MS Access маалыматтар базасы

Маалыматтар базасы

Маалыматтар белгилуу бир предметтик областка тиешелүү маалыматтардын структуралаштырылган, аталышы бар көптүгү деп түшүнөбүз. Маалыматтар базасы менен СУБД түшүнүк тыгыз байланышкан. Бул система-МБ түзүү жана сактоону, керектүү маалыматты тез издөө жана чыгарууну уюштуруучу программалык система же атайын тил каражаттарынын системасы. МБсын түзүүчү маалыматтардын тиби тексттик, сандык, дата\время, денежный, МЕМО талаасы (чоң көлөмдөгү тексттерди сактоочу объект) ж.б. МБнын структурасы–МБнын макулдашылган талааларынын жыйындысы, типтери. Азыркы тапта дүйнөдө ар кайсы фирмалар тарабынан иштелип чыккан, бири-биринен колдонуу мүмкүнчүлүгү, колдонуучунун интерфейси, маалыматтарды сактоо системасынын деңгээли боюнча айырмаланган көптөгөн СУБДлар бар. Булардын ичинен кеңири таралган МБ-Microsoft фирмасынын Access продукциясы болуп эсептелинет.

Microsoft Access маалыматтар базасын башкарууга арналган атайын программа. Accessтин жардамы менен ар түрдүү маалыматтарды системалаштыруу жана топтоо, тандалып алынган критерийлерге ылайык объектилерге сууроо-талап коюу жана сорттоо, маалыматтарды киргизүүнүн ыңгайлуу формаларын түзүу, түзүлгөн «жазуулардын» негизинде отчетторду генерациялоо иштерин жүргүзөбүз.

Access ондогон колдонуучулардын маалыматы менен иштөөгө мумкүндүк берет.

MS Access МБдагы негизги түшүнүктөр

Ар бир МБда өзүнүн структурасы болот жана бир нече төмөндөгүдөй объектилерден турат:

1.таблица;

2.суроо-талап (запрос);

3.форма;

4.отчеттор;

5.барактар (страницы – Access- 2000де);

6.макростор;

7.модулдарды;

Бул объектилердин эң негизгиси мамыча жана сапчалардан турган таблицаалар болуп эсептелет. МБнын конструкциясында мамычалар-талаа(поле), сапчалар-жазуу(запись) деп аталат.

MS Access MБнын структурасы

Таблица менен иштөө

МБнын негизги структуралык элементи болуп таблица эсептелет. Ар бир таблица бир маанини аныктап туруучу “жазуулардан” турат.

Таблицанын ар бир жазуусу МБнын бир гана элементи жөнүндө маалыматты камтыйт.

Мисалы: окуучу жөнүндө: фамилиясын, атын, туулган жылын, кайсы класста окуй тургандыгын, үй дарегин, телефон номерин, ж.б.

МS Accessте таблица түзүүнүн эки каражаты бар. Таблицанын конструктор жолун тандаганда төмөндөгүдөй терезе пайда болот.

Маалыматтардын типтери:

Текстовый - тексттик маалыматтар үчүн (сандар арифметикалык мааниге ээ эмес учурда киргизилет)(255 символ);

Поле МЕМО - көлөмдүү тексттер, комментарийлер үчүн (64000 символ);

Числовой–математикалык амалдарды аткарууга мүмкүн болгон маалыматтар үчүн;

Денежный – акча бирдиги менен амал аткарылуучу атайын маалыматтар үчүн;

Дата/время-убакыт жана күндү белгилөөчү маалыматты сактоо үчүн (100-9999жыл);

Счетчик–ар бир жазуунун уникалдуу катар номери ыйгарылуучу атайын сандык талаа;

Логический – “да”же”нет” деген эки гана мааниге ээ болуучу маалымат;Талааларды жазып бүткөндөн кийин иштин жыйынтыгын [Файл-Сохранить...] командасы менен маанисине жараша каалагандай ат берип сактап чыгабыз.Таблица режиминде маалыматтар кошулат, редактирленет жана алдын ала карап көрүүгө болот, орфографиялык каталар текшерилет, жазууларды сорттоо, Фильтрлөө, таблицанын көрүнүшүн жана структурасын өзгөртүүгө болот. Бул режимде иштөө үчүн бөлүкчөсүн тандаган соң баскычын басабыз. Мурда түзүлгөн таблицаны ачуу үчүн бөлүкчөсүндөгү керектүү аталышты басабыз.

