Методические рекомендации по изучению темы Базы данных

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ АВТОНОМНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ МУРМАНСКОЙ ОБЛАСТИ СРЕДНЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ «КАНДАЛАКШСКИЙ ИНДУСТРИАЛЬНЫЙ КОЛЛЕДЖ»

(ГАОУ МО СПО «КИК»)

Утверждаю

Директор ГАОУ МО СПО «КИК»

____________Е.Е. Чалая

«____»___________ 2015 г.

Методические рекомендации

по изучению темы «Базы данных MS ACCESS»
учебной дисциплины «Информатика»

2015г.

Разработчик(и):

Ф.И.О. Клокова Е. Е. преподаватель первой категории

Одобрено на заседании предметно – цикловой комиссии преподавателей естественно – математических и специальных дисциплин технического профиля

Протокол № 5 от « 20 » января 2015 г.

Председатель ПЦК____________________/ Клокова Е. Е. /.

Одобрено Методическим советом колледжа

Протокол №_________от «_____»__________________2015 г.

Оглавление

Теоретическая часть 1. Основные понятия. ТАБЛИЦЫ. 4

Теоретическая часть 2. ЗАПРОСЫ. 11

Теоретическая часть 3. ФОРМЫ. 18

Теоретическая часть 4. ОТЧЕТЫ. 23

Список литературы. 33

Теоретическая часть 1. Основные понятия. ТАБЛИЦЫ.

Хранение информации – одна из важнейших функций компьютера. Одним из распространенных средств такого хранения являются базы данных.

База данных – это файл специального формата, содержащий информацию, структурированную заданным способом.

БД- представляет собой набор записей и файлов, т.е. поименованную совокупность данных отражающую состояние объекта или множества объектов, их свойства и взаимоотношения.

С понятием БД тесно связано понятие СУБД.

Существует много программ для структуризации информации, размещения ее в таблицах и манипулирования имеющимися данными- такие программы получили название СУБД- это комплекс программных средств, предназначенных для создания структуры новой базы, наполнения ее содержимым, редактирования содержимого и визуализация информации.

Под визуализацией понимается отбор отображаемых данных в соответствии с заданными критериями, их упорядочение, оформление и последующая выдача на устройство вывода или передача по каналам связи.

Существует немало различных СУБД. Несмотря на то, что они могут по- разному работать с различными объектами и предоставлять пользователю различные функции и средства, большинство СУБД опирается на единый устоявшийся комплекс основных понятий.

Основная особенность СУБД- это наличие средств для ввода и хранения не только самих данных, но и описаний их структуры.

Функции СУБД:

1. управление данными непосредственно в БД - обеспечение хранения данных, находящихся в БД и служебной информации, обеспечивающей работу СУБД.

2. управление данными в памяти ПК - СУБД работают с большими массивами данных и, для ускорения их обработки используется буфер обмена в оперативной памяти, т. е. пользователь использует только необходимую ему информацию, а при необходимости получает новую порцию данных. Такие операции необходимы для поддержания логической целостности БД в многопользовательских системах. Если транзакция (манипулирование над данными) успешно выполнена, то СУБД вносит соответствующие изменения в БД.

3. управление транзакциями - позволяет проводить операции над БД как над единым целым.

4. поддержка языков БД. В СУБД обычно поддерживается 1 язык, который содержит все необходимые средства - от создания БД до обеспечения пользовательского интерфейса при работе с данными. Наиболее распространен язык SQL (Structured Query Language)

На сегодняшний день существует 3 основных подхода к построению БД: иерархический, сетевой и реляционный.

Название «реляционная» связано с тем, что каждая запись в такой БД содержит информацию, относящуюся только к одному конкретному объекту.

Реляционная модель - особый метод рассмотрения данных, который включает в себя как собственно данные (в виде таблиц) и способы работы и манипуляции с ними (в виде связей) используется несколько связанных таблиц, т. е. реляционная модель состоит из 1 или нескольких взаимосвязанных двумерных таблиц. Столбцы в такой модели называют полями, а строки - записями.

Поля образуют структуру базы данных, а записи составляют информацию, которая в ней содержится.

! Если в БД нет никаких данных (пустая БД), то все равно она содержит информацию. Информацией в данном случае будет являться структура БД, т. к. она определяет методы занесения данных и хранение их в базе.

Связь между таблицами осуществляется с помощью значений одного или нескольких совпадающих полей. Каждая запись в таблице является уникальной, т. е. в таблице нет совпадающих записей. Для обозначения уникальности записей используются ключи, которые содержат одно или несколько полей таблицы.

Термины реляционных БД:

1. Отношение - информация об объектах одного типа, отношения обычно хранится в виде таблицы.

2. Атрибут - определенная часть информации о некотором объекте. Атрибут обычно хранится в виде поля таблицы.

3. Связь - способ, которым связана информация в одной таблице с информацией в другой таблице.
   Между записями 2 таблиц (например, А и Б) могут существовать основные виды связей:

• «один к одному» (каждой записи из А соответствует одна определенная запись из Б).

• «один ко многим» (каждой записи из А соответствует несколько записей из Б).

• «многие к одному» (множеству записей из А соответствует 1 определенная запись из Б).

• «многие ко многим» (множеству записей из А соответствует множество записей из Б)

1. Объединение - процесс объединения таблиц или запросов на основе совпадающих значений определенных атрибутов.

Свойства полей.

Поля – это основные элементы структуры базы данных. Они обладают свойствами. От свойств полей зависит, какие типы данных можно вносить в поле, а какие нет, а также то, что можно делать с данными, содержащимися в поле.

Поля БД определяют:

1. структуру БД

2. групповые свойства данных, записываемых в ячейки, которые принадлежат каждому из полей.

Основным свойством любого поля является его длина. Длина поля выражается в символах или, что тоже самое, в знаках. От длины поля зависит, сколько информации в нем может поместиться. Мы знаем, что символы кодируются одним или двумя байтами, поэтому можно условно считать, что длина поля измеряется в байтах.

ИМЯ поля- это уникальное свойство любого поля. Определяет, как следует обращаться к данным этого поля при автоматических операциях с базой (по умолчанию имена полей используются в качестве заголовков столбцов таблиц)

! Одна база данных не может иметь двух полей с одинаковым именем

Подпись.

Подпись – это та информация, которая отображается в заголовке столбца. Разным полям можно задавать одинаковые подписи, т.к. все равно поля имеют разные имена. Подпись не надо путать с именем поля, если подпись не задана, то в заголовке отображается имя поля.

Тип поля- определяет тип данных, который может содержаться в данном поле.

Размер поля- определяет предельную длину (в символах) данных, которая может размещаться в данном поле.

Формат поля- определяет способ форматирования данных в ячейках, принадлежащих полю.

Маска ввода- определяет форму, в которой вводятся данные в поле (средство автоматизации ввода данных). Для текстовых, числовых, денежных типов данных, типа дата/ время можно задать маску ввода (ее видит пользователь при вводе данных в это поле)

Значение по умолчанию- то значение, которое вводится в ячейку поля автоматически (средство автоматизации ввода данных)

Условие на значение- ограничение, используемое для проверки правильности ввода данных (средство автоматизации ввода, которое используется чаще всего для данных, имеющих числовой, денежный тип или тип даты)

Разные типы полей имеют разное назначение и разные свойства.

1. Основное свойство текстового поля – размер.

2. Числовое поле служит для ввода числовых данных. Оно тоже имеет размер, но числовые поля бывают разными, например, для ввода целых чисел и для ввода действительных чисел. В последнем случае кроме размера поля задается также размер десятичной части числа.

3. Поля для ввода дат или времени имеют тип Дата/время. Для ввода логических данных, имеющих только два значения (Да или Нет; Истина или Ложь и т.д.), служит специальный тип – Логическое поле. Нетрудно догадаться, что длина такого поля всегда равна 1 байту, поскольку этого более чем достаточно, чтобы выразить логическое значение.

4. Особый тип поля – Денежный. Из названия ясно, какие данные в нем хранятся. Денежные суммы можно хранить и в числовом поле, но в денежном формате с ними удобнее работать. В этом случае компьютер изображает числа вместе с денежными единицами, в общем, обращается с ними элегантнее.

5. В современных базах данных можно хранить не только числа и буквы, но и картинки, музыкальные клипы и видеозаписи. Поле для таких объектов называется полем объекта OLE.

6. У текстового поля есть недостаток, связанный с тем, что оно имеет ограниченный размер (не более 256 символов). Если нужно вставить в поле длинный текст, для этого служит поле типа МЕМО. В нем можно хранить до 65 635 символов. Особенность поля МЕМО состоит в том, что реально эти данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст.

7. Очень интересно поле Счетчик. На первый взгляд это обычное числовое поле, но оно имеет свойство автоматического наращивания. Если в базе есть такое поле, то при вводе новой записи в него автоматически вводится число , на единицу больше, чем значение того же поля в предыдущей записи. Это поле удобно для нумерации записей.

