости изменения конкретной записи о приеме на работу в разделе "Сведения о работе" после соответствующей последней в данном разделе записи указывается последующий порядковый номер, дата внесения записи, в графе 3 делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна". После этого производится правильная запись: "Принят по такой-то профессии (должности)" и в графе 4 повторяется дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, запись из которого неправильно внесена в трудовую книжку, либо указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого вносится правильная запись.В таком же порядке признается недействительной запись об увольнении, переводе на другую постоянную работу в случае признания незаконности увольнения или перевода самим работодателем, контрольно-надзорным органом, органом по рассмотрению трудовых споров или судом и восстановления на прежней работе или изменения формулировки причины увольнения. Например: "Запись за номером таким-то недействительна, восстановлен на прежней работе". При изменении формулировки причины увольнения делается запись: "Запись за номером таким-то недействительна, уволен (указывается новая формулировка)". В графе 4 делается ссылка на приказ (распоряжение) или иное решение работодателя о восстановлении на работе или изменении формулировки причины увольнения.При наличии в трудовой книжке записи об увольнении или переводе на другую постоянную работу, впоследствии признанной недействительной, по письменному заявлению работника выдается дубликат трудовой книжки без внесения в него записи, признанной недействительной. При этом в правом верхнем углу первой страницы дубликата трудовой книжки делается надпись: "Дубликат". На первой странице (титульном листе) прежней трудовой книжки пишется: "Взамен выдан дубликат" с указанием его серии и номера.

2. Заполнение сведений о работнике

2.1. Предусмотренные Правилами ведения трудовых книжек сведения о работнике, указываемые на первой странице (титульном листе) трудовых книжек, заполняются следующим образом: фамилия, имя и отчество указываются полностью, без сокращения или замены имени и отчества инициалами, дата рождения записывается полностью (число, месяц, год) на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность (например, военного билета, заграничного паспорта, водительских прав и др.);запись об образовании (основном общем, среднем общем, начальном профессиональном, среднем профессиональном, высшем профессиональном и послевузовском профессиональном) осуществляется только на основании надлежаще заверенных документов (аттестата, удостоверения, диплома и т.п.);запись о незаконченном образовании соответствующего уровня может быть произведена на основании представленных надлежаще заверенных документов (студенческого билета, зачетной книжки, справки образовательного учреждения и т.п.);профессия и/или специальность указываются на основании документов об образовании, квалификации или наличии специальных знаний (при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки) или других надлежаще оформленных документов.

2.2. После указания даты заполнения трудовой книжки работник своей подписью на первой странице (титульном листе) трудовой книжки заверяет правильность внесенных сведений.Первую страницу (титульный лист) трудовой книжки подписывает также лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек, после чего ставится печать организации (печать кадровой службы) (при наличии печати), в которой впервые заполнялась трудовая книжка.

2.3. Изменения записей в трудовых книжках о фамилии, имени, отчестве и дате рождения производятся на основании паспорта, свидетельства о рождении, о браке, о расторжении брака, об изменении фамилии, имени, отчества и других документов и со ссылкой на их номер и дату.Указанные изменения вносятся на первой странице (титульном листе) трудовой книжки. Одной чертой зачеркивается прежняя фамилия или имя, отчество, дата рождения и записываются новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки и заверяются подписью работодателя или специально уполномоченного им лица и печатью организации (или печатью кадровой службы) (при наличии печати).
2.4. Изменение (дополнение) на первой странице (титульном листе) трудовой книжки записей о полученных новых образовании, профессии, специальности осуществляются путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей.

