Методичка "Взаимоотношения с подчиненными"

Донецкая Народная Республика

Министерство образования и науки

Донецкий Дворец молодежи «Юность»

Отдел организационно-массовой и методической работы

Взаимоотношения руководителя с подчиненными

(Методическая рекомендация)

Донецк 2015

2

Введение

Существует много пособий, которые призваны помочь руководителю найти ответ на волнующие вопросы, чтобы избежать наиболее типичных ошибок в работе. Но все советы и рекомендации смогут реально помочь. Вначале нужно решить вопрос: способны ли вы быть руководителем? «Да разве не каждый квалифицированный работник способен стать руководителем?» - спросите вы. К сожалению, нет. Руководитель – это не просто разновидность обязанностей, а профессия. И как в любой профессии, к ней нужно иметь определенную предрасположенность, особые черты характера. Не бывает так, что в принципе специалист обладает всеми нужными качествами для занятия руководящей должности, но не знает, как взяться за дело. Он может избрать путь, который приведен его к провалу, либо действуя методом проб и ошибок, встретится со множеством неудач. Поэтому начинающему специалисты важно знать, сможет ли он быть руководителем.

Настоящие методические рекомендации даются как краткое обобщение пособия по совершенствованию стиля и методов руководства коллективом. Изучая рекомендации, руководитель должен самокритично дать оценку своему стилю и методу работы, каким принципам оно не соответствует и как улучшить руководство и взаимоотношения с подчиненными. Нельзя считать рекомендации исчерпывающими. Все вопросы поведения и взаимоотношения с подчиненными – это только одно из слагаемых комплекса мероприятий по совершенствованию взаимоотношений в коллективе и улучшения социально-психологического климата. Они помогут руководителю упорядочить работу, постичь сложное и трудное искусство управления и руководства. Идеальный стиль руководства в равной степени проявляется в ориентированности на достижении высоких производственных результатов и на заботу о создании благоприятного социально-психологического климата в коллективе. Такой стиль, как правило, позволяет добиваться успешного решения производственных задач в сочетании с условиями для наиболее полного раскрытия творческих способностей членов коллектива.

1. Каким должен быть руководитель.

Современный руководитель – это, прежде всего человек умеющий управлять не только производственной деятельностью людей, но и материальными условиями их труда и жизни, формами их общения.

Всегда поддерживающий нормальную благоприятную моральную атмосферу и хорошее настроение в коллективе, создающий условия, которые ускоряют адаптацию, помогают людям ознакомиться друг с другом на производстве и вне его.

Быть примером деловитости, трудолюбия, грамотности, добросовестного отношения к работе.

Всегда реально и смело решать вопросы производства. Быть спокойным и выдержанным, дисциплинированным, не терять чувства долга, ответственности, принципиальности.

Личные качества руководителя – это честность, человечность, справедливость, тактичное обращение к людям, простота и скромность во всем.

Обладать организаторскими способностями, уметь вовлечь своих подчиненных на новые высокопроизводительные и экономические дела в интересах производства.

Хороший внешний вид и аккуратность руководителя – первоочередная обязанность.

1. Руководитель и подчиненный.

Руководитель – это воспитатель. Чтобы быть им, надо быть самому воспитанным, надо служить живым примером того, что проповедуешь. Первое условие воспитателя – умение подойти к человеку, знать, как и чем можно на него воздействовать.

Уметь убедить, доказать подчиненным необходимость или целесообразность тех или иных действий и шагов.

3

Вести себя в коллективе тактично. Держатся прямо и свободно, при разговоре смотреть в глаза собеседнику. Манера поведения помогает вырабатывать руководителю уверенность в себе и уважение подчиненных.

Учитесь себя держать ровно с людьми. Не теряйте самообладание при любых обстоятельствах. Грубость – это признак слабости, а не силы. Кто не может управлять собой, тот вообще не умеет управлять.

Учитесь уважать критику, воспринимайте ее объективно, не пренебрегайте критическими замечаниями, а стремитесь разобраться в них и сделать для себя правильные выводы.