Связанные таблицы.

Если бы информация хранилась бы в простых структурах, как таблицы, то для работы с ней можно было бы обойтись без специальных систем управления базами данных. На практике приходится иметь дело с более сложными структурами, которые образованы из многих связанных таблиц.

Базы данных, имеющие связанные таблицы, называют также реляционными базами данных.

Поля уникальные и ключевые.

Создание базы данных всегда начинается с разработки структуры ее таблиц. Структура должна быть такой, чтобы при работе с базой данных требовалось вводить в нее как можно меньше данных. Если ввод каких-то данных приходится повторять неоднократно, базу делают из нескольких связанных таблиц. Структуру каждой таблицы разрабатывают отдельно.

Для того чтобы связи между таблицами работали надежно и по записи из одной таблицы можно было однозначно найти записи в другой таблице, надо предусмотреть в таблице уникальные поля.

Уникальное поле – это поле, значение в котором не могут повторяться.

При создании структуры таблиц одно поле (или одну комбинацию полей) можно назначить ключевым. С ключевыми полями ПК работает особо. Он проверяет их уникальность и быстрее выполняет сортировку по таким полям. Ключевое поле – очевидный кандидат для создания связей. Иногда ключевое поле называют первичным ключом.

Если при создании базы данных автор не задал ключевое поле, система управления базой данных вежливо напомнит о том, что поле первичного ключа таблице не помешает.

В качестве первичного ключа в таблицах часто используется поле, имеющее тип Счетчик. Ввести два одинаковых значения в такое поле нельзя по определению, поскольку приращение значения поля производится автоматически.

Структура связей между таблицами называется схемой данных.

Правила при построении таблиц.

Правило 1: Каждое поле должно быть уникальным (т.е. вы должны избавиться от повторяющихся полей)

Правило2: Каждая таблица должна иметь уникальный идентификатор, или первичный ключ, который может состоять из одного или нескольких полей таблицы.

Правило 3: Для каждого значения первичного ключа должно наблюдаться одно и только одно значение из столбцов данных, и это значение должно относиться к объекту таблицы.

Правило 4: Вы должны иметь возможность изменять значения любого поля (не входящего в первичный ключ), и это не должно повлечь за собой необходимости изменения другого поля. (способ проверки независимости полей – это проверка, не повторяется ли одна и та же информация в нескольких записях).

Окно БД – один из главных элементов интерфейса Access.

Здесь систематизированы все объекты БД: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.

таблица – объект, предназначенный для хранения данных в виде записей и полей.

форма – объект, пред. для ввода данных, удаления, изменения.

запрос – объект, позволяющий получить нужные данные из нескольких таблиц

отчет – объект, предназначен. для печати данных, содержащихся в таблице и запросах.

макрос – служит для автоматизации повторяющихся операций

модули – служат для автоматизированной работы СУБД, еще называются процедурами обработки событий и пишутся на языке VBA.

Практическая работа №1 по теме Microsoft Access «Разработка таблиц».

1. Создайте БД «ВУЗ», выполнив следующие действия:
   - загрузите Access, в появившемся окне в центральной её части выберите Новая БД, в левой части окна введите имя файла и определите место его сохранения и щелкните по Создать.
   
   

2. Создайте структуру таблицы «Механико-технологический», для этого:
   - в окне БД выберите вкладку Создание, а затем щелкните по кнопке Конструктор таблиц в группе Таблицы
   В результате открывается окно таблицы в режиме конструктора, в котором следует определить следующие поля таблицы:

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код специальности	Числовой	Целое
Название специальности	Текстовый	30
Изучаемые дисциплины	Текстовый
Проходной балл	Числовой	целое

• в качестве ключевого поля задайте «код специальности». Для этого щелкните по полю «Код специальности» и по кнопке Ключ на панели инструментов.

• сохраните таблицу под именем «Механико-технологический»
  
  

3. Перейдите в режим Таблицы, щелкнув по соответствующей кнопке в группе Режим

Код специальности	Название специальности	Изучаемые дисциплины	Проходной балл
2101	Технология машиностроения	Технология, схемотехника систем управления, основы предпринимательской деятельности	10
2102	Автоматизация технологических процессов и производств	Экономика, механика, электротехника, ВТ, промышленные роботы, электроника	10
2103	Металлорежущие станки и инструменты	Экономика, технология, электрические машины, автоматизация транспортировки, загрузки и сборки изделия	9
2104	Программное обеспечение вычислительной техники и автоматизированных производств	ВТ, программное управление станками, промышленные роботы, электроника, экономика	10

4. Скопируйте структуру таблицы «Механико-технологический» через контекстное меню для
таблицы «Экономический»: задав то же ключевое поле и в режиме Таблица введите следующие данные:

Код специальности	Название специальности	Изучаемые дисциплины	Проходной балл
6010	Финансы и кредит	Налоги и налогообложение, рынок ценных бумаг, финансы и менеджмент, история банковского дела	10
6050	Бухгалтерский учет и аудит	Бухучет в банках, теория бухучета, страхование, компьютерный учет, аудит	10
6110	Менеджмент	Экономика и право, налоги и налогообложение, финансовое право, финансы и менеджмент	10
6090	Экономика и управление АПР	Экономика, теория управления, налоги и налогообложение, рынок ценных бумаг	10

5. Создайте структуру таблицы «Математика и информатика» аналогично предыдущим, задав тот же ключ в режиме Конструктора. Перейдите в режим Таблица и введите следующие данные:

Код специальности	Название специальности	Изучаемые дисциплины	Проходной балл
2301	Прикладная математика и информатика	Дискретная математика, математический анализ, информационные технологии, информатика, аналитическая геометрия	10
2302	Математика	Математический анализ, дискретная математика, аналитическая геометрия, алгебра, теория вероятности	9
2303	По вычислительной техники и автоматизированных систем	Информационные технологии, физика, основы экономики, дискретная математика, аналитическая геометрия	10

6. Создайте структуру таблицы «Куратор» в режиме Конструктора и определите следующие поля:

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	10
Отчество	Текстовый	15
Код специальности	Числовой	Целое
Должность	Текстовый	10
Телефон	Текстовый	6

- в качестве ключевого поля задайте поле «Код специальности»
- перейдите в режим Таблицы и введите следующие данные:

Фамилия	Имя	Отчество	Код специальности	Должность	Телефон
Арбузов	Николай	Николаевич	6010	Доцент	26-15-63
Киршин	Петр	Валерьевич	2101	Ассистент	17-97-21
Соколова	Наталья	Петровна	6110	Профессор	23-11-21
Тимофеев	Сергей	Трофимович	2104	Ассистент	26-11-57
Кривинский	Сергей	Николаевич	2105	Доцент	24-87-24
Глебов	Федор	Емельянович	6090	Доцент	19-75-94
Крылова	Елена	Викторовна	2102	Ассистент	24-32-62
Истомин	Рамир	Евгеньевич	6050	Доцент	11-44-68
Миронов	Павел	Юрьевич	2301	Профессор	12-21-40
Сергеева	Ольга	Ивановна	2302	Ассистент	26-26-65
Игнатьева	Татьяна	Павловна	2303	Доцент	12-21-40

Практическая работа №2 по теме Microsoft Access «Разработка таблиц».

7. Создайте структуру таблицы «Абитуриенты» в режиме Конструктора и задайте следующие поля:

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код абитуриента	Счетчик
Фамилия	Текстовый	20
Имя	Текстовый	10
Факультет	Текстовый	30
Код специальности	Числовой	Целое

Поле Код абитуриента сделать ключевым, перейдите в режим Таблицы и введите следующие данные. В конец таблицы введите фамилии 6 обучающихся своей группы.

Код абитуриента	Фамилия	Имя	Факультет	Код специальности
1	Чернова	Кристина	Экономический	6010
2	Терещенко	Инна	Экономический	6050
3	Истратов	Максим	Механико-технологический	2102
4	Бондарь	Ольга	Математика и информатика	2301
5	Новосёлов	Алексей	Механико-технологический	2104
6	Антонова	Марина	Математика и информатика	2302
7	Бирих	Яков	Экономический	6110
8	Волков	Константин	Механико-технологический	2103
9	Волошина	Светлана	Механико-технологический	2101
10	Кашина	Наталья	Экономический	6090
11	Ленц	Алексей	Математика и информатика	2303
12	Матвеев	Роман	Экономический	6110
13	Наумова	Татьяна	Математика и информатика	2302
14	Юдинцева	Оксана	Экономический	6010

8. Создайте структуру таблицы «Предметы» в режиме Конструктора, определив
следующие поля:

Имя поля	Тип данных	Размер поля
Код предмета	Числовой	Байт
Название предмета	Текстовый	10
Код абитуриента	Числовой	Целое
Оценка	Числовой	Байт

• в таблице ключевого поля не будет.

