Методы обобщения информации о хозяйственных операциях организации за отчетный

Тема 4. Методы обобщения информации о хозяйственных операциях организации за отчетный период

ПЛАН

1. методы обобщения информации о хозяйственных операциях организации за отчетный период

2. Шахматная ведомость 

3. Оборотная ведомость

4. Принципы составления финансовой отчетности

5. Виды ошибок, допускаемых при составлении отчетности

Существуют следующие методы обобщения информации о хозяйственных операциях организации за отчетный период:

1 Сверка итогов аналитического и синтетического учета.

2 Инвентаризация имущества и финансовых обязательств организации. Инвентаризация - это установление фактического наличия средств и их источников, произведенных затрат и т.п. путем пересчета остатков в натуре или путем проверки учетных записей. Создаются комиссии для проведения инвентаризации и ревизии, которые утверждаются руководителем организации, создаются приказы о назначении комиссий. Данная информация отражается в учетной политике предприятия.

3 Расчет и наличие налогов.

4 Закрытие счетов по учету прибыли. Согласно установленному порядку ведения бухгалтерского учета в течение отчетного года все организации формируют финансовый результат своей деятельности на счете 5999 «Прибыли и убытки». Хозяйственные операции отражают на счете 5999 по так называемому кумулятивному принципу, т.е. нарастающим итогом с начала года. Конечный финансовый результат за отчетный период определяют сопоставлением кредитового и дебетового оборотов по счету 5999 «Прибыли и убытки». Таким образом, учет балансовой прибыли в течение года организация осуществляет на следующем счете: 5999 «Прибыли и убытки».

При ознакомлении с ходом проведения предварительных работ перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, подтверждается правильность и порядок проведения данных мероприятий.

До начала составления баланса необходимо определить уровень существенности показателей бухгалтерского баланса. Показатель считается существенным, если его нераскрытие может повлиять на экономические решения, принимаемые на основе отчетной информации.

Предприятия обязаны формировать бухгалтерскую отчетность на основе согласованных между собой данных синтетического и аналитического учета. Если данные синтетического учета расходятся с данными аналитического учета, то бухгалтерская отчетность не может быть признана достоверной.

Для сличения оборотов и остатков по всем синтетическим счетам могут использоваться оборотные ведомости, которые бывают двух видов:

- оборотно-сальдовая ведомость, где отражаются сальдо начальное, сальдо конечное и суммы оборотов по Дебету и Кредиту по всем счетам Главной книги.

- шахматная оборотная ведомость, где отражаются сальдо начальное, сальдо конечное, суммы оборотов по Дебету и Кредиту, а также корреспонденция счетов.

Шахматная ведомость применяется при ручном методе бухучета на предприятии. В ней отражаются обороты имущества в определенный период, чаще всего это месяц. Частенько приходится слышать, что это устаревший метод. Однако же это не так. Умение составлять шахматную ведомость вручную или с использованием Exell может освободить от зависимости от дорогостоящей программы 1С. Внешне она похожа на таблицу шахматного турнира, поэтому и получила такое название.

Шахматная ведомость привлекательна своей наглядностью. В ней видны как обороты, так и результаты и сальдо в компактном виде. При использовании Exell можно увидеть подробно, из чего сформировалась сумма в каждой ячейке.

Итак, шахматная ведомость - это таблица, в которой по строкам разнесены дебеты счетов, а по столбцам – кредиты счетов. Последняя строка - это сумма всех дебетовых оборотов. Последний столбец - это сумма всех кредитовых оборотов. Они должны быть равны.

В ячейках на пересечении соответствующей строки и столбца записывается сумма проводки.

Если в ведомость были правильно разнесены корректные проводки, в правом нижнем углу получается одна и та же сумма как по столбцам, так и по строкам.

И это говорит о том, что баланс "пошел". Ну а если не "пошел", в шахматке очень удобно искать ошибку.

В оборотной ведомости записываются все Сальдо и обороты по каждому счету, по которому производится расчеты.

Оборотная ведомость имеет два назначения.

Во-первых, ее применяют для контроля. Если все расчеты на счетах выполнены правильно, то в оборотной ведомости должно быть три пары равенств: сальдо начальное по дебету равно сальдо начальному по кредиту, обороты по дебету равны оборотам по кредиту, сальдо конечное по дебету равно сальдо конечному по кредиту.