3. Заполнение сведений о работе

3.1. В графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).Под этим заголовком в графе 1 ставится порядковый номер вносимой записи, в графе 2 указывается дата приема на работу. В графе 3 делается запись о принятии или назначении в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации, а в графу 4 заносятся дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, согласно которому работник принят на работу. Записи о наименовании должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации производятся, как правило, в соответствии со штатным расписанием организации. В случае если в соответствии с федеральными законами с выполнением работ по определенным должностям, специальностям или профессиям связано предоставление льгот либо наличие ограничений, то наименование этих должностей, специальностей или профессий и квалификационные требования к ним должны соответствовать наименованиям и требованиям, предусмотренным соответствующими квалификационными справочниками. Изменения и дополнения, внесенные в установленном порядке в квалификационные справочники, штатное расписание организации, доводятся до сведения работников, после чего в их трудовые книжки на основании приказа (распоряжения) или иного решения работодателя вносятся соответствующие изменения и дополнения. Если работнику в период работы присваивается новый разряд (класс, категория, и т.п.), то об этом в установленном порядке производится соответствующая запись. Установление работнику второй и последующей профессии, специальности или иной квалификации отмечается в трудовой книжке с указанием разрядов, классов или иных категорий этих профессий, специальностей или уровней квалификации. Например, слесарю-ремонтнику была установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда. В этом случае в трудовой книжке: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата установления второй профессии, в графе 3 делается запись: "Установлена вторая профессия "Электрогазосварщик" с присвоением 3-го разряда", в графе 4 указывается соответствующее удостоверение, его номер и дата. По желанию работника запись в трудовую книжку сведений о работе по совместительству производится по месту основной работы на основании документа, подтверждающего работу по совместительству. В графе 1 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата приема на работу в качестве совместителя, в графе 3 делается запись о принятии или назначении в качестве совместителя в структурное подразделение организации с указанием его конкретного наименования (если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор в качестве существенного), наименования должности, специальности, профессии с указанием квалификации, в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись со ссылкой на его дату и номер. В таком же порядке производится запись об увольнении с этой работы.

3.2. Если за время работы работника наименование организации изменяется, то об этом отдельной строкой в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись: "Организация такая-то с такого-то числа переименована в такую-то", а в графе 4 проставляется основание переименования - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.

3.3. В трудовые книжки лиц, отбывших наказание в виде исправительных работ, запись о невключении времени работы в период отбытия наказания в непрерывный трудовой стаж вносится следующим образом. В разделе "Сведения о работе" трудовой книжки в графе 1 ставится порядковый номер записи, в графе 2 - дата внесения записи; в графе 3 делается запись: "Время работы с такой-то даты (число, месяц, год) по такую-то дату (число, месяц, год) не засчитывается в непрерывный трудовой стаж". В графе 4 указывается основание для внесения записи в трудовую книжку - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя (изданный в соответствии с приговором (определением) суда), его дата и номер.

3.4. При восстановлении в установленном порядке непрерывного трудового стажа в трудовую книжку работника по последнему месту работы в графу 3 раздела "Сведения о работе" вносится запись: "Непрерывный трудовой стаж восстановлен с такого-то числа, месяца, года", в графе 4 делается ссылка на соответствующее наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

4. Заполнение сведений о награждении

Порядок внесения сведений о награждении следующий: в графе 3 раздела "Сведения о награждении" трудовой книжки в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи (нумерация, нарастающая в течение всего периода трудовой деятельности работника); в графе 2 указывается дата награждения; в графе 3 записывается, кем награжден работник, за какие достижения и какой наградой; в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, со ссылкой на его дату и номер.

5. Заполнение сведений об увольнении
(прекращении трудового договора)

5.1. Запись об увольнении (прекращении трудового договора) в трудовой книжке работника производится в следующем порядке: в графе 1 ставится порядковый номер записи; в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора); в графе 3 делается запись о причине увольнения (прекращения трудового договора); в графе 4 указывается наименование документа, на основании которого внесена запись, - приказ (распоряжение) или иное решение работодателя, его дата и номер.Датой увольнения (прекращения трудового договора) считается последний день работы, если иное не установлено федеральным законом, трудовым договором или соглашением между работодателем и работником.Например, при прекращении трудового договора с работником в связи с сокращением штата работников 10 октября 2003 года определено последним днем его работы. В трудовой книжке работника должна быть произведена следующая запись: в графе 1 раздела "Сведения о работе" ставится порядковый номер записи, в графе 2 указывается дата увольнения (10.10.2003), в графе 3 делается запись: "Уволен по сокращению штата работников организации, пункт 2 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации", в графе 4 указывается дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя об увольнении.