• перейдите в режим Таблицы и введите в неё данные по каждому абитуриенту

Код предмета	Название предмета	Код абитуриента	Оценка
10	Математика	1	5
20	Физика	1	4
30	Сочинение	1	5
…..	……	…..	……
10	Математика	14	4
20	Физика	14	5
30	Сочинение	14	4

9. Сохраните Базу данных и выйдите из программы Access.

Практическая работа №3 по БД «Создание связей между таблицами».

Схема данных является не только удобным и наглядным средством графического отображения логических связей таблиц базы данных. Связи, созданные в схеме данных, автоматически используются для объединения записей связанных таблиц при любой обработке. Это упрощает процесс конструирования многотабличных форм, запросов и отчетов. По заданному для связи параметру объединения определяется, как должно происходить объединение только тех записей связанных таблиц, в которых значения поля связи совпадают. Установление связи между двумя таблицами возможно только при следующих условий:
- связываемые таблицы имеют поля с одинаковым типом данных, причем имена полей могут быть различными
- обе таблицы сохраняются в одной базе данных.

Создайте схему данных для базы данных ВУЗ, установив связи между таблицами по ключевым полям. Для этого:

1. Перейти на вкладку Работа с базой данных, в панели щелкните по кнопке Схема данных

2. В диалоговом окне Добавление таблицы выберите вкладку Таблицы и, нажимая кнопку
   Добавить, разместите в окне Схема данных все шесть ранее созданных таблиц.

3. Нажмите кнопку Закрыть. В результате в окне Схема данных будут представлены все
   таблицы базы данных ВУЗ со списками своих полей.

4. Расположите таблицы в окне Схема данных слева направо в следующем порядке:
   Предметы – Абитуриенты – Факультеты (все три в столбец) – Куратор

5. Установите связи между таблицами по ключевым полям следующим образом:

• В таблице Предметы у нас нет ключевого поля, поэтому берем поле, которое есть в таблице Абитуриенты. Из таблицы Предметы левой кнопкой мыши берем поле Код абитуриента и перетаскиваем его в таблицу Абитуриенты и кладем на поле Код абитуриента в таблице Абитуриенты. Появится окно Изменение связей, в котором проверяете совпадение имен в левой и правой панели и щелкаем по кнопке Создать.

• Поле Код специальности из таблицы Абитуриенты связываем с полем Код специальности таблицы Механико-технологический.

• Это же поле таблицы Абитуриенты связываем с двумя другими Факультетами по полю Код специальности

• Поле Код специальности трех факультетов связать с таблицей Куратор по полю Код специальности

1. Если связь установлена неверно её можно изменить. Щелкните правой кнопкой мыши по линии связи и в контекстном меню выберите команду Удалить и затем повторить создание связи, либо выбрать команду Изменить связь … и произвести корректировку данных в диалоговом окне.

Теоретическая часть 2. ЗАПРОСЫ.

Для доступа к данным есть другое, гораздо более гибкое и удобное средство – запросы. Вопросы, формируемые по отношению к БД, называются запросами.

Запрос строиться на основе одной или нескольких взаимосвязанных таблиц. При этом могут использоваться таблицы базы данных, а также сохраненные таблицы, полученные в результате выполнения других запросов. Кроме того, запрос может строиться непосредственно на другом запросе с использованием его временной таблицы результатов. В результате работы запроса из общей исходной базы формируется результирующая таблица, содержащая часть общей информации, соответствующую запросу. Важным свойством запросов является то, что при создании результирующей таблицы можно не только выбирать информацию из базы, но и обрабатывать ее. При работе запроса данные могут упорядочиваться (сортироваться), фильтроваться(отсеиваться), объединяться, разделяться, изменяться, и при этом никаких изменений в базовых таблицах может не происходить.

Результаты обработки связываются только на содержании результирующей таблицы, а она имеет временный характер, и иногда ее даже называют моментальным снимком. И еще одним ценным свойством запросов является их способность выполнять итоговые вычисления. Запрос может не только выдать результирующую таблицу, но и найти среднее (наибольшее, наименьшее, суммарное и т. д.) значение по какому-либо полю.

Запрос на выборку.

Существует немало различных запросов и наиболее используемые из них – это запросы на выборку. Цель запроса на выборку – создание результирующей таблицы, в которой отображаются только нужные по условию запроса данные из базовых таблиц.

Выбор базовых таблиц для запроса.

1. Создание запроса к базе начинается с открытия вкладки Запросы диалогового окна Базы данных и щелчка на кнопке Создать.

2. В открывшемся диалоговом окне Новый запрос задают ручной режим запроса выбором пункта Конструктор.

3. Создание запроса в режиме Конструктора начинают с выбора тех таблиц, на которых будет основан запрос.

4. Выбор таблиц выполняют в диалоговом окне Добавление таблицы. В нем отображаются все таблицы, имеющиеся в базе.

5. Выбранные таблицы заносят в верхнюю половину бланка запроса по образцу щелчком на кнопке Добавить.

6. В окне таблицы обратите внимание на наличие трех вкладок: Таблицы, Запросы, Запросы и таблицы. Они говорят о том, что запрос не обязательно основывать только на таблицах. Если ранее уже был создан запрос, то новый запрос можно основывать и на нем.

Бланк запроса по образцу.

Бланк запроса по образцу представлен в виде таблицы, которая предназначена для конструирования структуры таблицы результата запроса и условий выборки данных из исходных таблиц. Первоначально эта таблица пуста. Каждый столбец бланка относится к одному полю, с которым нужно работать в запросе. Поля могут использоваться для включения их в таблицу (результат выполнения запроса), задания сортировки по ним, задания условий отбора записей, а также для выполнения вычислений в записях таблицы.

1. Бланк запроса по образцу имеет две панели. На верхней панели расположены списки полей тех таблиц, на которых основывается запрос.

2. Строки нижней панели определяют структуру запроса, т.е. структуру результирующей таблицы, в которой будут содержаться данные, полученные по результатам запроса.

3. Строку Поле заполняют перетаскиванием названий полей из таблиц в верхней части бланка. Каждому полю будущей результирующей таблицы соответствует один столбец бланка запроса по образцу.
   В самом начале списка полей находится специальный символ *, который обозначает «Все поля».

4. Строки Имя таблицы заполняется автоматически при перетаскивании поля.

5. В общем случае поля, выводимые в наборе записей запроса, наследуют свойства, заданные для соответствующих полей таблицы. Вы можете определить другие значения свойств: Описание объекта(информация, которая выводится в строке состояния окна запроса в режиме таблицы, когда это поле является текущим), Формат поля(представление данных на экране), Число десятичных знаков(для числовых данных), Маска ввода и Подпись поля(заголовок столбца).Для задания свойства некоторого поля, щелкните по любой ячейке соответствующего столбца в бланке, а затем щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов или выполните команду Вид- Свойства.

6. Если щелкнуть на строке Сортировка, появится кнопка раскрывающегося списка, содержащего виды сортировки. Если назначить сортировку по какому-то полю, данные в результирующей таблице будут отсортированы по этому полю.

7. Бывают случаи, когда поле должно присутствовать в бланке запроса по образцу, но не должно отображаться в результирующей таблице. В этом случае можно запретить его вывод на экран, сбросив соответствующий флажок.

8. Самая интересная строка в бланке запроса по образцу называется Условие отбора. Именно здесь и записывают тот критерий, по которому выбирают записи для включения в результирующую таблицу. По каждому полю можно создать свое условие отбора. Ввод условия отбора в запросе очень похож на ввод условия на значение для поля. Необходимо ввести условие отбора в ячейку данного поля строки бланка Условие отбора. Если это поле является текстовым, а значение имеет пробелы внутри строки, то значение текстового поля должно быть заключено в кавычки. Если вы хотите отыскать комбинацию нескольких значений, введите их в строку Условие отбора, употребляя в качестве разделителя логический оператор AND или OR.

9. Кроме обычных операторов сравнения, Access предоставляет три специальных оператора, полезных для отбора данных, выводимых в наборе записей в запроса:
   BETWEEN – позволяет задать диапазон значений. Between 10 and 20
   означает то же, что и логическое выражение =10 and IN – позволяет задавать используемый для сравнения список значений.
   Выражение IN(“wa”, “ca”, “id”) означает то же, что и логическое
   выражение “wa” or “ca” or “id”
   LIKE – оператор, полезный при поиске образцов в текстовых полях. В
   образец поиска вы можете включить символы шаблона. Используйте ? для любого одиночного символа, * для любого количества (включая нулевое) символов в данной позиции. Символ # указывает, что в данной позиции должна быть цифра. Допустимый диапазон символов для этой позиции заключайте в квадратные скобки, а знак ! используйте для указания исключений. Диапазон [0-9] указывает, что в этой позиции должна быть цифра, [а-z] – буква, а [!0-9] – любой символ, кроме цифр от 0 до 9. Например, с помощью выражения like”?[a-k]d[0-9]*” проверяется наличие произвольного символа в первой позиции, буквы от а до л во второй позиции, буквы d в третьей позиции, любого символа от0 до 9 в четвертой позиции и произвольного числа символов в конце строки.