Первая пара равенств вытекает из баланса на начало месяца, так как данные первого и второго столбца — это данные актива и пассива баланса на начало месяца.

Вторая пара равенств вытекает из правила двойной записи, так как одна и та же сумма проходит и по дебету, и по кредиту счетов. Поэтому итоговая сумма оборотов в оборотной ведомости должна быть равна сумме всех операций в журнале хозяйственных операций.

Третья пара равенств имеет контрольное значение и показывает, что расчеты на счетах выполнены правильно.

Во-вторых, на основании оборотной ведомости составляют баланс на конец отчетного периода, в нашем примере на конец месяца. Сальдо конечное по дебету счетов в оборотной ведомости — это данные для актива баланса, а сальдо конечное по кредиту счетов записывают в пассив баланса.

Этапы составления промежуточной отчетности включают в себя:

1.Уточнение распределения доходов и расходов между смежными отчетными периодами (месяц, квартал и так далее).

2. Проверка записей на счетах бухгалтерского учета и их соответствие Главной книге.

3. Исправление выявленных ошибок.

4. Закрытие счетов учета затрат, формирование себестоимости готовой продукции и реализованной продукции (работ, услуг) нарастающим итогом с начала года.

5. Выявление промежуточного финансового результата от продажи продукции (работ, услуг)

6. Выявление промежуточного финансового результата от прочих операций, не относящихся к обычным видам деятельности    

7. Выявление промежуточной (с начала года) чистой прибыли (непокрытого убытка)

8. Составление Главной книги на конец промежуточного отчетного периода.

Цикл учетной работы за любой очередной месяц (в межотчетном периоде) можно разделить на три части:

1) составление бухгалтерских записей (проводок) на основании надлежаще оформленных первичных документов (накопительных, группировочных ведомостей;

2) перенос всех фактов хозяйственной деятельности организации за месяц из первичных документов в регистры бухгалтерского учета;

3) формирование информации об объектах бухгалтерского учета на счетах Главной книги на основании итоговых данных учетных регистров.

В конце отчетного периода по всем счета Главной книги подсчитываются дебетовые и кредитовые обороты, по большинству выводится конечное сальдо. Показатели Главной книги - обороты по дебету и кредиту счетов, а также сальдо по счетам используются для составления бухгалтерской отчетности. Чтобы убедиться в правильности отчетности и полноте показателей, периодически проверяют записи

на счетах, используя различные приемы. Эти приемы в значительной мере зависят от применяемой формы бухгалтерского учета.

Принципы составления финансовой отчетности подразделяются на две группы:

1. основополагающие допущения, на которых базируется финансовая отчетность;

2. качественные характеристики информации финансовой отчетности.

Основополагающие допущения состоят из двух базовых принципов учета:

1. учета по методу начисления. Результаты хозяйственных операций и прочих событий признаются в бухгалтерском учете по мере их совершения (а не тогда, когда получены или выплачены денежные средства или их экви-валенты) и включаются в финансовую отчетность тех периодов, к которым относятся. Применение принципа начисления означает, что на каждую ототчетную дату производится начисление соответствующих доходов и расходов компании;

2. непрерывности деятельности компании. Предполагается, что компания имеет намерение работать в обозримом будущем и не будет необходимости ее ликвидации или существенного сокращения масштабов деятельности. Если же такое намерение отсутствует или необходимость ликвидации существует, то финансовая отчетность должна составляться по другим правилам, подлежащим раскрытию. При

ожидании прекращения деятельности компании, в случае ее банкротства отчетность должна быть составлена исходя из предположения, что все активы будут проданы по ликвидационной стоимости.

Под допущениями в учете понимаются условия деятельности организации, которые должны соблюдаться в течение всего периода действия учетной политики.