5.2. При прекращении трудового договора по основаниям, предусмотренным статьей 77 Трудового кодекса Российской Федерации (за исключением случаев расторжения трудового договора по инициативе работодателя и по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон (пункты 4 и 10 этой статьи), в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт указанной статьи. Например: "Уволен по соглашению сторон, пункт 1 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен по собственному желанию, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.3. При расторжении трудового договора по инициативе работодателя в трудовую книжку вносится запись об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующий пункт статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации либо иные основания расторжения трудового договора по инициативе работодателя, предусмотренные законодательством. Например: "Уволен в связи с ликвидацией организации, пункт 1 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с прекращением допуска к государственной тайне, пункт 12 статьи 81 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.4. При прекращении трудового договора по обстоятельствам, не зависящим от воли сторон, в трудовую книжку вносится запись об основаниях прекращения трудового договора со ссылкой на соответствующий пункт статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации. Например: "Уволен в связи с неизбранием на должность, пункт 3 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Трудовой договор прекращен в связи со смертью работника, пункт 6 статьи 83 Трудового кодекса Российской Федерации".

5.5. При прекращении трудового договора по дополнительным основаниям, предусмотренным Трудовым кодексом Российской Федерации или иными федеральными законами, в трудовую книжку вносятся записи об увольнении (прекращении трудового договора) со ссылкой на соответствующую статью Трудового кодекса Российской Федерации или иного федерального закона.Например: "Уволен в связи с повторным в течение года грубым нарушением устава образовательного учреждения, пункт 1 статьи 336 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволен в связи с достижением предельного возраста, установленного для замещения государственной должности государственной службы, пункт 2 (1) статьи 25 Федерального закона от 31.07.95 № 119-ФЗ "Об основах государственной службы Российской Федерации".

5.6. При расторжении трудового договора по инициативе работника по причинам, с которыми законодательство связывает предоставление определенных льгот и преимуществ, запись об увольнении (прекращении трудового договора) вносится в трудовую книжку с указанием этих причин. Например: "Уволена по собственному желанию в связи с переводом мужа на работу в другую местность, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации" или "Уволена по собственному желанию в связи с необходимостью осуществления ухода за ребенком в возрасте до 14 лет, пункт 3 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".

6. Особенности заполнения сведений об увольнении (прекращении трудового договора) и приеме (назначении) на работу в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) или его переходом на выборную работу (должность)

6.1. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переводом работника на другую постоянную работу к другому работодателю (в другую организацию) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки указывается, в каком порядке осуществляется перевод: по просьбе работника или с его согласия.При приеме на новое место работы в трудовой книжке работника в графе 3 раздела "Сведения о работе" делается запись, предусмотренная п.3.1 настоящей Инструкции, с указанием при этом, что работник принят (назначен) в порядке перевода.

6.2. При увольнении (прекращении трудового договора) в связи с переходом работника на выборную работу (должность) к другому работодателю (в другую организацию) в трудовой книжке делается запись: "Уволен в связи с переходом на выборную работу (должность) в (указывается наименование организации), пункт 5 статьи 77 Трудового кодекса Российской Федерации".На новом месте работы после указания полного наименования выборного органа, а также сокращенного наименования выборного органа (при его наличии) в графе 3 раздела "Сведения о работе" трудовой книжки делается запись о том, на какую работу (должность) избран работник, а в графе 4 указывается решение выборного органа, дата и номер его принятия.

7. Особенности заполнения дубликата трудовой книжки

7.1. Дубликат трудовой книжки заполняется в соответствии с разделами 1 - 6 настоящей Инструкции.