10. Можно задать вычисления над любыми полями таблицы и сделать вычисляемое значение новым полем в наборе записей. Можно использовать множество встроенных функций, а также использовать арифметические операции над полями таблицы. Можно создать текстовое поле как результат конкатенации (сцепления) текстовых полей или символьных констант. В выражениях можно использовать следующие операторы:
    + складывает два арифметических выражения
    - вычитает из первого арифметического выражения второе
    * перемножает два арифметических выражения
    / делит первое ариф. выраж. на второе
    \ округляет два ариф. выраж. до целых значений и делит первое
    число на второе. Результат округляет до целого
    ^ возводит первое выраж. в степень, задаваемую вторым арифмет.
    выражением
    mod округляет оба ариф. выраж. до целых значений, делит первое на
    второе и возвращает в качестве результата остаток
    & создает текстовую строку как результат присоединения второй
    строки к концу первой. Если один из операндов является числом,
    МА перед проведением конкатенации преобразует его в строку
    символов

11. Иногда вас интересует не каждая строка таблицы, а итоговые значения по группам данных, например, общая сумма баллов, средний объем продаж и т.д. Получить ответы на такие вопросы вы можете с помощью итогового запроса. Для вычисления в запросе итоговых значений щелкните по кнопке Групповые операции панели инструментов конструктора запросов, чтобы в бланке появилась строка Групповая операция. Теперь записи по каждому полю группируются, но итог не подводится. Для получения итогов нужно заменить в строке Групповая операция установку Группировка на определенные групповые функции. Вы можете задать нужную вам функцию, набрав на клавиатуре ее имя в строке Групповая операция бланка или выбрав эту функцию из раскрывающегося списка.
    Sum вычисляет сумму всех значений заданного поля в каждой группе.
    Используется только для числовых или денежных полей.
    Avg вычисляет среднее арифметическое всех значений данного поля в
    каждой группе. Используется для числовых и денежных полей.
    МА не включает в вычисления значения Null
    Min возвращает минимальное значение, найденное в этом поле внутри
    каждой группы. Для числовых полей возвращает наименьшее
    значение, а для текстовых – наименьшее из символьных значений
    независимо от регистра. МА игнорирует значения Null.
    Max возвращает наибольшее значение, найденное в этом поле внутри
    группы. Для числовых полей возвращает наибольшее значение,
    для текстовых полей – наибольшее из символьных значений
    независимо от регистра. МА игнорирует значение Null.
    Count возвращает число записей, в которых значения данного поля
    отличны от Null. Для подсчета числа записей в каждой группе с
    учетом значений Null, можно ввести специальное выражение
    count(*) в строку Поле.
    В раскрывающемся списке строки Групповая операция бланка также имеется установка Выражение. Ее можно выбрать, если вы хотите ввести выражение в строке Поле, в котором используется одна или несколько групповых функций.
    
    

12. Запуск запроса выполняют щелчком на кнопке Вид (!). При запуске образуется результирующая таблица.

13. Чтобы выйти из результирующей таблицы и вернуться к созданию запроса в бланке запроса по образцу, нужно еще раз щелкнуть по кнопке Вид.

Запрос с параметром.

До сих пор условия отбора вводили непосредственно в бланк окна запроса в режиме конструктора. Однако не всегда можно решить на этапе создания запроса, какие именно значения должен отыскивать Access. Вместо этого можно включить в запрос параметр, и в этом случае перед выполнением запроса МА каждый раз будет запрашивать у вас условия отбора. Чтобы установить параметр, вместо того, чтобы вводить конкретное значение в строку Условие отбора, нужно ввести в нее имя или фразу, заключенную в квадратные скобки ([]). То, что заключенного в квадратные скобки МА рассматривает как имя параметра. Это имя выводится в диалоговом окне при выполнении запроса, поэтому разумно в качестве имени параметра использовать содержательную фразу. В одном запросе можно задать несколько параметров, при этом имя каждого параметра должно быть уникальным и информативным. Для каждого параметра запроса можно указать тип данных. Если вы определили параметр как числовой, МА отвергнет буквенные символы в значении параметра. По умолчанию МА присваивает параметрам запроса тестовый тип данных. Если необходимо изменить тип данных параметра, выполните команду Запрос-Параметры и МА выведет на экран диалоговое окно Параметры запроса. В этом окне введите имя каждого параметра, тип которого вы хотите определить, в столбец Параметр точно в таком же виде, в каком вы вводили его в бланк, но без квадратных скобок. В столбце Тип данных установите нужный тип данных, выбрав его из раскрывающегося списка. Когда вы определите все параметры, щелкните по ОК. При выполнении запроса МА попросит вас ввести одно за другим подходящие значения для каждого из параметров, используя диалоговое окно. МА выводит имя каждого параметра, которое вы использовали в бланке и поэтому употребление фразы в качестве имени поможет вам в дальнейшем ввести подходящее значение.

Запросы-действия.

Запросы-действия позволяют быстро изменить, создать, удалить или добавить набор данных в таблицу базы.
1) запрос на создание таблицы используется для сохранения результата запроса. Этот вид запроса основан на запросе на выборку, но в отличие от него сохраняет таблицу, содержащую результаты запроса. Необходимость в сохранении запроса возникает в том случае, когда один и тот же запрос выполняется неоднократно, а исходные данные для него не меняются. Используя вместо запроса таблицу, можно значительно ускорить доступ к данным, особенно если запрос построен на нескольких таблицах большого объема. Сохранение таблицы запроса полезно тогда, когда необходимо накапливать итоговые данные на протяжении длительного времени, а данные, на которых базировался запрос, можно удалить.

2) Запрос на обновление используется для обновления информауции в полях таблицы базы данных. Изменения вносятся в поля целой группы записей, отбираемых с помощью указанных пользователем условий отбора, а не отдельной записи. В результате одним запросом можно выполнить необходимые изменения во многих записях.

3) Запрос на добавление производится добавлением записей из таблицы с результатами запроса в таблицу БД. Поэтому в запросе должны быть сформированы записи с полями, соответствующими полям в дополняемой записями таблице БД. Структура записи таблицы запроса может не полностью совпадать со структурой записи таблицы, в которую добавляются записи. В записи запроса может быть меньше полей, если на поля в таблице, куда добавляются записи, не наложено требование по обязательности их заполнения. Допускается несоответствие типов полей, если возможно преобразование типа данных одного поля в тип данных другого поля. Кроме того, в бланк запроса могут быть включены поля, по которым задаются условия отбора.

4) Запрос на удаление позволяет удалить записи из одной таблицы или из нескольких взаимосвязанных таблиц, для которых установлен параметр обеспечения целостности данных каскадное удаление связанных записей. В запросе указывается таблица, из которой должны удаляться записи, и задаются условия отбора удаляемых полей.

Перекрестные запросы.

МА поддерживает специальный тип итоговых запросов, называемый перекрестным запросом. Такой запрос позволяет увидеть вычисляемые значения в виде перекрестной таблицы, напоминающей электронную таблицу.

Для построения перекрестного запроса сначала выберите нужную вам таблицу в окне БД и щелкните по кнопке Новый запрос на панели инструментов. В открывшемся диалоговом окне Создание запроса щелкните по кнопке Новый запрос. Затем выполните команду Запрос- Перекрестный. МА добавит в бланк строку Перекрестная таблица. В этой строке для каждого поля перекрестного запроса может быть выбрана одна из четырех установок: Заголовки строк, Заголовки столбцов, Значение и Не выводить. Для перекрестного запроса вы должны определить по крайней мере одно поле значений.

Практическая работа №1 по теме :
«МА: Создание простых запросов»

Задание 1.

Создайте запрос на выборку всех абитуриентов и их кураторов по специальности. Код специальности сортировать по убыванию.

1. Выбрать в окне БД объект Запросы. Открыть окно Бланка запроса по образцу, активизировав режим Конструктора.

2. В появившемся окне из вкладки Таблицы выбрать 2 таблицы: Абитуриенты и Кураторы (по одной или выделить 2 таблицы, используя клавишу Ctrl) и щелкнуть по кнопке Добавить, а затем Закрыть.

3. Эти 2 таблицы появятся в верхней части Бланка запроса по образцу. Между таблицами должна быть связь. Если её не будет необходимо установить её самим в ручную.