Твердо отстаивайте свои взгляды и убеждения, непреклонно проводите их в жизнь. Не считайте себя непогрешимым, а постоянно анализируйте свою работу, объективно оценивайте свои недостатки и исправляйте их.

Не бросайте слов на ветер. Взвешивайте каждое обещание и, когда оно дано, выполняйте его со всей энергией и настойчивостью. Пустозвонство и очковтирательство противоречит нашей морали.

Принципиально важные вопросы никогда не решайте единолично, не давите своим авторитетом, а наоборот, всегда поощряйте инициативу, но и помните: обсуждение – сообща, а ответственность – единолично.

Обладайте необходимым мужеством вовремя признать свою ошибку и отменить свое решение, если оно неправильное. Учитесь советоваться с людьми, внимательно выслушивать их мнение.

Будьте компетентны. Руководитель, плохо разбирающийся в специальных проблемах, подобен слепому, взявшемуся быть проводником.

Будьте смелым и решительным. Ничто так не компрометирует руководителя, как безынициативность и трусость.

Цените время подчиненных: нет ничего хуже, чем вынужденное безделье по вине начальника.

Если то, что делают ваши сотрудники, в корне не расходится с вашим мнением, предоставьте им максимум свободы. Чем больше свободы, те больше свободы получите сами.

Шутите сами и позволяйте шутить окружающим. Добрая шутка создает обстановку доверия, делает труд более легким, привлекательным и производительным.

Заботьтесь о производстве, но в первую очередь и больше всего о людях.

Не бойтесь, если ваши подчиненные компетентнее вас в отдельных вопросах. Гордитесь такими подчиненными. Хорошая репутация подчиненных – похвала руководителю.

Умейте приказывать, умейте подчиняться. Только тогда вы научитесь управлять.

Неотъемлемой чертой руководителя является вежливость, приветливость, тактичность. Распоряжения, отдаваемые в твердой, вежливой форме, всегда приводят к лучшим результатам.

Не полагайтесь на свою власть, не командуйте своими подчиненными. А будьте прежде всего организатором, умейте вести подчиненных и рассчитывать на их помощь.

Будьте уверенны в себе и в своем деле. Не торопитесь сказать что-то резкое, оскорбительное. Помните, у каждого человека есть чувство собственного достоинства.

Находите себе способных и активных помощников, гордитесь ими и никогда не выпячивайте себя. Любое новшество, сделанное по вашей инициативе, должно относиться ко всему коллективу. Как можно меньше говорите «я», а больше «мы».

Знайте, что чрезмерное ограничение прав подчиненных не дает возможности проявлять им самостоятельности в работе, сковывает инициативу.

Учитесь разбираться в людях: подхалимство, лесть, чрезмерное восхваление мешают правильно, критически оценивать обстановку и результаты своей деятельности.

4

Не допускайте панибратских отношений с подчиненными. Доброжелательность к

людям, понимание их человеческих интересов превыше всего. Умейте тактично и с симпатией относиться к их нуждам и проблемам. Устанавливайте дружескую атмосферу в коллективе.

Будьте приветливы с подчиненными. Умейте замечать подчиненного. Не ожидайте, что подчиненный первым проявит к вам дружелюбие и приветливость, а начинайте с этого сами. Даже если подчиненный не будет реагировать на это, все равно, в конце концов, приветливость одержит верх.

Научитесь вызывать подчиненных на разговор. Молчаливый работник – всегда загадка и трудный объект для управления. Но не менее важно вовремя остановить не в меру разговорившегося подчиненного.

Не прерывайте жалобщика. Дайте ему возможность разрядить свою психологическую напряженность. После этого часть жалобы разрешается сама собой.

Умейте излагать свои мысли кратко, четко и ясно, а также умейте слушать.