7.2. Если работник до поступления в данную организацию (к данному работодателю) уже работал, то при заполнении дубликата трудовой книжки в разделе "Сведения о работе" в графе 3 прежде всего вносится запись об общем и/или непрерывном трудовом стаже работы в качестве работника до поступления в данную организацию (к данному работодателю), подтвержденном соответствующими документами. Общий стаж работы записывается суммарно, то есть указывается общее количество лет, месяцев, дней работы без уточнения, у какого работодателя, в какие периоды времени и на каких должностях работал в прошлом владелец трудовой книжки. После этого общий и/или непрерывный трудовой стаж работы, подтвержденный надлежаще оформленными документами, записывается по отдельным периодам работы в следующем порядке: в графе 2 указывается дата приема на работу; в графе 3 записывается наименование организации (работодателя), где работал работник, а также структурное подразделение и работа (должность), специальность, профессия с указанием квалификации, на которую был принят работник. Если представленными документами подтверждается, что работник переводился на другую постоянную работу в той же организации (у того же работодателя), то об этом также делается соответствующая запись. Затем в графе 2 указывается дата увольнения (прекращения трудового договора), а в графе 3 - причина (основание) увольнения, если в представленном работником документе имеются такие данные.В том случае, когда документы не содержат полностью указанных выше сведений о работе в прошлом, в дубликат трудовой книжки вносятся только имеющиеся в документах сведения. В графе 4 указывается наименование, дата и номер документа, на основании которого произведены соответствующие записи в дубликате. Оригиналы документов, подтверждающих стаж работы, после снятия с них копий и надлежащего их заверения работодателем или кадровой службой возвращаются их владельцу. Работодатель обязан оказать содействие работнику в получении документов, подтверждающих стаж его работы, предшествующий поступлению на работу к данному работодателю.

ПЗ № 13 Составление и оформление графика отпусков.

ПЗ № 14 Составить и оформить личное заявление на формате А4.

Цель занятия: научиться составлять справочно-информационную документацию.

Приобретаемые умения и навыки: заявление.

Теоретические сведения.

Личное заявление – это документ, адресованный должностному лицу и содержащий просьбу работника.

Заявление составляется по кадровым вопросам: при приеме на работу, переводе, увольнении, предоставлении отпуска и др.

Заявление адресуется руководителю организации или его заместителю и оформляется на стандартном листе бумаги.

Обязательными реквизитами заявления являются; наименование подразделения, название документа, дата, регистрационный номер, адресат, фамилия и должность заявителя, подпись. Текст заявления состоит из двух (обоснование и заключение) или одной части (заключение). Заключение содержит изложение существа вопроса, затем излагаются детали затронутого вопроса.

Заявление может иметь приложения – документы, подтверждающие обоснование просьбы (подлинники, копии документов, автобиографию и т. д.). Заявление подписывается составителем.

Задание 1.

Составить и оформить личное заявление о приеме на работу.

Задание 2.

Оформить заявление кассира завода «Свет» с просьбой предоставить ученический отпуск с 06.03.20___ по 18.03.20___ продолжительностью 13 календарных дней на основании справки-вызова № 5655 от 01.03.20___. Ф.И.О. кассира Иванова Ирина Петровна. Для примера используйте приложение 1.

Приложение 1

ОБРАЗЕЦ ЗАЯВЛЕНИЯ

Генеральному директору АО «Уфанефтегазстрой» Р.Б. Тухватуллину бухгалтера А.В. Захарова

ЗАЯВЛЕНИЕ

Прошу предоставить очередной отпуск на основании графика отпусков с 01.03.2009 по 28.03.2009 продолжительностью 28 календарных дней.

(подпись) А.В. Захаров 20.02.2009

ПЗ № 15 Составить и оформить распоряжение на формате А 4.

Для оформления документов необходимо использовать типовые формы, которые находятся в приложениях. В приложениях также представлены заполненные образцы этих документов.

Оформление документов производится в редакторе Microsoft Word с соблюдением всех отступов и интервалов. Все выполненные задания должны быть распечатаны и представлены преподавателю для проверки.

Задание 1.