4. Далее необходимо из таблиц нижнюю часть Бланка по образцу перенести те поля, которые будут в результирующей таблице, т.е. мы формирует структуру результирующей таблицы. Поля перетаскиваются левой кнопкой мыши из таблицы в строку Поле или произведите двойной щелчок левой кнопкой мыши по выбранному полю в таблице. При этом строки Поле и Имя Таблицы заполнятся автоматически.

5. Из таблицы Абитуриенты необходимо добавить следующие поля: Фамилия абитуриента, Имя абитуриента, код специальности, Факультет. Из таблицы Кураторы: Фамилия куратора, Должность, Телефон.

6. Ниже поля Код специальности в строку Сортировка установите курсор и из раскрывающегося списка выберите По убыванию.

7. После этого необходимо запустить Запрос на выполнение, щелкнув по кнопке Выполнить на панели инструментов.

8. В результате работы запроса мы получим результирующую таблицу с данными из 2 таблиц. Сохраните запрос под именем Абитура и их кураторы.

Задание 2. (Выполнить 3 раза)

Создайте запросы на выборку Абитуриентов, поступающих на Экономический, Механико-технологический и Математика и информатика факультеты и дать имена Абитура Экон, Абитура МТ, Абитура МиИ.

Примечание: для этого необходимо использовать одну таблицу Абитуриенты. В строке Условие отбора записать оператор поиска образцов в текстовых полях и символы-шаблона. Например: like”Эк*”

Задание 3.

Создайте запрос на выборку кураторов, должность которых начинается на букву «Д». Фамилии сортировать по возрастанию.

Задание 4.

Создайте запрос на выборку кураторов, фамилии которых начинаются на букву «К». Должности кураторов сортировать по убыванию.

Задание 5.

Создайте запрос на выборку всех записей из таблицы Абитуриенты, кроме Наумовой.

Задание 6.

Создайте запрос на выборку всех записей абитуриентов, фамилии которых Новикова и Наумышева.

Практическая работа №2 по теме:

«Создание итоговых запросов, запросов с параметром ».

Задание 1.

Создайте запрос на выборку Фамилий абитуриентов и их оценок по предметам.

• В бланк запроса добавьте таблицы Абитуриент и Предметы, проверьте связь между таблицами

• В строку поле внесите: Фамилию, Имя абитуриента, Название предмета, Оценка

• Строка Имя таблицы заполнится автоматически

• В строке Вывод на экран установите флажок в столбцах Фамилия, Имя, Название предмета и Оценка

• В строке Сортировка установите Сортировку по возрастанию по полю Фамилия

• В строку Условие отбора введите текст, заключенный в квадратные скобки [Наименование предмета] по Полю Название предмета.

• Сохраните и выполните запрос. При этом МА выведет диалоговое окно, в которое необходимо ввести нужные значения, например математика.

Задание 2.

Создайте запрос на создание таблицы абитуриентов с суммарным количеством баллов по всем предметам.
Для этого:

• Затем выбрать объект Запросы и щелкнуть по кнопке Создать на панели инструментов окна Запроса

• В появившемся окне Новый запрос выберите Простой запрос

• Из раскрывающегося списка выберите таблицу Абитуриенты. В окне Доступные поля последовательно выберите поля Код абитуриента, Фамилия, Имя, Факультет. Эти поля должны появляться в окне Выбранные поля после нажатия кнопки после каждого выбранного поля.

• Далее из раскрывающегося списка выберите таблицу Предметы. В окне Доступные поля последовательно выберите поле Оценка, выполнив действия предыдущего пункта.

• Щелкните по кнопке Далее.

• В окне создание простых запросов установите переключатель Итоговый и щелкните по кнопке Итоги. Далее установите флажок около функции Sum в строке Оценка и щелкните по ОК.

• Затем щелкните по кнопке Далее.

• В появившемся окне задать имя запроса и щелкнуть по кнопке Готово.

• Просмотрите таблицу результата и сохраните её, щелкнув по кнопке Сохранить под именем Суммарная оценка на панели инструментов.

Практическая работа №3 по теме:
« МА: создание запросов».

Задание №1.

Создайте запрос на выборку отличников (т. е. сдавших все три экзамена на 5) на базе запроса «Суммарная оценка».

Задание №2.

Создайте запросы по факультетам с данными об абитуриентах, поступивших на данный факультет и специальность.

1. Создать запрос в режиме конструктора

2. В бланке запроса внести таблицу Механико-технологический и запрос Суммарная оценка

3. Необходимо установить связь по коду специальности, если такого поля нет, то нужно его добавить. Для этого необходимо загрузить запрос Суммарная оценка в режиме конструктора и добавить в структуру запроса поле Код специальности. Сохранить изменения в структуре запроса Суммарная оценка и закрыть его. Далее выполнить снова пункт 1и 2.

4. В строку Поле внесите поля запроса Суммарная оценка: Фамилия, Имя, Факультет, Код специальности, SUM-оценка. Из таблицы Механико-технологический в строку Поле внесите поле Проходной балл

5. Установите курсор в строку Условие отбора по полю SUM-оценка и щелкните по кнопке Построить на панели инструментов. Откроется окно Построителя выражения. В верхней части этого окна расположена пустая область ввода, в которой вы можете создавать выражения. В нижней части окна расположены списки, которыми вы можете пользоваться, чтобы найти необходимые для создания выражения имена полей и функций.

6. Раскройте папку Запросы и выберите запрос Суммарный оценка. В соседней области выберите поле SUM-оценка и щелкните по кнопке Вставить.

7. С клавиатуры наберите математические символы (больше и равно) =

8. Раскройте папку Таблицы и выберите таблицу Механико-технологический. В соседней области выберите поле Проходной балл и щелкните по кнопке Вставить. Далее щелкните по ОК.

9. Сохраните запрос под именем Поступили на МТ

10. Выполните запрос.

Аналогично создайте ещё два запроса для факультетов МиИ и Экон по образцу.

Теоретическая часть 3. ФОРМЫ.

Обычно разработчик БД создает структуру таблиц и запросов, но заполнением таблиц информацией он не занимается. Для этого есть специальные кадры, выполняющие функции наборщиков. Для упрощения их труда разработчик БД может подготовить специальные объекты – формы.

Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных. Наборщик вводит данные в эти поля, и данные автоматически заносятся в таблицы базы.

Зачем нужны формы?

Данные в таблицу можно вносить и без помощи каких-либо форм, но существуют по крайней мере 4 причины, которые делают формы незаменимым средством ввода данных в базу.

Во-первых, малоквалифицированному персоналу нельзя предоставлять доступ к таблицам (самому ценному из того, что есть в базе).

Во-вторых, разные люди могут иметь разные права доступа к информации, хранящейся в таблицах. Один имеет право вводить только имена и адреса клиентов, другой – только номера их расчетных счетов, а третий – только денежные суммы, хранящиеся на счетах. Сговор между этими людьми должен быть исключен. Для ввода данных им предоставляют разные формы, хотя данные из форм могут поступать в одну таблицу.

В-третьих, ввод данных в таблицу – чрезвычайно утомительное занятие. Уже после нескольких часов работы люди делают ошибки. Ввод данных в форму проще. Здесь многое можно автоматизировать. К тому же элементы управления форм настраивают таким образом, чтобы при вводе данных выполнялась их первичная проверка.

В-четвертых, информация берется из бумажных бланков (анкет, заявлений, накладных, счетов, описей, ведомостей и т.д.). Экранные формы можно сделать точной копией бумажных бланков, с которых происходит ввод данных. Благодаря этому во много раз уменьшается количество ошибок при вводе и значительно снижается утомляемость персонала.

Создание форм.

Как и другие объекты Access 9х, формы можно создавать вручную или автоматически, причем несколькими способами. При создании таблиц мы рекомендовали на первых порах не пользоваться автоматическими средствами. С формами дело обстоит иначе. Они состоят из многочисленных элементов управления, и от того, насколько аккуратно эти элементы расположены на экране, зависит внешний вид формы. Автоматические средства позволяют создавать аккуратные формы и не задают пользователю лишних вопросов. Начинать работу лучше с них.

Мастер форм.

1. Мастер форм – самый простой вид автоматических форм. Для создания автоформы надо открыть вкладку Создать в диалоговом окне База данных - панель Формы – кнопка Другие формы и щелкнуть на кнопке Мастер форм – откроется окно Создание форм.

2. В диалоговом окне Создание форм выбирают в качестве источника данных для формы какую-либо таблицу или запрос, после чего создают автоформу двойным щелчком в списке выбора вида автоформы (табличная, ленточная или в столбец).
   Создание формы с помощью Мастера.

3. С помощью Мастера форма создается всего в четыре этапа:

   • Выбор полей, данные для которых можно будет вводить в форме;

   • Выбор внешнего вида формы (один из 4-х);

   • Выбор фонового рисунка формы (один из 10-ти);

   • Задание имени формы.
     Все эти пункты достаточно хорошо объяснены в Мастере и не требуют никаких пояснений.