В случае ошибок не ищите «козла отпущения». Оперативно устраняйте сбой в работе и предусматривайте меры, исключающие повторение ошибок

1. Организация руководства коллективом

Хороший руководитель должен иметь четкий распорядок дня, строго его придерживаться. Это приучит к дисциплине, как самого руководителя, так и его подчиненных. Планируйте работу так, чтобы иметь время для обдумывания.

Не уделяйте слишком много времени тем вопросам, с которыми с успехом справится подчиненный, концентрируйте свое внимание на главных вопросах производства.

В решении хозяйственно-политических вопросов опирайтесь на общественные организации. Решения вышестоящих организаций выполняйте со всей энергией и требуйте их выполнения своими подчиненными.

Главные достоинства любой работы – своевременность, точность, научность, деловитость, принципиальность. Помните, что через щель неточности пролезают нежелательные явления.

Руководителю следует, в первую очередь, четко определить обязанности своих заместителей, наделить их необходимыми правами для самостоятельного решения вопросов. У руководителя не должно быть никаких секретов от своих заместителей. Он должен постоянно информировать их о создавшейся текущей обстановке, а также перспективах развития производства, систематически советоваться с ними, помогать им, требовать от них.

Порядок на рабочем месте – один из признаков хорошего руководителя. Нагромождение бумаг создает впечатление страшной занятости. Помните об этом.

Необходимо повышать квалификацию своих помощников, помня, что стиль их работы является отражением стиля работы руководителя. Характерными чертами должны быть: желание ускорить решение вопросов посетителей, выдержанность, точность, старательность, приветливость, вежливость.

Ломать годами сложившиеся традиции и порядки, представление и привычки необходимо тогда, когда они пришли в противоречие с интересами развития предприятия.

Выполнять план (любой ценой) – это еще не значит хорошо руководить порученным делом.

Руководитель отвечает за порученное ему дело и в то время, когда он находится в командировке, отпуске и т.д. поэтому необходимо подготовить так своих подчиненных, чтобы один из них мог всегда заменить своего руководителя.

1. Задание и контроль за исполнением.

Доверяй и проверяй – это важнейший принцип хорошего руководителя. Для этого следует научиться доверять подчиненным, всячески поддерживать и развивать их инициативу, не вмешиваться в мелочи, если в основном задание выполняется верно.

Систематически проверяя исполнение, не превращайте контроль в мелочную опеку. Это

5

мешает проявлению инициативы и самостоятельности у подчиненных.

Правильное применение принципа единоначалия – четкое разграничение функций, обязанностей, прав и ответственности исполнителей. Каждый работник должен подчиняться только одному руководителю, от которого он получает задание и перед которым отчитывается. Отсутствие четкого разграничения обязанностей и ответственности за порученное дело создает безответственность и путаницу между различными структурами подразделения, а также и между отдельными исполнителями.

При выдаче задания руководитель обязан обеспечить, чтобы за решение того или иного вопроса отвечал один работник.

Выдавая задание, необходимо уяснить себе, в чем будет выражаться результат работы, как будет контролироваться выполнение.

Занижение задания портит даже хороших работников. Поэтому лучше давать задания с более сжатыми сроками, чем с растянутыми.

Распределяйте задания и работу соответственно опыту, способностям и индивидуальным особенностям каждого подчиненного. Нельзя давать поручения, явно превышающие возможности работника. Задание должно быть трудным, но выполнимым.

Не следует давать подчиненному важные и срочные задания по нескольким вопросам. Это распыляет внимание исполнителя. Если этого нельзя избежать, то нужно тщательного разграничить задания, выделив из них самое важное.

Добейтесь, чтобы каждый работник вовремя информировал о важных случаях невыполнения задания сразу же, как эта опасность выявлена.

1. Оценка деятельности.

Требуя дисциплины от коллектива, сами будьте дисциплинированны.

Говоря о недостатках подчиненных, научитесь слушать замечания и о своих недостатках.

Каждое достижение подчиненного, проявление им инициативы немедленно отмечайте, старайтесь это сделать в присутствии других сотрудников, чтобы возбудить у них желание работать лучше.