Оформить распоряжение № 137 от 10.03.20___ главного инженера Московского станкостроительного завода «Техмаш» Д.М. Солнцева «О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601» на основе предложенных образцов в приложении 1 и 2.

В распорядительной части указать 4 пункта:

1. О внедрении стандарта ОРД СТП 02-601 во всех службах, на участках и в структурных подразделениях завода с 01.04.20___.

2. Об организации занятий по изучению СТП 02-601 со специалистами и инженерно-технологическим персоналом (с указанием «Кому» и с какого числа)

3. Об организации тиражирования бланков ОРД, типовых текстов и унифицированных форм (с указанием «Кому?»)

4. Контроль за исполнением распоряжения возложить на заместителя директора по общим вопросам И.К. Бирова.

Проставить визу юрисконсульта П.К. Лунова

Поставить отметку об исполнителе. Исполнителем является Журавлева телефон 308-34-16

Приложение 1

НАИМЕНОВАНИЕ ОРГАНИЗАЦИИ

Распоряжение

Дата №

Место издания

Заглавие начинается с вопроса - О чем...

Текст документа может начинаться с констатирующей части излагается цель или причина создания. Констатирующая часть может отсутствовать. Распорядительная часть начинается словом ОБЯЗЫВАЮ:

1. Распорядительные пункты строят по схеме: исполнитель - действие - срок. Последний пункт распоряжения формулируют следующим образом: Контроль за выполнением распоряжения возложить на наименование должности, инициалы, фамилия.

Текст печатают через 1,5 интервала.

Наименование должности лица, подписавшего документ И.О.Фамилия

Гриф согласования или визы

Исполнитель, телефон

Приложение 2

Открытое акционерное общество

«АБСОЛЮТ»

РАСПОРЯЖЕНИЕ

15.04.2009 №125

О проведении ремонтных работ

В связи с аварийным состоянием отопительной системы в комнате № 40

ОБЯЗЫВАЮ:

1. Провести ремонтные работы в комнате № 40 до 01.05.2009. Ответственный -начальник технического отдела B.C. Антонов

2. Контроль за исполнением распоряжения возложить на главного инженера А.В. Терехова.

Генеральный директор В.С.Семенов

Главный инженер Б.К.Савельев

15.04.2009

ПЗ № 16 Изготовить протокол заседания коллегиального органа на компьютере.

ПЗ № 17 Изготовить протокол заседания акционеров вручную.

ПЗ № 18 Составить и оформить приказ по личному составу на формате А4.

ПЗ № 19 Составить инструкцию по документационному обеспечению управления.

ПЗ № 20 Оформить копию протокола (заседания) производственного совещания.

Приложение №1

Инструкционно–технологическая карта

по выполнению практической работы №16

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема: Организация работы с документами

Тема практической работы №16:Формирование и хранение дел

Цель: Изучить роль оформления и хранения дел в деятельности документооборота предприятия.

Формируемые компетенции:ОК 1-5, 8-9 ПК 1.1-1.4, 1.6

Приобретенные навыки и умения:Знать порядок формирования и хранения дел в организации. Уметь осуществлять формирование дел.

Оборудование: Инструкционно-технологическая карта, ПК, СПС «Консультант Плюс»

Литература:1. А.В.Непогода «Делопроизводство организации».

Контрольные вопросы:

1. Как оформляется номенклатура дел?

2. Назовите документ, регламентирующий оформление обложки дела.

3. Кто занимается формированием документов в дела?

4. Перечислите условия хранения дел в текущем делопроизводстве.

ХОД РАБОТЫ

1. Задание 1. Составить обложку дела (Приложение №2).

2. Задание 2. Составить лист-заверитель дела (Приложение №3).

3. Задание 3. Составить внутреннюю опись документов дела (Приложение №4).

4. Задание 4. Составить опись передачи документов на хранение (Приложение №5).

5. Написать вывод по окончанию работы.