4. Готовую форму можно сразу же использовать для просмотра существующих записей или для ввода новых.

Структура форм.

Создавая формы автоматическими средствами, можно не задумываться над их структурой, но при разработке формы вручную со структурой приходиться иметь дело.

Структуру формы составляют ее разделы, а разделы содержат элементы управления.

Разделы формы.

1. Самый простой способ познакомиться с разделами форм состоит в том, чтобы взять готовую форму, например, созданную с помощью Мастера, и посмотреть ее устройство в режиме Конструктора. Как мы уже знаем, для этого надо щелкнуть на кнопке Вид на панели управления Access 9х.

2. При просмотре в Конструкторе мы видим структуру формы. Обратите внимание на то, что рядом с ней открывается панель элементов, содержащая заготовки и инструменты для создания элементов управления формы.

3. В структуре формы четко видны три раздела: раздел заголовка формы, область данных и раздел примечания формы.
   В нашем случае заполнена только области данных. Так произошло потому, что форму создавал Мастер, который не потрудился создать и заполнить вспомогательные разделы.

4. Все, что содержится в области данных, является элементами управления. В нашем случае здесь присутствуют элементы управления только двух типов: Связанное поле (то, что в него вводится, поступает и в одноименное поле таблицы, на базе которой создана форма) и присоединенная надпись (называется так, поскольку перемещается вместе со своим элементом управления). В нашем случае содержание присоединенной надписи совпадает с названием связанного поля, но, как вы понимаете, это можно и изменить.

5. Фоновый рисунок, лежащий под элементами управления показывает размер рабочего поля формы.

6. Размеры разделов и размеры рабочего поля формы можно изменять с помощью мыши. При наведении на границу раздела указатель меняет форму. В этот момент границу можно перемещать методом перетаскивания.

Создание надписей.

Редактирование форм состоит в создании новых или изменении имеющихся элементов управления, а также в изменении их взаимного расположения.

При рассмотрении приемов создания новых элементов управления мы воспользуемся тем фактом, что мастер, создавший форму, не заполнил ее раздел заголовка.

1. Перетащив вниз разделительную границу между заголовком и область данных, мы можем освободить вверху достаточно места для создания крупной надписи.

2. На панели элементов существует специальный элемент управления для создания заголовков, который называется Надпись.

3. Щелкнув на нем, а потом на форме, мы получаем текстовую рамку, в которую можно вводить произвольный текст. При вводе текста не надо заботиться о его форматировании. Неважно, как он выглядит и где расположен. Закончив ввод, надо нажать клавишу Enter, после чего можно приступать к оформлению текста.

4. Для форматирования элемента управления его надо сначала выделить. Для этого служит инструмент Выбор объекта.

5. При выделении элемента управления вокруг него образуется рамка с восемью маркерами. Рамку можно растягивать или сжимать методом перетаскивания границ. При наведении на маркер указатель мыши меняет форму, принимая изображение открытой ладони. В этот момент рамку можно перемещать.

6. Когда объект выделен, можно изменять параметры шрифта, метод выравнивания текста и другие элементы форматирования. Это выполняют обычными средствами форматирования, доступными через соответствующую панель инструментов Access 9х.

7. Если щелкнуть на выделенном элементе правой кнопкой мыши, откроется его контекстное меню, в котором имеются дополнительные возможности изменения оформления. В нашем случае, например, применимо Оформление тенью.

Практическая работа №1 по теме:

«МА: создание простой формы».

Задание 1.

Создать однотабличную форму в режиме автоформы.

• В окне БД ВУЗ в области Объекты и нажмите вкладка Создание панель Формы, кнопка Другие и выбрать – Мастер форм

• Далее действовать по инструкциям мастера и сохранить под именем Абитуриенты-Мастер

• Перейти в Режим Конструктора..

• Изменим Внешний вид полученной формы, для этого:

• Расширим область формы, установив указатель мыши на нижний правый угол и когда он примет вид двунаправленной стрелки, нажмите левую клавишу мыши и расширьте область формы

• Если в форме не будет области Заголовок формы, выполните следующее:
  - выполните команду Вид – Заголовок/примечание формы
  - расширьте область заголовка, используя ползунок линейки слева, в результате получите свободную область заголовка
  - выполните то же самое и с областью Примечание формы

• Создайте заголовок:
  - щелкните в области заголовка и выберите на панели элементов управления кнопку Надпись и перенесите появившейся
  значок на то место области заголовка и растяните рамку надписи и введите текст «Абитуриенты ВУЗа»

• -Расширьте область заголовка, выберите инструмент Эмблема и растяните рамку в области заголовка. Появится диалоговое окно Мои рисунки и выберите любой рисунок.

• Примечание формы содержит не зависимую от записей информацию.
  Заполните область примечания, поместив надпись текущего года.

• Сохраните форму под именем Абитуриенты-Мастер

Задание 2.

Создайте однотабличную форму без помощи мастера.

• В окне БД ВУЗ перейти на вкладку Создание выберите панель Формы и щелкните по кнопке Конструктор Форм

• На панели инструментов выберите кнопку Добавить таблицу выберите таблицу Абитуриенты, содержащую данные, на основе которых будет создана форма.

• Щелкните по значку «+» и будет раскрыт список полей, из которого можно добавлять присоединенные элементы управления в форму. Переместите левой кнопкой мыши поля из таблицы Абитуриенты в область Данных и отформатируйте их: задайте размер текста поля Фамилия, Имя равным 16.

• Оформить область заголовка и Примечания соответствующей информацией.

• Сохраните форму под именем Абитуриенты - Конструктор.

Практическая работа №2 по теме:
«МА: создание сложных форм».

Задание 1.

Создать форму с данными подчиненной формы для отображения информации об абитуриентах и их оценок по предметам. Для этого:

• Выберите вкладку Формы из списка Объекты и щелкните по кнопке Создать

• Выберите Мастер форм в окне Новая форма и в этом же окне выберите источник данных – таблицу Абитуриенты (она будет главной), щелкните по ОК

• В окне Создание форм выберите поля из таблицы, которые будут использоваться в форме. В данном случае необходимо выбрать все поля. В этом же окне необходимо выбрать таблицу Предметы (она будет подчиненной) и выбрать поля для формы: название предмета, оценка. Щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне выберите вид представления данных. Остановитесь на первом варианте и установите переключатель Подчиненные формы и щелкните по кнопке Далее.

• В следующем окне выберите внешний вид подчиненной формы: ленточный и щелкните по кнопке Далее

• Выберите стиль формы и щелкните по кнопке Далее

• В последнем окне мастера задайте имена форм: Оценки Абитуриентов и для подчиненной оставить предложенный вариант. Щелкнуть по Готово.

• Просмотрите результат и самостоятельно оформите бланк формы, добавив заголовок и примечание.

Задание 2.

Создайте форму Отличники (на базе запроса Отличники) и оформить по своему усмотрению и сохранить под этим же именем.

Задание 3.

Создать формы для каждого запроса: Поступили на МТ, Поступили на Экон, Поступили на МиИ. Оформите формы самостоятельно и сохраните под соответствующими именами.

Практическая работа №3 по теме: «МА: создание кнопочной формы».

Задание 1.

Создайте форму для таблицы Кураторы. Оформите форму по своему желанию.

Задание 2.

Создать кнопочную форму Заставка.

• Выберите вкладку Формы и щелкните по кнопке Создать

• В появившемся диалоговом окне выберите Конструктор. Появится пустая форма. Задайте мышкой ширину формы, равную 10 см, а высоту – 7 см

• Сохраните форму под именем Заставка.

• Выберите на панели инструментов кнопку Надпись. Курсор мышки примет вид крестика с «приклеенной» буквой А. Щелкните мышкой по месту начала надписи и введите : База данных «Абитуриенты ВУЗа» (после слов База данных нажмите одновременно комбинацию клавиш Shuift+Enter)

• Нажмите клавишу Enter

• Выберите размер букв 18, а выравнивание - по центру. Выполните команду меню Формат – Размер - по размеру данных. Цвет фона – голубой.
  Цвет текста – бордовый.

• Растяните мышкой надпись на ширину окна и выберите на панели элементов значок Кнопка. Щелкните мышкой по тому месту в области данных, где должна быть кнопка. Появится диалоговое окно Создание кнопок.

• Выберите категорию Работа с формой, а действие – Открытие формы и щелкните по кнопке Далее.

• Выберите форму Оценки Абитуриентов по предметам, открываемую этой кнопкой, и щелкните по кнопке Далее

• В следующем окне щелкните по кнопке Далее

• В следующем окне поставьте переключатель в положение Текст, наберите в поле фразу Оценки Абитуриентов и щелкните по кнопке Далее

• Имя кнопки Кнопка1 не изменяйте и щелкните по кнопке Готово (размер и расположение кнопок можно менять мышкой в режиме Конструктор).