Не бойтесь хвалить подчиненных, если они достойны, скажите доброе слово.

Собираясь делать замечание, начните с похвалы, а затем укажите на упущение и вину, делая упор на личную репутацию работника.

Критика должна быть объективной. Нельзя только критиковать, иначе прекратитесь в руководителя, который все время брюзжит и распекает подчиненных. Это вызывает у подчиненного отрицательную реакцию и мнение, что у руководителя вообще нельзя добиться положительной оценки.

Первое замечание подчиненному всегда нужно делать наедине. Если замечание будет справедливым, оно вызовет уважение к руководителю.

Выговор в присутствии коллег – «высшая» меры наказания. Распекание в присутствии коллег способно вызвать ненависть к руководителю, желание отомстить ему, легко приводит к склоке, анонимным донесениям.

Не увлекайтесь наказаниями и взысканиями, Если вы не уверены, что подчиненный действительно виновен, то лучше воздержитесь от наказания.

Хороший руководитель не тот, у кого приемная полна посетителей. Настоящий руководитель каждому делу отводит свое время.

Можно извинить человека, опоздавшего по рассеянности, но нельзя прощать того, кто опоздал потому, что «был занят делом».

Не «хозяин» а слуга народа – вот почетное звание руководителя.

1. Научитесь беречь время.

Не теряйте времени на проведение частых совещаний. Каждое деловое совещание готовьте тщательно, четко и быстро проводите его.

В решении вопросов точно определите свою цель. Не тратьте время и энергию на дело,

6

от которого не знаешь, что достигнешь. Сосредоточьтесь на главном. Решение вопроса распишите по важности. Делайте сначала то, что «надо», а затем то, «что хочется».

Установите твердые сроки, они должны быть реальными. Иначе вам не выполнить принятых обязательств. Не расслабляйте себя рассуждениями о переносе сроков. Будьте непреклонными к себе и подчиненным.

Приступайте к делу сразу же. Никто, кроме вас самого, не сможет помочь вам избавиться от привычки мешкать с делами.

Не становитесь жертвой шаблонного мышления. Совершенствуйте работу и не говорите, что раньше делалось так-то, а теперь требуют вот так-то.

Учитесь слушать. Получая указания,, прежде чем делать, уточните, что и когда делать и к какому сроку. Если что-нибудь не ясно, сразу же спросите.

1. Стиль руководства.

В работе коллектива используйте, где это необходимо, стандартные правила, методические указания, инструкции и другие управленческие документы.

Тщательно планировка работы аппарата управления требования от подчиненных выполнения плана.

Принятие решений, что и как должно делаться в коллективе для достижения производственных целей, а за подчиненными остаются исполнительские функции.

Допущение в работе подчиненных проявления высокого уровня инициативы и самостоятельности в выборе способов достижения стоящих перед ними целей.

Обеспечение контроля по выполнению плана и дисциплины исполнения требуется, чтобы подчиненные информировали руководителя о проделанной работе.

Поддерживать в коллективе определенный деловой этикет, стиль отношений и поведения. Служебный рост подчиненных, перспективы продвижения и условия, требуемые для этого.

Информация коллектива о событиях, происходящих в нем, и общем положении дел в системе управления.

Поддержание на должном уровне внешнего вида, порядка в кабинете, манеры поведения.

Оплата и стимулирование труда в коллективе осуществляется в соответствии с реальным вкладом каждого в общий результат.

Проводить в жизнь долгосрочную кадровую политику (продвижения, найма, увольнения и т.д.)

Использование личного примера руководителя, как средство повлиять на подчиненных и создать благоприятный социально-психологический климат в коллективе (доверие, сознательность, разрешение конфликтов и т.д.)

В руководстве используется делегирование полномочий (оставлять за руководителем главные вопросы, а второстепенные передаются на низовые уровни).

Создание условий для обеспечения физического здоровья подчиненных на работе, в быту, побуждение их укреплять свое здоровье.