Форма менен иштөө.

МБнын таблицасына маалыматтарды киргизүү жана редактирлөө иштерин жүргүзүүдө экранды бланк же форма катары пайдалануу абдан ыңгайлуу. Ишти мындай уюштуруу бир “жазуунун” бардык маалыматтарын экранда толук бойдон көрүүгө жана ар бир талаадагы маалыматтардын маанисин түшүндүрүүчү кошумча түшүндүрмө текст киргизүүгө мүмкүн. Формада камтылган маалыматтардын көптүгү таблицадан же суроо-талаптан алынат. Таблица, суроо-талап менен байланышпаган маалыматтар форманын макетинде сакталат. Форманы эки жол менен: Форманын устаты жана конструктору менен түзүүгө болот.

Формага талааларды тандоо:

Форманын сырткы көрүнүшүн тандоо:

Форманын стилин тандоо:

Жыйынтыгы төмөндөгүдөй түрдө пайда болот:

Accessте беш типтеги форманы иштеп чыгууну “Форманын устаты” бар:

1. Бир мамычага – экранга талаалар сапчалардын удаалаштыгы түрүндө чагылдырылат;

2. Таблицалык форма – талаалар сапчалар жана мамычалар түрүндө чыгарылат;

3. Диаграмма – графика түрүндө чагылдырууга мүмкүн болуучу сандык маанидеги таблицалар тандалат;

4. Татаал форма – МБнын бирден ашык таблицаларынын маалыматтарын бириктирет. Бир нече таблицанын маалыматтарын ьир учурда карап, өзгөртүүгө болот.

5. Жөнөкөй форма – таблицанын ар бир талаасын камтыган Accessтин автоматтык түрдө түзүүчү стандарттык шаблондогу формасы.

“Суроо-талап”(Запрос) түзүү.

Суроо-талап маалыматтарды тандоо, сорттоо, филтирлөө жана бул иш-аракеттердин жардамы менен маалыматтарды берилген алгоритм боюнча өзгөртүп түзүү, таблицаны башка булактардан алынган маалыматтар менен автоматтык түрдө толтуруу иштерин ж.б. аткарат.

Accessте керектүү маалыматты издөө жана иргеп алуу иши “Суроо-талап” (Запрос) түшүнүгүн колдонуу аркылуу аткарылат. “Суроо-талап” мурда түзүлгөн таблицадагы маалыматтарды суроо же ал таблицадагы жазууларды өзгөртүп оңдоо үчүн түзүлгөн көрсөтмөлөр түрүндө жүргүзүлөт. Acessте төмөнкүдөй “суроо-талаптардын” тибин түзүүгө боолот:

Мурда түзүлгөн таблицаны кошуп анын тиешелүү талааларын тандап алабыз.Таблицадагы маалыматтардын ичинен бизге керектүү маалыматтарды тандоо аркылуу чыгарабыз.

Отчет менен иштөө.

Access МБдагы маалыматтарды кагаз бетине отчет түрүндө чыгарат. Access программасындагы отчет түшүнүгү-таблица менен суроо-талаптар камтыган маалыматтарды МБ нын башкаруучу системага кагаз бетине кандай түрдө бастырып чыгарууга көрсөтмө берет. Формалардан айырмаланып отчеттордо маалымат киргизүүгө болбойт.