• Самостоятельно создайте кнопки для форм Абитуриенты, Отличники, Поступили на МТ, Поступили на МиИ, Поступили на Экономический, Кураторы (предварительно создать форму по таблице).

• Перейдите в режим формы. Теперь при щелчке мышью по соответствующим кнопкам будут открываться соответствующие формы для работы.

• Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске БД, выполните команду Сервис - Параметры запуска. В поле Вывод формы/страницы выберите Заставка и щелкните по кнопке ОК.

• Закройте форму, ответив удовлетворительно на возможный вопрос о её сохранении.

Теоретическая часть 4. ОТЧЕТЫ.

Напомним функции основных объектов БД:

• Таблицы служат для хранения данных;

• Запросы служат для выбора данных из таблиц, а также для автоматизации операций по обновлению и изменению таблиц;

• Формы служат для упрощения операций ввода данных в таблицы, но могут быть использованы и для просмотра результатов работы запросов на экране.

Из основных объектов нам осталось рассмотреть только отчеты. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме, но только не на экране, а в виде распечатки на принтере. Таким образом, в результате работы отчета создается бумажный документ.

Мастер отчетов.

Большая часть того, что было сказано о формах, относится и к отчетам. Выбрав в диалоговом окне БД вкладку Создать и на панели Отчет выбрать кнопку Мастер отчетов, мы получаем диалоговое окно Новый отчет, позволяющее создать отчет автоматически (автоотчет).

Точно так же, как и с формами, с отчетами удобнее знакомиться в режиме автоматического создания. Создайте на основе любой таблицы автоотчет в столбец или ленточный. Операция настолько проста, что сводит к одному щелчку левой кнопки мыши.

Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа должна знать все необходимое об особенностях принтера. Эти данные программа получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.

Структура отчета.

Как и формы отчеты состоят из разделов, а разделы могут содержать элементы управления. Но, в отличие от форм, разделов в отчетах больше, а элементов управления меньше.

Со структурой отчета проще всего ознакомиться, создав какой-либо автоотчет, а затем открыв его в режиме Конструктора.

1. Как видно из рисунка, структура отчета состоит из пяти разделов: заголовка отчета, верхнего колонтитула, области данных, нижнего колонтитула и примечания отчета. По сравнению с формами новыми являются разделы верхнего и нижнего колонтитулов.

2. Раздел заголовка служит для печати общего заголовка отчета.

3. Раздел верхнего колонтитула можно использовать для печати подзаголовков, если отчет имеет сложную структуру и занимает много страниц. Здесь можно также помещать и колонцифры (номера страниц), если это не сделано в нижнем колонтитуле.

4. В области данных размещают элементы управления, связанные с содержимым полей таблиц базы. В эти элементы управления выдаются данные из таблиц для печати на принтере. Порядок размещения и выравнивания элементов управления тот же, что и при создании структуры форм.

5. Раздел нижнего колонтитула используют для тех же целей, что и раздел верхнего колонтитула. В нашем случае в нем размещены два элемента управления.

6. В первом элементе управления выводится текущая дата. Для этого использована встроенная в Access функция NOW(). Она возвращает текущую дату и помещает ее в поле, а отчет воспроизводит ее при печати.

7. Во втором элементе управления выводится номер страницы и общее количество страниц. Для их определения использованы встроенные функции Page(), Pages(). Тот текст, который записан в кавычках, воспроизводится “буквально”, а оператор & служит для склеивания текста, заключенного в кавычки, со значениями, возвращаемыми функциями. Оператор & называется оператором конкатенации.

8. Раздел примечания используют для размещения дополнительной информации. В нашем примере он не использован.

Практическая работа №1 по теме:
«МА: создание простых отчетов».

Задание 1.

1. Создать Отчет на базе таблицы Абитуриенты, используя кнопку Мастер отчетов в группе Отчеты на Вкладке Создание.

2. Просмотрите полученный отчет.

3. Перейдите в режим Конструктора и внесите изменения в готовый отчет

• В раздел Заголовок отчета внесите информацию, которая поясняет отображаемую информацию

• В раздел Верхний колонтитул вставьте текущую дату и время. Для этого:

• необходимо выделить раздел и щелкнуть по кнопке Дата и время в группе Элементы управления.

• В разделе Область данных произведите форматирование размеров полей

• В разделе Нижний колонтитул автоматически помещается информация, текущая дата и номер страницы. Удалите текущую дату из данного раздела: выделите поле -NowQ и нажмите Delete.

• Сохраните изменения и просмотрите полученный результат

Задание 2.

1. Создать Отчет на базе таблицы Кураторы, используя Мастер Отчетов.

2. В режиме Конструктора произведите изменения на примере Задания 1.

3. В раздел Заголовок вставьте любой рисунок из папки Мои рисунки. Для этого щелкните по кнопке Эмблема, появиться диалоговое окно Мои рисунки, выберите любой рисунок и нажмите ОК.

Задание 3.

1. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов на основании запроса Суммарная оценка.

2. В режиме Конструктора произведите форматирование разделов отчета по своему усмотрению.

Задание 4.

1. Создайте три Отчета для абитуриентов, поступивших в ВУЗ на базе соответствующих запросов.

2. Сделайте активным запрос Поступили на МТ и щелкните по кнопке Отчет из группы Отчет вкладки Создание.

3. Сохраните под соответствующим именем.

4. Аналогично создайте другие Отчеты.

Практическая работа №2 по теме:
«МА: создание сложных отчетов».

Задание 1.

1. Создайте отчет с помощью Мастера отчетов на базе формы Поступили на МТ.

2. Перейти в режим Конструктора

• Перейти на панель инструментов Параметры страницы вкладки Инструменты конструктора отчета и в группе Разметка страницы щелкнуть по кнопке Альбомная

• Перейти на вкладку Конструктор и щелкнуть по кнопке Подчиненная форма/отчет на панели Инструменты конструктора отчета вкладки Конструктора отчета и растянуть границы подчиненного отчета в Области данных, справа от главного отчета

• В появившемся окне установить переключатель Имеющиеся таблицы и запросы и щелкнуть по кнопке Далее

• Выбрать из раскрывающегося списка запрос Суммарная оценка и из области Доступные поля в поле Выбранные поля перенести Sum- Оценка и Код абитуриента

• Самостоятельно установить связь по Коду абитуриента

• Дать имя отчету и щелкнуть по кнопке Готово

• Просмотреть полученный результат

• Перейти в режим Конструктора и произвести форматирование полей в Области данных

1. Подсчитайте количество записей в отчете

• Перейдите в режим Конструктора

• Добавьте в раздел Примечание отчета пустое поле, щелкнув по кнопке Поле на панели элементов и перетащив её мышкой в данную область (если область примечания отсутствует, добавьте её командой Вид - Заголовок Примечание)

• Щелкните по кнопке Свойства на панели инструментов или из контекстного меню

• Введите в ячейку Данные на вкладке Данные выражение =Count(*), используя построитель выражения. Полю дайте название: Общее количество записей

• В режиме предварительного просмотра вы увидите подсчитанным общее количество записей.

• Сохраните отчет и закройте его.

Задание 2.

1. Создайте отчет «Оценки абитуриентов» с помощью Мастера отчетов на основании таблицы Предметы и Абитуриенты.

2. Из таблицы Предметы использовать поля Фамилия, Имя, Факультет. Из таблицы Абитуриенты использовать поля Код абитуриента, Название предмета и Оценка.

3. Просмотреть полученный результат

4. Отформатировать данные в разделе Область данных

5. В отчете получите в области Заголовка поле, показывающее Средний балл абитуриента.

Для этого необходимо:

• Перейти в режим Конструктора, в группе Элементы управления панели Конструктор щелкнуть по кнопке Поле и растянуть её в области Заголовка под Названием предмета

• Полю дать имя Средний балл, вызвать контекстное меню поле Свободный и выбрать команду Свойства

• Справа появится панель Окно свойств. Щелкнуть по кнопке Построитель выражения справа от поля Данные вкладки Данные.

• В окне Построителя выражений открыть папку Функции, далее Встроенные функции и выбрать функцию Среднее значение – Avg. В построителе появится функция Avg[«expr»], выделите expr, раскройте папку Таблицы и выберите таблицу Предметы, выбрать поле Оценка и щелкнуть по кнопке Вставить.

• Сохраните отчет и просмотрите в режиме Отчета

ТЕСТ по теме: «БАЗЫ ДАННЫХ» (бумажный вариант)

1. База данных - это:

1. совокупность данных, организованных по определенным правилам;

2. совокупность программ для хранения и обработки больших массивов информации;

3. интерфейс, поддерживающий наполнение и манипулирование данными;

4. определенная совокупность информации.