Приложение №2

Пример оформления обложки дела. Описание оформления обложки дела:

1. Оформляется синими или черными чернилами на обложке картонной папки скоросшивателя;

2. СВЕРХУ ДЕЛАЕТСЯ ОТСТУП 3 см. (для штампа Областного архива)

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ (указывается точное наименование вышестоящей организации на дату заведения дела) федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования « Мурманский государственный гуманитарный университет» (ФГБОУ ВПО «МГГУ») (указывается точное наименование университета на дату заведения дела) Кафедра русской филологии (указывается точное наименование структурного подразделения на дату ведения дела) ДЕЛО № 15-17(индекс по номенклатуре) Протоколы заседаний кафедры (указывается точное название дела по номенклатуре на дату заведения дела) (с № ___ по № __ ) Начато: 25 августа 2013 (дата по первому протоколу) Окончено: 30 июня 2014 (дата по последнему протоколу) На 243 листахХранить: постоянно ОБРАЗЕЦ ОФОРМЛЕНИЯ ОБЛОЖКИ ДЕЛА МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования « Мурманский государственный гуманитарный университет» (ФГБОУ ВПО «МГГУ») Кафедра русской филологии ДЕЛО № 15-06 Протоколы заседаний кафедры (с № 1 по № 10) Начато: 25 августа 2013 Окончено: 30 июня 2014 На 243 листах Хранить: постоянно

Приложение №3

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № ______________

В деле подшито и пронумеровано _______________________________________________ листов,

(цифрами и прописью)

в том числе:

литерные номера листов ____________________________________________________________

пропущенные номера листов _____________________________________________________

+ листов внутренней описи ____________________________________________________________

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2

Наименование должности

работника Подпись Расшифровка подписи

Дата

Приложение №4

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ

документов дела №______________

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6

Итого			документов
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи
		(цифрами и прописью)

Ведущий специалист отдела…
	(подпись)		(расшифровка)

Дата

Приложение №5

(наименование организации)

(наименование структурного подразделения)

УТВЕРЖДАЮ
Начальник отдела кадров
(подпись)					(И.О. Фамилия)
«		»				20		г.

ОПИСЬ № ____/_____

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Крайние даты	Количество листов	Срок хранения	Примечание
1	2	3	4	5	6	7
Название раздела

В данную опись внесено						ед. хр. с №
					(цифрами и прописью)
по №		в том числе:
литерные номера:
пропущенные номера:

Инспектор по кадрам
		(подпись)		(расшифровка подписи)

СОГЛАСОВАНО

СОГЛАСОВАНО

Начальник канцелярии

Протокол ЭК

структурного подразделения

(подпись)

(И.О. Фамилия)

«

»

20

г.

от

№

Приложение №6

Инструкционно–технологическая карта

по выполнению практической работы №17

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема: Организация работы с документами

Тема практической работы №17:Экспертиза ценности документов

Цель:Знать порядок проведения экспертизы ценности документов. Уметь организовывать прием, рассмотрение и исполнение документов на предприятии.

Формируемые компетенции:ОК 1-5, 8-9 ПК 1.1-1.4, 1.6

Приобретенные навыки и умения:Знать порядок проведения экспертизы ценности документов. Уметь организовывать прием, рассмотрение и исполнение документов на предприятии.

Оборудование: Инструкционно-технологическая карта, ПК, СПС «Консультант Плюс»

Литература:1. А.В.Непогода «Делопроизводство организации».

Контрольные вопросы:

1. Что называется экспертизой ценности документов и каковы ее основные задачи?

2. Перечислите основные этапы экспертизы ценности документов.

3. Какие органы входят в систему экспертных органов?

4. Кто входит в состав экспертной комиссии?

5. Расскажите о существующих критериях экспертизы ценности документов.

ХОД РАБОТЫ

1. Задание 1. Написать конспект на тему: «Экспертиза ценности документов.

2. Задание 2. Составить приказ о создании экспертной комиссии (Приложение №7).

3. Задание 3. Составить протокол заседания экспертной комиссии (Приложение №8).

4. Написать вывод по окончанию работы.