К ним относятся:

а) обязательность имущественной обособленности предприятия. В бухгалтерском учете и отчетности должны отражаться имущество и обяза-тельства, принадлежащие организации, ведущей бухгалтерский учет. Имущество и долговые обязательства собственников (учредителей предприятия и других организаций) учитываются обособленно;

б) допущение непрерывности деятельности организации. У партне-ров предприятия и его персонала должна быть уверенность, что организация будет продолжать свою деятельность, в обозримом будущем у нее нет наме-рений и необходимости в ликвидации или существенном сокращении этой деятельности и, следовательно, все обязательства будут погашаться в уста-новленном порядке;

в) необходимость временной определенности фактов хозяйственной деятельности. Хозяйственные операции и факты должны отражаться в бух-галтерском учете в том отчетном периоде, в котором они имели место, неза-висимо от фактического времени поступления или выплаты денежных средств, связанных с этими фактами и операциями;

г) допущение последовательности способов ведения бухгалтерского учета и применения учетной политики. Методы группировки и оценки фак-тов хозяйственной деятельности, погашения стоимости активов, организация документооборота, рабочий план счетов бухгалтерского учета должны быть относительно постоянными, при их изменении необходимо обеспечить пре-емственность соответствующих данных учета и отчетности, их сопостави-мость.

Виды ошибок, допускаемых при составлении отчетности

 Именно несоблюдение отдельных положений законодательно-нормативных документов о предоставлении бухгалтерской отчетности и приводит к ошибкам при составлении бухгалтерской отчетности. Часто встречающиеся ошибки можно условно разделить на три группы:

- организационные - ошибки, связанные с неправильным определением состава бухгалтерской отчетности, периодичности ее составления;

- технические - неправильное заполнение отдельных реквизитов и арифметические ошибки, возникающие при заполнении форм отчетности;

- методологические - возникают в связи с неправильным ведением бухгалтерского учета и, как следствие, ошибками при перенесении данных учета в отчетность.

1 Организационные ошибки. Каждая организация обязана составлять бухгалтерскую отчетность по результатам отчетного периода (промежуточная) и отчетного года (годовая). В полном объеме составляется только годовая бухгалтерская отчетность. Квартальную и месячную бухгалтерскую отчетность допускается составлять лишь в объеме первых двух форм: бухгалтерского баланса и отчета о прибылях и убытках.

К одной из основных организационных ошибок формирования бухгалтерской отчетности, без сомнения, можно отнести несоставление промежуточной отчетности за месяц.  Аналогичную ошибку зачастую допускают организации, представляющие отчетность в налоговые органы в электронном виде.

При составлении первой бухгалтерской отчетности, вновь созданным организациям, необходимо учитывать положения что для организаций, созданных после 1 октября, первым отчетным годом считается период с даты их государственной регистрации по 31 декабря следующего года.

Распространенной организационной ошибкой является также неправильное определение состава бухгалтерской отчетности организациями, являющимися субъектами малого предпринимательства.

Зачастую приходится сталкиваться со случаями полного несоставления бухгалтерской отчетности организациями малого предпринимательства, перешедшими на упрощенную систему налогообложения.

В ряде статей данных Законов прямо указывается на обязанность ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности.Необходимо еще помнить, что практически все уставы организаций содержат положения о ведении бухгалтерского учета и составлении бухгалтерской отчетности. Минфин в ряде писем также указывал на недопустимость отсутствия ведения бухгалтерского учета и

составления бухгалтерской отчетности. Более того, отсутствие бухгалтерской отчетности в данных организациях приводит к невозможности распределять полученную прибыль собственниками, увеличивать или уменьшать уставный капитал, проводить годовые собрания собственников и т.п.

 Достаточно распространенной ошибкой является непроведение организациями обязательной аудиторской проверки годовой отчетности. При этом отчетность оказывается неполной, что приводит к получению требований от внешних пользователей (в частности, налоговых органов) о предоставлении аудиторского

заключения. В противном случае на организацию и ее должностных лиц может быть наложен штраф.

Перед  составлением годовой отчетности все организации обязаны проводить инвентаризацию активов и обязательств. Ее отсутствие в установленные сроки не позволяет считать составленную бухгалтерскую отчетность достоверной и зачастую является причиной отказа в выдаче безусловно положительного аудиторского заключения.

2 Технические ошибки.

Одна из наиболее распространенных технических ошибок - в порядке подписания форм отчетности. В основном это касается организаций, в которых бухгалтерский учет ведет не главный бухгалтер, а специализированная организация или бухгалтер-специалист по договору подряда. В этом случае подписывать отчетность за главного бухгалтера должен руководитель специализированной организации или бухгалтер-специалист. На практике же зачастую подпись за главного бухгалтера ошибочно ставит руководитель организации, в которой ведется бухгалтерский учет.