Приложение усилий, чтобы добиваться от подчиненных не отодвигать на второй план решение таких вопросов развития коллектива, как анализ и улучшение социально-психологического климата, поддержания высокой трудовой дисциплины и выполнения принятого распорядка дня.

Для достижения высоких производственных результатов в коллективе осуществляется профессиональная учеба и поощряется самостоятельная работа по повышению квалификации.

Предлагаемые ниже тесты помогут вам оценить стиль своего руководства, а точнее – соотношение в нем демократических и формально-организационных факторов. Перед вами отражены различные элементы стиля руководства. Постарайтесь выразить свое отношение к этим утверждениям в соответствии с тем, как обычно действуете и мыслите, как руководитель.

7

1. Стиль взаимодействия.

(Тест)

Перед вами 20 утверждений. Оцените по 5-ти балльной системе, как часто (5 – наиболее часто) интересующий вас человек поступает тем или иным образом при взаимодействии с другими людьми.

А. Действия 1,5,9,13,17 указывают на приверженность к директивному стилю.

Б. Действия 3,7,11,15,19 свидетельствуют о приверженности к коллективному стилю.

В. Действия 4,8,12,16,20 являются индикаторами невмешательства в деловой стиль.

Г. Действия 2.6.10,14,18 дают основание судить о приверженности деловому стилю.

Подсчитайте баллы.

В каждой группе максимально можно набрать 25 баллов.

20 и более баллов свидетельствуют о том, что руководитель привержен к стилям А.Б.В.Г.

12-14 баллов означают, что он иногда склонен проявлять именно данный стиль взаимодействия.

Общий показатель (по всему тесту) свидетельствует об устремленности к взаимодействию с людьми.

Показатель в 30-40 баллов говорит о пассивности руководителя в групповой деятельности.

1. Какой вы руководитель.

(Тест)

Ответ на этот вопрос можно получить с помощью теста. Возможно, тест и не сообщит вам то, что вы хотели бы услышать. Но он может помочь вам войти в контакт с самим собой, если вы осмелитесь сделать это. Итак, проверьте, какой вы руководитель.

Ответьте «да» или «нет» на приведенные ниже вопросы.

8

1. Охотно ли вы беретесь за управленческие задачи, не имеющие типовых схем решения?

2. Трудно ли было вам отказаться от тех приемов управления, которыми вы пользовались, работая на более низкой должности?

3. Долго ли вы отдавали предпочтение ранее возглавляемому вами подразделению, уйдя на повышение?

4. Стремитесь ли вы к тому, чтобы выработать универсальный стиль управления, подходящий для большинства ситуаций?

5. Умеете ли вы (безошибочно) дать целостную оценку своим подчиненным (руководителям более низкого ранга), квалифицировав их как сильных, средних или слабых руководителей?

6. Легко ли вам выйти за рамки личных симпатий или антипатий, решая кадровые вопросы?

7. Считаете ли вы, что универсального стиля управления нет и нужно уметь сочетать различные стили в зависимости от специфики управленческих ситуаций?

8. Легче ли вам избежать конфликта с вышестоящим руководством, чем с подчиненными?

9. Хочется ли вам сломать стереотипы управления, сложившиеся в возглавляемом вами подразделении?

10. Часто ли оказывается ваше первое интуитивное впечатление верным о качествах человека как руководителя?

11. Часто ли вам приходится объяснять неудачи в управлении объективными неблагоприятными факторами?

12. Часто ли вы ощущаете, что для эффективной работы вам не хватает времени?

13. Считаете ли вы, что если бы имели возможность чаще бывать на объектах, то эффективность вашего руководства значительно повысилась бы?

14. Предоставляете ли вы подчиненным вам сильным руководителям значительно больше полномочий и самостоятельности в решении вопросов, чем слабым, хотя и те, и другие имеют один и тот же должностной статус?