Приложение №7 ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ОПТИМА» (ОАО «ОПТИМА») ПРИКАЗ
«	28	»	октября	2016 г.		№	63
г. Ярославль
О создании экспертной комиссии

В целях организации работы по установлению сроков хранения документов, проведения их отбора на архивное хранение и уничтожение приказываю:

1. Создать экспертную комиссию в составе:

Председатель	__________________________________ (должность, ФИО)
Члены комиссии:	___________________________________ ___________________________________ ___________________________________ (должности, ФИО)
Секретарь	___________________________________ (должность, ФИО)

2. Заведующему архивом (ФИО) разработать положение об экспертной комиссии до 01.12.2016.

Генеральный директор ______________________ (ФИО)

Приложение №8

ОТКРЫТОЕ АКЦИОНЕРНОЕ ОБЩЕСТВО «ОПТИМА» (ОАО «ОПТИМА»)

ПРОТОКОЛ

заседания (его вид)

«_____» __________ 20___ г. № _________

г. Омск

Председательствующий –(ФИО) Секретарь – (ФИО) Присутствовали: 16 человек (список прилагается) или перечислить их в алфавитном порядке

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О…

Доклад (должность, ФИО).

1. СЛУШАЛИ:

(ФИО в винительном падеже) – текст доклада прилагается

ВЫСТУПИЛИ:

(ФИО) – подчеркнула важность… (краткое изложение от третьего лица единственного числа и в прошедшем времени)

РЕШИЛИ:

1.1.

1.2.

Председательствующий И.М.

(ФИО)

Секретарь М.П.

(ФИО)

Приложение №9

Инструкционно–технологическая карта

по выполнению практической работы №18

Дисциплина: Документационное обеспечение управления

Тема: Организация работы с документами

Тема практической работы №18: Внутренняя опись дела

Цель:Изучить порядок и форму заполнения внутренней описи дела.

Формируемые компетенции:ОК 1-5, 8-9 ПК 1.1-1.4, 1.6

Приобретаемые навыки и умения: Знать порядок проведения внутренней описи документов. Уметь правильно с учетом всех требований осуществлять формирование дел в архив, научиться составлять номенклатуру дел.

Оборудование: Инструкционно-технологическая карта, ПК, СПС «Консультант Плюс»

Литература: 1. Л.А.Румынина «Делопроизводство».

Контрольные вопросы:

1. Как формируется индекс дела?

2. Что такое внутренняя опись и для чего она необходима?

3. Порядок заполнения внутренней описи.

4. Расскажите об условиях хранения дел в текущем делопроизводстве

ХОД РАБОТЫ

1. Задание 1. Составить краткий конспект о внутренней описи дел.

2. Задание 2.Составить внутреннюю опись дел по образцу. (Приложение №10)

3. Задание 3. Составить лист-заверитель дела по образцу.(Приложение №11)

4. Написать вывод по окончанию работы.

Приложение №10

ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
документов дела №	08-24

№ п/п	Индекс документа	Дата документа	Заголовок документа	Номера листов дела	Примечание
1	2	3	4	5	6
12	12-17/1367	28.08.2016	письмо ОАО «Крук» о направлении прайс-листа	24-27

Итого	17 (семнадцать)		документов
	(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи		1 (один)
		(цифрами и прописью)

Ведущий специалист отдела…			К.А. Иванова
	(подпись)		(расшифровка)

Дата

28.12.2016

Приложение №11

Л

04-03

ИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА № 0404

В деле подшито и пронумеровано в том числе:				105 (сто пять)	листов
литерные номера листов	26а
пропущенные номера листов			43
+ листов внутренней описи		5 (пять)

Особенности физического состояния и формирования дела	Номера листов
1	2
Копия. Подлинник утрачен (акт об утрате от 09.12.2016 № 18)	58
Лист надорван и заклеен	93
Неразборчивый текст	97
Склейка из 4 листов	101

Инспектор по кадрам										Петров И.А.
							(подпись)			(расшифровка подписи)
«	18	»	декабря		20	16		г.