Показатели  бухгалтерской отчетности должны указываться в тысячах или миллионах рублей без десятичных знаков. Однако некоторые бухгалтерские работники по-прежнему пытаются указывать данные бухгалтерской отчетности в рублях по аналогии с данными налоговой отчетности. Этой ошибке способствует наличие такой возможности в ряде распространенных бухгалтерских компьютерных программ.

При проверках отчетности приходится сталкиваться с отсутствием в ней реквизита «Дата подписания отчетности». Необходимо отметить, что в типовых бланках бухгалтерской отчетности предусмотрено четыре разные даты.

1. Отчетная дата бухгалтерской отчетности - для годовой отчетности это 31 декабря отчетного года, а для промежуточной - последняя дата отчетного периода.

2. Дата утверждения бухгалтерской отчетности - это дата проведения общего годового собрания собственников организации, на котором рассмотрены итоги ее деятельности за отчетный год. Обычно это дата протокола общего собрания или решения собственника об утверждении финансовых итогов деятельности организации. В соответствии с законодательством   для АО дата утверждения годовой бухгалтерской отчетности должна быть в пределах с 1 февраля до 30 июня года, следующего за отчетным, а для ООО - с 1 февраля до 30 апреля года, следующего за отчетным. Если отчетность предоставляется внешним пользователям до проведения общего собрания собственников, реквизит «Дата утверждения» не заполняется. Не заполняется он и в промежуточной отчетности.

3. Дата отправки (принятия) бухгалтерской отчетности - это дата отправки отчетности внешним пользователям (по почте, электронным каналам связи и т.п.). Она может быть различной в зависимости от того, когда направлена отчетность тем или иным пользователям. При фактической передаче отчетности внешним пользователям указывается дата ее принятия последними.

4. Дата подписания бухгалтерской отчетности - важнейший реквизит, поскольку от его наличия зависит признание отчетности достоверной. До даты подписания в отчетности должны быть учтены все изменения, которые могли произойти с организацией после отчетной даты. Кроме того, организация не сможет получить аудиторское заключение,

если ее бухгалтерская отчетность не содержит дату подписания. Ведь в соответствии с нормативными документами по аудиторской деятельности запрещено выдавать заключение о достоверности отчетности раньше даты ее подписания.

3 Методологические ошибки. Достаточно часто при составлении бухгалтерского баланса бухгалтеры нарушают правило, согласно которому не допускается зачет между статьями активов и пассивов. На практике же бухгалтерии ошибочно производят зачет между различными статьями дебиторской и кредиторской задолженности. В результате имущественное положение организации, отраженное в отчетности, оказывается недостоверным.

Аналогичной является ошибка, связанная с искусственным раздуванием валюты баланса за счет неправильного закрытия задолженности по контрагентам.

Подобная ошибка возникает и когда организация ведет аналитический учет по контрагентам в разрезе каждого первичного документа. В этом случае, если организация своевременно не производит закрытие выставленных документов оплатой, также может возникать «раздувание» валюты баланса за счет того, что по одной и той же организации на одном и том же аналитическом счете числится как кредиторская, так и дебиторская задолженность.

 Сведения, содержащиеся в бухгалтерской отчетности организации, оказываются неполными, если при составлении отчетности не указывается имущество, числящееся на забалансовых счетах. Так, типичной ошибкой является отсутствие в бухгалтерском балансе сведений об арендованных организацией основных средствах или нематериальных активах, находящихся в пользовании.

При проверках ООО приходится сталкиваться с ошибкой, связанной с неотражением в Отчете об изменениях капитала размера чистых активов.

Значительное число организаций при составлении отчета о движении денежных средств ошибочно отражают все денежные потоки организации по текущей деятельности. Этому способствует и настройка большинства бухгалтерских программ, которые по умолчанию предлагают именно такое заполнение данной формы.

Еще одной методологической ошибкойявляется формальное отношение большинства главных бухгалтеров к составлению Пояснения к Бухгалтерскому балансу и Отчету о прибылях и убытках. А между тем данный элемент отчетности - один из наиболее важных и существенных. Формальное его составление, неотражение в Пояснении обязательной информации могут повлечь за собой признание бухгалтерской отчетности в целом недостоверной.