Внимание! Прошу определить количество набранных вами баллов по следующей таблице:

_______________________________________________________________________________

Вопрос: 1: 2: 3: 4: 5: 6: 7: 8: 9: 10: 11: 12: 13: 14:

_______________________________________________________________________________

«Да»: 1: 0: 0: 0: 2: 1: 1: 1: 1: 1: 1: 0: 0: 2:

_______________________________________________________________________________

«Нет»: 0: 1: 1: 2: 0: 0: 0: 2: 0: 0: 2: 1: 2: 0:

_______________________________________________________________________________

Итак, подведем итоги: максимально возможное количество баллов – 20.

От 0 до 5 баллов – вы больше специалист, чем руководитель, и если представится возможность перейти на такую должность, как например, главный специалист и т.п., не надо колебаться.

От 6 до 10 баллов – нельзя сказать, что вы сильный руководитель, но если в возглавляемом вами коллективе дела идут неплохо, то лучше не предпринимать коренных реорганизаций. Не нужно также соглашаться перейти в другой коллектив. Вам стоит прислушаться к мнению вышестоящих руководителей и к мнению коллектива, больше внимания уделять кадровым и перспективным вопросам, шире использовать коллективные формы принятия решения, стремиться создать и упрочить традиции в коллективе.

От 11 до 15 баллов – вы относитесь к типу «руководителя-организатора», умеете сконцентрировать силы на более важных проблемах. К ним причисляете проблему эффективного подбора и расстановки кадров, проблему разработки и согласования

9

оптимального (реального) плана. Ваша сила в том, что вы никогда не идете на поводу у текущих дел, отделяете главное от второстепенного, умеете во что бы то ни стало добиться решения принципиальных проблем. Дела у вас идут успешно. Вам можно дать один совет: не запускайте текущие дела, перепоручая их заместителям. Время от времени контролируйте исполнение.

От 16 до 20 баллов – вы можете вывести из прорыва отстающее подразделение, но вам мешает «текучка». Вы стремитесь к перестройкам и преобразованиям, ориентированы на деловую карьеру. Обладая необходимыми управленческими способностями, не всегда успешно адаптируетесь, так как вам мешает излишняя категоричность в оценках и суждениях, а также, возможно, излишняя резкость в отношениях с вышестоящими руководителями.

Заметки от составителя.

Каждый из нас подвержен влиянию других людей и в свою очередь сам влияет на них с той или иной целью. Политики, педагоги, врачи, журналисты, актеры делают это в силу специфики своей профессии. Человек, обладающий хорошими задатками руководителя, эффективно влияет на окружающих, изменяет их мнения, советует им, управляет ими. Во взаимоотношениях с подчиненными вы чувствуете себя внешне уверенно. Вы убеждены, что человек не должен замыкаться в себе, избегать людей, держаться в стороне и думать только о себе. Вы чувствуете в себе потребность что-то делать для окружающих, указывать им на ошибки, учить их, чтобы пробуждать в них интерес к внешнему миру. И в этом случае с теми, кто не разрешает или не разделяет ваши принципы, по-вашему, нечего особенно церемониться. их надо убеждать, и вы это умеете. однако вам нужно следить за тем, чтобы ваше отношение к людям не принимало крайних проявлений. иначе вы превратитесь в фанатика или тирана.

Руководитель должен быть организованным. Работа организованного руководителя всегда надежна и результативна. Организованный руководитель делает в три раза больше, чем неорганизованный, и проживает как бы три жизни. Неорганизованный руководитель идет на поводу у времени и дел. Организованный умеет управлять и временем, и делами. Его стиль работы, результаты труда показывают, что организация в руках человека – огромная сила.

Предлагаемый методический материал послужит не только для проверки личной организованности, но и средством, которое сможет побудить к постижению секретов самоорганизации, выработке организационных навыков и привычек.

Запомните! Хорошее знание своего дела, уверенность в том, что вы на своем месте, позволяют вам не заботиться о личном авторитете, а помнить лишь о пользе дела по поведению руководителя и взаимоотношению с подчиненными.

Желаю удачи!

Материал подготовлен методистом

Чумаченко Е.М.

Донецк