2. Наиболее распространенными в практике являются:

1. распределенные базы данных;

2. иерархические базы данных;

3. сетевые базы данных;

4. реляционные базы данных.

3. Наиболее точным аналогом реляционной базы данных может служить:

1. неупорядоченное множество данных;

2. вектор;

3. генеалогическое дерево;

4. двумерная таблица.

4. Таблицы в базах данных предназначены:

1. для хранения данных базы;

2. для отбора и обработки данных базы;

3. для ввода данных базы и их просмотра;

4. для автоматического выполнения группы команд;

5. для выполнения сложных программных действий.

5. Что из перечисленного не является объектом Access:

1. модули;

2. таблицы;

3. макросы;

4. ключи;

5. формы;

6. отчеты;

7. запросы?

6. Для чего предназначены запросы:

1. для хранения данных базы;

2. для отбора и обработки данных базы;

3. для ввода данных базы и их просмотра;

4. для автоматического выполнения группы команд;

5. для вывода обработанных данных базы на принтер?

7. Для чего предназначены формы:

1. для хранения данных базы;

2. для отбора и обработки данных базы;

3. для ввода данных базы и их просмотра;

4. для автоматического выполнения группы команд;

5. для вывода обработанных данных базы на принтер?

8. Для чего предназначены отчеты:

1. для хранения данных базы;

2. для отбора и обработки данных базы;

3. для ввода данных базы и их просмотра;

4. для автоматического выполнения группы команд;

5. для вывода обработанных данных базы на принтер?

9. В каком режиме работает с базой данных пользователь:

1. в проектировочном;

2. в любительском;

3. в заданном;

4. в эксплуатационном?

10. В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных:

1. таблица связей;

2. схема связей;

3. схема данных;

4. таблица данных?

11. Почему при закрытии таблицы программа Access не предлагает выполнить сохранение внесенных данных:

1. недоработка программы;

2. потому что данные сохраняются сразу после ввода в таблицу;

3. потому что данные сохраняются только после закрытия всей базы данных?

12. Без каких объектов не может существовать база данных:

1. без модулей;

2. без отчетов;

3. без таблиц;

4. без форм;

5. без макросов;

6. без запросов?

13. В каких элементах таблицы хранятся данные базы:

1. в полях;

2. в строках;

3. в столбцах;

4. в записях;

5. в ячейках?

14. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи?

1. пустая таблица не содержит ни какой информации;

2. пустая таблица содержит информацию о структуре базы данных;

3. пустая таблица содержит информацию о будущих записях;

4. таблица без записей существовать не может.

15. Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет полей?

1. содержит информацию о структуре базы данных;

2. не содержит ни какой информации;

3. таблица без полей существовать не может;

4. содержит информацию о будущих записях.

16. В чем состоит особенность поля "счетчик"?

1. служит для ввода числовых данных;

2. служит для ввода действительных чисел;

3. имеет ограниченный размер;

4. имеет свойство автоматического наращивания.

17. Какое поле можно считать уникальным?

1. поле, значения в котором не могут повторяться;

2. поле, которое носит уникальное имя;

3. поле, значение которого имеют свойство наращивания.

Тест: C:\Documents and Settings\LocalService\Мои документы\Базы данных Access.mtf

Базы данных Access (в компьютерном варианте)

Автор: Клокова Е. Е.

Задание #1

Вопрос:

База данных - это

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) совокупность данных, организованных по определенным правилам

2) совокупность программ для хранения и обработки больших объемов информации

3) интерфейс, поддерживающий наполнение и манипулирование данными

4) определённая совокупность информации

Задание #2

Вопрос:

Наиболее распространенными в практике являются:

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) распредлелённые базы данных

2) иерархические базы данных

3) сетевые базы данных

4) реляционные базы данных

Задание #3

Вопрос:

Наиболее точным аналогом реляционной базы данных может служить:

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) неупорядоченное множество данных

2) вектор

3) генеалогическое дерево

4) двумерная таблоица

Задание #4

Вопрос:

Таблицы в базах данных предназначены:

Выберите один из 5 вариантов ответа:

1) для хранения данных базы

2) для отбора и обработки данных базы

3) для ввода данных базы и их просмотра

4) для автоматического выполнения группы команд

5) для выполнения сложных программных действий

Задание #5

Вопрос:

Что из перечисленного не является объектом Access:

Выберите один из 7 вариантов ответа:

1) модули

2) таблицы

3) макросы

4) ключи

5) формы

6) запросы

7) отчеты

Задание #6

Вопрос:

Поле - это

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) строка в таблице

2) совокупность однотипных данных

3) столбец таблицы

4) Некоторый показатель, который характеризует числовым, текстовым или иным значением

Задание #7

Вопрос:

Характеристики типов данных. Убери лишние:

Выберите несколько из 10 вариантов ответа:

1) текстовый

2) поле МЕМО

3) числовой

4) функциональный

5) дата/число

6) денежный

7) словесный

8) дата/время

9) поле НЕМО

10) счетчик

Задание #8

Вопрос:

Для чего предназначены запросы:

Выберите один из 6 вариантов ответа:

1) для хранения данных базы

2) для отбора и обработки данных базы

3) для ввода данных базы и их просмотра

4) для автоматического выполнения группы команд

5) для выполнения сложных программных действий

6) для вывода обработанных данных базы на принтер

Задание #9

Вопрос:
Мастер - это?

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) Программный модуль для вывода операций

2) Программный модуль для выполнения, каких либо операций

3) Режим, в котором осуществляется построение таблицы или формы

4) Режим, в котором осуществляется вывод таблицы или формы

Задание #10

Вопрос:
Для чего предназначены формы:

Выберите один из 5 вариантов ответа:

1) для хранения данных базы

2) для отбора и обработки данных базы

3) для ввода данных базы и их просмотра

4) для автоматического выполнения группы команд

5) для выполнения сложных программных действий

Задание #11

Вопрос:

В каком диалоговом окне создают связи между полями таблиц базы данных:

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) таблица связей

2) схема связей

3) схема данных

4) таблица данных

Задание #12

Вопрос:

Без каких объектов не может существовать база данных:

Выберите один из 6 вариантов ответа:

1) без модулей

2) без отчетов

3) без таблиц

4) без форм

5) без макросов

6) без запросов

Задание #13

Вопрос:

В каких элементах таблицы хранятся данные базы

Выберите один из 5 вариантов ответа:

1) в полях

2) в строках

3) в столбцах

4) в записях

5) в ячейках

Задание #14

Вопрос:

Для чего предназначены отчеты?

Выберите один из 5 вариантов ответа:

1) для хранения данных базы

2) для отбора и обработки данных базы

3) для ввода данных базы и их просмотра

4) для автоматического выполнения группы команд

5) для вывода обработанных данных базы на принтер

Задание #15

Вопрос:

Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет полей?

Выберите несколько из 4 вариантов ответа:

1) содержит информацию о структуре базы данных

2) не содержит ни какой информации

3) таблица без полей существовать не может

4) содержит информацию о будущих записях

Задание #16

Вопрос:
Содержит ли какую-либо информацию таблица, в которой нет ни одной записи?

Выберите один из 4 вариантов ответа:

1) пустая таблица не содержит ни какой информации

2) пустая таблица содержит информацию о структуре базы данных

3) пустая таблица содержит информацию о будущих записях

4) таблица без записей существовать не может

Задание #17

Вопрос:
В чем состоит особенность поля "счетчик"?

Выберите один из 5 вариантов ответа:

1) служит для ввода числовых данных

2) служит для ввода действительных чисел

3) данные хранятся не в поле, а в другом месте, а в поле хранится только указатель на то, где расположен текст

4) имеет ограниченный размер

5) имеет свойство автоматического наращивания

Задание #18

Вопрос:

Какое поле можно считать уникальным?

Выберите один из 3 вариантов ответа:

1) поле, значения в котором не могут повторятся

2) поле, которое носит уникальное имя

3) поле, значение которого имеют свойство наращивания

Конец

Список литературы.

1. Сагман С. Office 2000. –М: ДМК Пресс, 2002 – 672c.

2. Симонович С. В. , Евсеев Г. А. Специальная информатика: учебное пособие – М.: АСТ – Пресс книга, 2003 – 480 с.

3. Могилев А. В., Информатика: учебное пособие для студентов пед. вузов – М.: Издательский центр "Академия", 2009.

4. Макарова Н. В., Николайчук Г. С., Титова Ю. Ф., Информатика и ИКТ, 10 класс, Базовый уровень – СПб.: Питер, 2008.

5. Макарова Н. В., Николайчук Г. С., Титова Ю. Ф., Информатика и ИКТ, 11 класс, Базовый уровень – СПб.: Питер, 2008.

6. Шафрин Ю.А. Информатика. Информационные технологии. Том 1-2. – М: Бином. Лаборатория знаний, 2003.