Отчеттун устатын тандаган учурда отчеттун стилин (Строгий, Доклад, Табличный), баракта жайгашышын (Книжная, Альбомная) жана отчеттун бөлүмдөрүн көрсөтүү керек. Формадан айырмаланып отчетто бөлүмдөр көп. Ошондуктан, бул бөлүмдөр менен эффективдүү иштөө үчүн ар бир бөлүмдүн кызматын жана алардын бири-бири менен болгон байланышын жакшы билүү керек. Бул бөлумдөрдү бастырып чыгаруу ирээтин так билүү ыңгайлуу жана колдонууга ылайыктуу отчетторду түзүү ишин жеңилдетет.

Отчеттордо төмөнкү бөлүмдөр колдонулушу мүмкүн:

- Отчеттун аталышы. Бул бөлүм отчеттун эң башына жайгашат;

- Жогорку колонтитул. Ар бир барактагы отчеттун аталышынын астында, барактын жогору жагында жайгашат;

- Группанын аталышы. Ар бир группанын биринчи жазуусундагы маалымат аймагынын үстүндө жайгашат;

- Маалыматтар аймагы. Отчеттун жазуулардын ичинен көрсөтүлгөндөрүн камтыйт;

- Группанын эскертмеси. Ар бир группанын акыркы жазуусундагы маалымат аймагынын астына жайгашат;

- Төмөнкү колонтитул. Ар бир барактын төмөн жагында жайгашат.

- Отчеттун эскертмеси. Отчеттун аягын бир чыгарылат.

Отчету түзүү:

Түзүлгөн таблица же запроско отчет түзүү үчүн отчет объектисин тандайбыз.Отчет түзүүнүн мастер жолун тандаганда төмөндөгүдөй терезе пайда болот:

Мындан таблицаны(же суроо-талапты) тандап, андан керектү талааларды алабыз. Кийинки кадамга өтөбүз. Ал жерден группанын деңгээлин белгилейбиз.

Маалыматтарды жайгашышы боюнча сартировкалайбыз.

макеттин көрүнүшүн тандап, кийинки баскычын басабыз.

Кийинки кадамда отчеттун стилин тандайбыз:

Отчеттун жыйынтыгы төмөндөгүдөй түрдө пайда болот:

Ар бир барак жогорку жана төмөнкү колонтитулдан турат. Алардын ортосунда маалымат аймагынын бөлүмдөрү жайгашат. Акыркы баракта төмөнкү колонтитулга чейин отчёттун эскертмеси бастырылат.

Эгер отчёттогу маалыматтар группаларга бөлүнгөн болсо баракка чыгаруу ирээти жогорудагыдай эле. Бир гана айырмасы ар бир группанын биринчи жазуусунун үстүндө группанын аталышы, акыркы жазуунун алдына группанын эскертүүсү кетет.

Accessте отчёт түзүүнүн эң бат жолу отчётту ленталык, б.а. бир мамычага чыгаруу жолу болуп эсептелет.

Отчету кол менен түзүү үчүн МБнын Отчёт бөлүкчөсүн тандап баскычын басабыз. диалогдук терезесиндеги тизиеден түзүлүүчү отчёттун булагын тандайбыз да баскычын, анан OK баскычын басабыз. Экранда конструктор режиминде бош отчёттун макети пайда болот. Талаалардын тизмесин [Вид-Список полей] командасы менен алып чыгабыз. Отчётко керектүү объектилерди (талаа, надпись, графикалык объектилер жана башкаруу элементтерин) кошобуз. Талааларды “кармап келип таштоо” (Drag & Drop) ыкмасы менен талаалардын тизмесиненен кошсо болот. Башкаруу элементтерин “элементтердин панелинен” тандап, керектүү жерди басу менен аткарабыз. [Вид-Сортировка и группировка] командасы менен отчёттун элементтерин сорттоо жана руппировкалоо режимин беребиз, отчеттцн бөлүкчөлөрүн кошобуз.